Contract
Het ontwerp van concessieovereenkomst voor de organisatie van de “Berchemse aperitieven” van Sint-Agatha-Berchem wordt goedgekeurd als volgt:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx voor het organiseren van de “Berchemse aperitieven” op het Sint- Agathavoorplein:
Tussen ondergetekenden:
Enerzijds,
HET GEMEENTEBESTUUR VAN SINT-AGATHA-BERCHEM
Vertegenwoordigd door het College van Burgemeester en Schepenen in de persoon van de xxxx Xxxx XXXXXXXX, Burgemeester, en van de xxxx Xxxxxxxx XXXXXXXXX, Gemeentesecretaris die handelen in uitvoering van de beslissing van de Gemeenteraad van 30 maart 2017, hierna de “Gemeente” genoemd;
en anderzijds,
Naam van de firma:………………………………………………………………..
Adres:…………………………..………………………………………………………………
Vertegenwoordigd door:………………………………………………………………………
Hierna de “Concessiehouder” genoemd;
Wordt overeengekomen wat volgt:
Artikel 1: Voorwerp
Het voorwerp van onderhavige concessie omvat de organisatie van de “Berchemse aperitieven” op het Sint-Agathavoorplein, en meer in het bijzonder:
a. Een drank- en snackaanbod tegen democratische prijzen
De dienstverlener verbindt er zich toe zich tijdig in regel te stellen met betrekking tot alle geldende regelgeving (FAVV, machtigingen ambulante activiteiten).
De dienstverlener maakt daarbij gebruik van recyclebare bekers bedrukt met het logo van het evenement dat door de gemeente wordt aangeleverd.
Het aanbod snacks mag niet wedijveren met dat van de handelaars in de onmiddellijke omgeving van de plaats waar het aperitief wordt georganiseerd.
b. Muzikale omlijsting
De dienstverlener verbindt er zich toe in te staan voor muzikale omlijsting met een of meerdere artiesten of dj’s en/of een concert van minimaal 1 uur, evenals tot het aanleveren van het benodigde materiaal voor een degelijke geluidskwaliteit.
Het muziekgenre moet zijn aangepast aan de smaak van een zo ruim mogelijk publiek met de nodige diversiteit waarbij tevens wordt gewaakt over het rustige, kalme en gezellige karakter van het gebeuren zodat de gasten onverstoord met elkaar kunnen keuvelen.
De dienstverlener verbindt er zich toe zich in regel te stellen met betrekking tot alle geldende regelgeving (SABAM en billijke vergoeding).
c. Gezinsgerichte animatie
De dienstverlener verbindt er zich toe te zorgen voor kindvriendelijke animatie/activiteiten (onder verantwoordelijkheid van de ouders).
d. Esthetische aankleding van de site
Het algemene aanzicht van het evenement moet overeenstemmen met het beeld van de gemeente: netjes, sober en esthetisch verantwoord.
Voor het plaatsen en afruimen van het materiaal staat de dienstverlener in.
Het materiaal omvat minimaal: een toog, 10 hoge tafels, een veertigtal stoelen/ ligstoelen voor een publiek van ongeveer 200 personen.
Artikel 2: Locatie – Dagen en uurrooster
Aan het Sint-Agathavoorplein.
Op vrijdag, van 17.00 tot 23.00 uur
De voorkeur voor de organisatie van de vier edities per jaar gaat naar de maanden april, juni, september en oktober, maar de concessiehouder mag volgens de omstandigheden ook andere data voorstellen.
De precieze en definitieve data worden bepaald in overleg met het College van Burgemeester en Schepenen en de concessiehouder; die data kunnen echter nooit samenvallen met andere door de gemeente georganiseerde evenementen.
Het College van Burgemeester en Schepenen kan, in functie van de omstandigheden, alle maatregelen nemen in overleg met de Concessiehouder om de locatie, de dag en het uur te wijzigen.
Artikel 3: Duur van de concessie
De concessie loopt over een periode van 1 jaar en kan tot twee keer uitdrukkelijk worden verlengd.
Artikel 4: Netheid, Logistieke en Politiemaatregelen, Communicatie en zichtbaarheid
4.1 Netheid
De concessiehouder verbindt er zich toe hygiënische mobiele toiletten aan te bieden en de site na het evenement schoon achter te laten met inachtneming van de openbare netheid.
De gemeentediensten stellen op hun beurt vuilnisbakken en asbakken ter beschikking. De Concessiehouder neemt lege verpakkingen van om het even welke aard mee.
De opruiming van het afval op het voorplein is ten laste van de Concessiehouder en moet klaar zijn om 24.00 uur.
