PRAKTISCHE FICHE
PRAKTISCHE FICHE
Subsidiabele uitgaven
Bijlage 2 – Overheidsopdrachten Waalse gebiedsdeel
TE VOLGEN BEPALINGEN INZAKE OVERHEIDSOPDRACHTEN
Voor het Waalse gebiedsdeel
Goedgekeurd 19/12/2022
Het project wordt uitgevoerd in overeenstemming met de EU-wetgeving, het nationaal en regionaal recht, en alle ermee verband houdende uitgaven moeten met name voldoen aan de beginselen inzake overheidsopdrachten, zoals het oproepen tot mededinging en gelijke behandeling.
Wanneer de begunstigde een aanbestedende overheid is, is hij verplicht om in alle fasen van de procedure en tijdens de uitvoering van de opdracht de geldende (Belgische en Europese) regelgeving inzake overheidsopdrachten na te leven voor alle ingediende uitgaven.
Alle opdrachten worden steeds gegund onder de uitsluitende en volledige verantwoordelijkheid van de begunstigde, in zijn hoedanigheid van aanbestedende overheid.
Voorwaarde voor het gebruik van de subsidie is dat in de documenten van de opdracht betreffende het project een of meer milieuclausules, een of meer sociale clausules en een of meer ethische clausules ter bestrijding van sociale dumping worden opgenomen.
In geval van niet-naleving van de regelgeving inzake overheidsopdrachten zullen de richtsnoeren van de Europese Commissie worden toegepast om de financiële correcties vast te stellen die moeten worden toegepast op de door de Unie medegefinancierde uitgaven in het kader van de opdracht.
Wanneer de begunstigde geen aanbestedende overheid is, is hij toch verplicht de algemene beginselen inzake mededinging, transparantie en gelijke behandeling na te leven.
1. Technisch opportuniteitsadvies
Voor overheidsopdrachten met een geraamd bedrag gelijk aan of hoger dan 30.000 euro exclusief BTW kan de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering, een technisch opportuniteitsadvies uitbrengen over het bijzonder bestek met betrekking tot de opdracht die in het kader van het PROJECT wordt gegund, of over enig ander beschrijvend document waarin de technische specificaties, de voorgestelde contractuele voorwaarden en de toepasselijke verplichtingen opgenomen zijn. Dit advies wordt uitgebracht via de ad- hoc formulieren die beschikbaar zijn op de website van het programma, en heeft betrekking op de volgende punten:
• geschiktheid ten opzichte van het PROJECT voor wat betreft inhoud en doelstellingen ervan;
• of rekening wordt gehouden met de milieugerelateerde, sociale en ethische bepalingen van de opdracht;
• naleving van de geldende voorschriften (stedenbouw, enz.);
• het duidelijke, precieze en ondubbelzinnige karakter van de herzieningsbepalingen.
De FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering beschikken over 30 kalenderdagen vanaf de indiening van het volledige dossier om een technisch opportuniteitsadvies uit te brengen.
Er kunnen 3 soorten advies uitgebracht worden:
• Positief: de gerelateerde uitgaven kunnen ingediend worden op basis van de gegunde opdracht in de huidige staat;
• Met voorbehoud: de gerelateerde uitgaven kunnen ingediend worden zodra de documenten van de opdracht aangepast zijn, rekening houdend met het geformuleerde voorbehoud;
• Negatief: de uitgaven voor de opdracht zijn niet subsidiabel.
Indien het technisch opportuniteitsadvies niet binnen 30 dagen uitgebracht wordt, dan kan de BEGUNSTIGDE de overheidsopdracht ongewijzigd opstarten en zal de opportuniteit uiterlijk tijdens de wettelijkheidscontrole geanalyseerd worden.
