CONVENANT ROUTEBUREAU IN DE PROVINCIE UTRECHT
CONVENANT ROUTEBUREAU IN DE PROVINCIE UTRECHT
De ondergetekenden:
1. De publiekrechtelijke rechtspersoon, de provincie Utrecht, gevestigd aan de Archimedeslaan 6, 3584 BA te Utrecht, krachtens volmacht van de commissaris van de Koning, de heer X.X.X. xxx Xxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw A.M.A. Pennarts-Pouw, gedeputeerde Cultuur, Recreatie, Milieu, Bestuur en Europa, en handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Gedeputeerde Staten van Utrecht d.d. (datum) en artikel 2 lid 3h van het Organisatiebesluit Provincie Utrecht 2004, hierna te noemen “de provincie”;
2. De gemeente …………….., rechtsgeldig vertegenwoordigd door……………….
portefeuillehouder recreatie, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van BG& W d.d. (datum), ;
3. De gemeente……………………
(alle 26 gemeenten afzonderlijk te noemen) Hierna samen aan te duiden als: deelnemers, Overwegen het volgende:
a. De provincie Utrecht is een aantrekkelijke regio voor toerisme en recreatie. Provinciebreed
wordt ingezet op de ontwikkeling en bekendheid van de regio, zodat het aanbod van recreatiemogelijkheden aansluit op de vraag van recreanten.
b. Onderdeel van het provinciebrede recreatiebelang vormt het netwerk van bewegwijzerde beschreven of anderszins gefaciliteerde recreatieve routes, zoals fiets-, wandel-, ruiter, mountainbike-, kano- en vaarroutes (hierna: “routes”) die door het gehele gebied van de provincie lopen. Het bestaande netwerk is in ontwikkeling en wordt uitgebreid.
c. Een van de belangrijke aanleidingen voor het sluiten van dit convenant vormt het feit dat de ontwikkeling, het onderhoud en het beheer van de bewegwijzering, de informatievoorziening en marketing van de routes op dit moment door verschillende deelnemers en niet eenduidig plaatsvindt.
d. De deelnemers streven ernaar dat de instandhouding, ontwikkeling, het onderhoud, het beheer van de bewegwijzering, de informatievoorziening en de marketing van de routes voor de gehele provincie op uniforme wijze plaatsvindt.
e. Als resultaat van het proces waarin alle betrokken deelnemers met elkaar hebben nagedacht over nieuwe vormen voor instandhouding en beheer van routenetwerken en over innovatie van het aanbod voor inwoners en bezoekers is het Routebureau Utrecht (hierna ook: Routebureau) opgericht. Dit virtuele bureau vormt de spil voor alle routes in de provincie Utrecht.
f. De deelnemers zullen onder de titel Routebureau Utrecht samenwerken aan instandhouding, beheer en onderhoud van de routes en de verdere ontwikkeling en marketing en informatievoorziening daarvan, zodat een provinciedekkend netwerk in stand blijft dat op uniforme wijze wordt beheerd.
g. De deelnemers brengen de uitvoering van de werkzaamheden m.b.t. onderhoud en beheer van bewegwijzering, de informatievoorziening en marketing onder bij een derde partij en maken daarover gezamenlijk afspraken.
h. De deelnemers leggen in dit convenant de bindende afspraken over de gezamenlijke activiteiten en inzet van middelen ten behoeve van de instandhouding, de ontwikkeling, het onderhoud en beheer van bewegwijzering, de marketing en informatievoorziening van de routes in de provincie in de vorm van het Routebureau vast, zonder dat een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon wordt opgericht.
i. Dit convenant brengt geen verandering in bestaande eigendomsverhoudingen ten opzichte van de routes.
j. Dit convenant ziet op routes, en niet op de fysieke paden en (water)wegen.
