Agentschap Digitaal Vlaanderen zoekt een
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Agentschap Digitaal Vlaanderen zoekt een
management assistent
contractueel Niveau: C Rang: C1
Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 11003
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
4.1 Formele deelnemingsvoorwaarden 5
6.1. Module 1: eerste screening 7
6.2. Module 2: screening persoonsgebonden competenties 8
6.3. Module 3: functiespecifieke screening 8
6.4. Niet nodeloos hertesten 9
Wil jij een administratieve steunpilaar worden van de digitalisering in de Vlaamse overheid? Hou je van zelfstandig werken en een veelzijdigheid aan taken?
Xxx is onderstaande vacature misschien iets voor jou.
Je komt terecht in het secretariaatsteam van Digitaal Vlaanderen. Je volgt dossiers administratief op (timing, opvolgen noodzakelijke documenten, informatie opzoeken …) en zorgt voor het voorbereiden en uitvoeren van diverse ondersteunende taken in het kader van de verschillende domeinen waarvoor de ondersteunende afdelingen het aanspreekpunt zijn. Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de leden van het directiecomité. Je bent het contactpunt (telefonisch en rechtstreeks) voor collega’s en klanten, zorgt voor de (digitale) post en denkt mee na over het optimaliseren van de dienstverlening.
Xxx jij de helpende hand die we zoeken? Xxxx hieronder dan meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
In een snel veranderende samenleving moeten overheden meer dan ooit wendbaar en weerbaar zijn. Als strategische partner realiseert en begeleidt Digitaal Vlaanderen digitale transformatieprojecten voor Vlaamse en lokale besturen.
De missie van Digitaal Vlaanderen, het digitale agentschap van de Vlaamse overheid, is om alle digitale informatie te organiseren en bruikbaar te maken om samen de dienstverlening van de overheid voortdurend te verbeteren.
Digitaal Vlaanderen maakt een digitale overheid vanzelfsprekend. Onze informatie-oplossingen helpen om de dienstverlening van overheden in Vlaanderen eenvoudiger, gebruiksvriendelijker en toegankelijker te maken. Op zo’n manier dat burgers en bedrijven en verenigingen hun zaken met de overheid het liefst digitaal willen regelen.
Eveneens zorgen wij ervoor dat de overheid een meer datagedreven beleid kan voeren.
Digitaal Vlaanderen speelt een belangrijke rol in de digitale transformatie van de overheidsdienstverlening en de ontwikkeling van digitale talenten zoals opgenomen in het Vlaams Relanceplan.
Een slagkrachtige, efficiënte overheid van de toekomst, daar werken we samen aan.
Ons DNA is doen. Ervaring uit de praktijk en expertise in data maken dat we steeds de beste oplossing realiseren voor onze klanten. We bieden een optimale werkomgeving voor onze medewerkers die dezelfde passie delen voor oplossingen met een duidelijke maatschappelijke meerwaarde.
Digitaal Vlaanderen bestaat uit zeven afdelingen: afdeling Portfolio- en Accountmanagement, afdeling Digitale Strategie en Transformatie, afdeling Kanalenoplossingen, afdeling dataoplossingen, afdeling ICT- diensten, dienst Projectoplossingen en afdeling HR.
Als management assistent komt je terecht in de afdeling HR in het secretariaatsteam.
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Als management assistent verleen je administratief ondersteunende diensten aan één of meerdere personen binnen de entiteit met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal mogelijk en efficiënt kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden.
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Informatieverzameling en -verwerking:
- Is verantwoordelijk voor het verzamelen, invoeren, administratief verwerken en actueel houden
van gegevens en data rond organisatie-ondersteunende thema's met als doel dossiers, bestanden en systemen van correcte informatie te voorzien.
- Is verantwoordelijk voor de kwaliteitscontrole van documenten, gegevens en dossiers opgemaakt door derden met het oog op een verdere correcte verwerking.
Informatiebeheer:
- Is verantwoordelijk voor het verzorgen en ontsluiten van informatie met betrekking tot organisatie-ondersteunende thema's met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden en te bezorgen.
