COLLECTIEF ONDERZOEKSPROJECT COOCK

• Het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, B.S. 14 februari 2013 (hierna “AUR” genoemd);

• De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, B.S. 21 juni 2013 (hierna “Rechtsbeschermingswet” genoemd);

• De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, van toepassing sinds 25 mei 2018 en de hierbij aansluitende Belgische wetgeving en uitvoeringsbesluiten inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

• Vlaams Decreet van 8 juni 2018 Decreet houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (hier afgekort als “AVG Decreet”). Alle wijzigingen en aanvullingen op voormelde wet en besluiten.

1.2 Non-discriminatie

De aanbesteder ziet erop toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtneming van de anti- discriminatiewetgeving.

1.3 Afwijkingen op de algemene uitvoeringsregels (art. 9, § 4, AUR)

De aanbesteder ziet af van het vragen van een borgtocht (artikels 25 tot en met 33 AUR) omwille van het gegeven dat de voorziene betalingsmodaliteiten in schijven de aanbesteder reeds op genoegzame wijze een financiële hefboom verschaffen om te vermijden dat een in gebreke blijvende inschrijver reeds volledig vergoed werd in een eerder stadium.

Gelet op de beperktere omvang van de opdracht zou het vragen van een borgstelling bovendien administratief en organisatorisch gezien een disproportionele belasting uitmaken.

1.4 Vertrouwelijkheid

De inschrijver verbindt zich ertoe de informatie die door de aanbesteder ter beschikking gesteld wordt binnen het kader van deze RFP vertrouwelijk te behandelen. Dit geldt eveneens voor alle andere informatie die de aanbesteder mondeling, schriftelijk of elektronisch kenbaar maakt aan de inschrijver, gerelateerd aan het project in het algemeen.

Onder vertrouwelijke informatie/vertrouwelijke gegevens valt niet:

• Informatie die op het ogenblik van de bekendmaking deel uitmaakt van de openbaarheid.

• Informatie waarvan kan worden aangetoond dat ze reeds bekend was voor het doornemen van deze RFP.

• Informatie die rechtmatig ontvangen is van derden die gerechtigd zijn deze informatie vrij te geven.

De inschrijver stemt ermee in om de vertrouwelijke informatie die hem bekendgemaakt werd:

• Strik vertrouwelijk te behandelen.

• Niet te gebruiken voor andere doeleinden dan het opstellen van de offerte.

• Niet te vermenigvuldigen.

• Niet over te dragen aan derden en/of werknemers tenzij dit noodzakelijk is voor het opstellen van de offerte. Deze laatsten verbinden zich ook tot dezelfde geheimhoudingsplicht.

De aanbesteder verbindt zich ertoe de informatie uit de offerte van de inschrijver vertrouwelijk te behandelen.

Beide partijen zullen alle redelijkerwijs noodzakelijke maatregelen nemen teneinde het vertrouwelijke karakter van deze informatie te waarborgen.

1.5 Niet-gunning (art. 85 WOO)

De aanbesteder is niet verplicht tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. Hij behoudt zich het recht voor om, op gemotiveerde wijze, af te zien van het gunnen of het sluiten van de opdracht of om de procedure te herbeginnen, desnoods op een andere wijze.

1.6 AVG / GDPR-conformiteit

De inschrijver beschikt over een rechtmatige grondslag, zoals toestemming, gerechtvaardigd belang, … in de zin van art. 6 Algemene Verordening Gegevensbescherming, om bepaalde persoonsgegevens aan de aanbesteder over te maken, in zoverre dit noodzakelijk is in het kader van de plaatsingsprocedure.

Alle persoonsgegevens die door de inschrijver tijdens deze plaatsingsprocedure worden overgemaakt aan de aanbesteder, zullen door deze worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). De persoonsgegevens zullen uitsluitend met het oog op de plaatsingsprocedure (en gebeurlijke gunning/sluiting van de opdracht) worden verwerkt.

De toegang tot en de inzage in de documenten worden beperkt tot personen voor wie de toegang en inzage vanuit hun functie nodig zijn in het kader van de deze opdracht.

De persoonsgegevens zullen worden verwerkt en opgeslagen op de IT-systemen van VIL.

De persoonsgegevens worden, in overeenstemming met art. 164 §4 van de Wet Overheidsopdrachten, net zoals de overige documenten die aan VIL worden overgemaakt, gedurende 10 jaar bewaard. Verdere informatie m.b.t. het privacy beleid kan gevonden worden op de volgende webpagina: xxxxx://xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/.

2 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

2.1 Aanbesteder, contactgegevens en communicatiemiddelen

De aanbesteder is VIL vzw, gevestigd te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxxx 00. Contactgegevens VIL-projectleiders:

1. Xxxx Xx Xxxxxx, xxxx.xxxxxxxx@xxx.xx, x00 000 00 00 00

2. Xxxxx Xxxxxxxx, xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx, x00 000 00 00 00

Alle communicatie met betrekking tot deze opdracht dient de verwijzing “HBC.2022.0108 Florlog” te vermelden.

