Privacy Convenant Samenwerking Onderwijs-Gemeenten-Jeugdhulp

Privacy Convenant

Samenwerking Onderwijs-Gemeenten-Jeugdhulp

(gebruik functietoets F11 om naar de velden te gaan)

tussen samenwerkingsverband passend onderwijs {NAAM SWV}, de daarbij aangesloten schoolbesturen en de gemeente(n)

De ondergetekenden:

1. Gemeente(n)

in geval van één gemeente

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, van de gemeente {NAAM GEMEENTE}

in geval van meerdere gemeenten

De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, van de gemeenten:

{NAAM GEMEENTE A}

{NAAM GEMEENTE B}

{NAAM GEMEENTE C}

{NAAM GEMEENTE D}

verder afzonderlijk aangeduid als ‘Gemeente’ en gezamenlijk als ‘Gemeenten’,

2. Samenwerkingsverband Passend Onderwijs {NAAM SWV}

Het bestuur van het samenwerkingsverband, gevestigd te {PLAATS} en kantoorhoudend te {ADRES} hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door: {NAAM}, {FUNCTIE}

verder afzonderlijk aangeduid als ‘het SWV’

3. De bij het Samenwerkingsverband aangesloten schoolbesturen¹:

die bij volmacht² in dit Convenant rechtsgeldig vertegenwoordigd worden door het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs {NAAM SWV} :

{NAAM SCHOOLBESTUUR A} gevestigd te {PLAATS}

{NAAM SCHOOLBESTUUR B} gevestigd te {PLAATS}

{NAAM SCHOOLBESTUUR C} gevestigd te {PLAATS}

{NAAM SCHOOLBESTUUR D} gevestigd te {PLAATS}

Etc.

verder afzonderlijk aangeduid als ‘het schoolbestuur’ en gezamenlijk als ‘de schoolbesturen’

4. Jeugdhulpaanbieders waarmee de gemeente een contractuele relatie mee heeft en betrokken zijn bij het verlenen van jeugdhulp aan jongeren;

(Deze aanbieders worden partij bij het Convenant zodra zij deel gaan uitmaken van het Casusoverleg en het ‘Toetredingsformulier aangesloten partij’ als opgenomen in Bijlage 1 hebben ondertekend en dit formulier ter kennis is gebracht aan de deelnemers van het Casusoverleg)

(De gemeente waarmee de jeugdhulpaanbieder een contractuele relatie heeft, stelt daarbij als eis dat de jeugdhulpaanbieder zich bij overleg onderwijs-jeugdhulp conformeert aan de privacy afspraken in dit Convenant middels het ondertekenen van het Toetredingsformulier)

hierna afzonderlijk te noemen ‘Partij’ of ‘Schoolbestuur’ of ‘Schoolbesturen’ en gezamenlijk, inclusief Gemeente[n], te noemen ‘Partijen’,

de volgende overwegingen in aanmerking nemende:

Schoolbesturen hebben de verantwoordelijkheid om het onderwijs zo in te richten dat leerlingen een ononderbroken ontwikkelingsproces kunnen doorlopen. Het onderwijs wordt afgestemd op de voortgang in de ontwikkeling van leerlingen.
Er zijn leerlingen die in en buiten het onderwijs extra ondersteuning nodig hebben in het belang van een gezonde ontwikkeling. Dit vergt in veel gevallen ook in de inzet van jeugdhulp.
In het Thuiszitterspact zijn afspraken gemaakt over het reduceren van het aantal thuiszitters, in het kader van een sluitende, regionale thuiszittersaanpak;
Het Thuiszitterspact heeft geleid tot veel regionale initiatieven en afspraken om het aantal thuiszitters terug te dringen en langdurige uitval te voorkomen;
Samenwerking tussen onderwijs, gemeente, jeugdhulp en ouders is nodig om de juiste begeleiding te kunnen geven aan de jongere en hulp in de school, in vrije tijd en en thuissituatie goed op elkaar af te stemmen;
Betrokkenheid van ouders en leerlingen is essentieel in die samenwerking. Ouders/leerlingen worden daarom actief betrokken in het overleg tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp;
Onderwijs, leerplicht en jeugdhulp alleen effectief kunnen samenwerken als er ook persoonsgegevens van de jongere kunnen worden gedeeld;
Zowel onderwijs, gemeente als jeugdhulp hebben te maken met al dan niet domeinspecifieke regelgeving rond privacy en dienen ten allen tijde binnen de kaders van de AVG te blijven;
In de samenwerking tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp gaat het ook om uitwisseling van bijzondere persoonsgegevens waaraan de UAVG³ bijzondere eisen stelt;
In de praktijk blijkt dat vaak niet helder is bij direct betrokkenen en professionals in zowel onderwijs, leerplicht als jeugdhulp of en hoe persoonsgegevens mogen worden uitgewisseld;
Voor schoolbesturen en samenwerkingsverbanden is het niet doenlijk om met elke jeugdhulpaanbieder en gemeente afzonderlijk afspraken hierover te maken in een privacy-convenant en dit geldt omgekeerd ook voor elke gemeente en jeugdhulpaanbieder;
Met dit Convenant maken partijen afspraken over uitwisseling van (bijzondere) persoonsgegevens tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp waardoor in de regio eenduidigheid ontstaat over de privacy-afspraken in de samenwerking tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp;
Het Convenant sluit aan op de wettelijke plicht van gemeente om in het kader van het Beleidsplan Jeugd op overeenstemming gericht overleg te voeren met het samenwerkingsverband⁴ en op de wettelijke plicht van het samenwerkingsverband om op overeenstemming gericht overleg te voeren over het ondersteuningsplan met de gemeente⁵;
Het Convenant is een van de instrumenten die wordt ingezet in het kader van het Thuiszitterspact, waarin is afgesproken om in elke regio een sluitende thuiszittersaanpak te realiseren;
Dit convenant verder wordt aangehaald als ‘het Convenant’.

verklaren te zijn overeengekomen in het kader van het Op Overeenstemming Gericht Overleg (OOGO)⁶ als bedoeld in artikel 18a lid 9 WPO, artikel 17a lid 9WVO, artikel 8.3.5. WEB⁷ en artikel 2.2 lid 3 Jeugdwet:

Definities

In dit Convenant en de daarbij behorende bijlage(n) wordt verstaan onder:

Absoluut verzuim: het schoolverzuim van de jongere, tussen 5 en 18 jaar, die niet staat ingeschreven bij een school of onderwijsinstelling en waarop geen vrijstelling op basis van de Leerplichtwet 1969 van toepassing is;
Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijken: Partijen zijn Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijke voor zelfstandige Verwerkingen en wanneer verschillende Verwerkingen min of meer geïntegreerd zijn, maar geen sprake is van Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken;
AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);
Betrokkene: het kind of de jongere waarop de samenwerking onderwijs-gemeente-jeugdhulp zich richt en die in dit Convenant wordt gedefinieerd als ‘jongere’; met de minderjarige jongere wordt ook de wettelijke vertegenwoordiger, zijnde de ouder of de voogd bedoeld, die de rechten van de betrokkene uitoefenen;
Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, zoals bedoeld in artikel 9 AVG en artikel 22 lid 1 Uitvoeringswet AVG);
Casusoverleg⁸: het multidisciplinair overleg tussen school en/of samenwerkingsverband, de jongere en/of diens ouder(s)/verzorger(s), de gemeente en jeugdhulp over individuele jongere(n) die zowel op school als in de vrije tijd en/of in de thuissituatie (extra) begeleiding en hulp c.q. behandeling nodig hebben, gericht op een integrale aanpak;
Casusregie: het uitvoeren van procesregie bij samenwerking tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp, gericht op een integrale aanpak ten behoeve van een of meer jongeren;
Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, niet zijnde de betrokkene, noch één der partijen;
Gemeente: de gemeente als partij bij het op overeenstemming gericht overleg met het samenwerkingsverband over Beleidsplan Jeugd en Ondersteuningsplan, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en wethouders;

1.10 Jeugdhulp: alle vormen van eerstelijns en tweedelijns (gespecialiseerde) vormen van jeugdhulp als bedoeld in artikel 1.1 van de Jeugdwet, (waaronder ook jeugdreclassering en jeugdbescherming), de jeugdgezondheidszorg op basis van de Wet publieke gezondheid, de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en zorg op basis van de wet Langdurige Zorg (WLZ⁹) en de Zorgverzekeringswet¹⁰;

1.11 Jongere: de jongere die is ingeschreven bij een school voor primair of voortgezet (speciaal) onderwijs of niet is ingeschreven bij een school maar wel leerplichtig is;

1.12 Leerplichtambtenaar: de ambtenaar van de gemeente(n) die partij is/zijn bij het Convenant en aangesteld is als ambtenaar belast met de uitvoering en handhaving namens de gemeente van de Leerplichtwet;

1.13 Onderwijszorg-arrangement: ondersteuning van de jongere vanuit een integrale hulpverlenings- en ondersteuningsaanpak door jeugdhulp en onderwijs, resulterend in een integraal aanbod van onderwijs en zorg;

1.14 Xxxxx(s): ouder(s) die belast is/zijn met het ouderlijk gezag;

1.15 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (artikel 4 lid 1 AVG);

1.16 Relatief verzuim:

het ongeoorloofd verzuim van de leerplichtige leerling die op een school of onderwijsinstelling staat ingeschreven maar minimaal zestien uur in vier weken verzuimt;^¹¹
het geoorloofd verzuim van de leerplichtige leerling die op een school of onderwijsinstelling vaak voorkomend verzuim vertoont, te weten vier ziekmeldingen in twaalf weken of verzuim op zeven aaneengesloten schooldagen, waarbij een vermoeden van ongeoorloofd verzuim aanwezig is^¹² ;

1.17 School: een school voor basisonderwijs, speciaal basisonderwijs, (voortgezet) speciaal

onderwijs, voortgezet en de instelling voor beroepsonderwijs;

1.18 Thuiszitter: de leerplichtige jongere tussen vijf en zestien jaar of een jongere van zestien of zeventien jaar waarop de kwalificatieplicht van toepassing is en waarbij sprake is van absoluut of relatief schoolverzuim;

1.19 Verwerken: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 AVG);

1.20 Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (artikel 4 lid 8 AVG);

1.21 Verwerkingsverantwoordelijke(n): een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijken

Partijen verwerken persoonsgegevens uit het Casusoverleg alleen en voor zover die nodig zijn voor de uitoefening van hun eigen wettelijke taak gericht op de jongere. Partijen zijn Afzonderlijk Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verstrekken aan elkaar in het kader van dit Convenant¹³.

Doel Verwerking persoonsgegevens

Onderstaande algemene doelen zijn gerelateerd aan de verschillende wettelijke taken en verantwoordelijkheden die deelnemers kunnen hebben. Partijen geven in Bijlage 3 per Casusoverleg aan wat het doel van dit overleg is, zodat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die voor dat doel noodzakelijk zijn. Bij de doelomschrijving in het Casusoverleg specificeren partijen welke onderstaande doelen van toepassing zijn.

