BALTA GROUP NV
BALTA GROUP NV
Naamloze vennootschap/ Public limited liability company
Xxxxxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxx-Xxxxx-Xxxxx Ondernemingsnummer/ Entreprise number: 0671.974.626
RPR/RLE Gent (afdeling/division Kortrijk)
(de “Vennootschap”)
(the “Company”)
FORMULIER STEMMEN OP AFSTAND
Rekening houdend met de COVID-19 pandemie, maatregelen en de aanbevelingen van autoriteiten in Europa en België en het koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 met betrekking tot algemene vergaderingen van aandeelhouders en raden van bestuur in het kader van COVID-19, heeft de raad van bestuur van de Vennootschap (de “Raad van Bestuur”) beslist om de fysieke aanwezigheid van aandeelhouders te verbieden op de gewone en buitengewone algemene vergadering die zullen worden gehouden op 26 mei 2020.
Taking into account the COVID-19 pandemic, measures and recommendations made by public authorities in Europe and Belgium and the royal decree no. 4 of 9 April 2020 on shareholders’ meetings and board meetings in the context of COVID- 19, the board of directors of the Company (the “Board of Directors”) has decided to prohibit the physical presence of shareholders at the annual shareholders’ meeting and the extraordinary shareholders’ meeting to be held on 26 May 2020.
De aandeelhouders die wensen deel te nemen aan de gewone algemene vergadering van de Vennootschap op dinsdag 26 mei 2020 om 11 uur (CET), en de buitengewone algemene vergadering om 12 uur, door middel van een stemming op afstand kunnen gebruik maken van dit formulier stemmen op afstand. Alleen deze formulieren met duidelijke aangegeven stemvoorkeuren zullen worden aanvaard.
Shareholders who wish to participate in the annual shareholders’ meeting of the Company on Tuesday 26 May 2020 at
11.00 am (CET), and the extraordinary shareholders’ meeting at 12:00 pm by means of voting remotely, can use this voting form. Only these forms with clear voting preferences will be accepted.
Het volledig getekende exemplaar van dit formulier stemmen op afstand dient ten laatste op vrijdag 22 mei 2020 om middernacht (CET), bij voorkeur per e-mail verstuurd te worden naar xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx of ontvangen te zijn op de zetel van de Vennootschap, ter attentie van het juridisch departement, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx-Xxxxx-Xxxxx.
A duly signed voting form must be submitted preferably by e-mail to xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx or must be delivered by letter at the registered seat of the Company, being Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx-Xxxxx-Xxxxx, to the attention of the legal department, no later than Friday 22 May 2020 at midnight (CET).
Voor de goede orde wordt erop gewezen dat de ondergetekende aandeelhouder tevens de in de oproeping opgenomen registratieformaliteiten dient na te leven.
For the sake of good order, it is noted that the undersigned shareholder also needs to fulfil the registration formalities referred to in the convening notice.
1 This is a translation of the Dutch text into English. Reasonable care was taken to ensure that it is accurate. However, you should be aware that words and legal concepts used in one language may not have exact equivalents in another. It cannot be guaranteed that the translation will have exactly the same meaning as the original.
De ondergetekende :
The undersigned:
,
,
, [* naam, adres]
[* name, address]
Hierna genoemd de “Ondergetekende”.
Hereinafter the “Undersigned”.
Eigenaar van [*aantal] aandelen op naam/gedematerialiseerde aandelen (*schrappen wat niet past) van de Vennootschap,
Owner of [*number] registered shares / dematerialized shares (*delete where not applicable) of the Company,
GEWONE ALGEMENE VERGADERING
ANNUAL SHAREHOLDERS’ MEETING
I. De Ondergetekende verklaart als volgt te stemmen met betrekking tot de punten van de agenda en de voorstellen van besluit van de gewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op dinsdag 26 mei 2020 om 11.00 uur (CET) op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, met onderstaande agenda, of op enige latere vergadering met dezelfde agenda, of een deel van de agenda.
I. The Undersigned declares to vote as follows on the items of the agenda and the proposed resolutions of the annual shareholders’ meeting of the Company, which will be held at the registered seat of the Company on Tuesday 26 May 2020 at 11.00 am (CET), with the agenda below, or at any later meeting with the same agenda or a part thereof.
Agenda van de gewone algemene vergadering, toelichting van de Raad van Bestuur en voorstellen tot besluit
Agenda of the annual shareholders’ meeting, comment by the Board of Directors and proposed resolutions
(1) Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2019 (inclusief bespreking inzake het corporate governance beleid) en kennisname van het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2019.
Opmerking:
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(1) Acknowledgement of the Board of Directors' annual report with respect to the statutory and consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2019 (including discussion on corporate governance) and acknowledgement of the statutory auditor's report with respect to the statutory and consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2019.
Comment:
No decision needed regarding this item on the agenda.
(2) Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
Opmerking:
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(2) Acknowledgement of the consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2019.
Comment:
No decision needed regarding this item on the agenda.
(3) Goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van het remuneratieverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
(3) Approval of the remuneration report relating to the financial year ending on 31 December 2019.
Proposed resolution:
Approval of the remuneration report of the Board of Directors relating to the financial year ending on 31 December 2019.
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(4) Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 en de voorgestelde bestemming van het resultaat.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur.
(4) Approval of the statutory annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2019 and of the proposed allocation of the results.
Proposed resolution:
Approval of the statutory annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2019, including the allocation of the results as proposed by the Board of Directors.
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(5) Goedkeuring van de wijziging van zeggenschapsclausule in het contract van onroerende financieringshuur en dit in overeenstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring, in overeenstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, van clausule 31bis en elk ander artikel in het contract van de onroerende financieringshuur dd. 20 december 2019 die voorzien in een volledige of gedeeltelijke vervroegde terugbetaling aan de betrokken financiële instellingen in het geval van een wijziging van zeggenschap van de Vennootschap.
(5) Approval of the change of control clause in the sale and leaseback agreement in accordance with article 7:151 of the Belgian Code on Companies and Associations.
Proposed resolution:
Approval, in accordance with article 7:151 of the Belgian Code on Companies and Associations, of clause 31bis and any other provision in the sale and leaseback agreement dd 20 December 2019 that foresee the partial or full prepayment to the involved financial institutions in the event of a change of control over the Company.
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(6) Goedkeuring van de wijziging van zeggenschapsclausule in het langetermijnincentiveplan in overeenstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring, in overstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, van de clausule in het langetermijnincentiveplan die voorziet in een versnelde performance share unit-verkrijging in het geval van een openbaar overnamebod op alle aandelen van de Vennootschap.
(6) Approval of the change of control clause in the long term incentive plan in accordance with article 7:151 of the Belgian Code on Companies and Associations.
Proposed resolution:
Approval, in accordance with article 7:151 of the Belgian Code on Companies and Associations, of the clause in the long term incentive plan allowing for accelerated performance share unit vesting in the event of the closing of a public takeover bid on all shares of the Company.
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(7) Herbenoeming van de commissaris.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de herbenoeming van PwC Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te 0000 Xxxx-Xxxxxxx- Woluwe, Woluwedal 18, als commissaris voor een termijn van 3 jaar. Deze vennootschap zal de xxxx Xxxxx Xxxxxxx, commissaris voor de vertegenwoordiging ervan, benoemen en hem belasten met de uitvoering van dit mandaat, in naam en voor rekening van de BV. Het mandaat eindigt na afloop van de algemene vergadering van aandeelhouders die zich moet uitspreken over de jaarrekening van het boekjaar dat wordt afgesloten op 31 december 2022.
De jaarlijkse vergoeding van de commissaris bedraagt EUR 45.872 (vermeerderd met BTW, diverse kosten en IRE-bijdrage) en wordt jaarlijks aangepast op basis van de index van de consumptieprijzen of met instemming van de partijen.
(7) Reappointment of the statutory auditor.
Proposed resolution:
Approval of the reappointment of PwC Bedrijfsrevisoren BV, with registered office at 0000 Xxxx-Xxxxxxx-Xxxxxx, Woluwedal 18, as statutory auditor for a 3-year term. This company shall appoint Xx. Xxxxx Xxxxxxx, statutory auditor for representing it and entrusts him with the execution of this term of office, in the name and for the account
of the BV. The term of office shall terminate at the end of the general meeting of shareholders called to rule on the annual accounts of the financial year that will be closed on 31 December 2022.
The statutory auditor's annual fees add up to EUR 45,872 (plus VAT, sundry expenses and IRE contribution), and shall be adapted each year, based on the consumer price index or with the parties' agreement.
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(8) Kwijting aan de bestuurders.
Voorstel tot besluit:
Kwijting aan elk van de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het voorbije boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
(8) Directors' liability discharge.
Proposed resolution:
Discharge of liability for each of the directors regarding the execution of their mandate during the financial year ending on 31 December 2019.
🞎 Agreed 🞎 Not agreed 🞎 Abstention
(9) Kwijting aan de commissaris.
Voorstel tot besluit:
Kwijting aan de commissaris, PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xxxxxxx, voor de uitoefening van haar mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
(9) Auditor's liability discharge.
Proposed resolution:
Discharge of liability for the statutory auditor PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, represented by Xx Xxxxx Xxxxxxx, regarding the execution of its mandate during the financial year ending on 31 December 2019.
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(10) Machten ter uitvoering van de beslissingen.
Voorstel van besluit:
Goedkeuring om aan elke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel handelend, evenals aan hun werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder aan xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, met recht tot indeplaatstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
(10) Powers in order to execute the decisions.
Proposed resolution:
Approval to grant the power to each director of the Company, each acting individually, as well as their employees, servants and agents, and in particular to Mrs. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, with the power of substitution, to complete all formalities towards the Belgian authorities and administrative authorities, in particular in order to register/modify details at the Crossroad Bank of Enterprises, and if necessary with the Belgian VAT authorities.
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
*******
BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING
EXTRAORDINARY SHAREHOLDERS’ MEETING
II. De Ondergetekende verklaart als volgt te stemmen met betrekking tot de punten van de agenda en de voorstellen van besluit van de buitengewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op dinsdag 26 mei 2020 om 12.00 uur (CET) op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, met onderstaande agenda, of op enige latere vergadering met dezelfde agenda, of een deel van de agenda.
II. The Undersigned declares to vote as follows on the items of the agenda and the proposed resolutions of the extraordinary shareholders’ meeting of the Company, which will be held at the registered seat of the Company on Tuesday 26 May 2020 at 12.00 pm (CET), with the agenda below, or at any later meeting with the same agenda or a part thereof.
Xxxxxx van de buitengewone algemene vergadering, toelichting van de Raad van Bestuur en voorstellen tot besluit
Agenda of the extraordinary shareholders’ meeting, comment by the Board of Directors and proposed resolutions
(1) Kennisname van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen inzake de hernieuwing van de machtiging van het toegestaan kapitaal.
Opmerking:
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(1) Acknowledgment of the special report of the Board of Directors drafted in accordance with article 7:199 of the Belgian Code on Companies and Associations with respect to the renewal of the authorisation regarding the authorised capital.
Comment:
No decision needed regarding this item on the agenda.
(2) Goedkeuring van de hernieuwing van de machtiging inzake toegestaan kapitaal in overeenstemming met artikel 7:199 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en wijziging van artikel 6 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de hernieuwing van de bestaande machtiging inzake het toegestaan kapitaal voor een periode van 5 jaar overeenkomstig het verslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot de modaliteiten inzake het toegestaan kapitaal en wijziging van artikel 6 van de statuten van de Vennootschap door de volgende tekst:
[§1. De raad van bestuur kan het kapitaal van de vennootschap in één of meer malen verhogen met een (gecumuleerd) bedrag van maximaal 100% van het bedrag van het kapitaal.
Deze machtiging kan worden hernieuwd overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen. De raad van bestuur kan deze machtiging uitoefenen gedurende een periode van vijf (5) jaar, te rekenen vanaf de datum van bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 26 mei 2020.
§2. De kapitaalverhogingen waartoe krachtens deze machtiging kan worden besloten, zullen geschieden overeenkomstig de door de raad van bestuur te bepalen modaliteiten en kunnen worden verwezenlijkt (i) door middel van een inbreng in geld of in natura (desgevallend met inbegrip van een onbeschikbare uitgiftepremie), (ii) door omzetting van reserves, al dan niet beschikbaar voor uitkering, en uitgiftepremies, met of zonder uitgifte van nieuwe aandelen met of zonder stemrecht. De raad van
bestuur kan deze machtiging ook gebruiken voor de uitgifte van converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten of obligaties waaraan inschrijvingsrechten of andere roerende waarden zijn verbonden, of andere effecten.
Bij gebruik van zijn machtiging binnen het kader van het toegestaan kapitaal kan de raad van bestuur, in het belang van de vennootschap, binnen de perken en overeenkomstig de voorwaarden voorgeschreven door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, het voorkeurrecht van de aandeelhouders beperken of opheffen. Deze beperking of opheffing kan eveneens gebeuren ten gunste van personeelsleden van de vennootschap of haar dochtervennootschappen of ten gunste van één of meer bepaalde personen, zelfs indien zij geen personeelsleden zijn van de vennootschap of haar dochtervennootschappen.
§3. Indien, naar aanleiding van een kapitaalverhoging waartoe werd besloten in het kader van het toegestaan kapitaal, een uitgiftepremie wordt betaald, zal deze worden geboekt op de rekening “Uitgiftepremies”, die in dezelfde mate als het kapitaal van de vennootschap een waarborg voor derden zal uitmaken en waarover, behoudens de mogelijkheid tot omzetting van deze reserve in kapitaal, slechts kan worden beschikt overeenkomstig de voorwaarden gesteld door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voor wijziging van de statuten.
§4. De raad van bestuur wordt hierbij uitdrukkelijk gemachtigd om over te gaan tot een kapitaalverhoging in iedere vorm, met inbegrip van maar niet beperkt tot een kapitaalverhoging die gepaard gaat met een beperking of opheffing van het voorkeurrecht, zelfs na ontvangst door de vennootschap van de mededeling door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) dat haar kennis is gegeven van een openbaar overnamebod op de aandelen van de vennootschap. In dat geval moet de kapitaalverhoging echter voldoen aan de bijkomende bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in artikel 7:202 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. De machtiging die in deze paragraaf wordt toegekend aan de raad van bestuur, wordt toegekend voor een periode van drie jaar, die een aanvang neemt op de datum van de publicatie in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 26 mei 2020. Deze bevoegdheid kan voor een bijkomende periode van drie jaar hernieuwd worden bij besluit van de algemene vergadering, die beraadslaagt en besluit overeenkomstig de toepasselijke bepalingen. De kapitaalverhogingen waartoe besloten werd in het kader van deze machtiging zullen toegerekend worden aan het resterend deel van het toegestaan kapitaal waarvan sprake is in de eerste paragraaf.
§5. De raad van bestuur is bevoegd, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, om na elke kapitaalverhoging, die tot stand is gekomen binnen de grenzen van het toegestaan kapitaal, de statuten te wijzigen om ze in overeenstemming te brengen met de nieuwe toestand van het kapitaal en de aandelen.]
(2) Approval of the renewal of the authorisation regarding authorised capital in accordance with article 7:199 of the Belgian Code on Companies and Associations and the amendment of article 6 of the Company’s articles of association.
Proposed resolution:
Approval of the renewal of the current authorisation regarding the authorised capital for a five year period in accordance with the report of the Board of Directors with respect to the modalities of the authorised capital and the amendment of article 6 of the Company’s articles of association by the following text:
[§1. The board of directors may increase the capital of the company in one or several times by a (cumulated) amount of maximum 100% of the amount of the capital.
This authorisation may be renewed in accordance with the relevant legal provisions. The board of directors can exercise this power for a period of five (5) years as from the date of publication in the Annexes to the Belgian Official State Gazette of the authorisation of the extraordinary shareholders’ meeting of 26 May 2020.
§2. Any capital increases which can be decided pursuant to this authorisation will take place in accordance with the modalities to be determined by the board of directors and may be effected (i) by means of a contribution in cash or in kind (where appropriate including indistributable share premium), (ii) through conversion of reserves, whether available or unavailable for distribution, and issuance premiums, with or without issuance of new shares with or without voting rights. The board of directors can also use this authorisation for the issuance of convertible bonds, subscription rights or bonds to which subscription rights or other tangible values are connected, or other securities.
When exercising its authorisation within the framework of the authorised capital, the board of directors can limit or cancel the preferential subscription right of the shareholders in the interest of the company, subject to the limitations and in accordance with the conditions provided for by the Belgian Code on Companies and Associations. This limitation or cancellation can also occur to the benefit of the personnel of the company or its
subsidiaries or to the benefit of one or more specific persons even if these are not members of the personnel of the company or its subsidiaries.
§3. If, pursuant to a capital increase that has been decided within the framework of the authorised capital, an issuance premium is paid, this shall be booked on the account “Issuance Premiums”, that shall serve as guarantee for third parties in the same manner as the company’s share capital and of which, apart from the possibility to convert this reserve into capital, can only be disposed in accordance with the conditions provided for by the Belgian Code on Companies and Associations in respect of amendments to the articles of association.
§4. The board of directors is hereby expressly empowered to proceed with a capital increase in any and all form, including but not limited to a capital increase accompanied by the restriction or withdrawal of the preferential subscription right, even after receipt by the company of a notification by the Financial Services and Markets Authority (FSMA – Autorité des Services et Marchés Financiers/Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten) of a takeover bid for the company's shares. Where this is the case, however, the capital increase must comply with the additional terms and conditions laid down in Article 7:202 of the Belgian Code on Companies and Associations. The powers hereby conferred on the board of directors remain in effect for a period of three years from the date of publication in the Annexes to the Belgian Official State Gazette of the authorisation of the extraordinary shareholders’ meeting of 26 May 2020. These powers may be renewed for a further period of three years by resolution of the shareholders' meeting, deliberating and deciding in accordance with applicable rules. If the board of directors decides upon an increase of authorised capital pursuant to this authorisation, this increase will be deducted from the remaining part of the authorised capital specified in the first paragraph.
§5. The board of directors is authorised, with power of substitution, to amend the articles of association after each capital increase realised within the framework of the authorised capital, in order to bring them in line with the new situation of the capital and the shares.]
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(3) Goedkeuring van de hernieuwing van de machtigingen inzake de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen, inclusief door de dochtervennootschappen en inclusief ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel, overeenkomstig artikelen 7:215 en 7:218 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en wijziging van artikel 16 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de hernieuwing van de bestaande machtigingen voor inkoop en vervreemding van eigen aandelen, inclusief door de dochtervennootschappen en inclusief ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel, voor de wettelijk maximale termijnen en wijziging van artikel 16 van de statuten van de Vennootschap door volgende tekst:
[§1. De vennootschap kan, zonder voorafgaande machtiging van de algemene vergadering, overeenkomstig artikel 7:215 en volgende van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en binnen de grenzen die deze artikelen voorzien, maximaal 20% van haar eigen aandelen op of buiten een gereglementeerde markt verkrijgen, tegen een eenheidsprijs die de wettelijke vereisten zal naleven, maar alleszins niet meer dan 10% onder de laagste slotkoers van de laatste dertig beursdagen voorafgaand aan de verrichting zal zijn en niet meer dan 10% boven de hoogste slotkoers van de laatste dertig beursdagen voorafgaand aan de verrichting zal zijn. Deze machtiging is geldig gedurende vijf jaar te rekenen vanaf de publicatie in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 26 mei 2020. Deze machtiging geldt tevens voor de verwerving op of buiten een gereglementeerde markt door een rechtstreekse dochtervennootschap zoals bedoeld in en binnen de grenzen van artikel 7:221, eerste lid van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Als de verwerving gebeurt door de vennootschap buiten een gereglementeerde markt, zelfs van een dochtervennootschap, zal de vennootschap artikel 7:215, §1, 4° van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen naleven.
§2. De raad van bestuur is gemachtigd om, mits naleving van de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, voor rekening van de vennootschap haar eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben te verkrijgen en te vervreemden, voor het geval zulke verkrijging of vervreemding noodzakelijk is ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel voor de vennootschap. Deze machtiging is geldig voor drie jaar te rekenen vanaf de datum van de publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 26 mei 2020.
§3. Overeenkomstig artikel 7:218 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen is de raad van bestuur gemachtigd om, ter beurze of buiten de beurs, of in het kader van zijn remuneratiebeleid voor personeelsleden van de vennootschap, een deel van of alle aandelen, van de vennootschap, te
vervreemden tegen een prijs die de raad van bestuur bepaalt. Deze machtiging geldt tevens voor de vervreemding van aandelen, winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben van de vennootschap door een rechtstreekse dochtervennootschap zoals bedoeld in en binnen de grenzen van artikel 7:221, eerste lid van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Bij besluit van de buitengewone algemene vergadering gehouden op 26 mei 2020 en in overeenstemming met artikel 7:218, §1, 4° van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, is de raad van bestuur uitdrukkelijk gemachtigd om de aandelen van de vennootschap te vervreemden in het voordeel van personen die geen onderdeel zijn van het personeel van de vennootschap.]
(3) Approval of the renewal of the authorisations regarding the acquisition and divestment of own shares, including acquisition by the subsidiaries and including in avoidance of serious and imminent harm in accordance with articles 7:215 and 7:218 of the Belgian Code on Companies and Associations and the amendment of article 16 of the Company’s articles of association.
Proposed resolution:
Approval of the renewal of the current authorisations regarding the acquisition and divestment of its own shares, including acquisition by the subsidiaries and including in avoidance of serious and imminent harm for the legal maximum time limits and the amendment of article 16 of the Company’s articles of association by the following text:
[§1. The company may, without any prior authorisation of the shareholders' meeting, in accordance with article 7:215 ff. of the Belgian Code on Companies and Associations and within the limits set out in these provisions, acquire, on or outside a regulated market, maximum 20% of its own shares for a price which will respect the legal requirements, but which will in any case not be more than 10% below the lowest closing price in the last thirty trading days preceding the transaction and not more than 10% above the highest closing price in the last thirty trading days preceding the transaction. This authorisation is valid for five years from the date of the publication in the Annexes to the Official Belgian State Gazette of the authorisation of the extraordinary shareholders' meeting of [26 May] 2020. This authorisation covers the acquisition on or outside a regulated market by a direct subsidiary within the meaning and the limits set out by article 7:221, indent 1 of the Belgian Code on Companies and Associations. If the acquisition is made by the company outside a regulated market, even from a subsidiary, the company shall comply with article 7:215, §1, 4° of the Belgian Code on Companies and Associations.
§2. The board of directors is authorised, subject to compliance with the provisions of the Belgian Code on Companies and Associations, to acquire and to divest for the company's account the company's own shares, profit-sharing certificates or associated certificates if such acquisition is necessary to avoid serious and imminent harm to the company. Such authorisation is valid for three years as from the date of publication in the Annexes to the Belgian Official State Gazette of the authorisation of the extraordinary shareholders’ meeting of 26 May 2020.
§3. In accordance with article 7:218 of the Belgian Code on Companies and Associations the board of directors is authorised to divest itself of part of or all the company's shares, at any time and at a price it determines, on or outside the stock market or in the framework of its remuneration policy to members of the personnel of the company. This authorisation covers the divestment of the company's shares, profit-sharing certificates or associated certficated by a direct subsidiary within the meaning of article 7:221, indent 1 of the Belgian Code on Companies and Associations. By authorisation of the extraordinary shareholders' meeting held on 26 May 2020 the board of directors is, in accordance with article 7:218, §1, 4° of the Belgian Code on Companies and Associations, explicitly authorised to divest its own shares in favour of persons who are not part of the personnel of the company.]
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(4) Goedkeuring van de wijziging van artikel 20 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de wijziging van de tweede zin §1 van artikel 20 van de statuten van de Vennootschap door de volgende tekst: [De oproeping geschiedt schriftelijk of via elk ander communicatiemiddel waarvan een materieel spoor blijft, ten laatste twee werkdagen vóór de datum voorzien voor de vergadering, behalve in geval van hoogdringendheid, die naar behoren dient te worden gemotiveerd in de oproeping of in de notulen van de vergadering.]
(4) Approval of the amendment of article 20 of the Company’s articles of association Proposed resolution:
Approval of the replacement of the second sentence of §1 of article 20 of the Company’s articles of association by the following text: [The convening notice must be sent in writing, or by any other means of communication leaving a material trace, at the latest two business days prior to the meeting, except in case of emergency, which is to be justified in the convening notice or in the minutes of the meeting.]
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(5) Goedkeuring van de wijziging van de statutaire datum waarop de gewone algemene vergadering wordt gehouden naar de vierde woensdag van de maand mei om 11 uur en de wijziging van artikel 33 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de nieuwe statutaire datum en wijziging van artikel 33 van de statuten van de Vennootschap zoals volgt:
[De gewone algemene vergadering zal gehouden worden op de vierde woensdag van de maand mei om 11 uur, op de zetel of op elke andere plaats of tijdstip aangeduid in de oproeping. Indien die dag een wettelijke feestdag is in België, zal de vergadering gehouden worden op hetzelfde uur op de voorafgaande of eerstvolgende werkdag, zoals vastgesteld door de raad van bestuur.
