Voorstel CONCESSIEOVEREENKOMST

Voorstel CONCESSIEOVEREENKOMST

Horecapunt in het PIVO te Asse

Tussen enerzijds :

de provincie Vlaams-Brabant, gevestigd Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx,

en vertegenwoordigd door de deputatie, voor wie optreden de xxxx Xxx Xxxxxxx,, gedeputeerde- verslaggever en de xxxx Xxx Xx Xxxxx, directeur MENS, in uitvoering van het besluit van de deputatie d.d.

<datum & ‘opschrift’ besluit deputatie>, hierna genoemd ‘de concessieverlener' ;

EN ANDERZIJDS:

<naam andere partij + rechtsvorm> , gevestigd te <volledig adres maatschappelijke zetel andere partij> Met KBO-nummer <xxxx.xxx.xxx>,

en vertegenwoordigd door <Naam Voornaam>, <Hoedanigheid>, hierna genoemd ‘de concessiehouder’,

hierna gezamenlijk ‘de Partijen’ genoemd;

WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN :

Art. 1: Het voorwerp van de opdracht.

Door deze overeenkomst geeft de provincie aan de concessiehouder, die aanvaardt, een onroerend goed gelegen in het PIVO (Provinciaal Instituut voor Vorming en Opleiding) te Asse, hierna "het goed" genoemd, in concessie.

Het goed omvat de volgende volledig uitgeruste ruimten (inclusief los en vast meubilair, toestellen, apparaten enz.. zie bijlagen 1 en 3.2): keuken, ruimte met koel- en vriescel, aanpalende berging- en opslagruimten, vestiaire lokaal, sanitair lokaal + douche voor het personeel, sanitaire blokken voor bezoekers, verbruiksruimte/ personeelsrestaurant met togen en drankenfrigo’s en aangelegde terras aan de westkant met meubilair.

De concessiehouder draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de ter beschikking gestelde roerende en onroerende goederen. Hij zorgt ervoor dat deze te allen tijde in een onberispelijke functionele en nette staat zijn en is verantwoordelijk voor alle noodzakelijke schoonmaak van de ruimten in concessie.

De concessiehouder verklaart het goed te hebben bezocht en het te aanvaarden in de staat waarin het zich bevindt, zoals beschreven in de plaatsbeschrijving opgesteld op 4 juli 2022 door de provincie en

goedgekeurd door de concessiehouder en waarvan afschrift aan onderhavige overeenkomst is gevoegd.

Het goed wordt 100% gebruikt voor beroepsdoeleinden. Voor het PIVO zal de concessiehouder minstens voorzien in:

- de verkoop en consumptie ter plekke van een gevarieerd aanbod belegde broodjes (schotels aan PIVO + individuele klanten) van maandag tot en met zaterdag, gedurende het hele jaar (excl. de sluitingsdagen van de campus)

- het uitbaten van een verbruiksruimte/personeelsrestaurant met een gevarieerd assortiment aan dranken, snacks, kleine keuken, lunches, … aan een democratische prijszetting van maandag tot en met vrijdag, gedurende het hele jaar (excl. de sluitingsdagen van de campus), met mogelijke uitzondering in de maanden juli-augustus

- overige cateringopdrachten voor PIVO of haar partners na offertevraag

Daarnaast staat het de concessiehouder vrij andere activiteiten te ontwikkelen, enerzijds gericht op personeel en klanten van de PIVO-site (ontbijt-formule, bijkomend aanbod, …) en anderzijds op externe klanten (avondrestaurant, brasserie, zakendiners, gebruik keuken voor cateringopdrachten buiten het PIVO, …). Buiten de openingsuren van de PIVO-site is het horecapunt via een aparte ingang toegankelijk en kan de infrastructuur volledig zelfstandig uitgebaat worden. Belangrijk is wel dat tussen 11u30 en 13u de eerste focus het personeel en de klanten van de PIVO-site blijft en dat bijkomende activiteiten steeds voorafgaandelijk besproken en schriftelijk goedgekeurd zijn door de verantwoordelijke van het PIVO.

De concessiehouder verbindt er zich toe de toevertrouwde exploitaties ook daadwerkelijk uit te baten en een gevarieerd assortiment aan dranken, snacks, kleine keuken, lunches, ... aan te bieden aan een democratische prijzenpolitiek. De concessiehouder biedt binnen zijn assortiment zoveel mogelijk duurzame, streekeigen en/of producten uit eerlijke handel aan.

Al de door de bemiddeling van de concessiehouder verkochte dranken of eetwaar moeten van de beste hoedanigheid zijn en op verzorgde manier worden opgediend volgens de regels van de kunst.

Alcoholische dranken in het bedrijfsrestaurant (’s middags) zijn in beginsel niet toegestaan. Mits akkoord van de leidend ambtenaar kan hiervan op bepaalde dagen en/ of in functie van bepaalde gelegenheden afgeweken worden. Dit is niet van toepassing op activiteiten, evenementen, … die op externen gericht zijn buiten de uren van het bedrijfsrestaurant.

Art. 2: Gebruik van het goed.

De concessiehouder staat in voor het onderhoud en de schoonmaak. Hij houdt gedurende de duurtijd van de opdracht de uitrusting in goede staat en vervangt elementen indien buitensporige slijtage wordt vastgesteld of de uitrusting niet meer voldoet aan een minimum kwaliteitsniveau (bv. onuitwisbaar bevuild).

De concessiehouder heeft de mogelijkheid - mits voorafgaandelijk toestemming - om te investeren met als doel de exploitatienoden van de concessiehouder in te vullen, vergroten van het aanbod, de klant optimaal te bedienen en de positieve beleving in de uitbating te vergroten. De vooropgestelde investeringen dienen uitgevoerd en afgeschreven te worden binnen de duurtijd van de opdracht.

Elk door de concessiehouder uitgevoerd werk en/of investering, die onroerend is van nature, wordt van rechtswege en zonder enige vergoeding eigendom van de provincie Vlaams-Brabant bij het einde van de exploitatie. De concessiehouder is verantwoordelijk en aansprakelijk voor het behoud van al datgene wat hem ter beschikking is gesteld.

De concessiehouder heeft de mogelijkheid om de hem ter beschikking gestelde industriële keuken als uitvalbasis te gebruiken voor andere exploitaties in de regio.

Het is de concessiehouder en zijn aangestelden niet toegelaten om:

 de ter beschikking gestelde apparatuur, ruimten en lokalen aan derden te verhuren of ter beschikking te stellen, zonder toelating van de concessieverlener.

 te overnachten in de ter beschikking gestelde ruimten en lokalen, of er iemand anders te laten overnachten.

 in de ter beschikking gestelde ruimten en lokalen zich in te laten met allerlei spel, onregelmatige handel, speculatie of handel vreemd aan de opdracht. Ieder aangestelde van de concessiehouder die zich eraan schuldig maakt, zal de toegang tot het PIVO geweigerd worden.

Art. 3: Uitrusting en materiaal (zie inventarissen bijlage 3.1 en 3.2).

De concessiehouder kent de bestaande toestand van de ter beschikking gestelde plaatsen en goederen. Hij zal op eigen kosten instaan voor het aanvullen van deze goederen, zodat een optimale dienstverlening kan gegarandeerd worden. Meer bepaald (maar niet limitatief) wordt van de concessiehouder verwacht dat hij zelf zorgt voor de nodige (bijkomende) (koel-)togen, kassa's, keukeninfrastructuur en administratieve infrastructuur, voor zover dit voor hem zou nodig blijken. Deze blijven eigendom van de concessiehouder.

Bij aanvang van de opdracht zal de concessiehouder in samenspraak met de leidend ambtenaar de voorraad klein keukenmateriaal, vaatwerk, bestekken en glaswerk vastleggen. De concessiehouder zal jaarlijks - vóór het einde van elk werkingsjaar - in samenwerking met de concessieverlener de inventaris actualiseren. De concessieverlener staat in voor de vervanging van de kleine zaalbenodigdheden (vaatwerk, glazen, bestek, dienbladen, …) en keukenuitrusting (gerei, pannen, ...) voor zover het gaat om normale kosten door normale slijtage van het desbetreffende materiaal. Voor de kleine zaalbenodigdheden wordt een jaarlijks verlies (kapot, verdwenen) van 10% toegestaan. Deze vervanging zal gebeuren op kosten van de concessieverlener. In alle andere gevallen zijn die kosten voor rekening van de concessiehouder. De aankoopprocedure zal volledig door de leveranciers van de concessieverlener worden verzorgd.

Het ter beschikking gestelde materiaal mag niet, zonder akkoord van de concessieverlener, buiten het PIVO gebruikt worden.

De concessiehouder staat ook in voor de aankoop en de kosten van schoonmaak- en onderhoudsproducten, klein schoonmaak- en onderhoudsmateriaal en materiaal voor éénmalig gebruik (huishoudrollen, papieren servetten, zeep en detergenten (o.a. voor de afwasmachine), aluminiumfolie en huishoudfilm, …). Tevens draagt de concessiehouder de kosten voor het onderhoud van de werkkleding van het personeel, handdoeken en tafellinnen.

Alle leveringen, goederen of uitrusting die eigendom zijn van de concessiehouder worden opgeslagen op zijn risico. Hij zorgt zelf voor de nodige houdbaarheid, bescherming en beveiliging ervan.

Art. 4: Duur van de overeenkomst.

De concessie wordt verleend voor een periode van 5 jaar, ingaande op 01/04/2024 en eindigend op 31/03/2029, daarna eventueel verlengbaar met een periode van 4 jaar.

Het eerste jaar van de overeenkomst is een proefjaar waarbinnen de afspraken verfijnd dienen te worden. Tijdens dit proefjaar ( van 01/04/2024 t.e.m. 31/03/2025) kunnen beide partijen na het beëindigen van de 6de maand beslissen de overeenkomst stop te zetten, mits een opzegtermijn van vier maanden te respecteren.

Na de proefperiode kan elk van de partijen op de jaarlijkse vervaldag het contract beëindigen door middel van een aangetekend schrijven, mits het respecteren van de opzegtermijnen zoals hieronder in artikel 5 gespecificeerd.

Verlenging is mogelijk, op vraag van de concessiehouder en met uitdrukkelijke toestemming van de provincie Vlaams-Brabant, voor de duur van vier (4) jaar. Deze verlenging kan maximaal éénmaal toegestaan worden.

Art. 5: Beëindiging van de overeenkomst.

De concessieverlener kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder recht op schadevergoeding opzeggen:

- in geval van faillissement of kennelijk onvermogen van de concessiehouder;

- in geval van gerechtelijke bewindvoering;

- in geval van betalingsachterstand van meer dan drie maanden;

- in geval van stopzetting van de activiteiten van de concessiehouder;

- bij vaststelling van zwartwerk;

- indien de aandeelhoudersstructuur van de concessiehouder dermate xxxxxxx dat andere dan de oorspronkelijke inschrijvers de uitbating kunnen verderzetten;

- indien de wijze van uitbating van de concessie schade toebrengt aan de goede naam en/of de behoorlijke werking van het PIVO, na aanmaning bij aangetekend schrijven;

- indien de verplichtingen en beperkingen opgenomen in deze overeenkomst niet nageleefd worden, na aanmaning bij aangetekend schrijven.

Daarnaast kan de opdracht door beide partijen op de jaarlijkse vervaldag stopgezet worden, zonder opgave van enige reden, mits naleving van een opzegtermijn van minimum 6 maanden. Tussen concessieverlener en de concessiehouder wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat, ingeval van opzeg zoals in beide gevallen omschreven is, de concessiehouder geen aanspraak kan maken op enige schadeloosstelling noch intresten, van welke aard ook.

Bij normaal of vervroegd einde van de overeenkomst verbindt de concessiehouder zich xxxxx xx xxxxxxx xxx xx xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx in perfecte staat van bewaring en onderhoud terug te geven conform de opgestelde plaatsbeschrijving en de schriftelijke toegestane werken, en dit rekening houdend met de normale slijtage.

Art. 6: Concessievergoeding.

De concessie wordt verleend en aanvaard mits betaling, door de concessiehouder, van een vergoeding aan de concessieverlener. De maandelijkse concessievergoeding bedraagt … euro (excl. BTW).

Voor de opstartperiode van de concessie (1/4/2024 t.e.m. 31/6/2024) is geen concessievergoeding verschuldigd. Ook komen beide partijen overeen dat de concessievergoeding wegvalt voor die maanden dat overheidsmaatregelen (epidemieën, rampen, terreur, …) de werking fundamenteel beperken en er een terugval van meer dan 50% is in de bezetting van het PIVO en haar opleidingen.

De concessievergoeding moet maandelijks en van tevoren worden betaald op de rekening XX00 0000 0000 0000 van de concessieverlener. Bij laattijdige betaling van de verschuldigde bedragen heeft concessieverlener recht op een verwijlinterest, dewelke gelijkgesteld is aan de vigerende wettelijke interestvoet voor betalingsachterstand. Daarnaast heeft concessieverlener, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, recht op een schadeloosstelling voor opgelopen invorderingskosten (juridische kosten, kosten van incassobureaus, e.d.).

Art. 7: Facturatie en betaling van de diensten.

De concessiehouder factureert hetgeen besteld en geleverd werd. De prijs van opdrachten wordt betaald na volledige uitvoering ervan. De concessiehouder factureert (rechtstreeks) aan externe gebruikers van de provinciale infrastructuur (huurders, partners op PIVO-site). Facturatie aan het provinciebestuur verloopt volgens de volgende procedure:

De betaling van het aan de concessiehouder verschuldigde bedragen vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn zoals vermeld in artikel 150 van het KB Uitvoering van 14/01/2013, voor zover concessieverlener tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

Alle facturen en/of creditnota’s moeten, met verplichte vermelding van het bestelbonnummer (dat wordt meegedeeld bij elke deelbestelling) en dossierkenmerk 2022001_catering_PIVO, elektronisch toegestuurd worden aan xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx

De digitale factuur maakt, naast bovenstaande voorschriften, tevens vermelding van:

 het rekeningnummer in IBAN-formaat van de concessiehouder

 het BTW- nummer van concessieverlener

Enkel behoorlijk uitgevoerde werken mogen worden gefactureerd.

De factuur geldt als definitieve schuldvordering. De factuur dient te worden opgesteld in EURO.

Art. 8: Waarborg.

De concessiehouder zal binnen de maand volgend op de ondertekening van deze overeenkomst, een waarborg stellen van 10.000 EUR (tienduizend euro).

De borg kan worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van, en het toezicht op, de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

De bankwaarborg op eerste verzoek moet de onvoorwaardelijke en onherroepelijke waarborg inhouden voor de ganse duur van de concessie en voor alle verplichtingen van de concessiehouder.

Het bewijs van borgstelling dient onmiddellijk aan de provincie te worden toegestuurd. Indien de waarborg niet gesteld werd binnen de vermelde termijn, heeft de provincie het recht de overeenkomst te verbreken of een schadevergoeding te eisen.

Deze waarborg zal op zijn aanvraag aan de concessiehouder teruggestort of vrijgegeven worden op het einde van de concessieovereenkomst in de mate dat hij aan alle concessieverplichtingen voldaan heeft. Het verzoek van de concessiehouder om over te gaan tot (definitieve) oplevering van de gezamenlijke diensten geldt als verzoek tot vrijgave van het geheel van de borgtocht. Indien na de afsluitende plaatsbeschrijving herstellingswerken nodig blijken te zijn, dan wordt de vrijgave van de borgsom opgeschort tot de nodige werken volledig zijn uitgevoerd.

Art. 9: Indexaanpassing.