Het verwerken van persoonsgegevens van jongeren door partijen vindt plaats met als doel het borgen van het recht op onderwijs van de jongere, het versterken van de zorg voor en de begeleiding van de individuele jongere door samenwerking tussen onderwijs, gemeente en jeugdhulp.

Meer specifiek draagt de verwerking van persoonsgegevens tussen partijen bij aan:

het realiseren van een ononderbroken ontwikkelingsproces voor de (thuiszittende) jongere;
het vinden van een passende plek in het onderwijs en/of de jeugdhulp voor de jongere;
het voorkomen dan wel opheffen van ernstige stagnatie in de leer-, psychosociale- en sociaal emotionele ontwikkeling van de jongere;
het voorkomen dan wel opheffen van ernstige fysieke- en/of psychische gezondheidsproblemen bij de jongere;
het in voorkomende gevallen oplossen van complexe multi-problematiek, problematiek waarbij de jongere te maken heeft met meerdere problemen die op meer dan één leefgebied spelen;
het voorkomen van (verder) crimineel en/of overlast gevend gedrag of verder afglijden van het kind/de jongere naar strafbaar gedrag;
en het mogelijk maken van samenwerking tussen partijen met het oog op de hierboven geformuleerde doeleinden.

Om het onder artikel 3.1 geformuleerde doel te bereiken verwerken partijen gezamenlijk de strikt noodzakelijke persoonsgegevens in het kader van het Casusoverleg.
Partijen verwerken de persoonsgegevens die zij in het kader van de samenwerking onder dit Convenant hebben verkregen niet voor andere (neven)doeleinden dan de doelen omschreven in artikel 3.1.
Bij het Verwerken van persoonsgegevens in het Casusoverleg worden de volgende uitgangspunten in acht genomen:
1. Alleen die instanties die rechtstreeks betrokken zijn bij de jongere nemen deel aan het overleg (kan per fase en soort overleg verschillen) (Casusoverleg op maat);
2. De jongere vanaf 12 jaar¹⁴ (en de wettelijke vertegenwoordigers van de jongere tot 16 jaar) wordt uitgenodigd om deel te nemen aan het Casusoverleg;
3. Deelnemers aan het Casusoverleg leggen schriftelijk vast vanuit welke wettelijke taak en verantwoordelijkheid zij participeren in het overleg en welke grondslag voor gegevens verwerking als bedoeld in artikel 4 aan de orde is.
4. Er is sprake van een strikte doelbinding doordat de deelnemers voor aanvang van het Casusoverleg schriftelijk vastleggen wat het doel van dit overleg is, zodat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die nodig zijn voor het tussen partijen overeengekomen doel in de samenwerking (zie Bijlage 3 Beschrijving Casusoverleggen);
5. Als het doel van de verwerking van persoonsgegevens wijzigt, of, de casus gaat door naar een volgende fase, wordt als eerste opnieuw beoordeeld of de eerder verwerkte gegevens ook daarvoor noodzakelijk zijn en vervolgens of de gegevens daarvoor ook (verder) gebruikt mogen worden;
6. Een partij die in een bepaalde fase persoonsgegevens verstrekt behoudt de zeggenschap over het verdere gebruik van die gegevens en of die voor een andere fase en/of andere doelen gebruikt mogen worden;
7. Een partij die bij de behandeling van een casus kennisneemt van persoonsgegevens afkomstig van een andere partij mag deze gegevens enkel verder gebruiken voor hun eigen taken in het kader van de casusbehandeling, als de partij die de gegevens heeft ingebracht, dit afzonderlijk accordeert, tenzij sprake is van een verstrekking op grond van een wettelijke plicht.
8. Naast toetreding door een jeugdhulpaanbieder in het Casusoverleg middels het ondertekenen van het toetredingsformulier (Zie Bijlage 1) is het mogelijk dat derden¹⁵ op verzoek van de deelnemers aan het Casusoverleg incidenteel participeren in, dan wel informatie verschaffen aan het Casusoverleg.

Artikel 4 Grondslagen voor het verwerken en uitwisselen van persoonsgegevens tussen partijen (onder meer ten behoeve van het Casusoverleg¹⁶)

Onderstaande algemene grondslagen zijn gerelateerd aan de verschillende wettelijke taken en verantwoordelijkheden die deelnemers kunnen hebben. Partijen geven in Bijlage 3 per Casusoverleg aan vanuit welke wettelijke taak en verantwoordelijkheid zij hieraan deelnemen. Alleen persoonsgegevens worden verwerkt die voor dat doel noodzakelijk zijn. Bij de doelomschrijving in het Casusoverleg specificeren partijen welke onderstaande doelen van toepassing zijn. Dit geldt met name voor gemeenten; het maakt verschil of zij betrokken zijn vanuit de leerplicht, toeleiding tot jeugdhulp of het (zelf) leveren van jeugdhulp of vanuit de jeugdgezondheidszorg (JGZ).

4.1 Gemeente

De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door de gemeente waaronder het inbrengen van persoonsgegevens in het casusoverleg, is gelegen in artikel 6 lid 1 sub e AVG, zijnde noodzakelijk in het algemeen belang c.q. voor de uitoefening van een openbaar gezagstaak. Die openbaar gezagstaken zijn in diverse wetten neergelegd. Deelname van de gemeente aan een Casusoverleg moet daarom altijd worden verantwoord vanuit een specifieke wettelijke taak. De mogelijke rollen en wettelijke verantwoordelijkheden worden hieronder nader vermeld:

De gemeente heeft in de Leerplichtwet de wettelijke taak om toe te zien op de naleving van de Leerplichtwet. Daartoe heeft de leerplichtambtenaar (artikel 16 Leerplichtwet) overleg nodig met de school, de ouders en (bij dreigend langdurig verzuim en bij absoluut verzuim) met het samenwerkingsverband om tot een aanpak te komen gericht op terugkeer naar het onderwijs.

Verder heeft de gemeente in het kader van decentralisatie sociaal domein o.a. de jeugdhulpplicht gekregen, neergelegd in de Jeugdwet. In artikel 2.3 Jeugdwet is de toeleiding tot de jeugdzorg geregeld. De gemeente moet voorzieningen treffen zodat de jongere in staat wordt gesteld “gezond en veilig op te groeien, te groeien naar zelfstandigheid en voldoende zelfredzaam te zijn en maatschappelijk te participeren”.

In artikel 2.7 Jeugdwet is geregeld dat de gemeente voor het treffen van een individuele voorziening zo nodig in overleg treedt met het schoolbestuur waar de jongere schoolgaand is. Uitwisseling van persoonsgegevens kan in dit geval worden gebaseerd op artikel 6 lid 1 sub c (het voldoen aan een wettelijke verplichting); in het kader van bijvoorbeeld onderwijs-zorgarrangementen (OZA) (al dan niet in de vorm van een PGB) kunnen dus op deze grond persoonsgegevens worden uitgewisseld.

De gemeente mag gezondheidsgegevens verwerken op grond van artikel 30 lid 1 onder a Uitvoeringswet AVG indien dit nodig is voor een goede uitvoering van de wettelijke voorschriften. In artikel 7.4.0 Jeugdwet is bepaald dat het college bijzondere persoonsgegevens mag verwerken als dat nodig is voor de wettelijke taken in het kader van de Jeugdwet (toeleiding, advisering, inzetten voorziening, onderzoek, bekostiging voorziening of maatregel etc.).

De gemeente is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Jeugdgezondheidszorg (JGZ) op basis van de Wet publieke gezondheid (artikel 5). Jeugdartsen en jeugdverpleegkundigen die bijvoorbeeld zijn verbonden aan GGD’s werken waar nodig op grond van artikel 7 Besluit publieke gezondheid samen met o.a. het onderwijs, voorschoolse voorzieningen en jeugdhulp. Omgekeerd is in de onderwijswetgeving geregeld dat een school in overleg mag treden met JGZ als zij dit nodig oordeelt ten aanzien van leerlingen die extra ondersteuning behoeven (artikel 8 WPO, artikel 11 WEC, artikel 2.41 WVO 2020). Aangezien de JGZ wordt uitgevoerd op basis van een geneeskundige behandelingsovereenkomst tussen jeugdige en JGZ geldt hierbij het medisch beroepsgeheim dat in principe¹⁷ alleen doorbroken kan worden met toestemming van de cliënt.

De gemeente heeft ook de taak om de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) uit te voeren. Hoewel voor jongeren tot 18 jaar de Jeugdwet geldt, kan ook de WMO van toepassing zijn in verband met het verstrekken van hulpmiddelen en benodigde woningaanpassingen. Voor personen vanaf 18 jaar (bijvoorbeeld mbo-studenten) kan het ook begeleiding betreffen die als voorziening op grond van de WMO door de gemeente aan de jongere wordt toegekend.

4.2.Samenwerkingsverband

De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens door het samenwerkingsverband in het casusoverleg, is gelegen in artikel 6 lid 1 sub e AVG, zijnde het algemeen belang.

Het algemeen belang is ermee gediend dat elke jongere een passende plek ontvangt gericht op het voorkomen of opheffen van leer-, psychosociale- en sociaal emotionele ontwikkeling, ernstige fysieke- en/of psychische gezondheidsproblemen of complexe multi-problematiek al dan niet met overlast gevend gedrag; zie artikel 3 waarin deze doelen van de samenwerking tussen partijen zijn geformuleerd.

Samenwerkingsverbanden hebben een wettelijke taak om een samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen de scholen te realiseren, gericht op het ononderbroken ontwikkelingsproces van de jongere. Hiertoe behoort ook het bevorderen van een zo passend mogelijke plaats in het onderwijs van leerlingen die een onderwijszorg-arrangement nodig hebben en al dan niet thuiszitten. Samenwerkingsverbanden zijn verantwoordelijk voor een dekkend aanbod aan ondersteuningsvoorzieningen en ondersteunen de aangesloten schoolbesturen bij het nakomen van de zorgplicht en daarmee bij het vinden van een passende onderwijsplek voor de jongere.

De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens door het samenwerkingsverband ten behoeve van de aangesloten schoolbesturen is gelegen in de nakoming van de wettelijke verplichtingen uit artikel 18a lid 2,6 en 13 WPO en artikel 17a lid 2, 6 en 14 WVO, bij het realiseren van een samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen de scholen van de aangesloten schoolbesturen. Onderdeel van deze wettelijke taak is ook het maken van afspraken met het MBO in het OOGO voor leerlingen die in het MBO ondersteuning nodig hebben (artikel 8.3.5. WEB).

Samenwerkingsverbanden mogen voor hun wettelijke taken gezondheidsgegevens verwerken op grond van artikel 18a lid 13 WPO en artikel 17a lid 4 WVO.

In het wetsvoorstel terugdringen verzuim, dat in voorbereiding is, hebben samenwerkingsverbanden ook een adviserende taak naar de gemeente in het kader van een verzoek om onderwijsvrijstelling. Bij verzuim van een leerling heeft het samenwerkingsverband een begeleidende taak naar het betreffende schoolbestuur bij het organiseren van de ondersteuning van de leerling. Gegevens over ongeoorloofd verzuim worden door de school verstrekt aan het samenwerkingsverband (dit betekent in de praktijk dat het samenwerkingsverband rechtstreeks toegang krijgt tot het verzuimregister voor zover het ongeoorloofd verzuim betreft). In de toelichting van het concept-wetsvoorstel wordt vermeld dat samenwerkingsverband nu ook al een rol vervullen in het tegengaan van verzuim en schooluitval, maar dat deze taak slechts impliciet is opgenomen in de wet, terwijl dat, zoals blijkt uit de wetsgeschiedenis en van uit de maatschappij en politiek, wel van hen wordt verwacht.