De deelnemers komen daarom het volgende overeen:
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Definities en begrippen
Bestuurlijk overleg Overleg, waaraan de portefeuillehouders van de deelnemers deelnemen
Convenant Overeenkomst tussen de colleges waarin zij afspraken maken over de samenwerking in het Routebureau op het gebied van de routes
Colleges De colleges van Burgemeester en Wethouders en van Gedeputeerde Staten van de deelnemers
Deelnemers De gemeenten in de provincie Utrecht die voor deelname kiezen en de provincie Utrecht
Opdrachtgevers De rechtspersonen die opdracht geven aan een derde tot het uitvoeren van werkzaamheden ten behoeve het Routebureau Utrecht: de recreatieschappen in de provincie, de provincie, gemeenten die geen deelnemer zijn in een recreatieschap, al dan niet zijn verenigd in een samenwerkingsverband voor recreatieve routes
Provincie De provincie Utrecht
RMN Recreatie Midden Nederland, de uitvoeringsorganisatie voor de recreatieschappen in de provincie Utrecht
Routes Bewegwijzerde recreatieve routes in de provincie Utrecht die deel uitmaken van een regionaal, provinciaal, landelijk systeem of netwerk
Routebureau Utrecht Naam van de samenwerking van de deelnemers in de vorm van een overlegorgaan op het gebied van gefaciliteerde recreatieve routes in de provincie, ook aangeduid als: Routebureau.
Artikel 2 Doel van het convenant
1. De deelnemers sluiten dit convenant om gezamenlijk afspraken te maken over de instandhouding, het beheer en onderhoud en de verdere ontwikkeling, informatievoorziening en marketing van de routes. Deze afspraken betreffen de door hen te vervullen rollen op het gebied van de routes, de hieronder nader te benoemen inspannings- en resultaatsverplichtingen.
HOOFDSTUK 2 Routebureau
Artikel 3 Deelnemers
1. Aan het convenant kunnen alle colleges van de gemeenten in de provincie en GS deelnemen.
2. Alle deelnemers zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor instandhouding van het routenetwerk in de provincie als geheel en werken daartoe samen in het verband van het Routebureau.
3. Alle deelnemers bepalen samen de strategie en de kaders en afspraken over de verdere ontwikkeling, het beheer en onderhoud, kosten, informatievoorziening en marketing van de routes in hun provincie en gemeente onder in het Routebureau. Zij behartigen gezamenlijk de belangen van het Routebureau en zijn te beschouwen als eigenaar van het Routebureau.
4. De deelnemers roepen daartoe door middel van dit convenant een overlegorgaan in het leven waarbinnen het bestuurlijk overleg over het Routebureau plaatsvindt.
Artikel 4 Taken
1. het Routebureau heeft drie kerntaken:
a. Taak 1: Het vaststellen van de kaders voor uniform beheer van de routes en voor het uitvoeren van onderzoek naar waardering en gebruik van routes;
b. Taak 2: Het bepalen van de strategie rondom informatievoorziening en marketing betreffende de routes, gericht op toenemend gebruik van de routes in de provincie;
c. Taak 3:Het bepalen van de strategie voor routeontwikkeling en-innovatie, gericht op de realisatie van provinciedekkende netwerken en innovatieve toepassingen.
2. De taken van het Routebureau worden vertaald in activiteiten. Deze worden beschreven in het door het bestuurlijk overleg vastgestelde Meerjarenplan en Jaarplan.
HOOFDSTUK 3 Organisatie Routebureau Artikel 5 Organisatie Routebureau
1. Het Routebureau is een overlegorgaan tussen de deelnemers waarin zij op bestuurlijk niveau jegens elkaar bindende afspraken maken over instandhouding, verdere ontwikkeling, kaders voor onderhoud, onderzoek en promotie van de Routes.
2. Het Routebureau verkrijgt geen aparte rechtsvorm en is geen bestuursorgaan in de zin van artikel 1:1, eerste lid aanhef en onder b Algemene wet bestuursrecht, noch een gemeenschappelijk orgaan in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen.
