Addendum ‘Aansluiting speciale collectie’ op de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek
Addendum ‘Aansluiting speciale collectie’ op de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek
bij de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek gesloten tussen Cultuurconnect en de Abonnee
De ondergetekende Partijen:
a. De vzw Cultuurconnect
met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxxxxx, Priemstraat 51, ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen onder het nummer 0629.858.909, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxx Xxxxxxx, voorzitter van de Raad van Bestuur, en de xxxx Xxxx Xxxxxx, algemeen directeur,
hierna genoemd ‘Cultuurconnect’,
b. …………………………………………………………………………………………………………………..
gevestigd te
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden , de burgemeester, en
……………………………………………….., algemeen directeur; hierna genoemd ‘de Xxxxxxx’
Ook wel gezamenlijk genoemd ‘de Partijen’.
Na het volgende uiteengezet te hebben:
Cultuurconnect en de Abonnee hebben de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek gesloten. Onderdeel van deze Basisinfrastructuur is het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) dat de stabiele, uniforme processen zoals catalografie, inventarisbeheer, bestellen, lenersadministratie, uitlenen, financieel beheer, rapportage en statistieken ondersteunt, en daarmee een randvoorwaarde invult voor innovatie op andere terreinen.
De Abonnee wenst een speciale collectie toe te voegen aan het Eengemaakt Bibliotheeksysteem. De ontsluiting via het EBS gebeurt om de collectie vlot toegankelijk en zichtbaar te maken voor het breder publiek via de catalogus van de openbare bibliotheek van de Abonnee.
De voorwaarden vermeld in art. 12 van de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek moeten hierbij strikt nageleefd worden, zijnde:
1. De collectie moet
1) documentair zijn (uitzondering: spelotheekmateriaal)
2) gratis raadpleegbaar zijn voor het publiek
3) zichtbaar zijn in de webcatalogus
2. Bij de invoer van speciale collecties in het EBS wordt dezelfde software gebruikt als het EBS en wordt er ingevoerd volgens de Open Vlacc regelgeving. De invoer gebeurt door catalografen van de openbare bibliotheek, een netwerkcatalograaf of kan uitzonderlijk gedelegeerd worden aan een medewerker van de beherende instelling die voldoende catalografisch geschoold is.
3. De openbare bibliotheek is eindverantwoordelijke voor de kwaliteit van de invoer, voert steekproeven uit en verbetert indien nodig beschrijvingen.
4. Er wordt een collectie aangemaakt binnen de openbare bibliotheek (de beherende instelling wordt dus geen aparte bibliotheek in het EBS en het uitleenreglement wordt afgestemd met dat van de openbare bibliotheek).
Dit Addendum ‘aansluiting speciale collectie’ (hierna genoemd ‘het Addendum’) wordt gesloten tussen Cultuurconnect en de Abonnee, en vormt een addendum bij de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek (hierna genoemd ‘de Overeenkomst’). Dit Addendum bevat onder meer afspraken rond kostenverdeling en takenpakket, en legt het bredere kader vast waarbinnen de speciale collectie van [Naam Dienst van de Abonnee, dan wel Naam aparte Beherende Instelling], hierna genoemd ‘de Collectiehouder’, kan toegevoegd worden aan het Eengemaakt Bibliotheeksysteem.
De Abonnee doet er aanvullend goed aan om nadere afspraken ter navolging en concretisering van dit kader te maken met de Collectiehouder. Dit kan bijvoorbeeld in een afsprakennota. Deze afspraken betreffen de relatie tussen de Abonnee en de Collectiehouder en dienen niet aan Cultuurconnect overlegd te worden. Het spreekt voor zich dat deze onderlinge afspraken niet kunnen afwijken van het kader dat in dit Addendum geformaliseerd wordt. Ter facilitering van de Abonnee wordt in bijlage bij dit Addendum een checklist gevoegd van zaken die in de onderlinge relatie tussen Xxxxxxx en Collectiehouder nader geregeld kunnen worden.
