SAMENWERKINGSOVEREENKOMST 2021-2025
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST 2021-2025
Tussen de ondergetekenden:
Enerzijds de gemeente Essen, Xxxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxx, vertegenwoordigd door Xxxx Xxxxxx, voorzitter gemeenteraad en Xxxx Xxxxx, algemeen directeur, handelend namens de gemeenteraad van Essen, hierna genoemd “de gemeente”.
Anderzijds de vzw Kobie, opgericht op 25 januari 2012 , met maatschappelijke zetel Xxxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxx, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxx, voorzitter en Xxxxxx Xx Xxxx, ondervoorzitter, hierna genoemd “vzw Kobie”.
wordt overeengekomen wat volgt: TITEL 1 – ALGEMEEN GEDEELTE
Artikel 1 – voorwerp van de overeenkomst
Met inachtneming van:
- de vzw-wetgeving van 27 juni 1921;
- de wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd worden (cultuurpactwet);
- de wet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid (decreet lokaal cultuurbeleid);
- decreet op het lokaal bestuur van 22 december 2017,
- het nieuwe wetboek vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019
Deze overeenkomst wordt gesloten met het oog op het vastleggen en bepalen van het financieel en operationeel kader van de vzw, het afstemmen van het beleid van de vzw op het beleid van de gemeente en het formuleren van een duidelijke en transparante verhouding tussen de partijen.
Artikel 2 – duurtijd overeenkomst
§1. Deze overeenkomst wordt afgesloten voor de periode van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2025.
§2. De samenwerkingsovereenkomst treedt in werking na goedkeuring door de algemene vergadering van vzw Kobie en de gemeenteraad. Zij is geldig voor een periode die uiterlijk twaalf maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad eindigt.
§3. Bij het verstrijken van de termijn van deze overeenkomst zoals vermeld in §1 van dit artikel en bij afwezigheid van een nieuwe overeenkomst of beslissing tot stopzetting van de vzw, wordt de overeenkomst stilzwijgend met één jaar verlengd. Daarna is geen stilzwijgende verlenging meer mogelijk.
Goedgekeurd door Algemene Vergadering van 12 november 2020 Goedgekeurd op de gemeenteraadszitting van 15 december 2020
1
Verifieer dit rechtsgeldig elektronisch ondertekend document van 7 blz op xxxx.xxxxxxxxx.xx met verificatiecode 6019-9024-4717-7191.
Artikel 3 – beleidsvisie van de gemeente
§1. Het beleid van de gemeente dat betrekking heeft op het voorwerp van deze overeenkomst is onder meer omschreven in:
- Het gemeentelijk meerjarenplan 2020 – 2025 en daaruit voorvloeiende doelstellingen en actieplannen.
- Vzw Kobie opereert onder de strategische doelstelling ‘verbinden’ en de operationele doelstelling ‘iedereen participeert’.
Artikel 4 – afvaardigingen vanuit de gemeente in de organen van de vzw
§1. Afgevaardigden vanuit de gemeente moeten vooraf worden aangeduid bij gemeenteraadsbeslissing.
§2. De vzw is medeverantwoordelijk voor de wettelijkheid van het aanstellen van de afgevaardigden, met inbegrip van alle onverenigbaarheden.
§3. De vzw heeft de verplichting om erop toe te zien dat de afgevaardigden van de gemeente in de organen van de vzw steeds beschikken over een geldig mandaat vanuit de gemeenteraad. Indien dit mandaat zou vervallen of indien het nodig is om hieraan wijzigingen te brengen, zal de vzw de gemeente hiervan tijdig verwittigen.
TITEL 2 - ENGAGEMENTEN EN VERBINTENISSEN
Artikel 5 – doel, doelstellingen en taken
De vzw heeft als doel mensen samen te brengen om het socio-culturele leven in de gemeente Essen te bevorderen volgens onderstaande bepalingen:
§1. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de programmatie van de Essense verenigingen. Vzw Kobie werkt aanvullend op het Essense verenigingsleven voor het uitvoeren van onderstaande taken:
- Het organiseren van een breed gamma aan activiteiten en evenementen met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming, sport- en cultuurspreiding. Dat kan gaan van kleinschalige optredens, theatervoorstellingen tot grote culture of sportieve evenementen.
- Er is een specifieke rol weggelegd voor vzw Kobie in de (mede)organisatie van het jaarlijkse ’t park Zomert en de praktische organisatie van ATV-vertellingen.
- Vzw Kobie speelt, binnen haar doelstellingen, een rol in de toekomstige openstelling van de parksite aan de voormalige douaneloods.