4.3.Schoolbestuur

Schoolbesturen mogen gezondheidsgegevens verwerken op grond van artikel 30 lid 2 onder a Uitvoeringswet AVG indien de verwerking gebeurt met het oog op de speciale begeleiding van leerlingen of het treffen van bijzondere voorzieningen in verband met hun gezondheidstoestand noodzakelijk is.

De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens van jongeren die extra ondersteuning behoeven en/of waar een onderwijszorg-arrangement op van toepassing is, in multidisciplinair casusoverleg met partijen buiten de school is gelegen is gebaseerd op het nakomen van de wettelijke taak als geregeld in artikel 8 lid 4 WPO, artikel 11 WEC en artikel 17b lid 1 WVO¹⁸. Het schoolbestuur mag in voorkomende gevallen o.a. overleg voeren over een leerling met de gemeente (in het kader van de Jeugdwet) en de jeugdgezondheidszorg (JGZ). De persoonsgegevens van de leerling worden opgeslagen in het leerlingdossier van de school: leerlingenadministratie en het leerlingenvolgsysteem. Ook gegevens omtrent verzuim en begeleidingsplannen worden daarin vastgelegd.

De grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens aan het samenwerkingsverband is gelegen in de wettelijke taak van het schoolbestuur om voor de leerling een zo passend mogelijke onderwijsplek te vinden waarbij het noodzakelijk kan zijn om hierbij het samenwerkingsverband in te schakelen. Het samenwerkingsverband ondersteunt de aangesloten schoolbesturen bij het zoeken naar een zo passend mogelijke plek in het onderwijs. Het gaat dan om leerlingen met een extra ondersteuningsbehoefte en om leerlingen die (langdurig) thuiszitten of dreigen thuis te zitten. Deze activiteiten kunnen op basis van artikel 18a lid 13 en artikel 17a lid 14 WVO bestaan uit:

de beoordeling van de toelaatbaarheid van de jongere tot een speciale voorziening¹⁹,
de advisering over de ondersteuningsbehoefte van de jongere of
de toewijzing van een ondersteuningsarrangement aan de jongere.

Het verstrekken van persoonsgegevens van jongeren aan het samenwerkingsverband voor een van bovengenoemde doelen is gebaseerd op artikel 18a lid 13 WPO en artikel 17a lid 14 WVO.

De grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens door het schoolbestuur aan de gemeente, rechtstreeks of via een melding bij het digitale verzuimloket van DUO, in het kader van ongeoorloofd relatief verzuim is gelegen in artikel 21a Leerplichtwet (LPW). Het schoolbestuur is gehouden zo mogelijk ook de reden van het schoolverzuim aan te geven. Dit kan ook gezondheidsgegevens betreffen (artikel 21a lid 12 LPW). Dit betreft wettelijk ongeoorloofd verzuim van vier opeenvolgende lesweken van tenminste zestien les- of praktijkuren. Daarnaast moet de school ook luxeverzuim (verzuim buiten de schoolvakanties om) en verzuim in het kader van RMC (Regionale Meld- en Coördinatiefunctie) melden (verzuim van 4 aaneengesloten weken of meer van leerlingen tussen 18 en 23 jaar zonder startkwalificatie). De school mag zorgelijk (zeer frequent) verzuim of vermoedelijk ongeoorloofd verzuim binnen de periode van 4 weken melden via het Verzuimloket van DUO, nadat hierover overleg met leerplicht is gevoerd²⁰. DUO neemt de gegevens die via het Verzuimloket zijn binnengekomen op in het Register Onderwijsdeelnemers (ROD). De verzuimgegevens als bedoeld in artikel 14 Besluit Register Onderwijsdeelnemer worden door DUO op basis van artikel 21 Wet Register Onderwijsdeelnemers aan leerplicht verstrekt (doordat leerplicht toegang heeft tot de verzuimgegevens in het ROD).

De instellingen voor beroepsonderwijs hebben op grond van de wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte (Wgbh/cz) de plicht om waar nodig voor studenten met een beperking aanpassingen te doen in het onderwijs. Schoolbesturen mogen gezondheidsgegevens verwerken op grond van artikel 30 lid 2 onder a Uitvoeringswet AVG indien de verwerking gebeurt met het oog op de speciale begeleiding van deelnemers of het treffen van bijzondere voorzieningen in verband met hun gezondheidstoestand noodzakelijk is.

Indien de instelling persoonsgegevens van de deelnemers, waaronder gezondheidsgegevens wil delen met derden, zal hiervoor expliciet en concreet toestemming van de deelnemer voor nodig is. De instelling moet dan duidelijk maken aan de deelnemer voor welk doel dit nodig is, en welke gegevens daarvoor tenminste noodzakelijk zijn. Dit geldt bijvoorbeeld als specifieke ondersteuning van een externe psycholoog (of andere zorgprofessional) nodig is voor een deelnemer en geen verzuim aan de orde is. Inschakeling van een professional uit het zorgdomein vergt overleg met en toestemming van de deelnemer zelf. Zonder toestemming van de deelnemer kan deze ondersteuning niet worden ingeroepen.

Het verwerken van gezondheidsgegevens wordt dan gebaseerd op de uitdrukkelijke toestemming van de deelnemer (op grond van artikel 9 lid 2 onder a AVG en artikel 22 lid 2 onder a UAVG.

Bij verzuim bestaat een wettelijke plicht tot melding bij DUO, voor leerplichtige deelnemers (artikel 21a LPW) en voor niet-leerplichtige deelnemers die meer dan vier weken zonder geldige reden afwezig zijn (artikel 8.1.8a WEB), waarbij de vermoedelijke reden van verzuim moet worden opgegeven. Indien deelnemers verwijderd worden van de instelling en nog kwalificatieplichtig zijn (tot 23 jaar) geldt een verplichte melding bij de gemeente (RMC-ambtenaar). De grondslag gerechtvaardigd belang kan aan de orde zijn indien de veiligheid van de instelling of personen binnen de instelling in gevaar is.

4.4. Jeugdhulpaanbieder

Jeugdhulpaanbieders (de organisatie) verrichten hun taken op basis van het algemeen belang. Dit vloeit voor uit de opdracht en taak die zij uitvoeren in het kader van de Jeugdwet om namens de gemeente jeugdhulp te organiseren. Het verwerken van persoonsgegevens door jeugdhulpaanbieders is geregeld in hoofdstuk 7 van de Jeugdwet. Jeugdhulpverleners zijn wettelijk gehouden om een dossier in te richten met gegevens van de cliënt (artikel 7.3.8 Jeugdwet) en zijn gehouden de gemeente (bijzondere) persoonsgegevens van de cliënt te verstrekken die nodig zijn voor de gemeentelijke (toeleidings- en toewijzings)taak (artikel 7.4.0 lid 2 Jeugdwet). De van toepassing zijnde professionele standaard²¹ en de (daaruit voortkomende) geheimhoudingsplicht voor de (jeugd)hulpverlener, brengt met zich mee dat voor het delen van persoonsgegevens van cliënten met derden toestemming nodig is van de cliënt. Het beroepsgeheim van een jeugdhulpverlener (de professional) kan alleen worden doorbroken door toestemming van de cliënt²². In artikel 7.3.11 Jeugdwet is geregeld dat de jeugdhulpverlener met toestemming van betrokkene informatie uit het dossier aan derden kan verstrekken.

Jeugdhulpaanbieders mogen bijzondere persoonsgegevens verwerken op grond van hun dossierplicht (artikel 7.3.8 Jeugdwet) waarbij gegevens omtrent geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen alsmede gegevens nodig voor een goede hulpverlening aan betrokkene worden verwerkt. Artikel 30 lid 3 onder a Uitvoeringswet AVG geeft jeugdhulpverleners de mogelijkheid om gezondheidsgegevens te verwerken nodig met het oog op een goede behandeling van betrokkene.

Deze toestemming wordt schriftelijk vastgelegd in het Toestemmingsformulier, zie Bijlage 5. Het Toestemmingsformulier wordt bij de start van het Casusoverleg overlegd door de jeugdhulpverlener of door (de wettelijk vertegenwoordiger van) betrokkene zelf. De jeugdhulpverlener overlegt vooraf met betrokkene welke informatie wordt gedeeld met andere partijen in het Casusoverleg.

4.5.Ouders

Ouders hebben veel kennis over de jongere en zijn ervaringsdeskundige. Hun kennis en ervaring is onmisbaar in het Casusoverleg. Het is aan ouders om zelf te bepalen welke informatie over de gezinssituatie en over de jongere (bijvoorbeeld) onderzoeken door (medisch) specialisten wordt gedeeld met de school; dit kan gaan om handicaps/beperkingen of andere gezondheidsinformatie. Hetzelfde geldt voor informatie over de gezinssituatie die een impact kan hebben op de gezondheid van de jongere en de mogelijkheden voor begeleiding en/of behandeling. Niet alleen de ouders worden uitgenodigd maar ook de jongere wordt gehoord (in het kader van de hoorplicht op basis van internationale verdragen²³); ouders en minderjarigen tussen 12 en 16 jaar oefenen hun privacy-rechten gezamenlijk uit, vanaf 16 jaar oefent de minderjarige de privacy-rechten zelfstandig uit.

Artikel 5. Verwerking en uitwisseling type persoonsgegevens

0.0.Xx het kader van de samenwerking in dit Convenant worden door partijen ten hoogste de volgende persoonsgegevens ten behoeve van het Casusoverleg (en het daarin op te stellen plan van aanpak) aan elkaar verstrekt:

a. voor en achternaam, geboortedatum adres en woonplaats van betrokkene;

b. het burgerservice nummer van betrokkene²⁴;

c. naam van de laatst bekende school waar betrokkene onderwijs volgt of heeft gevolgd;

d. onderwijsgegevens van de jongere (onderwijsbelemmeringen en onderwijsbehoefte, extra ondersteuningsbegeleiding van school en/of samenwerkingsverband etc.);

e. gezondheidsgegevens van de jongere;

f. gegevens over de gezinssamenstelling en de gezinsomstandigheden;

g. gegevens over xxxxxxx xxx xx xxxxxxx;

h. interventies die door de gemeente en/of jeugdhulpaanbieder ten aanzien van betrokkene

in het kader van de Methodische Aanpak Schoolverzuim (MAS) zijn of worden ingezet;

i. interventies die door de school en het samenwerkingsverband ten aanzien van betrokkene

zijn of worden ingezet, gericht op terugkeer naar de eigen of een andere school binnen het

samenwerkingsverband.

5.2.Bij de verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in dit Convenant, houden partijen zich aan de wettelijke kaders van de voor iedere Partij toepasselijke wet- en regelgeving.