2.2 Beschrijving van de opdracht

2.2.1 Inleiding

Als Speerpuntcluster Logistiek wenst VIL de competitiviteit van de bedrijven in de logistieke sector te verhogen door duurzame en innovatieve concepten en technologieën te implementeren.

Met de steun van VLAIO werd het VIL COOCK-project “Florlog” gelanceerd (xxx.xxx.xx/xxxxxxx/Xxxxxxx).

2.2.2 Doelstelling project

VIL wil met het project Florlog, in samenwerking met Viaverda, een optimaal toekomstgericht omnichannel model voor de Vlaamse sierteeltsector uittekenen, rekening houdend met de inplanting van tuinders, handelaars en klanten. Het model zal de sector toelaten om de rentabiliteit van de huidige activiteiten te verhogen en de opportuniteiten van de groeiende e-commerce maximaal te benutten.

Om de efficiëntieverbetering duidelijk te maken zal een sector brede business case berekening van het model gebeuren op basis van vooraf gedefinieerde scenario’s. Ook zal een business case berekeningstool worden ontwikkeld die de individuele sierteeltbedrijven zal toelaten om de financiële impact van het model op hun logistieke kost te bepalen.

Tot slot zal een digitaal supply chain platform worden ontworpen, vertrekkend van het bestaande aanbod aan digitale tools. Dit SaaS platform zal optreden als een neutrale match-maker voor vraag en aanbod op vlak van transporten voor de sierteeltsector.

2.2.3 Doelgroep project

Het project richt zich op alle bedrijven actief in de Vlaamse sierteeltsector: telers, handelaars, transportbedrijven, tuincentra en aanbieders van gespecialiseerd materiaal en digitale oplossingen.

2.2.4 Opdracht

Een digitale supply chain, cloud based toepassing bouwen als PoC (Proof of Concept) voor het aansturen en ondersteunen van pilootprojecten in de sierteeltsector. Deze toepassing zal dienen als neutrale matchmaker voor vraag en aanbod. De cloud toepassing zal eerst worden gebruikt bij de pilootprojecten binnen het Florlog project zelf, en zal vervolgens na het project als SaaS (Software as a Service) oplossing in de markt worden gezet. Op die manier wordt deze oplossing en de baten ervan ook voor meer en vooral ook kleine bedrijven haalbaar, zonder grote investeringen in ICT infrastructuur en aan een haalbare abonnementskost. De aanbieder moet de cloud toepassing gedurende een periode van minimaal 2 jaar na het projecteinde, dat voorzien is op 30/9/2025, ter beschikking houden aan een vooraf vastgelegd tarief dat deel moet uitmaken van de offerte. Zo

kunnen de sierteeltbedrijven de samenwerking uit de pilootprojecten verderzetten en intensifiëren en is het mogelijk om nieuwe samenwerkingen stelselmatig te realiseren.

Het pilootproject gaat, gebaseerd op de ontwikkeling van de in deze opdracht gevraagde oplossing/applicatie, het volgende kunnen gaan inhouden:

• Op een flexibele en eenvoudige manier sierteeltproducten op sierteeltkarren aanmelden, met inbegrip van leeggoed (karren, legplanken, fusts, …) voor transport naar de bestemmeling. Aanmeldingen kunnen gebaseerd zijn op concrete klantenorders (bv. van een groothandel of tuincentrum) of transportorders, maar ook op ophaallocaties (typisch bij telers), tussenbestemmingen (bv. logistiek (tussen)locatiepunt), een eindbestemming (bv. veiling in België of naburig land), enzovoort. Alle navolgende verplaatsingen van sierteeltkarren en leeggoed moeten vastgelegd worden als tracking informatie.

• Nieuwe of bestaande consolidatielocaties maken ook deel uit van het logistiek geheel. Deze consolidatielocaties kunnen ook flexibel ingezet worden i.f.v. het concrete transportaanbod. Denk hierbij aan bepaalde kwekers die bijvoorbeeld soms wel maar ook soms niet als primair consolidatiepunt op dagbasis kunnen aangewend worden en dit bijvoorbeeld i.f.v. de hoeveelheden uit te leveren karren bij alle nabijgelegen kwekers. Na deze eerste consolidatie kunnen vervolgens eveneens flexibel verdere consolidaties gebeuren op een andere grotere locatie, bijvoorbeeld bij een logistiek dienstverlener of transporteur.

• De leveringen gebeuren nagenoeg uitsluitend op sierteeltkarren. De retourstromen van karren, legplanken en fusten moeten ook mee opgenomen worden in de logistieke flows.

