Contract
selectiereglement
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een informatiebeheerder | • Graad: adjunct van de directeur • Rang: A1 • De Vlaamse overheid zet maximaal in op hybride werken. Afhankelijk van je agenda en in overleg met je collega’s werk je op kantoor in Brussel, thuis of op een andere locatie. • Vacaturenummer: 16555 • Je kunt solliciteren tot en met: 05/11/2024 |
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
JE TAKENPAKKET ALS INFORMATIEBEHEERDER
Als informatiebeheerder ben je verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van een strategie voor informatiebeheer, records management en digitaal archiveren. Je stelt beheersregels op voor de documenten en informatie die het Departement Cultuur, Jeugd en Media creëert en beheert, en vertaalt deze naar praktische werkmethodes. Je werkt zowel aan het opzetten van een effectief informatiebeheer binnen diverse toepassingen als aan het ontwikkelen van methodes voor digitaal archiveren van afgesloten informatie. Je ziet de opportuniteiten van AI en digitalisering.
Xxx xxx gepassioneerd door informatiebeheer en archivering? Heb je een visie op de toekomst van digitaal informatiebeheer en ben je klaar om een sleutelrol te spelen binnen de organisatie? Dan is de functie van informatiebeheerder iets voor jou!
Een greep uit het gevarieerde takenpakket:
- Je beheert, ontwikkelt en implementeert het archief- en informatiebeheersplan en adviseert het management over technologieën en methodologieën.
- Je stelt de beheersregels op voor het archief- en informatiebeheer, inclusief het vastleggen van bewaartermijnen en selectieregels voor overheidsinformatie.
- Je actualiseert voortdurend het Serieregister en zoekt naar afstemming met Dienstencataloog en proceshuis.
- Je past relevante wet- en regelgeving toe op het gebied van archief- en informatiebeheer en bestuursdocumenten, met aandacht voor openbaarheid en hergebruik, privacy en informatieveiligheid.
- Je beheert het analoge en digitale archief van het departement, in samenwerking met en via de tools van Digitaal Archief Vlaanderen.
- Je werkt samen met afdelingen en teams om de behoeften van gebruikers te vertalen naar oplossingen voor informatieprocessen binnen platforms zoals SharePoint, Teams en andere M365- toepassingen.
- Je coördineert projecten rond kennis- en informatiebeheer, inclusief het opzetten en beheren van digitale archiveringsmethodes.
- Je organiseert overleg tussen diverse actoren binnen het informatiebeheer, in bijzonder op vlak van records management, en zorgt voor een coherente aanpak.
- Je organiseert opleidingen en motiveert medewerkers om informatiebeheer te integreren in hun dagelijkse werkpraktijk.
Kortom: je bent een spilfiguur in de implementatie, uitvoering en opvolging van het beleid over archief- en informatiebeheer binnen het departement.
Je maakt deel uit van het team Kennisontwikkeling dat bestaat uit een 18-tal gemotiveerde collega’s, elk met hun specialisatie. Verder werk je nauw samen met collega's uit de andere afdelingen, zowel de afdeling Digitalisering als de beleidsteams.
Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en het verloop van de selectieprocedure.
WIE BEN JIJ?
De Vlaamse overheid wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden los van geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap.
Hieronder lees je aan welke voorwaarden je moet voldoen op uiterste indieningsdatum (05/11/2024):
1) Je beschikt over een masterdiploma1, bij voorkeur binnen archivistiek, informatie- en bibliotheekwetenschap of aanverwante opleidingen.
Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat attest aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
Als je het gevraagde diploma niet hebt, kun je toch deelnemen onder bepaalde voorwaarden:
• Ofwel heb je op het moment van jouw sollicitatie een geldig toegangsbewijs van de VDAB voor deze functie;
• Ofwel heb je op het moment van jouw sollicitatie een ervaringsbewijs voor deze functie;
1 Of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot het niveau A binnen de Vlaamse overheid (de volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00).
• Ofwel heb je op het moment van jouw sollicitatie een bewijs van beroepskwalificatie dat overeenstemt met het niveau van de vacature.
2) Je kan minstens 6 maanden relevante beroepservaring2 aantonen binnen digitaal informatiebeheer.
Je kunt deelnemen via externe mobiliteit3 als je als contractueel of vastbenoemd personeelslid (buiten proeftijd) bij een externe overheid werkt in een functie van hetzelfde niveau als die van de vacature. Onder externe overheid wordt begrepen:
• Federale overheid;
• Diensten van andere gemeenschappen en gewesten;
• Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement);
• Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW’s);
• Onderwijssector.
