Samenvatting uitgangspunten Governance BSA
Samenvatting uitgangspunten Governance BSA
De zeven aanbieders binnen de BSA hebben in 2019 een gezamenlijke opdracht aanvaard waarbij er in eerste instantie voor is gekozen om de afspraken en uitvoering rond deze samenwerking vast te leggen in de bijlage Taakopgave en Budgettair kader van het raamcontract. In de praktijk bieden deze afspraken te weinig houvast om tot een goede uitvoering van de collectieve opdracht te komen.
Voor het realiseren van de transformatie zoals beschreven in het transformatieplan en de businesscase, is het vastleggen van samenwerkingsafspraken een randvoorwaarde. Na positieve besluitvorming over het transformatieplan en de businesscase, zal de BSA voor 1 september 2020 sluitende samenwerkingsafspraken juridisch vastleggen.
Bij het uitwerken van de Governance hebben de volgende uitgangspunten centraal gestaan:
• We werken samen vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid voor de transformatie opgave. Er is een gedeeld beeld van de ambities, doelen en verwachtingen
• We geven onze samenwerking vorm vanuit gezamenlijke waarden van vertrouwen en respect, openheid, transparantie en ambitie. Besluitvorming is gericht op consensus
• We hebben met elkaar een collectief budget en werken met dezelfde tarieven voor de uitvoering van de opdracht. De BSA kent een eigen begroting en monitort het budget
• We opereren naar externe (keten) partners en financier als één organisatie
• De inrichting van de organisatie is erop gericht dat op tactisch en operationeel niveau, onafhankelijk van de stuurgroep en de moederorganisaties, keuzes kunnen worden gemaakt
• We richten een aantal centrale functies (financieel, ICT, administratie ondersteuning, aanmelding) in, en integrale ambulante teams waar medewerkers uit de moederorganisaties werken. Deze medewerkers vallen functioneel onder de BSA
• We blijven een samenwerking van 7 organisaties; het samengaan in een juridische entiteit is (voorlopig) niet aan de orde.
Samenwerkingsovereenkomst
We kiezen voor een organisatiemodel waarbij bovenstaande doelen geborgd zijn en waarbij de moederorganisaties bestuurlijk en strategisch betrokken blijven. BSA heeft vooralsnog geen voornemen om (een deel van) de activiteiten onder te brengen in een aparte rechtspersoon of een andere juridische samenwerkingsvorm als een Joint Venture of Coöperatie. Wel wordt het komende half jaar onderzocht of onderdelen van de samenwerking kunnen worden onderbracht in een juridische entiteit.
Dit proces en de samenwerkingsafspraken worden met een jurist nader uitgewerkt en vastgelegd in een Samenwerkingsovereenkomst. Deze samenwerking richt zich op de contractperiode en is tegelijkertijd passend bij de insteek en investeringen die gemeenten en aanbieders doen voor langduriger samenwerking.
In de overeenkomst worden de volgende thema’s uitgewerkt:
• Aansturing van de samenwerking, rollen en mandaten
• Externe contacten en bevoegdheden
• Budget en bevoorschotting
• Monitoring, sturing rapportages
• Privacy, persoonsgegevens en geheimhouding
• Aansprakelijkheid en verzekering
• Geschillen/beëindigen contract
• Communicatie: een collectief, een naam, een werkwijze
Inrichting organisatie BSA
Voor de inrichting van de organisatie kiezen we in 2020 en 2021 voor een projectorganisatie, welke zich gefaseerd zal ontwikkelen naar een formele organisatie.
Door de stuurgroep (7 bestuurders BSA) wordt een programmamanager benoemd. Deze is verantwoordelijk voor de aansturing op tactisch- en operationeel niveau en is eveneens het ‘externe gezicht’ en centrale contactpersoon voor de gemeenten.
Voor de verschillende taakopgaven binnen de transformatie stelt de BSA een aantal kwartiermakers aan, zij rapporteren aan de programmamanager. De programmamanager, de controller en de kwartiermakers vormen samen ‘het MT’ van de BSA om de samenhang in de Businesscase en Transformatieplan af te stemmen en te stroomlijnen.
Het eerste aanspreekpunt voor gemeenten is de programmamanager, ook voor de taakopgaven.