De andere algemene vergaderingen van aandeelhouders zullen worden gehouden op de dag, het uur en de plaats aangeduid in de oproeping. Zij mogen plaatsvinden op andere plaatsen dan de maatschappelijke zetel.]
(5) Approval of the amendment of the date and hour of the annual meeting to the fourth Wednesday of May at 11 am and the amendment of article 33 of the Company’s articles of association.
Proposed resolution:
Approval of the new date on which the annual meeting will be held and amendment of article 33 of the Company’s articles of association as follows:
[Each year, the ordinary meeting of shareholders is held on the fourth Wednesday of the month May at 11 am, at the registered office or at any other place or time designated by the convening notice. If such day is a legal public holiday in Belgium, the meeting shall take place at the same hour on the preceding or following working day, as decided by the board of directors.
The other shareholders' meetings shall be held on the day, at the hour and in the place designated by the convening notice. They may be held at locations other than the registered office.]
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(6) Goedkeuring van de wijziging van artikel 40 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring om een §4 en §5 toe te voegen aan artikel 40 van de statuten van de Vennootschap: [§4. De aandeelhouders die de formaliteiten om deel te nemen aan de algemene vergadering hebben vervuld zoals voorzien in artikel 36 en de formaliteiten voorzien in de oproepingen, kunnen via een elektronisch communicatiemiddel deelnemen aan de algemene vergadering. De oproepingen voorzien in een beschrijving van de elektronische communicatiemiddelen die kunnen worden gebruikt. Deze middelen moeten de aandeelhouder in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslaging en om vragen te stellen en moeten het bureau van de algemene vergadering in staat stellen om de identiteit van de aandeelhouder te verifiëren.
§5. De algemene vergadering kan gehouden worden per telefoonconferentie, videoconferentie of op enigerlei andere wijze die de aandeelhouders toelaat te beraadslagen zonder fysiek bijeen te komen.]
(6) Approval of the amendment of article 40 of the Company’s articles of association Proposed resolution:
Approval to add a §4 and §5 to article 40 of the Company’s articles of association: [§4. The shareholders who
completed the formalities to participate in the general meeting as foreseen in article 36 and the formalities foreseen in the convening notices, can participate in the general meeting by means of electronic communication. The convening notices foresee a description of the electronic means of communication which can be used. These means must allow the shareholder to participate in the deliberations and to ask questions and must make it possible for the bureau of the general meeting to verify the identity of the shareholder.
§5. The shareholders’ meeting can be held via conference call, videoconference or in any other way that allows the shareholders to deliberate without being physically present.]
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(7) Goedkeuring van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap om deze in lijn te brengen met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de besluiten hierboven. Een versie van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap met de voorgestelde wijzigingen is ter beschikking gesteld van de aandeelhouders op de website van de Vennootschap: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.
Opmerking:
Een ontwerp van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap met de voorgestelde wijzigingen is beschikbaar op de website van de Vennootschap. De wijzigingen omvatten onder meer de goedkeuring van de nieuwe terminologie die gebruikt wordt in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, de aanpassing van de verwijzingen naar de artikelen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, de schrapping van bepalingen met betrekking tot een directiecomité, de schrapping van beperkingen op schriftelijke besluiten, de verlaging van de drempel voor aandeelhouders die de bijeenroeping van een aandeelhoudersvergadering vragen en de behandeling van onthoudingen en blanco stemmen.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap om deze in lijn te brengen met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de besluiten hierboven.
(7) Approval of the new text of the articles of association in order to align these with the Belgian Code on Companies and Associations and the above resolutions. A version of the new text of the Company’s articles of association indicating the proposed amendments has been made available to the shareholders on the Company’s website: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.
Comment:
A draft of the new text of the Company’s articles of association indicating the proposed amendments is available on the Company’s website. The amendments include, among others, the adoption of the new terminology used in the Belgian Code on Companies and Associations (the “BCCA”), the adaption of the references to articles of the BCCA, the deletion of provisions relating to an executive committee, the deletion of restrictions to written resolutions, the lowering of the threshold for shareholders requesting the convening of a shareholders meeting and the treatment of abstentions and blank votes.
Proposed resolution:
Approval of the new text of the Company’s articles of association in order to align these with the Belgian Code on Companies and Associations and the above resolutions.
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
(8) Machten ter uitvoering van de beslissingen.
