ONDERGETEKENDEN:
Gegevensuitwisselingsovereenkomst Nationale Studenten Enquête 2022-2024
ONDERGETEKENDEN:
Stichting Studiekeuze123, gevestigd te Utrecht, vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxxxx Xxxxx in de functie van directeur-bestuurder, hierna te noemen “Studiekeuze123;”
en
«Organisatie», gevestigd te «Plaats postadres», vertegenwoordigd namens het College van Bestuur / de directie door «Titel_1_dr_drs» «Initialen» «Tussenvoegsel Geachte» «Achter_naam»
«Titel_2_bach_mast», hierna te noemen “Instelling;”
Ondergetekenden hierna gezamenlijk ook aan te duiden als: “Partijen” en ieder afzonderlijk als “Partij;”
OVERWEGENDE DAT:
A) Studiekeuze123 via het Aanwijzingsbesluit Studiekeuze123 is aangewezen als uitvoerder van de Nationale Studenten Enquête (“NSE”), als bedoeld in artikel 7.15a, eerste lid, van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW);
B) Partijen op basis van een wettelijke grondslag persoonsgegevens zullen uitwisselen ten behoeve van de uitvoering van de NSE; zoals beschreven in artikel 2 lid 1 van de Regeling gegevens studentenenquête;
C) Partijen in het kader van de uitvoering van de NSE persoonsgegevens verwerken in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg);
D) Ten behoeve van de uitvoering van de NSE Instelling aan Studiekeuze123 persoonsgegevens zal verstrekken, waarvoor Instelling zelf verantwoordelijke is in de zin van de Avg en waarvoor Studiekeuze123 verantwoordelijke wordt in de zin van de Avg. Zie Bijlage 2;
E) Ten behoeve van de uitvoering van de NSE Studiekeuze123 aan Instelling persoonsgegevens zal verstrekken, waarvoor Studiekeuze123 zelf verantwoordelijke is in de zin van de Avg en waarvoor Instelling verantwoordelijke wordt in de zin van de Avg. Zie Bijlage 2;
F) Partijen ten behoeve van de totstandkoming van objectieve, betrouwbare en vergelijkbare studiekeuze-informatie, zoals beschreven in artikel 7.15a, eerste lid in de WHW, afspraken maken over een gestandaardiseerde uitvoering van de enquête en de communicatie naar de studenten;
G) Partijen, mede gelet op het bepaalde in de Avg omtrent onder meer de verdere verwerking, gegevensbeveiliging en de meldplicht datalekken, overeenkomen om bij het verwerken van deze persoonsgegevens de hiernavolgende bepalingen in acht te nemen;
VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:
Algemene contractuele bepalingen
Artikel 1 Definities
1.1 In deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst hebben de met hoofdletter geschreven begrippen de in dit artikel opgenomen betekenis. Waar in deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst termen worden gebruikt die overeenstemmen met definities uit artikel 4 Avg, wordt aan deze termen de betekenis van de definities uit de Avg toegekend. Waar de definitie in dit artikel in het enkelvoud is opgenomen, wordt ook het meervoud daaronder begrepen en vice versa, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld of uit de context anders blijkt.
1.2 Bijlagen: de aanhangsels bij deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst die integraal deel uitmaken van de Gegevensuitwisselingsovereenkomst.
1.3 Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 33 Avg.
1.4 Gegevensuitwisselingsovereenkomst: deze gegevensuitwisselingsovereenkomst inclusief overwegingen en Bijlagen.
1.5 Regeling gegevens studentenenquête: de wettelijke regeling geldend van 25-04-2020, xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxx.xx/XXXX0000000/
1.6 Studiekeuzedatabase: De Studiekeuzedatabase van Studiekeuze123 beschikbaar gesteld via een API middels login/wachtwoord op één of meerdere URL’s. De Studiekeuzedatabase bevat op zowel instellings- als opleidingsniveau gegevens over inschrijfbare hbo- en wo- opleidingen, waaronder arbeidsmarktinformatie, accreditatiegegevens, toelatingseisen, instroomaantallen en studentenoordelen. De Studiekeuzedatabase bevat geen persoonsgegevens.
1.7 Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
1.8 Verwerking van persoonsgegevens: het Verwerken van een bepaalde soort of soorten persoonsgegevens van (een) bepaalde categorie(ën) betrokkenen voor een of meerdere welbepaalde, specifiek omschreven en gerechtvaardigde doeleinde(n) voor een vooraf vastgestelde duur.
