Overeenkomst tussen de Onderwijsinstelling en Stichting Snappet
Overeenkomst tussen de Onderwijsinstelling en Stichting Snappet
Deze Overeenkomst bestaat in totaal uit drie documenten:
I. Overeenkomst gebruik van Snappet
II. Algemene voorwaarden Stichting Snappet
III. Verwerkersovereenkomst inclusief bijlagen conform het model 3.0 van het Privacyconvenant Onderwijs (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx)
Deze Overeenkomst treedt in werking zodra de Onderwijsinstelling de bestelling bevestigt op de website van Stichting Snappet en akkoord gaat met de voorwaarden van Snappet zoals beschreven in de daar bijgevoegde en te downloaden Overeenkomst.
De Onderwijsinstelling ontvangt tevens, na goedkeuring van de bestelling door Stichting Snappet, een bevestiging van de bestelling per email (“de bevestigingsmail”), met daarin onder andere deze Overeenkomst.
I. OVEREENKOMST GEBRUIK VAN SNAPPET
Partijen bij deze Overeenkomst zijn:
1. “de Onderwijsinstelling”, zoals genoemd in het bestelformulier op de website van Stichting Snappet, en in de bevestigingsmail, vertegenwoordigd door de functionaris die het formulier heeft ingevuld
2. Stichting Snappet, vertegenwoordigd door haar bestuurder de xxxx X. Xxxxxxxxxxxx, hierna te noemen “Snappet”
Considerans:
De Onderwijsinstelling wenst gebruik te maken van een door Snappet ontwikkelde onderwijsapplicatie, die door gebruikers (leerkrachten en leerlingen) kan worden gebruikt op devices. In deze Overeenkomst leggen de Onderwijsinstelling en Snappet hun rechten en verplichtingen hieromtrent vast.
Partijen komen het volgende overeen:
Artikel 1. Toegang tot het Snappet-platform en de Snappet-applicatie
1.1 Gedurende de looptijd van deze Overeenkomst krijgen de door de Onderwijsinstelling opgegeven leerkrachten toegang tot het Snappet-platform, waaronder het dashboard waarmee onder andere leerresultaten kunnen worden ingezien en per leerling de leerinhoud kan worden bepaald.
1.2 Gedurende de looptijd van deze Overeenkomst krijgen de door de Onderwijsinstelling opgegeven gebruikers toegang tot de Snappet-applicatie (de applicatie op een device waarmee leerstof, verwerkingsopgaven en andere educatieve componenten kunnen worden benaderd).
Artikel 2. Toegang tot leerstof, verwerkingsopgaven en andere educatieve componenten
2.1 Gedurende de looptijd van deze Overeenkomst krijgen de door de Onderwijsinstelling opgegeven leerlingen en leerkrachten toegang tot de hieronder genoemde educatieve componenten. Leerkrachten en leerlingen krijgen hiervoor een automatisch inlogaccount waarmee via de internetverbinding van een device toegang wordt verkregen tot de online Snappet software. De software draait als Saas (software as a service) in de cloud. De software staat dus niet bij de Onderwijsinstelling op een server.
Artikel 3. Prijzen en verrekening
3.1 De Onderwijsinstelling betaalt een vergoeding per schooljaar conform de prijstabel op de website van Snappet (xxx.xxxxxxx.xxx), bestaande uit een vergoeding voor activatiekosten en een licentievergoeding. De daar genoemde tarieven kunnen door Snappet jaarlijks voorafgaand aan een nieuw schooljaar worden aangepast. Snappet zal eventuele prijswijzigingen uiterlijk 1 juni voorafgaand aan het begin van een schooljaar op de website publiceren. De Onderwijsinstelling kan, indien zij de wijziging niet accepteert, de Overeenkomst opzeggen op grond van artikel 8.
3.2. De Onderwijsinstelling heeft gedurende de eerste 3 maanden na het sluiten van deze Overeenkomst het recht om op elk gewenst moment met onmiddellijke ingang op te zeggen. In dat geval wordt uitsluitend de vergoeding voor activatiekosten en de licentievergoeding
over de gebruikte periode in rekening gebracht (afgerond naar boven in hele maanden). Deze bevoegdheid bestaat niet als de Onderwijsinstelling in een periode van 12 maanden voorafgaand aan de start van de Overeenkomst gebruik heeft gemaakt van Snappet.
3.3. Alle op de website genoemde bedragen zijn inclusief B.T.W. en worden per volledig contractjaar vooraf in rekening gebracht. Eventuele abonnementen op bijvoorbeeld software die de Onderwijsinstelling ten behoeve van deze vakken bij derden afneemt, zijn geen onderdeel van deze Overeenkomst.
3.4 De Onderwijsinstelling kan op elk moment gedurende de Overeenkomst additionele pakketten afnemen en/of upgraden naar een uitgebreider pakket. Deze wijzigingen worden per email bevestigd door Snappet en maken direct onderdeel uit van deze Overeenkomst.
3.5 Verrekening of opschorting ten aanzien van betalingsverplichtingen van de Onderwijsinstelling is uitgesloten, tenzij anders in deze Overeenkomst is vermeld.
Artikel 4. Indien van toepassing: koop en (terug)levering van devices
4.1 Indien gewenst kan de Onderwijsinstelling devices met aanverwante producten (die dienen om de devices te laten functioneren) kopen van Snappet. De aantallen devices en aanverwante producten kunnen gedurende de looptijd wijzigen. De correspondentie omtrent de gewijzigde aantallen worden zowel door Snappet als de Onderwijsinstelling in haar administratie bewaard.