5.3.Persoonsgegevens worden slechts ingebracht indien dit noodzakelijk is voor het bereiken van de doelen zoals verwoord in artikel 3, passend bij een goede vervulling van ieders eigen taak, en de goede uitvoering van de samenwerking in het Casusoverleg.

5.4.Ten aanzien van de ondersteuning die de jongere in de thuissituatie wordt geboden zullen partijen zich zoveel mogelijk beperken tot het geven van zgn. buitenkant-informatie²⁵.

5.5. Partijen verwerken persoonsgegevens voor de onder artikel 3 geformuleerde doeleinden enkel in de informatiesystemen van de eigen organisatie²⁶ en borgen dat het beveiligingsbeleid voldoet aan de AVG-eisen (zie Bijlage 2).

5.6.Partijen beëindigen de gegevensverwerking ten aanzien van het Casusoverleg indien:

ten aanzien van de jongere het onderwijszorg-arrangement beëindigd is;
uit de gegevens van de school blijkt dat de jongeren die thuis zat, na terugkeer in het onderwijs gedurende een jaar feitelijk en onafgebroken²⁷ aan dit onderwijs deelneemt;
de jongere niet langer zijn woon- of verblijfplaats heeft in een gemeente die partij is bij dit Convenant noch is ingeschreven bij een van de schoolbesturen die partij zijn bij dit Convenant;
de jongere is overleden.

5.7.Onverminderd het bepaalde in dit artikel, kan een partij persoonsgegevens verstrekken aan een andere partij (waaronder een aangesloten partij die het Toetredingsformulier in Bijlage 1 heeft ondertekend) in het kader van de doelstellingen van de samenwerking zoals verwoord in artikel 3 voor zover deze uitwisseling noodzakelijk is voor deze partij bij:

het uitvoering geven aan interventies en acties die in het Casusoverleg zijn afgesproken;
het voeren van de Procesregie op het plan van aanpak als dat in het Casusoverleg is afgesproken;
het toebedelen van de casus aan een specifieke partij ten behoeve van verdere afhandeling, zoals het aanbrengen van de casus bij een andere overlegtafel.

De grondslag conform de AVG voor het verstrekken van persoonsgegevens als hierboven verwoord wordt ontleend aan de eigen taak en/of de taak van de partij die de activiteiten onder a t/m c uitvoert.

Artikel 6. Verwerking (bijzondere) persoonsgegevens en geheimhouding

Indien voor het inbrengen en/of verstrekken van (bijzondere) persoonsgegevens zoals bedoeld in de artikel 5 toestemming nodig is voor het doorbreken van geheimhoudingsbepalingen zoals bijvoorbeeld verwoord in de Wgbo (artikel 7:457 BW), Jeugdwet (artikel 7.3.11) en artikel 88 wet Big, de beroepscode voor de jeugd- en gezinsprofessional (artikel J), beroepscode NIP artikel 71 t/m 87 (psycholoog), of beroepscode NVO artikel 11 (pedagoog), de Reclasseringsregeling 1995 artikel 37, dan:

wordt deze gevraagd op het moment dat duidelijk is dat het inbrengen of verstrekken noodzakelijk is ten behoeve van het Casusoverleg;
worden deze persoonsgegevens uitsluitend verstrekt voor zover hiervoor de uitdrukkelijke toestemming is verkregen van de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger, zie Bijlage 5 toestemmingsformulier;
legt de partij die de toestemming heeft verkrijgen deze schriftelijk vast en informeert betrokkene dat hij zijn toestemming altijd weer kan intrekken;
draagt de partij die toestemming heeft verkregen bij intrekking van die toestemming er zorg voor dat er geen verdere verstrekkingen meer plaats vinden;
maakt elke partij een eigen afweging conform de voor hem geldende professionele standaard, indien toestemming niet verkregen wordt en hij ervan overtuigd is dat zich hier een conflict van plichten voordoet, of goed hulpverlenerschap het verstrekken van persoonsgegevens verlangt.

Artikel 7 Dataminimalisatie

7.1 Partijen verwerken niet meer persoonsgegevens dat noodzakelijk met het oog op de door partijen in artikel 3 van dit Convenant gezamenlijk geformuleerde doeleinden.

7.2 In het Casusoverleg verwerken partijen alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het opstellen en uitvoeren van een integraal plan van aanpak c.q. onderwijszorg-arrangement.

7.3 Enkel de afgevaardigden van partijen in het Casusoverleg hebben toegang tot de persoonsgegevens die worden verwerkt ten behoeve van het Casusoverleg. Binnen de eigen organisatie hebben alleen personen toegang tot persoonsgegevens van betrokkene voor zover dat nodig is ten behoeve van de uitvoering van de in artikel 3 van dit Convenant geformuleerde doeleinden.

Artikel 8 Kwaliteit

Partijen dragen er zorg voor dat de persoonsgegevens die zij in het kader van de onder artikel 3 geformuleerde doeleinden verstrekken toereikend, ter zake dienend, niet bovenmatig, juist en nauwkeurig zijn. De partij die persoonsgegevens ten behoeve van het Casusoverleg verstrekt, blijft verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en nauwkeurigheid van die persoonsgegevens.

Artikel 9 Bewaren en Vernietigen

9.1 Elke partij is zelf verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens uit het Casusoverleg in relatie tot de eigen acties en afspraken uit het Casusoverleg, uit hoofde van de eigen professionele/wettelijke verantwoordelijkheid jegens betrokkene²⁸.

9.2 De persoonsgegevens die betrekking hebben op het Casusoverleg worden door elke partij afzonderlijk bewaard, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen van elke partij afzonderlijk.

Artikel 10 Beveiliging

10.1 Partijen dragen zorg voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking, een en ander zoals omschreven in Bijlage 2. Die maatregelen betreffen onder meer, maar niet uitsluitend, maatregelen met betrekking tot de toegang tot persoonsgegevens, alsook het gebruik van beveiligde verbindingen voor de verstrekking van persoonsgegevens.

10.2 Wanneer persoonsgegevens aan andere partijen worden verstrekt, gebeurt dit uitsluitend op een adequaat beveiligde manier, conform de geldende beveiligingsnormen voor de betreffende gegevens. Indien daarbij gebruik wordt gemaakt van elektronische gegevensuitwisseling gebeurt dit door middel van versleuteling van de persoonsgegevens en gebruik making van meer-factor authenticatie²⁹.

10.3 Indien partijen gebruik maken van een gezamenlijk informatiesysteem draagt de partij die dit systeem beheert en uitvoert zorg voor de adequate beveiliging van persoonsgegevens die worden Verwerkt in dit systeem.

Artikel 11 Geheimhouding

11.1 Een ieder die op grond van dit Convenant kennis neemt van persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet- en regelgeving of de van toepassing zijnde professionele standaard bekendmaking noodzakelijk maakt.

11.2 Partijen dragen er zorg voor dat iedere medewerker die in de uitvoering van het Convenant of dit Convenant in aanraking komt met persoonsgegevens geheimhouding van die gegevens waarborgt.

11.3 Wettelijke geheimhoudingsplichten zijn onverminderd van toepassing op eenieder die Bijzondere persoonsgegevens in het kader van de eigen taakuitoefening ontvangt.

11.4 De partijen in dit Convenant mogen de persoonsgegevens afkomstig van organisaties die aan een geheimhoudingsplicht als onder meer bedoeld in de Wet Geneeskundige behandelovereenkomst (artikel 7:457 BW), Reclasseringsregeling 1995, Jeugdwet of Wet Maatschappelijke Ondersteuning zijn gebonden, slechts verwerken voor het specifieke doel van de casus waarvoor deze zijn verstrekt. De persoonsgegevens mogen alleen verder worden verwerkt door de ontvangende partijen met toestemming van de verstrekkende organisatie en indien het doel van de verdere verwerking verenigbaar is met dit doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verstrekt. Onverenigbaar gebruik van de persoonsgegevens, ook intern binnen de organisaties van de ontvangende partijen, is niet toegestaan.

11.5 Wanneer de grond voor het verstrekken van de persoonsgegevens aan derden gebaseerd is op toestemming van betrokkene in het kader van de geheimhoudingsplicht, en betrokkene trekt deze toestemming in, laat de verstrekkende partij dit aan de ontvangende partij weten, waarbij ook de toestemming voor Verwerking en verdere Verwerking voor de ontvangende partij vervalt³⁰.

Artikel 12 Informatieverstrekking aan betrokkenen

12.1. Vóór het verstrekken van persoonsgegevens in het kader van de samenwerking wordt betrokkene door de verstrekkende partij, dan wel de partij die de Procesregie voert, geïnformeerd³¹ over het voornemen diens persoonsgegevens verder te verwerken in het kader van samenwerking ten behoeve van het Casusoverleg in dit Convenant.

12.2 Deze informerende partij maakt het tijdstip waarop en de wijze van informeren kenbaar aan de overige bij een Casus betrokken partijen.

12.3 Alle deelnemende partijen zorgen op hun eigen website voor vermelding van deelname aan het Casusoverleg, met vermelding van contactgegevens van het aanspreekpunt/adres (samenroeper, regisseur) en voor een verwijzing naar dit Convenant.

12.4 De onder artikel 12.1 bedoelde informatieverstrekking bevatten ten minste de volgende informatie:

De doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens in het Casusoverleg zoals beschreven in artikel 3;
De partijen die deelnemen aan het Casusoverleg;
De termijn waarvoor de persoonsgegevens worden opgeslagen en bewaard zoals omschreven onder artikel 9, dan wel de criteria voor het bepalen van die termijn;
De rechten van betrokkene met betrekking tot de Verwerking van diens persoonsgegevens zoals geformuleerd onder artikel 13 tot en met 17;
Indien de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming in het kader van het doorbreken van de geheimhoudingsplicht, dat betrokkene het recht heeft deze te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens die heeft plaatsgevonden vóór intrekking van de toestemming;
Dat betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens onder dit Convenant bij de deelnemers van het Casusoverleg en bij de Autoriteit persoonsgegevens;
Nadere uitleg indien de persoonsgegevens moeten worden verstrekt of verder verwerkt op grond van een wettelijke of contractuele verplichting;
Nadere uitleg indien betrokkene verplicht is de persoonsgegevens te verstrekken;
De contactgegevens van de partij bij wie de betrokkene terecht kan voor meer informatie over de verwerking van zijn persoonsgegevens, dan wel waar hij zijn rechten geldend kan maken.

12.5 De deelnemers in het Casusoverleg nodigt betrokkene (waaronder de ouders als wettelijk vertegenwoordiger van de minderjarige jongere tot 16 jaar) uit tot deelname aan het Casusoverleg.

Artikel 13 Rechten van de Betrokkenen

13.1 Iedere betrokkene³², en de wettelijk vertegenwoordiger bij betrokkenen jonger dan 16 jaar, heeft conform de artikelen 15 tot en met 21 van de AVG:

Het recht zich schriftelijk tot een partij of het Casusoverleg ³³ (adres:………………) te wenden met het verzoek tot inzage in de persoonsgegevens die worden verwerkt en op hem betrekking hebben;
Het recht van rectificatie, beperking of bezwaar;
Het recht op verwijdering van de gegevens en ‘het recht om vergeten te worden’;
Het recht op overdracht van zijn gegevens (dataportabiliteit³⁴);
Het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

13.2 De partij die een verzoek als bedoeld in 13.1 heeft ontvangen zal dit verzoek met de andere partijen in het Casusoverleg opnemen en bespreken;

Verzoeker zal binnen een maand worden geïnformeerd over de uitvoering van een verzoek;

Indien een verzoek wordt afgewezen wordt dit schriftelijk en duidelijk gemotiveerd kenbaar gemaakt³⁵.

