OPENBARE PROCEDURE
Bestek voor
Openbare aanbesteding
OPENBARE PROCEDURE
Opdracht: Uitvoeren van wettelijk verplichte controle van de jaarrekening: aanstellen van een revisor voor de boekjaren 2020, 2021 en 2022 + ad hoc opdrachten
Plaats van dienstverleningen: meerdere plaatsen op verschillende continenten
Sluitingsdatum indienen offerte: 18 september, 2020 vóór 11u.
Contact personen: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xxx of xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xxx
Inhoud
0. Algemene bepalingen 3
Voorwerp en aard van de opdracht 3
Duur van de overeenkomst 3
Aanbesteder 3
Geraamde waarde van de raamovereenkomst 4
Taal 4
Documenten van toepassing op de opdracht 4
Online forum 5
Aanbestedingsberichten en rechtzettingen 5
1. Functionele en Technische Specificaties 6
Context 6
De concrete opdracht van de auditors bij Rikolto International S.O.N 6
Uitvoering van de diensten 9
Herzieningsclausules 10
2. Offertemodaliteiten 14
Planning 14
Indienen van de offertes 14
In de offerte te vermelden gegevens 16
Prijs 17
Prijsvaststelling 18
Geldigheidsduur van de offerte 19
Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden 19
3. Selectie - Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria 20
De selectie 20
Regelmatigheid van de offertes 24
Gunningscriteria 24
4. Beoordelingsprotocol 25
5. Facturatie en betaling 28
6. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer 29
Algemene aansprakelijkheid van de opdrachtnemer 29
Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer 29
Onderaannemers 29
Verzekeringen 29
7. Bescherming van persoonsgegevens en van de persoonlijke levenssfeer 30
8. Geschillen 30
BIJLAGEN 31
0. Algemene bepalingen
Voorwerp en aard van de opdracht
Deze opdracht is een raamovereenkomst voor diensten in de zin van artikel 2, 21° van de Wet inzake Overheidsopdrachten. De dienstverlening betreft diensten zoals bedoeld onder de volgende CPV- codes: 792000006: Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten; 79212300: uitvoeren van wettelijk verplichte controle en 79212500: controleren van de Boekhouding.
De opdracht bestaat uit de volgende 2 posten:
Post 1: de wettelijke controle van de jaarrekening over de boekjaren 2020, 2021 en 2022 van Rikolto International Stichting van Openbaar Nut (S.O.N.)
Post 2: ad hoc-opdrachten.
De gedetailleerde beschrijving van de posten is in onderhavig bestek opgenomen onder punt 1. Functionele en Technische specificaties.
De overeenkomst betreft een resultaatsverbintenis, maar ze verleent geen exclusiviteitsrechten aan de opdrachtnemer. Er kunnen tijdens de duur van de opdracht prestaties, identiek of analoog aan prestaties die het voorwerp uitmaken van dit bestek, uitgevoerd worden door andere dienstverleners. De opdrachtnemer kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enige vergoeding.
Duur van de overeenkomst
De commissaris wordt benoemd voor een termijn van drie (3) boekjaren. Het mandaat van de commissaris heeft betrekking op de controle van de boekjaren 2020, 2021 en 2022. De looptijd van de overeenkomst vangt aan bij de sluiting van het contract. Het mandaat wordt beëindigd na de voorlegging van het verslag van de commissaris over de jaarrekening over het boekjaar 2022 en na het al dan niet verlenen van de kwijting hiervoor door het bevoegd orgaan. Onverminderd de toepassing van artikel 2, 12°, 13° en 14°, de artikelen 44, 45, 46, 47, 48, de artikelen 71 en 72, en de artikelen 154 en 155 van het KB Uitvoering, kan het mandaat niet worden herroepen dan door de motieven in de zin van artikel 135 van het Wetboek van Vennootschappen. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn.
Aanbesteder
Rikolto International Stichting van Openbaar Nut (S.O.N.) Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxx
Ondernemingsnummer 0662.878.501 Website: xxx.xxxxxxx.xxx
Voor het toezicht en de leiding op de uitvoering van de opdracht wordt Rikolto International vertegenwoordigd door de Financieel Manager.
Geraamde waarde van de raamovereenkomst
Rikolto International S.O.N. raamt de waarde van de opdracht (post 1 en post 2), voor de volledige uitvoering over de volledige looptijd van 3 boekjaren, op 250.000 euro, exclusief btw. De opgave van deze waarde is indicatief en louter ter informatie van de kandidaat-inschrijver die er bij de opmaak van zijn offerte rekening mee kan houden.
Taal
Alle documenten met betrekking tot de neerlegging van de jaarrekening dienen in het Nederlands opgesteld te worden daar de stichting gevestigd is in Leuven.
Aangezien de stichting ook een internationale organisatie is en voorgezeten wordt door een internationale raad van directeurs is het ook wenselijk om deze documenten beschikbaar te stellen met een (vrije) vertaling naar het Engels. Alle overige documenten in het kader van de audit dienen in het Engels opgesteld te worden.
Tenslotte verwacht Rikolto S.O.N. dat de bedrijfsrevisor of vaste vertegenwoordiger van het bedrijfsrevisorenkantoor de taal machtig is die gesproken wordt in het desbetreffende land waar de dienst moet uitgevoerd worden. Deze werkwijze heeft tot doel de efficiënte betrekkingen met het personeel van de opdrachtgever te waarborgen.
Documenten van toepassing op de opdracht
0.6.1. Wetgeving
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren;
Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;
Alle wijzigingen aan de wetten en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de publicatie van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en/of in het Publicatieblad van de Europese Unie.
0.6.2. Reglementering van toepassing op bedrijfsrevisoren:
Wetboek van Vennootschappen (meer bepaald de artikelen 130 e.v.);
Koninklijk Besluit van 7 juli 2017 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van Vennootschappen;
Wet van 22 juli 1953 houdende oprichting van een Instituut van de Bedrijfsrevisoren en organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor, gecoördineerd op 30 april 2007;
Koninklijk Besluit van 10 januari 1994 betreffende de plichten van de bedrijfsrevisoren, meer bepaald de artikelen 7 tot 10;
Wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren;
Wet van 29 juni 2016 houdende diverse bepalingen inzake Economie, op 6 juli 2016 in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Artikel 89 betreft bepalingen inzake de bevoegdheden van de tuchtinstanties en de artikelen 90 tot 92 betreffen wijzigingen aan het Wetboek van Vennootschappen betreffende de duur van het commissarismandaat;
Koninklijk Besluit van 21 juli 2017 betreffende de toekenning van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor alsook de inschrijving en registratie in het openbaar register van de bedrijfsrevisoren;
Anti-witwaswet van 18 september 2017;
Koninklijk Besluit van 17 augustus 2018 betreffende de toegang tot het beroep van bedrijfsrevisor;
Controlenormen, controleaanbevelingen, adviezen, omzendbrieven en mededelingen van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.
0.6.3. Overige documenten:
Alle toepasselijke wettelijke eisen betreffende veiligheid en milieu;
De Europese GDPR-verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en De Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;
Alle overige wettelijke en reglementaire bepalingen opgenomen in het bestek.
Indien de inschrijver eigen algemene en/of bijzondere (verkoop)voorwaarden bedingt/opgeeft in zijn offerte die strijdig zijn met of geen grond vinden in het bestek, of indien hij een voorbehoud formuleert, dan loopt hij het risico dat de offerte nietig wordt verklaard.
Online forum
Elke vraag met betrekking tot deze opdracht kan gesteld worden bij onze contactpersonen. Ze zijn bereikbaar per mail op volgend adres : xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xxx of xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xxx.
De vragen kunnen ten laatste gesteld worden 16 dagen voor de uiterste indiendatum van de offertes. Na deze datum wordt er geen enkele vraag meer aanvaard of behandeld. De aanbesteder zal, ten laatste acht kalenderdagen voor de uiterste indiendatum van de offertes, de antwoorden op de vragen op het forum publiceren. De vragen en de antwoorden zullen worden bekendgemaakt op de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, samen met de overige opdrachtdocumenten.
Aanbestedingsberichten en rechtzettingen
De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.
1. Functionele en Technische Specificaties
Context
Rikolto International Stichting van Openbaar Nut (SON) werd formeel opgericht in 2016 door de Algemene vergadering en Raad van bestuur van Vredeseilanden vzw. De oprichting van deze stichting was een belangrijke stap in de transitie van een Belgische ngo naar een internationale netwerkorganisatie die werkzaam is in 16 verschillende landen en als doel heeft om betaalbaar voedsel te bieden voor iedereen, nu en in de toekomst.
Deze stichting heeft een internationaal Raad van Bestuur, ook wel gekend onder de naam IBOD, International Board of Directors. De werking en de bevoegdheden zijn geregeld in de statuten (laatst neergelegd op 20 september 2018) van de stichting en daarnaast zijn er ook bepalingen vastgesteld met betrekking tot de wijze van benoeming van de commissaris en de vergoeding. Concreet gaat het om de bepalingen van de artikelen 17 tot 18 van de statuten.
Zoals het wetboek van vennootschappen voorschrijft, wordt de commissaris-bedrijfsrevisor benoemd door de algemene vergadering (in dit geval de IBOD) onder de bedrijfsrevisoren die ingeschreven zijn in het openbaar register van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.
De bedrijfsrevisor/commissaris neemt kennis van en verzamelt alle informatie en documenten die nuttig zijn voor de uitoefening van zijn opdracht. Zowel in de loop van, als na de afsluiting van zijn werkzaamheden rapporteert de bedrijfsrevisor/commissaris aan de directie en de bestuursorganen. In het kader van die rapportage formuleert de commissaris ook de noodzakelijke aanbevelingen om de continuïteit van de werking van de stichting te vrijwaren.
Het resultaat van de jaarlijkse werkzaamheden worden alleszins bijeen gebracht in een omstandig schriftelijk verslag dat door de IBOD elke jaar in juni wordt goedgekeurd.
Algemene informatie over Rikolto International en het jaarrapport is beschikbaar via de volgende links:
xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xx/xxxxx-xx
xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xx/xxxxx-xx/xxxxxx-xxxxxx
De concrete opdracht van de auditors bij Rikolto International S.O.N.
Voor post 1:
De kandidaat commissaris-bedrijfsrevisor wordt aangesteld voor een periode van drie boekjaren. Concreet handelt deze opdracht over de boekjaren 2020, 2021, en 2022 van de SON. De opdracht heeft geen betrekking op Rikolto vzw of Rikolto BV.
Van de bedrijfsrevisor wordt verwacht dat hij/zij werkt en handelt volgens de normen, die van toepassing zijn in België en aangenomen zijn door het Instituut van de Bedrijfsrevisoren. Tevens garandeert hij/zij de naleving van alle deontologische regels inzake neutraliteit, onafhankelijkheid en beroepsethiek, alsook van de bepalingen van het wetboek van vennootschappen en de statuten van de stichting.
De opdracht van de inschrijver bestaat uit het volgende:
Bij de aanvang van het mandaat, kennisnemen van het dossier van de uittredende commissaris;
Controleren van de jaarrekening/jaarlijkse financiële overzichten en (desgevallend) van het jaarverslag overeenkomstig de Internationale Controlestandaarden (“ISA’s”) van toepassing in België en volgens de in België geldende controlenormen; Deze standaarden vereisen dat de auditor voldoet aan de deontologische vereisten alsook dat de controles zo gepland en uitgevoerd worden dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat;
De controle omvat tevens het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de in de jaarrekening opgenomen bedragen en de toelichtingen. Het omvat een evaluatie van de geschiktheid van de gehanteerde waarderingsregels en van de redelijkheid van door het bestuursorgaan gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van de presentatie van de jaarrekening als geheel. Tot slot, indien er significante tekortkomingen op het gebied van interne beheersing, die relevant is voor de controlewerkzaamheden op de jaarrekening, zijn, dient de organisatie schriftelijk geïnformeerd te worden.
Aangezien Rikolto International SON werkzaam is in het buitenland, dienen de controles fysiek uitgevoerd te worden in de volgende regio’s (zie ook 1.3.3. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd):
Europa: België
Centraal-Afrika: DR Congo
Oost-Afrika: Tanzania en Uganda West-Afrika: Burkina Faso
Andes: Ecuador
Midden-Amerika: Nicaragua
Zuid-Oost Azië: Indonesië en Vietnam
Dit vertaalt zich in 9 rapporten met bevindingen (met betrekking tot het boekjaar x + openstaande bevindingen van vorig boekjaar x-1) en aanbevelingen. Van West-Afrika, Andes en Midden-Amerika verwachten we 1 globaal rapport per regio en niet per land zoals dit wel het geval is voor Xxxxxx, XX Xxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxxxx en Vietnam.
Ook belangrijk om te weten is dat naast de hoofdzetel in België, op dit moment enkel in Tanzania een full scope audit verplicht is.
Voorleggen van het attesteringsverslag door de commissaris opgemaakt naar aanleiding van deze controle;
Voorleggen van een verslag aan de IBOD dat een aantal voorstellen formuleert ter verbetering van de administratieve systemen en de interne beheersingssystemen;
Op uitnodiging bijeenkomsten bijwonen van de financiële dienst en directeur van Rikolto International SON naar aanloop van de IBOD;
Het bijwonen van de vergadering van de Internationale Raad van Bestuur (zijnde de ‘IBOD’) die geacht wordt de jaarrekening goed te keuren. Deze vindt elk jaar in juni plaats. Tijdens deze vergadering wordt beraadslaagd over de balans, de resultatenrekening, het jaarverslag en het verslag van de commissaris;
Overleg met de interne auditor van Rikolto International S.O.N.
Op het einde van het mandaat, aan de nieuwe commissaris toegang verlenen tot het volledige dossier;
Om de controles van de auditors zo vlot mogelijk te laten verlopen, verbindt Rikolto International SON zich ertoe om:
de nodige voorbereidingen te treffen en inlichtingen te verstrekken teneinde de bedrijfsrevisor in staat te stellen zijn opdracht vlot te laten verlopen;
haar volledige medewerking te verlenen bij het vragen van bevestiging aan derden;
al haar personeelsleden ter beschikking te stellen voor het antwoorden op vragen van de revisoren;
Teneinde een inschatting te kunnen maken van de complexiteit van de opdracht, werd de jaarrekening per 31/12/2019 van Rikolto International SON bijgevoegd (zie Bijlage A: Jaarrekening 2019 Rikolto International S.O.N).
Voor post 2: eventuele ad hoc-opdrachten
deelname aan Interne audit; Fiscaal advies;
Eventuele nieuwe rapporteringsverplichtingen opgelegd door donoren of lokale overheden
Uitvoering van de diensten
1.3.1. Termijnen en clausules
De diensten moeten worden uitgevoerd na ondertekening van het contract.
1.3.2. Borgtocht
Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist.
1.3.3. Planning en beschikbare documenten ter ondersteuning
Aangezien Rikolto International S.O.N. rapporteringsverplichtingen heeft ten opzichte van donoren, dient de planning van de uitgevoerde audit diensten daarop afgestemd te worden. In Bijlage B: Gewenste Audit Planning kan de inschrijver de gewenste planning voor het boekjaar 2020 raadplegen. In één van de gunningscriteria zal er worden nagegaan in welke mate de inschrijver tegemoet kan komen aan deze planning.
Ter volledigheid kan de inschrijver in bijlage C de ‘Reporting Pack’ terugvinden die Rikolto S.O.N. in het verleden steeds per regio (behalve België) ter beschikking heeft gesteld aan het auditkantoor ter ondersteuning bij de controles. In één van de gunningscriteria zal ook worden nagegaan in welke mate de inschrijver hier gebruik van zal maken, dan wel een ander of aangepast voorstel zal indienen.
1.3.4. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd
De diensten dienen uitgevoerd te worden op de volgende adressen:
Land | Adres | Hoofdzetel/Regionaal Kantoor |
België | Rikolto S.O.N. Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx | Hoofdzetel |
Burkina Faso | Rikolto S.O.N. 05 BP 6530 Xxxxxxxxxxx 00 Xxxxxxxxxxx, Xxxxxxx Faso | Regionaal Kantoor voor West-Africa (Burkina Xxxx, Xxxx, Xxxxxxx, Xxxxx, Xxxxx, Xxxxxxxxx) |
XX Xxxxx | Xxxxxxx X.X.X. Xxx. Mgr. Xxxxxxx Xxxxxx n°101 (rue Mutsanga), Cellule Muhiti Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx xx Xxxxxxx, Xxxxxxxx xx Xxxx-Xxxx République Démocratique du Congo | Regionaal Kantoor in DR Congo |
Ecuador | Rikolto S.O.N. Xxx Xxxxxxx X00-00 x Xxx Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxxx | Regionaal Kantoor voor Andes (Peru en Ecuador) |
Indonesië | Rikolto S.O.N. Xxxxx Xxxxx Xxxx XXXX / 00X Xxxxxx, 00000, Xxxxxxxx, Xxxx, Xxxxxxxxx | Regionaal Kantoor in Indonesië |
Nicaragua | Rikolto S.O.N. Xxxxxxxx Xxxxxx, SINSA | casa Nª 650| Managua P.O. Box 3709 | Regionaal Kantoor voor Midden-Amerika (Nicaragua en Honduras) |
Tanzania | Rikolto S.O.N. PO BOX 14665 | Kijenge Xxxx Xx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx x Xxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx |
Uganda | Rikolto S.O.N. Xxxx 00X, Xxxxxx Xxxx X X Xxx 0000 Xxxxx,Xxxxxx | Regionaal Kantoor in Uganda |
Vietnam | Rikolto S.O.N. House no.4, 249A Xxxx Xxxx Xxxxxxxx, Xxxx Xxxx Xxxxxx, Xxx Xx xxxxxxxx, Xxxxx, Xxxxxxx | Regionaal Kantoor in Vietnam |
Rikolto S.ON. is nog actief in 7 andere landen, maar de boekhouding van die landen zitten in principe volledig in het desbetreffende regiokantoor. In de regionale kantoren dienen alle bewijsstukken aanwezig te zijn of zeer snel opvraagbaar.
Herzieningsclausules
Deze opdracht kan, behoudens toepassing van één van onderstaande herzieningsclausules, niet gewijzigd worden zonder nieuwe plaatsingsprocedure. Deze herzieningsclausules laten geen wijzigingen toe die de algemene aard van de opdracht of de raamovereenkomst zouden veranderen.
1.4.1. Aanvullende diensten
Een wijziging mag zonder nieuwe plaatsingsprocedure worden doorgevoerd, voor door de oorspronkelijke opdrachtnemer te verrichten aanvullende diensten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen, indien de verandering van opdrachtnemer:
1° niet mogelijk is om economische of technische redenen, zoals wanneer de aanvullende diensten uitwisselbaar of interoperabel moeten zijn met bestaande uitrusting, diensten of installaties die in het kader van de oorspronkelijke opdracht zijn verworven; en
2° tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder.
De prijsverhoging die het gevolg is van de wijziging mag evenwel niet hoger zijn dan vijftig procent van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Indien er verscheidene opeenvolgende wijzigingen worden doorgevoerd, geldt deze beperking voor de waarde van elke wijziging. Dergelijke opeenvolgende wijzigingen mogen niet worden gebruikt om de wetgeving inzake overheidsopdrachten te omzeilen. Voor de berekening van het in het tweede lid bedoelde bedrag wordt, voor zover de opdracht een indexeringsclausule bevat, de geactualiseerde waarde als referentiewaarde gehanteerd;
1.4.2. Vervanging van de opdrachtnemer
Een wijziging mag zonder nieuwe plaatsingsprocedure worden toegekend, wanneer een nieuwe opdrachtnemer de opdrachtnemer aan wie de aanbesteder de opdracht aanvankelijk had gegund, vervangt ten gevolge van:
1° een ondubbelzinnige herzieningsclausule zoals bepaald in artikel 38 KB Uitvoering;
2° een rechtsopvolging onder algemene of gedeeltelijke titel in de positie van de aanvankelijke opdrachtnemer, ten gevolge van herstructurering van de onderneming, onder meer door overname, fusie, acquisitie of insolventie, door een andere ondernemer die voldoet aan de aanvankelijk vastgestelde selectiecriteria, mits dit geen andere wezenlijke wijzigingen in de opdracht meebrengt en niet bedoeld is om de toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten te omzeilen;
De opdrachtnemer dient zijn vraag zo vlug mogelijk in per aangetekend schrijven, met een verduidelijking van alle redenen voor de vervanging. Hiervoor bezorgt hij een gedetailleerde inventaris met de uitgevoerde diensten, met de gegevens van de nieuwe opdrachtnemer en met de nodige documenten en certificaten waarover de aanbesteder niet gratis kan beschikken.
Deze vervangingsaanvraag zal door de aanbesteder onderzocht worden en in voorkomend geval het voorwerp uitmaken van een bijakte gedateerd en gehandtekend door de drie partijen. De oorspronkelijke opdrachtnemer blijft verantwoordelijk ten aanzien van de aanbesteder voor de resterende uitvoering van de opdracht.
1.4.3.Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag
De opdrachtnemer kan zich beroepen op wijzigingen van heffingen in België en de landen waar Rikolto
S.O.N. actief is die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag, onder de volgende voorwaarde:
de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat; en
In geval van een verhoging van de heffingen dient de opdrachtnemer aan te tonen dat hij werkelijk de door hem gevorderde bijkomende lasten heeft gedragen en dat deze verband houden met de uitvoering van de opdracht. In geval van een verlaging is er geen herziening indien de opdrachtnemer bewijst dat hij de heffingen tegen de oude aanslagvoet heeft betaald. De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbesteder binnen redelijke termijnen. Jaarlijkse indexering van prijzen op basis van consumptieprijzen vallen niet onder deze heffing.
1.4.4. Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer en in zijn nadeel
De opdracht kan het voorwerp uitmaken van een wijziging wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.
De opdrachtnemer kan zich slechts op de toepassing van deze herzieningsclausule beroepen, indien hij kan aantonen dat de herziening noodzakelijk is geworden door omstandigheden die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van zijn offerte, die niet konden worden ontweken en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen niettegenstaande hij al het nodige daartoe heeft gedaan.
De opdrachtnemer die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbesteder ze normaal had moeten kennen. Hij beschrijft de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.
De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbesteder binnen een redelijke termijn.
Een prijsstijging omwille van een wijziging bedraagt niet meer dan vijftig procent (50%) van de waarde van de oorspronkelijke opdracht of raamovereenkomst.
1.4.5.Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer en in zijn voordeel
De opdracht kan het voorwerp uitmaken van een wijziging wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.
De aanbesteder die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop zij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de aanbesteder ze normaal had moeten kennen. Zij beschrijft de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.
Wanneer de voorwaarden vervuld zijn, kan de aanbesteder een verkorting van de uitvoeringstermijn of, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk voordeel, een andere vorm van herziening van de opdrachtsbepalingen of de verbreking van de opdracht bekomen.
Een prijsdaling omwille van een wijziging bedraagt niet meer dan vijftig procent (50%) van de waarde van de oorspronkelijke opdracht of raamovereenkomst.
1.4.6 De minimis-regel
Een wijziging mag zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden doorgevoerd, indien het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat, lager is dan elk van beide volgende bedragen:
1° de drempel voor de Europese bekendmaking; en
2° tien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht;
Wanneer een aantal opeenvolgende wijzigingen plaatsvinden, wordt het in het eerste lid, bedoelde bedrag bepaald op basis van de netto-cumulatieve waarde van de opeenvolgende wijzigingen. Voor de berekening van het in het eerste lid, 2°, bedoelde waarde van de aanvankelijke opdracht wordt, voor zover de opdracht een indexeringsclausule bevat, de geactualiseerde waarde als referentiewaarde gehanteerd. De wijziging mag de algemene aard van de opdracht of overeenkomst evenwel niet veranderen.
1.4.7. Niet-Substantiële wijziging
Een wijziging mag zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden doorgevoerd, indien de wijziging, ongeacht de waarde ervan, als niet-wezenlijk moet worden beschouwd;
Een wijziging van een overeenkomst tijdens de looptijd moet als wezenlijk worden beschouwd wanneer de overeenkomst hierdoor materieel verschilt van de oorspronkelijke overeenkomst. Een
wijziging moet als wezenlijk worden beschouwd wanneer tenminste aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:
1° de wijziging voorziet in voorwaarden die, als zij deel van de aanvankelijke plaatsingsprocedure hadden uitgemaakt, de toelating van andere dan de aanvankelijk geselecteerde kandidaten of de gunning van de opdracht aan een andere inschrijver mogelijk zouden hebben gemaakt, dan wel bijkomende deelnemers aan de plaatsingsprocedure zouden hebben aangetrokken;
2° de wijziging verandert het economisch evenwicht van de overeenkomst ten gunste van de opdrachtnemer op een wijze die niet is voorzien in de oorspronkelijke overeenkomst;
3° de wijziging leidt tot een aanzienlijke verruiming van het toepassingsgebied van de overeenkomst;
4° een nieuwe opdrachtnemer in de plaats is gekomen van de opdrachtnemer aan wie de aanbesteder de opdracht aanvankelijk had gegund in andere dan onder artikel 38/3 KB Uitvoering bedoelde gevallen;
1.4.8. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer
Wanneer de aanbesteder of de opdrachtnemer ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de andere partij kunnen worden gelegd, een vertraging of een nadeel heeft geleden, kan de aanbesteder of de opdrachtnemer, wanneer aan de voorwaarden is voldaan, één of meerdere van volgende maatregelen bekomen:
1° de aanpassing van de contractuele bepalingen, inclusief de verlenging of de inkorting van de uitvoeringstermijnen;
2° een schadevergoeding;
3° een verbreking van de opdracht
De aanbesteder of de opdrachtnemer die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbesteder ze normaal had moeten kennen. Hij beschrijft de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.
De aanbesteder of de opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbesteder binnen een redelijke termijn.
2. Offertemodaliteiten
Planning
Voor deze overheidsopdracht wordt de volgende planning gehanteerd:
Activiteiten | Datum |
Uiterste datum indiening vragen door inschrijvers | 2 september 2020 |
Uiterste datum voor de beantwoording | 10 september 2020 |
Sluitingsdatum indiening offerte op het e- tendering platform | 18 september 2020 vóór 11u |
Opening ontvangen aanbiedingen | 18 september 2020 na 11u |
Goedkeuring evaluatierapport door de IBOD | 15 oktober 2020 |
Verzenden (voorlopige) gunnings- /afwijzingsbeslissing | 19 oktober 2020 |
Xxxxxx wachttermijn van 15 dagen | 4 november 2020 |
Verwachte ingangsdatum contract | 5 november 2020 |
De hierboven genoemde data en tijdstippen voor het stellen van vragen en het indienen van offertes zijn vast en gelden als uiterste termijn. Alle overige hierboven genoemde data zijn streefdata. Aan de planning kunnen geen rechten worden ontleend. Indien gedurende het verloop van de procedure in
enige fase vertraging optreedt of sneller wordt beslist, zullen de daarop volgende fasen evenredig in tijd aangepast worden.
Mocht over de aangeleverde gegevens in een offerte onduidelijkheden bestaan, dan kan Rikolto International S.O.N. daarover aan de betreffende inschrijver aanvullende informatie / toelichting vragen.
De definitieve gunning van de opdracht aan de winnende inschrijver vindt plaats na afloop van de wachttermijn, indien geen van de inschrijvers binnen de wachttermijn tegen de voorgenomen
gunning een schorsing in UDN (“uiterst dringende noodzakelijkheid”) heeft ingesteld bij de Raad van State.
Rikolto International S.O.N. heeft geen verplichting de opdracht toe te wijzen. Ze kan zowel afzien van het gunnen van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Ook in dat geval worden door Rikolto International geen kosten vergoed van enigerlei gemaakte kosten, of schade ontstaan in het kader van de staking van de procedure.
Indienen van de offertes
2.2.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
Behalve eventuele varianten mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. Elke deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.
De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten diegene aanduiden die de combinatie ten overstaan van de aanbesteder zal vertegenwoordigen.
De aanbesteder verplicht het toepassen van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte.
De offertes moeten vóór 18 september (en vóór 11u00) in het bezit zijn van de aanbesteder.
Als de inschrijver in de opdrachtdocumenten fouten of weglatingen vaststelt die de prijszetting of de vergelijking van de offertes onmogelijk maakt, moet hij dit onmiddellijk schriftelijk melden, uiterlijk zestien (16) dagen vóór de uiterste datum en het uiterste uur voor de indiening van de offerte.
De communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbesteder en de ondernemers, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes, dient, in alle fasen van de plaatsingsprocedure, uitgevoerd te worden met behulp van elektronische communicatiemiddelen.
De elektronische offertes moeten verstuurd worden via de internetsite e-tendering xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, die de naleving waarborgt van de voorwaarden bepaald in artikel 14, §6 en §7 van de wet van 17 juni 2016.
De aanbesteder maakt de inschrijvers achtzaam op het feit dat een offerte verzonden via mail niet beantwoordt aan de voorwaarden van artikel 14, §6 en §7 van de wet van 17 juni 2016.
Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte geregistreerd worden.
Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-procurement helpdesk op het nummer: x00 (0)0 000 00 00.
2.2.2. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
De wijzigingen of intrekking van een reeds ingediende offerte moet de voorwaarden van art. 43 van het KB van 18 april 2017 respecteren.
In de offerte te vermelden gegevens
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de algemene principes van de artikelen 4, 5, 6, 7 en 11 van de wet van 17 juni 2016, die op deze plaatsingsprocedure van toepassing zijn.
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage D gevoegde offerteformulier en bijlage E Overzicht leden van het controleteam en inventaris bestek te gebruiken. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.
De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbesteder.
Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend.
Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht.
Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.
De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte en bijlagen:
Voor post 1:
het totaalbedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. BTW); het bedrag van de BTW;
het totaalbedrag van de offerte in letters en in cijfers (incl. BTW);
een eenheidsprijs per dag opgeven (excl. BTW) (met details per profiel); het maximum aantal dagen dat zal worden gefactureerd;
het geraamde maximumbudget per jaar voor onderhavige opdracht (excl. BTW); Het geldend BTW percentage
Voor post 2:
de forfaitaire eenheidsprijs in letters en in cijfers (excl. BTW); het bedrag van de BTW;
de forfaitaire eenheidsprijs in letters en in cijfers (incl. BTW);
Gewogen gemiddelde (uurtarief) voor de uitvoering van ad hoc-opdrachten op basis van opgegeven tarief per uur en het gewicht voor elk van 3 vermelde profielen
Voor post 1 en 2:
de handtekening van het indieningsrapport van de bevoegde of gemandateerde perso(o)nen, naargelang het geval, om de inschrijver te verbinden;
de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte onderteken(t)en;
het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);
De prijzen worden in de offerte in euro uitgedrukt, en tot twee decimalen opgegeven.
Prijs
Door het indienen van zijn offerte erkent de inschrijver dat alle toebehoren die nodig zijn voor de uitoefening van zijn taken, integraal deel uitmaken van de opdracht met het oog op het verrichten van alle prestaties, zonder uitzondering en/of voorbehoud.
De inschrijver wordt dus geacht zijn offertebedrag te hebben vastgesteld volgens zijn eigen bewerkingen, berekeningen en ramingen, rekening houdend met de inhoud en de omvang van de opdracht.
De eenheidsprijzen en de globale prijzen voor iedere post van de inventaris worden opgegeven met inachtneming van de betrekkelijke waarde van die posten ten opzichte van het totale offertebedrag. Alle algemene en financiële kosten alsmede de winst worden, in verhouding tot hun belangrijkheid, verdeeld over de onderscheiden posten.
Zijn inbegrepen in de prijzen van de opdracht alle heffingen welke de opdracht belasten, met uitzondering van de btw. Wat de btw betreft, schrijft de aanbesteder voor dat de inschrijver verplicht is in de offerte de aanslagvoet van de btw te vermelden. Indien verschillende aanslagvoeten toepasselijk zijn, wat hier het geval is aangezien de facturen per regio lokaal dienen opgemaakt te worden, dient de inschrijver voor elke aanslagvoet de desbetreffende posten van de inventaris op te geven. Een indicatie van budgetten per regio kan teruggevonden worden in de appendices van het jaarrapport 2019 die is gepubliceerd op onze website. ( xxxxx://xxxxxx.xxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx_xxxxxx_0000.xxx)
Bij de evaluatie van de offertebedragen houdt de aanbesteder rekening met de voor haar werkelijke kost.
De volgende elementen zijn onder andere inbegrepen in de prijs de administratie en het secretariaat;
Personeelskosten
de verplaatsing, het vervoer en de verzekering;
de documentatie die met de diensten verband houdt;
de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering; de voor het gebruik noodzakelijke vorming;
in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun prestaties in het kader van onderhavige opdracht;
out-of-pocket expenses (verplaatsingsonkosten,…), IBR-bijdrage, maaltijdvergoeding en administratieve kost.
Andere…
De inschrijver kan geen aanspraak maken op vergoedingen voor onderzoeks- of andere kosten die hij heeft gemaakt voor de indiening van een offerte in het kader van deze opdracht.
Rikolto International behoudt zich het recht voor bijkomende inlichtingen op te vragen teneinde het tot stand komen van de gevraagde prijs te onderzoeken.
Voor onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk met uitzondering van de beschreven herzieningsclausules
Prijsvaststelling
Deze opdracht wordt beschouwd als een opdracht met gemengde prijsvaststelling, conform artikel 2, 6° van het KB Plaatsing:
post 1: prijsvaststelling tegen globale prijs (GP): de inschrijver geeft een jaarlijkse, forfaitaire, totale, globale prijs in euro op. Dit jaarlijkse bedrag dekt alle verrichtingen ongeacht de aard, met inbegrip van de acties en het inwinnen van nuttige inlichtingen met het oog op de attestering van de jaarrekeningen van elk betrokken boekjaar;
post 2: prijsvaststelling tegen prijslijst: de inschrijver geeft voor het uitvoeren van ad hoc opdrachten het ereloon in euro per uur per profiel op. Hierbij is de eenheidsprijs forfaitair. De eenheid = uur. Op basis hiervan wordt het gewogen gemiddelde berekend per uur, dit rekening houdende met de in de inventaris opgegeven gewichten.
Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 75 kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes.
Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden
De inschrijvers voegen bij hun Offerte (Bijlage D) en Overzicht leden van het controleteam en inventaris bestek (Bijlage E):
alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria, uitsluitingsgronden en gunningscriteria;
Oplijsting van het team dat met de uitvoering van de opdracht belast zou kunnen worden (Bijlage E), aangevuld met de cv’s van de revisor en medewerkers waar hun beroepscompetenties, ervaring, deskundigheid en taalvaardigheden worden vermeld.
De referentieopdrachten van de inschrijver. Dit gedeelte moet minstens drie (3) referentieopdrachten beschrijven die de inschrijver gedurende de drie voorbije jaren tot een goed einde bracht en minstens de volgende gegevens vermelden: naam van de openbare of privé-afnemers, activiteit, naam, functie, telefoonnummer en e-mail van een contactpersoon, duur, waarde van het contract. (cfr Bijlage F)
Document voor beschrijving van de methodologische benadering en planning van de tussenkomst (cfr Bijlage G)
Indien de inschrijver de intentie heeft te werken met onderaanneming, moet hij dat deel van de opdracht preciseren evenals de gegevens van de betrokken onderaannemers. (cfr Xxxxxxx X)
x Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (zie ook bijlage I)
Een verklaring inzake de omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren, tenzij de totale omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geraadpleegd.
een verklaring dat de inschrijver een verzekering heeft afgesloten voor beroepsrisico’s
het bewijs van lidmaatschap van de revisor van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR)
de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen;
3. Selectie - Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria
De selectie
De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de selectiecriteria hieronder opgenomen.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria zoals hieronder vermeld, worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes o.b.v. de gunningscriteria vermeld in dit bestek, voor zover de ingediende offertes regelmatig zijn.
Door het indienen van zijn offerte, vergezeld van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), verklaart de inschrijver officieel op eer:
1° dat hij zich niet in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgevallen bevindt, waardoor hij moet of kan uitgesloten worden;
2° dat hij beantwoordt aan de selectiecriteria die door de aanbesteder voor deze opdracht werden opgesteld.
De aanbesteder kan de kandidaat tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.
De inschrijver is niet verplicht ondersteunende documenten of andere bewijsstukken over te leggen indien en voor zover de aanbesteder de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door raadpleging van een gratis toegankelijke nationale databank in een lidstaat.
Behoudens uitsluitingsgronden m.b.t. fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekende autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen.
3.1.1. Uitsluitingscriteria
Verplichte uitsluitingsgronden
1° deelneming aan een criminele organisatie; 2° omkoping;
3° fraude;
4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;
5° witwassen van geld of financiering van terrorisme; 6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.
De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.
De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze procedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:
a) geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of
b) die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.
Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op straffe van uitsluiting, dat hij, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro.
Indien het attest in bezit van de aanbesteder niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen
i.v.m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.
Facultatieve uitsluitingsgronden:
1° indien de aanbesteder met elk passend middel aantoont dat de inschrijver de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden;
2° wanneer inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in
andere nationale reglementeringen;
3° wanneer de aanbesteder kan aantonen, met elk passend middel, dat inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
4° wanneer de aanbesteder over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging;
5° wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 van de wet niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen;
6° wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van inschrijver bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 van de wet heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;
7° wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens eerdere aanbestedingen en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
8° wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 73 van de wet over te leggen;
9° wanneer inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbesteder onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.
3.1.2. De kwalitatieve selectie
Wanneer een inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij verplicht voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht evenals het engagement van die derde of derden die hem ter beschikking staan.
Indien de inschrijver de intentie heeft te werken met onderaanneming, moet hij dat deel van de opdracht preciseren evenals de gegevens van de betrokken onderaannemers. (zie bijlage H)
Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver
De inschrijver moet tijdens één van de laatste drie boekjaren een omzetcijfer inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de diensten die in dit bestek worden beschreven, hebben gerealiseerd van tenminste 400.000 EURO. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake deze omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren, tenzij de totale omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geraadpleegd (dit zijn de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België, opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet ingevuld werd).
De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekeningen die onlangs werden goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werden gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedgekeurde jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent.
Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver
Eerste criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver
De inschrijver moet over voldoende bekwaam personeel beschikken om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren.
De inschrijver voegt bij zijn offerte een oplijsting van het team dat met de uitvoering van de opdracht belast zou kunnen worden, aangevuld met de cv’s van de revisor en medewerkers (al dan niet in onderaanneming) waar hun beroepscompetenties, ervaring, deskundigheid en taalvaardigheden worden vermeld (Bijlage E).
Tweede criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver
De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst met tenminste 3 referentie opdrachten (met betrekking tot de laatste 3 jaar) toe waarbij zijn ervaring als externe auditor wordt beschreven. Minstens de volgende gegevens dienen vermeld te worden: naam van de openbare of privé-afnemers, activiteit, naam, functie, telefoonnummer en e-mail van een contactpersoon, duur, waarde van het contract. (Bijlage F)
Derde criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver.
De inschrijver moet erkend zijn door het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.
Regelmatigheid van de offertes
De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid.
Substantieel onregelmatige offertes zullen worden geweerd.
Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
Gunningscriteria
Rikolto International S.O.N. zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding en dit op basis van onderstaande gunningscriteria, met opgave van het toegekende gewicht.
De uiteindelijke score voor iedere offerte is een score op 100 en wordt bekomen door de toegekende punten voor de gunningscriteria bij elkaar op te tellen.
Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.
Er zijn 4 gunningscriteria waarvan 3 criteria voor post 1:
Jaarlijkse totale, globale prijs in euro voor de dienstverlening (40 punten); De inschrijver dient bijlage D offerteformulier en bijlage E Overzicht leden van het controleteam en inventaris bestek in te vullen en toe te voegen aan de offerte.
Aantal werkuren uitgedrukt in AUEB (Aantal Uren Equivalent Bedrijfsrevisor) (25 punten); De inschrijver dient de bijlage E Overzicht leden van het controleteam en inventaris bestek in te vullen en toe te voegen aan de offerte.
Auditbenadering (25 punten);
De inschrijver gebruikt Bijlage G Document voor beschrijving van de methodologische benadering en planning van de tussenkomst van onderhavig bestek voor de desbetreffende beschrijving en voegt dit document toe aan de offerte. Daarbij aansluitend kan de inschrijver ook de gewenste planning (Bijlage B) en het rapport terugvinden (genaamd ‘Reporting Pack’ in Bijlage C) die de financiële managers in de verschillende regio’s gebruiken. De huidige planning is een retro-actieve planning gebaseerd op de rapporteringsverplichtingen tegenover onze grootste donoren en de jaarlijkse neerlegging. De Reporting Pack is een excel-format die Rikolto reeds enige tijd gebruikt en die in het verleden door de revisor werd aangewend als basis voor de controle.
en 1 criteria voor post 2:
Gewogen gemiddelde van de opgegeven eenheidsprijs in euro per uur voor de drie in onderhavig bestek opgenomen profielen, dit rekening houdende met de opgegeven gewichten (10 punten);
De inschrijver geeft in de inventaris (cfr. Bijlage E van onderhavig bestek) het gewogen gemiddelde op voor de ad hoc-dienstverlening, dit op basis van de eveneens in de inventaris opgegeven profielen en gewichten
De quotering voor de 4 gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbesteder de juistheid van zijn verklaring in het kader van het UEA geverifieerd heeft.
4. Beoordelingsprotocol
De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt:
PRIJS ASPECT
Het gunningscriterium 1 (40 punten)zal beoordeeld worden aan de hand van de volgende formule:
B = (laagsteP / Pofferte) x Z
B = aantal punten behaald door de onderzochte offerte
LaagsteP = jaarlijks bedrag van de laagste regelmatige offerte, inclusief btw Pofferte = jaarlijks bedrag van de onderzochte offerte, inclusief btw
Z = aantal punten toegekend aan het criterium ‘jaarlijkse totale, globale prijs in euro, inclusief btw’
De inschrijver met de laagste prijs krijgt het maximaal aantal van punten.
Het gunningscriterium 4 zal beoordeeld worden aan de hand van de volgende formule:
C = (laagsteP / Pofferte) x Z
C = aantal punten behaald door de onderzochte offerte
LaagsteP = bedrag (gewogen gemiddelde (…euro/uur)) van de laagste regelmatige offerte, inclusief btw
Pofferte = bedrag (gewogen gemiddelde (…euro/uur)) van de onderzochte offerte, inclusief btw
Z = aantal punten toegekend aan het criterium ‘gewogen gemiddelde (…euro/uur) voor de uitvoering van ad hoc-dienstverlening, inclusief btw’
De inschrijver met de laagste prijs krijgt het maximaal aantal van punten.
KWALITEIT ASPECT
Het gunningscriterium 2 wordt geëvalueerd op basis van aantal werkuren uitgedrukt in AUEB (Aantal Uren Equivalent Bedrijfsrevisor) (25 punten)
De inschrijver specificeert in de inventaris (cfr. Bijlage E ) het aantal uren dat hij heeft ingeschat voor de uitvoering van de opdracht (per boekjaar). Dit detail wordt verstrekt in functie van de vier volgende categorieën van interveniënten in het kader van de uitvoering van de opdracht:
o Bedrijfsrevisor permanent vertegenwoordiger
Het betreft de natuurlijke persoon bedrijfsrevisor die de attestatie zal ondertekenen.
o Bedrijfsrevisor medewerker
Het betreft de persoon (de personen) die de hoedanigheid van bedrijfsrevisor heeft (hebben) en die instaat (instaan) voor de uitvoering en/of leiding van de audit.
o Stagiair bedrijfsrevisor
Het betreft de medewerkers die de hoedanigheid van stagiair bedrijfsrevisor hebben.
o Andere medewerkers
Het betreft elke andere medewerker die noch bedrijfsrevisor, noch stagiair bedrijfsrevisor is.
De aanbesteder zet vervolgens het totaal aantal uren om in een Aantal Uren Equivalent Bedrijfsrevisor (AUEB), dit met toepassing van de volgende coëfficiënten in functie van de interveniënt:
o Bedrijfsrevisor permanent vertegenwoordiger: 1
o Bedrijfsrevisor medewerker: 0,8
o Stagiair bedrijfsrevisor: 0,6
o Andere medewerker: 0,5
De aanbesteder quoteert vervolgens voor elke regelmatige offerte het AUEB. Hiervoor wordt de volgende formule gebruikt:
- A = (AUEBofferte / AUEBhoogst) x Z
A = aantal punten behaald door de onderzochte offerte
AUEBofferte = Aantal Uren Equivalent Bedrijfsrevisor van de onderzochte offerte AUEBhoogst = hoogst Aantal Uren Equivalent Bedrijfsrevisor van de regelmatige
offertes
Z = aantal punten toegekend aan het criterium ‘urenaantal’
De offerte met het hoogste aantal uren uitgedrukt in AUEB krijgt het maximum aantal punten.