Artikel 2 Onderwerp van deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst
2.1 Studiekeuze123 is verantwoordelijk voor de uitvoering van de NSE. Studiekeuze123, dan wel de door haar ingeschakelde derde, nodigt de studenten van Instelling per e-mail uit, verwerkt de gegevens, voert de analyses uit en verspreidt de resultaten. Communicatie- uitingen voor gebruik door Instelling aangaande de NSE worden door Studiekeuze123 kosteloos ter beschikking gesteld. Op deze website xxx.xxx.xx zijn de werkinstructies, planning en de vragenlijst geplaatst. In een online portal kan Instelling de responsaantallen real time bekijken.
2.2 Instelling wijst een of meerdere NSE-contactperso(o)n(en) aan met wie Studiekeuze123 en de door haar ingeschakelde derde alle benodigde activiteiten laten verlopen. Hij/zij zal gedurende het gehele traject berichten over de NSE ontvangen, al dan niet in de vorm van een nieuwsbrief. Naast een NSE-contactpersoon voor de uitvoering van het onderzoek, geeft Instelling een contactpersoon Datalekken door, met wie Studiekeuze123 onverwijld contact opneemt aan de hand van het opgegeven e-mailadres en telefoonnummer indien zich een Datalek voordoet.
Daarnaast kan Instelling optioneel een naam en e-mailadres doorgeven voor de communicatie omtrent de NSE (communicatie-contactpersoon).
Indien Instelling besluit mee te doen met de levering van het koppelbestand (zie artikel 16), wordt een naam doorgegeven aan wie Studiekeuze123 het wachtwoord van dit bestand zal leveren. Bij voorkeur is dit een andere persoon dan de NSE-contactpersoon.
Artikel 3 Totstandkoming, duur en beëindiging
3.1 De Gegevensuitwisselingsovereenkomst heeft betrekking op de NSE jaren 2022, 2023 en 2024. De overeenkomst treedt in werking na ondertekening door Partijen. Zie artikel 8.2 voor tussentijdse overeengekomen wijzigingen.
3.2 Het instellingsbestuur van een niet-bekostigde instelling besluit binnen deze termijn per jaar of Instelling deel wenst te nemen aan de enquête, of niet, zoals beschreven in artikel 2 lid 2 sub b van de Regeling gegevens studentenenquête. In geval van deelname gelden de bepalingen uit deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst.
3.3 Partijen kunnen de Gegevensuitwisselingsovereenkomst beëindigen door schriftelijke opzegging met inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden.
3.4 Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Gegevensuitwisselingsovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de onderhavige overeenkomst gelden. Tot deze verplichtingen behoren onder meer de verplichtingen voortvloeiende uit de Avg, geheimhouding, overdracht en vernietiging, aansprakelijkheid en toepasselijk recht.
Artikel 4 Tekortschieten in de nakoming
Indien een der Partijen tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst kan de Partij de tekortschietende Partij in gebreke stellen, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan de tekortschietende Partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de tekortschietende Partij in verzuim.
Artikel 5 Aansprakelijkheid en schadevergoeding
Onverminderd het bepaalde in artikel 4 van deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst zal de ene partij (de “Vrijwarende Partij”) de andere partij (de “Gevrijwaarde Partij”) vrijwaren tegen alle aanspraken, (rechts)vorderingen, schade, bestuurlijke boetes en/of verbeurde dwangsommen gebaseerd op of voortvloeiende uit een (beweerde) inbreuk op rechten van derden door de Vrijwarende Partij of voortvloeiende uit een schending door de Vrijwarende Partij van het bepaalde in deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst.
Artikel 6 Overmacht
6.1 Indien een Partij door een niet toerekenbare tekortkoming (overmacht) niet aan haar verplichtingen jegens de andere Partij kan voldoen, worden die verplichtingen opgeschort voor de duur van de overmachtstoestand. Indien de overmachtstoestand twee maanden heeft geduurd, hebben beide Partijen het recht om de Gegevensuitwisselingsovereenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden.
6.2 Onder overmacht wordt verstaan een tekortkoming van een Partij die niet aan haar schuld is te wijten, noch krachtens de wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar risico komt. Onder overmacht wordt niet gerekend een tekort aan personen die
zijn belast met de uitvoering van de Gegevensuitwisselingsovereenkomst, ziekte van bedoelde personen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van de voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde zaken, of tekorten in computercapaciteit, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde van, dan wel door toedoen van de Partij die niet nakomt c.q. tekortschiet. Voorts wordt niet onder overmacht begrepen het niet- nakomen dan wel tekortschieten van door Verwerker ingeschakelde derden en/of liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan zijde van Verwerker of door Verwerker ingeschakelde derden.
Artikel 7 Ontbinding
7.1 Elk der Partijen is gerechtigd de Gegevensuitwisselingsovereenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien de andere Partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van de Gegevensuitwisselingsovereenkomst als bedoeld in artikel 4.
