Opdrachtdocument VGC2019/DFBA/Aankoop/ML/8

Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxx Xxxxxxx, leidend ambtenaar van de administratie.

Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht zendt u een e-mail naar xxxxxxx@xxx.xx .

De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden.

Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit.

Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op.

B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT

Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten.

De opdracht betreft de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen.

De opdracht is uitgebreid omschreven in deel 2 “Technische en functionele specificaties” van dit opdrachtdocument.

De opdracht omvat één enkel perceel.

C. GUNNINGSWIJZE

De gunning van de opdracht gebeurt via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte indient, rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Welke offerte de economisch meest voordelige is, wordt bepaald door de vooropgestelde gunningscriteria.

D. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST

De opdracht begint op de dag na ontvangst van de kennisgeving van het sluiten van de opdracht, tenzij anders vermeld in de brief. Het traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen dient operationeel te zijn uiterlijk 4 maanden na de gunning.

De offerte dient – voor zover van toepassing – een onderscheidt te maken tussen de éénmalige implementatiekosten en de jaarlijkse licentie- en onderhoudskost.

De overeenkomst is jaarlijks opzegbaar.

De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken.

E. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT

Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht.

1. de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

2. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

3. het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

4. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen;

6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden opdracht;

7. het onderhavig opdrachtdocument VGC2019/DFBA/Aankoop/ML/8;

8. de goedgekeurde offerte.

Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht.

De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.

F. PROCEDURE

Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van de uitsluitingsgevallen te bevinden die verder in dit opdrachtdocument zijn opgenomen. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is.

De offertes van de inschrijvers worden geselecteerd op basis van de selectiecriteria vermeld in dit opdrachtdocument.

De offertes worden onderzocht op hun regelmatigheid. Nadien worden ze beoordeeld en vergeleken op basis van de gunningscriteria.

De aanbestedende overheid zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Indien nodig zal de aanbestedende overheid een mondelinge toelichting vragen van de offerte.

Op basis van de beoordeling en vergelijking stelt de aanbestedende overheid een rangschikking vast.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om niet te onderhandelen.

Indien slechts één inschrijver wordt uitgenodigd voor het vervolg van de procedure, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om rechtstreeks onderhandelingen te voeren met het oog op een geoptimaliseerde offerte en gunning.

Indien meer dan één inschrijver weerhouden wordt in het kader van de eerste offerteronde, worden deze inschrijvers uitgenodigd voor de onderhandelingen waarbij de mogelijkheid is voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking en een finale offerte in te dienen.

Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de aanbestedende dienst. De inschrijvers kunnen suggesties doen voor de onderwerpen die het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen.

Tijdens de onderhandelingen kan de aanbestedende overheid de inschrijvers vragen bepaalde onderdelen van de ingediende offerte verder uit te werken. Het doel hiervan is te komen tot het optimaliseren van de oorspronkelijke offerte, die weliswaar het uitgangspunt vormt voor verdere onderhandelingen.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, met het oog op een globale verbetering van de offertes , het opdrachtdocument op een aantal punten waar nuttig en noodzakelijk aan te passen. Ze zal daarbij handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel.

Op basis van de evaluatie van de finale offertes (volgens xxxxxxxxxxxxxxxx opdrachtdocument) wordt de ondernemer aangewezen die de meest voordelige offerte heeft ingediend, na verificatie van zijn impliciete verklaring op erewoord.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om met de ondernemer die de meest voordelige offerte heeft ingediend nog finale besprekingen aan te gaan met als doel waar mogelijk de prijs/kwaliteitsverhouding verder te optimaliseren.

G. ONDERAANNEMERS

De opdrachtnemer kan voor een gedeelte van de opdracht een onderaannemer inschakelen. De inschrijver moet in zijn offerte vermelden welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemer hij voorstelt.

Het beroep op onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties die verwacht worden in het kader van deze opdracht. De opdrachtnemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake diensten uitgevoerd door de onderaannemer in het kader van deze opdracht. Bij onderaanneming in het kader van overheidsopdrachten ontstaan eigenlijk twee verschillende soorten contracten: een eerste soort contract dat de aanbestedende overheid verbindt met de opdrachtnemer (de overheidsopdracht), en een tweede soort contract dat de opdrachtnemer verbindt met (één van) zijn onderaannemer(s).

Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers, dienen de gegevens van de onderaannemer vermeld te worden op het offerteformulier.

H. COMBINATIE VAN ONDERNEMERS

Een offerte kan ingediend worden door een combinatie van ondernemers. In dit geval werken ondernemers op gelijk niveau met elkaar samen.

Zij kunnen:

- samen een (tijdelijke) rechtspersoonlijkheid oprichten;

- of een offerte indienen als een combinatie van aannemers zonder rechtspersoonlijkheid.

Alle deelnemers aan de combinatie zijn contractpartij van de aanbestedende overheid. De deelnemers aan de combinatie zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen die uit het contract voortvloeien.

Van elke deelnemer aan de combinatie is een schriftelijke aanvaarding vereist van de hoofdelijke aansprakelijkheid.

De deelnemers aan een combinatie van ondernemers dienen hun administratieve gegevens te vermelden in het offerteformulier.

De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.

I. FORUM

Er wordt een forum opengesteld bij deze opdracht op de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (dossiernummer 2019/DFBA/Aankoop/ML/8).

Elke vraag met betrekking tot deze opdracht kan uitsluitend gesteld worden door middel van het forum. De vragen kunnen ten laatste gesteld worden op vrijdag 22 maart 2019. Nadien wordt het forum afgesloten.

De aanbestedende overheid zal, ten laatste 6 kalenderdagen voor de uiterste indieningsdatum van de offertes, de antwoorden op de vragen op het forum publiceren.

J. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE

Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen.

Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.

De aanbestedende overheid verplicht het toepassen van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte. De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via een elektronisch platform in de zin van de Wet Overheidsopdrachten (art. 14, § 6 en §7).

Voor België is dit de e-Tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.

Meer informatie omtrent het gebruik van e-Tendering kan worden bekomen op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-Procurement helpdesk op het nummer 02/740.80.00.

Het uiterste tijdstip van ontvangst van de offertes is woensdag 3 april 2019 om 9u15.

Dit uiterste tijdstip is bepalend voor de tijdige indiening door de inschrijvers. Elke offerte moet vóór dit tijdstip aankomen. Laattijdige offertes worden niet aanvaard.

De opening van de offertes door de aanbestedende overheid vindt plaats op woensdag 3 april 2019 om 9u15.

Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich op zijn roerende en onroerende goederen tot de uitvoering van de in het opdrachtdocument beschreven opdracht, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden ervan. In geval van indiening van een offerte door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid verbindt elke deelnemer aan de combinatie zich hoofdelijk.

Ondertekening van het indieningsrapport

Kunnen het indieningsrapport geldig ondertekenen:

1. Een natuurlijk persoon die bevoegd is om de inschrijver te verbinden

- De inschrijver is een natuurlijk persoon: hij is bevoegd om zelf de offerte te ondertekenen

2. Één of meer natuurlijke personen die bevoegd zijn om de inschrijver- rechtspersoon te verbinden:

- De inschrijver is een naamloze vennootschap (nv): in principe zou het indieningsrapport door de hele raad van bestuur moeten ondertekend worden. Om dit te vermijden wordt meestal in de oprichtingsakte of de statuten de bevoegdheid verleend aan één of meerdere bestuurders om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen, alleen of gezamenlijk optredend.

- De inschrijver is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (bvba): iedere zaakvoerder is bevoegd om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen, tenzij in de statuten is bepaald dat de vennootschap wordt vertegenwoordigd door één of meer speciaal aangewezen zaakvoerders, alleen of gezamenlijk optredend.

De inschrijver voegt de nodige documenten (oprichtingsakte, uittreksels van de statuten) toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te verbinden.

- De inschrijver is een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (cvba): de vennootschap wordt in principe vertegenwoordigd door één bestuurder, tenzij de statuten bepalen dat er meerdere bestuurders zijn. De statuten bepalen daarbij hoe de vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt geregeld.

De inschrijver voegt de nodige documenten toe (oprichtingsakte, uittreksels van de statuten) waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te verbinden.

3. Een gemachtigde die bevoegd is om de inschrijver te verbinden

Als de ondertekening van het indieningsrapport gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn bevoegde volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt een akte van zijn volmacht toe aan de offerte. (bijlage 2)

4. Wanneer een combinatie van ondernemers een offerte indient, moet iedere deelnemer aan de combinatie het indieningsrapport ondertekenen of daartoe geldig een gemachtigde aanstellen.

Opgelet! De ondertekening van het indieningsrapport valt in principe niet onder het begrip van dagelijks bestuur van een vennootschap!

Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eID, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren.

Enkele praktische instructies:

- toegelaten bestandsformaten zijn:

∙ .doc of .docx

∙ .pdf

∙ .xls

∙ .zip

- alle onderdelen van de van de offerte moeten in een afzonderlijk bestand worden ingediend;

- de maximale grootte per document is 150MB. Een te groot document kan opgesplitst worden in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 1GB. Het totaal aantal bestanden mag niet groter zijn dan 10.

K. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR

De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.

De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) wordt aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.

L. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE

De offerte bestaat uit onderstaande onderdelen en wordt opgesteld in het Nederlands. Per onderdeel van de offerte voorziet de inschrijver een afzonderlijk hoofdstuk en gebruikt hij een afzonderlijk bestand.

A. Administratieve gegevens

B. Financiële gegevens

C. Technische en functionele gegevens

D. Bij te voegen documenten

De inschrijver wordt verzocht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.

Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend.

Onderdelen van de offerte:

A. Administratieve gegevens

Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver en vult haar administratieve gegevens in (Bijlage 2).

De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.

Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers, worden de gegevens van de onderaannemers vermeld op het offerteformulier (Bijlage 3).

B. Financiële gegevens

- de globale prijs voor de éénmalige ontwikkelings- en licentiekosten voor het traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen, (exclusief btw) en het bedrag van de btw;

- de globale prijs voor de éénmalige analyse- en implementatiekosten voor het traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen, (exclusief btw) en het bedrag van de btw;

- de eenheidsprijzen voor de éénmalige opleidingskosten voor het traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen, (exclusief btw) en het bedrag van de btw;

- de eenheidsprijzen voor de jaarlijkse vaste basis kostprijs van de toepassing, de jaarlijkse hostingkost, de jaarlijkse SLA-kost, de jaarlijkse licenties/abonnementen voor het traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen, (exclusief btw) en het bedrag van de btw;

- de eenheidsprijzen van de aangeboden vrije opties die niet in de basisofferte vervat zitten voor het traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC- onderwijsinstellingen, (exclusief btw) en het bedrag van de btw.

De bijgevoegde inventaris met gedetailleerde prijzen wordt volledig en nauwgezet ingevuld. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.

C. Technische en functionele gegevens

De inschrijver dient een volledige en duidelijke omschrijving te geven voor elk opgenomen element (zie Deel 3 – Bijlage 5).

D. Bij te voegen documenten

1. indien van toepassing, de verbintenis van de entiteiten op wiens draagkracht de inschrijver beroep doet in het kader van het voldoen aan de economische en financiële selectiecriteria (Bijlage 6);

2. de nodige documenten (gecoördineerde statuten, volmacht) waaruit de bevoegdheid blijkt van de personen die een elektronische handtekening plaatsen om de onderneming te verbinden. Indien de offerte wordt ondertekend door een gemachtigde voegt hij een akte van zijn volmacht toe (Bijlage 7);

3. het ingevulde document voor de bepaling van de financiële en economische draagkracht (Bijlage 8);

4. een uittreksel uit het strafregister dat maximaal 6 maanden oud is. Het uittreksel moet betrekking hebben op de inschrijver (rechtspersoon of natuurlijke persoon). Indien de inschrijver een rechtspersoon is, zal het uittreksel dus betrekking moeten hebben op die rechtspersoon en niet op een natuurlijke persoon (bv. zaakvoerder of bestuurder).

5. voor de inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een recent attest uitgereikt door de bevoegde buitenlandse overheid waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;

6. voor de buitenlandse inschrijver: certificaten inzake fiscale en sociale schulden, een certificaat inzake niet-faling (eventueel kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden of een plechtige verklaring van de betrokkene voor een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van herkomst of van het land waar de ondernemer gevestigd is);

7. de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste twee boekjaren indien de inschrijver deze niet bij de Nationale Bank van België heeft gedeponeerd;

Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IEB of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld en voor echt te worden verklaard;

8. een lijst van minstens 3 opdrachten én attesten van goede uitvoering die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht en die relevant zijn in de context van onderhavig opdrachtdocument, met vermelding van bedrag, datum en contactpersoon van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren;

9. een beschrijving van het gedeelte van de opdracht dat de inschrijver voornemens is in onderaanneming te geven en de namen en contactgegevens van de onderaannemers die hij voorstelt;

10. een voorstel van overeenkomst met bepalingen betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (Gegevensbescherming-GDPR).

M. PRIJSBEPALING

Dit is een opdracht met gemengde prijsvaststelling.

Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld.

N. PRIJSHERZIENING

Een eventuele prijsherziening van de jaarlijkse kosten is mogelijk als er zich sterke schommelingen voordoen in de bijzonderste componenten van de kostprijs.

De opdrachtnemer dient zijn aanvraag tot prijsherziening voldoende te motiveren. De prijsherziening kan maximum één maal per kalenderjaar toegepast worden.

Voor de berekening van de prijsherziening hanteert de aanbestedende overheid de Agoria index.

De prijsherziening wordt toegepast indien de opdrachtnemer hierom verzoekt, op basis van volgende formule:

Nieuwe prijs = inschrijvingsprijs X nieuw cijfer van de Agoria index

basiscijfer van de Agoria index

Als basiscijfer wordt de Agoria index genomen van de maand voorafgaand aan de maand van de opening van de offertes. Het nieuwe cijfer van de Agoria index is de waarde van de Agoria index van de maand die 12 maanden ligt na de maand voorafgaand aan de maand van de opening.

O. VERTROUWELIJKHEID

De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.

De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.

P. GEGEVENSBESCHERMING

In het kader van deze overheidsopdracht mag de aanbestedende overheid uitsluitend een beroep doen op opdrachtnemers die afdoende garanties bieden met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

De opdrachtnemers verbinden er zich toe de geldende reglementering in verband met de verwerking van persoonsgegevens na te leven, en in het bijzonder de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (hierna ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ – AVG of ‘General Data Protection Regulation’ – GDPR). Het gaat meer in het bijzonder over ‘het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van deze verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd’.

De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorstel van overeenkomst met bepalingen betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, waarin de bepalingen van artikel 28 van de Europese verordening worden opgenomen.

Deze overeenkomst heeft tot doel de voorwaarden vast te leggen waaronder de opdrachtnemer zich verbindt om voor rekening van de aanbestedende overheid de persoonsgegevens te verwerken.

Overeenkomstig deze instructies en de bepalingen van de AVG (of GDPR) moet in deze overeenkomst het volgende worden omschreven:

- het onderwerp en de duur van de verwerking;

- de aard en het doel van de verwerking;

- het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen;

- de rechten en verplichtingen van de verwerker (opdrachtnemer) en verwerkingsverantwoordelijke (aanbestedende overheid).

Indien de inschrijver dit wenst, kan hij bij de aanbestedende overheid een voorbeeld van dergelijke overeenkomst opvragen via xxxxxxx@xxx.xx .

Wanneer de opdrachtnemer een onderaannemer inschakelt, moet tussen de opdrachtnemer en de onderaannemer een identieke overeenkomst worden opgesteld als deze die tot stand komt tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever. Een kopie van deze overeenkomst wordt voor de aanvang van de opdracht aan de aanbestedende overheid bezorgd. Wanneer de onderaannemer zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de opdrachtnemer ten aanzien van de aanbestedende overheid volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen.

Q. AANSPRAKELIJKHEID

De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de uitgevoerde opdracht voorkomen.

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

R. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA

De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.

Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is.

Enkel indien de offerte voldoet aan deze criteria zal ze worden aanvaard.

De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.

Wat alle andere documenten en certificaten betreft, zoals een uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een gelijkwaardig document dat is afgegeven door een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie van het land van oorsprong of het land waar de ondernemer is gevestigd, waaruit blijkt dat aan de betrokken eisen is voldaan, moet de offerte van de inschrijver deze documenten of certificaten bevatten.

De aanbestedende overheid kan de inschrijver tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.

Behoudens uitsluitingsgronden m.b.t. fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekend autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen.

Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.

Uitsluitingscriteria

Verplichte uitsluitingsgronden (art. 67 t.e.m. 69 van de Wet Overheidsopdrachten)

1. deelneming aan een criminele organisatie;

2. omkoping;

3. fraude;

4. terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;

5. witwassen van geld of financiering van terrorisme;

6. kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;

7. tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.

De in 1 tot 6 bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7 bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.

Uitsluitingsgrond i.v.m. fiscale en sociale schulden

De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure.

De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:

- geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro;

- of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.

Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op straffe van uitsluiting, dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro.

Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen i.v. m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.

Facultatieve uitsluitingsgronden

De inschrijver kan uitgesloten worden van deze procedure:

1. indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de inschrijver de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden ;

2. wanneer de inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen ;

3. wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;

4. wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging;

5. wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen;

6. wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de inschrijver bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;

7. wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;

8. wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 73 over te leggen;

9. wanneer de inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.

Selectiecriteria

Economische en financiële draagkracht

Wanneer een inschrijver beroep doet op de financiële en economische draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht evenals het engagement van die derde of derden die hem ter beschikking staan. Een schriftelijke verbintenis van deze derde(n) is vereist (Bijlage 6).

Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te

worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent.

