Instructie: - Voor zover teksten ‘<OPTIONEEL>’ zijn is dat aangegeven in de tekst.
Instructie:
- Voor zover teksten ‘<OPTIONEEL>’ zijn is dat aangegeven in de tekst.
- Bij teksten waar ‘OF’ tussen de bepalingen in staat, dient een keuze tussen de verschillende opties gemaakt te worden. De overige optie(s) verwijderen uit de overeenkomst.
- Deze Verwerkersovereenkomst vormt een onlosmakelijk geheel met een op de ARVODI-2018 gebaseerde Overeenkomst en kan derhalve alleen in combinatie daarmee worden gesloten. Bepalingen over geheimhouding, aansprakelijkheid e.d. die in in de Overeenkomst zijn vastgelegd, hoeven derhalve niet nog eens afzonderlijk in de Verwerkersovereenkomst te worden opgenomen. Zie voor meer informatie de Toelichting bij het gebruik van het Model Verwerkersovereenkomst ARVODI (te vinden op Rijksportaal).
N.B. Bij gebruik van de overeenkomst, deze instructie verwijderen.
(Datum: september 2022)
Model Verwerkersovereenkomst ARIV-2018
1. De Staat der Nederlanden, waarvan de zetel is gevestigd te Den Haag,
te dezen vertegenwoordigd door de Minister/Staatssecretaris van/voor [naam portefeuille],
namens deze,
[functienaam en naam ondertekenaar]
hierna te noemen: Koper,
en
2. [volledige naam en rechtsvorm contractant],
(statutair) gevestigd te [plaats],
te dezen vertegenwoordigd door
............... (en ..............) [naam ondertekenaar]
hierna te noemen: Leverancier,
hierna gezamenlijk te noemen: ‘Partijen’
voor zover Leverancier Persoonsgegevens Verwerkt ten behoeve van Koper in het kader van de Overeenkomst, kwalificeert Koper als Verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens en Leverancier als Verwerker;
Partijen in deze Verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 28, derde lid, van de Verordening, hun afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens door Leverancier wensen vast te leggen.
KOMEN OVEREEN:
Artikel 1. Begrippen
In deze Verwerkersovereenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in de ARIV-2018 of de Verordening, met dien verstande dat een aantal begrippen op de Verwerkersovereenkomst zijn toegespitst. Aldus en in aanvulling daarop wordt onder de volgende begrippen, ongeacht of ze in meervoud of enkelvoud, of als werkwoord of zelfstandig naamwoord worden gebruikt, in deze Verwerkersovereenkomst verstaan:
ARIV-2018: Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2018.
1.2 Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
1.3 EER: Europese Economische Ruimte, zijnde alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland.
1.4 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins Verwerkte gegevens.
1.5 Ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de Persoonsgegevens worden verstrekt. Overheidsinstanties die mogelijk Persoonsgegevens ontvangen in het kader van een bijzonder onderzoek overeenkomstig het Unierecht of het lidstatelijke recht gelden echter niet als Ontvangers; de Verwerking van die gegevens door die overheidsinstanties strookt met de gegevensbeschermingsregels die op het betreffende verwerkingsdoel van toepassing zijn.
1.6 Overeenkomst: de overeenkomst tussen Xxxxx en Leverancier [titel] van [datum], met kenmerk [kenmerk].
1.7 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, die Leverancier in het kader van de Overeenkomst ten behoeve van Koper Verwerkt.
1.8 Toezichthoudende autoriteit: een door een lidstaat ingevolge artikel 51 van de Verordening ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie.
1.9 Verordening: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
1.10 Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens Verwerkt.
1.11 Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst inclusief overwegingen en bijbehorende bijlagen.
1.12 Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen in het kader van de Overeenkomst met betrekking tot Persoonsgegevens, of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
1.13 Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze Verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de Verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.
Artikel 2. Voorwerp van deze Verwerkersovereenkomst
2.1 Deze Verwerkersovereenkomst regelt de Verwerking door Leverancier in het kader van de Overeenkomst en is onlosmakelijk verbonden met de Overeenkomst.
2.2 De aard en het doel van de Verwerking, het soort Persoonsgegevens en de categorieën van Persoonsgegevens, Betrokkenen en Ontvangers zijn in Bijlage 1 omschreven.
2.3 Leverancier garandeert de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de Verwerking aan de vereisten van de Verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de Betrokkene is gewaarborgd.
2.4 Leverancier garandeert te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking.
Artikel 3. Inwerkingtreding en duur
3.1 Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment waarop deze door Partijen is ondertekend.
3.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt voor zover en nadat Leverancier alle Persoonsgegevens heeft gewist, terugbezorgd en bestaande kopieën heeft verwijderd met inachtneming van artikel 10 van deze Verwerkersovereenkomst.
