Privacyverklaring Vogelzang administratie en diensten
Privacyverklaring Vogelzang administratie en diensten
1. Vogelzang administratie en diensten
Vogelzang administratie en diensten is een eenmanszaak, gevestigd in Heerenveen, (8448 GM), aan Het Meer 116c en wordt vertegenwoordigd door mevr. X. Xxxxxxxxx.
2. Bescherming van uw persoonsgegevens
Wettelijk kader
Vogelzang administratie en diensten, vertegenwoordigd door Mevr. X. Xxxxxxxxx, respecteert uw privacy en verklaart persoonsgegevens vertrouwelijk te zullen behandelen. Respect voor de privacy van klanten, leveranciers, relaties en medewerkers is het uitgangspunt bij alle activiteiten. Wij gaan uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AvG).
Beginselen verwerking
De beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de wet zijn gesteld, volgen wij . Dit zijn:
▪ Rechtmatig, behoorlijk en transparant: De verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om.
▪ Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden: De persoonsgegevens worden door ons uitsluitend verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan. Naast een wettelijke eis tot verwerking of de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag.
▪ Niet meer of langer dan noodzakelijk: Voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten, verwerken wij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Alle gegevens die niet meer nodig zijn, worden gecontroleerd verwijderd.
▪ Juist, actueel en vertrouwelijk: Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en controleren periodiek of de persoonsgegevens nog juist en betrouwbaar zijn. Eventuele medewerkers en toeleveranciers van ons zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.
▪ Passende technische en organisatorische beveiliging: Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging.
3. Welke persoonsgegevens worden er gebruikt?
De persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn, worden hier uitsluitend voor gebruikt. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt zoals:
▪ naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht;
▪ Burgerservicenummer (BSN);
▪ adres, postcode, woonplaats;
▪ emailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;
-------------
▪ inkomensgegevens en andere gegevens over de financiële of economische situatie van de klant.
Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting. U wordt hierover geïnformeerd op het moment dat wij deze gegevens bij u opvragen.
Bijzondere persoonsgegevens
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie zijn wij wettelijk verplicht het Burgerservicenummer (BSN) te verwerken. Er geldt tevens een wettelijke verplichting voor een volledige kopie van het identiteitsbewijs of paspoort. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht ons uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.
Gevoelige persoonsgegevens
Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken vormt de kern van onze dienstverlening. Dit soort documenten worden, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
4. Waarom gebruiken wij persoonsgegevens
Zoals elke organisatie, hebben ook wij persoonsgegevens nodig voor onze bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt daarnaast met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van onze dienstverlening.
De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend als één van de grondslagen van toepassing zijn, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor wij persoonsgegevens verwerken:
▪ invulling geven aan verplichtingen die voortvloeien uit onze overeenkomst en/of wettelijke bepalingen, zoals het voeren/controleren van uw administratie, het maken van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften, loonstroken etc.;
▪ U te kunnen bellen en/of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
▪ het kunnen voldoen aan andere wettelijke verplichtingen die mogelijk op ons rusten uit hoofde van onze dienstverlening;
▪ het zorgvuldig nakomen van administratieve verplichtingen zoals het afhandelen van facturatie voor de geboden dienstverlening en uw betalingen.
5. Dienstverlening door derden
--------
De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder onze verantwoordelijkheid. Als deze bedrijven
noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een bewerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.
Om onze dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen, schakelen wij andere bedrijven in. Dit kunnen zijn: leveranciers van software en ICT-systemen, gespecialiseerde adviseurs en organisaties voor archiefbeheer..
6. Verstrekking aan derden
Uw persoonsgegevens worden door ons nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. (Bijvoorbeeld bij controle door de Belastingdienst, de FIOD of de AFM, organisaties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben).
7. Uw rechten
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen, mits dit niet in strijd komt met andere rechtsverhoudingen binnen de tussen ons bestaande overeenkomst.
Bij verwijdering van uw gegevens zijn wij tevens mogelijk gebonden aan andere wettelijke verplichtingen zoals de wettelijke bewaartermijnen.
8. Beveiliging
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als wij ze niet meer nodig hebben, worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen.
9. Inbreuk op de beveiliging
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
10. Vragen – klachten
----------------
Indien u vragen of meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens heeft, of gebruik wilt maken van uw rechten, genoemd onder punt 7, kunt u uiteraard contact met ons opnemen. U kunt zich in dat geval wenden tot mevr. X. Xxxxxxxxx.