Overeenkomstig artikel 67 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 dient de financiële en economische draagkracht van de opdrachtnemer te worden aangetoond. De financiële draagkracht van de kandidaat wordt beoordeeld aan de hand van volgende verhoudingscijfers:

⮚ Financiële onafhankelijkheid= eigen vermogen – oprichtingskosten

passiva

⮚ Liquiditeit= vlottende activa – vorderingen op meer dan 1 jaar Schulden op ten hoogste 1 jaar + overlopende rekeningen

vanaf het passief

Teneinde het niveau van de financiële draagkracht naar bovenstaande categorie in te delen, wordt de volgende weging toegepast:

Indexcijfer waarmee rekening wordt gehouden	Resultaten	Punten
Financiële onafhankelijkheid (FI)	Hoger dan 50%	4
	40% < FI > 50%	3
	30% < FI > 40%	2
	0% < FI > 30%	1
	FI < 0%	0
Liquiditeit)	100% < Liquiditeit	2
	75% < liquiditeit < 100%	1
	Liquiditeit < 75%	0

De inschrijver gebruikt hiervoor het bijgevoegde formulier (Bijlage 8).

De punten die voor de 2 afgelopen boekjaren aan elk verhoudingscijfer worden toegekend, worden opgeteld en de financiële draagkracht wordt als volgt beoordeeld:

Beoordeling van de financiële

draagkracht

Zwak

Voldoende

Goed

Totaal aantal punten

2-7

8-10

11-16

Indien de economische en financiële draagkracht als onvoldoende wordt beschouwd door de aanbestedende overheid, kan deze alsnog besluiten om de inschrijver te weren.

Technische bekwaamheid

De inschrijver moet over minimaal 3 relevante referenties en attesten van goede uitvoering van uitgevoerde opdrachten beschikken die werden uitgevoerd tijdens de laatste drie jaren: De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst én attesten van goede uitvoering van de voornaamste opdrachten die werden uitgevoerd en die relevant zijn in de context van onderhavig opdrachtdocument, met een korte omschrijving van de uitgevoerde opdracht, vermelding van het bedrag, de datum en een contactpersoon met telefoonnummer van de instanties waarvoor zij bestemd waren.

Indien de referenties als onvoldoende worden beschouwd, kan de aanbestedende overheid de inschrijver uitsluiten voor verdere deelname aan de gunningsprocedure.

S. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES

De offertes van de inschrijvers worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria.

T. TAALGEBRUIK

De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid.

U. GUNNINGSCRITERIA

De aanbestedende overheid zal van de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs- kwaliteitsverhouding.

De gunningscriteria zijn de volgende:

Gunningscriterium 1: Prijs weging 35pnt

Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van het totaal van de globale prijs en de eenheidsprijzen, inclusief btw, aan de hand van de formule P= 35 x Pl/Po, waarbij:

P= het aantal behaalde punten

35= het aantal toe te kennen punten

Pl= het totaal van de globale prijs en de eenheidsprijzen van de laagst geprijsde offerte Po = het totaal van de globale prijs en de eenheidsprijzen van de onderzochte offerte

Gunningscriterium 2: Kwaliteit van het voorstel weging 50pnt

Dit gunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van de volledige en duidelijke omschrijving die de inschrijver geeft op de opgenomen elementen. De elementen waarvan een omschrijving wordt verwacht, zijn terug te vinden in Deel 3 – Bijlage 5.

Gunningscriterium 3: Hosting- en servicecontract weging 15pnt Dit gunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van de volledige en duidelijke omschrijving die de inschrijver geeft op de opgenomen elementen. De elementen waarvan een omschrijving wordt verwacht, zijn terug te vinden in Deel 3 – Bijlage 5.

De regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers worden aan bovenstaande gunningscriteria getoetst. De quotaties voor de gunningscriteria worden opgeteld.

De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan.

V. OPTIES

Vrije opties zijn toegestaan.

De aanbestedende overheid beslist welke opties ze in aanmerking neemt voor de bepaling van de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte.

W. VERBINTENISTERMIJN

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen.

Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes.

X. UITVOERING VAN DE OPDRACHT

Termijnen

De opdracht moet uitgevoerd en operationeel zijn voor het busvervoer van de VGC- onderwijsinstellingen, uiterlijk 4 maanden na de gunning van de opdracht.

Bij het begin van de opdracht wordt in onderling overleg tussen opdrachtnemer en opdrachtgever een gedetailleerde planning overeengekomen met een duidelijke weergave van de verschillende fasen.

Nazicht en oplevering

Indien tijdens de uitvoering van de opdracht abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld.

De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.

De voorlopige oplevering van deze opdracht heeft plaats bij het beëindigen van de testfase op de bussen van de VGC-onderwijsinstellingen.

Wanneer het traceer- en meldsysteem operationeel is, stelt de dienstverlener de aanbestedende overheid hiervan in kennis via e-mail aan xxxxxxx@xxx.xx en vraagt hem tot

de oplevering over te gaan. De dienstverlener geeft hierbij een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde diensten. In dat geval begint de verificatietermijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener. De hier bedoelde oplevering is definitief.

Y. BORGTOCHT

Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist.

Z. BETALINGSMODALITEITEN

De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.

De betaling gebeurt op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen.

De eerste betaling, voor een bedrag overeenkomend met 70% van de ontwikkelings- en licentiekosten, wordt uitgevoerd bij de voorlopige oplevering van deze opdracht. Het saldo van de ontwikkelings- en licentiekosten en overige kosten worden betaald bij de definitieve oplevering van de opdracht.

De facturen, onderwerpen aan de btw, worden opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie

Directie Financiën, Begroting en Aankoop

Financiële dienst

Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000

0000 Xxxxxxx

Facturen worden in Pdf-formaat (1 Pdf-bestand per factuur) verstuurd naar xxxxxxxxxx@xxx.xx .

De factuur vermeldt telkens een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden. De factuur wordt opgesteld in euro.

AA. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN

De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het opdrachtdocument.

De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden.

BB. GESCHILLEN

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

DEEL 2 – TECHNISCHE & FUNCTIONELE SPECIFICATIES

A. SITUERING VAN DE OPDRACHT

Twee maal per dag worden 18 ritten voor leerlingenvervoer door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) georganiseerd en uitbesteed aan zelfstandige bedrijven via een contract met ‘De Lijn’.

Het betreft ritten van- en naar de scholen Kasterlinden en Zaveldal voor ongeveer 300 leerlingen. De school Kasterlinden is gelegen te Groot-Bijgaardenstraat 434 te 0000 Xxxx- Agatha-Berchem en school Zaveldal is gelegen te Nieuwland 198 te 0000 Xxxxxxx.

De op deze ritten ingezette bussen wisselen regelmatig en het is dus niet mogelijk om een vast trackingsysteem aan deze voertuigen te bevestigen.

De ritten worden evenwel vergezeld door VGC-personeel, De bedoeling is om deze begeleiders uit te rusten met een traceertoestel om de aankomsten en vertrekken op startpunt, stopplaatsen en eindpunt te detecteren en op basis hiervan de ouders te informeren bij eventuele vertragingen en vervroegingen.

In principe zijn dit dagelijks vaste begeleiders, maar enige flexibiliteit is uiteraard mogelijk bij afwezigheden en vervangingen.

B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT

1. Architectuurschets

• Extern gehoste webtoepassing Back-Office communicerend met 18 smartphones via Mobiel Internet, SMS en/of e-mail naar de contactpersonen, en optioneel beschikkend over een webtoepassing waarop vertragingen aan contactpersonen kunnen gemeld worden.

• Bij voorkeur Smartphones (Androïd) met Mobiel Internet communicerend met de Back- Office toepassing uitgerust met een specifieke app.

• Oplossingen met andere types van devices zijn eveneens mogelijk.

1.1. Situatieschets

2. Beoogde doelstellingen en functionaliteiten

2.1. Basis doelstellingen

• Het automatisch informeren van ouders langs een traject waarop een vertraging of vervroeging automatisch wordt vastgesteld ten opzichte van het theoretisch voorziene uurrooster;

• Rapporteringen teneinde de dienstverlening te kunnen evalueren en te verbeteren op basis van rijtijden en afgelegde kilometers;

• Andere in dit opdrachtdocument vermelde wenselijke functionaliteiten vormen een meerwaarde bij de beoordeling van de offertes.

2.2. Verplichte functionaliteiten

• Identificatie van de begeleider en de rit op via de trackingdevice. De begeleider kan wijzigen van rit en moet dit kunnen aanmelden. Hij moet kunnen bepalen welke de rit is die hij gaat begeleiden met zijn toestel.

• Permanentie lokalisatie van de bus tijdens de rit en automatische waarschuwing verzenden naar de ouders via sms.

2.3. Optioneel bijkomende functionaliteiten

• Het informeren van de ouders via een ander kanaal dan SMS: e-mail en/of consultatie op een website.

• De toepassing kan een aantal periodieke rapporten produceren met informatie over het afgelegd aantal km, de besteedde rijtijden en de vertragingen per rit teneinde de kwaliteit van de geleverde dienst te kunnen evalueren.

• Het door de ouders en/of backoffice kunnen visualiseren van de locatie van de bus op een app.

• Ritblad op de device van de begeleider met vermelding van:

- Route met voorziene uren van stopplaatsen

- Namen van de op de stopplaatsen voorziene kinderen

3. Technische aspecten

Technische aspecten, hosting- en service vereisten evenals andere expliciete ICT- vereisten worden in detail toegelicht in C. ICT-advies.

In de volgende paragrafen worden de belangrijkste vermeld. Back-office:

- Opdrachtnemer staat in voor volledige hosting, onderhoud en services.