3.3 Deze Verwerkersovereenkomst is niet tussentijds opzegbaar.
Artikel 4. Omvang verwerkingsbevoegdheid Leverancier
4.1 Leverancier Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van Koper, tenzij een op Leverancier van toepassing zijnde wettelijk voorschrift hem tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Leverancier Koper voorafgaand aan de Verwerking in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij dat wettelijk voorschrift deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
4.2 Leverancier heeft geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de Verwerking als bedoeld in de Verordening.
Artikel 5. Beveiliging van de Verwerking
5.1 Onverminderd artikel 2.3 van deze Verwerkersovereenkomst treft Leverancier de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in Bijlage 2.
5.2 Partijen erkennen dat het waarborgen van een passend beveiligingsniveau voortdurend kan dwingen tot het treffen van aanvullende beveiligingsmaatregelen. Leverancier waarborgt een op het risico afgestemd beveiligingsniveau.
5.3 Indien en voor zover Koper daarom uitdrukkelijk schriftelijk verzoekt, zal Leverancier aanvullende maatregelen treffen met het oog op de beveiliging van de Persoonsgegevens.
5.4 Leverancier Verwerkt Persoonsgegevens niet buiten de EER, tenzij hij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming, zo nodig voorzien van nadere voorwaarden, heeft verkregen van Koper en behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
5.5 Leverancier informeert Xxxxx zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van onrechtmatige Verwerkingen van Persoonsgegevens of inbreuken op beveiligingsmaatregelen zoals genoemd in het eerste en tweede lid.
5.6 Leverancier verleent Koper bijstand bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 van de Verordening.
Artikel 6. Geheimhouding door Personeel van Xxxxxxxxxxx
6.1 De Persoonsgegevens hebben een vertrouwelijk karakter als bedoeld in artikel 8.1 van de ARIV-2018.
6.2 Leverancier waarborgt dat zijn Personeel zich ertoe heeft verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen als bedoeld in artikel 8.2 van de ARIV-2018.
Artikel 7. Subverwerker
7.1 Bij het uitvoeren van de Overeenkomst mag Leverancier alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van Xxxxx een andere Verwerker inschakelen. Deze toestemming, waaraan door Koper nadere voorwaarden kunnen worden verbonden, wordt niet zonder redelijke grond geweigerd.
7.2 Toestemming van Koper laat de eigen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van Leverancier voor de nakoming van de krachtens de Overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belasting-, zorgverzekerings- en sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen, onverlet.
7.3 Wanneer Leverancier met inachtneming van het bepaalde in dit artikel een andere Verwerker inschakelt om ten behoeve van Koper verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan deze andere Verwerker bij een overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke in deze Verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.
Artikel 8. Bijstand vanwege rechten van Betrokkene
8.1 Voor zover mogelijk en rekening houdend met de aard van de Verwerking door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, verleent Leverancier Koper bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III van de Verordening vastgelegde rechten van de Betrokkene te beantwoorden.
8.2 Partijen dragen elk de door xxxxxxx in verband met de in het eerste lid te maken kosten.
Artikel 9. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens
9.1 Leverancier informeert Xxxxx zonder onredelijke vertraging, zodra hij kennis heeft genomen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, overeenkomstig de afspraken zoals vastgelegd in Bijlage 3.
9.2 Leverancier informeert Xxxxx ook na een melding op grond van het
eerste lid over ontwikkelingen betreffende de Inbreuk in verband met
Persoonsgegevens.
9.3 Partijen dragen elk de door henzelf in verband met de melding aan de bevoegde Toezichthoudende autoriteit en Betrokkene te maken kosten.
Artikel 10. Terugbezorgen of wissen Persoonsgegevens
10.1 Na afloop van de Overeenkomst, of zoveel eerder als overeengekomen, draagt Leverancier er zorg voor dat hij, naar gelang de keuze van Xxxxx, alle Persoonsgegevens wist of terugbezorgt aan Koper en bestaande kopieën verwijdert, tenzij opslag van de Persoonsgegevens op basis van een wettelijk voorschrift verplicht is.
<OPTIONEEL> In geval van wissen en/of verwijderen van kopieën door Leverancier informeert hij Koper zodra hij dit heeft gedaan.
10.2 Partijen kunnen voor afzonderlijke of categorieën Persoonsgegevens bewaartermijnen overeenkomen. Na afloop van de overeengekomen bewaartermijn draagt Leverancier zorg voor het wissen of terugbezorgen en het verwijderen van kopieën van de betreffende Persoonsgegevens, tenzij opslag van deze Persoonsgegevens op basis van een wettelijk voorschrift verplicht is.