4.2 De koopsom van de devices en aanverwante hardware is opgenomen in de hiervoor in artikel 3 genoemde vergoedingen. De eigendomsoverdracht van de devices en aanverwante producten vindt plaats door middel van en op het moment van feitelijke levering door Snappet aan de Onderwijsinstelling. Levering vindt plaats vrij van (beperkte) rechten of aanspraken van derden.
4.3 De Onderwijsinstelling stort bij aanvang van de Overeenkomst een bedrag van EUR 150,-- maal het aantal afgenomen devices op een rekening ten name van Xxxxxxx, als zekerheid voor de nakoming van de verplichtingen van de Onderwijsinstelling uit hoofde van deze Overeenkomst. De Onderwijsinstelling behoudt een vordering tot dat bedrag op Snappet. Bij beëindiging, opzegging of ontbinding van deze Overeenkomst wordt het in totaal door de Onderwijsinstelling gestorte bedrag terugbetaald, mits de Onderwijsinstelling de verschuldigde vergoeding tot aan het einde van de Overeenkomst heeft voldaan en de Onderwijsinstelling de devices en aanverwante hardware ex art. 4.4 terug levert aan Snappet. Er wordt geen rente vergoed.
4.4 Bij het einde van de Overeenkomst is de Onderwijsinstelling gehouden de devices en aanverwante hardware in goede staat terug te leveren aan Snappet. Deze verplichting bestaat op voorwaarde dat Snappet het door de Onderwijsinstelling ex art. 4.3 hiervoor in verband met de terug te leveren devices betaalde bedrag, terugstort aan de Onderwijsinstelling, na aftrek van de kosten voor eventueel beschadigde devices en aanverwante producten en eventueel bestaande achterstanden in de betaling van de vergoeding.
Artikel 5. Garantie en vervanging
5.1 Snappet garandeert dat de Onderwijsinstelling de beschikking heeft over werkende devices en bijbehorende hardware. Dit betekent dat devices die niet of niet naar behoren werken ten gevolge van technische (productie)fouten of slijtage, door Snappet zo spoedig mogelijk en zeker binnen 14 dagen (eventuele schoolvakanties niet meegerekend), zullen worden gerepareerd of vervangen. De Onderwijsinstelling draagt hiervan niet de kosten, tenzij blijkt dat het gebrek te wijten is aan een oorzaak die voor rekening van de Onderwijsinstelling komt, zoals schade door onoordeelkundig gebruik, waterschade of diefstal. De Onderwijsinstelling aanvaardt dat met reparatie of vervanging enige tijd gemoeid kan zijn.
5.2 Indien Snappet oude devices vervangt, is de Onderwijsinstelling gehouden de oude devices terug te leveren aan Snappet.
Artikel 6. Intellectueel eigendom
6.1 Snappet verklaart en garandeert dat zij de inhoud van de opgaven zelf heeft laten opstellen en dat deze oorspronkelijk zijn. De opgaven maken geen inbreuk op de auteursrechten van derden. Snappet vrijwaart de Onderwijsinstelling tegen alle eventuele aanspraken dienaangaande voortvloeiend uit door Snappet beweerdelijk gepleegde inbreuken op het auteursrecht van derden. Indien een Onderwijsinstelling door een derde wordt aangesproken omtrent een auteursrechtinbreuk, zal zij Snappet hierover direct informeren.
6.2 De Onderwijsinstelling zal op geen enkele wijze de software van het Snappet-platform, de Snappet-applicatie of het Snappet-dashboard (proberen te) veranderen, anderen daar toegang toe verlenen of inzage in geven of op een andere manier inbreuk maken op de (auteurs)rechten van Snappet.
Artikel 7. Systeemeisen en storingen
7.1 Ten behoeve van de juiste dienstverlening door Snappet aan de Onderwijsinstelling stelt Xxxxxxx enkele technische randvoorwaarden, beschreven in Appendix A van deze Overeenkomst, met daarin beschreven wat er op het gebied van netwerk en andere voorzieningen nodig is om goed gebruik te kunnen maken van het Snappet-platform en de Snappet-applicatie. De Onderwijsinstelling dient er voor te zorgen dat aan alle systeemeisen wordt voldaan.
7.2 Snappet zal zich inspannen om een goed werkend Snappet-platform en goed werkende Snappet-applicatie operationeel te houden. De afwezigheid van storingen kan echter niet worden gegarandeerd. Snappet verbindt zich jegens de Onderwijsinstelling om adequaat op storingen te reageren. De Onderwijsinstelling verbindt zich eventuele storingen tijdig te melden.
7.3 Een storing geeft geen recht op korting of opschorting, tenzij de oorzaak van de storing onder verantwoordelijkheid van Xxxxxxx valt en Snappet niet binnen bekwame tijd na de melding van de storing voldoende actie heeft ondernomen om tot het verhelpen daarvan te komen.
Artikel 8. Looptijd van de Overeenkomst en opzegtermijn
8.1 Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Zowel de Onderwijsinstelling als Snappet kunnen de Overeenkomst opzeggen tegen het einde van een schooljaar. De opzegging dient per brief of per e-mail voor 1 juli voorafgaand aan het nieuwe schooljaar bij Snappet te zijn ontvangen.
8.2 Bij beëindiging van de Overeenkomst wordt aan de Onderwijsinstelling de vraag voorgelegd op welke wijze (format/drager) de Onderwijsinstelling de gegevens van de leerlingen retour wenst te ontvangen. Indien de Onderwijsinstelling niet binnen 12 maanden reageert worden de persoonsgegevens, zonder nadere of voorafgaande waarschuwing, uit de systemen van Snappet verwijderd.