2. Wettelijkheidscontrole
Voor overheidsopdrachten met een gegund bedrag van minder dan 30.000 euro exclusief BTW heeft de wettelijkheidscontrole van de opdracht betrekking op de naleving van de algemene beginselen op het gebied van mededinging, transparantie en gelijke behandeling. Deze wettelijkheidscontrole wordt door de ELC verricht op basis van, met name, de volgende in de aanvraag opgenomen documenten:
• een document waarin aangetoond wordt dat er voldoende mededinging geweest is en waarin de keuze die werd gemaakt, verantwoord wordt;
• de ontvangen offertes;
• de voorwaarden van het contract met de geselecteerde ondernemingen.
De documenten met betrekking tot de mededinging hoeven pas vanaf 1.000 euro exclusief BTW aan de ELC verstrekt te worden.
Vanaf de eerste euro is echter is de aanbestedende overheid verplicht om te bewijzen dat hij aan de verplichting tot mededinging voldaan heeft. In dit verband is het van belang in het administratieve dossier het bewijs van deze mededinging te bewaren, zodat dit voorgelegd kan worden in geval van controle.
Bijvoorbeeld: bewijs dat 3 dienstverleners geraadpleegd werden, vergelijking van de ontvangen offertes, vergelijking van de door verschillende leveranciers aangeboden producten, verantwoording van de keuze van de geselecteerde dienstverlener.
Voor overheidsopdrachten met een gegund bedrag gelijk aan of hoger dan 30.000 euro exclusief BTW wordt de wettelijkheidscontrole van de opdracht systematisch uitgevoerd op het niveau van de eerstelijnscontrole door de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT.
Deze wettelijkheidscontrole heeft zowel betrekking op de keuze van de manier waarop de overheidsopdracht geplaatst wordt en op de motivering daarvan ingeval een andere procedure gevolgd wordt dan de openbare of niet-openbare procedure, als op de gunning van de opdracht en de afwezigheid van belangenconflicten, met name op basis van de ad-hoc formulieren die op de website van het programma beschikbaar zijn.
De wettelijkheidscontroles van wijzigingen tijdens de uitvoering worden hieronder vermeld.
De controle houdt desgevallend ook rekening met het technische opportuniteitsadvies en vergewist zich ervan dat het eventueel geformuleerde voorbehoud opgeheven werd. Indien er geen technisch advies is uitgebracht, kijkt de wettelijkheidscontrole ook naar de bovenvermelde punten die deel uitmaken van het technische opportuniteitsadvies voor opdrachten van meer dan 30.000 euro.
Om deze controle uit te voeren zullen desgevallend de volgende documenten worden voorgelegd:
• de beslissing over de wijze van plaatsing van de opdracht;
• het bijzondere bestek met de bijzondere administratieve en technische voorwaarden die op de opdracht van toepassing zijn;
• de raming van het bedrag van de opdracht;
• de aankondiging van de opdracht of de versturing van de uitnodigingen om een offerte in te dienen;
• de notulen van de opening van de offertes of het door het e-platform gegenereerde verslag van de indiening van de offertes;
• het analyseverslag van de offertes;
• de gemotiveerde beslissing tot gunning van de opdracht;
• de mededeling van beslissingen aan de kandidaten/inschrijvers;
• de beslissingen over wijzigingen (aanhangsels/verrekeningen) in de loop van het uitvoering;
• de geselecteerde offerte;
• de verklaringen inzake de afwezigheid van belangenconflicten;
• voor opdrachten boven de Europese drempels, de voorna(a)m(en), achterna(a)m(en), geboortedatum en NISZ-nummer van de "daadwerkelijke begunstigde(n)" van de contractant in de zin van artikel 3, onder 6, van Richtlijn (EU) 2015/849 van het Europees Parlement en de Raad.
Wanneer de gecontroleerde handeling, overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van de plaatselijke democratie en de decentralisatie, onderworpen is aan het algemene annuleringstoezicht van de beraadslagingen betreffende overheidsopdrachten, houdt de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering, bij de uitspraak rekening met het advies dat werd gegeven door de toezichthoudende autoriteit.