Opgelet! Ook als je via deze weg solliciteert, moet je beschikken over het vereiste diploma en de vereiste ervaring zoals geformuleerd bij externe aanwerving.
Je wordt, na een succesvolle selectieprocedure, aangeworven met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur.
Werk je al bij de Vlaamse overheid?
Hieronder lees je aan welke voorwaarden je als personeelslid van de diensten van de Vlaamse overheid moet voldoen op 05/11/2024 om te kunnen solliciteren via horizontale mobiliteit:
1) Je werkt binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een functie die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als die van de vacante functie.
Opgelet! Ook als je via deze weg solliciteert, moet je beschikken over het vereiste diploma en de vereiste ervaring zoals geformuleerd bij externe aanwerving.
Na een succesvolle selectieprocedure neem je de functie contractueel op, tenzij je als ambtenaar (vastbenoemd of in proeftijd) bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval behoud je je statutaire aanstelling of begin je, als je tijdens jouw proeftijd wordt overgeplaatst, aan een nieuwe statutaire proeftijd4.
2 Enkel betaalde werkervaringen tellen mee (bv. ook studentenjobs). Onbetaalde stages vallen hier niet onder.
3 De externe arbeidsmarkt is niet toegankelijk voor sollicitanten die kunnen kandideren via externe mobiliteit.
4 Ben je als statutair personeelslid tewerkgesteld en werd je vanaf 1 juni 2024 toegelaten tot de statutaire proeftijd in het kader van de uitoefening van een gezagsfunctie? Dan verlies je jouw statutaire aanstelling, aangezien de vacature niet in de lijst met gezagsfuncties (bijlage 4 bij het VPS) is opgenomen. Ook als je als statutair personeelslid tewerkgesteld bent binnen de nautische keten van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust en werd toegelaten tot de statutaire proeftijd via een selectieprocedure met publicatiedatum na 1 juni 2024, verlies je jouw statutaire aanstelling. In beide gevallen krijg je een contract van onbepaalde duur.
Groei verder binnen de Vlaamse overheid via bevordering (naar hoger niveau)
5
1) Je werkt binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een graad van niveau B of C.
2) Je hebt op uiterste indieningsdatum (05/11/2024) 4 jaar relevante beroepservaring6 met betrekking tot digitaal informatiebeheer.
3) Je laatste functioneringsevaluatie mag geen onvoldoende zijn.
Neem voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contact op met de selectieverantwoordelijke (Xxxxx Xxxxxxxxxxx, 02 553 03 05, xxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx).
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Voor de functie van informatiebeheerder heb je onderstaande persoonsgebonden competenties nodig. Die testen we tijdens de selectieprocedure. Xxxx hieronder meer over de testen en het profiel dat we zoeken.
• Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2)
• Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2)
• Analyseren: je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2)
• Oordeelsvorming: je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2)
• Initiatief: je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2)
• Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kunt er adequaat op reageren (niveau 2)
• Visie: je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties vind je in het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid.
5 Voldoe je als werknemer van de diensten van de Vlaamse overheid niet aan de voorwaarden voor bevordering? Dan kan je als intern personeelslid ook in dienst treden via externe aanwerving, als je over het vereiste diploma en de gevraagde ervaring beschikt. In dat geval behoud je je statutaire aanstelling, als je als ambtenaar (vastbenoemd of in proeftijd) tewerkgesteld bent via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. Je behoudt een salarissysteem op basis van anciënniteit en start in een proefperiode in de nieuwe functie.
6 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de beroepservaring. Onbetaalde stages beantwoorden hier niet aan.
KENNIS EN VAARDIGHEDEN VAN EEN INFORMATIEBEHEERDER
Ook deze kennis en vaardigheden heb je nodig om te starten in deze functie:
• Je hebt een goede kennis van digitaal informatiebeheer en de hierbij horende wetgeving rond archivering, privacy en informatieveiligheid.
• Je kan vlot werken met ICT-toepassingen zoals Office365, SharePoint, Teams, en hebt kennis van informatiesystemen.
PLUSPUNTEN
Het is een pluspunt als je de volgende vaardigheden en kennis hebt bij je start. Heb je deze nog niet? Dan leer je deze vaardigheden op de werkvloer.
• Je hebt inzicht in de werking van de Vlaamse overheid.
• Je hebt kennis van en/of ervaring met Digitaal Archief Vlaanderen.
WAT BIEDEN WE JOU?
• Je komt terecht in een organisatie waar je een bijdrage kunt leveren aan de maatschappij. Samen anticiperen we op evoluties en behoeften die actueel zijn in de samenleving.
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur, tenzij je als ambtenaar (vastbenoemd of in proeftijd7) bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval behoud je je statutaire aanstelling.