Artikel 9. Slotbepalingen
9.1 Snappet is niet aansprakelijk voor schade aan personen of aan zaken die ontstaat ten gevolge van het gebruik of installatie van door haar geleverde producten of diensten, tenzij sprake is van opzet of grove schuld. Snappet is in geen geval aansprakelijk voor gevolgschade.
9.2 Deze Overeenkomst geeft alle afspraken tussen partijen weer. Aanvullingen of wijzigingen kunnen uitsluitend schriftelijk worden gemaakt.
Appendix A: Technische randvoorwaarden Snappet
Indien van toepassing, levert Snappet de Onderwijsinstelling devices, opladers en eventueel een Wi-Fi systeem. Het is niet gezegd dat als niet aan al deze technische voorwaarden wordt voldaan, de Onderwijsinstelling geen gebruik kan maken van Snappet. Het is andersom. Als wél aan al deze voorwaarden is voldaan dan kan Snappet de verantwoordelijkheid nemen voor een goede werking. Nadat de Onderwijsinstelling de ICT-scan heeft ingevuld, zal Snappet de Onderwijsinstelling een evaluatie van de resultaten van de ICT Scan sturen. Hierin staan, indien nodig, aanbevelingen om aan de technische randvoorwaarden te voldoen.
Voor een goed gebruik van Snappet hanteren we de volgende technische randvoorwaarden:
• De afstand tussen een device en het Wi-Fi access point is maximaal 15 meter.
• Per gebruiker van de devices is een minimale downloadsnelheid van 0.5 Mbps en een uploadsnelheid van 1.5 Kbps beschikbaar.
• De Onderwijsinstelling zorgt voor de distributie en beschikbaarheid van IP-adressen, zodat elk device altijd een IP-adres toegekend krijgt en deze gedurende 24 uur mag behouden.
• De Onderwijsinstelling zorgt ervoor dat alle URLs die eindigen op (.)xxxxxxx.xxx toegankelijk zijn en niet door een firewall, proxyserver, contentfilter, de netwerkbeheerder of internet service provider worden geblokkeerd.
• Om vertragingen en time-outs te voorkomen, raadt Snappet het gebruik van een content filter en of proxyserver af.
• De devices worden op een plaats opgeladen die zoveel mogelijk vochtvrij is en waar de temperatuur niet boven de 35 graden Celsius komt. De oplader wordt alleen gebruikt via een stopcontact met randaarde.
• Indien de Onderwijsinstelling gebruik maakt van de door Snappet geleverde Wi-Fi faciliteit geldt het volgende:
o De eindgebruiker is zelf verantwoordelijk voor de technische inrichting van het netwerk waarover het Wi-Fi netwerk verbinding met het internet maakt.
o Het maximum aantal devices per Wi-Fi access point is niet groter dan 32.
o Op elk device is maximaal één Wi-Fi netwerk ingesteld. Dit is het access point dat in de klas aanwezig is.
o Wij adviseren de Wi-Fi access points van Snappet te plaatsen in een apart segment (VLAN) van het Onderwijsinstellingnetwerk, zodat het Snappet verkeer wordt gescheiden van het Onderwijsinstellingnetwerk. Dit is veiliger en kan storingen op het reguliere netwerk en de Snappet devices voorkomen.
o De Snappet access points worden ‘af leverancier’ geleverd met de standaard benaming (Wifinetwerk, SSID) en een standaard wachtwoord. Om het (Wifi)netwerk te beschermen adviseert Snappet om de standaard naam van het Wifinetwerk (SSID) en het standaard wachtwoord op alle accesspoints te wijzigen voordat deze in de klas in gebruik worden genomen.
De Onderwijsinstelling heeft iemand tot haar beschikking die (voor zover van toepassing) proxy- en andere netwerk-instellingen op de devices, op basis van de meegeleverde handleiding, kan instellen.
II. ALGEMENE VOORWAARDEN STICHTING SNAPPET
Artikel 1. Algemeen
1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen en Overeenkomsten tussen Stichting Snappet (hierna: Snappet) en haar Wederpartij.
1.2 Medewerkers en de directie van Snappet kunnen eveneens een beroep doen op deze algemene voorwaarden.
1.3 De toepasselijkheid van eventuele inkoop-of andere voorwaarden van de Wederpartij wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 2. Termijnen en uitvoering van de Overeenkomst
2.1 Is voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden of voor de levering van bepaalde zaken een termijn overeengekomen of opgegeven, dan is dit nimmer een fatale termijn. Bij overschrijding van een termijn dient de Wederpartij Snappet derhalve schriftelijk in gebreke te stellen. Snappet dient daarbij een redelijke termijn te worden geboden om alsnog uitvoering te geven aan de Overeenkomst.
2.2 Indien Snappet gegevens behoeft van de Wederpartij voor de uitvoering van de Overeenkomst, vangt de uitvoeringstermijn niet eerder aan dan nadat de Wederpartij deze juist en volledig aan Snappet ter beschikking heeft gesteld.
2.3 Snappet heeft het recht werkzaamheden te laten verrichten door derden.
Artikel 3. Ontbinding en tussentijdse beëindiging van de Overeenkomst
3.1 Snappet is bevoegd de Overeenkomst te ontbinden indien zich omstandigheden voordoen die meebrengen dat nakoming van de Overeenkomst onmogelijk is, Snappet in overmacht verkeert of dat ongewijzigde instandhouding van de Overeenkomst in redelijkheid niet van Snappet kan worden gevergd. Snappet is in deze gevallen niet schadeplichtig.
3.2 In geval van liquidatie, surséance van betaling of faillissement van de Wederpartij, is Snappet bevoegd om de Overeenkomst terstond en met directe ingang te beëindigen.