- Er wordt geen software geïnstalleerd op de ICT-infrastructuur van de VGC.

- Software-updates worden steeds in overleg met de VGC uitgevoerd en dit zowel op inhoudelijk vlak als op gebied van planning.

- De software moet een web-based cloudtoepassing zijn, oproepbaar via internet met URL.

- De software moet rollen en rechten van gebruikers ondersteunen.

- De software moet compatibel zijn met alle courante op de markt zijnde browsers (IE, Mozilla, Firefox, Safari, Chrome, …)

- De software moet mee evolueren met eigentijdse normen en normale evoluties.

- Kunnen uitbreiden in de toekomst.

- Alle schermen, alle rapporten evenals alle documentatie en handleidingen moeten in het Nederlands opgesteld zijn.

Smartphone:

- Het Operating System (Androïd of I-phone) kan door de leverancier vrij gekozen worden in functie van zijn ervaringen ter zake.

- De waarborgt de draagbaarheid van de ontwikkelde app in functie van nieuwe versies van het OS gedurende minstens 5 jaar.

- Ook andere types van devices kunnen aangeboden worden, voor zover de omschrijving en technische gegevens mee aangeleverd worden.

4. Hosting- en services

De opdrachtnemer vermeldt duidelijk aan welk bedrijf de hosting van de back-office toepassing zal toevertrouwd worden. De servers van dit bedrijf dienen binnen de Europese Unie gevestigd te zijn.

De opdrachtnemer dient zijn service-modaliteiten te bepalen en hun kostprijs te detailleren:

- Nederlandstalige helpdesk met Single Point of Contact

- Beschikbaarheid: op werkdagen van 06:00u tot 18:00u.

De opdrachtnemer geeft voldoende informatie over de bestaande procedure bij het afhandelen van incidenten.

- Welk zijn de criteria voor de classificatie in graad van xxxxx?

- Welke zijn de gegarandeerde respons- en oplostijden in functie van de graad van ernst?

Welke criteria of KPI’s worden gehanteerd om de kwaliteit en de dienstverlening te evalueren?

5. Bijkomende vereisten door de opdrachtnemer aan te brengen en te documenteren

- Transparantie bij wijzigingen in de bedrijfssituatie van de leverancier

- Support en hulpverlening bij inhoudelijke en technische problemen

- Back-up strategie bij hosting in de ‘cloud’

- Beschrijving disaster en recovery werkwijze

- Bepalingen over de vertrouwelijkheid en de eigendomsrechten van de in de databank aanwezige gegevens

- Geen vendor lock-in (voldoende documenteren van het systeem aan de koper zodat iemand vertrouwd is met de technologie en ermee aan de slag kan)

6. Prijszetting

De aankoop van eventuele smartphones en de kosten voor telefoonabonnementen zijn ten laste van de VGC en vallen buiten deze offerte.

Indien de toepassing geen gebruik zou maken van smartphones, dan dienen deze toestellen expliciet in de offerte omschreven te worden, inclusief alle elementen die hun éénmalige en/of jaarlijkse kostprijs inhouden.

Welke prijzen dienen gedetailleerd in de offerte te worden vermeld indien zij van toepassing zijn in het voorstel?

- éénmalige ontwikkelingskosten en/of aankoopprijs

- éénmalige analyse- en implementatiekosten

- éénmalige opleidingskosten

- jaarlijkse vaste basis kostprijs van de toepassing

- jaarlijkse prijs voor hosting en de modaliteiten waarop deze facturatie gebaseerd wordt:

● kosten voor datavolume

● eventuele kosten per aantal gebruikers

● eventuele kosten voor dataverkeer

- jaarlijkse SLA kostprijs

- jaarlijkse licenties en onderhoudskosten

C. ICT-advies

Technische aspecten, hosting- en service vereisten evenals andere expliciete ICT-vereisten.

1. Benadering van het concept

1.1. Concept “Cloud”

De voorkeur gaat uit naar een toepassing gebaseerd op webtechnologie en meer bepaald gebruik makend van het cloud-principe.

Hieronder begrijpen we een via Internet toegankelijke extern gehoste toepassing die op geen wijze impact heeft op de infrastructurele uitrusting van de VGC.

Naast de technische voorkeur voor deze architectuur, hechten wij eveneens belang aan de financiële opbouw van dit concept waarbij er gefactureerd wordt voor het gebruik van de service (inclusief hosting), en dit ongeacht het aantal gebruikers. Indien de opdrachtnemer bovenop het technisch aanleveren van dit concept eveneens deze financiële modus kan aanbieden, dan dient hij de modaliteiten hiervan te vermelden in zijn offerte.

Indien de opdrachtnemer het Cloud concept aanbiedt, maar tevens voorziet dat extra diensten nodig zouden zijn die buiten de Cloud principes vallen, dient expliciet vermeld te worden welke deze zijn en wat hiervoor de regie- of eenheidsprijs is.

2. Technische vereisten

Noot vooraf: In de volgende rubrieken wordt voor bepaalde zaken gevraagd in de offerte toe te lichten hoe de opdrachtnemer hieraan tegemoet kan komen. Het is hierbij niet de bedoeling het volledig technisch takenpakket in kaart te brengen, maar aan te geven welke diensten hij hierin kan verzekeren en aan te tonen dat hij daartoe voldoende voorzieningen en garanties kan bieden.

2.1. Hosting

De offerte dient duidelijk te bepalen waar en door wie de eventuele hosting van de webtoepassing zal gebeuren evenals de afgesproken SLA overeenkomsten.

Vermelding van maximale downtime en overeenkomsten dienen uitgebreid voorgelegd te worden, evenals alle afspraken in verband met upgrades en technische interventies aan zowel de toepassing als aan de onderliggende databases.

De software, zowel front-office als back-office is ten allen tijde beschikbaar voor elke gebruiker die over een Internetaansluiting beschikt.

Men mag varianten aanbieden in functie van verschillende formules naar reduntantie, performantie, flexibiliteit en SLA

Er dient geen bijkomende software op de gebruikers-PC geplaatst te worden.

2.2. Gebruik

De webtoepassingen dienen gebruikt te kunnen worden door alle momenteel courant in de markt liggende browsers. De offerte moet de oplijsting hiervan voorzien en hun normale evolutie in de toekomst kunnen blijven ondersteunen.

2.3. Databases

De gebruikte databanktechniek dient omschreven te worden (Oracle, SQL, andere), evenals het aantal onderliggende databanken. Idealiter is dit slechts 1 enkele databank.

Er dient vermeld te worden of dit een volledige autonome klant databank betreft, dan wel een databank voor gemeenschappelijk gebruik met andere klanten.

Het eigendom van de gegevens evenals de confidentialiteit ervan dienen gegarandeerd en beschreven te worden.

Het gebruik van de gegevens evenals de bescherming en de behoudstermijnen dienen te beantwoorden aan alle GDPR-bepalingen en privacy-wetgevingen.

2.4. Transactiebeveiliging

De nodige programmatuur is voorzien om volgende transactionele evenementen technisch correct op te vangen :

- Concurrentiële toegangen tot dezelfde datagegevens.

- Transactionele beveiliging van het geheel van een operatie.

(Alle acties van een transactie worden uitgevoerd of alle worden samen verworpen).

2.5. Security en back-up garanties

De nodige garanties worden geboden en de systemen gedocumenteerd betreffende de gebruikte technieken en methodes om de veiligheid en de continuïteit van de gegevens te vrijwaren (mirroring technieken, ontdubbelde databases, enz….).

De frequentie evenals de gebruikte back-up technieken worden gedocumenteerd bij de offerte. De noodzakelijke tijd die nodig is om gegevens van een back-up opnieuw te installeren dient eveneens vermeld te worden.

2.6. Timestamp

Alle wijzigingen aan de databank worden gelogd. Eventueel door een timestamp aan de tabellen toe te voegen.

Er dient ten allen tijde kunnen terug gevonden worden :

- Auteur van de wijziging.

- Datum en uur van de laatste wijziging.

2.7. Anysurfer label

De aangeboden webtoepassing beantwoordt aan het Anysurfer label.

Indien dit label niet behaald werd, dan dienen de basisvereisten voorgeschreven door het Anysurfer label zo nauwkeurig mogelijk nageleefd te worden.

2.8. Hulp-functies

Volgende hulpfuncties dienen voorhanden te zijn :

- Tekstuitleg bij “Mouse scroll over”.

- Specifieke delen van de handleiding dienen on-line oproepbaar te zijn in de werkschermen en dit in algemeen begrijpbare praktische bewoordingen.

2.9. Handleidingen

Bij de oplevering voorziet de opdrachtnemer de nodige handleidingen specifiek aangepast aan de in dit document voorziene opdracht.

2.10. Eigendom van de gegevens

Onverminderd het aanbieden van de softwareoplossing via de SaaS-formule geldt dat alle gegevens die geregistreerd worden binnen het gebruik van de software eigendom zijn van de VGC. De opdrachtnemer kan op geen enkele wijze aanspraak maken op de geregistreerde gegevens, noch hier om welke reden dan ook gebruik van maken.

3. Diensten

3.1. Implementatie

De offerte dient een duidelijk en volledig overzicht te vermelden van aangeboden diensten tijdens de implementatie, die buiten het Cloud-, aankoop- of onderhoudscontract vallen zoals analyse, opstellen van documentatie, projectleiding, opleiding, maatwerk, testen,...