• Transportopdrachten geven en opvolgen, inventariseren en opvolgen van leeggoedstromen over de verschillende partijen vanuit een koppeling met bestaande sierteelt systemen (bv. PoC, Peplan) of rechtstreeks in de te ontwikkelen applicatie. Hierbij hoort een business intelligence toepassing die de telers inzicht verschaft in de verschillende stromen en toelaat de bedrijfsvoering te verbeteren.

• De betrokken sierteeltbedrijven (kwekers, handelaars, …) en transporteurs worden bepaald in functie van het concrete piloot project. Hetzelfde geldt voor de (tussen)consolidatie locaties.

• De SaaS oplossing moet toelaten om snel, flexibel en low cost IT-koppelingen te voorzien met de bedrijven uit de sierteeltsector en transportbedrijven. Schaalbaarheid zowel op vlak van aantal bedrijven en volumes is belangrijk. De API mogelijkheid moet er zeker zijn, maar ook bv. input vanuit Excel, input vanuit gestructureerde mails en ook directe manuele input in de SaaS applicatie.

Analoog voor noodzakelijke/zinvolle output vanuit de SaaS applicatie zoals bijvoorbeeld ontvangstmeldingen bij bestemmelingen of (tussen)locaties.

• De SaaS oplossing moet snel en efficiënt de mogelijkheid bieden om belangrijke instellingen en parameters, nodig voor het specifieke pilootproject, in te geven en waar nodig tijdens de looptijd van de POC aan te passen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het logistiek netwerk zoals betrokken bedrijven en locaties.

• Er moeten een aantal KPI’s (te bepalen in overleg met de telers in het pilootproject) bijgehouden worden in de SaaS applicatie of er aan gekoppelde BI-tool zoals bijvoorbeeld % leveringen op tijd of niet.

• Het karrenbeheer (inclusief legplanken en fusts) moet deel uitmaken van de oplossing.

• Het moet voor het projectteam mogelijk zijn om zelf verdere analyses uit te voeren binnen de gekoppelde BI-tool. Ook Excel-dumps met alle relevante data (van bij opstart POC tot einde POC) voorzien worden, zodat het projectteam zelf ook meer gedetailleerde ‘ad hoc’ analyses kan uitvoeren, grafieken maken, enzovoort.

• De SaaS oplossing moet ook voorzien dat in functie van het inloggende bedrijf, het bedrijf in kwestie enkel zijn specifieke data kan raadplegen. Daarbovenop moet een specifieke user ook toegang tot zijn eigen data kunnen geven aan een andere user. Dit is bijvoorbeeld nuttig wanneer siertelers onderling voorconsolidaties zelf opzetten. VIL en Viaverda moeten een user krijgen die alle data inzichtelijk maakt.

Onderstaand de planning m.b.t. het uitbouwen van de Saas applicatie met gekoppelde BI-tool en het pilootproject:

2024

2025

mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt

WP4: praktijktesten / pilootprojecten

RFP

bouw ICT

Fase 1

Fase 2

Vervolg

WP4: verwerken van feedback

WP5: Kennisverspreiding

Slotevent

WP6: SaaS appl. Live 2 jaar

Tijdslijn en verwerken van feedback uit de praktijktesten door de aanbieder:

• Op dit moment is de eerste fase van de RFP lopende (dit document).

• Ontwikkeling van de supply chain cloud applicatie door de aanbieder dient uitgevoerd te worden in de periode juli 2024 tot en met september 2024. Eind september is dan ook de uiterste datum voor oplevering van de gevraagde oplossing (SaaS applicatie en gekoppelde BI-tool).

• De gerealiseerde oplossing zal vervolgens praktijktesten moeten ondersteunen in de periode oktober 2024 tot en met het projecteinde, voorzien op 30 september 2025.

Tijdens de praktijktesten zullen er door de deelnemende bedrijven problematieken aangegeven kunnen worden, die op een gestructureerde manier door VIL en/of Viaverda zullen gebundeld worden. Hieruit zal VIL en/of Viaverda noodzakelijke wijzigingen/tekortkomingen aan de supply chain software applicatie vastleggen. Deze wijzigingen zullen door de aanbieder binnen het opgegeven budget geïmplementeerd moeten worden.Tijdens deze periode zullen er periodieke overlegmomenten (wekelijks tot 2-wekelijks) vastgelegd worden onder supervisie van VIL en/of Viaverda met de aanbieder om het verloop van de pilootprojecten in relatie tot de gerealiseerde oplossing op te volgen en bij te sturen waar nodig.

• In de praktijk zal de POC in twee fases gebeuren:

o Fase 1: De gerealiseerde oplossing zal systematisch live gemaakt worden door het waarmaken van ICT-koppelingen, inclusief automatisch inlezen van gestructureerde mails, met de deelnemende siertelers en andere betrokken bedrijven (bv. groothandels, logistieke bedrijven/transporteurs, …). Het moet ook steeds mogelijk zijn om i.p.v. met ICT-koppeling de gegevens manueel in te voeren in de te ontwikkelen applicatie.