Artikel 4. Betaling en incassokosten
4.1 Betalingen dienen te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. Alleen voor facturen verstuurd tussen 1 juli en 15 augustus bedraagt deze termijn 60 dagen. Betalingen zullen in de eerste plaats strekken in mindering op de kosten, vervolgens in mindering op rente en daarna in mindering op de hoofdsom.
4.2 Ieder beroep op opschorting of verrekening door de Wederpartij is uitgesloten. Bezwaren tegen een factuur schorten de betalingsverplichting derhalve niet op.
4.3 Indien de Wederpartij in gebreke of in verzuim is met de (tijdige) nakoming van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van de Wederpartij. De buitengerechtelijke kosten worden berekend op basis de Wet normering buitengerechtelijke kosten en de daarop gebaseerde besluiten.
Artikel 5. Garantie en verjaringstermijn
5.1 Op geleverde zaken verstrekt Snappet een garantie die qua vorm, mate en duur gelijk is aan de garantie die door de producent van de zaak in een voorkomend geval daadwerkelijk aan Snappet wordt verstrekt.
5.2 Iedere vorm van garantie komt te vervallen indien een gebrek is ontstaan als gevolg van onoordeelkundig of oneigenlijk gebruik, onjuiste opslag of het aanbrengen van wijzigingen of het verrichten van onderhoud door de Wederpartij of derden zonder schriftelijke toestemming van Xxxxxxx.
5.3 De Wederpartij is gehouden gebreken zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 14 dagen na constatering te melden bij Snappet. Snappet zal ten behoeve van de Wederpartij aanspraak maken op garantie bij de producent. Indien de gebrekkigheid aan een zaak onder de laatstgenoemde garantie valt, strekt die garantie in zijn geheel ten voordele van de Wederpartij.
5.4 In afwijking van de wettelijke verjaringstermijnen, bedraagt de verjaringstermijn van alle vorderingen jegens Snappet één jaar.
Artikel 6. Aansprakelijkheid
6.1 Snappet is niet aansprakelijk voor schade aan zaken en/of personen jegens de Wederpartij of jegens werknemers of leerlingen van de Wederpartij, tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Xxxxxxx. Snappet is in geen geval aansprakelijk voor gevolgschade.
6.2 De aansprakelijkheid van Snappet is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de Wederpartij in de maand waarin de schade is ontstaan aan Snappet was verschuldigd of
– indien Snappet voor de betreffende schade is verzekerd - tot het bedrag dat de verzekeraar in een voorkomend geval uitkeert.
Utrecht, mei 2018
De Verwerkersovereenkomst inclusief bijlagen conform het model 3.0 van het Privacyconvenant Onderwijs (xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xx) is een onlosmakelijk onderdeel van de Overeenkomst tussen Stichting Snappet en een Onderwijsinstelling.
Partijen:
1. De Onderwijsinstelling die met de Stichting Snappet een Overeenkomst met betrekking tot Snappet heeft gesloten, hierna te noemen “Onderwijsinstelling”
en
2. Stichting Snappet, kantoorhoudende te (3511 SX) Utrecht aan het Xxxxxxxxxxx 000, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder de xxxx X. Xxxxxxxxxxxx, hierna te noemen “Verwerker”
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij” Overwegen het volgende:
a. Onderwijsinstelling en Verwerker zijn een Overeenkomst aangegaan waarbij Xxxxxxxxx ‘Snappet’ levert in opdracht van de Onderwijsinstelling, zoals beschreven in ‘de Overeenkomst gebruik Snappet’, (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.
b. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1: Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
a. Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
b. Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;
c. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;
d. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Leverancier;
e. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
f. Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en Onderwijsinstelling- en Leerlinginformatiemiddelen;
g. Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;
h. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Product- en Dienstenovereenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
i. Keten iD: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer dat de Onderwijsdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt. Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het Keten iD, dat voor identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het Keten iD wordt ook ECK iD genoemd;
j. Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Onderwijsinstellingen;
k. Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of leverancier van een administratiesysteem;
l. Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
m. Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs;
n. Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu- K;
o. Product- en Dienstenovereenkomst: de Overeenkomst tussen Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in overweging a met inbegrip van een op basis van die Overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en Leverancier voor het betreffende product of dienst;
p. Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
q. Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;
r. Onderwijsinstelling- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem, kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerlingvolgsysteem;
s. Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende gestandaardiseerde Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die naast het Keten iD gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);
t. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;
u. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
v. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
2. De Onderwijsinstelling geeft Verwerker conform artikel 28 AVG, opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.
3. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Artikel 3: Rolverdeling
1. Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
3. Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
4. De Onderwijsinstelling neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.
5. Voor zover artikel 30, lid 5 AVG, daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG, een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
6. Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4: Privacyconvenant
1. Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
1. Verwerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is
Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Onderwijsinstelling (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.
2. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersovereenkomst.
3. De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of een Onderwijsinstelling- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt
4. Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
Artikel 6: Vertrouwelijkheid
1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
a. voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
b. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten; of
c. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.
3. Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Onderwijsinstelling respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx - tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt - Onderwijsinstelling onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
4. Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7: Beveiliging en controle
1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Onderwijsinstelling, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen - waar passend - genomen:
a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;
c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
3. Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
4. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
5. De Verwerker stelt in goed overleg de Onderwijsinstelling in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
6. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Product- en Dienstenovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:
a. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Verwerker, in overleg met Onderwijsinstelling, in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.
b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan
worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
e. Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 8: Datalekken
1. Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
2. Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
3. Verwerker informeert Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.
4. Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
5. In geval van een Datalek, voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Onderwijsinstellingen in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Onderwijsinstellingen een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Onderwijsinstelling onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.
6. In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Onderwijsinstelling de Betrokkenen informeren over het Datalek.
7. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
8. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
9. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.