3.2. Onderhoudscontract

3.2.1. Onderhoudscontract in verband met Cloud

Bij het gebruik van een SaaS model gaan we er van uit dat alle werkzaamheden en kosten die nodig zijn om het volledige systeem operationeel te houden, in de prijs zijn vervat. Dit omhelst dus ook alle onderhoud: preventief of correctief, innovatief of evolutief. Dit handelt zowel over alle onderdelen die nodig zijn voor het operationeel systeem: zowel de software zelf alsook alle infrastructuur, systeemsoftware, middleware of databanken die nodig zijn om de toepassing correct te ondersteunen in het datacenter. Alle operationele taken die nodig zijn om de kwaliteit van de vooropgestelde dienstverlening te verzekeren maken dus ook deel uit van het Cloud contract.

Voor het onderhoud van de door de opdrachtnemer aangeboden hardware kan er optioneel een extra kost worden voorgesteld binnen het Cloud contract (indien van toepassing).

Een update moet vooraf meegedeeld en ingepland worden in overleg met de VGC. Bij elke upgrade hoort documentatie omtrent gewijzigde of nieuwe functionaliteiten.

Elke interventie van de opdrachtnemer die de beschikbaarheid van de toepassing kan beïnvloeden, wordt in overleg met de VGC gepland met uitzondering van correctieve acties op de infrastructuur.

Correctieve acties op de software dienen ook vooraf gepland, net zoals wijzigingen in de configuratie of parametrering van het pakket.

3.3. SLA

De offerte vermeldt duidelijk alle relevante tijden inzake SLA, inclusief de bereikbaarheid van de helpdesk. Indien er verschillende scenario’s mogelijk zijn, dan dient men dat aan te geven, met opgave van de verschillende prijzen daaraan verbonden.

Minimale eisen inzake SLA

Bereikbaarheid eerste lijn support: maandag – vrijdag van 06:00u tot 18:00u

Bij deze rubriek worden de bepalingen omtrent Service level agreement (SLA) geformuleerd. De opdrachtnemer beantwoordt volgende vragen:

- Hoe werkt de helpdesk en hoe ziet de workflow er uit voor:

● De afhandeling van incidenten

● De afhandeling van een effectief probleem

● De afhandelingen van een aanvraag tot wijziging

● De afhandeling van een vraag over werking van de software

- Hoe verloopt het afsluiten van een call?

- Is rapportering van incidenten/vragen voorzien en zo ja, volgens welke periodiciteit?

- Hoe bereikbaar is de helpdesk (wanneer en hoe, binnen en buiten kantooruren)?

- Is er een software ter ondersteuning voor het melden van incidenten/vragen?

- Welk incidenttypes onderscheidt men?

- Wat is de reactietijd? (max. tijd die verloopt vanaf ontstaan incident totdat het probleem wordt behandeld door de helpdesk)

- Wat is de escalatietijd (max. tijd die verloopt vanaf ontstaan incident totdat het probleem wordt geëscaleerd aan én aangevat door deskundige bij aanbieder)?

- Hoe is disaster recovery gegarandeerd?

- Wat is de backup-policy?

- Wat is de verwachte limietbelasting en de flexibiliteit waarmee men kan omgaan met schommeling in de bezetting en mogelijke piekbelastingen?

De organisatie van de support dient duidelijk omschreven te worden. Is er een eerste- en tweede lijnsupport ?

Zo ja, door wie en welke organisatie of bedrijf worden deze verzekerd ?

3.4. Service Desk

De opdrachtnemer voorziet in een service desk die als Single Point of Contact functioneert voor alle in de SLA opgenomen incidenten.

3.5. Werkzaamheden door derden

Indien specifiek diensten van derden bijkomend ingeroepen worden, dan wordt dit ook vermeld in de offerte met aangeven van :

- Identificatie van de derde

- Het waarom, wat houden die diensten in en wanneer worden ze uitgevoerd?

4. Software

De toepassing zal gebruikt worden in een internet/extranet omgeving voor de back office en is dus uitsluitend een webapplicatie (browsertoepassing).

De opdrachtnemer dient aan te geven welke modules of onderdelen hiervan afwijken en dus niet in een browser kunnen worden gebruikt

Indien er onderdelen van de software specifiek voor mobiele toestellen zijn voorzien, dan wordt dit tevens vermeld, zowel als het gaat over een echte natieve app die op een smartphone kan worden geïnstalleerd of over een mobiele webtoepassing, een webtoepassing die specifiek voor de smartphone is ontwikkeld maar gewoon via de browser van de smartphone wordt aangeroepen.

4.1. Mailserver

Indien de toepassing het gebruik van mailingfunctionaliteiten voorziet, dan dient de offerte duidelijk te vermelden welke faciliteiten er zijn voorzien voor mailing en het uitsturen van berichten en welke voorzieningen worden genomen voor het vermijden van blacklisting.

Indien de procedures van sommige hulpfuncties (Bij voorbeeld bij het inloggen, de authentificatie, het opsturen van een nieuw paswoord, enz…) het gebruik van mails voorziet, dan dient de werkwijze hiervan gedetailleerd omschreven te worden.

4.2. Redundancy en performance

De offerte dient duidelijk te maken welke voorzieningen er zijn om de performantie en de beschikbaarheid van de toepassing te verzekeren en welke de minimale uptime is die wordt gegarandeerd, in overeenstemming met het vermelde kader van functionaliteiten en volumes.

4.3. Client infrastructuur backoffice

Men mag uitgaan van een gestandaardiseerd client platform met hetzelfde operating systeem. Er wordt gevraagd één specificatiesheet te geven waaraan de client PC’s voor de back office moeten voldoen.

Wat is de benodigde bandbreedte (up/down) per gebruiker?

Indien er specifieke configuratie op de PC of in de browser voor de goede werking van de toepassing nodig is, dan dient dit expliciet te worden vermeld welke deze zijn

Indien er toch andere componenten, tools of software (ook add-ons, active-x,…) op de client zouden noodzakelijk blijken, dan dienen deze eveneens expliciet in de offerte vermeld te worden.

4.4. Client infrastructuur frontoffice

Indien er minimale requirements zijn voor de gebruiker die via internet het systeem gebruiken, dan dient dit weergegeven te worden. Indien er specifieke configuratie op de PC of in de browser voor de goede werking van de toepassing nodig is, dan dient dit expliciet te worden vermeld welke deze zijn.

Indien er toch andere componenten, tools of software (ook add-ons, active-x,…) op de client zouden noodzakelijk blijken, dan vermeldt men deze eveneens expliciet in de offerte.

4.5. Piekbelasting en volumes Niet van toepassing.

5. De databank

De offerte dient duidelijk te vermelden welke databanktechnieken ondersteund worden en welke databank zal worden gebruikt voor deze opdracht.

Is deze databank gemeenschappelijk met andere klanten of dedicated? Zijn er één of meerdere onderliggende databanken?

6. Beveiliging

6.1. Authentificatie en autorisatie

Elk back office gebruik van de software wordt voorafgegaan door een authentificatie en autorisatieprocedure voor de gebruiker.

Voorkeur wordt gegeven aan het gebruik van de Single Sign-on technologie.

De software bevat rollen-mechanismen die de toegang controleren waardoor het gebruik van elke softwarefunctie uitsluitend voorbehouden blijft aan de bevoegde personen.

De opdrachtnemer voorziet bij de voorlopige oplevering de nodige documentatie die het beheer van de toegangsrechten en autorisaties beschrijft.

Deze documentatie beschrijft ten minste :

- het authentificatieproces van de gebruiker

- het autorisatieproces van de gebruiker

- het afbakenen van het gegevensbereik op basis van een autorisatieprofiel en het type gegeven – o.a. toegang tot gegevens van een andere entiteit.

- het afbakenen van de procesafhandeling in functie van een autorisatieprofiel – o.a. mogelijkheid hebben tot het uitvoeren van functies of bewerkingen.

6.2. Algemeen

De offerte geeft aan welke voorzieningen er zijn voor het verhinderen van gegevensdiefstal, intrusie, denial of service attacks,…

7. Bedrijfszekerheid

De software garandeert dat elke transactie in zijn geheel wordt uitgevoerd of, ingeval van een fout, in het geheel niet wordt uitgevoerd. In het tweede geval krijgt de gebruiker een gepaste foutmelding op het scherm.

Dit betekent ook dat verrichtingen die zijn gekoppeld, ook samen worden doorgevoerd of in het geheel niet. De software werkt met andere woorden transactioneel.

Niet of niet correct afgesloten transacties of programma’s mogen geen aanleiding geven tot het blokkeren of het beschadigen van bestanden of databanken.

Dit kan verholpen worden door een automatische afsluiting van alle openstaande sessies op een bepaald moment van de dag, na de werkingsuren.

Rekening houdend met de omgevingscriteria zoals gesteld in de luiken piekbelasting en volumes, dient de software continu beschikbaar te zijn. De antwoordtijden moeten aanvaardbaar zijn, rekening houdend met de frequentie waarmee de specifieke verrichting wordt uitgevoerd en rekening houdend met de complexiteit van de opvraging van de gegevens die er mee gepaard gaan.

