Dienstverleningsovereenkomst Gemeenten Ommen - Twenterand: Uitvoering Taken Burgerzaken, Verkiezingen en Begraafplaatsadministratie
Dienstverleningsovereenkomst Gemeenten Ommen - Twenterand: Uitvoering Taken Burgerzaken, Verkiezingen en Begraafplaatsadministratie
November 2022
Inleiding
De gemeenten Ommen en Hardenberg hebben op 1 januari 2019 besloten om de ambtelijke fusie te beëindigen en als gemeenten weer te kiezen voor een eigen zelfstandige ambtelijke organisatie. De gemeente Ommen heeft daarbij de keuze gemaakt om te gaan werken met een compacte regieorganisatie waarbij door samenwerking of inkooprelaties (uitbesteden) taken door andere organisaties voor de gemeente worden uitgevoerd. De gemeente Ommen ziet mogelijkheden om de taken op het gebied van burgerzaken, begraafplaatsadministratie en verkiezingen uit te laten voeren door de gemeente Twenterand. Ook de gemeente Twenterand kijkt positief aan tegen deze samenwerking en het daarbij overnemen van de taken Burgerzaken en Verkiezingen en Begraafplaatsadministratie. De voordelen voor de gemeente Twenterand zitten in het versterken van de uitvoeringskracht op bovengenoemde taken: robuustere organisatie, meer ervaring, meer ontwikkelingsmogelijkheden en meer flexibiliteit.
De dienstverlening en de visie daarop van de gemeente Twenterand spreekt de gemeente Ommen aan en ligt in lijn met het dienstverleningsconcept dat de gemeente Ommen voor ogen heeft. Deze dienstverleningsovereenkomst bestendigt de afspraken die ten grondslag liggen aan het uitvoeren van de taken burgerzaken, verkiezingen en de begraafplaatsadministratie van de gemeente Ommen door de gemeente Twenterand.
Op 12 juli 2022 hebben de burgemeesters van de gemeente Ommen en Twenterand een verklaring tot samenwerking op gebied van Publiekszaken ondertekend. In deze verklaring is overeengekomen dat partijen met ingaande van 1 januari 2023 voornemens zijn om langdurig te gaan samenwerken op het gebied van de eerder genoemde taken.
Dit resulteert in eerste instantie in een pilotjaar (2023) om de samenwerking nader vorm te geven en verder te verkennen. Gedurende het pilotjaar wordt een evaluatie gestart om dit te onderzoeken en een besluit te nemen om de samenwerking te continueren en/of uit te breiden of te stoppen.
Inhoud
1. Dienstverleningsovereenkomst en partijen
2. Uit te voeren werkzaamheden
3. Regeling overdracht bevoegdheden en beleid
4. Financiële afspraken
5. Service Level Agreement
6. Overleg en informatievoorziening
7. Informatiebeveiliging en privacy
8. Geschillen
9. Duur van de overeenkomst en opzegging (exitstrategie)
1. Dienstverleningsovereenkomst en Partijen
1.1. De gemeenten Ommen en Twenterand komen door middel van het aangaan van deze dienstverleningsovereenkomst (hierna ‘DVO’) overeen dat de gemeente Twenterand nader omschreven werkzaamheden op de taken Burgerzaken, Verkiezingen en Begraafplaatsadministratie gaat uitvoeren voor de gemeente Ommen.
1.2. De gemeente Ommen, hierna te noemen ‘Opdrachtgever’, wordt rechtsgeldig vertegenwoordigd door mr. drs. J.M. Xxxxxxx, burgemeester, handelend ter uitvoering van het van het college van B&W d.d:
1.3. De gemeente Twenterand, hierna te noemen ‘Opdrachtnemer’, wordt rechtsgeldig vertegenwoordigd door mr. J.C.F. Xxxxxxxxxxx, burgemeester, handelend ter uitvoering van het van het college van B&W d.d:
