Contract

PGB Pensioendiensten is een aanbieder van pensioendiensten en andere inkomensvoorzieningen. De grootste opdrachtgever is pensioenfonds PGB. Bij PGB Pensioendiensten werken ongeveer 165 mensen.

Het Xtendis platform wordt bij PGB Pensioendiensten onder meer ingezet voor digitaal contractbeheer.

Oude manier van contractbeheer niet efficiënt

Voorheen werden de contracten opslagen in een directorystructuur. Omdat niet iedereen alle contracten mag inzien, was deze structuur alleen toegankelijk voor één beheerder. Afdelingen hadden hierdoor geen directe toegang tot hun eigen contracten maar moesten die via de beheerder opvragen. De beheerder moest de contracten dan in een vaste structuur zoeken, terwijl de vraagstelling vaak varieerde (bijvoorbeeld: “Kun je het contract aanleveren van de partij die ons Dienst X heeft aangeleverd?” ”Kun je alle contracten van Partij Y aanleveren van de afgelopen vijf jaar?“). Dit kostte veel tijd.

Tijdsbesparing bij het archiveren en raadplegen van contracten

Tegenwoordig worden de contracten gearchiveerd in het digitaal archiefsysteem Xtendis. Hierbij worden de contracten van veel verschillende kenmerken/zoeksleutels voorzien. De medewerkers kunnen vanaf hun eigen werkplek de documenten snel terugvinden met één of meer van de kenmerken of documentdata. Ook is het mogelijk een contract te vinden met een willekeurig woord, bedrag of getal uit de inhoud (Full Text Retrieval).

Contracten veilig digitaal opgeslagen

Door de geavanceerde beveiligingsmogelijkheden van Xxxxxxx, heeft iedereen binnen PGB Pensioendiensten nu ook direct toegang tot de eigen contracten. De afdelingen zien alleen hun eigen

contracten, de andere documenten worden afgeschermd. Xtendis bewaakt daarnaast de integriteit en authenticiteit van de contracten die zij beheert, zodat ook na vele jaren vertrouwd kan worden op de inhoud.

Tijdig actie ondernemen dankzij automatische signalering

Een extra groot voordeel van de inzet van Xtendis is dat er nu actief contractbeheer is. Concreet betekent dit dat ieder contract dat in Xtendis wordt opgeslagen wordt toegewezen aan een eigenaar. Dankzij de notificatiefunctie van Xxxxxxx ontvangt de eigenaar op het juiste moment een e- mailbericht dat actie benodigd is op een contract. Zo worden de vervaldata van alle contracten volledig automatisch bewaakt.