Artikel 9 Bijstand
1. Verwerker verleent Onderwijsinstelling bijstand bij het doen nakomen van de op Onderwijsinstelling rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking - maar niet beperkt - tot:
a. het - voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d. het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;
e. het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
3. Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkers-Overeenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker
1. Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkers- Overeenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de
samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een Overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Verwerkers-Overeenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere Overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze Overeenkomstig artikel 11, lid 1, van deze Overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
1. Onderwijsinstelling zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan Overeenkomstig deze bewaartermijnen.
2. Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
3. Verwerker zal Onderwijsinstelling (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
4. Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkers- Overeenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.
Artikel 13: Aansprakelijkheid
1. Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Product- of Dienstenovereenkomst of andere tussen Partijen bestaande Overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.
2. Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
3. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke)
aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.
2. Indien Partijen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
3. Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Onderwijsinstelling de keuze hiertoe aanvaardt, de Onderwijsinstelling in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.
4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15: Duur en beëindiging
1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, en de artikelen 6, 9 en 12.
BIJLAGE 1: PRIVACY BIJSLUITER
I: Algemene informatie
Naam product en/of dienst: Snappet
Naam Verwerker en vestigingsgegevens: Stichting Snappet, Xxxxxxxxxxx 000,
0000 XX Xxxxxxx
Beknopte uitleg en werking product en dienst: Het vaststellen van leerprestaties van
leerlingen via een device, waarbij de docent door middel van het dashboard inzicht verkrijgt in de leerresultaten van de individuele leerlingen van zijn groep.
Link naar leverancier en/of productpagina: xxxxx://xx.xxxxxxx.xxx/ Doelgroep (zoals PO/VO, onderbouw/bovenbouw): Primair onderwijs, onderbouw en
bovenbouw.
Gebruikers: Leerlingen en docenten.
II: Omschrijving specifieke diensten
Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen
A. Standaard verwerkingen
Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden basis dienstverlening door Snappet.
1. Het verwerken van persoonsgegevens waaronder de leerresultaten van individuele leerlingen (betrokkene) voor de leerling zelf.
Snappet houdt bij welke leerling welke opgaven maakt en wat daarvan de
resultaten zijn. De resultaten worden systematisch bij elkaar opgeslagen zodat inzicht kan worden verkregen over de prestatie van de leerling. De data geven inzicht aan de leerling welke resultaten hij of zij heeft behaald bij het maken van de opgaven met betrekking tot de lesstof.
2. Het via het dashboard beschikbaar stellen van de persoonsgegevens, waaronder de leerresultaten, aan de leerkrachten van de individuele leerlingen.
Het dashboard, dat aan de Onderwijsinstelling en leerkracht ter beschikking
wordt gesteld, zorgt ervoor dat de leerkrachten in een oogopslag kunnen zien welke opgaven de leerlingen doen, of ze de opgaven correct of fout beantwoorden, aan welke vakken of leerdoelen ze werken, etcetera. Via het dashboard kunnen leerkrachten ook vakken aan- of uitzetten. Verder kunnen leerkrachten lesstof aanpassen of beschikbaar maken (denk aan het ‘zichtbaar’ maken van dictees en toetsen). Leerkrachten kunnen ook bepaalde functionaliteiten aan- of uitschakelen voor individuele leerlingen, bijvoorbeeld de ‘voorleesfunctie’. Tenslotte kunnen leerkrachten ook leerlingen toevoegen of verwijderen via het dashboard.
3. Het maken van een back-up
De persoonsgegevens die door Snappet worden verwerkt voor de Onderwijsinstelling worden via een back-up veiliggesteld. Mocht een server van Snappet uitvallen dan is het mogelijk om, na herinstallatie, door te gaan met het gebruik van Snappet, zonder verlies van leerresultaten.
B. Optionele verwerkingen voor inzicht en bijsturing door de Onderwijsinstelling en/of leerkracht op individueel plus en groepsniveau.
Het gaat hier om drie met elkaar verbonden verwerkingen die eenmalig gezamenlijk worden geactiveerd door de Onderwijsinstelling en de Onderwijsinstelling en/of leerkracht extra informatie en inzichten opleveren in de resultaten, het vaardigheidsniveau. Op basis hiervan kan een Onderwijsinstelling en/of leerkracht leerplannen en/of leerdoelen verder bijstellen alsmede de inhoud en de aard van leermiddelen personaliseren. Pas wanneer deze drie verbonden verwerkingen zijn geactiveerd door de onderwijsinstelling of wanneer Snappet hiervoor opdracht heeft gekregen van de onderwijsinstelling, zullen persoonsgegevens van leerlingen voor een onderwijsinstelling en/of Leerkracht voor de volgende optionele verbonden doelen kunnen worden verwerkt:
1. Het maken en zelfstandig gebruiken van overzichten van, door leerlingen behaalde, resultaten per opgave, bijvoorbeeld om de moeilijkheid van die opgaven nauwkeurig te bepalen. Niet direct identificerende overzichten met resultaten per opgave worden door de Onderwijsinstellingen, op basis van de Verwerkersovereenkomst, ter beschikking gesteld aan Snappet voor beperkt zelfstandig gebruik.
Snappet houdt – zoals hierboven bij verwerking A1 beschreven – bij welke leerling
welke opgaven maakt en wat daarvan de resultaten zijn. De resultaten worden systematisch bij elkaar opgeslagen. Snappet maakt uit deze gegevens regelmatig per opgave een overzicht van door leerlingen behaalde resultaten bij die opgave voor de Onderwijsinstelling. In dit overzicht staat voor elke opgave per leerling of hij/zij de opgave goed of fout beantwoord heeft. Deze niet direct identificerende gegevens worden, met instemming van de onderwijsstelling, naar anonieme statistische gegevens omgezet waarmee Snappet zowel de kwaliteit zoals de moeilijkheid van de vragen kan verbeteren, leerlingen betere vragen kan aanbieden en onderwijsinstellingen kan voorzien van generieke informatie.