1.4. Opdrachtgever en Opdrachtnemer worden hierna gezamenlijk geduid als ‘Partijen’.
1.5. Opdrachtgever draagt met ingang van 1 januari 2023 de taken aan de opdrachtnemer ter uitvoering. Hierbij is sprake van een pilotjaar tot 1-1-2024 waarin de samenwerking verder wordt vormgegeven. In het derde kwartaal van 2023 wordt de uitvoering van de taken en de samenwerking tussen de partijen geëvalueerd. Deze evaluatie vormt de basis voor de besluitvorming om de samenwerking te continueren en/of uit te bouwen of stop te zetten. Het onderwerp van deze evaluatie (onderzoek) is om de uitvoering na 1-1-2024 meer te integreren in de uitvoering van de dienstverlening van de opdrachtnemer, binnen de kaders van rechtmatigheid.
2. Uit te voeren werkzaamheden
2.1. Opdrachtnemer voert voor Opdrachtgever vanaf 2023 de volgende werkzaamheden uit:
2.1.1. Burgerzaken - De publieksdienst voor Burgerzaken is het toegangspunt voor inwoners en ondernemers voor het regelen van zaken met de gemeente. Zij kunnen daar terecht voor informatie over producten, wetten, regelingen en procedures. Maar ook voor het aanvragen van reisdocumenten, rijbewijzen, verklaring omtrent gedrag, verhuisaangiften, uittreksels, afschriften en overige formele verklaringen. Er is sprake van zeven diensten inzake burgerzaken, dit zijn:
1. 1e lijn balie burgerzaken (op afspraak);
2. 2e lijn Pakket 1: BRP (BAG/ Briefadressen/LAA/ TMV/ VOW)
3. 2e lijn Pakket 2: Burgerlijke stand (Adoptie/ Boek 1/ Boek 10/ Echtscheiding/ geslachtswijziging/ Huwelijksadministratie/ IPR/ Ouderschap/ Transgender/ Wijziging burgerlijke stand
4. 2e lijn Pakket 3: Naturalisatie/ Nationaliteit en Optie
5. 2e lijn Pakket 4: 1e Inschrijving/ VOE
6. 2e lijn Pakket 5: Functioneel beheer
7. 2e lijn Pakket 6: Zelfevaluatie/ Brondocumenten/ Correctie BRP/ Q Module
2.1.2. Verkiezingen - Het organiseren en coördineren van de uitvoering van de verkiezingen in de gemeente Ommen. Deze dienst omvat
het voorbereiden, organiseren en coördineren van gemeentelijke, provinciale en waterschapsverkiezingen 2023 (inclusief de voorbereidende handelingen voor de verkiezingen in 2024), het laten inrichten en het organiseren van de bemensing van fysieke stembureaus waar inwoners Ommen hun stem kunnen uitbrengen, het telproces, het doorgeven van de uitslagen achteraf en de verdere afhandeling zoals vernietiging. Opdrachtgever faciliteert.
2.1.3. Begraafplaatsadministratie - Deze dienst omvat de behandeling van verzoeken van inwoners en/ of ondernemers voor:
● Behandelen van informatieverzoeken rondom begraafplaatsadministratie;
● Vergunningsverlening;
● Behandelen en verwerken van (informatie)verzoeken, registratie, administratie;
● Bestand aanleveren 1x in de 6 weken voor facturering via K2B naar de boekhouding van de opdrachtgever gemeente Ommen;
● Tot deze dienst behoort niet het beheer en onderhoud van de begraafplaatsen (dat gebeurt via de DVO Beheer Openbaar Gebied uitgevoerd door Hardenberg lopend tot 1-1-2025).
Bij deze DVO is een Service Level Agreement (SLA) opgenomen, waarin deze producten nader zijn beschreven.
2.2. De dienstverlening geschiedt vanuit het dienstverleningsconcept van de opdrachtnemer1, zie ook artikel 5. Dit uit zich in de visie: Betrouwbaar, Betrokken en Toegankelijk. Waarbij mee wordt bewogen met de ontwikkelingen in de samenleving. De principes in het dienstverleningsconcept zijn leidend voor de taakuitvoering. De teamleider Dienstverlening namens de opdrachtnemer is daarbij verantwoordelijk voor het beleid, proces, personele inzet en niet-personele middelen.
2.3. Het jaar 2023 geldt als pilotjaar waarin de invulling van de DVO verder wordt ingericht en verkend tussen de Partijen. In het derde kwartaal van 2023 wordt de uitvoering van de taken en de samenwerking tussen de partijen geëvalueerd. Deze evaluatie vormt de basis voor de besluitvorming om de samenwerking te continueren en/of uit te bouwen of stop te zetten. Het doel is om de uitvoering na 1-1-2024 meer te integreren in de uitvoering van de dienstverlening van de opdrachtnemer.
2.4. Opdrachtnemer draagt zorg voor een adequate bedrijfsvoering. Hier wordt, voor zover mogelijk, zorg gedragen voor een scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de minimumeisen van interne beheersing wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de intern en extern te verstrekken informatie is geborgd.
2.5. Ten aanzien van de bedrijfsvoering (overheadfuncties) zijn afspraken gemaakt over bij wie van de Partijen welke taak ligt. Deze situatie is voor 2023 bepaald. Gedurende het pilotjaar (2023) worden de gemaakte
1 Gemeente Twenterand, 2022, Visie op dienstverlening 2022-2026: Betrouwbaar, Betrokken en Toegankelijk Twenterand, p. 1-3.
afspraken geëvalueerd ten aanzien van de werkelijke taakinvulling en daarmee de gerealiseerde kosten ten aanzien van overhead. De verdeling van overheadfuncties is geduid middels een verdelingspercentage over de opdrachtgever en opdrachtnemer. Het deel dat van toepassing is voor de opdrachtnemer wordt via het overheadpercentage in de integrale kostprijs in rekening gebracht bij de opdrachtgever.
2.6. De opdrachtnemer garandeert de continuïteit van de voor de opdrachtgever uit te voeren werkzaamheden.
2.7. Buiten deze DVO kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer apart afspraken maken over de levering van meer- en/of maatwerk. In het eerste geval betreft het producten en diensten die in de SLA zijn overeengekomen, maar waarvan de omvang (het aantal) niet toereikend blijkt te zijn, als gevolg van onvoorziene omstandigheden. Meerwerk en de extra kosten hiervoor worden toegevoegd aan de SLA (als addendum). Bij maatwerk is er sprake van aanvullende producten en diensten. De levering van meer- en/of maatwerk vangt pas aan nadat opdrachtgever hiervoor schriftelijk akkoord heeft gegeven. Hierop geldt een uitzondering in het geval van urgentie of calamiteiten (< € 25.000), door bijvoorbeeld extreme weersomstandigheden. In dergelijke situaties is de opdrachtnemer gemachtigd om zelfstandig werkzaamheden in gang te zetten om de gevolgen van de calamiteit te beperken dan wel op te lossen zonder vooroverleg. Daar waar mogelijk wordt in overleg getreden (informerend) met de opdrachtgever. Bij geen bereik en noodzaak wordt wel gehandeld. De kosten die deze onvoorziene omstandigheden met zich meebrengen, zullen onderwerp zijn van overleg tussen de accounthouder en de regievoerder. Na overeenstemming over de te factureren kosten zullen deze door opdrachtnemer in rekening worden gebracht bij opdrachtgever.
3. Regeling bevoegdheden en beleid
3.1. De opdrachtgever (college van B&W van de gemeente Ommen) verleent door het aangaan van deze regeling, voor zoveel nodig, mandaat, volmacht en machtiging aan de opdrachtnemer (college van B&W van de gemeente Twenterand) en aan dit laatste college ondergeschikte medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is ter uitvoering van de in artikel 2 bedoelde taken.
3.2. In elk geval omvat de in het eerste lid bedoelde opdracht van bevoegdheden:
a. de bevoegdheid tot de aanschaf van materialen
b. de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten
c. de bevoegdheid tot het inzien en gebruikmaken van de GBA- en overige basisregistraties,
een en ander voor zover die noodzakelijk zijn voor, dienen tot en bijdragen aan de goede uitvoering van de in artikel 2 bedoelde taken en voor zover de uitgaven binnen het in artikel 4, lid 2 bedoelde budget blijven.
3.3. De Teamleider Dienstverlening van de opdrachtnemer kan het beschikbaar gestelde budget, als bedoeld in artikel 4, lid 2, aanwenden naar eigen inzicht, voor zover dienend ter uitvoering van de in artikel 2 bedoelde
taken en binnen de kaders die daarvoor binnen de gemeente opdrachtnemer gelden.
4. Financiële afspraken
4.1. De opdrachtgever is aan de opdrachtnemer een vergoeding verschuldigd voor de uitgevoerde en uit te voeren werkzaamheden en geleverde en te leveren diensten.
4.2. De jaarlijkse vergoeding is gebaseerd op de werkelijke personele kosten (5,75 fte) plus de materiële kosten, opleidingskosten en de kosten van de inhuur van externen (indien noodzakelijk). De personele kosten zijn gebaseerd op een integrale kostprijs, waarin een opslag is opgenomen ten aanzien van de overheadkosten (zie ook artikel 2.5).
4.3. De overeengekomen formatie is 5,75 fte. De werving heeft geleid tot indienstneming van 5,6 fte per 1-1-2023. Een belangrijke voorwaarde van de opdrachtnemer is dat de taken worden uitgevoerd in gelijke vakapplicaties als in gebruik bij de opdrachtnemer. Ten aanzien van de verkiezingen en begraafplaatsadministratie is dit niet het geval. Dit heeft als effect dat de uitvoering van de taken verkiezingen en begraafplaatsadministratie meer tijd in beslag zal nemen. Om te komen tot een kwalitatieve en goede uitvoering van taken wordt voor de komende 4 maanden, van 1 december 2022 tot 1 april 2023, extra uitvoeringskracht ingehuurd via detachering (4 tot 6 uur per week) specifiek ingezet voor de uitvoering van de taak verkiezingen.
4.4. Kosten gerelateerd aan materiaal rondom Burgerzaken worden rechtstreeks in rekening gebracht bij de opdrachtgever.
4.5. De jaarlijkse vergoeding wordt in twaalf gelijke delen gefactureerd (maandelijks) door de opdrachtnemer aan de opdrachtgever. Aanvullende kosten als gevolg van aanvullende opdrachten (bijvoorbeeld te maken kosten als gevolg van aanbestedingen of juridisch advies) worden door de opdrachtnemer apart gefactureerd door de opdrachtnemer. Per situatie worden hier voorafgaand aan eventuele aanvullende opdrachten aparte afspraken overgemaak.
4.6. De geraamde bedragen zijn overeenkomstig prijspeil 2023 en exclusief BTW. De bedragen worden jaarlijkse geïndexeerd conform het indexatieprecentage dat wordt vastgesteld bij de begroting van het geldende boekjaar van de opdrachtnemer.
4.7. Indien de opdrachtnemer ter zake van de uitgevoerde en uit te voeren werkzaamheden en geleverde en te leveren diensten belastingplichtig is voor de omzetbelasting, dan zal de jaarlijkse vergoeding worden verhoogd met de verschuldigde omzetbelasting.
4.8. Indien de opdrachtnemer ter zake van de uitgevoerde en uit te voeren werkzaamheden en geleverde en te leveren diensten belastingplichtig is voor de vennootschapsbelasting, dan zal de jaarlijkse vergoeding worden verhoogd met de verschuldigde vennootschapsbelasting.
4.9. Indien extra rijksmiddelen (bijvoorbeeld als gevolg van verandering in taakuitvoering) ter beschikking worden gesteld voor werkzaamheden/ producten die door de opdrachtnemer zijn overgenomen, worden deze middelen door de opdrachtgever 1-op-1 doorgezet naar de opdrachtnemer.
De doelbesteding wordt in kaart gebracht door de opdrachtnemer en besproken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (via overleg, zie artikel 6).
5. Service Level Agreement
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats met inachtneming van een Service Level Agreement (hierna ‘SLA’) door de partijen. In de SLA zijn of worden door de partijen afspraken gemaakt over de operationele uitvoering van de werkzaamheden voor de opdrachtgever en de verplichtingen die de partijen jegens elkaar hebben. Die afspraken betreffen onder meer afspraken over het kwaliteitsniveau van de geleverde diensten en producten.