- Dient kennis te hebben van verschillende VO-brede tools en systemen (Vlimpers, Orafin, Facilipunt, Sharepoint, Signinghub, …) om de informatie te ontsluiten en te verwerken.
Dossierbehandeling ondersteunen:
- Is verantwoordelijk voor een kwaliteitsvolle uitvoering van de eigen uitgevoerde dienstverlening.
- Is verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen, klachten en/of problemen met betrekking tot eigen dienstverlening.
- Voert het werk volgens de gemaakte afspraken en binnen de afgesproken kaders.
- Anticipeert op problemen.
Opstellen van documenten:
- Is verantwoordelijk voor het voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, presentaties, …) met als doel informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.
- Is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en up-to-date houden van werkinstructies, checklists en sjablonen voor toegewezen taken.
Ondersteunende taken:
- Voert administratieve en logistieke taken uit met betrekking tot organisatie-ondersteunende thema's (HR, logistiek, post, communicatie, events, ...) met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de entiteit:
o HR: biedt ondersteuning bij de administratie van vormingen en buitenlandse zendingen, ziekte, verloven, PLOEG-cyclus, deelnameattesten, onthaal nieuwe medewerkers, ...
o Logistiek: is verantwoordelijk voor het bestellen van allerhande logistieke zaken (lampen, beamer, hoesjes, kabels bureelbenodigdheden,...).
o Events: biedt ondersteuning bij de voorbereiding (zalen boeken, naamkaartjes maken, banners voorzien, etc.).
Post:
- Is verantwoordelijk voor het afhalen, sorteren, registreren en versturen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen.
Onthaal/telefoon:
- Is verantwoordelijk voor het verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de entiteit.
- Is verantwoordelijk voor het beantwoorden van de telefonische boodschappen van het algemeen nummer, en dient de klant zo nodig door te verwijzen naar de juiste personen en/of instantie.
Agendabeheer:
- Is verantwoordelijk voor het organiseren en plannen van de agenda's van de afdelingshoofden en de leidend ambtenaar.
- Is verantwoordelijk voor het plannen van vergaderingen met meerdere (intern en/of extern) betrokkenen.
Organisatie en samenwerkingsvorm:
- Neemt één of meerdere structurele taken op m.b.t. gedeelde verantwoordelijkheid om de teamplanning en –werking mee vorm te geven, te sturen, te organiseren en te evalueren.
Optimalisatie van de werking:
- Signaleert problemen vanuit de praktijk over de werking en suggereert mogelijke verbeteringen.
- Werkt constructief mee aan vernieuwingen en/of optimalisaties van de eigen dienstverlening.
- Betrekt de business en de ICT-partners bij het zoeken naar meerwaarde en opportuniteiten voor de klant en koppelt bijkomende noden en verwachtingen terug.
- Beheert klanteninformatie in CRM vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid met de productgroepen, de afdeling Strategie en Digitale Transformatie en de horizontale diensten.
- Meet de klantentevredenheid in functie van de KPI "stijgende klantentevredenheid".
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:
1) Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00
2) Je hebt minstens 5 jaar beroepservaring in een functie van management assistent.
Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/
Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs of ervaringsbewijs), moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:
Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hogervermelde vereiste relevante werkervaring.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Xxxxxx Xxxxxxx, xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx, 0492 15 18 05).
4.2 COMPETENTIES
Technische competenties
• Je beschikt over sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.
• Je bent vlot in PC-gebruik en hebt een goede kennis van de MS Office-pakketten (Word, Excel, Outlook,
Access, …).
• Je hebt kennis van de werking van de Vlaamse overheid.
Pluspunten
• Je hebt kennis van de werking van Digitaal Vlaanderen.
• Je hebt kennis van specifieke tools of applicaties die binnen de Vlaamse overheid en Digitaal
Vlaanderen gebruikt worden door ondersteunende diensten (bv. Vlimpers, Orafin, …) of bent bereid
deze kennis op korte termijn te verwerven.