2. Het maken van niet direct identificerende overzichten met betrekking tot vaardigheden, bijvoorbeeld om op verschillende momenten het vaardigheidsniveau van een leerling of een groep leerlingen te classificeren naar een percentielscore. Niet direct identificerende overzichten met percentielscores worden door de Onderwijsinstellingen ter beschikking gesteld aan Snappet voor beperkt zelfstandig gebruik.
Snappet houdt – zoals hierboven bij verwerking A1 beschreven – bij welke leerling welke opgaven maakt en wat daarvan de resultaten zijn. De resultaten worden systematisch bij elkaar opgeslagen. Snappet maakt uit deze gegevens regelmatig per leerdoel, per vak en over alle vakken heen een overzicht van vaardigheidsscores van de leerlingen voor de Onderwijsinstelling. In dit overzicht staat voor elk leerdoel, vak en over alle vakken heen per leerling de actuele vaardigheid. De individuele leerling gegevens zijn in deze overzichten niet direct identificerend opgenomen. Dit overzicht is nodig om de vaardigheid van leerlingen nauwkeurig te classificeren naar percentielscores (bijvoorbeeld: deze leerling is voor dit leerdoel vaardiger dan 52% van de andere leerlingen) en deze niet direct identificerende overzichten worden, met instemming van de onderwijsinstelling, naar anonieme statistische gegevens omgezet bijvoorbeeld ten behoeve van andere aan Snappet deelnemende Onderwijsinstellingen en de verbetering van de lesstof.
3. Het maken van identificerende overzichten voor Onderwijsinstelling en/of leerkracht op basis van actuele vaardigheden van individuele leerlingen, die gecombineerd worden met data, die wordt afgeleid uit anonieme historische bestanden van leerplannen, leerdoelen en actuele resultaten. Deze identificerende overzichten worden door de Onderwijsinstelling en/of leerkracht gebruikt bij het bijsturen van de resultaten van de individuele leerlingen en/of het bijstellen van leerplannen en/of leerdoelen. Tevens is het mogelijk dat de Onderwijsinstelling en/of leerkracht de inhoud en de aard van leermiddelen kan personaliseren. Een anonieme versie van het historische bestand van leerplannen, leerdoelen en resultaten worden door de onderwijsinstelling ter beschikking gesteld aan Snappet voor beperkt zelfstandig gebruik.
Met deze derde van de optionele verwerkingen krijgt een Onderwijsinstelling en/of
leerkracht een dieper inzicht in de actuele vaardigheden van de klas of
een individuele leerling. Hierdoor kunnen de Onderwijsinstelling en/of leerkracht leerplannen en leerdoelen vaststellen, vakken naar behoefte toe voegen en de inhoud en de aard van de leermiddelen personaliseren. Het aan Snappet, met instemming van de Onderwijsstelling, beschikbaar gestelde anonieme bestand zal aan andere Snappet deelnemende Onderwijsinstellingen en/of leerkrachten ondersteunen in het bijsturen van leerplannen en/of leerdoelen.
C. Optionele verwerkingen die Verwerker alleen zal uitvoeren na voorafgaande additionele opdracht van de Onderwijsinstelling.
1. Het adviseren door consulenten van Snappet van de Onderwijsinstelling met betrekking tot het verbeteren van leerprestaties van leerlingen na voorafgaande additionele opdracht van de Onderwijsinstelling.
Deze verwerkingen worden in samenspraak met de Onderwijsinstelling nader ingevuld. Let op: de Onderwijsinstelling dient hiervoor vooraf een aanvullende schriftelijke opdracht te geven aan Snappet (bijvoorbeeld bij het plannen van trainingen van de Onderwijsinstelling door Xxxxxxx).
2. Het adviseren door consulenten van Snappet van de Onderwijsinstelling met betrekking tot het vaststellen van het curriculum voor leerlingen na voorafgaande additionele opdracht van de Onderwijsinstelling.
Deze verwerkingen worden in samenspraak met de Onderwijsinstelling nader
ingevuld. Let op: de Onderwijsinstelling dient hiervoor vooraf een aanvullende schriftelijke opdracht te geven aan Snappet (bijvoorbeeld bij het plannen van trainingen van de Onderwijsinstelling door Xxxxxxx).
3. Het beschikbaar stellen, na instructie van de Onderwijsinstelling, van een set (persoons)gegevens aan onderzoeksinstellingen.
Het kan zijn dat een Onderwijsinstelling aan onderzoeksinstellingen een dataset
met resultaten van haar (persoons)gegevens ter beschikking wil stellen. Wanneer het gaat om een enkele, kleine dataset dan kan de Onderwijsinstelling dit doen. Wanneer het gaat om substantiële bestanden dan kan de Onderwijsinstelling gebruik maken van deze dienst van Snappet. Met deze dienst maakt Snappet het mogelijk om op een meer kostenefficiënte manier bestanden gereed te maken voor overdracht namens de Onderwijsinstelling aan onderzoeksinstellingen. Let
op: de Onderwijsinstelling dient hiervoor vooraf een aanvullende schriftelijke opdracht te geven aan Xxxxxxx.