Indien er niet voldoende wordt opgeruimd, is het College van Burgemeester en Schepenen gemachtigd, in toepassing van dit artikel, alle noodzakelijke maatregelen te treffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven Concessiehouder.
4.2 Logistieke maatregelen
WATER
De Concessiehouder kan de waterleiding van de Gemeente gebruiken en overgaan tot een reiniging indien nodig. Het verbruik van het water blijft ten laste van de Gemeente. Daartoe stelt zij een zwanenhals ter beschikking.
ELEKTRICITEIT
De gemeente plaatst een specifieke elektrische kast (type festiviteitenkast - via Sibelga) in de Grand- Halleuxstraat om de kosten voor het openen en sluiten van tijdelijke meters voor de verschillende edities te vermijden.
De gemeente stelt een elektrische verdeelkast ter beschikking; de concessiehouder zorgt op eigen kosten voor de benodigde aansluitsnoeren voor de bevoorrading van de foodtruck/dj enz.
De concessiehouder zorgt voor het aansluiten van het materiaal en dient erop toe te zien dat het materiaal gebruikt wordt conform de wettelijke voorschriften ter zake.
Dranghekken
De plaatsing van de dranghekken zal door de concessiehouder gebeuren; het nodige materiaal wordt op voorhand door de gemeentediensten opgeborgen in de garage van de Dr. Leemanstraat 21.
Vuilnisbakken
De Gemeente zal vuilnisbakken ter beschikking stellen (die op voorhand opgeborgen worden in de garage van de Xx. Xxxxxxxxxxxx 00.
Voor het plaatsen en opbergen staat de concessiehouder in.
4.3 Politiemaatregelen
Alle activiteiten moeten vooraf bij de Politiediensten worden gemeld, evenals bij de dienst Preventie door de dienst Handel en Festiviteiten.
Politiebesluiten betreffende parkeren en verkeer zullen genomen worden in functie van de noodzaak zodat de plaatsen op de markt beschikbaar zijn conform het uurrooster bepaald in artikel 2.
4.4 Communicatie & zichtbaarheid
Communicatiemiddelen (posters en flyers en communicatie via de sociale media) zijn een must en moeten verplicht vooraf aan de dienst Communicatie ter goedkeuring worden voorgelegd. De verschillende dragers worden door de dienstverlener ontwikkeld en de gemeente verleent de nodige medewerking wat betreft druk en verspreiding.
Alle communicatie moet tweetalig zijn (NL/FR).
De gemeente stelt twee tentjes ter beschikking om de zichtbaarheid van het evenement te vergroten.
De concessiehouder staat in voor de montage en demontage (+ opslag in de gemeentelijke garage).
Artikel 5: Personeel van de Concessiehouder
Met het oog op het leveren van een optimale service verbindt de dienstverlener er zich toe het benodigd aantal (tweetalige NL/FR) medewerkers te voorzien.
Artikel 6: Uitzonderlijke maatregelen
Bij wijze van uitzonderlijke maatregel kan het College van Burgemeester en Schepenen, voor de organisatie van feesten, de uitvoering van werken of om elke andere reden van algemeen belang, vragen om het evenement te verplaatsen of de ingenomen oppervlakte te beperken.
Het College verbindt zich ertoe, in de mate van het mogelijke, om een equivalente oppervlakte ter beschikking te stellen.
De Concessiehouder kan uit hoofde hiervan geen enkele schadevergoeding eisen.
Artikel 7: Aansprakelijkheid - Verzekering
De Concessiehouder is burgerlijk aansprakelijk uit hoofde van zijn activiteit en die van zijn medewerkers in het kader van het organiseren van de “Berchemse aperitieven”.
De Concessiehouder sluit de vereiste verzekeringen om enerzijds zijn burgerlijke aansprakelijkheid en die van zijn personeel te dekken en anderzijds alle schadevergoedingen voor arbeidsongevallen te waarborgen.
De polissen moeten aangegaan worden en de bijbehorende documenten moeten op eenvoudig verzoek aan het Gemeentebestuur kunnen worden voorgelegd, en in ieder geval voor onderhavige concessie van kracht wordt.
De Concessiehouder is burgerlijk aansprakelijk voor de boetes die zijn medewerkers krijgen opgelegd wegens overtredingen van het politiereglement.
Artikel 8: Onderaanneming
Onderaanneming is ten strengste verboden.
Artikel 9: Faling – Schikking – Ontbinding
Het faillissement, de schikking of de ontbinding van de rechtspersoon of de fysieke persoon van de Concessiehouder leidt tot de ontbinding van rechtswege van onderhavige overeenkomst.
Artikel 10: Vervallenverklaring
Indien blijkt dat de Concessiehouder ernstig in gebreke is gebleven bij de uitvoering van de verplichtingen krachtens deze overeenkomst, zowel die ten aanzien van de Gemeente als die ten aanzien van de begunstigden van de diensten die hij moet leveren, zal het College van Burgemeester en Schepenen een aangetekende brief met ontvangstbewijs versturen waarin de Concessiehouder in gebreke wordt gesteld en wordt aangemaand zijn verplichtingen voortaan naar behoren te vervullen.
Indien de Concessiehouder nogmaals nalaat zijn verplichtingen te vervullen, kan het College van Burgemeester en Schepenen het verval van de concessie uitspreken.
Dat zal met name gebeuren in de volgende gevallen:
• bij het ontbreken van de nodige verzekeringspolissen,
• bij niet-naleving van de geldende regelgevingen,
• bij onderaanneming. Deze lijst is niet limitatief.
Artikel 11: Einde van de concessie
Aan het einde van de concessie zal de Concessiehouder als enige verantwoordelijk gesteld worden voor de uitvoering van de toekomstige verplichtingen die hij is aangegaan bij de uitvoering van de in dit bestek vermelde verplichtingen.
Artikel 12: Geschillen
De Vrederechter van het Kanton en de rechtbanken waaronder de Gemeente Sint-Agatha-Berchem ressorteert, zijn als enige bevoegd om te beslissen over eventuele geschillen.
Artikel 2:
De raadplegings-, inschrijvings- en gunningsmodaliteiten worden als volgt goedgekeurd:
Raadplegings-, inschrijvings- en gunningsmodaliteiten:
§1
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de door haar gekozen kandidaten uit te nodigen om een offerte in het kader van huidige concessie in te dienen. De aanbesteding zal echter ook op de gemeentelijke website en op een gespecialiseerde website voor openbare aanbestedingen gepubliceerd worden. Een termijn van 15 kalenderdagen na publicatie van de aanbesteding zal voor het indienen van de offertes toegelaten worden.
§2
De kandidaten ontvangen de ontwerpovereenkomst, evenals het bestek met de raadplegings-, inschrijvings- en gunningsmodaliteiten.
§3
Teneinde de bekwaamheid van de kandidaten te evalueren worden zij uitgenodigd om hun financiële, economische en technische capaciteiten aan te tonen, via een dossier opgesteld in het Nederlands en/of het Frans.
Alle kandidaten die de in de clausules en contractuele voorwaarden vastgelegde capaciteiten hebben aangetoond, worden weerhouden om deel te nemen aan de gunningsprocedure van de concessie.
De Concessiehouder zal door de Gemeenteraad worden aangeduid na onderzoek en analyse van de voorgestelde offertes van de weerhouden kandidaten.
Selectiecriteria voor het onderzoek van de offertes:
1. de kwaliteit van de organisatie van het evenement en de geschiktheid ervan voor een zo ruim mogelijk publiek, meer bepaald de muzikale omlijsting, de kwaliteit van het snack- en drankaanbod;
2. de kwaliteit van het visuele aanzicht van het evenement in zijn totaliteit;
3. de referenties (financiële draagkracht, evenals de economische en technische capaciteit, zie §10)
§4
Het selectiedossier van de kandidaten op basis van de capaciteiten, evenals de offerte, eventueel aangevuld met de bijlagen, dienen, in tweevoud, te worden verstuurd naar volgend adres:
Gemeentebestuur Sint-Agatha-Berchem – Xxxxxx Xxxxxxxxxx, 00 - 0000 Xxxxxxx
vóór de uiterste datum en uur van de kandidaatstelling, die zullen vermeld worden in het schrijven dat samen met deze bundel wordt verstuurd.
De offertes dienen, op straffe van nietigheid, onder gesloten omslag te worden verstuurd met vermelding van
« DOSSIER VOOR HET ORGANISEREN VAN DE “BERCHEMSE APERITIEVEN” VAN DE GEMEENTE SINT- AGATHA-BERCHEM ».
Ze moeten ondertekend zijn door de gevolmachtigde of de gevolmachtigden van de kandidaat en duidelijk de naam vermelden in wiens naam hij of zij optreden.
De gevolmachtigden voegen bij de offerte een dubbel van de statuten en de authentieke of gewone acte, die deze bevoegdheid toekent of een eensluidend afschrift dat hun volmacht bevestigt.
§5
De Gemeente behoudt, voor de aanduiding van de Concessiehouder door de Gemeenteraad, zich het recht voor om in strikte gelijkheid de firma’s die een offerte ingediend hebben te horen en met de concurrenten te onderhandelen over de bepalingen en voorwaarden van hun offerte.