• Je standplaats is Brussel (Xxxxx-Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx: Simon Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx).
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen. Neem een kijkje op de salarissimulator en gebruik de onderstaande info:
o niveau van de functie: A
o rang: A1
o graad: adjunct van de directeur
o Kom je in dienst via aanwerving of externe mobiliteit? Dan word je verloond in het salarissysteem op basis van evaluatie N A111.
o Neem je de vacature op via horizontale mobiliteit en zit je al in het salarissysteem op basis van evaluatie? Dan word je eveneens verloond in de salarisschaal N A111. Bij overplaatsing word je ingeschaald op de overeenkomstige trap van de nieuwe loonschaal.
o Word je overgeplaatst via horizontale mobiliteit en zit je nog in het salarissysteem op basis van anciënniteit? Dan word je ingeschaald in hetzelfde salarissysteem op de
7 Word je tijdens je statutaire proeftijd overgeplaatst via horizontale mobiliteit? Dan start een nieuwe statutaire proeftijd.
overeenkomstige trap van de functionele loopbaan van de nieuwe graad. Je behoudt ook je schaalanciënniteit die je in de laatste graad verworven hebt8.
o De selectieverantwoordelijke neemt contact met je op als jij de jobaanbieding krijgt. Je salaris wordt beïnvloed door je werkervaring en je gezinssituatie. Beoordeelt de lijnmanager je werkervaring als relevant voor de functie, dan kan deze meetellen bij de berekening van je loon9. Daarom geef jij na de jobaanbieding alle nodige informatie over je relevante beroepservaring. Beroepservaring bij de diensten van de Vlaamse overheid wordt automatisch meegenomen.
• Bij de Vlaamse overheid geniet je van allerlei voordelen. Benieuwd? Neem zeker een kijkje op onze website.
• Als werknemer van de Vlaamse overheid heb je via de PlusPas toegang tot heel wat interessante kortingen, leuke voordelen en speciale aanbiedingen (bv. Corporate Benefits).
• Je kunt verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast ga je zelf aan de slag om je loopbaan in eigen handen te nemen. Hiervoor reiken we met veel plezier verschillende tools aan.
• De balans tussen werk en privé is voor ons belangrijk. Je hebt 35 dagen vakantie per jaar en je bent ook vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Afhankelijk van je agenda en in overleg met je collega's werk je op kantoor, thuis of op een andere
locatie.
• Word je aangeworven via externe mobiliteit of horizontale mobiliteit? Xxx moet je binnen de 3 maanden na de selectiebeslissing starten in je nieuwe job.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx
SELECTIEPROCEDURE
Door onvoorziene omstandigheden kan het gebeuren dat we de timing en/of aard van de selectie onverwacht moeten aanpassen. Als dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte.
Deze selectieprocedure valt onder het objectief wervingssysteem.
8 Als je statutair tewerkgesteld bent in een functie binnen de nautische keten van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust via een selectieprocedure met publicatiedatum na 1 juni 2024, dan stap je bij overplaatsing over naar het salarissysteem op basis van evaluatie.
9 Bij horizontale mobiliteit kan de lijnmanager bijkomende functierelevante ervaring valoriseren.
SELECTIERONDE 1: EERSTE SCREENING
Cv-screening
Op basis van je sollicitatie en een kopie van je diploma gaan we na of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden. Voldoe je? Dan kun je meedoen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening gebeurt in de week van 04/11/2024 (datum onder voorbehoud).
Voorselectie op basis van standaardvragenlijst
In deze tweede selectiefase beoordeelt een selectieverantwoordelijke en collega(’s) van het Departement
Cultuur, Jeugd en Media je kandidatuur op:
• Een eerste toetsing van je motivatie
• Een eerste toetsing van je verwachtingen
• Een eerste toetsing van je kennis en vaardigheden
Dit beoordeling vindt plaats in de week van 04/11/2024 (datum onder voorbehoud) en gebeurt op basis van de vragen in het sollicitatieformulier.
Deze voorselectie is eliminerend. Enkel de kandidaten die 50% behalen én behoren tot de 6 hoogst scorende kandidaten, kunnen deelnemen aan de volgende selectieronde. Als een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat uitgenodigd worden om deel te nemen.
SELECTIERONDE 2: SCREENING COMPETENTIES
Tijdens het interview worden jouw persoonsgebonden competenties bevraagd. De resultaten uit de persoonlijkheidsvragenlijst en computergestuurde test worden hier ook in meegenomen.
Eén of meerdere selectieverantwoordelijke(n) en collega(’s) van het Departement Cultuur, Jeugd en Media nemen deze screening af.