In deze fase zal er enkel data (bv. klantenorders, transportopdrachten, bewegingen van karren van locatie A naar B, …) verzameld worden. Alle fysieke stromen blijven lopen zoals het gangbaar is.

o Fase 2: de beschikbare data kan gebruikt worden door in het pilootproject betrokken transporteur(s) om ritten optimaal te gaan inplannen en vervolgens te gaan uitvoeren om kostenvoordelen te bekomen.

Schematisch overzicht en gegevens

Onderstaande figuur geeft een schematisch overzicht van de betrokken stakeholders, systemen, gegevensuitwisselingen met ook de te ontwikkelen SaaS applicatie (Data interface platform) én de gekoppelde BI-tool. Het Data Interface platform ontvangt de gegevensstromen (ICT-koppelingen, gestructureerde mails en manuele input) maar creëert, alvast bij aanvang, geen directe impact op de dagdagelijkse gegevensstromen zelf. Het systeem houdt de gegevens wel vast en houdt daarenboven alle mutaties bij (bv. transport van sierteeltkarren of leeggoed van A naar B, …). Dit moet toelaten om analyses te maken op alle dusdanig opgeslagen data, wellicht grotendeels met gekoppelde BI-tool.

DIGITALISERING – PiIoot

Transport in eigen beheer

Transport beheerd door groothandel

BI-tool

ERP, … systemen

Groothandelaars

Transportsystemen

Transport optimalisatie

Plants−

on−

Cloud

PePlan

systeem

Ander

Log. dienstverleners

trans porteurs

4.Mutatie

overzicht

Eigen

systeem

Email Online

ingave

Kwekers

Handelssystemen Veiling systemen

Data interface

platform

3.T&T info

alopdracht

2.Afh

3.Bevestigings− email

2.Bevestiging (email)

1. Klantenorder & transportopdracht incl. leeggoed

1. Bestelling

Op dit moment zien we alvast onderstaande gegevens die opgenomen moeten worden in de applicatie (Data interface platform):

1. Klantenorder & transportopdracht:

• Alle noodzakelijk informatie voor het organiseren van een transport:

• Identificatie klant/opdrachtgever

• Ordernummer

• Tijdstip order binnenkomst

• Order details (te bepalen, niet alles nodig voor de logistiek)

• Aantal karren en/of andere dragers

• Plaats van vertrek en van aankomst

• Tijdstip of tijdsvenster van afhaling (datum/tijd of tijdsvenster)

• Verwachte levermoment (datum/tijd)

• Leeggoed

• Eventueel ander informatie (te bepalen)

2. Bevestiging transporteur

• Ritnummer/opdrachtnummer (unieke identificator transportopdracht)

• Ordernummer klant/opdrachtgever

• Nummerplaat voertuig

• Afhaaltijd

• Te bepalen

3. Tracking informatie

• Verschillende berichten en informatie

• Bevestiging order

• Timestamp afhaling (datum/tijd)

• Timestamp levering (datum/tijd)

• Karren klaar voor ophaling op locatie x

• Karren geleverd op bestemming y

• Steeds voorzien van unieke identificator

4. Mutatie overzicht

• Overzicht van leeggoed bewegingen (in/uit) met saldo

• CC karren, legplanken, fusts,…

2.2.5 Budget

De uitvoering van deze Request For Proposal wordt aangeboden aan een maximumprijs die het bedrag van 55.000 euro (exclusief BTW), all-in en dus ook met inbegrip van de 2 jaar ter beschikking houden van de SaaS applicatie, niet mag overschrijden.

2.3 Wijze van gunning

Gelet op de beperkte waarde van de opdracht, beneden 140.000 euro, excl. BTW, en rekening houdende met (art. 42, §1, 1° a) Wet Overheidsopdrachten 17 juni 2016, art. 90, 1° juncto 11, eerste lid, 2° KB Plaatsing), wordt onderliggende RFP gegund op basis van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB).

2.4 Prijsvaststelling (art. 25 e.v. KB Plaatsing)

De opdracht wordt beschouwd als een opdracht met gemengde prijsvaststelling, zijnde een opdracht waarin de deelposten becijferd worden én de globale totale prijs.

De inschrijver wordt geacht zijn offertebedrag te hebben vastgesteld volgens zijn eigen bewerkingen, berekeningen en ramingen, rekening houdend met de inhoud en de omvang van de opdracht.

2.5 Varianten en opties (art. 56 WOO– art. 54 KB Plaatsing)

Het is de inschrijver toegelaten om extra functies (vrije opties) te beschrijven en aan te bieden indien hij meent dat deze nuttig kunnen zijn in de context van deze RFP.