Na deze onderhandelingen kan er, in voorkomend geval, aan de weerhouden concurrenten gevraagd worden om hun offerte te verduidelijken, aan te vullen, te wijzigen en te verbeteren.
Bij elke stap in de procedure wordt de gelijkheid van de concurrentie evenals het commercieel geheim betreffende het uitvoeringsproces gewaarborgd.
§6
De niet-aangeduide concurrenten worden niet vergoed.
§7
Na de selectie van de gunstigste offerte voor de Gemeente, wordt de concessieovereenkomst ter goedkeuring aan de Gemeenteraad voorgelegd.
De aanwijzing van de Concessiehouder is pas definitief en vangt pas aan na de gunning door de Gemeenteraad en de goedkeuring van deze beslissing door de toezichthoudende overheid, de voogdijoverheid.
§8
Het gemeentebestuur behoudt zich het recht voor om artikel 18 van de wet van 24 december 1993 toe te passen: “de uitvoering van een onderhandeling - of aanbestedingsprocedure, of van een offerteaanvraag, betekent niet dat de gunning van de opdracht verplicht moet doorgaan. De aanbestedende overheid kan de opdracht stoppen, of zelfs de procedure herbeginnen, zo nodig op een andere wijze.”
§9
Wordt uitgesloten van deelneming aan de procedure van toekenning van de concessie, in om het even welk stadium van de procedure (selectie of gunning), de kandidaat:
1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen of in deze van het land waar hij gevestigd is;
2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast;
4. die, op beroepsvlak, een zware fout heeft begaan, die met alle middelen waarvan de gemeente zich kan bedienen werd vastgesteld;
5. die niet in orde is met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen – de kandidaat die geen personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969, gewijzigd met de wet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van werknemers zal aan zijn dossier een verklaring op eer toevoegen dat hij geen personeel tewerkstelt onder deze wet;
6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen en taksen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is;
7. die zich schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen in het kader van deze procedure.
De Gemeente kan, bij twijfel over de persoonlijke situatie van een kandidaat, zich richten tot de bevoegde diensten om de nodige informatie te verkrijgen.
Misdrijven die in aanmerking worden genomen voor toepassing van de in artikel 50 van de wet betreffende de concessieovereenkomsten van 17 juni 2016 bedoelde uitsluitingsgronden zijn:
1° deelneming aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek of in artikel 2 van Kaderbesluit 2008/841/JBZ van de Raad van 24 oktober 2008 ter bestrijding van georganiseerde criminaliteit;
2° omkoping zoals bedoeld in artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek of in artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn of in artikel 2.1, van Kaderbesluit 2003/568/JBZ van de Raad van 22 juli 2003 inzake de bestrijding van corruptie in de privésector;
3° fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd met de wet van 17 februari 2002;
4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten zoals bedoeld in artikel 137 van het Strafwetboek of in de zin van de artikelen 1 of 3 van Kaderbesluit 2002/475/JBZ van de Raad van 13 juni 2002 inzake terrorismebestrijding dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit zoals bedoeld in artikel 4 van genoemd kaderbesluit;
5° witwassen van geld of financiering van terrorisme zoals bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme of in de zin van artikel 1 van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2005 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel zoals bedoeld in artikel 433quinquies van het Strafwetboek of in de zin van artikel 2 van Richtlijn 2011/36/EU van het Europees Parlement en de Raad van 5 april 2011 inzake de voorkoming en bestrijding van mensenhandel en de bescherming van slachtoffers daarvan, en ter vervanging van Kaderbesluit 2002/629/JBZ van de Raad;
7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven in de zin van artikel 35/7 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers of in de zin van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van vreemde arbeiders.
§10
De financiële en economische capaciteit van de kandidaten zal geëvalueerd worden op basis van volgende criteria:
• De technische capaciteit van de kandidaten zal worden beoordeeld op basis van volgende criteria:
De kandidaten zullen moeten bewijzen dat zij beschikken over een ervaring in dit domein. Hiertoe zullen zij een referentielijst voorleggen (periode, plaats).
• De financiële en economische capaciteit van de kandidaten zal beoordeeld worden op basis van volgende referenties:
o Het voorleggen van het bewijs van het onderschrijven van een verzekering beroepsaansprakelijkheid bij een maatschappij die alle garantie qua solvabiliteit biedt.
Indien, om een verantwoorde reden, de kandidaat niet in staat is alle verlangde referenties voor te leggen, is het hem toegelaten zijn financiële en economische capaciteit met elk ander document, door de Gemeente als geschikt beoordeeld, aan te tonen.”