3. Het overlegorgaan Routebureau bestaat uit de volgende onderdelen:
a. Het bestuurlijk overleg, waaraan de portefeuillehouders van de deelnemers deelnemen;
b. Het ambtelijk opdrachtgeversoverleg, waaraan ambtelijke vertegenwoordigers van de opdrachtgevers deelnemen
4. De deelnemers bevorderen dat de uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve van het Routebureau wordt ondergebracht bij RMN voor zover dit wettelijk is toegestaan. In die gevallen waarin dit niet is toegestaan, wordt voor RMN gelezen: de uitvoerende partij.
Artikel 6 Het bestuurlijk overleg
1. Het bestuurlijk overleg bestaat uit een vertegenwoordiging van elk van de deelnemers van het Routebureau in de persoon van de portefeuillehouder.
2. Zo vaak als de deelnemers dat wenselijk achten, doch in ieder geval twee keer per jaar overleggen zij met elkaar over het Routebureau.
3. De deelnemers leggen de door hun tijdens het gezamenlijk overleg gemaakte afspraken vast in een verslag. Zij zijn jegens elkaar gebonden deze afspraken na te leven.
4. Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen.
5. In het bestuurlijk overleg beschikt elke deelnemer over één stem.
6. Indien deelnemers dat wenselijk achten kunnen zij elkaar vertegenwoordigen om deel te nemen aan het bestuurlijk overleg.
7. De vertegenwoordiger van het college van de provincie zit het bestuurlijk overleg voor.
Artikel 7 Het ambtelijk opdrachtgeversoverleg
1. Het ambtelijk opdrachtgeversoverleg bestaat uit de ambtelijke vertegenwoordiging van alle opdrachtgevers van het Routebureau.
2. Zo vaak als de opdrachtgevers dat wenselijk achten, doch in ieder geval twee keer per jaar overleggen zij met elkaar over het Routebureau.
3. Indien opdrachtgevers dat wenselijk achten kunnen zij elkaar vertegenwoordigen om deel te nemen aan het ambtelijk opdrachtgeversoverleg.
4. Het ambtelijk opdrachtgeversoverleg stelt het bestuurlijk overleg in staat zich vanuit de eigenaarsrol te richten op de strategische kwesties. De taken van het ambtelijk opdrachtgeversoverleg zijn:
a. Voorbereiden van de opdrachten aan RMN
b. Voorbereiden van de stukken die ter besluitvorming aan het bestuurlijk overleg worden voorgelegd.
c. Bespreken van de tactische en operationele zaken rondom de taakuitvoering door RMN.
Artikel 8 Uitvoering werkzaamheden Routebureau
1. De werkzaamheden voor de deelnemers van het Routebureau worden, voor zover wettelijk mogelijk, uitgevoerd door RMN.
2. Als opdrachtgever van de door RMN uit te voeren werkzaamheden ten behoeve van het Routebureau kunnen de recreatieschappen, de provincie Utrecht en individuele Utrechtse gemeenten die niet deelnemen in een recreatieschap, al dan niet verenigd in een samenwerkingsverband, optreden.
3. De opdrachtgevers sluiten ieder voor zich een dienstverleningsovereenkomst met RMN waarin de door RMN voor de opdrachtgevers uit te voeren werkzaamheden en af te nemen producten en diensten worden overeengekomen. De inhoud van de dienstverleningsovereenkomst wordt vormgegeven op grond van de kaders van dit convenant. Het model voor een dienstverleningsovereenkomst wordt vastgesteld door het bestuurlijk overleg. Indien een opdrachtgever aanvullend op de in dit convenant genoemde taken meerwerk door RMN wil laten verrichten, komen de kosten daarvoor volledig voor deze opdrachtgever.
4. De producten en diensten die de opdrachtgevers kunnen afnemen zijn omschreven in de producten-dienstencatalogus.
5. In de dienstverleningsovereenkomst worden tevens afspraken omtrent periodieke informatievoorziening aan de opdrachtgevers vastgelegd.