De concessievergoeding wordt jaarlijks, met ingang van 1 april, automatisch aan de index aangepast overeenkomstig de formule : basisvergoeding x nieuwe index

basisindex

De nieuwe index is die van de maand maart voorafgaand aan de indexaanpassing.

De basisindex is de index 2013 = 100 en wordt vastgesteld op begindatum (maand) van de concessieovereenkomst.

De in aanmerking genomen index is deze van de consumptieprijzen van het Rijk, vastgesteld door het Ministerie van Economische Zaken, algemeen gekend onder de benaming “gezondheidsindex”.

Art. 10: Belastingen, taksen en vergunningen.

Om het even welke belasting die door de Staat, de Gemeenschap, de provincie of gemeente op het goed geheven wordt of zal geheven worden, is ten laste van de concessiehouder.

Dit geldt eveneens voor alle taksen, lasten of cijnzen die betrekking hebben op de goederen, de prestaties, het personeel en eender welke handeling die het voorwerp uitmaakt van de exploitatie.

De concessiehouder dient in te staan voor het bekomen van alle vergunningen en attesten die nodig zijn voor de uitbating van het goed. Hij leeft de toepasselijke reglementering na inzake veiligheid en hygiëne. Hij zal voldoen aan de vereisten van de HACCP-regelgeving. De concessiehouder voert een operationeel systeem in om de veiligheid van de voedselketen te garanderen. Dit systeem wordt ingevoerd op basis van de gids voor de autocontrole voor de grootkeukens opgesteld door de FAVV.

Art. 11: Verplichtingen met betrekking tot het tewerkgestelde personeel.

De concessiehouder verbindt zich, door de ondertekening van zijn kandidatuur, tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en verklaart dat de loonvoorwaarden die hij toepast in overeenstemming zijn met CAO’s van toepassing op de sector.

De werknemers van de concessiehouder dienen ten alle tijden hun medewerking te verlenen aan de evacuatieprocedures en -oefeningen van het PIVO.

Art. 12: Lasten.

Alle kosten van water, gas en elektriciteit, nodig voor de bereiding van de maaltijden en voor het onderhoud en alle telefoon- en internetkosten zijn voor rekening van de concessiehouder. Voor het horecapunt zelf zijn er afzonderlijke tellers voor water, ontkalkt water, gas en elektriciteit en worden trimestrieel op basis van effectieve meterstanden voorschotten door het PIVO aangerekend en gebeurt een jaarlijkse afrekening op basis van het werkelijke gebruik en effectieve kosten. Omdat er geen aparte tellers voor de verwarming zijn, gebeurt er hiervoor een afrekening op basis van een gasverbruik van 5 m3/m2 oppervlakte zaal (= 300 m2) aan reële kosten met jaarlijkse eindafrekening. (Ter info, momenteel af te rekenen aan ca. 2,36 euro/m3)

De aansluitingen voor telefonie en informatica dienen door de concessiehouder zelf voorzien te worden. Hiervoor is overleg nodig met de concessieverlener.

De concessiehouder zal er steeds over waken dat zijn verbruik redelijk blijft. Bij vaststelling van misbruik in de zones zonder afzonderlijke tellers kan de concessieverlener de concessiehouder vragen om een terugbetaling van de gemaakte kosten.

De concessiehouder is verantwoordelijk voor de orde en netheid van het gebouw: lokalen, sanitair, … De concessieverlener voorziet drie keer per jaar in het wassen van de ramen.

Het nazicht van alle installaties voor brandprotectie (blussers, haspels, melders, …) gebeurt door de provincie of een aangestelde van de provincie.

Art. 13: Afval.

De concessiehouder staat in voor het dagelijks verzamelen en verwijderen van het afval dat voortkomt uit zijn exploitatie en dit zowel in de lokalen die hem ter beschikking worden gesteld als op het terras. Dit gebeurt op eigen kosten. Het stockeren van afval is enkel toegelaten in de daartoe voorziene zones. De concessiehouder moet zijn afval sorteren volgens de richtlijnen van de gescheiden afvalophaling.

Belastingen en taksen op het ophalen van huisvuil of bedrijfsvuil vallen ten laste van de concessiehouder. Daarnaast staat de concessiehouder in voor de afvoer van chemisch huisvuil zoals frituurvet, verpakkingen van schoonmaakmiddelen, enz.

De concessiehouder moet op zijn eigen verantwoordelijkheid en kosten alle huidige en toekomstige verplichtingen inzake milieuwetgeving naleven.

Art. 14: Schoonmaakmiddelen.

Op het vlak van schoonmaakmiddelen dient de concessiehouder uitsluitend te werken met milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen die over een ecologisch label beschikken en goedgekeurd zijn door de dienst veiligheid en milieu van de concessieverlener. De concessiehouder bezorgt hiervoor de nodige MSDS-fiches aan de concessieverlener.

Gebruik van pesticiden is verboden in een openbaar domein. Voor het onderhoud van het terras mag de concessiehouder geen pesticiden gebruiken.

Art. 15: Overleg.

Maandelijks houden beide partijen een coördinatieoverleg. Voor de operationele opvolging duidt de concessiehouder één persoon aan die verantwoordelijk is voor alle prestaties die het voorwerp uitmaken van de opdracht. Deze persoon zorgt voor de nodige rapportering (verslagen, statistieken, …) met het oog op de eventuele bijsturing om de uitvoering verder te optimaliseren. De leidend ambtenaar kan zich voor alle dienstverlening richten tot deze ene persoon. Deze zorgt voor een eventuele interne taakverdeling.