In dat geval deelt de BEGUNSTIGDE aan de toezichthoudende autoriteit mee dat de opdracht voorwerp is van een medefinanciering in het kader van het EFRO, met opgave van de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering.
Het resultaat van de wettelijkheidscontrole kan van drieërlei aard zijn:
• positief: de gerelateerde uitgaven kunnen ingediend worden;
• positief met correcties: de gerelateerde uitgaven kunnen ingediend worden met toepassing van forfaitaire correcties;
• negatief: de gerelateerde uitgaven zijn niet subsidiabel.
Zonder wettelijkheidscontrole, of indien de wettelijkheidscontrole negatief is, zullen de gerelateerde uitgaven niet goedgekeurd worden door de ELC.
Bovendien kan de wettelijkheid van de overheidsopdracht ook gecontroleerd worden tijdens een eerstelijnscontrole ter plaatse, tijdens een tweedelijnscontrole (Auditautoriteit), en tijdens een controle door de Commissie of het Europese Rekenhof.
Voor de begunstigden die kunnen verantwoorden dat ze geen aanbestedende overheid zijn, moeten zij voor de contracten voor meer dan 30.000 euro exclusief BTW aantonen dat de betaalde prijs voor de dienst, het werk en/of de levering marktconform is. In dat geval betreft de wettelijkheidscontrole van de opdracht het respecteren van de algemene principes van mededinging, transparantie en gelijke behandeling. Deze wettelijkheidscontrole wordt uitgevoerd door de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering, via de ad-hoc formulieren beschikbaar op de website van het programma, ten laatste op het moment van de invoer van de eerste uitgave in verband met deze opdracht en op basis van de volgende documenten, waaronder:
o Een document dat de mededinging en de gemaakte keuze voldoende rechtvaardigt
o De ontvangen voorstellen
o De contractuele regelingen met het geselecteerde bedrijf
3. Uitvoering van de overheidsopdrachten
3.1. Controle op de uitvoering van de opdrachten
De goede uitvoering van de opdrachten overeenkomstig de in de oorspronkelijke opdracht vastgestelde voorwaarden wordt gecontroleerd door de ELC tijdens de controle van de uitgaven en door de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering, de Auditautoriteit, de Commissie en het Europese Rekenhof tijdens latere controles.
3.1.1. Wijzigingen tijdens de uitvoering
Onder wijziging tijdens de uitvoering wordt verstaan iedere aanpassing van de contractuele voorwaarden van de opdracht tijdens de uitvoering. Het gevolg van deze zeer ruime definitie is dat elke aanpassing tijdens de uitvoering, zelfs indien deze het gevolg is van een prijsherziening of van het schrappen van bepaalde niet- uitgevoerde onderdelen, geanalyseerd moet worden in het licht van de regelgeving.
Een wijziging tijdens de uitvoering, zonder de verplichting om een nieuwe opdracht uit te schrijven om de wijziging uit te voeren, kan van tweeërlei aard zijn:
• voorzien in de documenten van de opdracht in de vorm van een herzieningsbepaling (contractuele wijziging);
• toegestaan door de geldende regelgeving (reglementaire wijziging).
In ieder geval kunnen deze wijzigingen de algemene aard van de opdracht niet veranderen.
Afgezien van de herzieningsbepalingen betreffende de prijsherziening, moet elke wijziging tijdens de uitvoering van een overheidsopdracht, afhankelijk van het soort wijziging, het voorwerp uitmaken van een onderbouwing tegenover de ELC of van een specifiek formulier dat beschikbaar is op de website van het programma, alsook van een wettelijkheidscontrole door de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering.
3.1.1.1. Herzieningsbepalingen
Een contractuele wijziging kan zonder nieuwe procedure aangebracht worden wanneer ze, ongeacht de geldelijke waarde ervan, in de documenten van de oorspronkelijke opdracht voorzien is in de vorm van een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige herzieningsbepaling. Deze bepaling moet met name het toepassingsgebied van de mogelijke wijzigingen, de aard ervan en de voorwaarden waaronder ze gebruikt mogen worden, vermelden. Uit de aanwezigheid van herzieningsbepalingen in de documenten van de opdracht blijkt de zorgvuldigheid waarmee de aanbesteder de opdracht voorbereid heeft. Ze worden dus duidelijk aangemoedigd. In sommige gevallen worden ze zelfs verplicht gesteld door de regelgeving.
Met uitzondering van de herzieningsbepalingen betreffende de prijsherziening, worden deze herzieningsbepalingen gecontroleerd door de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering. De wettelijkheidscontrole van de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering, heeft betrekking op elk van deze herzieningsbepalingen wanneer deze, desgevallend, geactiveerd worden.
3.1.1.2. Reglementaire wijzigingen
Reglementaire wijzigingen zijn zonder nieuwe aanbestedingsprocedure subsidiabel indien ze in overeenstemming zijn met de geldende regelgeving, de Europese jurisprudentie en indien ze in rechte en in feite naar behoren gemotiveerd zijn. In dit verband moet uit de feitelijke elementen met betrekking tot de toepassingsvoorwaarden van de aangevoerde regel duidelijk de wettelijke aard van de wijziging blijken.
⮚ « de minimis"-wijzigingen
“De minimis"-wijzigingen zijn wijzigingen van de oorspronkelijke opdracht waarvan de absolute gecumuleerde nettowaarde onder de voor Europese
bekendmaking vastgestelde drempel blijft of onder 10% van de geactualiseerde waarde (d.w.z. na verrekening van de eventuele herziening) van de oorspronkelijke opdracht (15% in het geval van opdrachten voor werkzaamheden).
Ze moeten in rechte en in feite gemotiveerd worden tegenover de ELC.
⮚ niet-substantiële wijzigingen
Een wijziging is niet-substantieel indien ze, ongeacht de waarde ervan, aan geen enkele van de volgende vier voorwaarden voldoet:
1. De aanbestedende overheid voert voorwaarden in die, indien ze in de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure opgenomen waren, de toelating van andere dan de aanvankelijk geselecteerde kandidaten of de aanvaarding van een andere offerte dan de aanvankelijk aanvaarde offerte mogelijk zouden hebben gemaakt, of meer deelnemers aan de aanbestedingsprocedure aangetrokken zouden hebben;
2. Ze wijzigt het economische evenwicht van de opdracht ten gunste van de opdrachtnemer op een wijze die in de oorspronkelijke opdracht niet voorzien was;
3. Ze verruimt het toepassingsgebied van de opdracht aanzienlijk;
4. Wanneer een nieuwe opdrachtnemer in de plaats treedt van degene aan wie de aanbesteder de opdracht oorspronkelijk gegund heeft, behalve in de gevallen die zijn voorzien in een herzieningsbepaling ingevolge algehele of gedeeltelijke opvolging of ingevolge herstructurering van de ondernemingen.
Een niet-substantiële wijziging moet in rechte en in feite gemotiveerd worden. De controle van de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering heeft betrekking op elke voorgestelde wijziging.
⮚ Bijkomende werkzaamheden, leveringen of diensten
Onder bepaalde voorwaarden kan met de hoofdcontractant een wijziging voor bijkomende werkzaamheden, leveringen of diensten overeengekomen worden. Er moet aangetoond worden dat de bijkomende werkzaamheden, leveringen of diensten, waarin oorspronkelijk niet voorzien werd,
noodzakelijk geworden zijn, dat een verandering van contractant om economische of technische redenen onmogelijk is en dat dit voor de aanbesteder grote ongemakken of een aanzienlijke stijging van de kosten zou veroorzaken. Deze verhoging mag echter niet meer bedragen dan 50% van de geactualiseerde waarde van de oorspronkelijke opdracht. In het geval van opeenvolgende wijzigingen geldt deze limiet voor de waarde van elke wijziging. Dergelijke opeenvolgende wijzigingen mogen niet bedoeld zijn om de regels inzake overheidsopdrachten te omzeilen.
Een wijziging voor bijkomende werkzaamheden, leveringen of diensten moet in rechte en in feite gemotiveerd worden. De controle van de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering heeft betrekking op elke ingediende wijziging.
⮚ Wijziging als gevolg van een onvoorziene gebeurtenis bij de aanbesteder
Een wijziging als gevolg van een onvoorziene gebeurtenis bij de aanbesteder kan onder bepaalde voorwaarden met de hoofdcontractant overeengekomen worden. De wijziging moet noodzakelijk geworden zijn door omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien. De prijsverhoging mag niet meer bedragen dan 50% van de geactualiseerde waarde van de oorspronkelijke opdracht. In het geval van opeenvolgende wijzigingen geldt deze limiet voor de waarde van elke wijziging. Dergelijke opeenvolgende wijzigingen mogen niet tot doel hebben de regels inzake overheidsopdrachten te omzeilen.
Een wijziging als gevolg van een onvoorziene gebeurtenis moet in rechte en in feite gemotiveerd worden. De controle van de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering heeft betrekking op elke ingediende wijziging.
⮚ Wijziging als gevolg van een verandering van opdrachtnemer
Een verandering van opdrachtnemer kan plaatsvinden als gevolg van de volledige of gedeeltelijke opvolging van de oorspronkelijke opdrachtnemer, als gevolg van herstructureringen van het bedrijf, met name overnames, fusies, acquisities of insolvabiliteit, door een andere economische speler die voldoet aan de oorspronkelijk vastgestelde selectiecriteria, op voorwaarde dat dit niet leidt tot andere substantiële wijzigingen in de opdracht en niet bedoeld is om de bepalingen inzake overheidsopdrachten te omzeilen.
Een wijziging als gevolg van een verandering van opdrachtnemer moet in rechte en in feite gemotiveerd worden. De controle van de FUNCTIONELE ADMINISTRATIE, het AVIQ of het CGT verantwoordelijk voor de medefinanciering heeft betrekking op elke ingediende wijziging.
4. Opdrachten tegen prijslijst
Een opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarin alleen de eenheidsprijzen van de diensten vastgesteld worden en waarbij de te betalen prijs verkregen wordt door de eenheidsprijzen toe te passen op de hoeveelheden van de verrichte diensten.
Deze manier van prijsbepaling houdt in dat het uiteindelijke bedrag dat aan de gekozen opdrachtnemer betaald wordt, eventueel niet overeenstemt met de oorspronkelijke prijs van de geïndexeerde opdracht, maar met de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden.
De gelijke behandeling van de inschrijvers is niettemin gewaarborgd, aangezien zij concurreren op basis van eenheidsprijzen. Het weglaten van eenheidsprijzen in opdrachten waarvan onderdelen gebaseerd zijn op prijslijsten, d.w.z. vermoedelijke hoeveelheden, kan, naar het oordeel van de aanbestedende overheid, leiden tot onregelmatigheid van de offerte.
Voor deze opdrachten moet de overschrijding van de vermoedelijke hoeveelheden niet als een wijziging van de opdracht beschouwd worden.
Wanneer de opeenvolgende gecumuleerde variaties in de vermoedelijke hoeveelheden echter meer bedragen dan 10% van de oorspronkelijke hoeveelheid, moet een verantwoording verstrekt worden die garandeert dat de variaties in de hoeveelheden niet leiden tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht. Dergelijke variaties mogen niet bedoeld zijn om de regels inzake overheidsopdrachten te omzeilen.
5. Aanvullende bepalingen
5.1. Opdrachten met verschillende loten
De aanbestedende overheid kan besluiten een opdracht in de vorm van afzonderlijke loten te plaatsen, in welk geval zij de aard, de omvang, het voorwerp, de indeling en de kenmerken van de loten in de documenten van de opdracht vaststelt. Voor opdrachten voor leveringen, diensten en werkzaamheden waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of meer bedraagt dan de herzienbare Europese drempel voor Europese bekendmaking, zoals van toepassing op overheidsopdrachten voor leveringen en diensten die door federale aanbestedende overheden geplaatst
worden, moeten alle aanbestedende overheden de verdeling van de opdracht in loten in overweging nemen en, indien ze besluiten de opdracht niet in loten te verdelen, dan moeten de belangrijkste redenen daarvoor in de documenten van de opdracht vermeld worden. Indien de aanbestedende overheid ervoor kiest een opdracht in de vorm van afzonderlijke loten te gunnen, heeft zij het recht slechts een deel van de loten te gunnen en eventueel te besluiten dat de andere loten het voorwerp van een of meer nieuwe overheidsopdrachten zullen vormen, zo nodig in het kader van een andere aanbestedingsprocedure. In de aankondiging van de opdracht vermeldt de aanbestedende overheid of het mogelijk is een offerte in te dienen voor één lot, voor verscheidene loten of voor alle loten. De aanbestedende overheid kan, zelfs indien het mogelijk is een offerte in te dienen voor meerdere of alle loten, het aantal loten dat aan één inschrijver gegund kan worden, beperken, mits het maximumaantal loten per inschrijver in de aankondiging van de opdracht vermeld is. De aanbestedende overheid vermeldt in de documenten van de opdracht de objectieve en niet-discriminerende criteria of regels die ze wenst toe te passen om te bepalen welke loten gegund zullen worden, indien de toepassing van de gunningscriteria ertoe zou leiden dat aan een inschrijver meer dan het maximumaantal loten gegund wordt.
5.2. Opdrachten voor diensten of leveringen met een zekere regelmaat
De BEGUNSTIGDE besteedt bijzondere aandacht aan de naleving van de regels voor de berekening van de drempels voor de bekendmaking. In dit verband wordt elke splitsing van de opdracht met de bedoeling de bekendmakingsvoorschriften te omzeilen, bestraft met een financiële correctie. Wanneer opdrachten voor diensten of leveringen een zekere regelmaat hebben of bedoeld zijn om gedurende een bepaalde periode te worden hernieuwd, wordt het bedrag geraamd over een economische periode van minstens twaalf maanden.
In dit verband kan de aanbestedende overheid, wanneer zij de noodzaak daarvan aantoont, gebruik maken van een opdracht opgesplitst in een of meer vaste schijven en een of meer voorwaardelijke schijven. Hoewel de opdracht afgesloten wordt voor de volledige opdracht, verbindt dit de aanbestedende overheid alleen tot de vaste schrijven. De uitvoering van elke voorwaardelijke schijf is afhankelijk van een beslissing van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer medegedeeld wordt overeenkomstig de in de oorspronkelijke documenten van de opdracht vastgestelde modaliteiten. De uitvoering van de voorwaardelijke schijf mag de algemene aard van de opdracht niet wijzigen.
Nadat de overheidsopdracht afgesloten is, kan deze één of meerdere malen verlengd worden, volgens de modaliteiten die in de oorspronkelijke documenten van de opdracht worden vermeld. De totale looptijd, inclusief verlengingen, mag over het algemeen niet meer bedragen dan vier jaar vanaf het sluiten van de opdracht. Verlenging mag niet leiden tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht. De in dit artikel opgenomen bepalingen moeten duidelijk, nauwkeurig en ondubbelzinnig geformuleerd worden. In deze bepalingen worden het toepassingsgebied en de aard van de mogelijke gevolgen, alsook de voorwaarden waaronder ze gebruikt mogen worden, aangegeven.
5.3. In aanmerking te nemen bedragen
De bedragen die in aanmerking genomen moeten worden, zijn die van de volledige overheidsopdracht en niet alleen het gedeelte van de opdracht dat ter subsidiëring voorligt.