7.2 Elk der Partijen kan de Gegevensuitwisselingsovereenkomst met onmiddellijke ingang zonder ingebrekestelling geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de wederpartij – al dan niet voorlopig – surséance van betaling wordt verleend, indien ten aanzien van de wederpartij faillissement wordt aangevraagd, indien de onderneming van de wederpartij wordt geliquideerd of beëindigd anders dan ten behoeve van reconstructie of samenvoeging van ondernemingen.
Artikel 8 Overige bepalingen
8.1 De gehele of gedeeltelijke ongeldigheid van een of meer bepalingen van deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst brengt niet de nietigheid of vernietigbaarheid van de gehele Gegevensuitwisselingsovereenkomst met zich mee. Voor zover de bedoelde ongeldigheid betrekking heeft op een wezenlijk onderdeel van de relatie tussen Partijen, zullen Partijen in overleg vaststellen welke wijzigingen in de Gegevensuitwisselingsovereenkomst noodzakelijk uit die ongeldigheid voortvloeien, waarbij zoveel mogelijk aansluiting gezocht zal worden bij de bedoeling van Partijen zoals die uit deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst blijkt.
8.2 Deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst kan slechts worden gewijzigd door middel van een schriftelijk stuk waarin uitdrukkelijk staat vermeld dat het stuk bedoelt een dergelijke wijziging aan te brengen en dat door ter zake bevoegde vertegenwoordigers van Partijen is ondertekend.
Artikel 9 Geschillen, toepasselijk recht en jurisdictie
9.1 Op deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst en op alle geschillen die daaruit mochten voortvloeien of daarmee mochten samenhangen, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
9.2 In het geval van een geschil verband houdende met de totstandkoming, uitvoer, beëindiging of uitleg van deze overeenkomst, zullen Partijen het geschil voorleggen aan een gezamenlijk te benoemen MfN geregistreerd mediator conform het Reglement van de Mediatorsfederatie Nederland zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de mediation. Partijen wonen de eerste mediationbijeenkomst gezamenlijk bij. Daarna zijn Partijen vrij de mediation op ieder gewenst moment te beëindigen. De mediation vangt aan op het moment dat Partijen de eerste gezamenlijke mediationbijeenkomst bijwonen. Indien het onmogelijk is gebleken een geschil als hiervoor bedoeld op te lossen met behulp van mediation, zal dat geschil worden beslecht door middel van een bindend advies procedure
conform het op het moment van de aanvraag geldende Bindend Advies Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut (NAI).
9.3 Voorgaande beperkt op geen enkele wijze de bevoegdheid van Partijen om in spoedeisende kwesties bewarende maatregelen te treffen of een kort geding procedure te beginnen.
Bepalingen in relatie tot de Avg
Artikel 10 Doelbepaling van de Verwerking van persoonsgegevens
Studiekeuze123 verwerkt de gegevens van alle deelnemende studenten tot producten en / of databestanden gericht op studiekeuze-voorlichting en wetenschappelijk en/of statistisch onderzoek. De resultaten van deze producten zijn niet herleidbaar tot personen. De resultaten van de NSE worden gedeponeerd bij het Data Archiving and Networked Services (DANS), zijnde een landelijk expertisecentrum en archiefbewaarplaats voor onderzoeksgegevens, zoals verplicht wordt gesteld door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De onderwijsinstellingen ontvangen de NSE-resultaten voor verwerking in de interne kwaliteitszorg.
Artikel 11 Verplichtingen van verantwoordelijken
11.1 Instelling is de verantwoordelijke voor het juist en tijdig leveren van de verplichte persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoering van de NSE, zoals beschreven in artikel 2 lid 1 van de Regeling gegevens studentenenquête.
11.2 Studiekeuze123 is de verantwoordelijke voor het databeheer van de ontvangen persoonsgegevens, het uitnodigen van studenten om mee te doen met de NSE, voor het uitvoeren van de NSE, het versturen van de vergoedingen aan de hiervoor in aanmerking komende studenten, voor het verwerken van de antwoorden op de enquête tot resultaten en het versturen van de dankmail aan de deelnemende studenten.
11.3 Studiekeuze123 en Instelling zullen de Verwerking(en) van persoonsgegevens beveiligen overeenkomstig de voorschriften gesteld bij of krachtens de Avg en bij of krachtens overige (bijzondere) wetgeving ten aanzien van het Verwerken van persoonsgegevens.
11.4 Studiekeuze123 en Instelling verklaren persoonsgegevens te zullen Verwerken op behoorlijke, zorgvuldige en transparante wijze en in overeenstemming met de Avg en andere toepasselijke regelgeving betreffende het Verwerken van persoonsgegevens.