Komen Partijen overeen als volgt:
Artikel 1 – Voorwerp
Dit Addendum beoogt de opname te regelen in het EBS van de volgende speciale collectie:
[Naam speciale collectie], hierna genoemd ‘de speciale collectie’
De speciale collectie staat onder het beheer van de Collectiehouder. De samenwerking tussen de Abonnee en de Collectiehouder is noodzakelijk voor de invoer, en desgevallend het uitlenen, van de titels en exemplaren en het kunnen gebruiken van het EBS.
Meteen na de ondertekening van het Addendum bezorgt de Abonnee in dat kader aan Cultuurconnect desgevallend een lijst van personen (andere dan medewerkers van de openbare bibliotheek) die met het oog op de uitvoering van dit Addendum een login voor het EBS nodig hebben, en een verantwoording waarom dat nodig is. Deze lijst kan geactualiseerd worden door eenvoudig overleg met Cultuurconnect en mits verantwoording.
Voor het toekennen van deze logins wordt uitgegaan van het principe van zo minimaal mogelijke toegang. Onderstaande gradaties zijn mogelijk en dienen dus per aangevraagde login gemotiveerd te worden:
● Medewerker / vrijwilliger van de Collectiehouder heeft geen toegang nodig tot Wise;
● Medewerker / vrijwilliger van de Collectiehouder heeft enkel toegang nodig tot de catalografiemodule van Xxxx;
● Medewerker / vrijwilliger van de Collectiehouder heeft enkel toegang nodig tot klantgebonden functionaliteiten van Xxxx;
● Medewerker / vrijwilliger van de Collectiehouder heeft toegang nodig tot de volledige functionaliteit van Xxxx.
Het is de verantwoordelijkheid van de Abonnee om onverwijld aan Cultuurconnect te melden wanneer een medewerker of vrijwilliger niet langer een login nodig heeft. In dat geval zal Cultuurconnect de login onmiddellijk deactiveren.
Artikel 2 – Wederzijdse rechten en plichten
2.1 De invoer van de titels en exemplaren gebeurt door catalografen van de openbare bibliotheek, een netwerkcatalograaf, of kan uitzonderlijk gedelegeerd worden aan een medewerker van de Collectiehouder die voldoende catalografisch geschoold is. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de
invoersoftware van het EBS. De openbare bibliotheek van de Abonnee is eindverantwoordelijke voor het beheer van de bezitscatalogus en voor de kwaliteit van de invoer, voert steekproeven uit en blokkeert indien nodig beschrijvingen.
2.2 Bij de invoer van de titelbeschrijvingen in het EBS wordt er ingevoerd volgens de Open Vlacc regelgeving (xxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/; zie ook Bijlage 3 bij de Overeenkomst, nl. ‘Gebruikersovereenkomst Open Vlacc Titelbeschrijvingen’).
2.3 Bij de integratie wordt een vestiging aangemaakt onder de instantie van de openbare bibliotheek van de Abonnee. De Collectiehouder wordt dus geen aparte bibliotheek in het EBS en het uitleenreglement wordt afgestemd op dat van de openbare bibliotheek van de Abonnee.
2.4 De Abonnee bekijkt met de Collectiehouder of het opportuun is om de speciale collectie zichtbaar te maken onder een aparte vestiging in de lokale webcatalogus van de openbare bibliotheek van de Abonnee.
2.5 De Abonnee bekijkt met de Collectiehouder of het opportuun is om vanuit de speciale collectie/Collectiehouder titels te reserveren uit de gewone collectie van de openbare bibliotheek van de Abonnee.
2.6 Kosten Eenmalige kosten
Er zijn geen kosten voor de aanmaak van een nieuwe (lege) vestiging binnen het EBS. Indien data geconverteerd dienen te worden naar het EBS, zijn alle kosten hiervoor ten laste van de Abonnee, tenzij anders overeengekomen. Er worden enkel titel- en exemplaardata geconverteerd, geen persoonsgegevens of transacties.