Extra functionaliteiten moeten afzonderlijk in het budget opgenomen worden als opties boven op de basisaanbieding.

2.6 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie

2.6.1 Uitsluitingscriteria

Deze bepaling is individueel van toepassing op alle deelnemers die samen als een consortium een offerte indienen en op alle derde entiteiten op wiens draagkracht de inschrijver desgevallend beroep doet.

De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de in de art.en 67 tot en met 69 van de Wet van 17 juni 2016 bedoelde situaties. Dit behelst de verplichte uitsluitingsgronden en de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden.

Indien een bovenvermelde uitsluitingsgrond van toepassing is op de inschrijver, dient de inschrijver spontaan te bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond. Hij voegt het betreffend bewijs toe aan zijn offerte. Als de aanbesteder dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.

Het loutere feit van de indiening van de offerte vormt de impliciete verklaring op erewoord van de inschrijver dat hij zich niet bevindt in één van de bovengenoemde verplichte uitsluitingsgevallen en dat de uitsluitingsgrond in verband met fiscale en sociale schulden evenmin van toepassing is.

De impliciete verklaring slaat alleszins niet op de selectiecriteria. Wat deze criteria betreft, dient de inschrijver de vereiste documenten en/of certificaten desgevallend aan de offerte toe te voegen (zie infra).

De inschrijvers zijn verplicht te antwoorden op alle vragen of alle toelichting en documenten te verstrekken die de aanbesteder zou vragen teneinde na te gaan of de inschrijver zich niet in een situatie van uitsluiting bevindt. Het niet of niet tijdig verstrekken van de gevraagde antwoorden, toelichting en/ of documenten kan aanleiding geven tot het weren van de inschrijver.

Indien in de loop van de plaatsingsprocedure zou blijken dat inschrijver, een lid van een samenwerkingsverband, of een derde entiteit zich komt te bevinden in een situatie die aanleiding kan geven tot uitsluiting, zal op dat ogenblik nog tot uitsluiting kunnen worden besloten.

2.6.2 Selectiecriteria m.b.t. bekwaamheid (art. 71 WOO – art. 65 t.e.m. 68 KB Plaatsing)

De inschrijver legt een lijst voor van minimum drie referenties inzake in het verleden uitgevoerde gelijkaardige opdrachten, die gedurende de afgelopen drie jaren werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de organisaties waarvoor zij bestemd waren. Een attest van goede uitvoering wordt bijgevoegd.

De betreffende opdrachten dienen op de datum van indiening van de offerte te zijn beëindigd.

Referenties die niet aan alle bovengenoemde voorwaarden beantwoorden, worden niet in aanmerking genomen.

2.7 Gunningscriteria (art. 81 WOO)

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige, regelmatige offerte indient. De economisch meest voordelige offerte wordt door VIL vastgesteld rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding op basis van volgende gunningscriteria:

Beschrijving	Gewicht
Prijs Beoordelingsmethodiek: Regel van drie: Score offerte = (prijs laagste offerte/ prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs	40
Ervaring en samenstelling projectteam	10
Kennis van en ervaring met de sierteelt sector	5
Projectaanpak	10
• Visie op de opdracht	5
• Projectmanagement en plan van aanpak	5
Voorgestelde oplossing	35
• Functioneel: de onderbouwing van de oplossing	20
• Compleetheid	15
Totaal	100

Beoordelingsmethodiek per gunningscriterium:

Er wordt één gemotiveerde score toegekend per gunningscriterium. Bijvoorbeeld: het plan van aanpak wordt beoordeeld op 10 punten.

100%-80% van de punten	Zeer goed – de projectaanpak beantwoordt volledig aan de vooropgestelde verwachtingen.
79%-60% van de punten	Goed – de projectaanpak beantwoordt goed aan de vooropgestelde verwachtingen.
59%-50% van de punten	Voldoende – de projectaanpak beantwoordt in afdoende mate aan de vooropgestelde verwachtingen.
49%-20% van de punten	Slecht – de projectaanpak beantwoordt in beperkte mate aan de vooropgestelde verwachtingen.
minder dan 20% van de punten	Zeer slecht – de projectaanpak beantwoordt geenszins aan de vooropgestelde verwachtingen.

2.8 Onderhandelingen (art. 42, §1 WOO)

§1. De aanbesteder onderwerpt de ingediende offertes, die niet uitgesloten worden verklaard, aan een eerste beoordeling op basis van de gunningscriteria.

Er wordt een (voorlopige) rangschikking van de inschrijvers opgemaakt.

Op grond van deze rangschikking beslist de aanbesteder op discretionaire wijze of het al dan niet aangewezen is om:

• onmiddellijk over te gaan tot de gunning van de opdracht op basis van de initiële offertes (zonder onderhandeling);

• een presentatie van de ingediende offertes ten overstaan van het projectteam te organiseren;

• te onderhandelen met de best gerangschikte inschrijver, waarbij een of meerdere andere inschrijvers ook in de “wachtkamer” kunnen worden geplaatst;

• gelijktijdig/achtereenvolgens te onderhandelen met meerdere inschrijver(s);

• aan de inschrijver(s) de mogelijkheid te geven om een BAFO (‘Best And Final Offer) in te dienen. De aanbesteder is niet verplicht om deze keuze te motiveren.

Aan de inschrijvers wordt derhalve aangeraden om er bij het opstellen van de eerste offerte niet van uit te gaan dat er nog zal worden onderhandeld en om meteen “het beste voorstel” in te dienen.

Wanneer de aanbesteder beslist geen onderhandelingen te voeren, geldt de initiële offerte bijgevolg als definitieve offerte.

§2. Vooraleer, in voorkomend geval, de onderhandelingen aan te vatten, geeft de aanbesteder overeenkomstig art. 76 KB Plaatsing de inschrijvers desgevallend de kans om eventuele onregelmatigheden, die niet tot de nietigheid van de offerte (dienen te) leiden, te regulariseren.

De aanbesteder is echter geenszins verplicht de inschrijver de mogelijkheid te bieden diens offerte te regulariseren.

§3. In voorkomend geval zal, bij elke onderhandeling met één of meerdere inschrijver(s) over de voorwaarden van de opdracht, het bestek en de offerte van de desbetreffende inschrijver(s) fungeren als leidraad.

Over de gunningscriteria of over de minimumeisen wordt niet onderhandeld.

Tijdens de onderhandelingen waarborgt de aanbesteder de gelijke behandeling van alle inschrijvers. Hij geeft geen discriminerende informatie die sommige inschrijvers kan bevoordelen tegenover andere en hij respecteert de vertrouwelijke aard van de in de offertes opgenomen informatie. De ideeën die door een bepaalde inschrijver naar voren worden geschoven, zullen niet worden meegedeeld aan de andere inschrijvers.

§4. Op het ogenblik dat de eventuele onderhandelingen met de best gerangschikte inschrijver (al dan niet na het indienen van een BAFO) leiden tot een overeenstemming over de precieze voorwaarden van de opdracht, zal de aanbesteder overgaan tot de gunning van de opdracht.

2.9 Vorm en inhoud van de offerte (art. 53 KB Plaatsing)

De aanbesteder bezorgt een offerte die een duidelijke visie brengt op deze opdracht voor het project. Partijen worden hierbij aangemoedigd samen te werken teneinde een voorstel te maken waarbij specifieke sectortoepassingen worden gekoppeld aan reeds bestaande en bewezen toepassingen in de markt.

De offerte bevat minstens:

Nr	Omschrijving

1	Korte beschrijving van het bedrijf.
2	Detail beschrijving vergezeld van schematische voorstellingen en van de voorgestelde (deel)oplossing(en), zowel functioneel als technisch en met de nodige diepgang. Voldoende aandacht voor de technische mogelijkheden om snel, flexibel en low cost koppelingen te voorzien met bedrijven uit de sierteeltsector en transportbedrijven. Waarbij in functie van de maturiteit van het sierteeltbedrijf manuele input ook moet voorzien worden.
3	Globale prijs en budgetoverzicht van de mandagen per projectstap en van de voorziene cloud/licentie software/hosting. Inclusief 2 jaar beschikbaarheid van de cloud oplossing te voorzien na het projecteinde (voorzien op 30/9/2025, en dan dus tot 30/9/2027).
4	Voorstel van de projectaanpak, inclusief visie op de opdracht en projectmanagement, en de werkverdeling.
5	Een gedetailleerd projectplan met milestones en deliverables per projectstap.
6	Beknopte CV’s van de medewerkers van het projectteam.
7	Referenties van relevante, in het verleden uitgevoerde opdrachten.
8	Een geldig kopie van de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering in geval van beroepsfout.

De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands.

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet aan derden mag bekendgemaakt worden door de aanbesteder.

Bij een elektronische indiening van de offertes moet deze voorzien zijn van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Bij de offerte wordt een kopie gevoegd van de meest recente geldende statuten en de meest recente geldende benoemingsbesluiten, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (of een gelijkwaardige Europese publicatie), waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de inschrijver blijkt.

Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro.

2.10 Indiening van de offerte (art. 57, §2 KB Plaatsing)

De offerte wordt via e-mail met ontvangstbevestiging verstuurd naar volgende mailadressen: xxxx.xxxxxxxx@xxx.xx en xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx en toekomend uiterlijk maandag 24 juni 2024 om 18 uur.

Offertes die laattijdig toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd.

Eventuele vragen bij deze aanbesteding kunnen gesteld worden tijdens een informatiesessie op woensdag 12 juni bij voorkeur tussen 09.00 en 12.00. Gelieve ten laatste maandag 10 juni de projectleiding te contacteren indien u hiervan gebruik wenst te maken.