11.5 Partijen zullen de persoonsgegevens die zij van elkaar verkrijgen niet verder Verwerken voor andere doeleinden dan waarvoor zij zijn verkregen.
11.6 De Verwerkingen van persoonsgegevens waarop deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst betrekking heeft, zijn beschreven in Bijlage 1 van deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst.
11.7 Partijen zullen voldoen aan de informatieplicht jegens betrokkenen zoals bedoeld in de artikelen 13 en 14 Avg.
11.8 Partijen beantwoorden ieder voor zich verzoeken van betrokkenen om informatie, inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens. De Partij die de verantwoordelijke is, beantwoordt het verzoek. Partijen zullen elkaar alle medewerking verlenen die nodig is voor de beantwoording van het verzoek.
Artikel 12 Ketenbepaling
12.1 Studiekeuze123 is gerechtigd de persoonsgegevens die zij heeft verkregen van Instelling te laten Verwerken door verwerker(s). Studiekeuze123 blijft voor Instelling te allen tijde
aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen uit deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst.
12.2 Studiekeuze123 zal aan verwerker(s) dezelfde verplichtingen opleggen als voor haarzelf uit deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst voortvloeien en toezien op de naleving daarvan door deze verwerker(s). De verplichtingen van de verwerker worden door verwerker ook opgelegd aan subverwerkers.
12.3 Studiekeuze123 ziet erop toe dat verwerkers gevestigd zijn in de Europese Economische Ruimte (EER) en garanderen dat de Verwerking van Persoonsgegevens plaatsvindt binnen de EER, zonder doorgifte naar derde landen.
12.4 Studiekeuze123 informeert Instelling jaarlijks vooraf over de aangetrokken verwerker(s) in de uitvoering van de NSE. Studiekeuze123 informeert Instelling vooraf over het inschakelen van nieuwe verwerkers.
Artikel 13 Datalek
13.1 Wanneer zich in het kader van deze Gegevensuitwisselingsovereenkomst een Datalek voordoet bij een van Partijen, legt deze Partij de volgende zaken vast: de aard van het Datalek, de geconstateerde en vermoedelijke gevolgen van het Datalek voor de Verwerking(en) van persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Gegevens- uitwisselingsovereenkomst en de maatregelen die zijn getroffen om de gevolgen te verhelpen of te matigen.
13.2 De Partij waar het Datalek zich voordoet stelt de andere Partij binnen 24 uur na ontdekking op de hoogte en meldt het Datalek indien nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en indien nodig, aan betrokkenen.
13.3 Partijen coördineren de melding aan betrokkenen als zij beiden vaststellen dat het Datalek aan betrokkenen gemeld moet worden en doen dat zo mogelijk in één kennisgeving.
13.4 Partijen conformeren zich bij de uitvoering van dit artikel aan de richtsnoeren voor de melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens.
NSE-specifieke bepalingen
Artikel 14 De resultaten van de Nationale Studenten Enquête
14.1 Instelling ontvangt een aantal bestanden met de resultaten van de NSE. Instelling zal zorgvuldig met de bestanden omgaan.
14.2 Enkele van deze databestanden worden opgeleverd in .sav formaat, het standaardformaat van de statistische analyse software SPSS.
14.3 De resultaten van de NSE worden gedeponeerd bij het DANS. Bovendien worden de NSE- resultaten opgenomen in de Studiekeuzedatabase van Studiekeuze123. De NSE-gegevens in de Studiekeuzedatabase worden gepubliceerd op de website Xxxxxxxxxxx000.xx en in Studie in Cijfers, een product waarin enkele cijfers over de opleiding worden getoond afgezet tegen het landelijke gemiddelde van de opleiding. Studie in Cijfers is te vinden op Xxxxxxxxxxx000.xx maar ook in de opleidingsinformatie (op de website en/of in folders) van hogescholen en universiteiten. De Studiekeuzedatabase is voor derden kosteloos opvraagbaar.
14.4 Indien er door Instelling, dan wel de door haar ingeschakelde derde, een bewerking op de gegevens van de NSE plaatsvindt voorafgaand aan publicatie, dient dit vermeld te worden in de publicatie. De bewerking dient op controleerbare wijze te geschieden en reproduceerbaar zijn. Een bewerking op de gegevens vindt plaats op verantwoordelijkheid van Instelling.
14.5 Voor zover er op de resultaten van de NSE enige intellectuele eigendomsrechten rusten, zullen deze toebehoren aan Studiekeuze123. Voor zover hiervoor nog enige overdracht van rechten noodzakelijk is, zal Instelling daaraan medewerking verlenen.
Artikel 15 Communicatie tijdens de NSE en over resultaten van de NSE
15.1 Instelling mag in haar communicatie de studenten slechts op neutrale wijze stimuleren om de NSE in te vullen. Initiatieven die bedoeld zijn om de resultaten positief te beïnvloeden zijn niet toegestaan. Wanneer beïnvloeding aantoonbaar leidt tot afwijkende resultaten, zal de uitslag van Instelling niet worden opgenomen in de Studiekeuzedatabase en daarmee niet worden getoond op o.a. de website xxx.xxxxxxxxxxx000.xx of publicaties van afnemers van de NSE-resultaten. Zie de richtlijn voor de communicatie van de Instelling naar de student in Bijlage 3.
15.2 Bij publicatie van (delen van) de resultaten van de NSE door Instelling, dan wel de door haar ingeschakelde derde, zal Instelling geen misleidende uitlatingen doen. Bij publicatie van (delen van) de resultaten van de NSE door Instelling, dan wel door de door haar ingeschakelde derde, wordt vermeld dat de gegevens afkomstig zijn van de NSE. Hierbij zal worden toegevoegd dat de NSE wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van Studiekeuze123. Op verzoek zal Studiekeuze123 een logo van de stichting en/of van de NSE verstrekken welke gebruikt kan worden bij publicaties over de NSE.
15.3 Communicatie van Instelling buiten de eigen organisatie (externe communicatie) over de voorlopige resultaten van de NSE door Instelling is niet toegestaan. Instelling verplicht zich te houden aan de opgelegde embargotermijn, conform de planning op xxx.xxx.xx. Communicatie van Instelling buiten de eigen organisatie is alleen toegestaan met de definitieve NSE-resultaten. Communicatie over de resultaten van andere onderwijsinstellingen is nooit toegestaan.
15.4 Studiekeuze123 proclameert geen enkele Instelling of opleiding tot de best scorende in de NSE (of soortgelijke superioriteitsaanduidingen). Het is Instelling niet toegestaan om namens Studiekeuze123 te communiceren over de resultaten van de NSE, zoals, maar niet daartoe beperkt, door te communiceren dat “Instelling volgens Studiekeuze123 het beste scoort op…”.
Artikel 16 Optioneel: koppelbestand – directe herleidbaarheid naar studenten
16.1 Instelling dient per NSE-jaar aan te geven of Instelling aanvullend op de NSE- resultatenbestanden een koppelbestand wenst te ontvangen. Het koppelbestand bestaat uit het e-mailadres en het enquête-ID van de student. Het koppelbestand stelt Instelling in staat de antwoorden op de NSE van een student te koppelen met de gegevens van de student waarover Instelling reeds beschikt, ten behoeve van het evalueren, monitoren en verbeteren van het onderwijs(beleid) van Instelling en van gerelateerde diensten van Instelling.
16.2 Indien Instelling een koppelbestand wenst te ontvangen dan wordt aan alle studenten van Instelling toestemming gevraagd voor de levering van zijn/haar gegevens aan Instelling. Studiekeuze123 voegt voor betreffende instellingen een gevalideerde en met het onderwijsveld afgestemde toestemmingsvraag toe aan het einde van de vragenlijst, zie Bijlage 4 de toestemmingsvraag uit de vragenlijst van de NSE 2021. Indien studenten geen toestemming hebben gegeven, of de vraag op verzoek van Instelling geheel niet is gesteld omdat Instelling geen interesse heeft in een koppelbestand, ontvangt Instelling niet- herleidbare NSE-resultaten van Studiekeuze123.
16.3 Het wachtwoord van het koppelbestand wordt slechts eenmalig geleverd aan de persoon die Instelling bij Studiekeuze123 als ontvanger van het wachtwoord van het koppelbestand heeft aangemeld, zie hiervoor artikel 2.2.
16.4 Het gebruik van “toestemming” als verwerkingsgrondslag is aan regels gebonden. Toestemming kan alleen als verwerkingsgrondslag dienen als deze vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig is gegeven (artikel 4 lid 11 Avg). Daarom is het belangrijk dat studenten goed geïnformeerd zijn over de aard en het doel van de gegevensverwerking op het moment dat zij toestemming verlenen. De verantwoordelijkheid om de juiste informatie te verstrekken en om de doelbinding bij de verwerking te bewaken ligt bij Instelling. Studiekeuze123 neemt in de toestemmingsvraag een link op waar studenten terecht kunnen voor de informatie vanuit Instelling (zie Bijlage 4). De tekst en de link wordt door Instelling aangeleverd met de aanlevering van de studentgegevens.