Recurrente kosten
De integratie geeft geen aanleiding tot extra onderhoudskosten omdat deze reeds vervat zitten in het abonnement dat de Abonnee betaalt aan Cultuurconnect voor het gebruik van het EBS. De Abonnee en de Collectiehouder bekijken onderling hoe eventuele kosten die gemaakt worden voor hardware of andere fysieke materialen (kaartlezer, scanner, barcodelabels, …) gedragen en/of verdeeld worden.
2.7 De Abonnee spreekt met de Collectiehouder een werkwijze af waarbij de Collectiehouder de openbare bibliotheek van de Abonnee als eerstelijnshelpdesk contacteert, die dan op haar beurt contact kan opnemen met de servicedesk van Cultuurconnect.
2.8 Het EBS beschikt over financiële overzichten met voldoende details om indien nodig inkomsten tussen de Abonnee en de Collectiehouder te verrekenen.
Artikel 3 – de Overeenkomst
De relevante bepalingen uit de Overeenkomst zijn van overeenkomstige toepassing op de integratie van de speciale collectie, tenzij dit Addendum daarvan afwijkt. Relevante bepalingen zijn minstens de bepalingen uit Hoofdstuk 1, art. 3-6, en Hoofdstuk 2, art. 8-11 en art. 13 van de Overeenkomst, alsook de Bijlagen 1 (Datagebruikersovereenkomst), 2 (SLA) en 3 (Gebruikersovereenkomst Open Vlacc Titelbeschrijvingen) bij de Overeenkomst. Het is de verantwoordelijkheid van de Abonnee om de Collectiehouder dienaangaande de nodige informatie te verstrekken en de nodige afspraken te maken met de Collectiehouder.
Artikel 4 – Bescherming en verwerking van persoonsgegevens
In het kader van toepassing van de Datagebruikersovereenkomst (Bijlage 1 bij de Overeenkomst) strekt de verantwoordelijkheid van de Abonnee als ‘gebruiker’ zich uit tot de aansluiting van de speciale collectie. De Abonnee kan die verantwoordelijkheid doorvertalen in de onderlinge relatie met de Collectiehouder.
Bij de integratie van de speciale collectie wordt een vestiging aangemaakt onder de instantie van de openbare bibliotheek van de Abonnee. De Collectiehouder wordt dus geen aparte bibliotheek in het EBS. Dat betekent dat, in zoverre er toegang moet zijn tot de klantgebonden of volledige functionaliteit van Xxxx (zie art. 1), bevoegde bibliotheekmedewerkers of vrijwilligers van de openbare bibliotheek toegang hebben tot persoonsgegevens van eindgebruikers van de speciale collectie, ook als die geen gebruik maken van de openbare bibliotheek, en omgekeerd bevoegde medewerkers of vrijwilligers van de Collectiehouder toegang hebben tot persoonsgegevens van
eindgebruikers van de openbare bibliotheek, ook als die geen gebruik maken van de speciale collectie. Het is de verantwoordelijkheid van de Abonnee om, op basis van het kader en de verplichtingen opgelegd door de Datagebruikersovereenkomst, de nodige afspraken te maken met en afdoende maatregelen op te leggen ten aanzien van de Collectiehouder.
In geval van inbreuken in verband met persoonsgegevens zal Cultuurconnect de wettelijke verplichtingen dienaangaande nakomen. Cultuurconnect zal inbreuken in verband met persoonsgegevens die onder een wettelijke meldplicht vallen zo snel mogelijk ter kennis brengen aan de contactpersoon van de Abonnee vermeld in 4.7.2 van de Bijlage 1 (Datagebruikersovereenkomst) van de Overeenkomst. Dergelijke kennisgeving gebeurt uiterlijk 48 uur na hiervan zelf kennis te hebben genomen, en omvat voor zover bekend: (a) de aard van het incident; (b) de datum en het tijdstip waarop het incident heeft plaatsgevonden en is ontdekt; (c) het aantal door het incident getroffen betrokkenen; (d) de betrokken categorieën van persoonsgegevens; (e) de maatregelen - zoals encryptie, of andere technische of organisatorische maatregelen - die zijn genomen om het incident aan te pakken, met inbegrip van maatregelen om de mogelijke nadelige gevolgen te beperken; (f) de naam en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een andere contactpersoon; en (g) een beschrijving van de waarschijnlijke gevolgen van het incident.
