Algemene Voorwaarden Jongvee Weiden van Stichting Weidegang
Algemene Voorwaarden Jongvee Weiden van Stichting Weidegang
Deze Algemene Voorwaarden zijn door het Dagelijks Bestuur van de Stichting vastgesteld in zijn vergadering gehouden op 28 februari 2024 en zijn van kracht met ingang van 1 maart 2024 en het Dagelijks Bestuur heeft daarbij het volgende overwogen:
• de Stichting heeft tot doel in Nederland werkzame melkveehouders te stimuleren en te ondersteunen weidegang te hanteren;
• Duurzaamheidskeurmerken voor zuivel stellen naast eisen aan de weidegang van melkgevende koeien ook eisen aan de weidegang van jongvee;
• de Stichting een schema wil ontwikkelen waarmee zuivelbedrijven aan kunnen tonen dat aangesloten melkveehouders en de daaraan gelieerde jongveeopfokbedrijven weidegang van jongvee op een goede manier invullen en waarbij de criteria voor het borgen van de weidegang aansluiten bij de praktijk.
Inhoud
Hoofdstuk 1 : INTRODUCTIE
Artikel 1 : Definities
Artikel 2 : Opzet en toepassing
Hoofdstuk 2 : CERTIFICERENDE INSTELLING
Artikel 3 : Erkenning Certificerende Instelling
Hoofdstuk 3 : CERTIFICATIE WEIDEZUIVELBEDRIJVEN
Artikel 4 : Erkenningsaudit
Artikel 5 : Controleplan van het Zuivelbedrijf
Artikel 6 : Inspecties van Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven
Artikel 7 : Audits
Artikel 8 : Herstelaudit; sancties
Artikel 9 : Rapportage door Certificerende Instelling Artikel 10 : Meldingsplicht wijzigingen door Zuivelbedrijf
Hoofdstuk 4 : HET CERTIFICAAT JONGVEE WEIDEN
Artikel 11 : Toekenning en afgifte Artikel 12 : Rechten en verplichtingen Artikel 13 : Register; privacy
Hoofdstuk 5 : ALGEMEEN
Artikel 14 : Geschillen
Artikel 15 : Wijzigingen
Artikel 16 : Deelnemersbijdrage Artikel 17 : Bijzondere gevallen Artikel 18 : Aansprakelijkheid Artikel 19 : Slotbepalingen
Bijlage : Geschillenreglement
HOOFDSTUK 1 - INTRODUCTIE
Artikel 1 - Definities
Voor de toepassing van deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
“Aangesloten Melkveehouder” : een natuurlijk persoon, een rechtspersoon dan wel een
samenwerkingsverband van natuurlijke personen en/of rechtspersonen (v.o.f. of maatschap) die of dat daadwerkelijk betrokken is bij de uitoefening van het melkveehouderijbedrijf en door die natuurlijke persoon, rechtspersoon of dat samenwerkingsverband zelfstandig als lid van een vereniging of coöperatie of als leverancier, en dus niet gezamenlijk met andere Aangesloten Melkveehouders (bijvoorbeeld producentenorganisaties) aan een Zuivelbedrijf rauwe boerderijmelk levert voor verwerking tot voor menselijke consumptie bestemde zuivelproducten;
“Algemene Voorwaarden” : deze algemene voorwaarden;
“Audit” : systeem van controles en beoordelingen dat wordt toegepast door Certificerende Instellingen waarmee de naleving van de Algemene Voorwaarden wordt geborgd;
“Certificaat Jongvee Weiden” : certificaat uitgegeven door (de) Certificerende Instelling(en) waarin wordt
verklaard dat een Zuivelbedrijf is gecertificeerd overeenkomstig deze Algemene Voorwaarden;
“Certificerende Instelling” : rechtspersoon die is geaccrediteerd volgens de norm NEN-EN-ISO/IEC
17020 en die door middel van een daartoe met de Stichting gesloten overeenkomst certificatie en audits mag (doen) uitvoeren met inachtneming van deze Algemene Voorwaarden;
“Certificeringsovereenkomst” : schriftelijke overeenkomst tussen de Certificerende Instelling, enerzijds, en
een aanvrager van het Certificaat Jongvee Weiden of het Zuivelbedrijf, anderzijds, op basis waarvan de audits en andere certificeringswerkzaamheden als bedoeld in de Algemene Voorwaarden plaatsvinden;
“Certificeringswerkzaamheden” : de volledige, uniforme, onafhankelijke en onpartijdige uitvoering van de
certificatie-, audit- en controlewerkzaamheden door of namens Certificerende Instellingen en door of namens de Zuivelbedrijven zelf met betrekking tot de in deze voorwaarden opgenomen bepalingen;
“Controle” : systeem dat wordt toegepast door een Zuivelbedrijf, waarmee de naleving van de Algemene Voorwaarden door Aangesloten Melkveehouders bij dat Zuivelbedrijf en de aan Aangesloten Melkveehouders gelieerde Jongveeopfokbedrijven wordt geborgd;
“Controleplan” : plan waarin is vastgelegd hoe de Controle wordt verricht en dat is
goedgekeurd door de Certificerende Instelling;
“Dagelijks Bestuur” : het dagelijks bestuur van de Stichting;
“Erkenningsaudit” : de eerste audit door de Certificerende Instelling krachtens de
Certificeringsovereenkomst;
“Geschillenreglement” : reglement dat van toepassing is op de beslechting van geschillen als bedoeld
in artikel 14 lid 1 dat is bijgevoegd als bijlage;
“Herstelaudit” : de audit krachtens de Certificeringsovereenkomst toegepast door de
Certificerende Instelling, al dan niet na consultatie van het Dagelijks Bestuur, als bedoeld in artikel 7;
“Inspectie” : de inspectie door of in opdracht van een Zuivelbedrijf van haar Aangesloten Melkveehouders als onderdeel van de uitvoering van haar Controleplan;
“Jongvee” : vrouwelijke runderen jonger dan 2 jaar bestemd voor de aanwas van melkgevende koeien.
Jongveeopfokbedrijf : een veehouder die een contract heeft met een Aangesloten Melkveehouder
waarin is vastgelegd dat de veehouder in opdracht van de Aangesloten Melkveehouder het Jongvee zal opfokken;
“Jongvee Weiden Schema” : een schema waarin de Aangesloten Melkveehouder of het daaraan gelieerde
Jongveeopfokbedrijf vastlegt per geboortemaand welke halve maanden jongvee wordt geweid;
“Privacyreglement” : reglement betreffende de verzameling en verwerking van persoonsgegevens
door de Stichting dat is gepubliceerd op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx;
“Stichting” : de Stichting Weidegang;
“Xxxxxxxxx Xxxxxxx” : het door een Aangesloten Melkveehouder of het daaraan gelieerde
Jongveeopfokbedrijf in zijn normale bedrijfsvoering overdag laten grazen van al zijn daarvoor in aanmerking komend Jongvee ten minste 100 dagen in de eerste twee levensjaren op een weide met voldoende grasaanbod, zodat de dieren voortdurend hun natuurlijk graasgedrag kunnen uitoefenen. In uitzondering hierop dienen dieren die in maart, april, mei of juni zijn geboren in de eerste twee levensjaren ten minste 75 dagen te weiden. Voor Jongvee jonger dan een jaar is het toegestaan dat de dieren vrije toegang tot de stal hebben;
“Zuivelbedrijf” : bedrijf dat melk van Aangesloten Melkveehouders verwerkt tot
zuivelproducten en dat in het bezit is van het Certificaat Jongvee Weiden.
Artikel 2 – Opzet en toepassing
De Stichting heeft ten doel in Nederland werkzame melkveehouders te stimuleren en te ondersteunen weidegang te hanteren, welk doel de Stichting onder meer tracht te bewerkstelligen door ontwikkeling van een schema waarmee Zuivelbedrijven aan kunnen tonen dat Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven Weidegang Jongvee op een goede manier invullen en waarbij de criteria voor het borgen van de Weidegang Jongvee aansluiten bij de praktijk. Voormeld schema is uitgewerkt in deze Algemene Voorwaarden.
De Stichting is in dat verband belast met het beheer van en het toezicht op de Certificeringswerkzaamheden.
HOOFDSTUK 2 – CERTIFICERENDE INSTELLINGEN
Artikel 3 - Erkenning Certificerende Instellingen
1. Certificerende Instellingen dienen door de Stichting als zodanig te worden erkend om in aanmerking te komen voor het verrichten van Certificeringswerkzaamheden. Het Dagelijks Bestuur stelt de voorwaarden en procedures vast voor de erkenning.
2. Voordat de Stichting tot erkenning over kan gaan, dient een Certificerende Instelling, voor zover van toepassing, aan het volgende te voldoen:
a) aanvaarding van deze Algemene Voorwaarden;
b) de bij besluit van het Dagelijks Bestuur gestelde eisen en voorwaarden ter zake van:
(i) de vakbekwaamheid voor door de Certificerende Instelling in te zetten auditoren, reviewers en anderen en hun permanente scholing;
(ii) de uitvoering van Certificeringswerkzaamheden;
(iii) de registratie van gegevens en de geheimhouding daarvan;
(iv) de rapportages door de Certificerende Instelling;
(v) de uniformiteit van werkzaamheden en de werkwijze van de Certificerende Instellingen; en
(vi) een klachtenregistratie en regeling voor het beslechten van geschillen;
c) eventuele nadere door de Stichting gestelde voorwaarden, met de Stichting gemaakte afspraken of door de Stichting gegeven aanwijzingen.
3. De erkenning als Certificerende Instelling en de in dat kader overeengekomen voorwaarden, afspraken of aanwijzingen als hiervoor bedoeld worden vastgelegd in een overeenkomst tussen de Certificerende Instelling en de Stichting.
4. De Certificerende Instelling dient voor het verrichten van Certificeringswerkzaamheden, NEN-EN-ISO/IEC 17065 te zijn geaccrediteerd met op de melkveehouderij relevante werkzaamheden in de scope van accreditatie, of een daartoe strekkende aanvraag bij de raad van accreditatie in het land van zijn vestiging en die aangesloten dient te zijn bij de European co-operation for Accreditation te hebben ingediend, waarop nog niet definitief is beslist. De Certificeringswerkzaamheden worden aantoonbaar conform die accreditatie door de Certificerende Instelling uitgevoerd. De Certificerende Instelling dient haar taken zoals omschreven in deze Algemene Voorwaarden in overeenstemming daarmee uit te voeren. Indien een Certificerende Instelling van een overeengekomen voorschrift wenst af te wijken, is voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het Dagelijks Bestuur vereist. De Certificerende Instelling dient hiertoe een beargumenteerd verzoek in bij het Dagelijks Bestuur.
5. De Certificerende Instelling kan feitelijke inspecties onder haar verantwoordelijkheid uitbesteden aan een derde. Deze derde dient minimaal in het bezit te zijn van een NEN-EN-ISO/IEC 17020 accreditatie met op de melkveehouderij relevante inspectiewerkzaamheden in de scope van accreditatie.
6. De Certificerende Instelling is tegenover de Stichting verantwoordelijk en aansprakelijk voor het volledig, tijdig en correct (doen) uitvoeren van haar werkzaamheden. Indien de Certificerende Instelling de feitelijke inspecties uitbesteedt aan een derde als bedoeld in lid 5, draagt de Certificerende Instelling er zorg voor dat de derde die inspecties volledig, tijdig en correct uitvoert en in overeenstemming met de Algemene Voorwaarden.
HOOFDSTUK 3 – CERTIFICATIE ZUIVELBEDRIJVEN
Artikel 4 – Erkenningsaudit
1. Een zuivelbedrijf dat in aanmerking wenst te komen voor het Certificaat Jongvee Weiden dient een daartoe strekkend schriftelijk verzoek te doen aan de Certificerende Instelling met kopie aan de Stichting. Hierbij moeten in ieder geval de volgende gegevens worden overgelegd:
a. naam zuivelbedrijf;
b. postadres zuivelbedrijf;
c. bezoekadres zuivelbedrijf;
d. contactpersoon;
e. telefoonnummer;
f. e-mail adres;
g. zodanige nadere gegevens zoals verzocht door de Certificerende Instelling.
2. Na aanmelding informeert de Certificerende Instelling de aanvrager nader over de inhoudelijke en procedurele vereisten voor certificering (gelijk aan of ter aanvulling op de door de Stichting op haar website gepubliceerde vereisten) en wordt een Certificeringsovereenkomst gesloten tussen de aanvrager en de Certificerende Instelling. Indien de aanvrager reeds een overeenkomst voor weidezuivel heeft gesloten met de Certificerende Instelling worden de aanvullende afspraken overeenkomstig deze Algemene Voorwaarden vastgelegd. De Certificerende Instelling en de aanvrager bepalen een termijn waarbinnen de aanvrager een ontwerp Controleplan aan de Certificerende Instelling ter goedkeuring zal voorleggen. Het Controleplan dient te voldoen aan de voorschriften zoals opgenomen in artikel 5.
3. Na de datum van ontvangst van het Controleplan informeert de Certificerende Instelling de aanvrager schriftelijk en gemotiveerd dat zij het Controleplan heeft goedgekeurd dan wel dat zij het Controleplan onvoldoende of incompleet acht. In de laatste twee gevallen stelt de Certificerende Instelling de aanvrager tevens in kennis van de verbeterpunten en stelt zij de aanvrager in de gelegenheid om het Controleplan te verbeteren respectievelijk aan te vullen. Dit proces herhaalt zich net zo lang totdat de Certificerende Instelling het Controleplan heeft goedgekeurd of de Certificerende Instelling de aanvraag definitief afwijst in welk laatste geval de Certificeringsovereenkomst wordt geacht te zijn geëindigd. Het Controleplan maakt deel uit van (het addendum op) de Certificeringsovereenkomst. De Certificerende Instelling verstrekt een kopie van de ondertekende Certificeringsovereenkomst (inclusief addendum) aan de Stichting.
4. Na goedkeuring van het Controleplan stellen de Certificerende Instelling en de aanvrager een datum vast waarop de Erkenningsaudit zal plaatsvinden en de datum vanaf wanneer Controle conform het Controleplan mogelijk dient te zijn.
5. De Erkenningsaudit bestaat uit een administratieve en een fysieke audit ter plaatse waarbij gecontroleerd wordt of de aanvrager de Controle kan (doen) verrichten conform het goedgekeurde Controleplan.
6. Indien de Controle niet conform het goedgekeurde Controleplan door het Zuivelbedrijf kan worden verricht, vindt een Herstelaudit plaats. Herstelaudits worden net zo lang herhaald totdat, naar het oordeel van de Certificerende Instelling, de Controle volledig conform het Controleplan kan worden verricht. Indien de Controle conform het Controleplan kan worden verricht wordt het Certificaat Jongvee Weiden toegekend voor de daartoe aangemelde zuivelproducten. Indien de Controle niet conform het Controleplan kan worden verricht, wordt de Certificeringsovereenkomst geacht te zijn geëindigd, zulks ter discretionaire bevoegdheid van de Certificerende Instelling na consultatie van het Dagelijks Bestuur.
Artikel 5 – Controleplan van het Zuivelbedrijf
1. Het Controleplan van het Zuivelbedrijf moet minimaal beschrijven hoe aan de volgende voorwaarden is voldaan:
a. het beschikbaar zijn van een besloten schriftelijk of elektronisch register waarin de gegevens van de Aangesloten Melkveehouders, en aan Aangesloten Melkveehouders gelieerde Jongveeopfokbedrijven waarmee Aangesloten Melkveehouders een contract hebben afgesloten, (kunnen) worden verwerkt, waaronder de rapportages als bedoeld in artikel 9 en eventueel opgelegde maatregelen en sancties;
b. de verplichting voor de Aangesloten Melkveehouders om, al dan niet namens het Jongveeopfokbedrijf waarmee ze een contract hebben gesloten, voor 1 mei van het kalenderjaar een Jongvee Weiden Schema aan te leveren en een systeem bij te houden waarin
afwijkingen van het Jongvee Weiden Schema worden vastgelegd; en onderbouwd en dat, voor zover van toepassing, aansluit op de Controle door het Zuivelbedrijf;
c. de vereisten die door het Zuivelbedrijf worden gesteld aan de inrichting van het bedrijf van de Aangesloten Melkveehouder en het Jongveeopfokbedrijf dat gelieerd is aan een Aangesloten Melkveehouder met betrekking tot Jongvee Weiden en bijbehorende controlepunten waarmee kan worden geborgd dat de Aangesloten Melkveehouder respectievelijk het Jongveeopfokbedrijf ook daadwerkelijk Weidegang toepast.
d. er is een overeenkomst gesloten tussen (i) iedere Aangesloten Melkveehouder die een Jongveeopfokbedrijf heeft ingeschakeld voor de opfok van het Jongvee en (ii) het betreffende Jongveeopfokbedrijf. In deze overeenkomst is vastgelegd dat het Jongveeopfokbedrijf Weidegang Jongvee toepast en zich verbindt aan de Algemene Voorwaarden.
2. Het besloten register als bedoeld in lid 1 sub a van dit artikel omvat in ieder geval de volgende gegevens:
a. NAW-gegevens van de Aangesloten Melkveehouders en de gelieerde Jongveeopfokbedrijven;
b. datum aanvang deelname Aangesloten Melkveehouders en gelieerde Jongveeopfokbedrijven ;
c. Controles bij de Aangesloten Melkveehouders en de gelieerde Jongveeopfokbedrijven;
d. de aan Aangesloten Melkveehouders door of namens het Zuivelbedrijf opgelegde maatregelen en/of sancties;
e. de verplichting van het Zuivelbedrijf om melkveehouders die de status van Aangesloten Melkveehouder hebben aangevraagd en als zodanig zijn geregistreerd, een sanctie op te leggen indien zij of het aan de Aangesloten Melkveehouder gelieerde Jongveeopfokbedrijf geen Weidegang Jongvee toepassen conform de definitie als opgenomen artikel 1 van deze Algemene Voorwaarden en de Aangesloten Melkveehouder te verwijderen uit het register van Aangesloten Melkveehouders die Weidegang Jongvee toepassen conform deze Algemene Voorwaarden, tenzij het Zuivelbedrijf goed gedocumenteerde en onderbouwde redenen heeft om aan te nemen dat de betreffende melkveehouder wel voldoet aan de voorwaarden van Xxxxxxxxx en dit door middel van een vervolginspectie laat verifiëren.
Artikel 6 – Inspecties van Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven
Aangekondigde en steekproefsgewijze inspecties door of namens de Certificerende Instelling bij Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven worden in het kader van de controlewerkzaamheden verricht conform het Controleplan. In ieder geval vindt in de periode 1 mei tot 1 november steekproefsgewijs een fysieke audit plaats bij ten minste 40% van de Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven waarvan minimaal 10% onaangekondigd.
Artikel 7 – Audits
1. Audits bestaan uit een administratieve en een fysieke audit op locatie, waarbij wordt vastgesteld of het Zuivelbedrijf de Controle kan (laten) uitvoeren conform het goedgekeurde Controleplan.
2. Na initiële goedkeuring en certificering wordt het Zuivelbedrijf jaarlijks geauditdoor de Certificerende-Instelling op basis van een auditschema. De audit moet worden uitgevoerd vóór het einde van de geldigheidsduur van het certificaat. Dit moet tijdig worden gepland en uitgevoerd om een tijdige verlenging vóór de vervaldatum van het certificaat mogelijk te maken.
3. Het Controleplan wordt jaarlijks door het Zuivelbedrijf geactualiseerd en goedgekeurd door de Certificerende Instelling voorafgaand aan de jaarlijkse audit bedoeld in lid 2 van dit artikel.
4. De Certificerende Instelling is bevoegd tussentijdse Audits uit te voeren bij een Zuivelbedrijf.
5. Indien uit enige Audit blijkt dat een Zuivelbedrijf niet of niet volledig voldoet aan enige verplichting uit of krachtens deze Algemene Voorwaarden en/of de Certificeringsovereenkomst, zal de Certificerende Instelling aan het betreffende Zuivelbedrijf een of meer herstelmaatregelen opleggen als bedoeld in artikel 8. Indien de herstelmaatregelen niet op adequate wijze worden uitgevoerd of indien de gebreken niet adequaat zijn verholpen op het moment dat de volgende Audit wordt uitgevoerd, kan het Certificaat Jongvee Weiden worden geschorst of ingetrokken met inachtneming van het daartoe bepaalde in deze Algemene Voorwaarden.
6. Indien in enig jaar een belangrijke tekortkoming wordt geconstateerd bij een Audit van het Zuivelbedrijf, trekt de Certificerende Instelling het Certificaat Jongvee Weiden in na consultatie van het Dagelijks Bestuur.
Artikel 8 – Herstelaudit; sancties
1. Indien de Certificerende Instelling naar aanleiding van een Audit dan wel anderszins, vaststelt dat een Zuivelbedrijf de Controle niet, niet tijdig, niet volledig of niet juist uitvoert, wordt onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel, jegens het Zuivelbedrijf een van de volgende maatregelen toegepast:
a) een schriftelijke waarschuwing met oplegging herstelmaatregelen;
b) verscherpte ondertoezichtstelling met oplegging herstelmaatregelen gevolgd door een (onaangekondigde) Herstelaudit;
c) schorsing van het Certificaat Jongvee Weiden voor een periode van maximaal 3 maanden met oplegging herstelmaatregelen gevolgd door een (onaangekondigde) Herstelaudit; of
d) intrekking van het Certificaat Jongvee Weiden.
2. Welke maatregel wordt toegepast, hangt af van de wijze waarop deze Algemene Voorwaarden en/of de Certificeringsovereenkomst niet, niet tijdig, niet volledig of niet juist wordt nageleefd. Bij het toepassen van maatregelen wordt rekening gehouden met:
(i) de aard en ernst van de geconstateerde tekortkoming(en);
(ii) de frequentie;
(iii) de door het betrokken Zuivelbedrijf genomen (herstel)maatregelen om herhaling van de tekortkoming(en) te voorkomen; en
(iv) overige feiten en omstandigheden van het geval.
3. Indien de Certificerende Instelling constateert dat een Zuivelbedrijf deze Algemene Voorwaarden en/of de Certificeringsovereenkomst niet of niet volledig is nagekomen vanwege een evidente vergissing of vanwege overmacht, wordt hiermee rekening gehouden indien:
(i) het bedrijf aantoont dat er sprake is van (een bepaalde mate van) afwezigheid van schuld of toerekenbaarheid; en
(ii) in geval van een vergissing, het Zuivelbedrijf aantoont dat het alle mogelijke maatregelen heeft getroffen om herhaling van de vergissing te voorkomen en de gevolgen van de vergissing te herstellen.