Bij het gunningscriterium 3, met betrekking tot de auditbenadering, wordt op basis van onderstaand model (minimaal tot uitstekend) de volgende aspecten beoordeeld (25 punten):
voorstelling van het werkprogramma, beschrijving van de uit te voeren controlewerkzaamheden (in hoofdkantoor enerzijds en de regionale kantoren anderzijds), permanent dossier, controledossier; (5 punten)
beschrijving en kennis van de bijzonderheden van de activiteitensector van de te controleren entiteit (invloed van sectorale regelgevingen, voorschriften van de toezichthoudende overheid, enz.); (10 punten)
Relatie met de interne audit van Rikolto International S.O.N.: (5 punten)
beschrijving van de planning van de tussenkomst, controleperiode, inventaris, enz. (5 punten)
Bij de evaluaties wordt rekening gehouden met
o de werkmethode en de beoogde manier van samenwerken met Rikolto International
S.O.N. Het resultaat van de evaluatie van dit criterium is afhankelijk van hoe relevant, duidelijk en nauwkeurig het antwoord is.
o Met de mate waarin de methodologie van de inschrijver een antwoord biedt aan de behoefte van Rikolto International. Met andere woorden, in welke mate heeft de inschrijver de opdracht goed begrepen.
o De mate waarin garanties kunnen aangeboden worden dat deadlines van een overeengekomen planning nageleefd worden zonder dat de aanbesteder tussen moet komen om de deadline te behalen en zonder in te boeten op de kwaliteit van de geleverde diensten
De beoordeling van criteria 3 zal gebeuren aan de hand van onderstaand model, waarbij het resultaat bepaald wordt door de vermenigvuldiging van de score met het gewicht
van dit criterium
Minimaal Multiplicator 0 Redelijk Multiplicator 1/3 Goed Multiplicator 2/3 Uitstekend Multiplicator 1
5. Facturatie en betaling
De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) en het ondergetekende auditrapport, indien het betrekking heeft op de diensten voor de hoofdzetel, naar het volgende (email)adres:
Rikolto International S.O.N.
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx Xxxxx xxx Xxxxxxx
tel: 000 00 00 00
De facturen voor diensten die uitgevoerd zijn in de regio’s dienen verstuurd te worden naar het adres van het desbetreffende regionale kantoor.
Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De factuur moet minimaal de volgende gegevens vermelden:
▪ In geval van bestelbon: datum en documentnummer van de bestelbon van de opdrachtgever;
▪ Referentienummer (indien van toepassing)
▪ Omschrijving opdracht;
▪ Prijs post + opbouw prijs (bv. eenheidsprijs, aantal eenheden, …);
▪ btw (tarief en bedrag);
▪ Ondernemingsnummer
De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen en voor zover de aanbesteder tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.
Indien de opdrachtdocumenten geen afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering.
De factuur moet in de lokale munteenheid worden opgesteld. (met lokale aanslagvoet= BTW)
6. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer
Algemene aansprakelijkheid van de opdrachtnemer
De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen.
De opdrachtnemer vrijwaart de aanbesteder bovendien tegen elke schadevergoeding die de opdrachtnemer aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de opdrachtnemer.
Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbesteder meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
De opdrachtnemer verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbesteder.
Onderaannemers
De inschrijver is steeds verantwoordelijk voor de integrale opdracht, zelfs indien hij beroep doet op onderaannemers voor het uitvoeren van een gedeelte van de taken. De aanbesteder heeft geen enkele contractuele band met onderaannemers. De onderaannemers mogen zich niet in een uitsluitingssituatie bevinden zoals bedoeld in artikel 67 van de wet van 17/06/2016, tenzij de betrokken aannemer, leverancier of dienstverlener conform artikel 70 van diezelfde wet aantoont dat hij voldoende maatregelen getroffen heeft om zijn betrouwbaarheid te bewijzen.
Elke wijziging die wordt aangebracht bij de onderaannemers moet onmiddellijk meegedeeld worden aan de contactpersoon van Rikolto International die hiermee akkoord moet gaan.
Verzekeringen
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig (30) dagen na de sluiting van de opdracht bewijst de opdrachtnemer dat hij die verzekeringen is aangegaan middels een attest dat de reikwijdte vermeldt van de gewaarborgde aansprakelijkheid die vereist is door de opdrachtdocumenten. Op elk moment tijdens de uitvoering van deze opdracht kan de opdrachtnemer dergelijk attest voorleggen binnen vijftien dagen na het verzoek van de aanbesteder.
7. Bescherming van persoonsgegevens en van de persoonlijke levenssfeer
De opdrachtnemer dient er zich van bewust te zijn dat de aanbesteder een bijzonder belang hecht aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de verplichtingen met betrekking tot persoonsgegevens zoals voorzien in de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, strikt na te leven. Indien de opdrachtnemer redelijkerwijs van mening is dat er bijkomende afspraken dienen te worden gemaakt om te voldoen aan deze wetgeving, dan zal de opdrachtnemer dit proactief melden aan de aanbesteder. De opdrachtnemer is hoe dan ook gehouden om te goeder trouw samen te werken met de aanbesteder om te allen tijde de relevante bepalingen van deze wetgeving na te leven.
8. Geschillen
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven. De voertaal is het Nederlands.
De aanbesteder is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbesteder elke vordering van schadevergoeding aan derden in dit verband.
BIJLAGEN
Bijlage A: Jaarrekening 2019 Rikolto International S.O.N. Bijlage B: Gewenste Audit Planning
Bijlage C: Reporting Pack Bijlage D: Offerteformulier
Bijlage E: Overzicht leden van het controleteam en inventaris bestek Bijlage F: Specificatie van de referenties
Bijlage G: Document voor beschrijving van de methodologische benadering en planning van de tussenkomst
Bijlage H: Lijst van onderaannemers
Bijlage I: Richtlijnen om het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in te vullen. Bijlage J: het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
GOEDGEKEURD:
Leuven, 31 juli 2020
Xxxxx Xxxxx, uitvoerend directeur