Indien dergelijke inbreuken in verband met persoonsgegevens eigen medewerkers of vrijwilligers van de Collectiehouder betreffen, of eindgebruikers van de speciale collectie, dan zal de Abonnee dit op haar beurt zo snel mogelijk ter kennis brengen van de Collectiehouder.
De Abonnee spreekt met de Collectiehouder een werkwijze af waarbij de Collectiehouder, in geval van verzoeken (van betrokkenen, van de Toezichthoudende Autoriteit) als eerstelijns de openbare bibliotheek van de Abonnee interpelleert. In navolging van Deel 2 2.7 en 2.8 van Bijlage 1 (Datagebruikersovereenkomst) bij de Overeenkomst zal de Abonnee, nadat zij hiervan door de Collectiehouder in kennis is gesteld
● verzoeken van de Toezichthoudende Autoriteit onverwijld, en uiterlijk binnen de vijf werkdagen, doorsturen naar Cultuurconnect;
● verzoeken van betrokkenen tweedelijns doorsturen naar Cultuurconnect, indien het niet mogelijk of wenselijk is het verzoek zelf te beantwoorden, en dat uiterlijk binnen de vijf werkdagen.
Artikel 5 – Duur en beëindiging van het Addendum
5.1 Dit Addendum gaat in op datum van ondertekening en geldt voor de resterende duur van de Overeenkomst, tenzij de Overeenkomst door Cultuurconnect, dan wel de Abonnee tussentijds wordt beëindigd conform de modaliteiten van de Overeenkomst. In dat geval neemt het Addendum een einde op het moment dat de Overeenkomst een einde neemt.
5.2 De Partijen kunnen het Addendum tussentijds beëindigen, voor de eerste keer tegen 31 december van het kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarin het Addendum ondertekend is, en daarna tegen 31 december van elk daaropvolgend kalenderjaar, mits voorafgaand overleg en mits minimaal één jaar voor 31 december van het desbetreffende kalenderjaar een opzegging gebeurd is. De opzegging wordt bij aangetekende brief betekend. De datum van verzending geldt hierbij als datum van opzegging.
5.3 De kosten verbonden aan het verwijderen van de catalogusgegevens van de speciale collectie uit het EBS en aan het als afzonderlijk bestand aan de Collectiehouder ter beschikking stellen, zijn ten laste van de partij die de Overeenkomst beëindigt zoals bedoeld in 5.1, dan wel het Addendum opzegt overeenkomstig 5.2.
5.4 Bij grove inbreuk op de bepalingen van dit Addendum treden de Partijen hierover in overleg, in functie van een oplossing binnen een redelijke termijn, teneinde de deelname aan de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek niet in het gedrang te brengen. Het blijvend niet voldoen aan de bepalingen van dit Addendum door één van de Partijen geeft de andere Partij het recht dit Addendum meteen te beëindigen en de gegevens van de speciale collectie uit het EBS te verwijderen. In dat geval zijn de eventuele kosten hieraan verbonden ten laste van de partij die de inbreuk pleegde.
Opgesteld in twee exemplaren te Brussel.
Elke partij verklaart een exemplaar te hebben ontvangen.
Cultuurconnect vzw, vertegenwoordigd door:
Algemeen directeur Voorzitter
Xxxx XXXXXX Xxxxxx XXXXXXX
de Abonnee, vertegenwoordigd door: