Aan de raad van de gemeente Lingewaard

Aan de raad van de gemeente Lingewaard

Onderwerp Aanwijzing accountant

Zaaknummer collegevoorstel ZS-289752

Beslispunten

1. Astrium Accountants aan te wijzen als accountant van de gemeente Lingewaard voor de dienstjaren 2021-2023;

2. Voor de periode 2021-2023 een nieuw contract met Astrium aan te gaan onder dezelfde condities als voor de periode 2017-2020;

3. Hiertoe af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017.

Samenvatting

De raad wijst de accountant aan die de controle van de jaarrekening uitvoert. Vanuit de financiële auditcommissie wordt hiervoor een voorstel aan de raad gedaan.

Inleiding

In 2017 is een contract afgesloten met Astrium Accountants voor de controle van de jaarrekening voor de periode 2017-2020. In de financiële auditcommissie is besproken of we tot een voortzetting van de bestaande afspraken met Astrium zouden kunnen komen. De medewerkers van Xxxxxxx zijn goed ingewerkt op de verschillende controledossiers en weten hoe we werken. Het inwerken van een nieuwe accountant kost veel extra tijd van zowel de zijde van de organisatie als van de accountant zelf. Bij een nieuwe opdracht op basis van het bestaande contract kan dat achterwege blijven. Overigens zijn zowel de financiële auditcommissie, de organisatie en de accountant zelf zeer tevreden over de wijze van samenwerking.

We hebben onderzocht voor welke periode de opdracht gegeven kan worden. In de financiële auditcommissie werd aangegeven, dat dit mogelijk beperkt is tot zeven jaar. De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) heeft in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) onder andere bepaald, dat na een periode van zeven aaneengesloten jaren de eindverantwoordelijk accountant jaarlijks gemotiveerd moet vastleggen dat de duur van de betrokkenheid in de gegeven omstandigheden geen bedreiging vormt voor de onafhankelijkheid. In aanvulling daarop heeft Xxxxxxx in haar handboek opgenomen, dat indien een accountant langer dan 7 jaar externe accountant is bij een klant, bij de opdracht een onafhankelijke accountant van een andere organisatie betrokken wordt. Deze accountant zal een zogenoemde OKB (onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling) gedurende de uitvoering van de controle uitvoeren. Een controleverklaring kan pas afgegeven worden, indien de OKB-er akkoord heeft gegeven. De gemeente heeft hier geen last van (communicatie is intern via controleteam) en de kosten zijn voor rekening van Xxxxxxx zelf.

Een verplichte wisseling van accountant na 7 jaar is overigens alleen aan de orde voor externe accountants van Organisaties van Openbaar Belang. Dit zijn met name beursfondsen en is niet van toepassing op een gemeente. Een nieuw contract met een looptijd van meer dan 3 jaar zou dan ook tot de mogelijkheden behoren. We moeten echter ook rekening houden met de regels omtrent inkoop en aanbesteding.

Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 vraagt bij een bepaalde contractwaarde dat offertes bij meerdere partijen worden opgevraagd. Hiervan kan eventueel worden afgeweken, wanneer daarvoor voldoende

argumenten zijn. Die argumenten hebben we hierboven toegelicht. Afhankelijk van de contractduur en de daarbij behorende contractwaarde kan zelfs sprake zijn van een (verplichte) Europese aanbesteding. De grens voor Europese aanbesteding bedraagt voor diensten € 214.000.

De contractwaarde bedraagt op dit moment afgerond € 54.000 per jaar en zal door indexering de komende jaren nog wat toenemen. Een nieuw contract met een looptijd van 3 jaar is dan mogelijk. Omdat we dan dus geen andere offertes opvragen, moet er nog wel een besluit worden genomen door de raad om af te wijken van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017. De afwijking van het geldende beleid wordt juridisch houdbaar geacht, gezien de argumenten die worden opgevoerd om af te wijken van het beleid.

Alles overwegende is het advies aan de raad om het contract met Astrium aan te gaan onder dezelfde condities als voor de periode 2017-2020 voor de controle van de jaarrekening 2021, 2022 en 2023.

Wettelijk kader of beleidskader

De raad wijst de accountant aan die de controle van de jaarrekening uitvoert. Dat is bepaald is artikel 213, lid 2 Gemeentewet.

Wat willen we bereiken (beoogd effect)

Uitvoeren van de accountantscontrole van de jaarrekening voor de periode 2021-2023.

Argumenten en alternatieven

1.1 Aanwijzing van de accountant is een bevoegdheid van de raad.

Zoals hiervoor al aangegeven, is in de Gemeentewet bepaald dat de raad de accountant aanwijst.

2.1 De contractvoorwaarden worden niet gewijzigd.

Met Astrium wordt een contract afgesloten waarbij de voorwaarden die van toepassing zijn voor de periode 2017-2020 ook van toepassing zijn voor de periode 2021-2023.

3.1 We wijken af van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017.

We zien af van een aanbestedingstraject waarin we meerdere offertes opvragen. Daarmee besparen we op de kosten en zetten we een samenwerking voort waarover raad, college, organisatie en betrokken accountant zeer tevreden zijn.

Kanttekeningen

De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om tot aanwijzing van de accountant over te gaan. Wanneer de raad het voorstel van de financiële auditcommissie onverhoopt niet overneemt, dan zal alsnog moeten worden overgegaan tot een (Europese) aanbesteding. Dit heeft dan mogelijk gevolgen voor het moment waarop een nieuwe accountant kan starten met de uitvoering van de (interim-)controle jaarrekening 2021.

Wat mag het kosten? (budget)

In de begroting 2021 is voor de controle van de jaarrekening een budget beschikbaar van € 55.000.

Communicatie en participatie

Na uw instemming met het voorstel zal Astrium Accountants hiervan in kennis worden gesteld.

Wat gaan we daarvoor doen (voortgang)

Na uw instemming met het voorstel zal een nieuwe overeenkomst met Astrium worden aangegaan.

Duurzaamheid

Niet van toepassing.

Bijlagen

Geen.

Bemmel, 21 juni 2021

De financiële auditcommissie, Namens deze,

Xxxxxxx Xxxxxxx,

Voorzitter financiële auditcommissie