Voorstel van besluit:
Goedkeuring om volgende machtigingen te verlenen:
1. aan gelijk welke bestuurder van de Vennootschap, elk alleen handelend en met de bevoegdheid tot indeplaatsstelling, voor de uitvoering van de genomen beslissingen;
2. aan de instrumenterende notaris teneinde de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake;
3. aan gelijk welke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel handelend, evenals aan hun werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, met recht tot indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
(8) Xxxxxx in order to execute the decisions Proposed resolutions:
Approval to grant the following powers:
1. to each director of the Company, each acting individually and with the power of substitution, to execute the resolutions adopted.
2. to the acting notary in order to draft the coordinated version of the articles of association, to sign them and to deposit them at the registry of the competent court of commerce, in accordance with the relevant legal depositions.
3. to each director of the Company, each acting individually, as well as their employees, servants and agents, and in particular to Mrs. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, with the power of substitution, to complete all formalities towards the Belgian authorities and administrative authorities, in particular in order to register/modify details at the Crossroad Bank of Enterprises, and if necessary with the Belgian VAT authorities.
🞎 Voor/Agreed 🞎 Tegen/Not agreed 🞎 Onthouding/Abstention
*******
Indien er geen duidelijke stemvoorkeur vermeld wordt zal dit formulier niet worden aanvaard.
If no clear voting details are given, this voting form will not be accepted.
Indien op grond van artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen nieuwe punten op de agenda en/of bijkomende voorstellen tot besluit worden geplaatst, zal de Vennootschap ten laatste op maandag 11 mei 2020 om middernacht (CET) een nieuwe gewijzigde agenda en een formulier stemmen op afstand met de bijkomende punten publiceren op de website van de Vennootschap.
If, pursuant to article 7:130 of the Belgian Code on Companies and Associations, new items are placed on the agenda and/or additional proposals of resolution, the Company will by Monday 11 May 2020 at the latest at midnight (CET), publish an amended agenda and voting form including the additional items on the agenda and/or proposals of resolution on the website.
Formulieren stemmen op afstand die tijdig ontvangen zijn door de Vennootschap (bij voorkeur bij e-mail) voor de publicatie van een gewijzigde agenda, zullen geldig blijven voor de punten waarop dit formulier betrekking heeft. Voor de bijkomende punten van de gewijzigde agenda, dient de Ondergetekende ten laatste vrijdag 22 mei 2020 om middernacht (CET) het nieuw gepubliceerde formulier te bezorgen aan de Vennootschap, indien geen nieuw getekend formulier wordt ontvangen dan word de Ondergetekende geacht zich te hebben onthouden met betrekking tot de nieuwe agendapunten en/of voorstellen van besluit.
Voting forms which arrive at the Company (preferably by e-mail ) in time before the publication of an amended agenda, will remain valid for the items on the agenda whereto the forms relates. For items on the agenda for which new proposals of resolution have been submitted, the Undersigned should provide the Company with the signed voting form regarding the new items no later than Friday 22 May 2020 at midnight (CET), if no new voting form is submitted the Undersigned will be deemed to abstain from the new items and/or proposed resolutions.
Het bezorgen van een geldig, tijdig en ondertekend formulier stemmen op afstand geldt tevens als een kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de vergaderingen in de zin van artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
The provision of a valid signed voting form in time shall also serve as notification to participate in the meetings within the meaning of article 7:134 of the Belgian Code of Companies and Associations.
Opgemaakt te (Done at) op (on) ,
OPTIE A: Enkel in te vullen als aandeelhouder een NATUURLIJKE PERSOON IS (zoniet, zie volgende vak)
OPTION A: Only to be completed if the shareholder is a PHYSICAL PERSON (if not, see the box below):
handtekening
signature
OPTIE B: Enkel in te vullen indien de aandeelhouder een RECHTSPERSOON is:
OPTION B: Only to be completed in case the shareholder is a LEGAL ENTITY
handtekening
signature
Naam van de perso(o)n(en) die ondertekent/ondertekenen:
Name of the signator(y)(ies)
Functie/Function:
Die verklaart gemachtigd te zijn (rechtstreeks of onrechtstreeks) het formulier stemmen op afstand te ondertekenen in naam en voor rekening van de op p.1 genoemde aandeelhouder.
Who certifies being authorised (directly or indirectly) to sign this voting form for and on behalf of the shareholder identified on page 1.