6. Overleg en informatievoorziening
Opdrachtnemer geeft de opdrachtgever inzicht in de voortgang van de dienstverlening in de gesprekken tussen accounthouder en regievoerder en in de periodieke rapportages (1x per kwartaal). Het rapportagemodel is daarop ingericht. De verstrekte informatie betreft de inhoud, zowel in kwantiteit als kwaliteit. Per half jaar wordt ook een financieel overzicht verstrekt (begrote en gerealiseerde kosten, kosten van aanvullende dienstverlening en overhead), met daarin onder andere de vooraf overeengekomen kosten afgezet tegen de gerealiseerde kosten en de naderhand afgesproken (en eventueel nog in onderhandeling zijnde) wijzigingen hierop voor meer- en/of maatwerk.
Op hoger managementniveau wordt een periodiek voortgangsoverleg ingesteld, waarin wordt teruggeblikt (geëvalueerd) en vooruit gekeken en van waaruit zo nodig ook bestuurlijke informatie kan worden gegenereerd. Dit overleg vindt 1x per kwartaal plaats voor het pilotjaar en vindt daarna in een mindere frequentie plaats (1x per half jaar).
Het hier genoemde overleg wordt geacht ook te voorzien in geval van escalatie (zie artikel 8).
Bestuurlijke informatievoorziening vindt plaats via de reguliere P&C-cyclus van beiden gemeenten.
7. Informatiebeveiliging en privacy
7.1. Het college van B&W van de opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijk voor de persoonsgegevens die in het kader van de in deze DVO genoemde gemeentelijke taken worden uitgevoerd.
7.2. Opdrachtnemer is verwerker ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde persoonsgegevens.
7.3. Opdrachtgever en opdrachtnemer zullen een verwerkersovereenkomst afsluiten zoals bedoeld in artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de in dit artikel genoemde verplichtingen worden vastgelegd.
7.4. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor informatiebeveiliging van de gegevens die in het kader van de in deze DVO genoemde gemeentelijke taken worden uitgevoerd. Dit rekening houdende met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving waaronder de AVG, BIO en de wet BRP.
7.5. Opdrachtgever is coördinator voor de ENSIA. In samenwerking met opdrachtgever voert opdrachtnemer het gehele proces uit van zelfevaluatie
en verantwoording over de BRP en Reisdocumenten voor gemeente Ommen (kwaliteitsmonitor en ENSIA).
7.6. Gedurende de pilotperiode in het jaar 2023 wordt in gezamenlijk overleg verder invulling gegeven aan de noodzakelijke eisen die gesteld worden aan privacy en informatieveiligheid omtrent de gemeentelijke taken die in deze DVO worden genoemd en de rapportage daarover.
8. Geschillen
8.1. Partijen treden met elkaar in overleg in alle gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet. Partijen zullen in overleg trachten te komen tot een voor beide partijen bevredigende oplossing.
8.2. Partijen zijn gehouden elkaar te informeren over al hetgeen van belang is dan wel kan zijn voor de goede uitvoering van deze overeenkomst.
8.3. Indien één of meerdere bepalingen van deze overeenkomsten onverbindend zouden blijken te zijn, blijven de overige bepalingen van deze overeenkomst van kracht. Partijen verbinden zich de niet verbindende bepalingen te vervangen door bepalingen die wel bindend zijn en die gelet het doel en de strekking van deze overeenkomst - zo min mogelijk afwijken van de niet verbindende bepalingen.
8.4. Er is sprake van een geschil indien één van de partijen dat schriftelijk per aangetekende brief stelt. Partijen zullen eerst middels overleg trachten tot een oplossing van het geschil te komen, bijvoorbeeld middels mediation. Indien dit niet tot een voor partijen aanvaardbare oplossing leidt, zal het geschil worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel.
8.5. Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
9. Duur van de overeenkomst en opzegging (exitstrategie)
9.1. Deze overeenkomst is van toepassing op eerder genoemde werkzaamheden voor het jaar 2023. Het boekjaar 2023 geldt als pilotjaar om de samenwerking verder vorm te geven. In het derde kwartaal van 2023 wordt de uitvoering van de taken en de samenwerking tussen de partijen geëvalueerd. Deze evaluatie vormt de basis voor de besluitvorming om de samenwerking te continueren of stop te zetten. Het doel is om de uitvoering na 1-1-2024 meer te integreren in de uitvoering van de dienstverlening van de opdrachtnemer. Dit betekent dat afhankelijk van de uitkomsten van de evaluatie deze DVO op onderdelen zal moeten worden aangepast.
9.2. De overeenkomst wordt na de evaluatie opnieuw vastgesteld en heeft vervolgens een ingangsdatum vanaf 1 januari 2024. In theorie betreft dit een overeenkomst zonder einddatum.
9.3. Deze overeenkomst kan niet tussentijds door één van de partijen worden opgezegd, gedurende de looptijd zoals weergegeven bij artikel 9.1.
9.4. Bij het opzeggen van de overeenkomst valt het aangenomen en ingehuurde personeel ten alle tijden terug gaan naar de opdrachtgever.
9.5. Er is sprake van twee situaties: (1) Situatie tot 1-1-2024 (pilotjaar). Hierop is artikel 9.6 van toepassing. En situatie (2) na 1-1-2024 waarin beide gemeenten na de evaluatie in 2023 hebben besloten om tot een
meerjarige overeenkomst over te gaan. Hierop is artikel 9.7 van toepassing.
9.6. Mocht de situatie zich voordoen dat deze DVO niet wordt geëffectueerd per 1 januari 2023 of dat evaluatie in kwartaal 3 van 2023 tot uitkomst heeft om de dienstverleningsovereenkomst tussen partijen niet te continueren per 1 januari 2024, 'dan wordt er geen nieuwe DVO afgesloten. Opzegging gebeurt onderbouwd en via de formele weg. Hierbij zijn de volgende voorwaarden van toepassing:
A. Alle direct ten behoeve van de dienstverlening aan de opdrachtgever door opdrachtnemer aangesteld of ingehuurd personeel (zie artikel 4 lid 2) wordt overgedragen aan de opdrachtgever en de opdrachtgever neemt dit over;
B. Voor alle meerjarig aangegane verplichtingen ten behoeve van de dienstverlening, geldt dat de opdrachtgever haar bijdrage hieraan blijft voldoen tot het moment dat de verplichting niet meer bestaat;
C. Er wordt een overgangsperiode gehanteerd van 6 maanden waarin de opdrachtgever en opdrachtnemer komen tot een afronding en overdracht van taken.
9.7. Na 1 januari 2024 is de de volgende situatie van toepassing, indien besloten wordt door één van de partijen om de samenwerking op te zeggen, omdat de samenwerking niet brengt wat er van verwacht werd:
A. Afspraken voor dienstverlening gelden telkens voor één of meer gehele kalenderjaren;
B. Beëindiging kan plaatsvinden door elk van beide partijen door een aangetekend en gemotiveerd schrijven met de opzegtermijn van 1 jaar;
C. Alle direct ten behoeve van de dienstverlening aan de opdrachtgever door opdrachtnemer aangesteld of ingehuurd personeel (zie artikel 4 lid 2) wordt overgedragen aan de opdrachtgever en de opdrachtgever neemt dit over;
D. Voor alle meerjarig aangegane verplichtingen ten behoeve van de dienstverlening, geldt dat de opdrachtgever haar bijdrage hieraan blijft voldoen tot het moment dat de verplichting niet meer bestaat;
E. Voor alle overige financiële verplichtingen, waaronder overhead, geldt dat deze kosten voor rekening zijn voor de partij die de samenwerking beëindigd. Hierbij is de volgende afbouw van toepassing: een afbouw in twee jaar, waarbij in het eerste jaar door opdrachtgever 2/3 en in het tweede jaar 1/3 van deze verplichtingen als afbouw wordt vergoed aan de opdrachtnemer.
Aldus overeengekomen en getekend in tweevoud te ……………………………op……………………
Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx
mr. drs. J.M. Vroomen mr. J.C.F. Broekhuizen