Art. 16: Openingsuren - sluitingsuren.

De concessiehouder verbindt zich ertoe de concessie open te stellen voor het personeel, cursisten en docenten van het PIVO, haar huurders en partners op de PIVO-site tussen minstens 11u en 14u van maandag tot en met zaterdag voor de verkoop en consumptie van broodjes. De concessie kan tijdens deze openingsuren niet gereserveerd worden voor privé initiatieven.

Daarnaast staat het de concessiehouder vrij andere activiteiten te ontwikkelen, enerzijds gericht op personeel en klanten van de PIVO-site (ontbijt-formule, bijkomend aanbod, …) en anderzijds op externe klanten (avondrestaurant, brasserie, zakendiners, gebruik keuken voor cateringopdrachten buiten het PIVO, …).

Buiten de openingsuren van de PIVO-site is het horecapunt via een aparte ingang toegankelijk en kan de infrastructuur volledig zelfstandig uitgebaat worden. Bij klachten (geluidshinder, ...) of onregelmatigheden (vandalisme aan de infrastructuur) of wanneer deze activiteiten schade zouden toebrengen aan het imago van de provincie of het PIVO, kan de provincie verdere activiteiten buiten de normale openingsuren van de PIVO-site verbieden.

Jaarlijks worden de sluitingsdagen van de PIVO-site doorgegeven aan de concessiehouder.

Art. 17: Berichten, mededelingen, reclame, panelen.

De voertaal is Nederlands. Alle aanduidingen moeten in het Nederlands gebeuren.

Reclame (ook op parasols), wegwijzers, banners, vlaggen of panelen is enkel toegelaten na toestemming van de provincie.

Het is de concessiehouder verboden al of niet automatische en/of elektrische apparaten, (kans)speelautomaten, al of niet automatische amusementsspelen of muziektoestellen te plaatsen.

Het plaatsen door de concessiehouder van radio- of gelijkaardige toestellen is onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de concessieverlener. Dit geldt ook voor geluidsversterkers, televisietoestellen en alle andere toestellen voor ontvangst, versterking of weergave van gesproken

woord of muziek. Het betalen van auteursrechten of welke vorm van belastingen dan ook, valt ten laste van de concessiehouder.

Het is verboden aan de uitbating anderstalige en / of vreemde reclame, aankondigingen, geschriften of drukwerken in de verbruikersruimten of elders op de PIVO-site te plaatsen, neer te leggen of uit te delen.

Art. 18: Verzekeringen.

Burgerlijke aansprakelijkheid, verzekeringen, kosten en taksen

a) De concessiehouder en hij alleen is, ter volledige vrijwaring van de provincie Vlaams-Brabant (de concessieverlener), verantwoordelijk voor eender welke schade, veroorzaakt ter gelegenheid van de exploitatie van de opdracht:

 hetzij aan zijn persoon of zijn goederen.

 hetzij aan de persoon of aan de goederen van zijn aangestelden in wiens contract hij moet bepalen dat zij generlei verhaal kunnen uitoefenen tegen xx xxxxxxxxx.

x xxxxxx xxx xx xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx of aan de personeelsleden van de provincie of aan derden.

 hetzij aan de goederen die aan de provincie toebehoren of aan deze waarvan de provincie het genot of het toezicht heeft.

 hetzij aan goederen van derden.

Deze vrijwaring tov de provincie Vlaams-Brabant (afstand van verhaal) dient opgenomen te worden in de verzekeringspolis(sen).

b) De concessiehouder is verantwoordelijk voor alle schade aan de vergunde lokalen en goederen. Overeenkomstig artikel 1302 van het Burgerlijk Wetboek dat conventioneel van toepassing wordt gesteld, dient hij de in opdracht gegeven goederen (de gebouwen, uitrusting, apparatuur, materieel, meubilair, voorraden enz.) terug te geven in perfecte staat van onderhoud.

c) Hij is ook aansprakelijk voor eventuele burenhinder wegens zijn exploitatie of door zijn exploitatie.

d) Om zich in te dekken tegen de in voorgaande paragrafen aangehaalde risico's zal de concessiehouder, van zodra hij de exploitatie begint, aangepaste verzekeringen afsluiten bij een in België gevestigde en solvabele maatschappij.

Het personeel (met inbegrip van interimpersoneel) van de exploitant zal verzekerd worden tegen

arbeidsongevallen overeenkomstig de wet van 10 april 1971 en al haar uitvoeringsbesluiten.

De concessiehouder moet een brandverzekering afsluiten tegen minimaal de volgende gevaren voor die gedeeltes van het patrimonium van de concessieverlener die hem in opdracht worden toevertrouwd:

 Brand (ontploffing, implosie, bliksem, arbeidsconflicten (staking en lock-out) en aanslagen (oproer en volksbeweging), elektriciteitsrisico, )

 Storm en hagel, sneeuw – of ijsdruk en bij uitbreiding natuurrampen

 Waterschade

 Glasbraak

 Daden van vandalisme en kwaadwilligheid.

De concessiehouder dient zijn eigen inboedel (o.m. de goederen die hij in de opdracht genomen ruimten plaatst of laat plaatsen) te verzekeren. In geen enkel geval kan voor de schade aan deze goederen de Provincie Vlaams Brabant, haar personeel, aangestelden en gasten worden aansprakelijk gesteld.

In een bijzondere afzonderlijke polis dient de concessiehouder zijn burgerlijke aansprakelijkheid, waarbij de provincie en haar aangestelden als medeverzekerden zijn opgenomen te verzekeren en dit voor minimaal 2.500.000 Euro per gebeurtenis met inbegrip van het risico burenhinder. De concessieverlener, haar personeel en gasten zal uitdrukkelijk opgenomen worden als derden (begunstigden van de polis).

De concessiehouder zal ook een objectieve aansprakelijkheidsverzekering brand en ontploffing afsluiten in toepassing van de wet van 30.07.1979 Verplichte Verzekering Objectieve Aansprakelijkheid Brand en Ontploffing en conform het K.B. van 05.08.1991

De verzekeringspolissen en alle latere wijzigingen daaraan moeten vooraf door de provincie bekrachtigd worden. Deze bekrachtiging houdt NIET in dat het bestuur zou instemmen met leemten, die deze polissen achteraf mochten blijken te bevatten en die door de provincie n.a.v. de bekrachtiging niet zouden opgemerkt zijn, noch dat de provincie aansprakelijk zou zijn voor de schadegevallen die wegens deze leemten niet door enige verzekering zouden gedekt zijn. Voor deze leemten en schadegevallen is de concessiehouder verantwoordelijk.

De polissen moeten, evenals de kwijtschriften van de premies bij elk verzoek van de provincie worden voorgelegd.

Bij het opstellen van alle polissen zal de verzekeringsmaatschappij volgende verbintenissen opnemen:

 de niet-betaling van de premies en de hieruit volgende schorsing van de waarborg is de opdrachtverlener slechts tegenstelbaar na verloop van 30 (dertig) dagen nadat de verzekeraar de opdrachtverlener hiervan per aangetekend schrijven heeft in kennis gesteld.

 de verzekeringsmaatschappij moet de provincie in kennis stellen van elke maatregel tot vervallenverklaring die ze zinnens is op de concessiehouder toe te passen.

e) Voor zover dit nodig zou zijn, is de provincie gemachtigd, alle maatregelen te treffen door de verzekering aan te gaan of te doen voortzetten, polissen te doen opstellen, dit alles op kosten van de concessiehouder, premies voor zijn rekening te betalen en deze terug te vorderen en de voorlegging te eisen van alle dienstige stukken waaruit blijkt dat de nodige verzekeringen volledig in orde zijn.

f) De concessiehouder is verplicht in de vergunde gebouwen alle maatregelen te treffen om schade (onder meer brand) te voorkomen en alle maatregelen te nemen om de schade eens voorgevallen te beperken. Hiertoe zullen onder meer brandblussers en detectieapparatuur voor rekening van de provincie worden aangeschaft, geplaatst en onderhouden.

Het komt de concessiehouder toe na te gaan welke bijkomende maatregelen dienen te worden voorzien om de schade te voorkomen en te beperken.

Met het oog op de veiligheid zal elk al of niet gerechtvaardigd gebruik, alsook elk vastgesteld defect, onmiddellijk worden meegedeeld aan de concessieverlener.

g) De provincie is op geen enkel ogenblik aansprakelijk voor schade welke de concessiehouder zou lijden door de schuld van gebruikers, bezoekers of wandelaars, noch ten gevolge van diefstal, inbraak of anderszins. De provincie neemt geen bewakingsplicht tegenover de concessiehouder op zich. Er is wel een digital cameranetwerk geplaatst ifv veiligheid en beveiliging van de ganse PIVO-site.

h) Het inroepen door de concessiehouder van feiten die hij meent ten laste te kunnen leggen van de provincie, hetzij om vergoedingen of schadeloosstelling te vorderen, hetzij om het niet- nakomen van de ene of de andere van zijn verplichtingen te rechtvaardigen, is slechts ontvankelijk voor zover de concessiehouder deze feiten binnen de 15 dagen na de datum waarop zij gebeurd zijn, schriftelijk ter kennis heeft gebracht van de provincie, met aantoning van de invloed die ze op de exploitatie van de opdracht hebben uitgeoefend of nog

uitoefenen. Verzoeken om kwijtschelding van boeten dienen binnen dezelfde termijn en op gemotiveerde wijze ingediend te worden.

i) De concessiehouder zal alle taksen, lasten of cijnzen betalen van welke aard ook die betrekking hebben op de goederen, prestaties, handelingen, personeel, enz.. en die het voorwerp uitmaken van de exploitatie of die uit hoofde van de exploitatie geheven worden.

De kosten en boeten welke voortspruiten uit het verlenen van deze opdracht zijn uitsluitend ten laste van de concessiehouder. Voor de inning van de registratierechten worden de door de concessiehouder te dragen lasten geschat op 10 % van de jaarlijkse vergoeding.

Art. 19: Aansprakelijkheid, ongevallen, defecten, herstellingen en onderhoud.

Volgende, niet-limitatief opgesomde, risico’s bij de uitvoering van deze opdracht zijn ten laste van de concessiehouder en kunnen niet als een verantwoordelijkheid van de concessieverlener worden beschouwd:

 Het niet-bruikbaar zijn van een toestel ter beschikking gesteld door de concessieverlener aan de concessiehouder. De concessieverlener beheert deze toestellen en zal deze zo snel mogelijk laten herstellen.

 Een staking of een andere vorm van overmacht, waardoor het PIVO gesloten moet blijven.

 Het tijdelijk niet beschikbaar zijn van nutsvoorzieningen als gevolg van een algemene storing, defect of uitvoering van werken op en rond de PIVO-site.

 Het tijdelijk niet beschikbaar zijn van de infrastructuur omwille van een algemene evacuatie in het kader van het intern noodplan.

De concessieverlener staat in voor :

o Buitengewone onderhoudswerkzaamheden aan de lokalen en het materiaal, evenals eventuele vervangingen daarvan.

o Het onderhoud van de industriële dampkap.

o De ruiming van de bij de gebouwen behorende klok- of bezinkputten op vraag van de concessiehouder en voor zover de installaties oordeelkundig en volgens de geldende gebruiksvoorschriften werden gebruikt.

o Periodieke controles en keuringen van brandblussers/gas/verwarming/verluchting.

o Het poetsen van de ruiten in de lokalen die aan de concessiehouder toegewezen worden.

Komen ten laste van de concessiehouder: alle normale herstellingswerken evenals de grote herstellingen die normaal ten laste van de provincie zijn, maar die het gevolg zijn van schade veroorzaakt door de concessiehouder of door derden waarvoor de concessiehouder verantwoordelijk is. Defecten of beschadigingen die ontstaan wegens verkeerd gebruik, gebrek aan onderhoud of een ernstige fout van een personeelslid van de concessiehouder, worden op kosten van de concessiehouder hersteld.

Komen bovendien ten laste van de concessiehouder:

- alle werken tot onderhoud en herstelling van de ter beschikking gestelde lokalen of gebouwen. Hiermee wordt onder meer bedoeld: de binnenschilderwerken, behangwerken, vervanging van gebarsten of gebroken ruiten, onderhoud van pompen, kranen, waterclosets, stortbakken, uitgietbakken, alle afvoeren tot aan de buitengevel, ... Deze opsomming is niet limitatief;

- het onderhoud inclusief het regelmatig (laten) reinigen van alle apparatuur en leidingen van het in concessie genomen goed, met name de apparatuur en de leidingen van water, gas en elektriciteit,

de sanitaire installaties en afvoerleidingen, waterverzachters, regen- en afvoerbuizen, regen-, sterf- en septische putten, dakgoten, eventuele alarminstallaties en de wettelijk noodzakelijke attesten hierover worden steeds aan de concessieverlener bezorgd;

- de bescherming van alle leidingen, meters en apparatuur tegen de weersomstandigheden en inzonderheid tegen de vorst.

- de concessie omvat de toestellen die opgenomen zijn in de plaatsbeschrijving. Aanpassingen aan elektrische installaties of sanitair kunnen slechts na schriftelijke toestemming van de provincie. Plaatsen van extra toestellen kan enkel na toestemming;

- dagelijkse en periodieke schoonmaak van de volledige verbruikszaal (incl. bijhorend sanitair) en de volledige keuken;

- periodieke schoonmaak van de andere ter beschikking gestelde lokalen in het horecagebouw;

- het reinigen van tafels en stoelen, zelfs delen van de vloer bij morsen, ongelukjes enz.

Art. 20: Toezicht op de ruimten.

De concessieverlener houdt zich het recht voor de installaties en gebouwen die aan de concessiehouder ter beschikking zijn gesteld te allen tijde aan inspectie te (laten) onderwerpen. Bij de verkoop van dranken en voedingswaren moet de concessiehouder alle toepasselijke wetgeving naleven en over de nodige vergunningen en toelatingen beschikken. Controles kunnen onder meer, maar niet uitsluitend, gebeuren door het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen, door een extern controleorganisme en/of door een provinciale dienst. Een afschrift van het inspectieverslag zal aan de concessiehouder worden toegezonden die onmiddellijk het nodige doet om tegemoet te komen aan de bevonden tekortkomingen. Indien de concessiehouder het inspectieverslag rechtstreeks van het controleorganisme ontvangt, bezorgt hij hiervan onmiddellijk een kopie aan de provincie.

In het geval de geconstateerde gebreken en / of tekortkomingen niet binnen een door de concessieverlener gestelde, redelijke termijn zullen hersteld zijn, kan de concessieverlener deze zelf en op kosten en risico van de concessiehouder laten uitvoeren. Genoemde kosten, inclusief BTW worden verhoogd met 10 %, als forfaitaire kostenvergoeding voor administratie, verlet, tijdsbesteding provinciaal personeel, e.d.

Art. 21: Plaatsbeschrijving.

Zowel bij het betrekken als bij het verlaten van de gebouwen zal in onderling overleg een gedetailleerde plaatsbeschrijving opgesteld worden.

De concessiehouder zal het goed in goede staat onderhouden, het beheren als een voorzichtig en redelijk persoon en het in goede staat verlaten.

Eventuele schade kan aan de concessiehouder aangerekend worden en desgevallend afgenomen worden op de gestorte waarborg.

Art. 22: Werken uitgevoerd door de concessiehouder.

De concessiehouder mag geen veranderingen aanbrengen aan de lokalen, noch de bestemming ervan wijzigen, noch de hem ter beschikking gestelde materialen en/of middelen uitbreiden, zonder voorafgaande schriftelijke toelating van de provincie Vlaams-Brabant.

Indien veranderingen zonder toelating worden uitgevoerd zal alles naar keuze van de provincie Vlaams- Brabant bij het einde van de overeenkomst behouden blijven zonder vergoeding, of weer in zijn vroegere staat hersteld worden op kosten van de concessiehouder.

De concessieverlener houdt zich het recht voor de werken die door haar nodig worden geacht, uit te voeren in de lokalen die ter beschikking gesteld zijn van de concessiehouder, zonder dat deze laatste daarvoor een schadevergoeding mag eisen, tenzij de werken de exploitatie onmogelijk maken, waarvan de concessiehouder het bewijs dient te leveren. Het tijdstip van eventuele werken wordt steeds in onderling overleg bepaald, om een goede exploitatie van de horeca niet teveel te hinderen, behalve bij werken van dringende aard waarvan elk uitstel schade zou kunnen berokkenen.

Art. 23: Concessieoverdracht.

Het is de concessiehouder verboden de overeenkomst over te dragen of het goed geheel of gedeeltelijk in onderconcessie te geven, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de provincie.

De concessieverlener is enkel contractueel verbonden met de concessiehouder. Het gebruik van onderaannemers, tijdelijke of definitieve verenigingen, ontslaat de concessiehouder, noch ten volle, noch ten dele van de algemene en bijzondere voorwaarden van deze opdracht.

Art. 24: Registratie.

De concessiehouder verbindt er zich toe deze overeenkomst op zijn kosten te laten registreren.

Art. 25: Taalgebruik.

De voertaal op de PIVO-site is het Nederlands. Alle aanduidingen moeten in het Nederlands gebeuren. Voor de concessiehouder en het personeel/medewerkers dat tewerk gesteld wordt in de concessie is de voertaal eveneens Nederlands.

Art. 26: Intern noodplan PIVO.

De ruimtes in concessie maken integraal deel uit van de PIVO-site. Voor de PIVO-site bestaat er een intern noodplan dat van kracht wordt bij grote ongevallen of evacuatie. Ook de concessie is onderdeel van dit intern noodplan en de concessiehouder verleent hiervoor zijn medewerking. In geval van een algemene evacuatie dient de concessiehouder zich te schikken naar de richtlijnen en bevelen die gegeven worden door het crisiscentrum.

De concessiehouder verwittigt ingeval van crisissituaties (brand, medische interventie, …) steeds het onthaal van het PIVO. Het crisisteam van het PIVO kan steeds, als beheerder van de site, de coördinatie van verdere acties overnemen.

De concessiehouder stelt zelf ook een evacuatieplan voor haar uitbating op, rekening houdend met het intern noodplan van het PIVO en bezorgt een kopie hiervan aan de concessieverlener.

Art. 27: GDPR.

Voor de uitvoering van de concessieopdracht worden geen persoonsgegevens verzameld. Indien de concessiehouder persoonsgegevens zou verzamelen in het kader van het gebruik van een digitaal platform of app voor de reservatie van catering, zijn zij hiervoor zelf de verwerkingsverantwoordelijke en moet de klant voordat hij hier gebruik van maakt of een account aanmaakt via de privacyverklaring conform de GDPR geïnformeerd worden over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens.

De concessiehouder dient hiervoor een veilig systeem te gebruiken en moet de klant voordat hij hier gebruik van maakt (of een account aanmaakt) via de privacyverklaring conform de GDPR informeren over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. De persoonsgegevens moeten conform de GDPR verwerkt worden. Dit betekent onder meer dat:

 enkel gegevens die nodig zijn voor het gebruik van de bestel-app mogen verzameld worden

 de verzamelde gegevens enkel gebruikt mogen worden voor het afhandelen van de bestellingen

 gegevens niet gedeeld mogen worden met derden noch gebruikt worden voor commerciële of andere doeleinden

 gegevens verwijderd worden wanneer de betrokkene niet langer gebruik wenst te maken van de app.

Art. 28: Geschillen.

Het Belgisch recht is van toepassing voor de interpretatie van de contractuele clausules en voor het bepalen van de rechten en plichten die niet door deze clausules geregeld zijn. Enkel de Belgische rechtscolleges zijn bevoegd om de geschillen te behandelen waartoe dit contract aanleiding kan geven.

De voertaal is het Nederlands.

De concessieverlener is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De concessiehouder vrijwaart de concessieverlener tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

Art. 29: Bijlagen.

Volgende bijlagen worden bij deze overeenkomst gevoegd en maken er integraal deel van uit:

1. Plannen horecapunt

1.1 3D plan

1.2 Plattegrond

1.3 Industriële keuken

1.4 Industriële dampkap

1.5 Self service zone

1.6 Los meubilair

2. Inventaris

2.1 Inventaris keukenapparatuur

2.2 Inventaris klein keukenmateriaal

Opgemaakt te Leuven op .... / .... / .........., in <evenveel exemplaren als er partijen zijn> originele exemplaren. Elke partij verklaart een ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.

Voor de PROVINCIE VLAAMS-BRABANT,

Ter uitvoering van de beslissing van de deputatie van datum vergadering Namens de deputatie,

In opdracht van de provinciegriffier, De verslaggever,

Xxx XX XXXXX, Xxx XXXXXXX

Directeur Mens Gedeputeerde

Voor de concessiehouder,

<Voornaam NAAM>,

<functietitel>

<Voornaam NAAM>

<functietitel>