§2. De gemeente geeft de opdracht aan vzw Kobie voor het uitvoeren van beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang:
Goedgekeurd door Algemene Vergadering van 12 november 2020 Goedgekeurd op de gemeenteraadszitting van 15 december 2020
2
Verifieer dit rechtsgeldig elektronisch ondertekend document van 7 blz op xxxx.xxxxxxxxx.xx met verificatiecode 6019-9024-4717-7191.
- De opmaak en uitvoering van de programmatie van eigen culturele activiteiten en de activiteiten in opdracht van het gemeentebestuur;
- De participatie aan en het opzetten van samenwerkingsverbanden met derden (o.a. het verenigingsleven);
- De concretisering van het meerjarenprogramma van de gemeente Essen;
- Het fungeren als beheersinstrument in functie van de uitvoering van uitzonderlijke gemeentelijke evenementen;
- Het financieel beheer van de activiteiten van vzw Kobie die te maken hebben met bovengenoemde opdrachten.
§3. Vzw Kobie mag alle verrichtingen doen om rechtstreeks of onrechtstreeks haar doelstellingen te behalen:
- Alle roerende goederen verwerven die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar doel en alle diensten in dit verband uitbaten;
- Nuttige overeenkomsten afsluiten met openbare machten of privaatpersonen;
- Deelnemen aan of meewerken met verenigingen die een gelijkaardig doel nastreven;
- Indien nodig handelsactiviteiten hebben, zoals de uitbating van drankverkoop, het inrichten van manifestaties... Dit gebeurt steeds zonder winstbejag en is gericht op de verwezenlijking van haar doel. Volgende punten zijn al lopende:
o Drankbeheer cafetaria GC de Oude Pastorij;
o ‘Regelingen’ rond openen en sluiten bij verhuringen in GC de Oude Pastorij;
o Bewoning woongedeelte GC de Oude Pastorij;
o Uitleensysteem voor kledij van Niemandsland, op voorlopige basis.
Artikel 6 – verplichtingen voor de gemeente
§1. De gemeente heeft volgende financiële verplichtingen opdat vzw Kobie haar doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 kan realiseren:
- De gemeente engageert zich ertoe om als een goede huisvader maximale inspanningen te leveren om het bedrag, noodzakelijk om de overeengekomen doelstellingen te realiseren, jaarlijks in het budget op te nemen.
- De gemeentelijke dotatie wordt jaarlijks bepaald overeenkomstig de budgetrichtlijnen van de gemeente en de bepalingen in artikel 7 van deze overeenkomst.
- De gemeente betaalt de dotatie aan de vzw volgens de bepalingen die worden vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen in het (jaarlijks hernieuwbare) besluit over de procedure voor de uitbetaling van toelagen
- De gemeente verbindt er zich toe de werkingssubsidies, projectsubsidies of enige andere subsidies die betrekking hebben op het realiseren van de werking van de vzw Kobie en afkomstig zijn van andere overheden, meteen na ontvangst integraal door te storten aan de vzw.
§2. De gemeente heeft volgende materiële verplichtingen opdat vzw Kobie haar doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 kan realiseren:
- Vzw Kobie kan, op basis van beschikbaarheid, gratis gebruik maken van de gemeentelijke infrastructuur, voornamelijk het Essens gemeenschapscentrum.
- De vzw kan gratis gebruik maken van het gemeentelijk (feest)materiaal.
- De gemeente stelt opbergruimte voor de goederen van vzw Kobie ter beschikking.
Goedgekeurd door Algemene Vergadering van 12 november 2020 Goedgekeurd op de gemeenteraadszitting van 15 december 2020
3
Verifieer dit rechtsgeldig elektronisch ondertekend document van 7 blz op xxxx.xxxxxxxxx.xx met verificatiecode 6019-9024-4717-7191.
§3. De gemeente verleent administratieve, organisatorische en technische ondersteuning opdat vzw Kobie haar doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 kan realiseren.
Artikel 7 – verplichtingen voor de vzw
§1. Vzw Xxxxx heeft volgende beleidsmatige verplichtingen:
- De vzw Kobie volgt mee de gevoerde huisstijl van de gemeente en vermeldt op alle publicaties “met de steun van de gemeente Essen”.
- De gemeente Essen is Fairtradegemeente:
o Vzw Kobie neemt minstens drie lokale, duurzame en bio-producten op in haar assortiment bij evenementen en in GC de Oude Pastorij;
o De vzw communiceert daarover naar het brede publiek.
- Duurzaamheid staat hoog op de agenda:
o Vzw Kobie engageert zich om bij alle activiteiten rekening te houden met de milieu- impact (mobiliteit, afval, catering, energie, gebruikte materialen…). Ook sociale aspecten (toegankelijkheid, veiligheid…) worden hierbij overwogen.
- Vzw Kobie stapt in het programma van UiTPAS zodra het gemeentebestuur dit vraagt:
o UiTPAS is een spaar- en voordeelprogramma voor het brede publiek dat deelneemt aan het publieke vrijetijdsleven.
o Met UiTPAS kan een pashouder punten sparen en omruilen voor voordelen.
o Mensen in armoede hebben recht op een speciale korting, het kansentarief.
o Op termijn zal UiTPAS nog diverse andere functies integreren.
§2. Samenwerking en ondersteuning tussen vzw Kobie en het gemeentebestuur:
- Vzw Kobie en gemeentebestuur verbinden zich ertoe, elk voor hun eigen werking en zeker in hun onderlinge relaties, te goeder trouw en constructief samen te werken en hun acties maximaal te af te stemmen.
- Vzw Kobie stemt ook af met andere actoren die binnen het gemeentelijk beleidsveld actief zijn.
- Het gemeentebestuur staat in voor de kosteloze ondersteuning van de dagelijkse werking; de administratieve ondersteuning, het beheer van de rekeningen, ICT en logistieke en organisatorische ondersteuning.
- De grootte en omvang van de inzet van het gemeentepersoneel wordt vastgesteld in de overlegorganen van de vzw.
§3. Boekhouding:
- De vzw Kobie voert een boekhouding in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften.
- De wijze van boekhouding wordt bepaald in overleg met de gemeente.
- Het boekjaar van vzw Kobie loopt van 1 januari tot en met 31 december van ieder jaar.
§4. Budget van vzw Kobie:
- Jaarlijks vóór 1 december bezorgt vzw Kobie een gemotiveerde begroting voor het volgende dienstjaar aan de gemeente.
- Vzw Kobie draagt de organisatiekosten van de eigen activiteiten in uitvoering van artikel 5 zoals o.a. uitkoopsommen, reis-, verblijfkosten en catering artiesten, auteursrechten, partagekosten, productiekosten…
- De vzw int alle ontvangsten eigen aan bedoelde activiteiten zoals inkomgelden en inschrijvingsgelden.
Goedgekeurd door Algemene Vergadering van 12 november 2020 Goedgekeurd op de gemeenteraadszitting van 15 december 2020
4
Verifieer dit rechtsgeldig elektronisch ondertekend document van 7 blz op xxxx.xxxxxxxxx.xx met verificatiecode 6019-9024-4717-7191.
- De vzw Kobie is vrij om naast de financiële ondersteuning van de gemeente subsidies van derden of sponsoring te verwerven.
- De vzw Kobie vermijdt om de plaatselijke horeca en middenstand aan te spreken voor sponsoring om niet te concurreren met het Essense verenigingsleven.
- De aanleg en aanwending van reserves wordt op een transparante wijze in het budget kenbaar gemaakt, nadat het college van burgemeester en schepenen hieraan haar goedkeuring heeft gegeven conform de bepaling van artikel 7 § 4.
§5. Voorwaarden waaronder eigen inkomsten of andere financieringen mogen worden verworven of aangewend:
- De vzw kan binnen de perken van zijn maatschappelijk doel eigen inkomsten verwerven evenals andere financieringen aanwenden.
§6. Bestemming van de resultaten van xxx Xxxxx:
- De vzw heeft de verplichting om ethisch en verantwoord om te gaan met de middelen van de gemeente.
- Jaarlijks vóór 30 juni bezorgt de vzw Kobie volgende documenten aan de gemeente :
o de rekening van inkomsten en uitgaven van het afgelopen dienstjaar
o het jaarverslag van het afgelopen dienstjaar. Dit omvat:
• omschrijving gerealiseerde activiteiten
• evaluatie en beschouwing op de activiteiten
§7. Toezicht op de resultaten:
- De financiële verrichtingen van de vzw kunnen worden nagekeken door één of meerdere personen, aangeduid door het college van burgemeester en schepenen, zonder verplaatsing van de stukken.
- De toezichthoudende personen zullen aan vzw Kobie en aan de gemeente een verslag van hun bevindingen voorleggen, vergezeld van de voorstellen die zij noodzakelijk achten.
- Het gevolg hiervan kan zijn dat de gemeente bijkomende maatregelen oplegt ter controle van de werking van de vzw Kobie.
§8. Infrastructuur en goederen:
- De vzw Kobie dient de ter beschikking gestelde infrastructuur en goederen zorgvuldig te behandelen op de wijze van een goede huisvader.
- De vzw Kobie mag enkel goederen verwerven die nodig zijn met het oog op het realiseren van de doelstellingen vermeld in artikel 5.
- Het staat vzw Kobie vrij om de roerende goederen die de vereniging zelf verwerft uit te lenen aan derden wanneer vzw Kobie ze zelf niet benut en met een afsprakennota over de uitleenvoorwaarden.
- Bij ontbinding van vzw Kobie komen alle goederen die door vzw Kobie werden verworven in volle eigendom toe aan de gemeente.
§9. De vzw Kobie legt een afschrift van de besluiten van de algemene vergadering en het beheersorgaan voor aan het college van burgemeester en schepenen.
§10. De vzw verzekert haar burgerlijke verantwoordelijkheid zodat zij voldoende dekking heeft voor elk schadegeval dat zich kan voordoen in het kader van haar werking.
§11. De vzw kent geen presentiegelden, zitpenningen of vergoedingen toe in kader van de bestuurlijke werking van de vzw Kobie. De vzw heeft geen eigen personeel.
Goedgekeurd door Algemene Vergadering van 12 november 2020 Goedgekeurd op de gemeenteraadszitting van 15 december 2020
5
Verifieer dit rechtsgeldig elektronisch ondertekend document van 7 blz op xxxx.xxxxxxxxx.xx met verificatiecode 6019-9024-4717-7191.
TITEL 3. MODALITEITEN OVEREENKOMST
Artikel 9 – controle en gevolgen bij niet-naleving van de overeenkomst
§1. De vzw verbindt zich ertoe om de toegekende middelen te beheren als een goede huisvader en uitsluitend aan te wenden voor het verwezenlijken van zijn doelstellingen zoals omschreven in deze overeenkomst.
§2. De gemeente treedt in overleg met de voorzitter en ondervoorzitter van vzw Kobie indien:
- Vzw Kobie haar verplichtingen, zoals omschreven in deze overeenkomst, niet nakomt of niet in staat is na te komen;
- Grote tekortkomingen of zware overtredingen tegen de bepalingen van deze overeenkomst worden vastgesteld.
§3. De overeenkomst wordt afgesloten naar Belgisch recht. Elk geschil wordt tussen de gemeente en de vzw behandeld, waarbij steeds wordt gezocht naar een oplossing in der minne, bij gebreke waaraan de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen bevoegd zijn.
Artikel 10 – evaluatie
§1. De jaarlijkse evaluatie van de samenwerking en de rapportering aan de gemeente gebeuren door middel van het jaarverslag.
Artikel 11 – aanpassing van de overeenkomst
§1. Deze overeenkomst kan op verzoek van een van de partijen op eender welk moment worden aangepast:
- Indien een verzoek tot aanpassing door de meest gerede partij aan de andere partij wordt meegedeeld.
- Gewijzigde omstandigheden kunnen aanleiden tot een verzoek tot wijziging, deze omstandigheden staan opgegeven in het verzoek.
- Indien beide partijen akkoord gaan met de wijziging wordt een aanhangsel bij deze overeenkomst opgesteld waarin de wijzigingen staan opgetekend.
Goedgekeurd door Algemene Vergadering van 12 november 2020 Goedgekeurd op de gemeenteraadszitting van 15 december 2020
6
Verifieer dit rechtsgeldig elektronisch ondertekend document van 7 blz op xxxx.xxxxxxxxx.xx met verificatiecode 6019-9024-4717-7191.
Opgemaakt te Essen, op 06/01/2021 in twee exemplaren. Beide partijen erkennen één exemplaar ontvangen te hebben.
Voor gemeente Essen
Namens het gemeentebestuur,
Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxx Xxxxxxx
algemeen directeur Burgemeester
Namens vzw Xxxxx,
Xxxxxx Xx Xxxx (Signature)
Xxxxxx Xx Xxxx (Signature) 2021.01.13 08:06:51
+01'00'
Xxxxxx Xx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx
Ondervoorzitter voorzitter
Goedgekeurd door Algemene Vergadering van 12 november 2020 Goedgekeurd op de gemeenteraadszitting van 15 december 2020
7
Verifieer dit rechtsgeldig elektronisch ondertekend document van 7 blz op xxxx.xxxxxxxxx.xx met verificatiecode 6019-9024-4717-7191.