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
• Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5. AANBOD
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen, jouw individuele situatie heeft ook invloed. Je kan alvast een kijkje nemen op onze salarissimulator en onderstaande informatie gebruiken:
o niveau van de functie: C
o graad: medewerker
o salarisschaal: C111
• De lijnmanager kan ervoor kiezen om ook je relevante beroepservaring mee te nemen in de berekening van je salaris. Zowel ervaring in de privé als in de openbare sector komen hiervoor in aanmerking.
• Jouw aanbod van extralegale voordelen:
o Maaltijdcheques (€8 per gewerkte dag waarvan €6,91 wordt betaald door de werkgever en
€1,09 door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettoloon)
o Professionele kinderopvang tijdens de schoolvakanties in de hoofdkantoren (Brussel,
Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) voor kinderen tussen 3 en 14 jaar
o Gratis openbaar vervoer van en naar je werk of een fietsvergoeding voor je woon- werkverkeer. Je hebt de keuze uit verschillende flexibele vervoersformules, of een combinatie, waarbij de Vlaamse overheid de meest duurzame verplaatsingen het meest stimuleert. Zo is er ook een breed aanbod van leasefietsen!
o Aanvullend pensioen
• Je kan verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast kan je zelf aan de slag om jouw loopbaan onder de loep te nemen, hiervoor reiken we verschillende tools aan.
• Wij hechten veel belang aan de werk-privébalans van onze werknemers. Je krijgt 35 dagen vakantie per jaar en bovendien kan je in alle rust genieten van de eindejaarsfeesten want je bent vrij tussen kerstdag en Nieuwjaar!
• Je activiteit bepaalt je werkplek. Bij de meeste functies kan je dus zowel op kantoor, van thuis uit of
op een satellietkantoor werken.
• Je inwerkperiode bestaat uit 4 maanden.
• Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige.
• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een bevorderingsfunctie of naar een functie via de horizontale mobiliteit.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6. SELECTIEPROCEDURE
Door onvoorziene omstandigheden kan het mogelijk zijn dat we de timing en/of aard van de selectie onverwacht zullen aanpassen. Als dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte.
6.1. MODULE 1: eerste screening
6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 19 juni 2023.
6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst
Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:
• Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen.
• Relevantie van je ervaring.
De beoordeling gebeurt in de week van 19 juni 2023.
Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van alle criteria én wie behoort tot de 5 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Als een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.
6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties
Door middel een interview en persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen niveau 1
• Zorgvuldigheid niveau 1
• Samenwerken niveau 1
• Initiatief niveau 1
• Klantgerichtheid niveau 1
• Plannen en organiseren niveau 1
Een selectieverantwoordelijke en afgevaardigden van de wervende entiteit nemen deze screening af.
Deze module vindt plaats in Brussel (of via ons digitaal platform) op 29 juni 2023 (datum onder voorbehoud).
6.3. MODULE 3: functiespecifieke screening
Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Brussel op 29 juni 2023 (datum onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geslaagd of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
Wie slaagt, wordt opgenomen in een wervingsreserve.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN
Heb je reeds in de voorbije zeven jaar een vergelijkbare test en/of een positieve competentiescreening binnen de Vlaamse overheid afgelegd, dan kan je gebruik maken van het principe van niet nodeloos hertesten. Je kiest er zelf voor of je de testen en/of competentiescreening wilt hergebruiken, het is geen verplichting. Wens je hier gebruik van te maken, voeg dan bij je sollicitatie het rapport van de eerder afgelegde test(en) en/of competentiescreening toe. Let wel, het is nog altijd de selector en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid tussen kandidaten, …
7. HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op 16 juni 2023 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.
Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend (zo nodig met een kopie van je diploma/toegangsbewijs/attest). Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8. VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Xxxx Xxxxx
Afdelingshoofd Portfolio & Account Management & HR xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx
tel. 0000 00 00 00
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Xxxxxx Xxxxxxx selectieverantwoordelijke xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9. FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni 2023.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer.
10. RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van management assistent bij Digitaal Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geslaagden.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als management assistent. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Deze werfreserve kan ook gebruikt worden om vacatures als management assistent op andere standplaatsen in te vullen.
Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van management assistent bij Digitaal Vlaanderen. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden.
Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat eenmaal je in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort.