BELGISCH KAMPIOENSCHAP VELDLOPEN MASTERS

BELGISCH KAMPIOENSCHAP VELDLOPEN MASTERS

ORGANISATIEOVEREENKOMST voor 2022

Onder voorbehoud van het integraal respecteren van de rechten en plichten vermeld in huidige overeenkomst.

De Koninklijke Belgische Atletiekbond, vzw, hierna genoemd als “KBAB”, eigenaar van de benaming “Belgisch Kampioenschap”,

verleent aan de vereniging …………………., hierna organisator genoemd, die tijdig haar kandidatuur heeft gesteld bij de VAL, kandidatuur die werd weerhouden, het recht het BELGISCH KAMPIOENSCHAP VELDLOPEN MASTERS, hierna genoemd « kampioenschap » te organiseren op …………………..

1. RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE KBAB

1.1. De KBAB zal in overleg met de organisator afspraken maken omtrent sponsoring en publiciteit, en dat in de ruimste zin. De KBAB duidt in overleg de plaats van de publiciteit op de omloop aan.

1.2. De KBAB zal samen met de organisator bepalen welke sponsors vermeld worden op alle drukwerk en uitnodigingen in verband met dit kampioenschap.

1.3. De KBAB vertrouwt de organisatie toe aan een vereniging of een associatie van verenigingen, na opvraging van kandidaturen.

1.4. De KBAB vertrouwt de samenstelling van de jury toe aan de nationale commissie voor juryleden. Deze zal bij de samenstelling rekening houden met de sportieve en financiële aspecten.

1.5. De KBAB stelt het organisatiecomité samen, dat omvat:

- een meetingleider

- een verantwoordelijke voor het protocol (één van de voorzitters of hun vertegenwoordiger)

- een tweetalige speaker(of 1 Nederlandstalige en 1 Franstalige)(*)

(*) in akkoord met de KBAB kan deze taak worden ingevuld door leden van de organiserende vereniging;

1.6. De KBAB voorziet in medailles voor de atleten op het podium. Er is een klassement voor mannen en vrouwen per leeftijdscategorie. Xxxxxxx komen enkel in aanmerking voor de titel in hun eigen leeftijdscategorie. Wanneer een atleet (of een groep atleten) een foute route aflegt, is het mogelijk dat podiumplaatsen/titels niet worden toegekend op voorwaarde dat de fout bij de organisator ligt.

2. RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE ORGANISERENDE VERENIGING

2.1. Algemeenheden (te bevestigen in de kandidaatstelling)

2.1.1. Het evenement moet plaatsvinden volgens de reglementen van de KBAB en World Athletics (WMA).

2.1.2. Elektronische tijdopname met chips en visualisatie met tijdsklok (minimum aan aankomst), het gebruik van scanners is een alternatief.

2.1.3. Kleedkamers in onmiddellijke omgeving met sanitaire installatie (WC en stortbaden), in verhouding met het aantal deelnemers.

2.1.4. Afzonderlijk lokaal (50m²) voor het secretariaat met tafels en stoelen, stopcontacten en alle nodige materiaal (PC, kopieermachine) noodzakelijk voor wedstrijdadministratie en resultatenverwerking.

2.1.5. Degelijke geluidsinstallatie, duidelijk hoorbaar in de startzone en de aankomstzone.

2.1.6. Lokaal of overdekte ruimte voor de aanmelding.

2.1.7. Gereserveerde parking voor VIP, jury en organisatiecommissie.

2.1.8. Voldoende parking nabij de vertrek-en /of aankomstplaats.

2.1.9. Overdekte cafetaria.

2.1.10. Bewegwijzering naar de wedstrijdplaats en de verschillende lokalen.

2.2. Sponsoring

2.2.1. De spandoeken van de KBAB sponsors dienen opgehaald en teruggebracht te worden door de organisator op de bondszetel. De teruggave dient binnen de 48 uur te gebeuren na het kampioenschap. De organisator mag in overleg met de KBAB zijn sponsors aanbrengen.

2.2.2. De organisator plaatst de spandoeken volgens de richtlijnen van de KBAB (cfr.1.1)

2.2.3. De lokale sponsors mogen in geen geval in concurrentie komen met deze van de KBAB. Zij moeten voor akkoord worden voorgelegd aan de KBAB, uiterlijk 2 maanden voor het kampioenschap.

2.2.4. De logo’s van de KBAB sponsors moeten voorkomen op alle drukwerk i.v.m. het

kampioenschap.

2.2.5. Indien een bijkomende sponsor gebruikt wordt op de startnummers dient voorafgaand het akkoord van de KBAB te worden gevraagd.

2.3. Beschikkingen betreffende het kampioenschap

2.3.1. De organisator stelt het nodige personeel ter beschikking van de meetingleider voor plaatsing van de publiciteit.

2.3.2. De organisator voorziet een neutrale zone waar het podium wordt geïnstalleerd.

2.3.3. De organisator voorziet een verantwoordelijke voor de podiumceremonies.

2.3.4. De organisator voorziet een lokaal voor dopingcontrole, met min.2 wc ‘s, stoelen en tafel alsook een afzonderlijke wachtkamer voor minstens 4 personen. Hij zorgt voor voldoende fris water in ongeopende glazen flessen.

2.3.5. De organisator dient de auteursrechten en alle andere taksen te hebben voldaan.

2.3.6. De organisator voorziet een bemande EHBO post met een ziekenwagen.

2.3.7. De organisator duidt duidelijk aan waar de aanmeldingen gebeuren.

2.3.8. De organisator bezorgt aan de meetingleider en scheidsrechter minimum 2 consumptiebonnen bestemd voor de aangeduide juryleden en leden van het organisatiecomité.

2.3.9. De organisator voorziet op het einde van het kampioenschap een receptie voor de genodigden van de KBAB en de eigen genodigden van de vereniging, de juryleden en de leden van de organisatiecommissie.

2.3.10. De organisator zorgt ervoor dat de resultaten zo vlug mogelijk, en uiterlijk binnen de 24 uur op zijn website verschijnen. Hij zal ze tezelfdertijd per mail aan de VAL en de LBFA bezorgen, en verspreidt ze tevens naar de persagentschappen. De resultaten zullen verplicht de volgende gegevens bevatten:

- Rangschikking;

- Startnummer (door organisator ter beschikking gesteld)**;

- Naam en voornaam (in deze volgorde);

- Officiële tijd;

- VAL/LBFA-nummer;

- Club (officiële afkorting);

- Geboortedatum;

- Leeftijdscategorie (volgens KBAB officiële indeling).

** Bij gebruik van eigen startnummers door de organisatie geldt volgende regelgeving:

• De huidige startnummersponsors van de KBAB dienen in de voorziene afmetingen, kleuren en design aangebracht op het startnummer. (Cfr KBAB-startnummers van het lopende seizoen)

• Wanneer enkel de organisatiesponsor(s) vermeld staan op de startnummers, dient de organisator €1000 te betalen aan de KBAB om tegemoet te komen aan de inkomstenderving van de KBAB-sponsors.

• Wanneer zowel de KBAB-sponsors als de organisatiesponsors vermeld staan op deze startnummers, dient de organisator €500 te betalen aan de KBAB.

3. FINANCIELE BEPALINGEN

3.1. Voor de organisatie van dit Kampioenschap wordt geen organisatierecht gevraagd.

3.2. De KBAB neemt ten laste:

- de kostprijs van de medailles

- de kosten van de door haar geëiste dopingcontroles

- 50% van de jurykosten die ze terugstort na het ontvangen van een factuur uitgereikt door de organiserende club

- een tussenkomst van 1,5 euro per jurylid en lid van de organisatiecommissie voor de sluitingsreceptie

3.3. Alle inkomsten zijn voor de organisator

3.4. De organisator neemt alle kosten voor het organiseren van het evenement op zich, zoals de resterende kosten van de jury en organisatiecommissie, alsook alle installatiekosten, het ophalen en terugbrengen op de KBAB van de publiciteitsspandoeken enz.

4. SLOTBEPALINGEN

4.1. Bij het indienen van het dossier moet de kandidaat-organisator zich akkoord verklaren met alle bepalingen die in huidige overeenkomt staan vermeld.

4.2. De KBAB behoudt zich het recht voor om, uiterlijk 2 maand voor datum, zich ter plaatse te begeven om na te gaan of alle voorwaarden vervat in punt 2.1. van de huidige overeenkomst zijn vervuld. Indien niet kan zij, in voorkomend geval, de organisatie van het kampioenschap aan de organisator ontnemen.

4.3. De KBAB behoudt zich het recht voor alle kosten te verhalen op de organisator die kunnen voortvloeien uit een overtreding van de overeenkomst door de organisatie.

4.4. Bij vaststelling van een overtreding op huidige overeenkomst, kan de overeenkomst éénzijdig, en ten allen tijde, verbroken worden door de KBAB.

4.5. Alle in deze overeenkomst niet voorziene gevallen zullen door de KBAB worden beslecht. Deze beslissingen zijn onherroepelijk.

Huidige overeenkomst werd opgesteld in evenveel exemplaren als er partijen zijn, elk van hen verklaart in het bezit te zijn gesteld van zijn exemplaar na het te hebben ondertekend en er de handgeschreven vermelding “gelezen en goedgekeurd” te hebben op aangebracht.

0000 Xxxxxxx, op

Voor de organisator Voor de KBAB

(2 gemachtigde personen, waaronder de secretaris of de voorzitter)