Extra toelichting gezamenlijke rekenkamercommissie

Extra toelichting gezamenlijke rekenkamercommissie

In de samenwerkingsovereenkomst en verordening wordt niet ingegaan op de technische afspraken rondom de financiële overeenkomst, de aanstelling van de ambtelijk secretaris of de werkwijze van de rekenkamercommissie zelf. Hier zullen zo nodig aparte documenten voor worden opgesteld, te weten:

1. (mondelinge) afspraken tussen de griffies van Leiden en Leiderdorp over de financiële transacties;

2. aanstellingsovereenkomst ambtelijk secretaris rekenkamercommissie;

3. reglement van orde rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp; deze zal worden opgesteld door de rekenkamercommissie zodra de commissie voltallig is.

Verhouding ondersteuning/onderzoek

Over de verhouding van onderzoeken tussen Leiden en Leiderdorp zijn geen afspraken gemaakt. De rekenkamercommissie actualiseert jaarlijks een tweejarig onderzoeksplan, waardoor beide raden in een vroeg stadium de gelegenheid hebben om het aan te geven als ze niet voldoende bediend worden of als ze graag wel of juist niet in een onderzoek meegenomen willen worden.

De ondersteuning door de ambtelijk secretaris zal worden verruimd van 16 naar 20 uur. Hierbij is rekening gehouden met een stijging van het aantal onderzoeken en daarmee ook het aantal subcommissies waar de ambtelijk secretaris altijd bij aanwezig is. Een verdubbeling van de afstemming met griffie, raad, gemeentesecretaris en burgemeester en van de presentaties en besprekingen in de raad. Daarnaast zal de ambtelijk secretaris budgethouder worden voor de rekenkamercommissie, wat ook zorgt voor een toename van het aantal taken en verantwoordelijkheden. Tot slot heeft de huidige voorzitter van de rekenkamercommissie Leiden aangegeven te zoeken naar manieren om beter in te kunnen spelen op de actualiteit van de raad. De verwachting is dat dit leidt tot meer kleine onderzoeken, wat eveneens meer inzet vraagt van de ambtelijk secretaris. In overleg met de griffiers en voorzitter van de rekenkamercommissie wordt het aantal uren ondersteuning gemonitord en zo nodig verder uitgebreid.

Er wordt voorgesteld dat Leiden verantwoordelijk is voor drie kwart van de vergoeding van de ambtelijk secretaris en Leiderdorp voor een kwart. De vergoeding vanuit Leiderdorp zal worden betaald vanuit het budget rekenkamer van Leiderdorp.

Praktische zaken

De praktische zaken worden geregeld in Leiden, maar altijd in overleg met Leiderdorp. Hier is door de werkgroep voor gekozen om de werkwijze zo simpel mogelijk te houden. Onder deze werkwijze vallen zaken als de aanstelling en het ontslag van de leden van de commissie, de personeelszaken ten aanzien van de ambtelijk secretaris en het beheer van het budget.

Aantal leden

De werkgroep stelt voor om de gezamenlijke rekenkamercommissie te starten met 7 leden. Bij de evaluatie van de gezamenlijke rekenkamercommissie zal dit aantal worden geëvalueerd. Om te voorkomen dat dan een nieuwe verordening vast moet worden gesteld is gekozen voor de tekst “minimaal vijf en maximaal zeven leden”. De huidige vijf leden van Leiden blijven allen aan. Er worden bij aanvang van de gezamenlijke rekenkamercommissie dus twee nieuwe leden geworven.

Budget

Op dit moment is ervoor gekozen om de huidige hoogte van de budgetten op beide begrotingen te handhaven en samen te voegen, omdat er in beide gemeenten al rekening was gehouden met deze kosten. De budgetten zijn naar verwachting ruim voldoende om ervaring op te doen qua leden, ondersteuning en onderzoeken. Op basis van deze ervaring zal bij de evaluatie een inschatting gemaakt worden wat de gezamenlijke rekenkamercommissie nodig heeft om naar tevredenheid van beide raden te kunnen functioneren. Bij de evaluatie zal worden gestreefd naar een vast bedrag per inwoner, geldend voor beide gemeenten.

Reserves

De reserve van Leiden wordt de reserve van de gezamenlijke rekenkamercommissie. In Leiden is de reserve ingesteld om de volgende reden. Onderzoeken van de rekenkamercommissie vallen regelmatig over de jaargrens heen. Zonder reserve vloeit er dus budget waarvoor verplichtingen zijn aangegaan terug in de concernreserve, wat vervolgens drukt op het budget van het volgende jaar. De reserve lost dit probleem op, omdat budget van de rekenkamercommissie zo beschikbaar blijft voor de rekenkamercommissie. Daarnaast heeft de raad in 2014 een eenmalige storting gedaan in de reserve waar jaarlijks 12.500 van beschikbaar wordt gesteld ten behoeve van onderzoek. Het budget en de reserve van de rekenkamercommissie Leiden beïnvloeden elkaar dus.

De reserve van Leiderdorp heeft een andere functie dan de reserve in Leiden. In Leiderdorp is de reserve uitsluitend voor aanvullend onderzoek. Tenzij de raad besluit om extra budget uit de reserve beschikbaar te stellen blijft de reserve dus ongewijzigd. Om die reden wil de gemeenteraad van Leiderdorp hier zelf graag zicht op houden en blijft de reserve in ieder geval tot de evaluatie onder beheer van Leiderdorp. In de werkgroep is uitdrukkelijk gesteld dat de reserve van Leiderdorp aangewend kan worden voor gezamenlijk onderzoek, ook voor de evaluatie al.

Wijzigingen t.o.v. standaard verordening

Ten opzichte van de standaard verordening is een aantal punten toegevoegd.

1. Artikel 4.6, hiermee wordt de gedragscode voor rekenkamerleden gelijk getrokken aan die van raadsleden.

2. Artikel 4.8, hiermee wordt geborgd dat beide raden en de rekenkamercommissie zelf worden betrokken in de werving van nieuwe leden.

3. Artikel 11.4 en 11.5, hiermee wordt een werkwijze benoemd die feitelijk al wordt toegepast.

4. Artikel 13.1, is nieuw omdat de rekenkamercommissie nu rapporteert aan meer dan een gemeente. Bij behandeling in beide raden: In het raadsvoorstel legt de raad vast welke opdracht zij mee wil geven aan het eigen college; indien de ene raad alle voorstellen overneemt en de andere raad amendeert zou dit dus geen conflict op moeten leveren. Dit is echter wel iets om in de gaten te houden en, zo nodig, af te stemmen tussen de griffies.

5. Artikel 14.5, de rekenkamercommissie zal voortaan tweejarige onderzoeksplannen presenteren, zodat beide gemeenten tijdig bij kunnen sturen als de onderzoeksverhouding tussen Leiden en Leiderdorp scheef zou trekken. Het tweejarige plan wordt jaarlijks geactualiseerd en besproken in beide raden.