Er moet worden aangetoond dat de software voldoende performant is, idealiter gebeurt dit door het weergeven van benchmarks en capaciteitsberekening op basis van een aantal variabelen als het totaal aantal gebruikers, verschillende aantallen gelijktijdige gebruikers met diverse profielen en verschillende functionaliteiten.

Indien specifieke onderdelen afwijken van de norm, dan wordt dit expliciet weergegeven.

8. Real-time verwerking

Alle verwerkingen gebeuren in real-time, zonder tussenkomst van gespecialiseerd informaticapersoneel of derden.

Elke verwerking die hieraan niet voldoet dient te worden vermeld.

Indien er in de software een scheduler is voorzien dient er een overzicht gegeven te worden van de taken die automatisch uitgevoerd kunnen of moeten worden. De scheduler mag dan ook de interactieve verwerkingen aan het scherm niet blokkeren.

9. Documentatie

De software voorziet de nodige documentatie die al haar externe specificaties beschrijft. De documentatie wordt afgeleverd onder gedrukte vorm en onder elektronische vorm.

De software gedraagt zich zoals beschreven in de documentatie. Er bestaat eenduidige conformiteit tussen de software en de bijhorende documentatie.

De software moet beantwoorden aan haar expliciete doelstellingen, d.w.z. ze mag geen functionaliteiten bevatten die niet gedocumenteerd zijn.

De documentatie geeft een juiste, nauwkeurige en heldere beschrijving, meer bepaald van de volgende aspecten:

1) Voor het gebruik van de software:

- Dit zijn de standaard gebruikershandleidingen en procedurebeschrijvingen

- Beschrijving van algemene principes, berekeningswijzen, …

2) Voor het exploiteren van het systeem:

- De systeemopdrachten en -functies en de menustructuur;

- De wijze waarop de goede werking van het systeem op een regelmatige basis kan worden gecontroleerd;

- Duidelijke beschrijving van het datamodel met de relaties tussen de tabellen.

3) Voor het gebruik en implementatie van interfaces met het systeem:

- Per interface beschrijving van de procedure

- Per interface beschrijving van de foutafhandeling

- Per interface beschrijving van de verwachte invoergegevens en beschrijving van de resultaten en/of de verwerking

Er wordt verwacht dat de offerte aangeeft wat er bij implementatie aan standaarddocumentatie mag worden verwacht, met een representatief document of template per onderdeel.

De opdrachtnemer maakt in het verloop van het project VGC-specifieke documentatie (zie project organisatie punt 11).

10. Databeheer op lange termijn

De leverancier wordt gevraagd aan te geven hoe om te gaan met databeheer op lange termijn.

Is er mogelijkheid tot archivering?

Met archiveren wordt bedoeld het overdragen van samenhangende gegevens (bvb. alle evenementgerelateerde gegevens) op basis van een datum naar een archiefdatabank of apart medium, waarna die gegevens van de actuele databank worden geschrapt tijdens dezelfde archiefbeweging.

Indien er geen archiveringsprocedure bestaat in deze zin, dan dient in de offerte te worden beschreven hoe gegevens kunnen worden uitgezuiverd.

11. Projectorganisatie

11.1. Projectorganisatie – algemeen

De opdrachtnemer dient een gedetailleerd projectplan op te stellen in samenwerking met de opdrachtgever teneinde duidelijk de verschillende uit te voeren activiteiten te documenteren die moeten leiden tot een succesvolle implementatie van de gevraagde toepassing.

Het projectplan dient voor de hieronder vermelde activiteiten de volgende gegevens te bevatten: Planning, tijdspanne, manuren/mandagen, profielen, ressources.

- Projectmanagement

- Analyse

- Ontwikkeling

- Testing

- Helpdesk

- Implementatie

- Specifieke documentatie voor de VGC (in het Nederlands).

- Vorming en opleiding.

De activiteiten die geen deel zouden uitmaken van de vooropgestelde prijsofferte dienen expliciet vermeld te worden evenals de bij elk profiel voorziene tarificatie.

11.2. Projectorganisatie – projectvereisten

11.2.1. Projectplan

11.2.1.1. Projectplan – algemeen

Als onderdeel van de offerte stelt de opdrachtnemer een leveringsplan op.

Na gunning vertaalt de opdrachtnemer het leveringsplan naar een projectplan waarin de opdrachtnemer de levering koppelt aan de nodige mijlpalen, voorwaarden etc… Bij elke milestone wordt er duidelijk aangegeven welke de delivrables zijn, ook en in het bijzonder als het over documentatie of analyse gaat. Het weergeven van de ingeschatte delivrables is fundamenteel. De opdracthtnemer doet hierbij ook een voorstel naar projectstructuur, projectcommunicatie en issue- of probleemmanagement. Ook dit maakt deel uit van het projectplan.

Het projectplan van de opdrachtnemer wordt samengevoegd met het projectplan van de VGC tot het Project Initiation Document (PID). Het PID is vervolgens het leidende document voor de uitvoer van de opdracht.

Tijdens het project wordt naast de eigenlijke implementatie de nadruk gelegd op:

- Ondersteuning bij het uittekenen van alle bedrijfsprocessen met beschrijving van het verloop in de software, ism de applicatiebeheerder en het projectteam van de VGC.

- Mappen van de processen en de softwarefunctionaliteiten, ism de applicatiebeheerder van de VGC;

- Parametreren/configureren en ontwikkelen van maatwerk waar en wanneer nodig. De offerte dient tevens een apart overzicht te geven van al het maatwerk dat noodzakelijk is;

- Het opleiden en assisteren van de medewerkers, zowel tijdens de implementatiefase als bij de opstart en in de nazorg fase. Voor het opleiden wordt het principe van ‘train de trainer’ gehanteerd, waarbij minimaal de administrator (indien van toepassing) en de applicatiebeheerders van de verschillende diensten, plus enkele ‘key-users’ door de opdrachtnemer worden opgeleid.

- Roll-out.

Het leveringsplan houdt rekening met volgende aspecten en volgorde van implementatie:

Fase 1: Opmaak Project Initiation Document

Fase 2: Algemene analyse voor het geheel van de oplossing

Fase 3: Volledige oplevering, implementatie en facturatie van de software en de noodzakelijke hardware binnen de betrokken diensten.

Indien de software zal gebruikt worden door verschillende afdelingen of geografische sites wordt de implementatie van de software opgesplitst in een pilootfase en rollout fase.

De implementatie start dan in enkele afgesproken pilootafdelingen of sites (configuratie, opleiding, en testen), waarna een rollout naar de overige afdelingen of sites plaats vindt. Het leveringsplan van de opdrachtnemer geeft aan of deze praktijk noodzakelijk en/of wenselijk is en aan welk ritme de installaties zullen gebeuren.

Indien dit het geval zou zijn, dan kunnen we er van uit gaan dat de voorlopige oplevering kan plaats vinden na evaluatie van de werking van de pilootafdelingen of sites.

Voorafgaand de voorlopige oplevering vindt plaats:

- Analyse en implementatie

- Testen, beoordeling en eventuele aanpassingen

- In productiestelling

- Evaluatieperiode van één minstens maand of langer volgens afspraak.

11.2.1.2. Projectplan-Timing

In overleg met de opdrachtnemer wordt een projectplan timing opgesteld die de belangrijke data van levering, implementatie, vorming, testen en definitieve oplevering vermeldt.

11.2.2. Opleiding

De offerte vermeldt een opleidingsplan, waarin volgende opleidingen worden voorzien

11.2.2.1. Opleiding-Initiatie

De initiatie is een eerste opleiding voor de projectmedewerkers als kennismaking met het pakket. Aldus krijgen zij een algemeen inzicht in de werking van de software en de voorziene functionaliteiten met de bedoeling de communicatie tussen de gebruikers, applicatiebeheerder en betrokken informatici en de opdrachtnemer te vergemakkelijken.

Daarom gebeurt deze opleiding vlak na de aanschaf en vóór de start van de conceptfase.

11.2.2.2. Opleiding-Administratie en applicatiebeheerders

De opdrachtnemer wordt gevraagd een opleiding te voorzien voor de applicatiebeheerders en administrator als kennismaking met de basisconfiguratie van de toepassing.

Dit om de (technische) parameterisatie van de toepassing te begrijpen en te kunnen ondersteunen.

Dit is voor een beperkt aantal gebruikers, maximaal 2.

11.2.2.3. Opleiding-Gebruikers

Gebruikers dienen te worden opgeleid in de fase van geïntegreerde testen. De voorkeur gaat hier uit naar het principe ‘Train the trainer’ waarbij de opleiding gegeven wordt door de opdrachtnemer aan de sleutelgebruikers waarbij zij op hun beurt de eindgebruikers opleiden.

11.2.3. Documentatie implementatie

Tijdens het project wordt een documentatiepakket opgebouwd, dat eigen is aan het gebruik van de software.

Deze omvat zeker een beschrijving van de instellingen en configuratie van de software op gebruiksniveau met onder andere:

- Parameters gebruikersbeheer: rollen, groepen, autorisatieparameters, …

- Initiële basistabellen en vooral beschrijving van de inhoudelijke redenen omtrent Opvullingen.