Artikel 9 Ondersteuning en voorbereiding
1. Het bestuurlijk overleg Routebureau wordt ondersteund door de provincie.
2. Het ambtelijk opdrachtgeversoverleg Routebureau wordt ondersteund door RMN.
3. De provincie bereidt de inhoud van de bestuurlijke bijeenkomsten voor en stelt de agenda op.
4. Deelnemers kunnen onderwerpen ter bespreking aandragen voor het bestuurlijk overleg.
HOOFDSTUK 4 Financiën, jaarplannen en verantwoording Artikel 10 Uitgangspunten financiën
1. De kosten voor de uitvoering van de werkzaamheden voor het Routebureau door RMN worden gedragen door de deelnemers aan het Routebureau Utrecht.
2. Het Routebureau heeft geen eigen juridische entiteit en beschikt daarom niet over een eigen, formele begroting. Het totaal van het voor het Routebureau jaarlijks beschikbare budget wordt beschouwd als “werkbegroting”. Het bestuurlijk overleg bepaalt de financiële kaders, waaronder de tarieventabel en de werkbegroting van het Routebureau vallen, en het beschikbare budget voor uitvoering van de taken ten behoeve van het Routebureau door RMN.
3. De deelnemers kunnen niet worden gehouden tot betaling van een hogere bijdrage in enig jaar dan vooraf door het bestuurlijk overleg vastgesteld en dan is vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst.
4. Deze kaders en het beschikbare budget zijn voor de opdrachtgevers uitgangspunt voor de dienstverleningsovereenkomst met RMN.
5. RMN neemt de kosten van de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten op in de eigen begroting, die wordt vastgesteld door het bestuur van RMN.
6. Het bestuurlijk overleg stelt, RMN gehoord, de producten- en dienstencatalogus voor het Routebureau en de bijbehorende tarieven voor dienstverlening vast. In de producten- en
dienstencatalogus wordt onderscheid gemaakt tussen producten- en diensten die horen bij het basispakket van het routebureau en producten- en diensten die worden beschouwd als maatwerk voor de opdrachtgevers.
7. RMN rapporteert omtrent de geleverde prestaties en de kosten ten behoeve van en voor het Routebureau aan het bestuurlijk overleg.
Artikel 11 Jaarcyclus
1. Het bestuurlijk overleg stelt de volgende documenten vast:
a. Het meerjarenplan;
b. Het jaarplan inclusief de werkbegroting;
c. De producten- en dienstencatalogus inclusief de tarieventabel;
d. Het jaarverslag.
2. Het bestuurlijk overleg neemt voorafgaand aan het vaststellen van de documenten als bedoeld onder a. kennis van het advies daarover van RMN.
3. Indien de financiële kaders, weergegeven in de documenten als bedoeld onder a. leiden tot hogere kosten voor de opdrachtgevers, worden deze voor 1 april in het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar waarop deze documenten in werking treden, aan de opdrachtgevers toegezonden.
4. De kosten van uitvoering van het Jaarplan mogen nimmer de opgestelde werkbegroting overschrijden. Indien om welke reden dan ook overschrijding van de werkbegroting dreigt, dan is RMN gehouden het bestuurlijk overleg een voorstel te doen tot bijstelling van het jaarplan en de werkbegroting.
5. RMN zorgt voor het opstellen van het Jaarverslag over de werkzaamheden uitgevoerd voor het Routebureau, en legt deze jaarlijks vóór 1 april ter vaststelling voor aan het bestuurlijk overleg.
6. Eventuele overschotten die blijken uit het Jaarverslag worden benut voor de realisatie van jaarplannen van volgende kalenderjaren.
Artikel 12 Financiële afspraken
1. De deelnemers betalen een bijdrage voor de uitvoering van de taken ten behoeve van het Routebureau op grond van de door de bestuurlijke tafel vastgestelde stukken zoals omschreven in artikel 10.1.