13.3 Indien betrokkene jonger is dan 12 jaar heeft hij het recht om gehoord te worden door een of meer deelnemers uit het Casusoverleg als het gaat om de ondersteuning, begeleiding of behandeling die nodig is³⁶. Jongeren vanaf 12 jaar hebben het recht om zelf , naast hun ouders, te participeren in het Casusoverleg.

Artikel 14 Verstrekking aan derden

14.1 Persoonsgegevens die in het kader van dit Convenant worden verwerkt, worden niet verstrekt aan anderen dan deelnemers aan het Casusoverleg. Indien verstrekking aan derden nodig is om de doeleinden van artikel 3 van dit Convenant te bereiken wordt hiervoor toestemming gevraagd van betrokkene.

14.2 Indien een verstrekking van persoonsgegevens aan derden plaatsvindt, is dat een individuele afweging van elke partij op grond van zijn eigen wet- en regelgeving. Alleen de partij die de persoonsgegevens heeft ingebracht in het Casusoverleg is gerechtigd hierover een beslissing te nemen.

14.3 Verstrekking van persoonsgegeven aan derden vindt zo veel mogelijk plaats via pseudonimisering of anonimisering tenzij voor het doel van de verstrekking het nodig is dat sprake is van tot een individu te herleiden persoon.

Artikel 15 Verwerkingsregister en Functionaris Gegevensbescherming

15.1 Partijen registeren hun verwerkingen van persoonsgegevens onder dit Convenant in een eigen register van verwerkingsactiviteiten.

15.2 De Functionarissen Gegevensbescherming van de afzonderlijke partijen hebben recht op inzage tot de Verwerkingen en register van Verwerkingen, alsook inzage in enige andere informatie, voor zover dit noodzakelijk is voor diens toezichthoudende werkzaamheden.

15.3 De Functionarissen Gegevensbescherming van elke partij houden toezicht op de naleving van de eigen partij op de verplichtingen in dit Convenant en zijn bevoegd ter zake advies uit te brengen dan wel onregelmatigheden in de gegevensverwerking te rapporteren aan de afgevaardigde van de eigen partij in het Casusoverleg.

Artikel 16 Aansprakelijkheid

16.1 Partijen zetten zich in voor een goede uitvoering van het bepaalde in dit Convenant en zullen zich houden aan de dienaangaande in dit Convenant gemaakte afspraken.

16.2 Partijen zijn ieder voor zich aansprakelijk voor aanspraken van betrokkenen, of derden op schadevergoeding op grond van directe of indirecte schade, administratieve boetes of andere aanspraken van derden in geval van toerekenbare tekortkoming door de aangesproken partij in de nakoming van het bepaalde in dit Convenant en de bijbehorende Bijlagen³⁷.

16.3 Wanneer meerdere Verwerkingsverantwoordelijken bij dezelfde Verwerking betrokken zijn, en verantwoordelijk zijn voor schade die door die Verwerking is veroorzaakt, wordt elke Verwerkingsverantwoordelijke voor de gehele schade aansprakelijk gehouden teneinde te garanderen dat de betrokkene daadwerkelijk wordt vergoed.

Artikel 17 Wijzigingen

17.1 De bepalingen in dit Convenant kunnen door de partijen in gezamenlijk overleg worden gewijzigd.

17.2 Wijziging van het Convenant vergt het opnieuw ondertekenen door partijen van het gewijzigde Convenant.

Artikel 18 Toetreding

18.1 Toetreding van een derde tot dit Convenant kan enkel wanneer partijen in het Casusoverleg vooraf overeenstemming hebben bereikt over toetreding van de betreffende organisatie³⁸.

18.2 De derde kan als partij toetreden tot het Convenant middels het ondertekenen van het Toetredingsformulier als bedoeld in Bijlage 1.

18.3 De partij die een ondertekend Toetredingsformulier van een toetredende derde heeft ontvangen informeert hierover de overige deelnemers van het Casusoverleg. De toetreding wordt schriftelijk vastgelegd in het verslag van het Casusoverleg.

Artikel 19 Duur, opzegging, beëindiging

19.1 Dit Convenant treedt in werking op de dag van ondertekening door partijen en wordt tenminste aangegaan voor een periode van twee jaar, waarna het Convenant automatisch iedere keer met een periode van één jaar wordt verlengd, behoudens schriftelijke opzegging door partijen.

19.2 Verplichtingen die naar hun aard hiertoe zijn bestemd blijven ook na beëindiging van dit Convenant bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die ter zake van geheimhouding en de beveiliging van persoonsgegevens.

19.3 Bepalingen in dit Convenant komen van rechtswege te vervallen op het moment dat de verwerking van persoonsgegevens in het kader van dit Convenant geregeld is in wetgeving. Alsdan is die betreffende wet- en regelgeving van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 20 Monitoring, toezicht, audit, wetenschappelijk onderzoek en evaluatie

20.1 Indien partijen besluiten tot het verlenen van een opdracht tot uitvoering van een wetenschappelijk onderzoek zijn partijen gezamenlijk opdrachtgever en worden de specifieke bepalingen uit wet- en regelgeving alsmede de interne voor partijen geldende voorschriften voor wetenschappelijk onderzoek van partijen in acht genomen.

20.2 Partijen zullen dit Convenant twee jaar na inwerkingtreding evalueren.

Artikel 21 Toepasselijk recht

21.1 Op dit Convenant is Nederlands recht van toepassing.

Aldus overeengekomen in het OOGO van { DATUM }, te { PLAATS }:

{NAAM GEMEENTE}

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordig door: { NAAM }, { FUNCTIE }

{NAAM GEMEENTE}

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordig door: { NAAM }, { FUNCTIE }

{NAAM SAMENWERKINGSVERBAND}

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: { NAAM }, { FUNCTIE }

Toelichting op een aantal artikelen

Artikel 1

De samenwerking onderwijs-gemeente-jeugdhulp kent vele vormen en veel actoren. Het varieert van de inzet van een schoolmaatschappelijk werker op school, contact tussen een speciale school en een hulpverlener uit de Jeugd-GGZ tot overleg met een residentiële instelling waar de jongere behandeld wordt en overleg met Jeugdreclassering over een jongere die met de politie in aanraking is gekomen. Ook overleg tussen school, samenwerkingsverband en leerplicht (evt. met jeugdhulp) over aanpak van een thuiszittende leerling is een vorm van meer-partijen overleg. In het Convenant hanteren we voor al deze uiteenlopende overleggen het centrale begrip Casusoverleg; het Casusoverleg is het multidisciplinair of interprofessioneel overleg tussen bv school, ouders, leerplicht en jeugdhulpverlener waarin een of meer individuele (thuiszittende) leerlingen worden besproken. Kenmerk is dat het overleg wordt gevoerd door iemand van de school met ouder/leerling en een of meer partners van buiten het onderwijs. Ook een bilateraal overleg van de school met een jeugdhulppartner behoort hiertoe. Xxxxxxxxxx van een leerling in het multidisciplinair overleg kan leiden tot het uitvoeren van een onderwijszorg-arrangement. In dat geval kan ook sprake zijn van (bilateraal) casusoverleg bij de uitvoering van het arrangement tussen bv de leerkracht of interne begeleider, de leerling/ouders en de hulpverlener uit jeugdzorg. In alle gevallen dienen er goede werkafspraken te worden gemaakt in zo’n overleg. Zie Bijlage 3 waar de diverse casusoverleggen nader worden beschreven (doelbinding, welke partij vanuit welke wettelijke verantwoordelijkheid, beheer persoonsgegevens etc.). Concrete werkafspraken hierover worden in Bijlage 3 opgenomen. Aangezien dit per regio zal wisselen is dit niet in dit landelijke model opgenomen. Wel zijn enkele voorbeeld overleggen vermeld.

Artikel 2
In de meeste gevallen hebben gemeente, jeugdhulp en onderwijs allemaal hun eigen informatiesystemen waar zij persoonsgegevens in verwerken. Elke partij is dan verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die deze zelf verwerkt. In elk geval is de school altijd verwerkingsverantwoordelijke; van elke leerling is een leerlingdossier en hierin worden ook gegevens verwerkt van multidisciplinaire overleg die de school voert over de leerling. Als de school aanvrager is van het Casusoverleg ligt het voor de hand dat de school de partij is die als verwerkingsverantwoordelijke de meeste persoonsgegevens gerelateerd aan het Casusoverleg verwerkt. Voor alle partijen geldt dat zij persoonsgegevens uit het Casusoverleg alleen verwerken in het eigen dossier, voor zover dat nodig is voor de eigen behandelings- of ondersteuningstaak.

Artikel 4

Partijen stellen ieder voor zich vast op grond van welke wettelijke grondslag zij persoonsgegevens in het kader van de samenwerking in dit Convenant verwerken.

Artikel 6 AVG geeft hiertoe verschillende mogelijkheden; verwerking kan bijvoorbeeld rechtmatig zijn als wordt voldaan aan:

het voldoen aan een wettelijke plicht die op een partij (verwerkingsverantwoordelijke) rust;
het uitvoeren van een overeenkomst;
het vervullen van een taak van algemeen belang;
het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van een partij, zolang privacybelangen van betrokkene niet zwaarder wegen;
gegeven toestemming door de betrokkene.

De wetgever heeft voor bepaalde taken van gemeente, samenwerkingsverband en schoolbestuur een wettelijke grondslag gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens; in een aantal situaties is voor het vervullen van de wettelijke taak van een partij het zonder meer nodig om persoonsgegevens te verwerken. Een school is bijvoorbeeld wettelijk verplicht om verzuimgegevens door te geven leerplicht.

In situaties waarin dit niet evident uit het wettelijk kader voortvloeit is gekozen voor de grondslag algemeen belang, zie ook de overwegingen aan het begin van het convenant, die duidelijk maken dat er een groot publiek belang is gemoeid met het terugdringen van het aantal thuiszitters en het realiseren van de ambities uit het landelijk Thuiszitterspact.

Jeugdzorghulpverleners dienen op grond van wetgeving een professionele standaard te hanteren (het geheel van normen en waarden in een vakgebied). De professionele standaard gebiedt geheimhouding van persoonsgegevens van de cliënt (vaak uitgewerkt in beroepscodes). Het beroepsgeheim kan alleen met toestemming van betrokkene verbroken worden. In uitzonderingsgevallen kan het beroepsgeheim worden verbroken bijvoorbeeld als sprake is bedreiging van een vitaal belang van betrokkene of van derden (conflict van plichten).