Wij vragen ook om dinsdag 25 juni tussen 13u en 17u vrij te houden voor mogelijkse toelichting van de ingediende offerte.

Door het indienen van een offerte aanvaarden de inschrijvers onvoorwaardelijk de inhoud van het bestek en de bijhorende opdrachtdocumenten en de invulling van de plaatsingsprocedure zoals deze in het bestek beschreven is en aanvaarden zij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn. De aanbesteder is niet gebonden door de algemene voorwaarden van de inschrijver.

2.11 Verbintenistermijn (art. 58 KB Plaatsing)

De inschrijvers blijven verbonden door hun offerte gedurende 30 dagen te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.

2.12 Keuze van de offerte

De aanbesteder kiest de economisch meest voordelige offerte, vastgesteld rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden.

Na de kennisgeving van het verslag van nazicht aan alle inschrijvers wordt uiterlijk 5 werkdagen later de sluitingsbrief met gunning aan de verkozen inschrijver bezorgd.

3 CONTRACTUELE BEPALINGEN

3.1 Projectleider (art. 11 en 39 AUR)

De projectleider is de afgevaardigde van de aanbesteder en fungeert als eerste aanspreekpunt. Hij/zij heeft volgende limitatieve bevoegdheden:

• Waken over de projectvoortgang

• Nazicht van de gepresteerde diensten

• Nazicht van de ingediende facturen

• Bevoegdheid om de oplevering te aanvaarden of te weigeren

• Instaan voor toezicht op de prestaties

De projectleider stelt geen rechtshandelingen waarvoor ze in naam en voor rekening van de aanbesteder zal optreden.

De projectleider kan zich bij de uitoefening van zijn bevoegdheden laten bijstaan door andere personeelsleden van de aanbesteder.

3.2 Onderaannemers (art. 12 tem 12/4, 13 AUR)

Wanneer de inschrijver voor zijn kwalitatieve selectie in verband met de criteria inzake de beroepskwalificaties of inzake de relevante beroepservaring, gebruik heeft gemaakt van de draagkracht van vooraf bepaalde onderaannemers, is de inschrijver verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht.

Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbesteder. De inschrijver blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbesteder wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan onderaannemers toevertrouwt.

De aanbesteder acht zich door geen enkele contractuele band verbonden met die onderaannemers.

Deze onderaannemers mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in art. 67 van de wet van 17 juni 2016.

3.3 Verzekeringen

De inschrijver sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.

De omvang van de dekking dient aangepast te zijn aan de omvang van de voorliggende opdracht.

De polissen moeten een clausule bevatten die bepaalt dat de verzekeringsmaatschappij zich, na uitkering, in geen enkel geval tot de aanbesteder kan richten om de gedane uitkering te verhalen.

De te verzekeren kapitalen houden geen beperking van verantwoordelijkheid in. Alle uitgesloten risico’s, bedragen van de vrijstellingen en schadevergoedingen die de verzekerde kapitalen overtreffen (zelfs indien gebaseerd op art. 544 van het Burgerlijk Wetboek), blijven ten laste van de betrokken inschrijver en kunnen onder geen enkel beding gerecupereerd of verhaald worden bij de aanbesteder.

Binnen een termijn van dertig (30) dagen na het sluiten van de opdracht toont de inschrijver aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.

3.4 Looptijd en uitvoeringstermijn

Zie eerder bij 2.2.4 Opdracht.

3.5 Intellectuele eigendom

De inschrijver behoudt het eigendomsrecht op reeds bestaande documenten, informatie, kennis, software, die in het bezit van de inschrijver was voordat de overeenkomst gesloten werd.

De aanbesteder heeft het eigendomsrecht op reeds bestaande documenten, informatie, kennis, software, die in het bezit van de aanbesteder was voordat de overeenkomst gesloten werd.

De inschrijver erkent dat alle data, informatie en kennis, zoals (maar niet beperkt tot) software, broncode, broncode beschrijving, documenten, rapporten, grafische weergaven, dewelke door de inschrijver ontwikkeld werden binnen deze overeenkomst, exclusief eigendom zijn van de aanbesteder, na betaling van de overeengekomen prijs.

De inschrijver kan deze kennis niet aanwenden voor eigen doeleinden, o.a. publicaties, het geven van presentaties, het voeren van marketingactiviteiten, e.d., tenzij mits de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de aanbesteder.

3.6 Betaling en oplevering

De betalingen van de prestaties, exclusief het 2 jaar beschikbaar houden van de SaaS oplossing na het projecteinde, gebeuren in meerdere schijven, zijnde:

1. Bij aanvang van de opdracht: 30%

2. Na evaluatie van een succesvol lopende POC SaaS oplossing (voorzien Q3-Q4/2024): 40%

3. Na afronden van de project gerelateerde pilootprojecten (voorzien Q4/2025): 30%

De betaling van de kosten gerelateerd aan het 2 jaar beschikbaar houden van de SaaS oplossing na het projecteinde, zal gebeuren in periodieke schijven (maandelijks of op kwartaalbasis).

Verificatie

De inschrijver dient de gepresteerde diensten te detailleren, hetzij in een afzonderlijk document, hetzij in zijn factuur. De aanbesteder kijkt de diensten na voor akkoord.

Betalingstermijn

De betaling van het aan de inschrijver verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig (30) kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie.

Elektronische facturatie

De facturatie van de uitgevoerde diensten wordt verstuurd naar xxxxxxxx@xxx.xx met minimaal volgende gegevens: het HBC-nummer en de projectnaam.

3.7 Vervanging van de gegunde inschrijver (art. 38/3 AUR)

Een vervanging van de gegunde inschrijver is mogelijk, zonder nieuwe plaatsingsprocedure, wanneer:

• Het gaat om een rechtsopvolging onder algemene of gedeeltelijke titel van de inschrijver, ten gevolge van een herstructurering van de onderneming, door een andere inschrijver, voor zover:

o De opvolger voldoet aan de oorspronkelijk vastgestelde voorwaarden inzake kwalitatieve selectie;

o Deze vervanging geen andere wezenlijke wijzigingen in de opdracht meebrengt;

o Deze vervanging niet bedoeld is om de wetgeving inzake overheidsopdrachten te omzeilen;

o De aanbesteder uitdrukkelijk en voorafgaandelijk instemt met de vervanging.

• De gegunde inschrijver in gebreke blijft. In dit geval kan de opdracht bijvoorbeeld overgedragen worden aan de inschrijver die als tweede stond gerangschikt in het kader van de georganiseerde plaatsingsprocedure. Opdat deze vervanging mogelijk zou zijn, dient aan de volgende voorwaarden voldaan te zijn:

o De gegunde inschrijver werd formeel in gebreke gesteld conform het bepaalde in art. 44, §2, KB Uitvoering;

o De gegunde inschrijver is, na het verstrijken van de in art. 44, § 2,KB Uitvoering gestelde termijn om zijn verweermiddelen te doen gelden, inactief gebleven of heeft middelen aangevoerd die door de aanbesteder als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld;

o Ingeval de overdracht aan de tweede gerangschikte inschrijver wordt overwogen: de tweede gerangschikte inschrijver is bereid de opdracht verder te zetten/over te nemen tegen de (geïndexeerde) voorwaarden van de door hem ingediende offerte;

o De aanbesteder stemt uitdrukkelijk en voorafgaandelijk in met de vervanging.

• De gegunde inschrijver (of, ingeval de inschrijver een tijdelijke (handels-)vereniging betreft, één of meerdere van de leden van deze vereniging) zich in een toestand bevindt als bedoeld in art. 62 AUR die aanleiding kan geven tot een verbreking van de opdracht door de aanbesteder. In dit geval kan de opdracht bijvoorbeeld overgedragen worden aan de inschrijver die als tweede stond gerangschikt in het kader van de georganiseerde plaatsingsprocedure. Opdat deze vervanging mogelijk zou zijn, dient aan de volgende voorwaarden voldaan te zijn:

o De gegunde inschrijver werd formeel in gebreke gesteld conform het bepaalde in art. 44, §2, AUR;

o De gegunde inschrijver is, na het verstrijken van de in art. 44, § 2, AUR, gestelde termijn om zijn verweermiddelen te doen gelden, inactief gebleven of heeft middelen aangevoerd die door de aanbesteder als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld;

• In laatstgenoemd geval kan de opdracht bijvoorbeeld ook worden overgedragen aan een andere inschrijver of aan een anders samengestelde tijdelijke (handels-)vereniging voor zover aan de volgende voorwaarden is voldaan:

o De opvolger voldoet aan de oorspronkelijk vastgestelde voorwaarden inzake kwalitatieve selectie;

o Deze vervanging brengt geen andere wezenlijke wijzigingen in de opdracht met zich mee;

o De aanbesteder stemt uitdrukkelijk en voorafgaandelijk in met de vervanging.

3.8 Waarborg

Voor deze opdracht is geen waarborg van toepassing.

3.9 Geschillenprocedure

Alle geschillen dienen bij voorkeur in der minne geregeld te worden. Mocht dit niet mogelijk blijken, dan ressorteren de eventueel uit deze overeenkomst voortvloeiende geschillen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbank van Antwerpen.

Xx Xxxxxxxxxxxxx 0-0 xx X-0000 Xxxxxxxxx XXX.XXX.XX

T: x00 (0)0 000 00 00 xxxx@xxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

COLLECTIEF ONDERZOEKSPROJECT COOCK

Document Metadata