2. Globaal worden de bijdragen per opdrachtgever (niet zijnde de provincie) als volgt berekend:
a. De bijdrage bestaat uit kosten voor de uitvoering van taken die horen bij het basispakket uit de producten- en dienstencatalogus en, indien hierover afspraken zijn gemaakt, kosten voor de uitvoering van maatwerk.
b. De bijdrage voor de uitvoering van taken die horen bij het basispakket is vrijwel geheel gebaseerd op het aantal kilometers route op het grondgebied van de opdrachtgever. Hierbij wordt gewerkt met een eenheidstarief voor beheer en onderhoud, andere kosten worden verdeeld naar rato van het aantal kilometer route op het grondgebied.
3. De totale bijdrage van de provincie bedraagt ten hoogste 250.000 euro naar het prijspeil van 2018. De bijdrage van de provincie wordt primair ingezet voor de uitvoering van kerntaak 2, en aanvullend voor de uitvoering van de andere twee kerntaken (zoals bedoeld in artikel 4.1).
HOOFDSTUK 5 Overige bepalingen
Artikel 13 Duur van het convenant
1. Dit convenant treedt in werking uiterlijk per 1 januari 2018.
2. De duur van de looptijd van het convenant bedraagt vijf jaar. Na afloop van deze periode wordt de looptijd daarvan, behoudens opzegging of wijziging, stilzwijgend verlengd met telkens een periode van twee jaar.
Artikel 14 Wijziging van het convenant
1. Elke deelnemer kan schriftelijk verzoeken tot het tussentijds wijzigen of aanvullen van dit convenant. Het verzoek wordt tot alle deelnemers gericht. De wijzigingen/of aanvullingen behoeft de instemming van alle deelnemers. Het overleg daarover wordt geïnitieerd door de provincie.
2. Goedgekeurde wijzigingen en/of aanvullingen worden schriftelijk vastgelegd en vormen een onlosmakelijk onderdeel van dit convenant.
Artikel 15 Opzegging en beëindiging van het convenant
1. Elke deelnemer is gerechtigd zijn deelname aan dit convenant op te zeggen. Opzeggen kan uitsluitend per 1 januari van een bepaald kalenderjaar, met in achtneming van een opzegtermijn van 18 maanden.
2. De reden voor opzegging wordt gemotiveerd uiteengezet.
3. Opzegging geschiedt schriftelijk aan de voorzitter van het Bestuurlijk overleg. De deelnemer die de overeenkomst opzegt, vergewist zich van de goede ontvangst van de opzegging.
4. Naast opzegging als bedoeld in het derde lid zegt de deelnemer tevens de dienstverleningsovereenkomst met RMN op. De kosten voor opzegging van dit convenant zijn voor rekening van de opzeggende partij. Deze kosten kunnen onder meer bestaan uit: frictiekosten voor RMN (o.a. personeel, langlopende projecten) en weghalen bebording. De opzeggende partij en RMN maken afspraken over de hoogte van de kosten die samenhangen met de opzegging.
5. Naast de eenzijdige opzegging door een deelnemer, kunnen de deelnemers gezamenlijk besluiten het convenant te beëindigen. Zij maken dan gezamenlijk afspraken over de daarmee gepaard gaande kosten, zoals frictiekosten voor de uitvoerende partij.
Artikel 16 Geschillen
1. De deelnemers verplichten zich om bij geschillen die verband houden met de afspraken uit dit convenant of de uitvoering ervan met elkaar in overleg te treden en spannen zich in om het geschil in der minne te beslechten.
2. Bij gebrek aan overeenstemming wijzen de deelnemers, die een verschil van inzicht hebben omtrent het convenant, elk één andere deelnemer bij dit convenant samen een derde deelnemer aanwijzen, om gezamenlijk als geschilbeslechter op te treden.
Artikel 17 Evaluatie
1. Drie jaar na inwerkingtreding van dit convenant zullen de deelnemers de werking daarvan evalueren.
2. De provincie neemt het initiatief voor het uitvoeren van de evaluatie.
Aldus overeengekomen te …………………………..d.d………………………
De ondergetekenden………..