- Statusinformatie inzake afhandelingsprocedures.

- Een bibliotheek aan gebruikte termen: een zogenaamde glossary

- Een beschrijving van de werkprocessen, met relatie naar gebruik van de software op proceduraal niveau; maar eventueel ook met manueel uit te voeren stappen.

- Elk document krijgt een uniek label en er wordt een register gemaakt met het overzicht.

- Enz….

12. Disaster-recovery.

De opdrachtnemer moet een geschreven procedure kunnen afleveren waarin de mogelijke disaster–recovery verrichtingen zijn beschreven. De offerte moet vermelden welke backup en restore faciliteiten er mogelijk zijn:

- Totale disaster recovery: vertrekkende van een basis infrastructuur omgeving terug de software up and running te krijgen met hergebruik van de meest recente correcte gegevens en met een minimaal verlies van gegevens (aangeven wat dit maximale verlies kan zijn).

- Andere backup-restore mogelijkheden.

Het gaat hier inzonderheid om de gegevensbestanden en de programma’s. Ze maakt

het mogelijk om het systeem te herstellen in de staat waarin het zich bevond bij de laatste back-up. De herstelling kan nodig zijn na een werkingsfout of een verkeerde manipulatie.

De software moet voorzien in een backup en restore procedure van:

* De software zelf.

De laatste versie van de software moet op een gescheiden

medium zijn aangebracht, zowel wat client-software als server-software betreft.

* De data.

Naast de actuele beveiligingsmogelijkheden qua infrastructuur voor het verzekeren van een correcte en stabiele data-opslag dient er een procedure

voorzien te zijn, waarbij minimaal dagelijks backup (optioneel on-line of off-line) kan worden genomen via een automatische procedure en de restore procedure

eveneens is geautomatiseerd en gedocumenteerd.

Ook indien de procedure gebruik maakt van standaardfunctionaliteit die momenteel aanwezig is in databasesystemen, dan nog dient de procedure in zijn totaliteit te zijn geautomatiseerd of minimaal gedocumenteerd.

13. Interactie en interfacing.

De opdrachtnemer bepaalt in zijn offerte op welke wijze de communicatie met andere binnen de organisatie aanwezige software systemen kan gerealiseerd worden.

De opdrachtnemer vermeldt in de offerte welke technologie gebruikt kan worden om deze communicaties tot stand te brengen en dit voor zowel inkomende als uitgaande gegevens, voor zover de toepassing dit zou vereisen.

- Type bestanden, aanmaakmethode, frequentie van aanmaak, enz…

- Gebruik van webservices

14. Rapporten.

14.1 Standaardrapporten.

De offerte dient de lijst te vermelden van rapporten met welke standaard in de software aangeboden worden, evenals de inhoud van deze rapporten.

De keuzemethode en invoering van eventuele selectieparameters dient gedocumenteerd te zijn.

14.2 Clientrapporten.

Indien de software mogelijkheden bevat om de gebruiker toe te staan zelf een aantal rapporten op te stellen dan dient de werkwijze duidelijk omschreven te zijn in de handleiding.

DEEL 3 – BIJLAGEN

Hierbij een opsomming van alle bijlagen; er wordt verder verwezen naar het afzonderlijk document dat bij dit opdrachtdocument wordt gevoegd.

- Bijlage 1 – Gegevens inschrijver

- Bijlage 2 – Deelnemers combinatie zonder rechtspersoonlijkheid

- Bijlage 3 – Onderaannemers

- Bijlage 4 – Financiële gegevens: overzicht prijszetting

- Bijlage 5 – Technische en functionele gegevens: lijst opgenomen elementen

- Bijlage 6 – Verbintenis tot terbeschikkingstelling van middelen in het kader van de economische en financiële selectiecriteria

- Bijlage 7 – Volmacht voor de ondertekening van de offerte

- Bijlage 8 – Financiële en economische draagkracht

VOORBLAD OFFERTE

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen

Checklist opmaak offerte – elk hoofdonderdeel dient een apart bestand te zijn

A. Administratieve gegevens

🞏 Gegevens inschrijver – bijlage 1

🞏 Deelnemers combinatie zonder rechtspersoonlijkheid – bijlage 2 (indien van toepassing)

🞏 Onderaannemers – bijlage 3 (indien van toepassing)

B. Financiële gegevens

🞏 Overzicht prijszetting – bijlage 4

C. Technische en functionele gegevens

🞏 Lijst opgenomen elementen – bijlage 5

D. Bij te voegen documenten

🞏 Verbintenis tot terbeschikkingstelling van middelen in het kader van de economische en financiële selectiecriteria – bijlage 6 (indien van toepassing)

🞏 Volmacht voor de ondertekening van de offerte – bijlage 7 (indien van toepassing)

🞏 Financiële en economische draagkracht – bijlage 8

🞏 Uittreksel van het strafregister

🞏 Attest van bevoegde buitenlandse overheid ivm verplichtingen bijdragen sociale zekerheid (indien van toepassing)

🞏 Certificaten fiscale & sociale schulden en certificaat niet-faling voor de buitenlandse inschrijver (indien van toepassing)

🞏 Goedgekeurde jaarrekeningen (indien van toepassing)

🞏 Referentielijst en attesten van goede uitvoering

🞏 Beschrijving gedeelte in onderaanneming (indien van toepassing)

🞏 Voorstel overeenkomst Gegevensbescherming-GDPR

DEEL 3 - BIJLAGEN

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen

BIJLAGE 1 – GEGEVENS INSCHRIJVER

Indien de aanvraag tot deelneming wordt ingediend door een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid, vult de firma die de combinatie vertegenwoordigt dit formulier in.

De overige ondernemers van de combinatie vullen Bijlage 2.

Indien wordt samengewerkt met een of meer onderaannemers vullen deze Bijlage 3 in.

Contactpersoon

Naam: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Telefoon: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Gsm: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

E-mail: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Overeenkomst

De vennootschap: ………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………….

(firmanaam of benaming)

Juridische vorm: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….

Maatschappelijke zetel: ………………………………………………………………………………………………………………………..……………………

(volledig adres)

Rekeningnummer: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Op naam van: ..…………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………..

Vertegenwoordigd door: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Hoedanigheid: ………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………

Telefoonnummer: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

E-mail adres: …………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………

Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………………………………………………..……………………………………..

Registratienummer bij de RSZ: ………………………………………………………………………………………………………….……………………

Ofwel (indien natuurlijk persoon)

Naam en voornaam : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Hoedanigheid of beroep: ………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………….….

Woonplaats: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(volledig adres)

Rekeningnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Op naam van: …………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………..

Telefoonnummer: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

E-mail adres: …………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………

- verbindt/verbinden zich bij gunning tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit opdrachtdocument, van de beschreven opdracht met betrekking tot de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor de busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen;

- stelt/stellen zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant (hoofdelijk aansprakelijk) voor het nakomen van de verplichtingen die uit of in verband met de opdracht kunnen voorkomen;

- vertegenwoordigt de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid.

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een traceer-en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen

BIJLAGE 2 – DEELNEMERS COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID

NAAM/FIRMA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ONDERNEMER 1 – DEELNEMER VAN DE COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID DIE DE COMBINATIE NIET VERTEGENWOORDIGT

De vennootschap: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………….

(firmanaam of benaming)

Juridische vorm: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….

Maatschappelijke zetel: ………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………

(volledig adres)

Vertegenwoordigd door: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Hoedanigheid: ……………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………

Telefoonnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

E-mail adres: ………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………

Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………..

Registratienummer bij de RSZ: ……………………………………………………………………………………………………………………….……………………

Ofwel (indien natuurlijk persoon)

Naam en voornaam: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Hoedanigheid of beroep: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….

Woonplaats: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(volledig adres)

- is/zijn als deelnemer van de combinatie contractpartij van de aanbestedende overheid voor de beschreven opdracht met betrekking tot de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen;

- stelt/stellen zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant (hoofdelijk aansprakelijk) voor het nakomen van de verplichtingen die uit of in verband met de opdracht kunnen voorkomen;

- en duidt/duiden de firma aan om de combinatie ten overstaan

van de aanbestedende overheid te vertegenwoordigen.

ONDERNEMER 2 – DEELNEMER VAN DE COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID DIE DE COMBINATIE NIET VERTEGENWOORDIGT

De vennootschap: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………….

(firmanaam of benaming)

Juridische vorm: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….

Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...…….

Maatschappelijke zetel: ……………………………………………………………….……………..…………………………………………..…………….………

(volledig adres)

Vertegenwoordigd door: …………………………………………………………………….…………………………………………………………………….

Hoedanigheid: ……………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………..……

Telefoonnummer: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

E-mail adres: ………………………………………………………………………………………………………….…….……………………………………………………

Ondernemingsnummer: ……………………………………………………..………………………………………………………………….……………………..

Registratienummer bij de RSZ:….……………………………………………………….……………………………………………………….………………

Ofwel (indien natuurlijk persoon)

Naam en voornaam: …………………………………………………………………………………………………………………….……………………………….

Hoedanigheid of beroep: ………………………………………………………………………………………………………………….………………………….

Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….

Woonplaats: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(volledig adres)

Telefoonnummer:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…

E-mail adres: ……………………………………………………………………………………………….………………………………….…………………………………

- stelt/stellen zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant (hoofdelijk aansprakelijk) voor het nakomen van de verplichtingen die uit of in verband met de opdracht kunnen voorkomen;

- en duidt/duiden de firma aan om de combinatie ten

overstaan van de aanbestedende overheid te vertegenwoordigen.

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen

BIJLAGE 3 – ONDERAANNEMERS

NAAM/FIRMA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………

ONDERAANNEMER 1

De vennootschap: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………….

(firmanaam of benaming)

Juridische vorm: …………………………………………………………..…………………………………...…………………………………………………………….

Nationaliteit: ………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………..…….

Maatschappelijke zetel: ………………………………………………….………………………………………………………………………..……………………

(volledig adres)

Ondernemingsnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Ofwel (indien natuurlijk persoon)

De ondergetekende : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(naam en voornaam)

Hoedanigheid of beroep: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Woonplaats:………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(volledig adres)

zal volgend gedeelte van de opdracht in onderaanneming uitvoeren:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ONDERAANNEMER 2

De vennootschap: ………………………………………………………………………………………………………….……………………………….…………….

(firmanaam of benaming)

Juridische vorm: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….

Maatschappelijke zetel: …………………………………………………………………………………………………………………………..……………………

(volledig adres)

Ondernemingsnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Ofwel (indien natuurlijk persoon)

De ondergetekende : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(naam en voornaam)

Hoedanigheid of beroep: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Woonplaats: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(volledig adres)

zal volgend gedeelte van de opdracht in onderaanneming uitvoeren:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen

BIJLAGE 4 – FINANCIELE GEGEVENS

NAAM/FIRMA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………

De prijszetting voor de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen. De inventaris met gedetailleerde prijzen wordt, op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld.

De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.

• De globale prijs voor de éénmalige ontwikkelings- en licentiekosten

in cijfers, (excl. btw): ……………………………………………………………………………………………………

het bedrag van de btw: …………………………………………. btw-voet van: %

• De globale prijs voor de éénmalige analyse- en implementatiekosten

in cijfers, (excl. btw): ……………………………………………………………………………………………………

het bedrag van de btw: …………………………………………. btw-voet van: %

• De eenheidsprijs per dagdeel (1 dagdeel = 4 uur) voor opleidingen

in cijfers, (excl. btw): …………………………………………………………………………………………………..

het bedrag van de btw: …………………………………………. btw-voet van: %

• De eenheidsprijs voor de jaarlijkse vaste basis kostprijs

in cijfers, (excl. btw): ……………………………………………………………………………………………………

het bedrag van de btw: …………………………………………. btw-voet van: %

• De eenheidsprijs voor de jaarlijkse hostingkost

in cijfers, (excl. btw): ……………………………………………………………………………………………………

het bedrag van de btw: …………………………………………. btw-voet van: %

• De eenheidsprijs voor de jaarlijkse SLA-kost

in cijfers, (excl. btw): ……………………………………………………………………………………………………

het bedrag van de btw: …………………………………………. btw-voet van: %

• De eenheidsprijs voor de jaarlijkse licenties/abonnementen

in cijfers, (excl. btw): ……………………………………………………………………………………………………

het bedrag van de btw: …………………………………………. btw-voet van: %

• De eenheidsprijs per aangeboden vrije optie die niet in de basisofferte vervat zitten:

Optie	Prijs excl.btw	Bedrag btw	Btw-voet
			%

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen

BIJLAGE 5 – TECHNISCHE EN FUNCTIONELE GEGEVENS

NAAM/FIRMA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………

De inschrijver dient een volledige en duidelijke omschrijving te geven op elk van de onderstaande elementen:

- Omschrijving van de projectbenadering

- Cloudtoepassing

- Volledig maatwerk of deels off-the-shelf? Specifieer wat er onder maatwerk valt en wat er onder off-the-shelf valt.

- Gebruikte programmatie en databanktechniek

- Detectiemogelijkheden vertraging

- Hoe zal de communicatie naar de ouders verlopen?

- Techniek voor verzending indien per SMS

- Techniek voor verzending via ander aangeboden medium

- Anysurfer?

- Uitbreidbaarheid naar andere scholen

- Zijn rapporteringen voorzien en hoe zijn deze opgemaakt?

- Wat is de gebruikte device (Smartphone, I-phone of Androïd)

- Voorziene caperingstechniek real-time detectie (permanent netwerk of afwisselend met WiFi)

- Identificatie via log-in begeleider en identificatie van de rit

- Referenties en ervaring met track & trace toepassingen

- Garanties betreffende draagbaarheid APP in functie evoluties OS

- GDPR en privacy-clausules

- Voorstel opleidingen/vormingen

- Ritblad: tonen van het ritblad in APP smartphone

- Ritblad: indien ritblad getoond wordt, vermelden van de namen van de kinderen

- Ritblad: tonen namen begeleider op ritblad en beheer begeleiders

- Website ouders voor consultatie van vertragingen aan de ouders

- Website ouders log-in modaliteiten en beheer van de ouders, paswoorden en relatie met de rit

- Website ouders optie: tonen cartografie en real-time positie specifieke bus

- Omschrijving van de aangeboden opties die niet vervat zitten in de basisofferte

- Informatie betreffende hostingpartner

- Ter beschikking stellen software en data in geval van einde activiteiten

- Escrow-procedure en eventuele bijhorende prijs

- Procedure voor incident follow-up

- Beschikbaarheid helpdesk

- Back-up en recovery

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen

BIJLAGE 6 – VERBINTENIS TOT TERBESCHIKKINGSTELLING VAN MIDDELEN IN HET KADER VAN DE ECONOMISCHE EN FINANCIELE SELECTIECRITERIA

NAAM/FIRMA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………

Naam van de entiteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Adres: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………..…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………(naam ondernemer), rechtsgeldig vertegenwoordigd door de ondergetekende(n), ……………………………………………………………………………………………………………………………………..…

…………………………………………………………………………..………………………….………. (naam en functie van ondertekenaar(s)), verbindt/verbinden zich er eenzijdig toe om, in het kader van bovenvermelde overheidsopdracht, aan (naam van de kandidaat voor de opdracht),

de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen voor de uitvoering van de opdracht waarvoor beroep op de financiële en economische draagkracht wordt gedaan.

Gelet op het feit dat beroep wordt gedaan op de draagkracht in het kader van economische en financiële criteria, aanvaardt (naam entiteit)

hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Datum: Na(a)m(en): Handtekening(en):

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen

BIJLAGE 7 – VOLMACHT VOOR DE ONDERTEKENING VAN DE OFFERTE

Naam van de onderneming: ………………………………………………………………………………………………………………………………………

Adres: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Ondernemingsnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger (1) ……………………………………………………………………………………………………………

Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger (2) ………………………………………………………………………………………………………..…

Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger (2) ……………………………………………………………………………………………………..……

- geeft/geven, in het kader van bovenvermelde overheidsopdracht, volmacht aan

………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………….(naam van de gevolmachtigde), om (naam

van de onderneming) te vertegenwoordigen en de offerte voor de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen rechtsgeldig te ondertekenen;

- voegt/voegen bij de offerte de nodige documenten toe (oprichtingsakte, uittreksel van de statuten….) waaruit de bevoegdheid blijkt van ondergetekende(n) om (gezamenlijk) de onderneming te verbinden.

Datum:

Na(a)m(en):

Handtekening(en):

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een traceer- en meldsysteem voor het busvervoer van de VGC-onderwijsinstellingen

BIJLAGE 8 – FINANCIELE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT

Officiële naam van de inschrijver: …………………………………………………………………………………………………………………………….

Datum waarop de recentste jaarrekening is opgesteld1 ….……………………………………………………………………………….

Valuta: ……………………………………………………………………..

	Boekjaar N-1	Boekjaar N-2
Eigen vermogen2
Oprichtingskosten
Balanstotaal3
Vlottende activa4
Vorderingen op meer dan 1 jaar
Schulden op ten hoogste 1 jaar
Overlopende rekeningen van het passief
Omzet

Omzet aan diensten waarop deze opdracht betrekking heeft

Naam van de wettelijke vertegenwoordiger: ………………………………………………………………………………………………………..

Datum: ……………………………………………………….

1 de datum waarop de recentste jaarrekening is opgesteld, mag maximaal 18 maanden voor de uiterste datum voor indiening van inschrijvingen liggen. De in de tabel gevraagde financiële gegevens moeten op deze jaarrekening zijn gebaseerd

2 eigen vermogen = geplaatst aandelenkapitaal + agio + herwaarderingswaarden + reserves + overgedragen winst – overgedragen verlies + kapitaalsubsidies. Indien het eigen vermogen positief is, moet dit met een plusteken in de tabel worden vermeld, in het tegengestelde geval met een minteken.

3 Balanstotaal = totaal activa = totaal passiva.

4 Vlottende activa = vorderingen op meer dan 1 jaar + voorraden en bestellingen in uitvoering + handelsvorderingen + overige vorderingen + geldbeleggingen + liquide middelen + overlopende rekeningen van het actief.

Document Metadata

Table of Contents

Opdrachtdocument VGC2019/DFBA/Aankoop/ML/8

Document Metadata