Ouders beschikken vaak over veel bijzondere gegevens, waaronder ook gezondheidsgegevens over hun kind en zijn ervaringsdeskundige ten aanzien van hun kind. Ouders bepalen zelf welke gegevens zijn al dan niet willen delen in het Casusoverleg met betrekking tot de gezondheidsgegevens van de jongere en de thuissituatie.

Artikel 5

Persoonsgegevens betreft informatie die direct of indirect herleidbaar is tot een natuurlijk persoon, zoals geformuleerd in de definities. Dat kan een naam, adres of telefoonnummer zijn, maar ook gegevens over gezondheid, leefsituatie, handhavingsmaatregelen door leerplicht.

Artikel 10

Wanneer persoonsgegevens aan andere partijen worden verstrekt gebeurt dit met het oog op de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de mogelijke risico’s voor Betrokkenen uitsluitend op een adequaat beveiligde manier. In het beveiligingsplan dienen hier richtlijnen voor te worden opgenomen. De voorkeur heeft het dat de partij voor wie de gegevens zijn bedoeld deze kan inzien of op kan halen in een beveiligde omgeving en via een beveiligde verbinding. Het gebruik van email dient zoveel mogelijk vermeden te worden. Indien dit bij uitzondering niet anders kan dient passende versleuteling (encryptie) van de persoonsgegevens plaats te vinden voor verstrekking middels bijvoorbeeld het toekennen van een wachtwoord aan een bestand. Ook wordt dan gebruik gemaakt van meer-factor authenticatie. Meerfactorauthenticatie is een vorm van (toegangs-) beveiliging waarbij de gebruiker zich met een combinatie van minimaal twee verschillende typen authenticatiefactoren moet authentiseren om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval indien het wachtwoord van het bestand niet via dezelfde pc wordt verstuurd maar via een ander device wordt verzonden, bijvoorbeeld middels een sms-bericht door middel van een mobiele telefoon.

Artikel 11

Het opzettelijk schenden van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel 272 Wetboek van strafrecht. Hulpverleners hebben geheimhoudingsplicht op grond van de wet (bv op basis van de Wet Big, Jeugdwet en de Wgbo) of hun professionele standaard (uitgewerkt in beroeps- en gedragscodes) waarop ook tuchtrecht binnen de beroepsgroep van toepassing is. Er zijn wettelijke uitzonderingen op het beroepsgeheim, zoals wettelijke meldrechten voor Veilig Thuis, de Raad voor de Kinderbescherming en gezinsvoogden (in deze situaties is geen toestemming nodig van de jongere of zijn ouders). In de beroepstandaarden voor hulpverleners is vaak ook het ‘conflict van plichten’ uitgewerkt; de hulpverlener doorbreekt dan zijn plicht om te zwijgen omdat de plicht om te spreken zwaarder weegt in het belang van de jongere vanwege bv veiligheidsrisico’s voor de jongere zelf of zijn directe omgeving.

Als er gezondheidsgegevens worden verwerkt eist de AVG dat dat alleen mag in het kader van een geheimhoudingsplicht. Dat kan zijn een beroepsgeheim (hulpverlening), een ambtsgeheim (leerplicht) of een contractueel bepaalde geheimhoudingsplicht. Het onderwijs kent geen wettelijk beschermde geheimhoudingsplicht; de cao-VO (artikel 18.5) kent wel een geheimhoudingsplicht voor de werknemer. Het is gewenst om een geheimhoudingsplicht in de arbeidsovereenkomst vast te leggen voor situaties die niet bij CAO zijn geregeld, zoals in het primair onderwijs.

Artikel 12

Het verdient aanbeveling de uitoefening van de rechten van de Betrokkene te centraliseren. Door een van de deelnemers in het Casusoverleg te belasten met de informatieplicht aan betrokkene ontstaat voor betrokkene een heldere communicatielijn waarbij sprake is van 1 contactpersoon vanuit het Casusoverleg. Dit kan bijvoorbeeld worden belegd bij de partij die het Casusoverleg aanvraagt. In veel gevallen zal dit de school zijn.

Betrokkenheid van leerlingen en ouders is essentieel in het opstellen van een effectief onderwijszorg-arrangement (1 kind, 1 plan-aanpak) of (bij thuiszitters) het opstellen van een plan van aanpak gericht op terugkeer in het onderwijs.

Artikel 16

Bepaal gezamenlijk hoe wordt omgegaan met aansprakelijkheid op grond van de uitvoering van dit Convenant. Wat als het delen van persoonsgegevens in het Casusoverleg leidt tot een boete van de Autoriteit persoonsgegevens of een claim van een Betrokkene op schadevergoeding? Er zijn veel scenario’s denkbaar. Hieronder is een voorbeeld opgenomen waarin onderscheid is gemaakt tussen schade die het gevolg is van niet-nakoming door één der partijen en de situatie waarin de gezamenlijke gegevensverwerking heeft geleid tot schade bij derden of tot boetes en de situatie waarin de samenwerking leidt tot schade bij een partij.

Bijlage 1: Toetredingsformulier Jeugdhulpaanbieder als aangesloten partij tot Convenant

(de toetredende partij stuurt dit ondertekende formulier aan de gemeente waarmee een contractuele relatie wordt onderhouden en/of aan de deelnemers van het Casusoverleg)

{NAAM ORGANISATIE}, statutair gevestigd te { PLAATS }en kantoorhoudend aan { ADRES }hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door {NAAM }. {FUNCTIE }, hierna te noemen “aanbieder”

overwegende dat:

Aanbieder door de gemeente X is gecontracteerd als jeugdhulpaanbieder en in dat kader betrokken is bij de hulpverlening aan jongeren als bedoeld in het Privacy Convenant Onderwijs-Gemeenten-Jeugdhulp waar gemeente X partij is (hierna te noemen “het Convenant”);
Aanbieder gevraagd is deel te nemen aan Casusoverleg over een of meer jongeren in het kader van de samenwerking Onderwijs-Jeugdhulp;
De gemeente heeft verzocht om toetreding van ondergetekende aan het Convenant zodra aanbieder samenwerkt met onderwijs ten aanzien van een of meer jongeren die hulp en ondersteuning nodig hebben en daarbij persoonsgegevens uitwisselt;
Deelname aan het Convenant gelet op de maatschappelijke taak die aanbieder zichzelf in het kader van de jeugdhulpproblematiek toedicht en gelet op de verantwoordelijkheid en/of bevoegdheid van ondergetekende een bijdrage levert aan de doelstelling zoals geformuleerd in artikel 3 van het Convenant;
Aanbieder door de gemeente X/het Casusoverleg een exemplaar van het getekende Convenant heeft ontvangen;

verklaart daartoe het volgende:

Ondergetekende onderschrijft de in het Convenant geformuleerde doelstellingen, verplicht zich de bepalingen in het Convenant te zullen naleven met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en professionele standaard en verklaart zich in dit kader bereid met partijen samen te werken in het Casusoverleg.

Aldus ondertekend te { PLAATS }op { DATUM }

{NAAM ORGANISATIE}

{NAAM TEKENINGSBEVOEGDE FUNCTIONARIS }

Bijlage 2: Beveiligingsbeleid persoonsgegevens

Partijen dienen een beleid op te stellen dat toeziet op de bescherming van persoonsgegevens. Hiervoor kan aansluiting worden gezocht bij het informatiebeveiligingsbeleid, doch daar dient dan expliciet aandacht te worden besteed aan de technische en organisatorische maatregelen ten behoeve van de bescherming van persoonsgegevens.

Zie de site van de Autoriteit Persoonsgegevens voor meer informatie hierover:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx

Gemeenten volgen hierbij de vanaf 1 januari 2020 verplichte Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Schoolbesturen en Samenwerkingsverbanden volgen hierbij de Aanpak IBP van Kennisnet. Voor het MBO geldt het framework IBP van MBO Digitaal.

Er zijn kwaliteitsnormen opgesteld voor de toepassing van beveiliging van persoonsgegevens. Een algemene kwaliteitsnorm is de NEN-EN-ISO/IEC 27002:2017.

Voor de zorgsector is een afzonderlijke kwaliteitsnorm van toepassing. De Autoriteit Persoonsgegevens gaat voor de informatiebeveiliging in de zorg uit van: NEN-7510 en NEN 7513.

Binnen de zorgsector geldt voorts de norm NTA 7516. Dit is een norm voor veilig mailen bij het uitwisselen van gezondheidsinformatie tussen zorgprofessionals onderling en tussen zorgprofessionals en andere personen. De norm bevat eisen waaraan applicaties moeten voldoen voor veilig mailen waaronder versleuteling van mailgegevens en meerfactorauthenticatie.

Bijlage 3 Beschrijving Casusoverleggen

Per type Casusoverleg wordt hier schriftelijk een specificatie gegeven van:

De doelbinding (zie artikel 3);
Deelnemende partijen met eigen verantwoordelijkheid (zie artikel 4 grondslag);
Werkwijze:
- Procesregisseur³⁹,
- Betrokkenheid ouders/jongere
- Beheer persoonsgegevens
- Fasen van overleg.

Voorbeelden:

Voorbeeld 1 Multidisciplinair overleg schoolniveau (MDO)

Doelstelling	In gezamenlijkheid vaststelling welke extra ondersteuning leerling nodig heeft binnen en buiten de onderwijssetting om succesvol te kunnen zijn in zijn of haar ontwikkeling. Opstellen plan van aanpak, jeugdhulp organiseren.
Wanneer	Xxxxxx over de leerling in verschillende domeinen (onderwijs, jeugdhulp, gezondheidszorg) waardoor verschillende disciplines betrokken moeten worden om tot passend aanbod te komen.
Partijen/wettelijke taak	School (leerkracht, intern begeleider) (procesregisseur) Ouders (+ onafhankelijke cliëntondersteuner) Psycholoog/orthopedagoog (van schoolbestuur of SWV) GGD (wet publieke gezondheid)(jeugdarts/jeugdverpleegkundige Professional van wijkteam/centrum jeugd en gezin/schoolmaatschappelijk werker (poort tot jeugdhulpverlening/Jeugdwet) Grondslag vermeld in artikel 4 Convenant
Beheer persoonsgegevens	Met toestemming ouders deelt school OPP en vragen vanuit school om advies op beveiligde wijze. Afspraken worden vastgelegd in schooldossier.
Fasen overleg	Is gericht op eerste fase: komen tot integrale aanpak onderwijs en jeugdhulp. Kan leiden tot vervolgaanpak op individueel niveau met betreffende jeugdhulpaanbieder, school en leerplicht.

Voorbeeld 2 Verzuimoverleg

Doelstelling	In gezamenlijkheid terugdringen (ongeoorloofd) verzuim van leerling en voorkomen langdurige uitval zodat de leerling het onderwijs weer volledig volgt en succesvol is in zijn of haar ontwikkeling. Integraal plan van aanpak opstellen en gezamenlijk uitvoeren en monitoren ivm gewenste uitkomst.
Wanneer	Bij verzuimmelding in DUO over ongeoorloofd verzuim (16 uur binnen 4 weken) of vermoedelijk ongeoorloofd verzuim (rubriek overig verzuim).
Partijen/wettelijke taak	School (intern begeleider of zorgcoördinator) Gedragsdeskundige (school of SWV) Ouders (en jongere zelf, hoorrecht) Jeugdarts/jeugdverpleegkundige GGD (Wet publieke gezondheid) Leerplichtambtenaar (Leerplichtwet) Jeugdhulpaanbieder (Jeugdwet) Grondslag vermeld in artikel 4 Convenant
Beheer persoonsgegevens	Delen op beveiligde wijze. Elke partij legt in eigen dossier relevante persoonsgegevens vast over verzuim ivm eigen taak hierin. Ouders hebben schriftelijk toestemming verleend aan GGD en Jeugdhulp ivm beroepsgeheim.
Fasen overleg	Doel is in eerste instantie te komen tot gezamenlijk, integraal plan van aanpak. Daarna nieuwe fase uitvoering en monitoring plan van aanpak.