4. De Certificerende Instelling is bevoegd de maatregelen genoemd in lid 1 onder a en b zelfstandig op te leggen. De maatregelen genoemd in lid 1 onder c en d kunnen slechts door de Certificerende Instelling worden opgelegd na voorafgaande consultatie van het Dagelijks Bestuur.
Artikel 9 - Rapportage door Certificerende Instelling
1. De Certificerende Instelling legt de bevindingen van iedere Audit vast in een rapport dat in ieder geval de volgende onderwerpen bevat:
a. de datum van de audit;
b. NAW-gegevens van de aanvrager (ingeval van een Erkenningsaudit) respectievelijk het Zuivelbedrijf,
c. alle gecontroleerde gegevens en voorschriften met conclusie;
d. geconstateerde afwijkingen;
e. een toelichting op geconstateerde afwijkingen; en
omschrijving van eventuele bijzondere omstandigheden tijdens de audit met reden en voorschriften waarop een omstandigheid van invloed is of kan zijn geweest.
Het rapport dient door de aanvrager (ingeval van een Erkenningsaudit) of het Zuivelbedrijf en door of namens de auditor van de Certificerende Instelling te worden ondertekend. Een kopie van het rapport wordt afgegeven aan of wordt later nagezonden aan de aanvrager of het Zuivelbedrijf.
De rapportages worden conform de accreditatie-eisen voor NEN-EN-ISO/IEC 17065 bewaard.
De rapportage wordt vervolgens beoordeeld door een aan de Certificerende Instelling verbonden reviewer. De reviewer stelt vast welke herstelwerkzaamheden door het Zuivelbedrijf moeten worden uitgevoerd en informeert het Zuivelbedrijf schriftelijk van de opgelegde maatregelen.
2. De Certificerende Instelling legt de bevindingen van iedere Inspectie vast in een rapport dat in ieder geval de volgende onderwerpen bevat:
a. de datum van de Inspectie;
b. NAW-gegevens van de Aangesloten Melkveehouder en indien een Aangesloten Melkveehouder een Jongveeopfokbedrijf heeft ingeschakeld, zowel de NAW gegevens van het Jongveeopfokbedrijf als de NAW gegevens van de Aangesloten Melkveehouder waarmee het bedrijf een contract heeft gesloten;
c. alle gecontroleerde gegevens en voorschriften met conclusie;
d. geconstateerde afwijkingen;
e. een toelichting op geconstateerde afwijkingen; en
f. omschrijving van eventuele bijzondere omstandigheden tijdens de Inspectiemet reden (bijvoorbeeld verbouwing, geen dieren aanwezig, etc.) en voorschriften waarop een omstandigheid van invloed is of kan zijn geweest.
Het rapport dient door de Aangesloten Melkveehouder of het daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijf en door of namens de auditor van de Certificerende Instelling te worden ondertekend. Een kopie van het rapport wordt afgegeven aan of wordt later nagezonden aan (ieder van) de gecontroleerde(n). Het Zuivelbedrijf waarbij de Aangesloten Melkveehouder is aangesloten, ontvangt een kopie van het rapport.
De rapportages worden conform de accreditatie-eisen voor NEN-EN-ISO/IEC 17020 bewaard.
De rapportage wordt vervolgens beoordeeld door een aan de Certificerende Instelling verbonden reviewer.
Artikel 10 - Meldingsplicht wijzigingen door Zuivelbedrijf
1. Een Zuivelbedrijf is verplicht iedere wijziging welke redelijkerwijs relevant is in het licht van deze Algemene Voorwaarden, daaronder begrepen, indien van toepassing, betreffende de Aangesloten Melkveehouders en de aan de Aangesloten Melkveehouders gelieerde Jongveeopfokbedrijven, maandelijks schriftelijk te melden aan de Certificerende Instelling.
2. Een Zuivelbedrijf is verplicht om iedere wijziging op het bedrijf of in de bedrijfsvoering van het Zuivelbedrijf die van invloed is / kan zijn op de Certificeringsovereenkomst of de nakoming daarvan, onverwijld schriftelijk te melden aan de Certificerende Instelling.
3. De Certificerende Instelling kan naar aanleiding van een wijziging als bedoeld in het eerste lid en tweede lid van dit artikel een audit (laten) uitvoeren.
HOOFDSTUK 4 – HET CERTIFICAAT JONGVEE WEIDEN
Artikel 11 - Toekenning en afgifte
1. Een Certificaat Jongvee Weiden wordt toegekend aan een Zuivelbedrijf indien het Zuivelbedrijf voldoet aan alle in deze Algemene Voorwaarden gestelde eisen.
2. De Certificerende Instelling is gehouden de volgende tekst op het Certificaat Jongvee Weiden te plaatsen:
"[naam van de Certificerende Instelling] verklaart hierbij dat [naam en adresgegevens van het betreffende Zuivelbedrijf] voldoet aan de gestelde eisen in de Algemene Voorwaarden Jongvee Weiden van Stichting Weidegang."
Het j=Jongvee dat wordt gehouden door Aangesloten Melkveehouders of daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven wordt geweid in overeenstemming met de Algemene Voorwaarden Jongvee Weiden van Stichting Weidegang.
Certificaatnummer []
Datum eerste certificering [] Afgiftedatum []
Geldig tot [] [handtekening]".
De echtheid van dit certificaat kan worden geverifieerd op de website van Stichting Weidegang xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
3. Een certificaat heeft een uniek volgnummer. Het Dagelijks Bestuur stelt regels vast omtrent de door Certificerende Instellingen te hanteren systematiek.
4. Een Certificaat Jongvee Weiden is geldig voor de periode vanaf de datum van afgifte tot en met 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin het certificaat is afgegeven. Hercertificering zal volgend op een Audit jaarlijks vóór de vervaldatum van het bestaande certificaat plaatsvinden.
Artikel 12 – Rechten en verplichtingen
1. Iedere aanvrager van het Certificaat Jongvee Weiden en ieder Zuivelbedrijf is ten behoeve van enige hierin genoemde en bedoelde audit, controle of inspectie, verplicht om daaraan medewerking te verlenen, en voor wat betreft de Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven, daartoe door
hen medewerking te laten verlenen en om in verband daarmee alle aanwijzingen of voorschriften, gegeven door of namens de Certificerende Instelling na te leven of te doen naleven, waaronder begrepen:
a. de Certificerende Instelling of door haar ingeschakelde derden vrije onverwijlde toegang te verlenen of te doen verlenen tot alle terreinen en bedrijfsruimten waarvan betreding voor de uitvoering van de audit noodzakelijk is, met dien verstande dat de aanvrager respectievelijk het Zuivelbedrijf de toegang tot enige ruimte aan die personen kan ontzeggen indien daar redelijke gronden voor bestaan. In een dergelijk geval stelt de aanvrager respectievelijk het Zuivelbedrijf de betrokken personen daarvan in kennis, met opgaaf van redenen;
b. de Certificerende Instelling of door haar ingeschakelde derden inzage te geven in alle relevante administratieve bescheiden;
c. aan de Certificerende Instelling of door haar ingeschakelde derden alle inlichtingen te verstrekken die door hen redelijkerwijs noodzakelijk wordt geacht voor de uitvoering van de audit; en
x. xx Xxxxxxxxxxxxxx Instelling of door haar ingeschakelde derden, afschriften van analoge of digitale bescheiden te verstrekken onder de voorwaarde dat na afronding van de audit de documenten persoonlijk of per aangetekende post zo spoedig mogelijk dienen te worden geretourneerd aan degene die deze heeft verstrekt.
2. Voor de audit door de Certificerende Instelling en door haar ingeschakelde derden gelden de volgende regels:
a. De Certificerende Instelling voorziet alle medewerkers van een schriftelijk identificatiemiddel. De medewerkers zijn gehouden zich desgevraagd te identificeren voordat zij de toegang of informatie kunnen verlangen.
b. De auditoren of inspecteurs dienen de werkzaamheden zodanig te verrichten en zich in de omgang met derden zodanig te gedragen, dat de normale werkzaamheden en bedrijfsvoering zo min mogelijk worden belemmerd of verstoord.
c. De auditoren of inspecteurs dienen zich, voordat zij een te controleren bedrijf of bedrijfsruimte betreden, te kleden volgens de algemeen geldende voorschriften voor het betreffende bedrijf of bedrijfsruimte en voorts dienen zij zich te houden aan de geldende wettelijke voorschriften en de algemeen geldende regels die op dat bedrijf of in die bedrijfsruimte van toepassing zijn.
d. De Certificerende Instelling is bij de uitoefening van zijn taken verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de commerciële en de bedrijfseigen technische aspecten van de beoordeelden. De geheimhoudingsplicht geldt ook voor alle aangelegenheden, ten aanzien waarvan: (i) de Stichting geheimhouding nader oplegt en (ii) het vertrouwelijke karakter moet worden begrepen. Daarnaast is de geheimhoudingsplicht onverkort van toepassing op alle auditoren en medewerkers van de Certificerende Instelling alsmede op door haar en hen ingeschakelde derden en dient door de Certificerende Instelling aan ieder van hen te worden opgelegd, bij gebreke waarvan de Certificerende Instelling voor eventuele schade aansprakelijk is.
3. Bij het uitvoeren van Inspecties bij Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven worden de zogenoemde zondagsrustveehouders gerespecteerd.
4. Weigering door het Zuivelbedrijf om medewerking te verlenen aan een (gedeelte van de) audit of inspectie kan leiden tot schorsing of intrekking van het Certificaat Jongvee Weiden door de Certificerende Instelling met inachtneming van het daaromtrent in deze Algemene Voorwaarden bepaalde.
Artikel 13 – Register, en privacy
1. De Stichting is bevoegd een besloten register te houden waarin de kerngegevens van de Zuivelbedrijven en Certificerende Instellingen (maar niet de gegevens van Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven) worden opgenomen die benodigd zijn voor de uitvoering van haar taak zoals omschreven in artikel 2. Zij is bevoegd nadere gegevens op te vragen van de Certificerende Instellingen en de Zuivelbedrijven in het kader van haar beheers- en toezichtstaak zoals omschreven in artikel 2.
2. De Stichting is bevoegd op haar website de NAW-gegevens van houders van een Certificaat Jongvee Weiden te vermelden alsmede de status van het Certificaat Jongvee Weiden.
3. Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens door de Stichting is nader uiteengezet in het privacyreglement van de Stichting. Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens door het Zuivelbedrijf en de Certificerende Instelling dient in overeenstemming te zijn met de vigerende privacywetgeving. De Stichting draagt geen enkele verantwoordelijkheid en is niet aansprakelijk voor de gegevensverwerkingen door het Zuivelbedrijf en de Certificerende Instelling.
4. Het Zuivelbedrijf dan wel de Certificerende Instelling staat ervoor in dat de persoonsgegevens die zij aan de Stichting doorgeeft op rechtmatige wijze zijn verkregen en dat zij - waar nodig - toestemming heeft verkregen van Aangesloten Melkveehouders die natuurlijke personen zijn of een samenwerkingsverband van natuurlijke personen vormen om gegevens aan de Stichting te verstrekken voor de doeleinden zoals omschreven in artikel 2 en voor het publiceren van de NAW-gegevens van houders van een Certificaat Jongvee Weiden op de website van de Stichting, zoals omschreven in paragraaf 2 van dit artikel.
5. Een Certificerende Instelling heeft toegang tot het in lid 1 genoemde register voor zover het gegevens betreft over die Certificerende Instelling of gegevens over een Zuivelbedrijf (en daarbij Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven) met wie de Certificerende Instelling een Certificeringsovereenkomst heeft gesloten.
6. Een Zuivelbedrijf heeft toegang tot het in lid 1 genoemde register voor zover het gegevens betreft over het Zuivelbedrijf zelf.
HOOFDSTUK 5 - ALGEMEEN
Artikel 14 - Geschillen
1. Geschillen die mochten ontstaan tussen een Zuivelbedrijf, een Aangesloten Melkveehouder, de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijf en een Certificerende Instelling, enerzijds, en de Stichting, anderzijds, omtrent deze Algemene Voorwaarden en de uitvoering daarvan worden beslecht met inachtneming van het Geschillenreglement.
2. Geschillen die mochten ontstaan tussen een Zuivelbedrijf, een Aangesloten Melkveehouder of de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijf, enerzijds, en een Certificerende Instelling, anderzijds, worden beslecht op de wijze als overeengekomen in de Certificeringsovereenkomst.
Artikel 15 - Wijzigingen
Wijzigingen van deze Algemene Voorwaarden worden van kracht na een daartoe strekkend besluit van het Dagelijks Bestuur en worden in ieder geval één maand voordat zij in werking treden door of namens de Stichting bekend gemaakt aan de Zuivelbedrijven en aan de Certificerende Instellingen. Deze mogen tot de inwerkingtreding schriftelijk (de) wijziging(en) weigeren indien deze hun rechtspositie materieel nadelig beïnvloedt.
Artikel 16 - Deelnemersbijdrage
1. Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks de hoogte van de deelnemersbijdrage voor certificaathouders en Certificerende Instellingen vast op basis van de algemene kosten voor het in artikel 2 bedoelde beheer en toezicht en de kosten, verband houdend met activiteiten die naar het oordeel van de Stichting nuttig of noodzakelijk zijn voor het bevorderen van haar doelstelling. Het Dagelijks Bestuur zal de deelnemers uiterlijk op 1 december schriftelijk op de hoogte stellen van de deelnemersbijdrage voor het daaropvolgende kalenderjaar. De deelnemersbijdrage dient te worden voldaan binnen de door de Stichting gestelde termijn. Indien die termijn verstrijkt wordt het certificaat door de Stichting geschorst totdat de deelnemersbijdrage is voldaan.
2. De kosten die betrekking hebben op de auditwerkzaamheden door een Certificerende Instelling en de kosten die betrekking hebben op het beheer, de uitreiking, en het gebruik van en toezicht op het gebruik van het Certificaat Jongvee Weiden komen voor rekening van het Zuivelbedrijf en worden overeengekomen tussen het Zuivelbedrijf enerzijds en de Certificerende Instelling anderzijds door middel van de Certificeringsovereenkomst.
Artikel 17 - Bijzondere gevallen
1. Het Dagelijks Bestuur kan:
a. Een Certificerende Instelling nadere aanwijzingen geven omtrent Certificeringswerkzaamheden in het algemeen en met betrekking tot individuele aanvragers van het Certificaat Jongvee Weiden, Zuivelbedrijven, Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven in het bijzonder;
b. in uitzonderlijke of niet voorziene gevallen of in geval van calamiteiten omtrent de in deze Algemene Voorwaarden geregelde onderwerpen tijdelijke nadere voorschriften stellen;
c. in daarvoor in aanmerking komende gevallen van het bepaalde bij of krachtens deze Algemene Voorwaarden gegeven voorschriften, geheel of gedeeltelijk, een tijdelijke ontheffing verlenen alsmede van bepalingen opgenomen in een Certificeringsovereenkomst, en aan een zodanige ontheffing voorwaarden of voorschriften verbinden, bij welke niet, niet tijdige, of niet behoorlijke nakoming de desbetreffende ontheffing geacht wordt te zijn vervallen; en
d. een verleende ontheffing intrekken.
2. De Certificerende Instelling(en), aanvragers van het Certificaat Jongvee Weiden zolang de erkenningsprocedure bij [hen] nog niet is afgerond, de Zuivelbedrijven, de Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven zijn verplicht alle in lid 1 van dit artikel bedoelde voorschriften na te leven en/of te doen naleven.
Artikel 18 – Aansprakelijkheid
1. De Stichting is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade geleden door aanvragers van het Certificaat Jongvee Weiden, Certificerende Instellingen, Zuivelbedrijven, de Aangesloten Melkveehouders of de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven of één of meer van hen op grond van of in verband met deze Algemene Voorwaarden of enige Certificeringsovereenkomst, behoudens grove schuld of opzet.
2. Ingeval van grove schuld of opzet is de aansprakelijkheid van de Stichting met betrekking tot Zuivelbedrijven jaarlijks beperkt tot de hoogte van de jaarlijkse deelnemersbijdrage die verschuldigd is of is betaald door het desbetreffende Zuivelbedrijf. Deze beperking geldt ook tezamen voor alle Aangesloten Melkveehouders en de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven gezamelijk die verbonden zijn met het desbetreffende Zuivelbedrijf.
Artikel 19 - Slotbepaling
Deze Algemene Voorwaarden worden geregeerd door Nederlands recht.
BIJLAGE: GESCHILLENREGLEMENT
Dit Geschillenreglement is door het Dagelijks Bestuur van Stichting Weidegang vastgesteld en is van kracht met ingang van 1 maart 2024 en is het geschillenreglement als bedoeld in artikel 14 lid 1 van de Algemene Voorwaarden Jongvee Weiden.
Artikel 1 – Definities
In dit Geschillenreglement worden de definities uit artikel 1 van de Algemene Voorwaarden Jongvee Weiden gehanteerd.
Artikel 2 – Toepassingsgebied
Dit Geschillenreglement is van toepassing op de geschillen als bedoeld in Artikel 14 lid 1 van de Algemene Voorwaarden Jongvee Weiden.
Artikel 3 – Aanhangig maken geschil
Een verzoek tot beslechting van geschillen omtrent de Algemene Voorwaarden Jongvee Weiden en de uitvoering daarvan dient schriftelijk te worden ingediend bij Stichting, onder vermelding van de gronden waarop het verzoek is gebaseerd.
Verzoek 4 – Behandeling verzoek door Stichting
Verzoeken worden door de Stichting ter kennis gesteld van degene die bij de feiten waarop de gronden van bezwaar betrekking hebben betrokken zijn geweest met het verzoek binnen tien werkdagen de Stichting daaromtrent schriftelijk te informeren. De Stichting informeert de indiener van het verzoek binnen vijf werkdagen na ontvangst van de reactie en bij niet tijdige reactie binnen twintig dagen na ontvangst van het verzoek schriftelijk omtrent of zij het bezwaar gegrond acht en zo ja, dat het verzoek ter beslissing aan de Commissie van Bezwaar wordt voorgelegd indien de verzoeker het verzoek handhaaft.
Artikel 5 – Handhaving verzoek
Indien de indieners van het verzoek na toepassing van het bepaalde in artikel 4 zijn of haar verzoek handhaaft dient hij dit binnen tien werkdagen aan de Stichting schriftelijk te bevestigen. De Stichting zal onverwijld de secretaris van de Commissie van Bezwaar bij aangetekend schrijven informeren.
Artikel 6 - Commissie van Bezwaar
Een door een verzoeker met inachtneming van het in artikel 5 bepaalde ingediend verzoek wordt voorgelegd aan de Commissie van Bezwaar. De Commissie van Bezwaar bestaat uit drie leden en twee plaatsvervangende leden. Indien een vast lid verhinderd is, participeert een van de plaatsvervangende leden in de zitting, zodat bij elke zitting drie leden aanwezig zijn. Aan de commissie wordt door de Stichting een secretaris ter beschikking gesteld. De voorzitter en de leden zijn door het Dagelijks Bestuur van de Stichting aangestelde personen die onafhankelijk zijn van de Zuivelbedrijven, Certificerende Instellingen, Aangesloten Melkveehouders, de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven en de Stichting. Alle benoemingen van leden van de Commissie van Bezwaar geschieden door het Dagelijks Bestuur van de Stichting.
Artikel 7 - Onafhankelijkheid leden Commissie van Bezwaar
Een persoon wordt als onafhankelijk aangemerkt indien geen van het onderstaande van toepassing is op hem of haar dan wel zijn of haar echtgeno(o)t(e), geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad:
(i) in de vijf jaar voorafgaande aan de benoeming tot lid van de Commissie van Bezwaar is hij of zij werknemer, bestuurder of commissaris geweest van een Zuivelbedrijf, Certificerende Instelling of de Stichting en/of, indien van toepassing bij een rechtsvoorganger of groepsmaatschappij van voornoemde categorieën of is hij of zij Aangesloten Melkveehouder of de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijf;
(ii) hij of zij heeft een persoonlijke financiële vergoeding ontvangen van een Zuivelbedrijf, Certificerende Instelling, een Aangesloten Melkveehouder, de daaraan gelieerde Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx of de Stichting, anders dan de vergoeding die voor de verrichte werkzaamheden als lid van de Commissie van Bezwaar wordt ontvangen voor zover die vergoeding niet past in de normale uitoefening van zijn of haar bedrijf;
(iii) in het jaar voorafgaande aan de benoeming tot lid van de Commissie van Bezwaar heeft hij of zij een belangrijke zakelijke relatie met Zuivelbedrijven, Certificerende Instellingen, Aangesloten Melkveehouders, de daaraan gelieerde Jongveeopfokbedrijven of de Stichting.
Artikel 8 - Marginale toetsing
De Commissie van Bezwaar verricht een marginale toetsing van het verzoek, met inachtneming van alle relevante belangen, en indien het verzoek gericht is op een genomen besluit of handeling, stelt de Commissie vast of diegene in redelijkheid tot dat besluit of die handeling heeft kunnen komen.
Artikel 9 – Kennisgeving
De Commissie van Bezwaar stelt de Stichting in beginsel uiterlijk veertig werkdagen na ontvangst door de Stichting van de door de verzoeker verzonden bevestiging, als bedoeld in artikel 5, schriftelijk in kennis van haar
besluit. De voorzitter van de Commissie van Bezwaar kan vanwege bijzondere redenen deze termijn verlengen, onder mededeling hiervan aan de Stichting. De Stichting informeert de verzoeker onverwijld na ontvangst van het besluit van de Commissie van Bezwaar óf over de verlenging van de termijn bij aangetekend schrijven.
Artikel 10 – Geschillen
Indien ook na het besluit van de Commissie van Bezwaar een geschil bestaat, wordt dit beslecht door de bevoegde rechter, op verzoek van de meest gerede partij.
Artikel 11 – Geen schorsende werking
Aan een ingevolge dit Geschillenreglement ingediend verzoek komt geen schorsende werking toe ten aanzien van enig besluit of verrichte handeling.