Ontwerp beheersovereenkomst 2018-2021 tussen
Ontwerp beheersovereenkomst 2018-2021 tussen
de Vlaamse Gemeenschap en
het Vlaams Audiovisueel Fonds vzw met betrekking tot het VAF/Filmfonds en de werking van de vzw
In uitvoering van het decreet van 13 april 1999 houdende machtiging van de Vlaamse regering om toe te treden tot en om mee te werken aan de oprichting van de vereniging zonder winstgevend doel Vlaams Audiovisueel Fonds (VAF), gewijzigd bij decreet van 25 april 2014 en gewijzigd bij het decreet houdende diverse bepalingen in de beleidsvelden cultuur, jeugd en Brussel van 20 mei 2016, hierna ‘het decreet’ genoemd, wordt
TUSSEN
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door haar Regering in de persoon van de xxxx Xxxx Xxxx, Vlaams minister van Cultuur, Media, Jeugd en Brussel, hierna de minister van Cultuur genoemd, wiens kabinet gevestigd is te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxx 00 xxx 0
XX
xxx Xxxxxx Audiovisueel Fonds vzw, hierna het VAF genoemd, met zetel in het Huis van de Vlaamse Film, te 0000 Xxxxxxx, Bischoffsheimlaan 38, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx, voorzitter van de Raad van Bestuur, de xxxx Xxxxxx Xxxxxx, directeur-intendant, en xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, zakelijk leider,
overeengekomen wat volgt:
Artikel 1. Doelstellingen
1.1. Algemeen
Het VAF is het geïntegreerde beleidsinstrument van de Vlaamse Gemeenschap voor wat betreft de onafhankelijke, professionele Vlaamse audiovisuele sector.
De vzw staat in voor het beheer van het VAF/Filmfonds, VAF/Mediafonds en het VAF/Gamefonds en voert bepaalde taken uit in opdracht van het Agentschap Innoveren en Ondernemen in het kader van het economisch fonds voor audiovisuele producties.
Deze overeenkomst betreft de overkoepelende werking van de vzw VAF, alsook de specifieke opdrachten in het kader van het VAF/Filmfonds.
De werking van het VAF/Filmfonds is gericht op de (toeleiding tot de) professionele audiovisuele sector. Het is actief binnen de domeinen talentontwikkeling, creatie, promotie, publiekswerking en filmeducatie, kennisopbouw en economische maatregelen. Deze worden verder in deze beheersovereenkomst omschreven.
In navolging van het decreet houdende de vernieuwde taakstelling en gewijzigde financiering van de provincies, van 18 november 2016, zijn de provincies vanaf 1 januari 2018 niet langer bevoegd voor persoonsgebonden bevoegdheden zoals Cultuur. Culturele initiatieven met bovenlokale ambities vallen onder de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschap. In het kader van een geïntegreerd filmbeleid, wordt VAF bevoegd voor initiatieven en organisaties actief in het filmveld.
Om een duurzame overdracht te bereiken, wordt 2018-2019 een overgangsperiode waar VAF zal instaan voor twee beleidslijnen die het waardevolle regionale filmveld zullen ondersteunen. Enerzijds zullen de door de provincies aangegane engagementen met organisaties die op structurele basis worden gesteund, voorgezet worden in 2018 en 2019. VAF zal de middelen die het in dit kader ontvangt van de Vlaamse Gemeenschap doorstorten aan de betreffende organisaties. Anderzijds zal het VAF een gepaste regeling voorzien voor projecten van regionaal belang.
Het reguliere audiovisueel onderwijs, de filmkeuring, de amateurkunsten, hetsociaal-culturele veld en het audiovisueel erfgoed zijn domeinen die buiten de bevoegdheid van het VAF/Filmfonds vallen. Dit neemt niet weg dat overleg met deze domeinen aangewezen is.
1.2. Strategische doelstellingen (SD) op het vlak van talentontwikkeling, creatie, promotie en publiekswerking
Het VAF/Filmfonds heeft, binnen het Vlaams audiovisueel beleid, o.a. tot doel om binnen de Vlaamse Gemeenschap op geïntegreerde, autonome wijze de onafhankelijke audiovisuele productie en auteurscreatie te stimuleren. Hierbij ligt de focus op het omkaderen van creatief en productioneel talent van makers en producenten (SD1), en op het selecteren en begeleiden van de creaties die ze realiseren (SD2) met het oog op publieke vertoning.
Het VAF/Filmfonds zal vele taken combineren om tot een geïntegreerd beleid te komen: praktijkgerichte research, het opsporen en stimuleren van nieuw talent (o.a. via atelierwerking), het voeren van een ontwikkelingsbeleid, de intensieve creatieve en zakelijke opvolging van bepaalde projecten (o.a. via het inzetten van externe of interne deskundigen), het voeren van een proactief marketing- en promotiebeleid, en de bevordering van de professionalisering via de ondersteuning en ontwikkeling van vormingsinitiatieven en de deelname aan opleidingen.
Via deze taken wil het VAF/Filmfonds de dynamiek van de audiovisuele creatiesector bestendigen en verhogen, verder bijdragen tot zijn professionalisering, de band met het publiek helpen vergroten, en originele en nieuwe creaties kansen geven. Het wil zich opstellen als een actieve partner in de Vlaamse audiovisuele creatie. Het VAF/Filmfonds verstrekt financiële tegemoetkomingen, begeleidt projecten en onderneemt alle taken die de voorbereiding, realisatie, promotie, en algemeen, de brede omkadering van de onafhankelijke audiovisuele creatie in Vlaanderen ten goede komen. Met ‘audiovisuele creatie’ wordt bedoeld: het initiëren, creëren (schrijven, regisseren, …) en produceren van een publiek vertoonbaar audiovisueel werk ofwel een voltooid audiovisueel werk. De audiovisuele creatieprojecten die door het VAF/Filmfonds kunnen worden gesteund hebben een duidelijke verwantschap met een filmische traditie. Dit moet ruim worden begrepen: het kan gaan over diverse vormen van fictiefilm, animatiefilm, documentaire, audiovisuele kunst, enz. en dit in diverse lengtes en formaten, en op diverse platformen. Deze bevoegdheden zijn gericht op ‘single screen’-creaties. Dit betekent dat het VAF bevoegd is voor zover er een verband is met ‘filmisch’ werk dat bestemd is voor vertoning op single-screenplatformen (dus naast bioscoop en tv ook bv. pc, smartphone, tablet, …). Een single screen werk is reproduceerbaar en te ‘consumeren’ via één scherm (in tegenstelling tot bv. installaties).
Het VAF/Filmfonds kan in zijn steunbeleid via gerichte acties extra accenten leggen op bepaalde genres (bv. documentaire), categorieën, expressievormen, formaten, platformen, enz.
Het VAF/Filmfonds zal initiatieven ontwikkelen die innovatie, experiment en crossmediale content stimuleren en kan hiervoor samenwerkingsinitiatieven opzetten met het VAF/Mediafonds, VAF/Gamefonds en andere relevante spelers.
Het VAF/Filmfonds zal geselecteerde aanvraagdossiers opvolgen en – waar nodig – begeleiden, doorheen geheel het proces van totstandkoming: vanaf de initiëring en ontwikkeling van een project tot en met de voltooiing van het audiovisueel werk.
Extra aandacht zal worden besteed aan de schriftuur en ontwikkeling van scenario’s, die de basis vormen van kwalitatief hoogstaande audiovisuele creaties, en aan het documentaire genre.
Het VAF zal Vlaamse makers en producenten stimuleren om een internationale dimensie (SD3) aan hun beroepsactiviteiten te geven, zowel op het vlak van coproductie, talentontwikkeling, netwerking als promotie.
Het VAF zal sterk inzetten op de internationale promotie van Vlaamse audiovisuele creaties, met als doelstelling de zichtbaarheid ervan in het buitenland te verhogen, wat kan leiden tot imagoversterking voor Vlaanderen als creatieve regio en tot bepaalde terugverdieneffecten voor wat betreft de audiovisuele creaties die zich hiertoe lenen.
Het VAF speelt een centrale rol in het internationale audiovisuele beleid van Vlaanderen.
Het VAF/Filmfonds voert een eigentijds en gediversifieerd filmvertoningsbeleid, dat een divers publiek bereikt, en ook inspeelt op de digitale opportuniteiten (SD4). Zo wordt de participatie van de burgers aan de beeldcultuur verhoogd. Door filmeducatie maakt de overheid haar burgers ook emotioneel en cultureel ‘rijker’, en weerbaarder en kritischer ten opzichte van de onstuitbare beeldenstroom die via alle mogelijke media, kanalen en platformen op hun afkomen.
De focus ligt bij deze doelstelling op het beleven van film, en meer bepaald bij de organisaties en initiatieven die ervoor zorgen dat filmcultuur zo kwalitatief mogelijk wordt verspreid naar het Vlaamse publiek.
Binnen dit luik worden ook impulsen gegeven voor de vertoning van kwetsbare Vlaamse audiovisuele creaties in Vlaanderen.
Het VAF houdt de vinger aan de pols: het werkt toekomstgericht en speelt in op de snelle veranderingsprocessen in de digitale omgeving, en daarom zal het een duidelijke plaats geven aan innovatie en experiment (SD5).
Het digitale tijdperk heeft een omwenteling veroorzaakt wat betreft de wijze waarop audiovisuele content wordt gemaakt, verspreid en bekeken. Het VAF zal deze evoluties van dichtbij opvolgen en waar nodig, zijn acties hierop aanpassen. Een aandachtspunt bij dit laatste is het waken over de online beschikbaarheid van de creaties die het steunt, zowel tijdens de commerciële exploitatieperiode als nadien.
Digitalisering biedt ook kansen voor erfgoedzorg. VAF onderschrijft het belang van beheer en behoud van filmerfgoed. CINEMATEK vormt hier een geschikte partner. Ook overleg met VIAA is aangewezen. Het VAF stimuleert de door hem ondersteunde aanvragers om voldoende aandacht op te brengen voor het huidige en toekomstige filmerfgoed.
1.3. VAF vzw als koepel: kenniscentrum, aantrekkingspool en serviceverlener
De vzw VAF is gevestigd in het Huis van de Vlaamse Film. Deze plek heeft tot doel om een groot aantal functies en diensten omtrent het Vlaams audiovisueel beleid samen te brengen en te huisvesten, als ontmoetingsplek voor audiovisuele professionals te fungeren en uitstraling te geven aan de Vlaamse audiovisuele sector.
De vzw zal zich – binnen zijn financiële en logistieke mogelijkheden – ontwikkelen als kenniscentrum voor de Vlaamse audiovisuele sector (SD6), waarbinnen dataverzameling en -analyse verder worden
uitgebouwd. Dit draagt bij tot de strategische lijnen rond dataverzameling en -analyse van het Departement CJM.
Naast de activiteiten van het VAF/Filmfonds, vastgelegd in de huidige beheersovereenkomst, is de vzw VAF gemachtigd om ook andere opdrachten vanwege de Vlaamse Regering uit te voeren. Hiervoor worden afzonderlijke overeenkomsten tussen de Vlaamse Regering en de vzw afgesloten.
De vzw VAF kan ook andere organisaties en initiatieven hosten, die gelinkt zijn met of bijdragen tot zijn opdracht.
1.4. VAF vzw als steunpunt
Het VAF biedt als steunpunt praktijkondersteuning, promotie en beleidsondersteuning van de Vlaamse film. VAF vult deze rollen transversaal en organisch in, vanuit zijn domeinenwerking (zie verder) en zijn diverse overleginitiatieven (zie verder). Zowel de internationale promotie, de dataverzameling en - analyse, de diverse initiatieven rond talentontwikkeling, de werking rond duurzaamheid, de deelname aan internationale initiatieven en netwerking, en de praktijkontwikkeling binnen de verschillende domeinen maken hier onlosmakelijk deel van uit.
Artikel 2. Operationele doelstellingen
De strategische doelstellingen (SD), zoals omschreven in Artikel 1, en geconcretiseerd in operationale doelstellingen (OD) in huidig Artikel, kunnen als volgt worden samengevat:
SD1: Stimuleren en ondersteunen van professioneel artistiek en creatief Vlaams talent van makers en producenten
SD2: Stimuleren en ondersteunen van kwalitatieve audiovisuele Vlaamse creaties
SD3: Stimuleren en ondersteunen van internationalisering
SD4: Stimuleren en voeren van een eigentijds en gediversifieerd filmvertoningsbeleid, dat een divers publiek bereikt
SD5: Stimuleren van innovatie en experiment
SD6: Vergaren en ter beschikking stellen van kennis en data over en voor de Vlaamse audiovisuele sector
Deze strategische doelstellingen worden gerealiseerd in 5 domeinen, waarbinnen de operationele doelstellingen worden geformuleerd:
- Talentontwikkeling (voorheen ‘Vorming’)
- Kennisopbouw
- Steun aan creatie
- Promotie en Communicatie
- Publiekswerking (voorheen ‘Verspreiding Filmcultuur’)
- Binnen zijn structuur heeft het VAF nog een zesde domein, ‘Economische maatregelen’, dat een andere finaliteit heeft. Hieronder vallen de werkzaamheden voor ‘Screen Flanders’, in opdracht van Agentschap Innoveren en Ondernemen.
Omwille van de geïntegreerde opdracht en werking van het VAF, worden de strategische doelstellingen vaak vanuit verschillende acties tegelijk nagestreefd of gerealiseerd. Dit verklaart waarom één operationele doelstelling vaak gekoppeld wordt aan meerdere strategische doelstellingen, en omgekeerd.
Bij de operationele doelstellingen worden indicatoren vermeld die meegenomen worden bij de evaluaties van de werking. Deze indicatoren zijn richtinggevend en niet allesomvattend.
2.1. Domein: Xxxxxxxxxxxxxxxxxx (XX0, XX0, XX0, XX0)
De vormingsopdracht van het VAF/Filmfonds is gericht op talent scouting en ad hoc, voortgezette opleiding van professionals en niet op het voorzien van langere basisopleidingen zoals ze worden ingericht in het regulier onderwijs (bv. filmscholen) of vergelijkbare circuits (bv. Syntra).
- OD1: Om talent te ontdekken, te begeleiden, te vormen en doorgroeikansen te bieden, om te experimenteren met nieuwe vormen en om de professionele en artistieke vernieuwing te stimuleren, zal het VAF campussen (infosessies, seminaries, workshops, korte opleidingen) inrichten of externe initiatieven hosten. Afhankelijk van de concrete doelstellingen en behoeften van de verschillende activiteiten, zal internationale en lokale samenwerking met andere partners worden gezocht. (XX0, XX0, XX0, XX0 )
Indicatoren:
• het VAF organiseert minstens 4 VAF-Campussen per jaar, waarvan enkele recurrent en enkele afhankelijk van specifieke noden en opportuniteiten.
• Het VAF is actief betrokken in minstens 2 internationale partnerschappen, waarvan minstens 1 gericht is op scenario-ontwikkeling.
• Het VAF (co)organiseert minstens 1 keer om de twee jaar een initiatief dat gericht is op de documentaire sector.
• Het VAF (co)organiseert minstens 1 keer om de 2 jaar een initiatief dat is gericht op innovatie en experiment. Voor dit initiatief wordt samengewerkt tussen het VAF/Filmfonds, het VAF/Mediafonds, en het VAF/Gamefonds.
- OD2: Er wordt sterk ingezet op talent scouting en talent coaching, o.a. binnen diverse ‘ateliers’ die gericht zijn op individuele begeleiding en doorgroei naar het beroepsleven. (SD1, SD2)
Indicatoren:
• het VAF organiseert minstens 1 scenario-atelier per jaar, waarbij minstens 3 getalenteerde debutanten worden begeleid.
• het VAF organiseert minstens 1 ontwikkelingsatelier voor animatie per jaar, waarbij minstens 3 getalenteerde debutanten worden begeleid.
• Het VAF organiseert jaarlijks een wildcardcompetitie voor uitstromers uit de filmscholen (alle VAF-categorieën).
• Het VAF begeleidt wildcardwinnaars in de creatie van hun eerste film (gerealiseerd met de wildcard).
- OD3: Het VAF/Filmfonds verleent aan Vlaamse professionals studie- en werkbeurzen voor voortgezette opleidingen in binnen- en buitenland. (SD1, XX0, XX0, SD5)
Indicator:
• het VAF reikt jaarlijks beurzen uit voor deelname aan hoogwaardige opleidingen in het buitenland.
- OD4: Het VAF/Filmfonds zal externe opleidingsinitiatieven financieel steunen en/of hiermee partnerschappen aangaan. Om de professionalisering en de internationale positionering van Vlaamse scenaristen, producenten, regisseurs en projecten te stimuleren, zal het VAF ook partnerschappen aangaan met internationale opleidingsprogramma’s en/of coproductie- initiatieven. Samenwerkingen houden steeds verband met de domeinen waarin het VAF werkzaam is. (SD1, XX0, XX0, SD5)
Indicator:
• het VAF is actief betrokken in minstens 2 internationale partnerschappen.
- OD5: In het kader van talentontwikkeling ligt een sterke focus op de ontwikkeling van skills en inzichten m.b.t. de schriftuur van scenario’s. Hiervoor wordt o.a. een beroep gedaan op internationale expertise. (SD1, SD2, SD3)
Indicatoren:
• het VAF belegt minstens 1 scenario-atelier per jaar, waarbij minstens 3 getalenteerde debutanten worden begeleid.
• het VAF reikt jaarlijks beurzen uit voor deelname aan hoogwaardige opleidingen in het buitenland, waaronder minstens een derde op het vlak van scenario.
• het VAF is actief betrokken in minstens 2 internationale partnerschappen, waarvan minstens 1 gericht is op scenario-ontwikkeling.
- OD6: Het VAF/Filmfonds zal in het kader van zijn vormingsopdracht overleg plegen met de Mediacademie. VAF en Mediacademie leggen een duidelijke taakverdeling vast. Hierbij kan volgend principe gevolgd worden: VAF/Filmfonds staat in voor artistieke, inhoudelijke en productionele (d.w.z. scenario, regie en productie) vormingen die aansluiten bij de steun die het toekent in het domein Creatie (animatie, documentaire, fictie, Filmlab en Innovatielab). (SD1, SD2)
Indicatoren:
• het VAF pleegt minstens eenmaal per jaar overleg met de Mediacademie en Mediadesk Vlaanderen.
• De opdracht van VAF/Filmfonds en Mediacademie wordt duidelijk afgebakend aan de hand van een afsprakennota tussen beide spelers.
Zie bijlage voor de principes betreffende de procedures, regels en voorwaarden om voor steun door het VAF/Filmfonds in aanmerking te komen.
2.2. Domein: Kennisopbouw (SD 6)
- OD7: Het VAF ontwikkelt zijn activiteiten rond databeheer, -verzameling en -analyse verder en draagt bij tot de strategische lijnen rond dataverzameling en -analyse van het Departement CJM. (SD6)
Indicatoren:
• Het VAF bouwt een CRM (customer relationship management) uit waarin naast data gelinkt aan steunaanvragen ook gegevens m.b.t. exploitatie worden bijgehouden.
• Het VAF pleegt hierover overleg met het Departement CJM.
- OD8: Het VAF doet binnen dit domein ook aan kennis- en best practice-uitwisseling met andere spelers in binnen- en buitenland. (XX0, XX0, XX0 )
Indicatoren:
• Het VAF is lid van de Europese koepels EFADs (European Film Agency Directors), Cine- Regio (de Europese regionale fondsen), EFARN (European Film Agency Research Network), het steunpuntenoverleg, …
• Het VAF houdt zijn vergaarde kennis, data en analyses ter beschikking van de Vlaamse Gemeenschap.
• Het VAF is dataleverancier van The European Audiovisual Observatory voor de Vlaamse films, levert data aan voor relevant extern onderzoek en voert in de mate van het mogelijke ook eigen onderzoek of schrijft externe studie-opdrachten uit.
2.3. Domein Steun aan creatie (SD 1, SD 2, SD 3, SD5)
2.3.1. OD9: Financiële steun aan derden (SD1, XX0, XX0, SD5)
- Hiermee wordt bedoeld: het verstrekken van financiële tegemoetkomingen voor de totstandkoming van audiovisuele (majoritair en minoritair Vlaamse) creaties aan natuurlijke personen en rechtspersonen, waarbij rekening wordt gehouden met kwaliteit, diversiteit, kans op lokale en internationale culturele uitstraling en potentieel bereik.
- Er zal steun worden verleend aan de volgende categorieën van ‘single’, m.a.w. op zich staande audiovisuele creaties, ongeacht de drager: animatie, documentaire, fictie, FilmLab en InnovatieLab, zoals gedefinieerd in de bijlage. Hieronder worden geen audio creaties verstaan. In overleg met de minister van Cultuur kan beslist worden om deze categorieën uit te breiden, om in te spelen op actuele tendensen en behoeften van de Vlaamse audiovisuele sector. De steun kan verleend worden in elke fase van het project: scenario, ontwikkeling en productie.
- De financiële tegemoetkomingen nemen meer bepaald de vorm aan van scenariosteun, ontwikkelingssteun en productiesteun, zoals gedefinieerd in de bijlage.
- De steun aan creatie kan de vorm aannemen van selectieve en/of automatische steun.
Met ‘selectieve steun’ wordt algemeen bedoeld: steun die wordt toegekend na een selectieprocedure via een beoordelingscommissie of een jury.
Met ‘automatische steun’ wordt algemeen bedoeld: steun die volgens bepaalde regels aan een aanvrager wordt toegekend, zonder interventie van een beoordelingscommissie of een jury. Deze steun krijgt de benaming ‘impulspremie’. De impulspremie, afkomstig van het VAF, kan de aanvrager enkel aanwenden om te (her)investeren in een nieuw audiovisueel project.
Indicatoren:
• Het VAF belegt jaarlijks voor iedere categorie minstens 2 indieningsrondes.
• Het VAF stelt deskundigen aan per categorie, die de steunaanvragen beoordelen, en streeft hierbij naar evenwichten op het vlak van competenties, gender, leeftijd en culturele achtergronden.
• Waar nodig en mogelijk worden ook buitenlandse deskundigen bij de beoordeling van aanvragen betrokken.
• Het VAF actualiseert jaarlijks de lijst van criteria op basis waarvan een impulspremie kan worden verworven.
- Naast de reguliere ondersteuningsprocedure voor specifieke audiovisuele creaties, zoals omschreven in de bijlage aan deze overeenkomst en meer gedetailleerd in het Reglement, kan het VAF/Filmfonds ook andere initiatieven lanceren met het oog op de ondersteuning van de audiovisuele creatie (b.v. wedstrijden, pitchingsessies, specifieke samenwerkingen met andere partners waaronder het VAF/Mediafonds en VAF/Gamefonds, …).
Zie bijlage voor de principes betreffende de procedures, regels en voorwaarden om voor steun door het VAF/Filmfonds in aanmerking te komen.
2.3.2. OD10: Xxxxxxxxxxx (XX0, XX0, XX0)
- De steun aan creatie kan ook de vorm aannemen van coaching: de begeleiding van en advisering over Vlaamse audiovisuele creatieprojecten, in eigen beheer of door derden.
Indicator:
• Het VAF stelt coaches aan, voor jong of debuterend talent met een potentieel interessant project. De binnen- of buitenlandse coach wordt gezocht in functie van de noden van de maker/producent en het project, en wordt in samenspraak tussen VAF en de maker/producent aangeduid.
2.3.3. OD11 : Coproductie en Eurimages (SD1, SD2, SD3)
- Om coproducties aan te moedigen maakt het VAF, waar nuttig en haalbaar, samenwerkingsafspraken met fondsen uit omringende regio’s. Dit is momenteel het geval met het Nederlands Filmfonds en het Centre du Cinéma et de l’Audiovisuel van de Franse Gemeenschap, gezien het primordiale belang van deze territoria binnen het ruimere, Vlaamse cultuurbeleid.
Indicator:
• Het VAF overlegt minstens tweemaal per jaar met de vertegenwoordigers van het Nederlands Filmfonds en het Centre du Cinéma et de l’Audiovisuel. Met beide structuren bestaan vaste samenwerkingsakkoorden.
- Het VAF staat in voor de opvolging van dossiers die door producenten uit de Vlaamse Gemeenschap werden ingediend bij Eurimages (het coproductiefonds van de Raad van Europa). In beleidsaangelegenheden m.b.t. Eurimages zal het VAF, na overleg, het standpunt van de Vlaamse Gemeenschap vertolken. In uitvoering van de Europese Conventie inzake cinematografische coproductie en van de bilaterale verdragen die door België werden afgesloten, levert het VAF de erkenningen en nationaliteitsbewijzen af namens de Vlaamse Gemeenschap. Het VAF zal de minister van Cultuur en het Departement CJM in voorkomend geval ook informeren over de wenselijkheid van het afsluiten van nieuwe akkoorden en/of de aanpassing van bestaande verdragen. Het Departement CJM is hiervoor bevoegd.
Indicatoren:
• Een vertegenwoordiger van het VAF neemt actief deel aan de reguliere bijeenkomsten van Eurimages.
• Het VAF brengt aan XXX verslag uit van alle beleidsmatige aangelegenheden bij Eurimages om gezamenlijk hierover een standpunt te bepalen.
2.4. Domein Promotie en Xxxxxxxxxxxx (XX0, XX0, XX0)
2.4.1. Promotie
2.4.1.1. Globale promotie ter ondersteuning van de sector
Het VAF heeft de opdracht om, via zijn afdeling Flanders Image, (voornamelijk) buitenlandse promotie van (in principe) door het VAF ondersteunde audiovisuele creaties te organiseren. In het kader van deze globale promotie zal de sector ondersteund worden voor o.a.:
- OD12: De aanwezigheid op festivals en beurzen. (SD1, SD2, SD3)
Indicatoren:
• Het VAF is jaarlijks minstens op 1 belangrijk internationaal festival of internationale beurs per genre actief aanwezig.
• Het VAF is jaarlijks minstens op 1 toonaangevend internationaal documentairefestival of internationale beurs actief aanwezig.
- OD13: Het netwerken en lobbyen bij internationale festivalcuratoren, aan- en verkopers, talent agents. Dit houdt ook een bezoekersprogramma in, waarbij buitenlandse partijen naar
Vlaanderen worden uitgenodigd en in contact worden gebracht met Vlaamse audiovisuele creaties en makers. (SD1, SD2, SD3)
Indicatoren:
• Het VAF organiseert jaarlijks of tweejaarlijks een toonaangevend eigen initiatief waarbij belangrijke buitenlandse distributeurs, sales agents, curatoren, commissioning editors, … met het Vlaams talent en hun werk in aanraking worden gebracht.
• Het VAF onderhoudt heel het jaar door contacten met belangrijke internationale spelers die de Vlaamse audiovisuele creaties internationaal op de kaart kunnen zetten. Hierbij worden ook de banden met gespecialiseerde spelers m.b.t. documentaire content aangehaald.
- OD14: Het adviseren en begeleiden bij promotie en het in de markt zetten van talent en creaties. Bij dit laatste wordt de digitale exploitatie (SVOD, TVOD, enz.) steeds crucialer. (SD1, SD2, SD3)
Indicator:
• Het VAF heeft met iedere ontvanger van majoritair Vlaamse productiesteun een gesprek over de plaatsing in de markt van het project in kwestie.
- OD15: Het informeren van xxxxxxxxxxxxxx in binnen- en buitenland, via o.a. (online) publicaties, website en sociale media. (SD2, SD3)
Indicatoren:
• Het VAF beschikt over een Engelstalige website die gericht is op buitenlandse geïnteresseerden.
• Het VAF zet actief alle media in om professionelen te informeren: de eigen website, de Flanders Image-website, sociale media, …
- OD16: De inventarisatie en archivering van audiovisuele creaties. (SD2)
Indicatoren:
• Het VAF werkt samen met Cinematek en pleegt overleg met VIAA om ervoor te zorgen dat alle majoritair door het VAF gesteunde creaties in optimale omstandigheden worden bewaard.
• Het VAF inventariseert alle majoritair door het VAF gesteunde creaties via de website van Flanders Image.
- OD17: Het voorzien van digitale tools om de promotie van de Vlaamse audiovisuele creatie te faciliteren, bv. een digitaal platform voor het ‘beschermd’ vertonen van creaties, ... (SD3)
Indicator:
• Het VAF stelt zijn digitale tool Xxxxxxxx.xx ter beschikking van curatoren en potentiële kopers in het buitenland.
2.4.1.2. Financiële steun aan derden
OD18: Flanders Image steunt promotionele activiteiten rond concrete audiovisuele producties in het buitenland met: (XX0, XX0, XX0 )
- Promotiepremies voor audiovisuele creaties
- Tussenkomsten in reiskosten van makers en producenten van audiovisuele creaties
- Distributiepremies buiten de eigen markt
Indicator:
• Het VAF publiceert een transparante set aan criteria waaraan men moet voldoen om deze steun, gericht op buitenlandse promotie, te krijgen.
Zie bijlage voor de principes betreffende de procedures, regels en voorwaarden om voor steun door het VAF/Filmfonds in aanmerking te komen.
2.4.2. Communicatie
OD19: Via Flanders Image communiceert het Fonds op regelmatige basis met de sector, de media en het publiek. (SD1, SD2, SD3)
Indicatoren:
De communicatiemiddelen die hiervoor kunnen worden ingezet omvatten:
• Persberichten
• Elektronische nieuwsbrieven
• Gedrukte en online publicaties
• Websites
• Sociale media
2.5. Domein Publiekswerking (SD 4)
OD20: Om een levendige, kwalitatieve en diverse filmcultuur te stimuleren in Vlaanderen, ondersteunt het VAF/Filmfonds zowel projecten als organisaties met een permanente werking die op dit vlak een positieve impact hebben. De term ‘Publiekswerking’ verwijst in deze context naar professionele initiatieven rond het vertonen van kwalitatieve film, de culturele verspreiding ervan, alsook initiatieven op het domein van filmgeletterdheid. Het betreft hier bijvoorbeeld: filmfestivals, vertoningsplekken, vertoningsnetwerken en spreidingsinitiatieven, publicaties, initiatieven rond reflectie, toeleiding … .
Het gaat om steun aan projecten, aan structurele werkingen en aan grote organisaties met internationale uitstraling. Deze laatste worden prioritair ondersteund en vertegenwoordigen een belangrijk domein binnen de huidige filmcultuur. Ze hebben een spreiding, relevantie en voorbeeldfunctie op Vlaams niveau. Structurele werkingen leveren eveneens een belangrijke bijdrage op het vlak van filmcultuur, zij het op een bescheidener schaal.
In het kader van de afslanking van de provincies, zal het VAF voorzien in een gepaste regeling voor projecten van bovenlokaal belang, verspreid over Vlaanderen. De nadruk ligt op het vertonen van films, de culturele spreiding ervan alsook op initiatieven rond filmgeletterdheid. Het VAF zal ook toegang tot steun voorzien voor creatiegerichte projecten van niet-professionelen. De bovenlokale projecten zullen gefinancieerd worden met de middelen waarvan sprake onder punt 9.2.4.b.
De initiatieven die voor ondersteuning in aanmerking komen, beperken zich (in hoofdzaak) tot het single screen formaat, dit wil zeggen dat het ‘filmisch werk’ betreft, bestemd voor vertoning op single screen platformen (dus naast bioscoop en tv ook computer, smartphone, tablet, enz…).
De financiële ondersteuning richt zich o.a. op initiatieven buiten de reguliere bioscoopprogrammering, m.a.w. tot initiatieven die een aanvulling bieden tegenover het reguliere aanbod.
Daarnaast kunnen stimulansen worden gegeven voor de vertoning van kwetsbare Vlaamse audiovisuele producties binnen het vertonersveld.
Het VAF/Filmfonds ondersteunt niet alle initiatieven die zich manifesteren op dit domein, maar gaat hierin selectief te werk. De keuzes die het VAF/Filmfonds maakt, hebben niet alleen te maken met kwaliteitsoverwegingen bij individuele initiatieven, maar evenzeer met een analyse van en een visie op het landschap dat het VAF als een gezond ecosysteem wil voeden en bewaken, en met oog voor regionale spreiding en de financiële slagkracht van de organisaties in het veld.
Indicatoren:
• Het VAF organiseert subsidierondes voor organisaties met een permanente werking en projecten, met ook een regeling voor projecten van bovenlokaal belang.
• Het VAF voert een stimulansbeleid, waarbij het eigen accenten zal leggen in het domein van Publiekswerking.
• Het VAF brengt de aanbieders van hoogwaardige filmcontent in aanraking met Vlaamse vertoners in brede zin.
• Het VAF actualiseert bij iedere structurele subsidieronde de landschapstekening van de betrokken xxxxxx.
- XX00: Binnen het Domein Publiekswerking bestaat ook een focus op filmeducatie.
Indicatoren:
• het betoelagen van structuren, projecten en initiatieven gericht op filmeducatie.
• het uitwerken van eigen initiatieven of partnerschappen gericht op filmeducatie.
- OD22: Het VAF/Filmfonds kan een stimulerende rol spelen in het online beschikbaar houden of stellen van Vlaamse audiovisuele creaties en in het samenbrengen van privé en publieke spelers rond het optimaliseren van de infrastructuur voor het culturele vertonerslandschap in Vlaanderen.
Indicatoren:
• Het VAF legt in zijn overeenkomsten voor productiesteun op dat de producties die het majoritair steunt, online beschikbaar moeten zijn (betalend of niet-betalend).
• Het VAF staat dicht bij het culturele vertonerslandschap en benut opportuniteiten die zich stellen om partijen samen te brengen rond ideeën voor verbetering van de infrastructuur.
Zie bijlage voor de principes betreffende de procedures, regels en voorwaarden om voor steun door het VAF/Filmfonds in aanmerking te komen.
2.6. Domein Economische maatregelen
- Via een dienstenovereenkomst levert het VAF diensten aan het economisch fonds Screen Flanders. Het betreft de analyse van de aanvraagdossiers, de jurywerking, en de ondersteuning en promotie van de maatregel en van het Vlaams Gewest als filmregio. De vergoeding voor deze diensten wordt (met uitzondering van een gedeeltelijke bijdrage vanuit Cultuur voor de promotie van ‘Screen Flanders’ – zie art. 10.3) gefinancierd door het Agentschap Innoveren en Ondernemen en maakt geen voorwerp uit van deze beheersovereenkomst.
- Vanuit zijn deskundigheid speelt het VAF ook een adviserende rol m.b.t. de federale tax shelter voor de audiovisuele sector.
Artikel 3. Meerjarig beleidsplan
Het VAF is ertoe gehouden bij aanvang van de beheersovereenkomst aan de minister(s) van Cultuur en Media een meerjarig beleidsplan voor te leggen waarin het zijn plannen voor de betreffende periode toelicht. Dit meerjarig beleidsplan is onder andere gebaseerd op de strategische en operationele doelstellingen zoals bepaald in deze beheersovereenkomst en omvat het VAF/Filmfonds, VAF/Mediafonds en VAF/Gamefonds. Wanneer er zich tijdens de looptijd van dit beleidsplan belangrijke afwijkingen, verschuivingen of wijzigingen voordoen m.b.t. die beleidsplan, worden de minister en het Departement Cultuur, Jeugd en Media hiervan op de hoogte gesteld.
Artikel 4. Dialoog en samenwerking met overheidsactoren
Het VAF belegt minstens éénmaal per jaar een structureel overleg met het Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM) en het bevoegde kabinet. Daarnaast wordt ook overlegd telkens wanneer de noodzaak zich stelt.
Het VAF zal jaarlijks, in overleg met het kabinet en het Departement, een sectormoment organiseren waar over een beleidsthema, een grote uitdaging voor de sector of een actueel thema voor de sector wordt gereflecteerd. Belangrijk is enerzijds inhoudelijke variatie waarbij achtereenvolgend verschillende genres centraal staan, en anderzijds regionale spreiding. De locatie voor dit evenement zal roteren tussen verschillende festivals.
Er wordt ook gestreefd, waar nuttig, naar overleg en/of samenwerking met andere partners, zoals de Franse Gemeenschap, met gelijkaardige buitenlandse organisaties, de Creative Europe MEDIA desk Vlaanderen, Flanders DC, VIAA, iMec, Wallimage, Xxxxxx.Xxxxxxxx Fund, de Mediacademie, het Fonds Xxxxxx Xxxxxxx, het filmonderwijs, filmfestivals, internationale opleidingsinitiatieven, Cinematek, PMV, Cultuurloket evenals met andere actoren van de Vlaamse audiovisuele sector en de ruimere culturele sector.
Artikel 5. Dialoog met de sector
Het VAF/Filmfonds zal overleg plegen met een afvaardiging van de sector. Deze afvaardiging neemt de vorm aan van een overlegcomité. De verschillende representatieve verenigingen uit de domeinen van de audiovisuele sector waarvoor het VAF/Filmfonds bevoegd is, kunnen afgevaardigden naar dit comité sturen. In dit overlegcomité zetelt ook een afgevaardigde van het Departement CJM. Het VAF/Filmfonds kan ook derden bij deze overlegstructuur betrekken.
Verder zal het VAF ook rond specifieke thema’s overleggen met de relevante afvaardiging(en) uit de sector, telkens wanneer de noodzaak zich voordoet.
Voor het domein Publiekswerking organiseert het VAF een werkgroep ‘Filmorganisaties’, waarin de betrokken organisaties zetelen.
Het VAF zal jaarlijks tijdens een publieke presentatie zijn jaarverslag met betrekking tot het voorbije jaar aan de sector toelichten. In het jaarverslag wordt inhoudelijk en waar mogelijk cijfermatig gerapporteerd over de voorbije activiteiten.
Meer algemeen telt de vzw VAF onder de leden van zijn Algemene Vergadering, naast de leden van de Raad van Bestuur, personen uit de sector. Met het oog op een betere organisatie, verzameling en aanlevering van data, en om kennisuitwisseling te bevorderen, kan het VAF steun verlenen aan beroepsorganisaties, voor zover deze rechtspersoonlijkheid hebben, representatief zijn, zich richten tot scenaristen, regisseurs, producenten of acteurs in de Vlaamse Gemeenschap, en actief zijn in de categorieën die voor ondersteuning door het VAF/Filmfonds in aanmerking komen. Het VAF kan bijkomende voorwaarden formuleren om voor deze steun in aanmerking te komen. Deze steun is onderworpen aan de de minimis verordening van de Europese Commissie (ref. V° 1998/2006) en eventuele vervolgverordeningen op deze regelgeving.
Artikel 6. Maatschappelijke meerwaarde
Als overheidsspeler heeft het VAF oog voor de maatschappelijke meerwaarde van zijn eigen acties en van de projecten en initiatieven die het ondersteunt.
6.1. Duurzaamheid
Het VAF speelt een proactieve rol in het duurzamer maken van de audiovisuele sector door middel van begeleiding, het ter beschikking stellen van instrumenten voor het meten van de ecologische voetafdruk van producties, het vormen van professionals (en aankomende professionals) in deze materie en het internationaal uitwisselen van best practices. Deze activiteit strekt zich uit over alle relevante domeinen waarin het VAF actief is.
6.2. Culturele diversiteit
Het VAF zal zich inspannen voor het bereiken van een cultureel diverse doelgroep, het creëren van een cultureel divers aanbod en/of het betrekken van personen van een etnisch-cultureel diverse origine bij zijn werking.
6.3. Participatiebeleid
Het VAF zal zich inspannen om ook zwakkere groepen in de samenleving te bereiken.
Het VAF zal waar technisch mogelijk verplichtingen opleggen aan aanvragers voor wat betreft het toegankelijk maken van Nederlandstalige audiovisuele creaties voor slechtzienden en slechthorenden, via respectievelijk audiodescriptie en ondertiteling.
Het VAF zal zich inspannen om, waar mogelijk, mee te werken aan de acties die vervat zitten in het Vlaams Actieplan Armoedebestrijding en die betrekking hebben op hun doelstellingen. Zo zal er waar nodig overleg gepland worden met het Vlaams Netwerk tegen Armoede en andere relevante stakeholders zoals vormingsinstellingen.
6.4. Gendergelijkheid
Het VAF zal oog hebben voor de gelijkheid tussen mannen en vrouwen.
Zo zal het zich inspannen voor een gezonde genderverhouding bij de samenstelling van commissies en jury’s en binnen de eigen werking.
6.5.Suicidepreventie
Het VAF zal aanvragers van fictieprojecten waarin het thema zelfmoord aan bod komt, doorverwijzen naar de organisatie ‘Verder, nabestaanden na zelfdoding’, die advies kan verlenen over deze problematiek en suggesties kan doen i.v.m. de aanpak ervan in audiovisuele creaties. Met het oog op de artistieke vrijheid van de makers, zijn deze adviezen en suggesties evenwel niet bindend.
Artikel 7. Xxxxxx, dagelijkse leiding en werking
Overeenkomstig de statuten van het VAF draagt de Raad van Bestuur, aangesteld door de Algemene Vergadering, de eindverantwoordelijkheid over het VAF. De dagelijkse leiding van het VAF/Filmfonds wordt toevertrouwd aan het Dagelijks Bestuur, dat bestaat uit de directeur-intendant en de zakelijk leider. De directeur-intendant heeft de finale leiding. Het Dagelijks Bestuur rapporteert aan de Raad van Bestuur. De bevoegdheden van de Raad van Bestuur en het Dagelijks Bestuur worden verder omschreven in het Huishoudelijk Reglement van het VAF.
Het Dagelijks Bestuur laat zich bij het uitvoeren van zijn taken op artistiek en zakelijk vlak bijstaan door een team van vaste medewerkers, evenals door externe deskundigen die het zal aanstellen in functie van de noden die zich stellen en zoals voorzien in de bijlage aan deze overeenkomst.
De internationale relaties van het VAF behoren tot de rechtstreekse bevoegdheid van de directeur- intendant, maar kunnen door hem gedelegeerd worden aan andere personen binnen of buiten de organisatie.
De Raad van Bestuur bepaalt het aantal personeelsleden, de kwalificaties waaraan zij moeten voldoen, de modaliteiten van hun aanstelling, tewerkstelling en ontslag. De personeelsleden zijn onderworpen aan deontologische regels. Zij mogen geen steun genieten van het VAF. Zij mogen geen aandelen of deelbewijzen bezitten van, noch een bestuursfunctie uitoefenen in een rechtspersoon, die steun geniet van het VAF.
Het Dagelijks Bestuur staat eveneens in voor de controle van het personeel.
Verder gelden, uiterlijk één jaar na ingangsdatum van deze overeenkomst, volgende principes van goed bestuur:
- de organen functioneren in een kader van wederzijdse controle en evenwicht;
- de leden van de Raad van Bestuur zijn onderworpen aan een deontologische code;
- de functionele verhoudingen tussen de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement;
- de raad van bestuur wordt samengesteld, conform het decreet deugdelijk bestuur;
- de mandaten van de leden van de Raad van Bestuur zijn beperkt in de tijd, met een raadpleegbaar rooster van aanstellen en aftreden. De termijnen van de mandaten zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement. Er wordt een overzicht bijgehouden van de overige bestuursmandaten van de bestuurders;
- de Raad van Bestuur evalueert zichzelf binnen een bepaalde termijn, vastgelegd in de deontologische code of in het huishoudelijk reglement;
- er is een officieel en schriftelijk afsprakenkader tussen de Raad van Bestuur en het Dagelijks Bestuur;
- het afsprakenkader tussen de Raad van Bestuur en het Dagelijks Bestuur bevat minstens een regeling voor de hantering van mogelijke interne conflicten;
- het Dagelijks Bestuur wordt periodiek geëvalueerd op basis van de elementen, opgenomen in het afsprakenkader tussen de Raad van Bestuur en het Dagelijks Bestuur.
Het VAF past verder de krachtlijnen toe van het decreet Deugdelijk Bestuur in de Vlaamse publieke sector.
Artikel 8. Dotatie verleend aan het VAF door de Vlaamse Gemeenschap
De Vlaamse Regering verbindt er zich toe, binnen de perken van de daartoe in de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap ingeschreven kredieten, jaarlijks een dotatie van minstens 17.795.000 EUR ter beschikking te stellen van het Vlaams Audiovisueel Fonds vzw.
Met behoud van de toepassing van artikel 47, § 1 van het decreet van 23 december 2016 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2017, wordt de dotatie gekoppeld aan hetzelfde prijsindexcijfer dat berekend en benoemd wordt voor de toepassing van artikel 2 van het koninklijk besluit van 24 december 1993 ter uitvoering van de wet van 6 januari 1989 tot vrijwaring van het concurrentievermogen en dit binnen de kredieten van de uitgavenbegroting.
De looncomponent van de dotatie wordt aan 100% geïndexeerd. Dit betreft de lonen van de medewerkers van VAF. De werkingsmiddelen, inclusief de projecten en subsidiëring, worden vanaf 2020 voor 75% geïndexeerd.
Middelen die het VAF binnen publiekswerking vanaf 2018 van de Vlaamse Gemeenschap ontvangt ter compensatie van de gesco’s worden door het VAF doorgestort aan de betreffende organisatie(s), voor zover zij blijvend structureel gesubsidieerd worden.
De dotatie wordt in het eerste kwartaal gestort op rekeningnummer:
IBAN: 13 0910 1828 5539 BIC: XXXXXXXX
bij Belfius Bank
De dotatie omvat zowel de algemene werkingsmiddelen als de middelen voor ondersteuning van de audiovisuele sector.
Het VAF kan binnen de bepalingen van deze beheersovereenkomst vrij beschikken over de verdeling en de aanwending van de middelen.
Indien het VAF in het kader van het VAF/Filmfonds bijkomende financiële middelen kan genereren, zullen deze niet in mindering komen van de hierboven vastgestelde, jaarlijks ter beschikking te stellen middelen door de Vlaamse Gemeenschap.
Eventuele terugbetalingen aan het VAF zullen evenmin in mindering komen van het door de Vlaamse Gemeenschap jaarlijks ter beschikking te stellen bedrag.
Artikel 9. Besteding van de financiële middelen
In dit artikel wordt uitgegaan van vooropgestelde referentiebedragen op jaarbasis. De besteding van de middelen wordt echter berekend over de volledige looptijd van de beheersovereenkomst. Dat betekent dat eventuele meer of minder uitgaven binnen een bepaalde categorie of een bepaald domein moeten gecompenseerd worden binnen de periode van de beheersovereenkomst. Dit impliceert eveneens mogelijke overdrachten van het ene naar het andere boekjaar.
Op het einde van de beheersovereenkomst worden afwijkingen van minder dan 10% van de jaarlijkse referentiebedragen aanvaard.
9.1. Algemene werkingskosten
referentiebedrag 1.685.000 EUR
Het betreft alle kosten die te maken hebben met de algemene werking inclusief personeelskosten en kennisopbouw en niet de steun aan de Vlaamse audiovisuele sector zoals omschreven onder punt 9.2.
9.2. Middelen voor ondersteuning van de audiovisuele sector
9.2.1. Domein Talentontwikkeling referentiebedrag 510.000 EUR Hieronder wordt verstaan:
• Steun aan en/of inrichten van vormingsinitiatieven en verlenen van beurzen.
• Kosten m.b.t. ateliers (omschrijving: zie bijlage aan de beheersovereenkomst). Het betreft initiatieven die ofwel in eigen beheer worden georganiseerd, ofwel in partnerschap met bestaande initiatieven, ofwel volledig uitbesteed worden aan een organisatie. Deze kosten kunnen dus o.a. bestaan uit het organiseren van een eigen atelierwerking, het ondersteunen van ateliercreaties, het verlenen van financiële steun aan bestaande organisaties en personen of het uitbesteden van een opdracht aan derden.
9.2.2. Domein Steun aan creatie
referentiebedrag 10.660.000 EUR
Hieronder wordt verstaan de specifiek projectgebonden steun aan creatie, die zowel betrekking kan hebben op begeleiding en advisering als op het verstrekken van financiële steun in alle fases van het audiovisuele project: van scenario en ontwikkeling tot de productie.
9.2.3.a Domein Promotie en Communicatie
referentiebedrag 825.000 EUR
Hieronder wordt verstaan:
• Kosten voor (voornamelijk) niet specifiek projectgebonden promotie, met dien verstande dat de algemene werkingskosten voor deze promotietaken vervat zitten in de algemene werkingskosten van het VAF, zoals gespecificeerd in punt 10.1 van dit artikel.
• Toekenning van promotiepremies aan audiovisuele projecten.
• Toekenning van distributiepremies ter bevordering van de distributie van Vlaamse films buiten de thuismarkt.
• Culturele representatie buitenland (tussenkomst in reiskosten van makers en producenten van Vlaamse audiovisuele creaties, verzendkosten voor culturele buitenlandse vertoningen).
9.2.3. b Promotie Screen Flanders
referentiebedrag 45.000 EUR
Voor de organisatie en coördinatie van het promotieluik van Screen Flanders wordt jaarlijks een referentiebedrag van 72.000 EUR (inclusief personeel, waarvan de kost is opgenomen onder de werkingsmiddelen) voorzien vanuit onderhavige beheersovereenkomst (een ander deel van de middelen voor dit onderdeel komt van de minister van Economie / Agentschap Innoveren en Ondernemen).
Steun aan creatie voor dit onderdeel zit volledig bij Agentschap Innoveren en Ondernemen
9.2.4. a Domein Publiekswerking
referentiebedrag 3.469.300 EUR
Hieronder wordt verstaan:
• Financiële steun aan grote organisaties met internationale uitstraling
• Financiële steun aan structurele werkingen
• Financiële steun aan projecten
• Financiële steun aan microprojecten
• Stimulansbeleid
De ondersteuning voor publiekswerking wordt verder omschreven in de bijlage.
9.2.4 b Middelen afkomstig van de afslanking provincies
referentiebedrag 510.700 EUR
In navolging van de afslanking van de provincies biedt VAF steun aan filmprojecten die vallen in het domein van publiekswerking en gekenmerkt worden door een bovenlokaal belang. Aandacht voor regionale spreiding en de specificiteit van het bovenlokale is hier van belang.
In 2018 en 2019 staat VAF in voor de uitvoering van de engagementen, aangegaan door de provincies. Voor deze periode is 360.700 euro geoormerkt voor de structurele ondersteuning van organisaties, actief in het domein publiekswerking. (Zie lijst in bijlage 2)
Daarnaast wordt er 150.000 euro voorzien voor een gepaste regeling voor projecten van bovenlokaal belang, verspreid over Vlaanderen. Vooraleer deze regeling wordt uitgewerkt, zal er een overleg plaatsvinden met het kabinet over hoe de middelen zullen gespendeerd worden
9.2.5. Xxxxx aan beroepsorganisaties referentiebedrag 90.000 EUR
In het kader van de steun aan beroepsorganisaties zal het VAF een maximumbedrag ter beschikking stellen van 90.000 EUR. Deze steun moet bijdragen tot een permanente continuïteit en verdere professionalisering van de beroepsorganisaties hetgeen kadert binnen de taak van het VAF om de audiovisuele sector te professionaliseren en de samenwerking met de beroepsorganisaties te optimaliseren.
9.3. Tabel met overzicht van de referentiebedragen
Basisdotatie 2018
Filmfonds (Cultuur) | 17 795 000 | |
Steun aan creatie | 10 660 000 | |
fictie | 6 910 000 | |
animatie | 1 475 000 | |
documentaire | 1 475 000 | |
filmlab | 400 000 | |
innovatielab | 400 000 | |
Publiekswerking | 3 980 000 | |
Promotie en communicatie - FI | 825 000 | |
Promotie - Screen Flanders | 45 000 | |
Talentontwikkeling | 510 000 | |
Beroepsorganisaties | 90 000 | |
Werkingsmiddelen | 1 685 000 | |
9.4. Bepalingen i.v.m. overheveling van de middelen naar volgende boekjaren
Xxxxx aan creatie wordt, conform de aanrekeningsregels, opgenomen in het jaar van goedkeuring ervan.
De jaarlijks toegelaten reserve bedraagt maximum 20% en gecumuleerd 50% van de door de Vlaamse Gemeenschap toegekende jaarlijkse dotatie. Indien de gecumuleerde reserve echter méér dan 30% van de door de Vlaamse Gemeenschap toegekende jaarlijkse dotatie bereikt, kan de jaarlijkse dotatie door de Vlaamse Gemeenschap eenzijdig herzien worden.
De aangelegde reserves moeten worden opgenomen in de balans zoals vermeld in artikel 1, §1, 3° van het Besluit van de Vlaamse Regering van 8 november 2013 betreffende de algemene regels inzake subsidiëring.
In geval van niet-verlenging van de beheersovereenkomst zal de in het raam van deze beheersovereenkomst opgebouwde reserve integraal terugvloeien naar de algemene middelen van de Vlaamse Gemeenschap.
Artikel 10. Boekhouding en toezicht
10.1. Boekhouding
De boekhouding van het VAF dient gevoerd te worden volgens:
- De wet van 27 juni 1921 op de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002 en gecoördineerd met alle latere wetswijzigingen;
- Het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan en de controle door het Rekenhof (Rekendecreet).
Het VAF zal een analytische budgettering en boekhouding voeren, waarbij de kostenplaatsen en kostenafdelingen overeenkomen met de in artikel 10 bepaalde bestedingsgebieden.
Bij steun aan creatie wordt een goedgekeurde steunaanvraag volledig als kost geboekt op het moment van de goedkeuring. Het VAF dient zich bij zijn goedkeuringsbeslissingen te baseren op de referentiebedragen van artikel 9.2.2.
Bij steun aan publiekswerking wordt een goedgekeurde steunaanvraag volledig als kost geboekt in het boekjaar waarin de activiteit/werking plaatsvindt. Het VAF dient zich in dit geval bij zijn goedkeuringsbeslissingen te baseren op de referentiebedragen van artikel 9.2.4.
10.2. Jaarlijks toezicht
Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van de onderhavige overeenkomst en op de aanwending van de middelen die door de Vlaamse Gemeenschap ter beschikking gesteld worden van het VAF, zal het VAF een activiteiten- en financieel verslag opstellen met betrekking tot elk kalenderjaar.
Dit activiteiten- en financieel verslag bevat:
- een gedetailleerd overzicht van de gerealiseerde activiteiten, rekening houdend met de opgenomen doelstellingen en indicatoren;
- de balans, resultatenrekening en het verslag van een externe revisor, die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische en zakelijke werking van de organisatie, met commentaar bij de balans en de resultatenrekening van de zakelijk verantwoordelijke van de organisatie;
- organogram van de personeelsleden met vermelding van hun functie.
Deze verslagen moeten uiterlijk op 31 mei van het jaar dat volgt op het jaar waarover verslag wordt uitgebracht, aan de minister van Cultuur, het departement CJM en de afgevaardigde van de Vlaamse Regering bezorgd worden in een print- en digitale versie.
Het Departement CJM mag op ieder ogenblik bijkomende informatie en documenten vragen.
10.3. Permanent toezicht
Namens de Vlaamse Gemeenschap worden de vergaderingen van de bestuursorganen van het VAF bijgewoond door een afgevaardigde van de minister van Cultuur, hierna de ‘afgevaardigde’ genoemd, waarop deze laatste telkens wordt uitgenodigd.
De afgevaardigde houdt toezicht op het door het VAF gevoerde beleid, zowel inhoudelijk als financieel. Hij brengt over beide verslag uit bij de minister bevoegd voor Cultuur en bij het Departement CJM en dit uiterlijk op 30 juni van het jaar volgend op het beoordeelde jaar. Hij brengt ook verslag uit over het gevoerde financiële beleid bij de minister bevoegd voor Financiën en Begroting en bij het departement Financiën en Begroting. Hij formuleert zijn beoordeling op onafhankelijke wijze.
Hij mag de inhoud van zijn verslag bespreken met de Raad van Bestuur van het VAF, zonder dat hij door de Raad van Bestuur van de vereniging verplicht kan worden om de inhoud van zijn verslag te wijzigen.
De afgevaardigde kan binnen een termijn van vijf werkdagen bij de minister van Cultuur bezwaar aantekenen tegen elke beslissing die hij in strijd acht met de wetten, de decreten, de statuten, de overeenkomst gesloten met de Vlaamse Gemeenschap en tegen elke beslissing, die indruist tegen de principes van behoorlijk bestuur. Het beroep is opschortend.
Het VAF wordt hiervan binnen de vijf werkdagen op de hoogte gebracht, door middel van een aangetekende brief gericht aan de voorzitter van het VAF.
De minister van Cultuur deelt zijn beslissing tot goedkeuring of vernietiging van de betrokken beslissing mee aan de voorzitter van de Raad van Bestuur van het VAF. In voorkomend geval kan de Raad van Bestuur of de Algemene Vergadering tot een nieuwe beraadslaging overgaan.
Als binnen een termijn van twintig werkdagen geen beslissing werd meegedeeld, zijn de bezwaren opgeheven.
De bedoelde termijnen gaan in op de dag van de vergadering waarop de beslissing werd genomen, als de afgevaardigde erop aanwezig was. Was hij niet aanwezig, dan lopen de termijnen vanaf de dag waarop hij bericht heeft gekregen van de beslissing.
Artikel 11. Informatiedoorstroming en afstemming met de Vlaamse Gemeenschap
Het VAF zal op vraag alle relevante informatie verstrekken aan het Kabinet van de minister van Cultuur en het Departement CJM.
Naast de in deze beheersovereenkomst bepaalde afspraken rond rapporteringen en toezicht, kan het Departement CJM eventueel, in opdracht van de minister van Cultuur, de inhoudelijke en financiële werking van het VAF aan een grondige externe evaluatie onderwerpen, en dit maximum éénmaal in de loop van deze beheersovereenkomst. Het VAF zal hieraan zijn medewerking verlenen.
Artikel 12. Maatregelen en procedure bij niet naleven van de beheersovereenkomst
Bij vermoede, schriftelijk door de minister van Cultuur of door het Departement CJM aan het VAF gemelde niet-naleving van de verplichtingen opgelegd in de overeenkomst en door de toepasselijke regelgeving, kan door elk van de betrokken partijen een overlegmoment worden aangevraagd. Bij dit overleg moeten alle betrokken partijen aanwezig zijn, met de bedoeling dit punt uit te klaren en, zo nodig, de werking van het VAF bij te sturen.
Het VAF wordt door de minister van Cultuur, resp. het Departement CJM, schriftelijk op de hoogte gebracht van de conclusie van dit overlegmoment. Indien het VAF, binnen de drie maanden volgend op de ontvangst hiervan niet voldoet aan de in deze conclusie gestelde voorwaarden m.b.t. de correcte naleving van de verplichtingen bepaald in onderhavige overeenkomst, kan de Vlaamse regering, op voorstel van de minister van Cultuur, het gemotiveerde voornemen formuleren om de dotatie, bedoeld in artikel 9, eenzijdig te herzien.
Het Departement CJM brengt het VAF binnen de vijf werkdagen per aangetekende brief op de hoogte van dit voornemen en de motivering ervan.
Het VAF mag tegen dit voornemen schriftelijk bezwaar indienen. Dit moet gebeuren per aangetekende brief gericht aan de minister van Cultuur binnen de twintig werkdagen te rekenen vanaf de datum waarop Het Departement CJM de aangetekende brief, bedoeld in het derde lid, naar het VAF stuurde.
Als het VAF tijdig bezwaar indient, dan beslist de Vlaamse regering na onderzoek van dit bezwaar of zij het geformuleerde voornemen tot eenzijdige herziening van de dotatie bevestigt, aanpast of staakt.
Als het VAF geen of laattijdig bezwaar indient, dan wordt het geformuleerde voornemen tot eenzijdige herziening van de dotatie van rechtswege bevestigd.
Een herziening van de dotatie gaat ten vroegste in vanaf het volgende begrotingsjaar.
Onverminderd het bovenvermelde, worden geschillen waartoe deze overeenkomst aanleiding geeft, geregeld via een verzoeningsprocedure waarbij een commissie van deskundigen een voorstel tot oplossing formuleert. Deze commissie bestaat uit twee afgevaardigden van de Vlaamse regering en twee afgevaardigden van het VAF.
Indien op grond van dit voorstel geen vergelijk wordt gevonden, dan wordt het geschil voorgelegd aan de Vlaamse regering nadat de Raad van Bestuur van het VAF zijn standpunt met betrekking tot dit geschil heeft meegedeeld.
Artikel 13. Communicatieve return
Bij elke eigen mededeling, verklaring of publicatie van het VAF, ongeacht de drager, in verband met de activiteiten in het kader van deze beheersovereenkomst, mag het VAF de eigen huisstijl gebruiken maar moet het melding maken van de financiële steun van de Vlaamse Gemeenschap. Tevens moeten de voorgeschreven standaard-logo's van de Vlaamse overheid worden opgenomen. Deze zijn samen met de nodige technische gegevens daaromtrent op eenvoudig verzoek verkrijgbaar bij het Departement CJM.
Artikel 14. Duur en overgangsregeling
Deze beheersovereenkomst treedt in werking op 1 januari 2018, na goedkeuring door de Vlaamse regering. Ze wordt gesloten voor een periode van vier jaar, d.w.z. tot en met 31 december 2021. Ze vervangt de ‘beheersovereenkomst 2014-2018 tussen de Vlaamse Gemeenschap en de vzw het Vlaams Audiovisueel Fonds met betrekking tot de werking van het VAF/Filmfonds en van de vzw’, die hierdoor vroegtijdig wordt beëindigd. Het jaarlijks toezicht op de aanwending van de dotatie die door de Vlaamse Gemeenschap aan het VAF ter beschikking werd gesteld voor het werkjaar 2017, zal gebeuren conform de bepalingen in de beheersovereenkomst 2014-2018.
Deze beheersovereenkomst met de looptijd 2018-2021, wordt binnen de 20 werkdagen na de inwerkingtreding ter kennis gegeven aan de Europese Commissie.
Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het VAF actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie door de Vlaamse minister bevoegd voor Financiën en Begroting in overleg met de Vlaamse Regering
t.g.v. een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de beheersovereenkomst, en deze wijzigingen de opdrachten van het VAF dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan de beheersovereenkomst op vraag van één van de ondertekenende partijen opnieuw onderhandeld en aangepast worden.
Het VAF legt uiterlijk zes maanden voor het verstrijken van de beheersovereenkomst aan de minister van Cultuur een ontwerp van nieuwe beheersovereenkomst voor.
Indien bij het verstrijken van de beheersovereenkomst geen nieuwe overeenkomst in werking is getreden, wordt de huidige beheersovereenkomst van rechtswege verlengd tot het ogenblik dat er een nieuwe in werking treedt. Bij verlenging zal de minister van Cultuur, voor zover formeel noodzakelijk, de opdracht geven aan het Departement CJM om de verlengde beheersovereenkomst ter kennis te geven aan de Europese Commissie.
Opgemaakt te Brussel op
in 2 originele exemplaren, waarvan één exemplaar voor elke contracterende partij,
Vlaams minister van voorzitter van het VAF
Cultuur, Media, Jeugd en Brussel Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxx Xxxx
Directeur-intendant van het VAF
Xxxxxx Xxxxxx
Zakelijk leider van het VAF