Voorbeeld 3 Thuiszittersoverleg (regionaal)

Doelstelling	Doorbraakaanpak organiseren (passend hulpverlenings- en onderwijsaanbod) voor leerlingen die langdurig thuiszitten (langdurig relatief verzuim en absoluut verzuim. Gericht inzetten van interventies binnen jeugdhulp en/of onderwijs en monitoren hiervan.
Wanneer	Op verzoek school indien eerdere interventies niet hebben geholpen. Op verzoek leerplicht indien gezocht moet worden naar passend aanbod andere school binnen SWV. Periodiek voortgangsoverleg leerplicht-SWV in kader terugdringen schoolverzuim/thuiszitters.
Partijen/wettelijke taak	Samenwerkingsverband passend onderwijs (dekkend aanbod) (procesregisseur) School Leerplichtambtenaar (Leerplichtwet) Teamleider Jeugd en Gezin gemeente (Jeugdwet) Grondslag vermeld in artikel 4 Convenant
Beheer persoonsgegevens	Delen op beveiligde wijze. Elke partij legt in eigen dossier relevante persoonsgegevens vast.
Fasen overleg	Partijen hebben binnen eigen domein doorbraakbevoegdheid om bv jeugdhulp te organiseren of passend onderwijsaanbod te doen . In vervolgfase worden ouders en jongere hierbij betrokken.

Toelichting:

1. Deelnemers en grondslag wettelijke taak

- Welke organisaties zijn vanuit welke wettelijke taak vertegenwoordigd in het overleg?

- Welke grondslag bezit elke organisatie om persoonsgegevens te verwerken (artikel 4)?

- welke functionarissen van welke organisatie zijn de deelnemers aan het overleg?

- functioneert het casusoverleg op schoolniveau, wijkniveau, gemeenteniveau of niveau SWV?

2. Doelstelling

- wat is het doel van het Casusoverleg (zie artikel 3, doelbinding persoonsgegevens) (bv

bewerkstelligen terugkeer naar school bij thuiszitters, organiseren van passende begeleiding en jeugdhulp in school en/of thuissituatie)

wat is de doelgroep: is dat de definitie van jongere conform definitie in het Convenant of

anders of breder?

- beschikt het Casusoverleg ook over doorzettingsmacht, dat wil zeggen het bepalen van een passend ondersteuningsaanbod (jeugdhulp/onderwijs)?

3. Procesregisseur en werkwijze

- wie is bijeenroeper, regisseur?

- wie bewaakt de opvolging van acties/is casusregisseur⁴⁰?

- wie is aanspreekpunt voor ouders/jongeren voor wat betreft gegevensverwerking?

4. Ouders/jongeren

- worden ouders/jongeren vooraf betrokken bij het casusoverleg, door uitleg over doel, de mogelijke deelnemers, en de privacy-rechten?

- worden ouders/jongeren uitgenodigd voor het overleg en ontvangen zij verslagen?

- is de schriftelijke toestemming van ouders/jongeren voor het delen van bijzondere

persoonsgegevens goed geregeld (zie Bijlage 5, Toestemmingsformulier)

5. Beheer persoonsgegevens

- beheert de deelnemer die een behandelrelatie heeft met betrokkene zelf persoonsgegevens

gerelateerd aan het casusoverleg?

- Uitgangspunt: elke deelnemer blijft zelf verwerkersverantwoordelijke vanuit eigen relatie met jongere en legt alleen gegevens vast uit het overleg die nodig zijn voor de eigen wettelijke taak, zie ook artikel 3.4 g en h⁴¹ .

- worden er verslagen van het Casusoverleg gemaakt? Worden daar namen of pseudoniemen in

genoemd? Xxx wordt verslag op beveiligde manier gedeeld?

6. Fasen van verwerking persoonsgegevens

- persoonsgegevens worden in elke fase verwerkt, maar verschillen ook per fase.

Per fase moet worden afgesproken welke persoonsgegevens daarvoor nodig zijn; voor het opstellen van ‘1 kind, 1 plan’ zullen meer persoonsgegevens nodig zijn om uit te wisselen dan voor de fase van monitoring. Uitgangspunt is dat niet meer persoonsgegevens worden gedeeld dan strikt nodig voor het afgesproken doel.

Fasen:

- Intake/aanmelding

- wie meldt aan en beslist welke partij(en) nodig zijn?

- is aanmelden mondeling of schriftelijk?

- beoordeling (bepalen eerste beeld en verrijken informatie uit intake)

- is betrokkene bij andere deelnemers bekend? Wat weten we van deze jongere?

- welke aanvullende info moeten we bij wie opvragen?

- ouders/jongere uitnodigen en ‘uitvragen’

- 1 kind, 1 plan opstellen

- samen met ouders/jongere gezamenlijk plan opstellen

- concrete, haalbare doelen opstellen voor jongere/ouders/school/jeugdhulp

- concrete acties benoemen (interventies, behandelstappen etc.)

- monitoring plan van aanpak

- vanuit casusoverleg volgt een casusregisseur de opvolging van het plan van aanpak

- tussentijds rapporteren aan casusoverleg over voortgang uitvoering

- indien nodig plan van aanpak aanpassen

- periodiek met ouders/jongere voortgang bespreken en acties eventueel aanpassen

- evaluatie plan van xxxxxx

- na afloop van onderwijszorg-arrangement/uitvoering plan evalueren met ouders/jongere of doelen zijn bereikt en welke resultaten zijn geboekt

- tot 6 maanden na afloop plan/arrangement leerling blijven volgen vanuit casusoverleg en terugkoppeling vanuit school.

- afsluiting persoonsdossier.

BIJLAGE 4 VOLMACHT SCHOOLBESTUUR

(briefpapier volmachtgever)

VOLMACHT

Het bestuur van {NAAM SCHOOLBESTUUR }

Hierna te noemen: volmachtgever

heeft kennis genomen van het opgestelde privacy convenant samenwerking onderwijs-jeugdhulp dat op { DATUM } zal worden ondertekend in het Op Overeenstemming Gericht Overleg (OOGO) tussen het Samenwerkingsverband {NAAM SWV} en de gemeente(n) {NAAM GEMEENTE}.

Volmachtgever verklaart

in te stemmen met het opgestelde privacy convenant samenwerking onderwijs-jeugdhulp;
in de eigen schoolorganisatie dit privacy convenant toe te passen en ervoor zorg te dragen dat eigen professionals bekend zijn met de afspraken uit het convenant;
hierbij dat de directeur (of directeur/bestuurder of bestuur in de persoon van x, voorzitter) van het samenwerkingsverband {NAAM SWV} volmacht te geven om namens volmachtgever in het OOGO besluiten te nemen over het convenant en het convenant te ondertekenen.

Namens volmachtgever,

{NAAM }

{ FUNCTIE }

{ DATUM }

(handtekening)

Bijlage 5 Toestemmingsformulier informatie-uitwisseling in (multidisciplinair)Casusoverleg⁴²

Toelichting:

Bij het Casusoverleg zijn hulpverleners betrokken die wettelijk (jeugdhulpverlener) of op basis van hun beroepscode (psycholoog, pedagoog) een geheimhoudingsplicht hebben. Het delen van (bijzondere) persoonsgegevens met derden in het kader van Casusoverleg is dan alleen mogelijk met doorbreking van de geheimhoudingsplicht. Onderstaand formulier bevat de vooraf vastgelegde schriftelijke toestemming van betrokkene en/of ouders aan de hulpverlener om informatie te delen over betrokkene te delen in het Casusoverleg, en wordt door de professional in het eigen dossier bewaart.

Xxxxxxxx en/of ouders worden tijdig geïnformeerd over de datum en tijd van een (multidisciplinair) casusoverleg en worden hiervoor uitgenodigd, samen met het Toestemmingsformulier. Xxxx is dat ouders en/of jongere zoveel als mogelijk aanwezig zijn bij de besprekingen, vanwege hun eigen rol in de zorg en begeleiding van de jeugdige. Uiterlijk bij de start van het Casusoverleg verstrekt betrokkene en/of de ouders aan de hulpverlener dit ingevulde toestemmingsformulier.

TOESTEMMINGSFORMULIER ivm geheimhoudingsplicht

In het kader van het versterken van de zorg voor en de begeleiding van

{NAAM LEERLING }

{GEBOORTEDATUM }

geven leerling en/of ouders toestemming voor het bespreken van de ondersteuningsbehoeften en hulpvragen van de leerling door de school en partners uit de hulpverlening in het kader van casusoverleg als bedoeld in het Privacy- Convenant onderwijs en jeugdhulp.

Doel van het gesprek is om samen te bepalen wat er nodig is om

{ BESCHRIJF HIER WAT NODIG IS }

De toestemming om persoonsgegevens te delen met partners in het Casusoverleg wordt gegeven aan:

☐De jeugdarts / jeugdverpleegkundige

☐De schoolmaatschappelijk werker

☐De orthopedagoog of psycholoog van de school / het samenwerkingsverband

☐De jeugdwerker van het wijkteam / CJG-coach / jeugd-en gezinswerker

☐De leerplichtambtenaar⁴³

☐Medewerker van zorgaanbieder

☐Xxxxxx, { NAMELIJK }

De soorten gegevens dit zullen worden uitgewisseld zijn:

☐NAW-gegevens

☐Schoolprestatie gegevens

☐Verzuimgegevens

☐Gezondheidsgegevens

☐Xxxxxx, { NAMELIJK }

De toestemming zoals vastgelegd in dit formulier is geldig voor de duur van het casusoverlegover de leerling. Gegeven toestemming kan ten allen tijde weer worden ingetrokken. De uitwisseling van informatie tot op het moment van intrekking is rechtmatig.

Indien er een nieuw vraagstuk wordt besproken, een andere externe partner wordt betrokken of er noodzaak ontstaat tot het uitwisselen van andere gegevens dan in dit toestemmingsformulier vermeld, dan wordt hiervoor apart toestemming aan u gevraagd.

{ DATUM }

{ PLAATS }

{ NAAM 1E GEZAGDRAGENDE OUDER/VOOGD }

(handtekening)

{ NAAM 2E GEZAGDRAGENDE OUDER/VOOGD }

(handtekening)

{ NAAM LEERLING } (vanaf 16 jaar): …………………………………………………………………

(handtekening)

²Vanaf 16 jaar is leerling bevoegd zelf te beslissen en is de handtekening van ouders niet meer nodig. Wel is betrokkenheid van ouders wenselijk i.v.m. hun verantwoordelijkheid voor de opvoeding en gezondheid van de leerling. Tussen 12 en 16 jaar is kennisneming van de opvatting van de leerling belangrijk, toestemming is vereist voor hulpverleners die een behandelrelatie met de leerling hebben.