16.5 Aan Instelling wordt geadviseerd deze informatie zo specifiek mogelijk in te vullen, zodat studenten hun toestemming vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig kunnen geven. De zaken waarover Instelling de student over moet informeren zijn:
• Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke,
• Doel van het onderzoek (i.e. ‘wie’ wil ‘wat’ doen aan de hand van ‘welke’ persoonsgegevens en ‘wanneer’ om ‘resultaat’ te bereiken),
• Lijst met gegevens die verwerkt worden,
• Looptijd van het onderzoek,
• Bewaartermijn van de gegevens,
• Een verwijzing naar het privacy beleid c.q. de privacyverklaring van Instelling,
• Informatie over hoe studenten hun toestemming later nog kunnen intrekken,
• Informatie over waar studenten bij vragen/klachten terecht kunnen.
Aldus overeengekomen en ondertekend:
Namens Instelling,
«Initialen» «Tussenvoegsel Geachte»
«Achter_naam»
«Plaats postadres» Datum:
Namens Studiekeuze123, Directeur-bestuurder
I.A.M. Xxxxxxxx Xxxxx Utrecht
2 september 2021
Bijlage 1 Beschrijving Verwerking van persoonsgegevens
Verwerking ten behoeve van de Nationale Studenten Enquête
Om de Nationale Studenten Enquête uit te kunnen voeren, ontvangt Studiekeuze123 op basis van de Regeling gegevens studentenenquête, persoonsgegevens van de gehele studentenpopulatie van Instelling van de NVAO-geaccrediteerde Ad, bachelor-en masteropleidingen. De aanlevering van de persoonsgegevens door Instelling aan Studiekeuze123 verloopt via een portal dat een beveiligde, versleutelde, verbinding mogelijk maakt. Naast deze gegevens kan Instelling optioneel aanvullende gegevens aanleveren, die worden verwerkt volgens de werkwijze beschreven op xxx.xxx.xx. Het betreft labels, een tweede e-mail adres, een afwijkende opleidingsnaam en een afwijkende instellingsnaam. Instelling is verantwoordelijk voor de grondslag van de verwerking van aanvullende persoonsgegevens die worden aangeleverd naast de verplichte persoonsgegevens beschreven in artikel 2 lid 1 van de Regeling gegevens studentenenquête.
Studiekeuze123 nodigt alle studenten van Instelling per e-mail uit om hun mening te geven over de betreffende opleiding van de Instelling door middel van het beantwoorden van een vragenlijst. Na verwerking van de antwoorden van studenten levert Studiekeuze123 NSE-resultatenbestanden aan Instelling. Persoonsgegevens worden alleen terug geleverd aan Instelling die hierom heeft verzocht (koppelbestand) en voor zover respondenten daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven. Bij de verwerking van de resultaten voor publicatie wordt door Studiekeuze123 een beslisregel gehanteerd om te bepalen of de gemiddelde scores voldoen aan minimale nauwkeurigheidseisen en of de privacy van studenten niet in het geding komt. Deze beslisregels zijn op te vragen bij Studiekeuze123. Rapportages bestemd voor publicatie bevatten dus geen persoonsgegevens in de zin van art. 4 lid 1 Avg.
Het koppelbestand bevat de aangeleverde e-mailadressen van studenten en een enquête-ID waarmee de resultaten van de NSE te combineren zijn met andere gegevens over studenten waarover Instelling reeds beschikt. Het koppelbestand bevat alleen de gegevens van de studenten die bij de beantwoording van de vragenlijst uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven voor de verstrekking van hun e-mailadres en enquête-ID van de NSE door Studiekeuze123 aan Instelling.
Studiekeuze123 maakt gebruik van een onderzoeksbureau (verwerker) voor de uitvoering van de enquête.
Hieronder volgt de beschrijving van de verwerking in termen van artikel 30 Avg. Dat artikel beschrijft de gegevens aan de hand waarvan de verwerkingsverantwoordelijke de verwerking moet beschrijven ten behoeve van het register van verwerkingsactiviteiten.
a) Naam en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke:
X. Xxxxxxxx Xxxxx, directeur-bestuurder van Studiekeuze123, Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxx, 030 – 303 91 00. De contactpersoon van de verwerkingsverantwoordelijke is:
X. Xxxxxxx, xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx000.xx
b) Verwerkingsdoeleinden:
Het verkrijgen van objectieve, betrouwbare en vergelijkbare studiekeuze-informatie, zoals beschreven in artikel 7.15a, eerste lid in de WHW, waarvoor Studiekeuze123 via het Aanwijzingsbesluit Studiekeuze123 is aangewezen als rechtspersoon t.b.v. de uitvoering.
c) Categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens:
• Studenten van NVAO-geaccrediteerde Ad, bachelor- en masteropleidingen: het e- mailadres van de student, verkregen van Instelling; met:
• Het brinnummer en het brinvolgnummer van de betreffende Instelling;
• de voorkeurstaal van de student;
• de CROHO-code van de opleiding die de student volgt;
• de naam van de opleidingsvariant, leerroute of track die de student volgt1;
• de vorm van de opleiding die de student volgt (voltijd, deeltijd, duaal);
• de naam van de opleidingslocatie (vestigingsplaats);
• of de student een reguliere student, postmaster of premasterstudent is;
• of de student afstandsonderwijs volgt;
• of de student een eerstejaars- of ouderejaarsstudent is;
• of de student een opleiding in het wetenschappelijk- of hoger beroepsonderwijs volgt. Daarnaast is het voor de uitvoering van het onderzoek nodig dat onderwijsinstellingen die het vragenblok ‘kunstonderwijs’ laten uitvragen, voor alle opleidingen naast de kolom ‘hoofdopleiding’ ook de kolom ‘kunstonderwijs’ gevuld wordt.
Instelling kan optioneel labels aanleveren. Instelling is verantwoordelijk voor het organiseren van de grondslag van deze verwerking. De labels bevatten geen direct herleidbare gegevens naar de student, maar wel gegevens over de student, bijvoorbeeld ‘honoursstudent’.
d) Ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt:
• Persoonsgegevens worden alleen terug geleverd aan de Instelling die daarom verzocht heeft (koppelbestand) en voor zover respondenten daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven. Alle andere rapportages bevatten geen persoonsgegevens in de zin van art. 4 lid 1 Avg.
• Studiekeuze123 kan op verzoek gegevens beschikbaar stellen voor wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden in de zin van artikel 89 Avg. Ontvangers moeten voldoen aan Avg-eisen.
e) De locatie van de verwerking van gegevens is Nederland en Duitsland. Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens aan ontvangers in derde landen in de zin van artikel 44 Avg plaats.
f) De van Instelling ontvangen directe persoonsgegevens (e-mailadressen) worden jaarlijks vier maanden na de slotbijeenkomst van de NSE gewist. Ook de koppelbestanden bevatten e- mailadressen en worden jaarlijks vier maanden na de slotbijeenkomst gewist. Vanaf het moment van wissing van de e-mailadressen zijn de data geanonimiseerd.
g) Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen:
Studiekeuze123 beschikt alleen over gepseudonimiseerde bestanden die opgeslagen staan op een aparte server met restricte toegang en tweefactorauthenticatie voor de medewerkers die hier voor de uitoefening van hun functie bij kunnen. Op het moment dat de e-mailadressen zijn gewist, gaat het om geanonimiseerde gegevens. Alle medewerkers van Studiekeuze123 hebben een geheimhoudingsplicht. De verwerker die de NSE uitvoert is ISO27001 gecertificeerd.
1 “De naam van de opleidingsvariant, leerroute of track die de student volgt” is optioneel aan te leveren door Instelling.
Bijlage 2. Zienswijze rollen en verantwoordelijkheden
Studiekeuze123 is de door het ministerie van OCW aangewezen rechtspersoon voor het doen van onderzoek naar studenttevredenheid en – betrokkenheid zoals geformuleerd in artikel 7.15a eerste lid WHW. Zij heeft hierbij als taak het verzamelen en kosteloos verspreiden van objectieve, betrouwbare en vergelijkbare studiekeuze-informatie en het doen van onderzoek naar studenttevredenheid en -betrokkenheid.
1. Instellingen leveren bij Studiekeuze123 persoonsgegevens aan ten behoeve van de uitvoering van de NSE. Instelling verstrekt persoonsgegevens, waarvoor Instelling zelf verantwoordelijke is in de zin van de Avg en waarvoor Studiekeuze123 verantwoordelijke wordt in de zin van de Avg, op basis van de Avg-grondslag ‘wettelijke plicht,’ zoals beschreven in de Regeling gegevens studentenenquête.
Instelling kan t.b.v. de NSE aanvullende gegevens aanleveren. Het betreft labels, een tweede e-mail adres, een afwijkende opleidingsnaam en een afwijkende instellingsnaam. Voor de verstrekking van deze extra gegevens aan Studiekeuze123 moet Instelling zich zelf verzekeren van een Avg-grondslag.
2. Studiekeuze123 ontvangt en verwerkt als verwerkingverantwoordelijke de studentgegevens van de instellingen voor de uitvoering van de wettelijke taak, zoals omschreven in artikel 7.15a lid 1 WHW. Studiekeuze123 heeft hier een verwerker voor aangetrokken, waarmee een verwerkersovereenkomst is afgesloten.
3. Studiekeuze123 verstrekt de NSE-resultaten aan de instellingen, waarvoor Studiekeuze123 zelf verantwoordelijke is in de zin van de Avg en waarvoor de instellingen verwerkingsverantwoordelijke2 worden in de zin van de Avg.