Deze selectieronde vindt plaats in het Brussel (Xxxxx-Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx) op 18/11/2024 of 20/11/2024 (data onder voorbehoud).
SELECTIERONDE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Tijdens een jurygesprek met case beoordelen de selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit volgende onderdelen:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze selectieronde is eliminerend en vindt samen met selectieronde 2 in het Brussel (Xxxxx-Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx) op 18/11/2024 of 20/11/2024 (data onder voorbehoud).
Je krijgt een eindresultaat op basis van je sollicitatieprocedure: geslaagd of niet geslaagd. De betrokken manager besluit uiteindelijk welke geslaagde kandidaat de functie mag opnemen.
Wie slaagt, maar nu niet wordt gekozen, wordt opgenomen in de wervingsreserve.
TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving of overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
• Je hebt bij aanwerving of bij externe mobiliteit een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie.
• Je geniet bij aanwerving of bij externe mobiliteit de burgerlijke en politieke rechten. Dat bewijs je met een uittreksel uit het strafregister. Als je uittreksel uit het strafregister vermeldt dat je uit je burgerlijke en politieke rechten bent ontzet, kan de Vlaamse overheid je niet aanstellen.
• Je voldoet bij aanwerving of bij externe mobiliteit aan de vereisten gesteld door de wetten inzake het taalgebruik in bestuurszaken. Dit betekent dat je ofwel over een Nederlandstalig diploma beschikt voor het niveau van de vacature of dat je geslaagd bent voor een taaltest van Xxxxxxxxxx.xx voor het niveau waarin je wordt aangeworven.
NIET NODELOOS HERTESTEN
Als je de voorbije 7 jaar al testen aflegde binnen een selectieprocedure van de Vlaamse overheid, dan hoef je wellicht niet alle testen opnieuw te maken. Je kan er zelf voor kiezen of je de testen wilt hergebruiken of dat je ze liever opnieuw maakt. Let wel, het zijn nog altijd de selectieverantwoordelijke en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid tussen kandidaten, … Xxxx via onze website hoe je je testen opnieuw kan inzetten: niet nodeloos hertesten.
HOE SOLLICITEER JE?
Solliciteer ten laatste op 05/11/2024 via het online sollicitatieformulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• Je sollicitatie is enkel geldig als je jouw online sollicitatieformulier ten laatste op 05/11/2024 én in het Nederlands hebt ingediend.
• Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie toe. Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.
• Kun je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of 02 553 01 08.
REDELIJKE AANPASSINGEN
Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Weet dat de Vlaamse overheid redelijke aanpassingen voorziet in het selectieproces.
We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan voorzien wij ondersteunende maatregelen zodat jij je job optimaal kunt uitvoeren.
Vermeld het in het sollicitatieformulier als je omwille van een handicap ondersteuning nodig hebt tijdens de selectieprocedure en gebruik wilt maken van die aanpassingen. De selectieverantwoordelijke zal jou dan contacteren om verdere afspraken te maken. Via onze tool redelijke aanpassingen vind je alvast een informatief overzicht van een aantal aanpassingen die we kunnen voorzien per selectiestap.
NOG VRAGEN?
Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met: Xxxxxx Xxxxxxxx Directeur Kennisontwikkeling xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx 0490 65 75 21 | Heb je vragen over de selectieprocedure? Neem dan contact op met: Xxxxx Xxxxxxxxxxx Selectieverantwoordelijke xxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx 02 553 03 05 |
Meer weten over het Departement Cultuur, Jeugd en Media en waar die voor staat? Neem dan zeker een kijkje op hun website.
WERVINGSRESERVE
Naar aanleiding van deze selectie leggen we een wervingsreserve (zonder rangschikking) aan voor de functie van informatiebeheerder bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media.
Als er een nieuwe vacature is voor de functie, organiseert de entiteit geen volledig nieuwe sollicitatieprocedure. De kandidaten uit de wervingsreserve worden dan gecontacteerd. Je kunt dus in de toekomst gecontacteerd worden als je geslaagd bent voor deze selectieprocedure, maar de functie nu niet opneemt of aangeboden krijgt. We bespreken dan of je nog interesse hebt om aan de slag te gaan in de functie van informatiebeheerder binnen het Departement Cultuur, Jeugd en Media.
Deze reserve is 1 jaar geldig en dat vanaf het einde van de selectieprocedure. In die periode kan het Departement Cultuur, Jeugd en Media je een concreet aanbod doen. De reserve wordt verlengd als het Departement Cultuur, Jeugd en Media dat vraagt.
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media kan beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Accepteerde je een aanbod, maar verander je nadien van mening en kom je toch niet in dienst? Dan verlies je je plaats in de wervingsreserve.