BIJLAGE III – FINANCIËLE EN CONTRACTUELE REGELS
BIJLAGE III – FINANCIËLE EN CONTRACTUELE REGELS
[Deze bijlage betreft Kernactie 1 — Schoolonderwijs, beroepsonderwijs en ‑opleiding, hoger onderwijs, volwassenenonderwijs en jeugdzaken, voor subsidieovereenkomsten met één begunstigde en met meerdere begunstigden.]
Inhoudsopgave
I. VOORSCHRIFTEN VOOR BEGROTINGSRUBRIEKEN OP BASIS VAN BIJDRAGEN PER EENHEID 2
II. VOORSCHRIFTEN VOOR BEGROTINGSRUBRIEKEN OP BASIS VAN DE TERUGBETALING VAN DE WERKELIJKE KOSTEN 19
III. SUBSIDIABILITEITSCRITERIA VOOR PROJECTACTIVITEITEN 23
V. SUBSIDIEVERMINDERING IN GEVAL VAN GEBREKKIGE, ONVOLLEDIGE OF NIET-TIJDIGE UITVOERING 26
VI. WIJZIGINGEN VAN SUBSIDIES 26
VII. CONTROLES VAN BEGUNSTIGDE EN HET OVERLEGGEN VAN BEWIJSSTUKKEN 29
I.1 Subsidiabiliteitscriteria voor bijdragen per eenheid
Wanneer de subsidie wordt toegekend in de vorm van een bijdrage per eenheid, moet het aantal eenheden voldoen aan de volgende voorwaarden:
de eenheden moeten daadwerkelijk zijn gebruikt of geproduceerd in de periode bedoeld in artikel I.2.2 van de bijzondere voorwaarden;
de eenheden moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project of door het project worden geproduceerd;
het aantal eenheden moet aanwijsbaar en verifieerbaar zijn, met name ondersteund door administratie en bewijsstukken als beschreven in deze bijlage.
I.2 Berekening en bewijsstukken met betrekking tot de bijdragen per eenheid
Reiskosten
Standaard wordt onder de plaats van oorsprong de plaats verstaan waar de uitzendende instelling is gevestigd, en onder de locatie van de activiteit de plaats waar de ontvangende organisatie is gevestigd. Indien er een andere plaats van oorsprong of locatie van de activiteit wordt opgegeven, licht de begunstigde dit verschil toe.
Indien er geen verplaatsing heeft plaatsgevonden of deze uit andere EU-bronnen is gefinancierd dan het Erasmus+-programma (bv. omdat de deelnemer zich al op de locatie van de activiteit bevindt in verband met een andere activiteit dan die welke op grond van de overeenkomst wordt gefinancierd), meldt de begunstigde dit dienovereenkomstig via het verslagleggings- en beheersinstrument van Xxxxxxxx voor elke verplaatsing in kwestie. In dit geval worden geen subsidies voor de reiskosten toegekend.
Eenheidskosten voor reisondersteuning zijn van toepassing op alle personeels- en studentenmobiliteit.
Met het oog op de vaststelling van de toepasselijke afstandscategorie geeft de begunstigde de afstand van een enkele reis aan met behulp van de afstandscalculator op de website van de Commissie:
xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx
De begunstigde berekent via het verslagleggings- en beheersinstrument van Erasmus+ de subsidiebedragen voor verplaatsingen op basis van de toepasselijke bijdragen per eenheid.
Aanleidinggevende gebeurtenis: als voorwaarde voor de toekenning van de subsidie geldt dat de deelnemer de activiteit daadwerkelijk heeft ondernomen.
Bewijsstukken
Bewijsstukken voor personeel: Bewijs van aanwezigheid bij de activiteit in de vorm van een door de ontvangende organisatie ondertekende verklaring, met inbegrip van de virtuele componenten in geval van gemengde mobiliteit, en waarin de naam van de deelnemer, het doel van de activiteit en de daadwerkelijke begin- en einddatum van de fysieke mobiliteitsactiviteit worden vermeld.