1 De reden om de schoolbesturen apart te noemen is dat er ook een rechtstreekse relatie is tussen jeugdhulp en school(bestuur) die benoemd moet worden. Ook tussen SWV als aparte entiteit en aangesloten schoolbesturen is een relatie en dus uitwisseling persoonsgegevens. De instelling voor beroepsonderwijs die deelneemt aan het OOGO geldt voor dit convenant ook als een aangesloten schoolbestuur.

2 De schoolbesturen regelen binnen het SWV een schriftelijke machtiging aan de directeur of bestuurder van het SWV die bevoegd is om het Convenant te tekenen, zie Bijlage 4. Ondertekening van het Convenant gebeurt in het OOGO.

0 Xxxxxxxxxxxxxx XXX.

4 Artikel 2.2 lid 3 Jeugdwet.

5 Artikel 18a lid 9 WPO en artikel 17a lid 9 WVO.

6 Het Convenant kan als onderdeel van het zgn. OOGO-overleg over het Ondersteuningsplan van het samenwerkingsverband of het OOGO-overleg worden getekend.

7 Het MBO neemt deel aan het OOGO van een SWV-VO indien het een of meer vestigingen in het gebied van het SWV heeft en stemt het ondersteuningsaanbod af op de afspraken gemaakt in dat overleg.

8 Het casusoverleg kan plaatsvinden op meerdere niveaus (school en/of SWV) en met wisselende deelnemers en naar gelang de problematiek van de jongere. Zie toelichting in de Inleiding bij begrippen. In Bijlage 3 wordt aangegeven welke casusoverleggen er zijn.

9 De WLZ valt niet onder regie van de gemeente. Het CIZ is het indicatieorgaan.

10 De zorgverzekeringswet valt niet onder de regie van de gemeenten maar onder regie van de zorgverzekeraars.

11 Voor het delen van persoonsgegevens door scholen aan leerplicht over ongeoorloofd verzuim geldt een wettelijke grondslag en hebben scholen een meldplicht.

12 Deze omschrijving komt uit de zgn. M@zl-aanpak die in veel regio’s wordt toegepast. Het gaat dan om veelvoorkomend verzuim dat vermoedelijk ongeoorloofd is. Dit mag volgens de website van DUO, na overleg met leerplicht, geregistreerd worden als Overig verzuim. In het kader van een preventieve aanpak is het gewenst om deze categorie onderdeel te laten uitmaken van het convenant omdat deze categorie risicovol is ten opzichte van langdurige uitval. Bij ziekteverzuim zal eerst de Jeugdarts nader onderzoek moeten doen voordat een leerling door de school wordt aangemeld in het Casusoverleg. Het concept-wetsvoorstel terugdringen verzuim verbiedt overigens het delen van persoonsgegevens aan leerplicht en samenwerkingsverband bij geoorloofd verzuim. Zorgelijk geoorloofd verzuim (waarbij school vermoedt dat sprake is van ongeoorloofd verzuim) mag wel worden gedeeld met leerplicht. Daarnaast kunnen gegevens op geaggregeerd niveau worden gedeeld.

13 Het is ook mogelijk dat partijen speciaal voor het Casusoverleg een gezamenlijk (digitaal) informatieverwerkingssysteem inrichten (gezamenlijk doel en middelen). In dat geval zijn ze Gezamenlijk Verwerkingsverantwoordelijke en dienen nadere afspraken te worden gemaakt over de gegevensverwerking, gegevensbeheer en contactpersonen. Uitgangspunt in dit model is dat elke partij zijn eigen gegevensverwerking heeft op basis van de eigen professionele relatie met de jongere (als cliënt of leerling). In het Casusoverleg is sprake van het delen van de eigen gegevens met andere partners met inachtneming van de bepalingen uit het Convenant.

14 Op basis van artikel 12 VN-verdrag inzake de rechten van het kind dienen kinderen gehoord te worden over zaken die hen direct aangaan (hoorrecht). Vanaf 12 jaar oefent de jongere samen met de ouders de privacy-rechten uit en vanaf 16 jaar zelfstandig.

15 Te denken valt aan instanties zoals Jeugdbescherming. Jeugdreclassering, JeugdzorgPlus. Gegevensdeling zal door hen moeten plaatsvinden met inachtneming van de voor deze instanties geldende privacy-bepalingen.

16 Alle partijen in het Casusoverleg kunnen casussen en daarmee ook persoonsgegevens inbrengen. Dit zal regionaal en plaatselijk maatwerk vergen en concrete afspraken daarover. Omdat alle partijen persoonsgegevens kunnen inbrengen wordt in dit artikel voor elke partij afzonderlijk de grondslag voor het uitwisselen van persoonsgegevens geformuleerd.

17 Tenzij er een wettelijke plicht is om gegevens te delen, een zwaarwegend belang is bij het ontvangen van informatie over de cliënt of er een conflict van plichten is (het voorkomen van ernstige schade aan de client of iemand anders weegt dan zwaarder dan de privacy van de cliënt).

18 In deze artikelen wordt geregeld dat het schoolbestuur zo nodig in overleg treedt met gemeente en zorginstellingen voor leerlingen die extra ondersteunen behoeven.

19 Dit kan zowel speciaal basisonderwijs, speciaal of voortgezet speciaal onderwijs zijn als een tijdelijke, bovenschoolse voorziening als bijvoorbeeld het OPDC.

20 xxxxx://xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxx.xxx

21 De professionele standaard bestaat uit geldende wet- en regelgeving, richtlijnen, kwaliteitsstandaarden en beroepscode.

22 Het doorbreken van de geheimhoudingsplicht op grond van ‘conflict van plichten’ blijft in het kader van dit Xxxxxxxxx buiten beschouwing.

23 Het recht van kinderen om gehoord te worden over zaken die hen direct aangaan is vastgelegd in artikel 12 van het VN-verdrag inzake de rechten van het kind.

24 Samenwerkingsverbanden mogen inmiddels het BSN registeren. Verder is uitwisseling alleen mogelijk tussen scholen onderling en de gemeente en school. Uitwisseling van het BSN nummer met mbo-instellingen is niet mogelijk.

25 Deze informatie geeft niet aan wat de ondersteuning precies inhoudt maar wel dat er ondersteuning in de thuissituatie plaats vindt.

26 Dit kan anders zijn als een gezamenlijk (digitaal) informatiesysteem is ingericht en partijen Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijke zijn.

27 Bij onafgebroken wordt hier bedoeld dat de leerling niet langer in de zgn. m@zl-criteria valt (dus 4 ziekmeldingen in 12 weken of 7 aaneengesloten schooldagen).

28 Voor de school betekent dit dat gegevens uit het Casusoverleg terug zijn te vinden in het leerlingdossier van de leerling, voor zover nodig voor het onderwijsproces. De jeugdhulpverlener zal afspraken en acties voor de eigen client vastleggen in het cliëntdossier.

29 Meerfactorauthenticatie is een vorm van (toegangs-)beveiliging waarbij de gebruiker zich met een combinatie van minimaal twee verschillende typen authenticatiefactoren moet authentiseren om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval indien het wachtwoord van het bestand niet via dezelfde pc wordt verstuurd maar via een ander device wordt verzonden, bijvoorbeeld middels een sms-bericht door middel van een mobiele telefoon.

30 Tot het moment van intrekken van de toestemming is sprake van een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens.

31 De jongere cq de ouder dient te weten wie welke informatie over het kind deelt en registreert. Zie Bijlage 3 Beschrijving Casusoverleggen. In het Convenant wordt ervan uitgegaan dat ouders/betrokkene zelf ook deel uitmaken van het Casusoverleg.

32 Tot 12 jaar wordt dit recht uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene. Tussen 12 en 16 jaar geldt dit recht voor betrokkene en wettelijk vertegenwoordiger allebei en vanaf 16 jaar door betrokkene zelf. De onderwijswetgeving (artikel 11 WPO) geeft de wettelijk vertegenwoordiger van de leerling die nog niet meerderjarig (18 jaar) is, recht op informatie over de vordering van de leerling.

33 Zie ook Bijlage 3 Checklist inrichting Casusoverleg. Het is gewenst dat ouders een aanspreekpunt hebben voor het Casusoverleg (regisseur, samenroeper) waartoe ze zich kunnen wenden.

34 Dit recht geldt niet als de grondslag voor de verwerking het algemeen belang is. Er moet sprake zijn van specifieke toestemming of een overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens.

35 Alleen bij uitzondering kan inzage worden geweigerd. Artikel 41 van de Uitvoeringswet AVG bevat een aantal uitzonderingsgronden (openbare veiligheid, voorkomen strafbare feiten, bescherming rechten en vrijheden van anderen). De organisatie met argumenten geven voor de weigering en laten zien dat een zorgvuldige afweging van betrokken belangen is gemaakt.

36 Het recht van kinderen om gehoord te worden over zaken die hen direct aangaan is vastgelegd in artikel 12 van het VN-verdrag inzake de rechten van het kind.

37 Indien een hulpverlener een beroepsfout maakt waar schade uit voortvloeit is in principe de werkgever hiervoor verantwoordelijk (werkgeversaansprakelijkheid). In dit Convenant wordt daarom niet de individuele hulpverlener aansprakelijk gesteld maar diens werkgever die partij is bij dit Convenant.

38Het casusoverleg kan bestaan uit vaste deelnemers maar ook uit wisselende deelnemers. In dat laatste geval is toetreding dus beperkt tot die situaties waarbij de toetreder direct betrokken is.

39 Procesregisseur is te onderscheiden van casusregisseur. De procesregisseur brengt partijen bij elkaar, bewaakt de coördinatie van de samenwerking en de voortgang maar niet zelf verantwoordelijk voor de hulpverlening of behandeling.

40 Te onderscheiden van procesregisseur zie noot 39. Indien bij een gezin meerdere hulpverleningsinstanties zijn betrokken kan één hulpverlener worden aangewezen als coördinator/casusregisseur hiervan.

41 Een partij die in een bepaalde fase persoonsgegevens verstrekt behoudt de zeggenschap over het verdere gebruik van die gegevens en of die voor een andere fase en/of andere doelen gebruikt mogen worden;

Een partij die bij de behandeling van een casus kennisneemt van persoonsgegevens afkomstig van een andere partij mag deze gegevens enkel verder gebruiken voor hun eigen taken in het kader van de casusbehandeling, als de partij die de gegevens heeft ingebracht, dit afzonderlijk accordeert, tenzij sprake is van een verstrekking op grond van een wettelijke plicht.

42 Dit toestemmingsformulier is afkomstig uit de Handreiking Gegevensuitwisseling, NJI, 2019

43 Toestemming geldt niet voor persoonsgegevens die de school/instelling wettelijk verplicht moet delen met leerplicht.

Document Metadata

Table of Contents

Privacy Convenant Samenwerking Onderwijs-Gemeenten-Jeugdhulp

Document Metadata