10.3 <OPTIONEEL> Leverancier [wist of bezorgt terug] de Persoonsgegevens binnen [aantal] [dagen/weken] na afloop van de Overeenkomst, of zoveel eerder als overeengekomen, bij gebreke waarvan Xxxxxxxxxxx een boete verschuldigd is van €[bedrag] per dag, met een maximum van €[bedrag]. Betaling van de boete laat de verplichting uit dit lid en de gehoudenheid van Leverancier om de schade die het gevolg is van de schending te vergoeden onverlet.
10.4 <OPTIONEEL> Persoonsgegevens worden in de door Koper aangegeven vorm en op de door Koper aangegeven wijze terugbezorgd.
OF
10.4 <OPTIONEEL> De Persoonsgegevens worden als volgt terugbezorgd: [bestandsformaat] [wijze van terugbezorging inclusief vermelding beveiligingsmaatregelen] [adres].
Artikel 11. Informatieverplichting en audit
11.1 Leverancier stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst zijn en worden nagekomen.
11.2 Koper kan een audit van de onder deze Verwerkersovereenkomst vallende verwerkingsactiviteiten (laten) uitvoeren als concrete omstandigheden daartoe aanleiding geven. Leverancier verleent alle medewerking aan audits, waaronder begrepen audits bij Personeel van Xxxxxxxxxxx, tenzij dit redelijkerwijs niet van hem kan worden verwacht.
11.3 Leverancier stelt Xxxxx onmiddellijk in kennis indien naar zijn mening een instructie van Xxxxx in het kader van artikel 11 eerste en/of tweede lid van deze Verwerkersovereenkomst, inbreuk oplevert met een wettelijk voorschrift inzake gegevensbescherming.
11.4 Partijen dragen zelf de kosten die zij maken in verband met de in dit artikel bedoelde informatieverstrekking en audits, waaronder begrepen de kosten van door hen ingeschakelde derden.
11.5 Koper is te allen tijde bevoegd om naar aanleiding van de op grond van dit artikel verkregen informatie nadere maatregelen voor te stellen. Leverancier is gehouden aan die maatregelen in redelijkheid uitvoering te geven.
Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend,
Den Haag, [datum] [Plaats], [datum]
DE MINISTER/STAATSSECRETARIS VAN/VOOR [naam Leverancier]
[naam portefeuille]
namens deze,
[ondertekenaar]
[naam ondertekenaar] [naam ondertekenaar]
Bijlage 1. De Verwerking van Persoonsgegevens
In deze bijlage moet in ieder geval het volgende worden gespecificeerd:
Overzicht Verwerkingen
Het onderwerp/aard en doel van de Verwerking |
|
Het soort Persoonsgegevens |
|
Beschrijving categorieën Persoonsgegevens |
|
Beschrijving categorieën Betrokkenen |
|
Beschrijving categorieën Ontvangers van Persoonsgegevens |
|
Locatie Verwerking Persoonsgegevens |
|
……… |
|
Subverwerker(s)
Naam en contactgegevens subverwerker |
|
Nummer handelsregister van subverwerker |
|
Het onderwerp/aard en doel van de Verwerking |
|
Het soort Persoonsgegevens |
|
Beschrijving categorieën van Persoonsgegevens |
|
Beschrijving categorieën Betrokkenen |
|
Beschrijving categorieën Ontvangers van Persoonsgegevens |
|
Locatie Verwerking Persoonsgegevens |
|
…….. |
|
Voor de inhoud van deze bijlage kan onder meer gebruik worden gemaakt van de registratie die de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van artikel 30 van de Verordening dient aan te houden.
Bijlage 2. Passende technische en organisatorische maatregelen
In deze bijlage moeten de normen en maatregelen die Leverancier in het kader van de beveiliging van de Verwerking moet hanteren respectievelijk treffen worden gespecificeerd. Hiervoor kan worden verwezen naar documenten waarin normen en maatregelen zijn vastgelegd, zoals in voorkomend geval het programma van eisen of de offerteaanvraag.
Bijlage 3. Afspraken betreffende Inbreuken in verband met Persoonsgegevens
(waaronder datalekken)
In deze bijlage moeten de afspraken over hoe Leverancier Koper over Inbreuken in verband met Persoonsgegevens gaat informeren worden gespecificeerd.
Departementale procedure
[Nader in te vullen door Xxxxx]
Informatie die ten minste door Leverancier moet worden verstrekt
Datum en tijdstip van de constatering van de (vermoedelijke) Inbreuk in verband met Persoonsgegevens |
Aard van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens |
De Persoonsgegevens en Betrokkene |
Waarschijnlijke gevolgen van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens |
Maatregelen die Leverancier heeft voorgesteld of genomen om de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan |
ARIV-2018 – Model Verwerkersovereenkomst 8