Bewijsstukken voor studenten: Door de ontvangende organisatie afgegeven schriftelijke bewijsstukken die ook betrekking hebben op de virtuele componenten in geval van gemengde mobiliteit, met vermelding van:
de naam van de student;
de daadwerkelijke begin- en einddatum van de fysieke mobiliteitsactiviteit,
in
het volgende formaat:
een officiële verklaring (of aangehechte verklaring) in het geval van mobiliteit voor studie;
een stagecertificaat (of aangehechte verklaring) in het geval van mobiliteit voor stages.]
Bovendien, in geval van gebruik van duurzame vervoermiddelen (groene reis): een verklaring op erewoord, ondertekend door de persoon die de reisbeurs ontvangt en de uitzendende organisatie, zal dienen als bewijsstuk.
Deelnemers moeten worden gewezen op hun plicht om het bewijs van de reis (vervoersbewijzen) bij te houden en desgevraagd aan de begunstigde te overhandigen.
B. Individuele steun
Berekening van het subsidiebedrag voor studenten: het subsidiebedrag wordt berekend door het aantal dagen/maanden per deelnemer van fysieke aanwezigheid per student te vermenigvuldigen met de bijdrage per eenheid per dag/maand die van toepassing is op het ontvangende land in kwestie, zoals omschreven in bijlage IV bij de overeenkomst. Gefinancierde reisdagen kunnen worden toegevoegd indien dit relevant is voor een specifieke activiteit en binnen de in de programmagids vastgestelde grenzen.
In het geval van onvolledige maanden voor langdurige mobiliteit wordt het subsidiebedrag berekend door het aantal dagen van de onvolledige maand te vermenigvuldigen met 1/30 van de bijdrage per eenheid per maand, met inbegrip van de aanvullende bedragen.
Kansarme studenten en kansarme recent afgestudeerden (fewer opportunities) die deelnemen aan een mobiliteit ontvangen een top-up bedrag bovenop de individuele ondersteuning als zij aan de ontvankelijkheidscriteria, zoals bepaald op nationaal niveau, voldoen.
De begin- en einddatum worden als volgt vastgesteld:
Als begindatum wordt beschouwd de eerste dag dat de student aanwezig moet zijn bij de ontvangende organisatie (eerste les/eerste werkdag/eerste dag van een welkomstbijeenkomst of taalcursus of interculturele opleiding).
De einddatum moet de laatste dag zijn waarop de student aanwezig moet zijn bij de ontvangende organisatie (laatste dag van de examenperiode/lesperiode/werkperiode/periode van verplichte aanwezigheid).
Berekening van het subsidiebedrag voor personeel: het subsidiebedrag wordt berekend door het aantal dagen van fysieke aanwezigheid per deelnemer te vermenigvuldigen met de bijdrage per eenheid per dag die van toepassing is op het ontvangende land in kwestie, zoals omschreven in bijlage IV bij de overeenkomst. Gefinancierde reisdagen kunnen worden toegevoegd indien dit relevant is voor een specifieke activiteit en binnen de in de programmagids vastgestelde grenzen.
Wijzigingen van de verblijfsduur voor studenten en personeel:
Indien de verwachte verblijfsduur langer is dan in de subsidieovereenkomst is aangegeven, kan de begunstigde:
hetzij de subsidieovereenkomst tijdens de mobiliteitsperiode zodanig aanpassen dat rekening wordt gehouden met de langere verblijfsduur, op voorwaarde dat het resterende subsidiebedrag dit toelaat;
hetzij in overleg met de deelnemer tijdens de mobiliteitsperiode besluiten dat het aantal aanvullende dagen zal worden beschouwd als een periode waarvoor de EU-subsidie op nihil is vastgesteld (niet-gefinancierde duur).
Het subsidiebedrag kan niet worden verhoogd na afloop van de mobiliteit.
Indien de daadwerkelijke verblijfsduur langer is dan in de subsidieovereenkomst is aangegeven, moeten de aanvullende dagen worden beschouwd als een periode waarvoor de EU-subsidie op nihil is vastgesteld.
Voor langdurige studentenmobiliteit: Onverminderd de naleving van de subsidiabele minimumduur, handelt de begunstigde als volgt indien de daadwerkelijke verblijfsduur korter is dan is aangegeven in de subsidieovereenkomst:
indien het verschil tussen de daadwerkelijke verblijfsduur en de verblijfsduur die is aangegeven in de subsidieovereenkomst meer dan vijf dagen bedraagt, werkt de begunstigde dit via het verslagleggings- en beheersinstrument van Xxxxxxxx bij door de daadwerkelijke verblijfsduur (nl. de in de officiële verklaring vermelde begin- en einddatum) aan te geven, waarna de subsidie zal worden herberekend;
indien het verschil daarentegen vijf dagen of minder bedraagt, behoudt de begunstigde via het verslagleggings- en beheersinstrument van Erasmus+ de in de subsidieovereenkomst vermelde duur (de subsidie wordt dus niet herberekend).
Indien het verblijf wordt onderbroken, wordt de duur van de onderbreking niet in aanmerking genomen bij de berekening van de toegekende individuele subsidie. In geval van onderbreking als gevolg van overmacht moet de deelnemer worden toegestaan de activiteiten na de onderbreking voort te zetten (indien mogelijk onder de in deze overeenkomst vastgestelde voorwaarden).
Indien de deelnemer de overeenkomst met de begunstigde beëindigt ten gevolge van overmacht, heeft de deelnemer recht op het bedrag van de subsidie dat overeenkomt met ten minste de daadwerkelijke duur van de mobiliteitsperiode. Het overgebleven geld moet aan de begunstigde worden terugbetaald, tenzij anders is overeengekomen door beide partijen.
Aanleidinggevende gebeurtenis: als voorwaarde voor de toekenning van de subsidie geldt dat de deelnemer de activiteit tijdens de aangegeven periode daadwerkelijk heeft ondernomen.
Bewijsstukken:
Bewijsstukken voor personeel:
Bewijs van aanwezigheid bij de activiteit in de vorm van een door de ontvangende organisatie ondertekende verklaring, die ook de virtuele componenten van een gemengde mobiliteit omvat, en waarin de naam van de deelnemer, het doel van de activiteit en de daadwerkelijke fysieke begin- en einddatum worden vermeld.
Bewijsstukken voor studenten:
Door de ontvangende organisatie verstrekte documenten, die ook de virtuele componenten van een blended mobiliteit omvat, met de volgende informatie:
de naam van de student;
de daadwerkelijke fysieke begin- en einddatum van de mobiliteitsactiviteit
in
de volgende indeling:
een officiële verklaring (of aangehechte verklaring (bewijs van aanwezigheid)) in het geval van mobiliteit voor studie;
het stagecertificaat (of aangehechte verklaring (bewijs van aanwezigheid)) in het geval van mobiliteit voor stages;
Bewijsstukken voor gemengde mobiliteit en voor deelname aan gemengde intensieve programma’s:
De hierboven vermelde reguliere documenten moeten worden gebruikt.
Bewijsstukken voor het top-up bedrag voor kansarme deelnemers (fewer opportunities): bewijs dat er aan van de nationale criteria voldaan wordt. Het gebruik van een verklaring op eer van de deelnemer wordt beschouwd als een bewijsstuk voor het nationaal criterium.
d) Verslaglegging:
Deelnemers moeten feedback geven over feitelijke informatie en hun beoordeling van de activiteitenperiode, de voorbereiding en follow-up ervan. De deelnemers moeten bij het indienen van hun feedback gebruikmaken van de door de Europese Commissie verstrekte standaard online-vragenlijst (het deelnemersverslag).
Deelnemers die hun verslag niet indienen, kunnen worden verplicht om de in het kader van Xxxxxxxx ontvangen subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen.
C. Organisatorische steun
Berekening van het subsidiebedrag voor organisatorische steun voor mobiliteit: het subsidiebedrag wordt berekend door het totale aantal deelnames aan mobiliteitsactiviteiten (d.w.z. ongeacht of dezelfde deelnemer een of meer mobiliteitsactiviteiten heeft ondernomen) te vermenigvuldigen met de toepasselijke bijdragen per eenheid, zoals omschreven in bijlage IV bij de overeenkomst.
Het totale aantal deelnames dat in aanmerking wordt genomen voor de berekening van de organisatorische steun bestaat uit het aantal studenten en personeelsleden die inkomende en uitgaande mobiliteitsactiviteiten ondernemen, zoals geregistreerd in Xxxxx XX. De begunstigde kan bijkomende organisatorische steun vragen aan het NA voor deelnemers met een nulbeurs vanuit Erasmus+ EU-middelen. Het totale aantal personen dat beschouwd wordt voor organisatorische steun is exclusief de begeleiders van deelnemers en bijkomende mobiliteiten die georganiseerd konden worden door budget tussen budgetrubrieken te verschuiven.
Aanleidinggevende gebeurtenis: als voorwaarde voor de toekenning van de subsidie geldt dat de deelnemer de activiteit daadwerkelijk heeft ondernomen.
Bewijsstukken: dezelfde bewijsstukken als vermeld in de rubriek over individuele steun.
Verslaglegging:
Organisatorische steun voor mobiliteit:
Er wordt een tolerantiemarge van 10 % gehanteerd, hetgeen betekent dat, indien het totale aantal mobiliteitsactiviteiten van studenten en personeelsleden minder dan 10 % lager is dan het aantal in bijlage II bij de overeenkomst aangegeven mobiliteitsactiviteiten, de toegekende organisatorische steun niet mag worden verminderd.
Indien het aantal ondernomen mobiliteitsactiviteiten ten tijde van de eindverslaglegging hoger is dan het aantal dat wordt vermeld in bijlage II, zal het subsidiebedrag voor organisatorische steun worden beperkt tot het maximumbedrag dat in bijlage II wordt vermeld.
Mobiliteitsactiviteiten: De begunstigde moet verslag uitbrengen over de bereikte activiteit.
Organisatorische steun voor gemengde intensieve programma’s: De begunstigde moet verslag uitbrengen over de bereikte activiteit.]
D. Inclusiesteun voor organisaties
Berekening van het subsidiebedrag: het subsidiebedrag wordt berekend door het totale aantal deelnemers met inclusion support bij mobiliteitsactiviteiten met de toepasselijke bijdrage per eenheid, zoals gespecificeerd in bijlage IV bij de overeenkomst.
Aanleidinggevende gebeurtenis: als voorwaarde voor de toekenning van de subsidie geldt dat de deelnemer de activiteit daadwerkelijk heeft ondernomen en inclusiesteun voor deelnemers heeft ontvangen.
Bewijsstukken: bewijsstukken ter staving van de betaling van de inclusiesteun voor deelnemers, zoals gespecificeerd in punt II.2.A van deze bijlage.
E. Online-taalhulp (Online Language Support - OLS)
De begunstigde ziet erop toe dat de toegang tot de online-taalhulp aan alle ontvankelijke deelnemers is toegekend (zo snel mogelijk nadat zij voor de mobiliteitsactiviteit zijn geselecteerd).
Deelnemers kunnen zoveel taalcursussen (en toetsen) volgen als gewenst, in de talen die beschikbaar zijn in het OLS-platform. Deelnemers uit het hoger onderwijs, die een langdurige activiteit (14 dagen of meer) uitvoeren, moeten wel altijd een verplichte zelfevaluatie doen in de taal van de mobiliteit in het OLS-platform.
OLS moeten worden gebruikt in de periode tussen het toekenning van de OLS toegang en het einde van de mobiliteitsactiviteit.
De begunstigde baseert zich bij het toezicht op het gebruik van de Online-taalhulp door deelnemers op de verstrekte informatie in de gekoppelde managementtools.
De begunstigde doet al het mogelijke om ervoor te zorgen dat de OLS toelatingen (die zowel beide evaluaties of cursussen bevatten) door de geselecteerde deelnemers actief worden gebruikt.
Door ondertekening van de individuele subsidieovereenkomst voor mobiliteit verbinden de deelnemers zich ertoe om de nodige aandacht te geven aan hun taalontwikkeling, door gebruik te maken van de OLS taalvaardigheidstoets en de cursussen voor (en, indien relevant, tijdens) de mobiliteit, indien deze wordt toegekend. Deelnemers uit het hoger onderwijs die een langdurige activiteit (14 dagen of meer) ondernemen verbinden zich ertoe om een initiële zelfevaluatie te doen in de taal van de mobiliteit voor de mobiliteit aanvangt.
De begunstigde houdt zich aan de richtlijnen voor het gebruik van de door de dienstverlener verstrekte online-taalhulp.
De begunstigde vermeldt in zijn verslagen het aantal afgelegde taalvaardigheidstoetsen en cursussen.
In het geval van een significant aantal onbenutte OLS toelatingen ten tijde van de indiening van het tussentijds en eindverslag, kan het nationale agentschap besluiten hiermee rekening te houden in de evaluatie van de projectresultaten].
II.1. Voorwaarden voor terugbetaling van de werkelijke kosten
Wanneer de subsidie wordt toegekend in de vorm van een terugbetaling van de werkelijke kosten, gelden de volgende voorwaarden:
ze zijn gemaakt door de begunstigde;
ze zijn gemaakt in de periode die is vastgesteld in artikel I.2.2;
ze worden vermeld in de geraamde begroting zoals vastgesteld in bijlage II of zijn subsidiabel na begrotingsoverschrijvingen overeenkomstig artikel I.3.3;
ze zijn gemaakt in samenhang met het project zoals omschreven in bijlage II en zijn nodig voor de uitvoering ervan;
ze zijn aanwijsbaar en verifieerbaar en zijn met name opgenomen in de boekhouding van de begunstigde en vastgesteld overeenkomstig de boekhoudkundige normen die van toepassing zijn in het land waar de begunstigde is gevestigd en overeenkomstig de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van de begunstigde;
ze voldoen aan de bepalingen van de toepasselijke fiscale en sociale wetgeving;
ze zijn redelijk en gerechtvaardigd en voldoen aan het beginsel van goed financieel beheer, met name wat zuinigheid en efficiëntie betreft;
ze zijn niet gedekt door een bijdrage per eenheid als bedoeld in deel I van deze bijlage.
II.2. Berekening van de werkelijke kosten
Inclusiesteun voor deelnemers
a) Berekening van het subsidiebedrag: de subsidie bestaat uit de terugbetaling van 100 % van de daadwerkelijk gemaakte subsidiabele kosten.
b) In aanmerking komende kosten:
Deze extra kosten zijn die welke rechtstreeks verband houden met deelnemers met fewer opportunities en hun begeleiders, die niet kunnen worden gedekt door het aanvullende bedrag voor individuele steun voor deelnemers met fewer opportunities. Deze kosten zijn met name bedoeld om de extra financiële steun te dekken die nodig is voor deelnemers met lichamelijke, geestelijke of gezondheidsgerelateerde aandoeningen om hen in staat te stellen deel te nemen aan de mobiliteit en aan voorbereidende bezoeken.
Financiering van de eerste 60 dagen van begeleiders is gebaseerd op de eenheidskost voor personeelsmobiliteit (reis- en individuele ondersteuning). Als het verblijf in het buitenland langer dan 60 dagen duurt, zullen de reële kosten voor het verblijf na de 60e dag in de budgetrubriek “inclusiesteun voor deelnemers” berekend worden.
Nadat de deelnemers zijn geselecteerd, kunnen de middelen voor inclusiesteun op twee manieren beschikbaar worden gesteld. De begunstigde kan bij het nationaal agentschap een financieringsaanvraag indienen of een begrotingsoverschrijving uitvoeren overeenkomstig artikel I.17.
c) Bewijsstukken:
documentatie ter staving van de noodzaak van deze inclusiesteun voor de deelnemer, ondertekend door de ontvangende of uitzendende organisatie, met vermelding van de naam van de deelnemer, het doel van de activiteit, de begin- en einddatum ervan, de documentatie van de geplande werkelijke kosten en de goedkeuring ervan door het nationale agentschap, en bewijs van betaling van de desbetreffende kosten op basis van facturen met vermelding van de naam en het adres van de instantie die de factuur heeft uitgereikt, het bedrag en de valuta, de factuurdatum, en indien relevant documenten ondertekend door de ontvangende organisatie met de vermelding van start- en einddatum van het verblijf door de begeleider.
d) Verslaglegging: voor elke kostenpost in deze begrotingscategorie moet de begunstigde het soort kosten en het werkelijke bedrag van de gemaakte kosten rapporteren.
Buitengewone kosten
Berekening van het subsidiebedrag: de subsidie bestaat uit de terugbetaling van 80 % van de volgende daadwerkelijk gemaakte subsidiabele kosten.
In aanmerking komende kosten:
De kosten van een door de begunstigde gestelde zekerheid voor voorfinancieringen, indien een dergelijke zekerheid door het nationale agentschap overeenkomstig artikel I.4.2 van de overeenkomst is vereist.
De reiskosten voor in aanmerking komende deelnemers die op de meest voordelige en doeltreffende manier reizen, wanneer die kosten volgens de standaardfinancieringsregel voor subsidiabele kosten niet voor ten minste 70 % worden gedekt. De buitengewone reiskosten komen in de plaats van de afzonderlijke steun voor reiskosten.
Voor uitzonderlijke kosten voor de financiële garantie kan de begunstigde een financieringsaanvraag indienen bij het nationale agentschap.
Bewijsstukken:
Bewijs van de kosten voor de financiële garantie die is gesteld door de instantie die de garantie aan de begunstigde heeft verstrekt, met vermelding van de naam en het adres van de instantie die de financiële garantie heeft gesteld, het bedrag en de valuta van de kosten voor de garantie, alsook de datum en de handtekening van de wettelijke vertegenwoordiger van de instantie die de garantie heeft gesteld.
In het geval van reiskosten: bewijs van betaling van de desbetreffende kosten op basis van facturen met vermelding van de naam en het adres van de instantie die de factuur heeft uitgereikt, het bedrag en de valuta, de factuurdatum en de reisroute.
De begunstigde ziet erop toe dat de activiteiten in het kader van het project waarvoor subsidie werd toegekend subsidiabel zijn volgens de in de Erasmus+-programmagids vastgestelde regels.
Bij het bepalen van de naleving van de in de programmagids gespecificeerde minimale subsidiabele duur van de mobiliteitsactiviteiten wordt geen rekening gehouden met de reistijd.
Activiteiten die niet voldoen aan de in de Erasmus+-programmagids vastgestelde regels en de in deze bijlage vermelde aanvullende regels worden door het nationale agentschap als niet-subsidiabel aangemerkt en de subsidiebedragen die met die activiteiten overeenstemmen, moeten volledig worden teruggevorderd. De terugvordering heeft betrekking op alle begrotingsrubrieken waarvoor een subsidie is toegekend in verband met de als niet-subsidiabel aangemerkte activiteit.
Het eindverslag wordt beoordeeld in samenhang met de verslagen van de deelnemers, aan de hand van een gemeenschappelijke reeks kwaliteitscriteria die gericht zijn op:
De mate waarin het project werd uitgevoerd in overeenstemming met de subsidieovereenkomst.
De mate waarin het project werd uitgevoerd overeenkomstig de kwaliteitsnormen en nalevingsvoorschriften die zijn neergelegd in het Erasmus-handvest voor hoger onderwijs en de inter-institutionele overeenkomsten die van toepassing zijn.
De mate waarin de aan de mobiliteitsdeelnemers verschuldigde subsidiebedragen aan hen werden overgedragen overeenkomstig de contractuele bepalingen die zijn vastgesteld in de overeenkomst tussen de desbetreffende begunstigde en deelnemer met gebruikmaking van de modellen in bijlage V bij de overeenkomst.
Het eindverslag wordt beoordeeld op een totaal van 100 punten. Indien het nationale agentschap van oordeel is dat de uitvoering van het project niet strookt met de kwaliteitsverbintenis die door de begunstigde is aangegaan, kan het nationale agentschap daarnaast of in plaats daarvan eisen dat de begunstigde binnen een overeengekomen termijn een actieplan opstelt en uitvoert om ervoor te zorgen dat de toepasselijke vereisten worden nageleefd. Indien de begunstigde het actieplan niet naar tevredenheid en binnen de termijn uitvoert, kan het nationale agentschap de Europese Commissie adviseren om de toekenning van het Erasmus-handvest voor hoger onderwijs (ECHE) aan de begunstigde terug te draaien.]
Gebrekkige, onvolledige of niet-tijdige uitvoering van het project kan worden vastgesteld door het nationale agentschap aan de hand van het eindverslag dat is ingediend door de begunstigde (met inbegrip van de verslagen van de individuele deelnemers aan de mobiliteitsactiviteiten).
Bovendien kan het nationale agentschap tevens informatie in aanmerking nemen die het uit een andere bron heeft ontvangen en waaruit blijkt dat het project niet volgens de contractuele bepalingen is uitgevoerd. Andere informatiebronnen omvatten monitoringbezoeken, tussentijdse verslagen over accreditatie, administratieve controles en controles ter plaatse door het nationale agentschap.
Als het eindverslag wordt beoordeeld met minder dan 60 punten in totaal, kan het nationale agentschap het definitieve subsidiebedrag voor organisatorische steun verlagen op basis van een gebrekkige, onvolledige of niet-tijdige uitvoering van de actie, zelfs indien alle gerapporteerde activiteiten subsidiabel waren en daadwerkelijk plaatsvonden. In dat geval kan een verlaging van de subsidie overeenkomen met:
10 % als het eindverslag wordt beoordeeld met ten minste 50 punten en minder dan 60 punten;
25 % als het eindverslag wordt beoordeeld met ten minste 40 punten en minder dan 50 punten;
50 % als het eindverslag wordt beoordeeld met ten minste 25 punten en minder dan 40 punten;
75 % als het eindverslag wordt beoordeeld met minder dan 25 punten.
a) Wijziging van subsidies als gevolg van herverdeling van middelen of beschikbaarstelling van aanvullende middelen
In het kader van de herverdeling van middelen voor mobiliteit in het hoger onderwijs, of indien er aanvullende middelen beschikbaar worden gesteld aan het nationale agentschap om (opnieuw) te worden toegewezen aan begunstigden, kan het in artikel I.3.1 aangegeven totale maximale subsidiebedrag worden verhoogd, op voorwaarde dat
De begunstigde niet de volledig aangevraagde subsidie toegekend kreeg in de initiële selectieronde omwille van een hoge vraag en een beperkt budget per regio;
Mobiliteiten in de regio waarvoor extra financiering gevraagd wordt, reeds gevraagd waren in de aanvraag en inhoudelijk als geslaagd werden beoordeeld;
De implementatie van de initieel toegekende mobiliteiten in lijn is met het contract, en dit op basis van de informatie voorhanden in de interim verslaggeving en de geregistreerde data in de Beneficiary Module.
Indien uit het tussentijds verslag blijkt dat er sprake is van een veel kleiner aantal mobiliteitsactiviteiten, wat erop wijst dat de begunstigde de toegekende subsidie niet volledig zal inzetten, kan het in artikel I.3.1 aangegeven totale maximale subsidiebedrag worden verlaagd door middel van een wijziging.
Het uiteindelijk toegekende subsidiebedrag mag niet hoger zijn dan de aangevraagde subsidie in de initiële budgetaanvraag, behalve indien dit gedekt is door VI (b). Het aangevraagde subsidiebedrag verwijst naar het totaal aangevraagde budget, ongeacht de specifieke bedragen per budgetregio.
b) Verhoging van de subsidie voor inclusiesteun en buitengewone kosten
Indien er niet is voorzien in de mogelijkheid om steun voor inclusie of buitengewone kosten aan te vragen in de aanvraagfase voor het hoger onderwijs, kan de begunstigde aanvullende subsidiesteun aanvragen nadat de deelnemers zijn geselecteerd. Het nationale agentschap kan dergelijke inclusiesteun toekennen voor kansarme deelnemers en hun organisatie of in het geval van buitengewone kosten overeenkomstig artikel II.2.B.
c) Contractwijzigingen
Volgens bijlage I, artikel II.13, bij de overeenkomst moeten eventuele wijzigingen van de subsidie zoals vastgesteld in deel V, onder a) en b), worden vastgesteld middels aanpassing van de overeenkomst.]
Volgens bijlage I, artikel II.27, bij de overeenkomst, kan de begunstigde aan controles en audits in verband met de overeenkomst worden onderworpen dit betreft zowel de inkomende als de uitgaande mobiltieiten. De controles en audits hebben tot doel te controleren of de begunstigde de subsidie heeft beheerd overeenkomstig de regels die zijn vastgesteld in de overeenkomst, teneinde het definitieve subsidiebedrag vast te stellen waarop de begunstigde recht heeft.
Voor alle projecten wordt het eindverslag gecontroleerd. Bovendien kan er een aanvullende administratieve controle of controle ter plaatse van het project worden uitgevoerd indien de projectovereenkomst deel uitmaakt van de door de Europese Commissie verlangde steekproefsgewijze controle door het nationale agentschap of indien het nationale agentschap een gerichte controle ervan uitvoert op grond van zijn risicobeoordeling.
Voor de controle van het eindverslag en de administratieve controle verstrekt de begunstigde fysieke of elektronische kopieën van bewijsstukken zoals omschreven in deel I.2 aan het nationale agentschap, tenzij het nationale agentschap om de originelen verzoekt. Na analyse van de originele bewijsstukken zendt het nationale agentschap deze terug naar de begunstigde. Indien de begunstigde wettelijk niet bevoegd is om de originele documenten voor de controle van het eindverslag of de administratieve controle te verzenden, kan in plaats daarvan een kopie van de bewijsstukken worden overlegd.
Voor elke vorm van controle kan het nationale agentschap de begunstigden verzoeken aanvullende bewijsstukken of documenten te verstrekken die doorgaans vereist zijn voor een andere soort controle, zoals bepaald in artikel II.27 van de algemene voorwaarden.
De verschillende controles omvatten het volgende:
Controle van het eindverslag
De controle van het eindverslag wordt uitgevoerd ten tijde van de eindverslaglegging ten kantore van het nationale agentschap om het definitieve subsidiebedrag vast te stellen waarop de begunstigde recht heeft.
Het eindverslag van de begunstigde aan het nationaal agentschap moet de volgende informatie bevatten (indien van toepassing binnen de vorm van de actie en het betrokken project):
De per begrotingsrubriek benutte bijdragen per eenheid:
Organisatorische steun
Steun voor reiskosten
Individuele steun
Inclusiesteun voor organisaties
De daadwerkelijk gemaakte kosten per begrotingsrubriek:
Inclusiesteun voor deelnemers
Buitengewone kosten
Administratieve controle
De administratieve controle is een grondige controle van de bewijsstukken ten kantore van het nationale agentschap die ten tijde van of na afloop van de eindverslaglegging kan worden verricht. De begunstigde legt de bewijsstukken voor alle begrotingsrubrieken voor indien het nationale agentschap daarom verzoekt.
Controles ter plaatse
Controles ter plaatse worden uitgevoerd door het nationale agentschap ten kantore van de begunstigde of op een andere locatie die relevant is voor de uitvoering van het project. Tijdens controles ter plaatse moet de begunstigde originele bewijsstukken voor alle begrotingsrubrieken ter beschikking stellen voor controle door het nationaal agentschap en moet hij het nationale agentschap toegang geven tot de registratie van projectuitgaven in de boekhouding van de begunstigde.
Controles ter plaatse kunnen de volgende vormen aannemen:
Controle ter plaatse tijdens de uitvoering van het project: deze controle wordt uitgevoerd tijdens de uitvoering van het project zodat het nationale agentschap het reële karakter en de subsidiabiliteit van alle projectactiviteiten en deelnemers rechtstreeks kan controleren. En om de verbintenissen, aangegaan in de inter-institutionele akkoorden, na te gaan.
Controle ter plaatse na de voltooiing van het project: deze controle wordt uitgevoerd na voltooiing van het project en gewoonlijk na de controle van het eindverslag.