De aanlevering door de instelling van instellingsvragen en het terug leveren van de respons van studenten op deze instellingsvragen aan de instelling betreft maatwerkafspraken die instelling maakt met de door Studiekeuze123 aangetrokken verwerker.
2 Voor zover die resultaten persoonsgegevens bevatten.
Bijlage 3. Communicatierichtlijn
De richtlijn voor de communicatie naar de student is de volgende; argumenten met betrekking tot ranglijstjes of verwijzing naar de arbeidsmarkt dienen niet te worden gebruikt (“Vul de NSE in zodat de opleiding hoog scoort in de Elsevier” is bijvoorbeeld niet toegestaan). Argumenten die wel kunnen worden gebruikt in de communicatie naar studenten om de NSE in te vullen zijn:
a Als input voor aankomende studenten in de keuze van een opleiding; b Als input voor verbetering van het onderwijs;
c Om je stem te laten horen.
Bijlage 4. Toestemmingsvragen
De algemene toestemmingsvraag zoals opgenomen in de vragenlijst 2021:
Wanneer Instelling direct herleidbare gegevens wil ontvangen, voegt Studiekeuze123 voor betreffende Instelling de onderstaande gevalideerde en met het onderwijsveld afgestemde toestemmingsvraag toe aan het einde van de vragenlijst. Instelling ontvangt vervolgens een koppelbestand met de e-mailadressen en enquête-ID’s van studenten die daar toestemming voor hebben gegeven.
Beste student,
Bedankt voor jouw feedback over je opleiding. Hiermee draag je bij aan waardevolle informatie voor studiekiezers en help je instellingen hun onderwijs te verbeteren. Tot slot nog een laatste vraag.
Jouw onderwijsinstelling wil de resultaten van de NSE voor verdiepend onderzoek koppelen aan gegevens die zij zelf al hebben verzameld. Dit helpt hen bijvoorbeeld beter zicht te krijgen op de wensen van specifieke groepen studenten.
Klik hier [verwijzing naar informatie vanuit instelling] voor een overzicht van het specifieke onderzoeksdoel, de lijst met te koppelen gegevens en door wie deze worden verwerkt.
Voor de koppeling wordt jouw e-mailadres gebruikt. Dat doet jouw instelling alleen met jouw toestemming. Jouw instelling borgt daarbij ten allen tijde je privacy. Alleen de onderzoekers kunnen de gegevens inzien. Opleidingen en docenten ontvangen alleen terugkoppeling op groepsniveau.
Geef jij toestemming voor de koppeling en verwerking van aanvullende gegevens bij de analyse van de NSE 2021 door jouw onderwijsinstelling?
1. Ja, ik geef toestemming.
2. Nee, ik geef geen toestemming.
De volgende toestemmingsvraag wordt aan alle studenten gesteld:
De toestemmingsvraag voorafgaand aan het vragenblok ‘Studeren met een ondersteuningsbehoefte’ zoals opgenomen in de vragenlijst 2021:
Een groep studenten heeft behoefte aan extra ondersteuning bij het studeren naar aanleiding van één of meer bijzondere omstandigheden, beperkingen, ziektes of aandoeningen. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming moet de student om toestemming gevraagd worden om de antwoorden voor studiekeuze-informatie en onderzoek te mogen gebruiken en met de onderwijsinstelling en onderzoeksinstellingen te mogen delen. De volgende tekst is hierover in de vragenlijst opgenomen:
Het volgende blokje vragen gaat over studeren met een ondersteuningsbehoefte. Dat kan van alles zijn: rolstoelgebondenheid, ziekte, dyslexie of RSI, maar ook bijvoorbeeld topsport of ondernemerschap naast de studie.
In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het voor dit onderwerp noodzakelijk je uitdrukkelijke toestemming te vragen om de antwoorden voor studiekeuze- informatie en onderzoek te mogen gebruiken en met je onderwijsinstelling en onderzoeksinstellingen te mogen delen. Op basis van jouw antwoorden kan je voor jouw onderwijsinstelling als persoon herleidbaar zijn. Hierbij geldt uiteraard nog steeds dat strikt vertrouwelijk zal worden omgegaan met de informatie.
Heb je behoefte aan extra ondersteuning naar aanleiding van één of meer bijzondere omstandigheden, beperkingen, ziektes of aandoeningen en geef je toestemming om je antwoorden te verwerken, of wil je deze vraag niet beantwoorden?
1. Ja en ik ga akkoord met de verwerking van mijn antwoorden zoals hierboven aangegeven.
2. Nee ik wil deze vraag niet beantwoorden / deze vraag is niet voor mij van toepassing.