III: Doeleinden voor het verwerken van gegevens
Snappet is leverancier van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leermiddelen en toetsen. Met de verwerking van de persoonsgegevens binnen haar producten en diensten (zie onder II) ondersteunt zij de Onderwijsinstelling met bereiken van de volgende doelstellingen:
A. Het, met gebruikmaking van Snappet, geven en volgen van onderwijs door de Onderwijsinstelling en/of leerkracht en het begeleiden en volgen van onderwijsdeelnemers, waaronder:
• opslag van leer- en toetsresultaten;
• schoolgerelateerde communicatie en chat tussen leerkracht en leerling;
• terugontvangen door de Onderwijsinstelling van leer- en toetsresultaten;
• beoordeling van leer- en toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een Onderwijsdeelnemer;
• analyse en interpretatie van leerresultaten;
• vaststellen van leerplannen en leerdoelen, vakken naar behoefte toe voegen en personaliseren van de inhoud en de aard van de leermiddelen door de Onderwijsinstellingen en/of leerkracht of op verzoek van de Onderwijsinstelling en/of Llerkracht door Xxxxxxx
• kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten op verzoek van de onderwijsinstelling.
B. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Snappet conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;
C. het verkrijgen van toegang tot Snappet, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;
D. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van Snappet Verwerkte Persoonsgegevens.
E. de continuïteit en goede werking van Snappet conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden;
F. onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden, vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek, ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling;
G. het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analyse doeleinden beschikbaar kunnen stellen van niet direct identificeerbare cq anonieme statistische gegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren.
H. het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen.
I. De uitvoering of toepassing van een andere wet.
IV: Categorieën en soorten persoonsgegevens
Omschrijving en opsomming categorieën betrokkenen die gebruikt worden zijn:
1) Leerkrachten
2) Leerlingen
3) Ondersteunend personeel
De volgende categorieën persoonsgegevens worden binnen Snappet vastgelegd (zie volgende pagina):
Van toepassing | Categorie | Toelichting |
X | 1. Contactgegevens | naam, e-mail, klas |
nvt | 2. Onderwijs-deelnemer- nummer | een administratienummer dat onderwijsdeelnemers identificeert |
nvt | 3.Nationaliteit en geboorteplaats | |
nvt | 4. Ouders, voogd | gegevens als bedoeld onder 1, van de ouders/verzorgers van onderwijsdeelnemers |
nvt | 5. Medische gegevens | gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs; |
nvt | 6. Godsdienst | gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs, of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs; |
X | 7. Studievoortgang | gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten (te weten de Studievoortgang en/of Studietraject) |
nvt | 8. Onderwijsorganisatie | gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; |
nvt | 9. Financiën | gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene; |
nvt | 10. Beeldmateriaal | foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de instelling of het instituut; |
X | 11. Docent, zorg- coördinator, intern begeleider, decaan, mentor | gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen; |
nvt | 12 Overige gegevens, te weten …. | andere dan de onder 1 tot en met 11 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Wel moet worden vermeld om welke gegevens het gaat. |
nvt | 13. BSN/PGN | |
nvt | 14. Keten-ID (ECK-ID) | uniek ID voor de 'educatieve contentketen'. hiermee kunnen onderwijsinstellingen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar onderwijsdeelnemers of docenten. |
De verwerker hanteert de door de onderwijsinstelling opgegeven bewaartermijnen conform artikel 12 uit de verwerkersovereenkomst.
V: Opslag Verwerking Persoonsgegevens
Snappet en haar sub verwerkers verwerken de persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie. In enkele gevallen vindt verwerking buiten de Europese Unie plaats. Wanneer de doorgifte plaats vindt naar landen zonder een Europees adequaatheidsbesluit, gebeurt dit op op basis van de voorgeschreven model contracten van de Europeese Unie (Standard contractual Clausses, SCC), waar nodig aangevuld met extra maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen.
VI: Subverwerkers
Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.
Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst onder andere gebruik van de volgende belangrijke Subverwerkers:
• Snappet Holding B.V. en haar dochtermaatschappijen, Utrecht, ten behoeve van een deel van de operationele uitvoering van de Verwerkersovereenkomst (opslag EU).
• Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg, ten behoeve van hostingactiviteiten (opslag EU).
Daarnaast maakt Verwerker gebruik van enkele andere Subverwerkers (ten behoeve van “security monitoring, klantenservice, chat service, etcetera.). Een lijst van deze Subverwerkers kan worden opgevraagd via xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
VII: Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij: Stichting Snappet, Xxxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxx, telefoonnummer 088 – 999 0 444, xxxx@xxxxxxx.xxx of bij de Functionaris Gegevensbescherming van Snappet via e- mail: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
VIII: Versie Verwerkersovereenkomst
Versie 8.0, 9 december 2020
BIJLAGE 2: TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE BEVEILIGINGSMAATREGELEN
De Verwerker is Overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
Normen informatiebeveiliging
Verwerker is verplicht om aan Onderwijsinstelling aan te tonen of en op welke wijze passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking plaatsvindt in overeenstemming met de AVG en de Model Verwerkersovereenkomst.
Minimale beveiligingsmaatregelen en aantoonbaarheid
A: Een classificatie van het product of de dienst op het gebied van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid
Verwerker heeft de Persoonsgegevens die worden Verwerkt geclassificeerd op het gebied van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid en heeft op basis van die classificatie beveiligingsmaatregelen genomen om de risico’s voor de Verwerking van Persoonsgegevens te beperken. Snappet heeft de classificatietool Certificeringsschema Informatiebeveiliging en Privacy ROSA versie 2.01 gebruikt van Edustandaard. Jaarlijks zal deze door Xxxxxxx opnieuw ingevuld worden. De uitkomst is:
• Beschikbaarheid: Hoog (3)
• Integriteit: Hoog (3)
• Vertrouwelijkheid: Hoog (3)
B: Een beschrijving in welke mate aan de hieronder genoemde minimale beveiligingsmaatregelen in het kader van artikel 32 AVG wordt voldaan
i. Verwerker heeft een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig
– aangepast. Uitgangspunt van dit beleid is de EDU standaard XXXX xxxxx gebaseerd is op de ISO standaarden 27001 en 27002;
ii. Snappet heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de verwerking van persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het beleid.
iii. Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
iv. Snappet heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.
v. Met medewerkers worden geheimhoudingsverklaringen overeengekomen en informatiebeveiligingsafspraken gemaakt. Snappet stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy. Medewerkers hebben op grond van een autorisatiesystematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.
vi. Met betrekking tot de beschikbaarheid van data heeft Snappet o.a. de volgende maatregelen getroffen:
a. Overbelasting; actieve monitoring gebruikersverkeer
b. Business Continuity: cold standby waarbij gewerkt wordt aan implementatie van een warm standby.
c. Ontwerp; Gedurende de ontwerpfase worden de essentiële afhankelijkheden meegenomen en getest
d. Monitoring: continue monitoring met bijbehorende alerts
e. Testen: Gedurende de ontwikkeling vindt end-to-end tests plaats en indien nodig load tests.
f. Software: Periodieke monitoring op noodzakelijke patches en uitgevoerd
g. Actuele dreigingen: DDOS alerting ingericht gecombineerd met firewalls
vii. Met betrekking tot Integriteit van de data heeft Snappet o.a. de volgende maatregelen getroffen:
a. Herleidbaarheid: Monitoring op de essentiële velden in de applicatie
b. Backup: Dagelijks volledig en incrementeel per uur (RPO 1 uur)
c. Application controls: invoer controles zijn ingericht op essentiële velden.
d. Onweerlegbaarheid: Logging is actief ingevoerd met daarbij tijdige alerts en opvolging
e. Herleidbaarheid: Snappet werkt alleen met unieke user ID’s
f. Controle integriteit: antivirus, malware inrichting, patch management en secure coding in het ontwikkelproces
g. Onweerlegbaarheid: configuratie wijzigen worden gelogd en automatisch gemonitord
h. Actuele dreigingen: RPO van 1 uur bij randsomware en bewustwordingscampganes.
viii. Met betrekking tot vertrouwelijkheid van de data heeft Snappet de o.a. de volgende maatregelen getroffen:
a. Levenscyclus gegevens: operationele processen zijn ingericht om op verzoek data te kunnen vernietigen. E.a. zal in de toekomst geautomatiseerd worden
b. Logische toegang: user access beleid gebasseerd op rolbased access, sterke wachtwoorden en periodieke vernieuwing, gecombineerd met multifactor authenticatie waar nodig.
c. Fysieke toegang: uitbesteed aan Amazon waar de hoogste normen gelden
d. Netwerk toegang: netwerk segmentatie gecombineerd met whitelisting voor IP-adressen en firewalls.
e. Scheiding omgevingen: ingericht gecombineerd met adequate user access, in testomgeving wordt gebruik gemaakt van gepseudonimiseerde testdata
f. Transport en Fysieke opslag: Alla data wordt buiten het datacentrum geencrypt zowel in transport als in opslag. Dit is wel afhankelijk van de hardware gebruikt door de onderwijsinstellingen
g. Logging: De toegang tot de essentiële velden wordt gelogd en gemonitord.
h. Toetsing: De data in de systemen zijn geclassificeerd en periodiek vindt er een risico/dreigingen analyse plaats. Ondersteund door vulnerability scanning en pentests.
i. Actuele dreigingen: Logging, periodiek wijzigingen van VPN-certificaten, awareness activiteiten en datalekprocedure
C: Een toetsing van getroffen maatregelen aan (inter)nationaal erkende normen en standaarden voor informatiebeveiliging
Jaarlijks toetst Snappet de classificatie en de opzet en bestaan van de daarmee samenhangende getroffen maatregelen aan de Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA. Noodzakelijke acties worden geïdentificeerd en geprioriteerd om een adequate informatiebeveiliging van de aan Snappet toevertrouwde persoonsgegevens te waarborgen. Jaarlijks voert een externe jurist een compliance-onderzoek uit op de naleving van de AVG vereisten. De uitkomsten van deze onderzoeken kunnen onder geheimhouding worden ingezien door de onderwijsinstelling.
D: Beveiligingsincidenten en/of datalekken:
E: Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging
Snappet hanteert een vast protocol voor meldingen van datalekken en/of incidenten. Snappet zal altijd de FG (bij afwezigheid de directie) van de Onderwijsinstelling informeren, binnen maximaal 24 uur na constatering van datalekken of een beveiligingsincident.
Snappet heeft een procedure over het informeren in geval van datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging, en bevat tenminste de volgende punten:
- De wijze waarop monitoring en identificatie van incidenten plaatsvindt,
- De wijze waarop informatie wordt gedeeld (via e-mail, telefoon):
- Wie wordt geïnformeerd (contactpersonen en contactgegevens);
- Met wie Snappet (bij vervolgacties) contact opneemt.
- Informatie die in ieder geval over een incident gedeeld wordt
a) De kenmerken van het incident, zoals: datum en tijdstip constatering, samenvatting incident, kenmerk en aard incident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens);
b) De oorzaak van het beveiligingsincident;
c) De maatregelen die getroffen zijn om eventuele/verdere schade te voorkomen;
d) Xxxxxxxx van betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de mate waarin;
e) De omvang van de groep betrokkenen;
f) Het soort gegevens dat door het incident wordt getroffen (met name bijzondere gegevens, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
- Eventuele afspraken of, en zo ja hoe, Verwerker een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens kan verrichten.