Algemene Voorwaarden postvolmachtkaarten

Algemene Voorwaarden postvolmachtkaarten

Versie van toepassing vanaf 1 januari 2022

Deze algemene voorwaarden bepalen de voorwaarden en modaliteiten die van toepassing zijn op de aanvragen voor postvolmachtkaarten en op het gebruik dat ervan gemaakt wordt om (de hieronder bepaalde) Ingeschreven Zendingen en Gewone Postliggende Zendingen af te halen, in ontvangst te nemen of te weigeren.

De bepalingen van de algemene voorwaarden inzake de dienstverlening van bpost zijn eveneens van toepassing. Als die bepalingen en deze algemene voorwaarden elkaar tegenspreken, dan hebben deze algemene voorwaarden de overhand. De algemene of bijzondere voorwaarden van de Klant of van andere partijen dan bpost zijn in geen enkel geval van toepassing.

bpost opereert in een gereguleerde sector die wordt gekenmerkt door veranderingen inzake vraag en aanbod. De diensten en operationele processen van bpost kunnen bijgevolg evolueren in functie van de wijzigende omstandigheden.

1. Definities

Postkantoor: de postkantoren of PostPunten (zie lijst op xxx.xxxxx.xx) waar de Ingeschreven Zendingen kunnen worden afgehaald.

Ingeschreven Zendingen: de aangetekende postzendingen en de postzendingen met aangegeven waarde zoals gedefinieerd door de postregelgeving.

Gewone Postliggende Zendingen: de postzendingen die worden bewaard in het Postkantoor met het oog op de overhandiging ervan aan de bestemmeling of zijn volmachthebber.

Klant: 1/ de natuurlijke persoon die als volmachtgever op het aanvraagformulier voor een postvolmachtkaart staat ingeval de kaart wordt aangevraagd door een natuurlijk persoon die handelt in zijn eigen naam of 2/ de rechtspersoon in naam en voor rekening van wie een Wettelijke Vertegenwoordiger als volmachtgever een aanvraag doet voor een postvolmachtkaart (en die in dit geval een zetel of vestiging in België heeft).

Wettelijke Vertegenwoordiger: de natuurlijke perso(o) n(en) die als vertegenwoordiger(s) van een organisatie

Ingeschreven Zendingen of Gewone Postliggende ZIendingen mag (mogen) ontvangen of weigeren, krachtens de oprichtingsakten van deze organisatie of enige officiële akte die uitgaat van deze organisatie en die tot doel heeft om deze personen deze bevoegdheid te verlenen.

In het kader van deze Algemene Voorwaarden hebben de termen “Verwerkingsverantwoordelijke”, “Subverwerker”, “Betrokkene”, “Persoonsgegevens”, “Inbreuk in verband met persoonsgegevens” en “Verwerking” (en “Verwerken”) dezelfde betekenis als die die eraan wordt gegeven in de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming (met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 679/2016 of de “GDPR”, hierna de “Reglementering Persoonlijke Levenssfeer genoemd”)

2. Toepassingsgebied

Standaard kan de Klant met de postvolmachtkaart elke houder van deze kaart volmacht verlenen. De kaart mag dus door verschillende personen worden gebruikt om de aan

de Klant geadresseerde Ingeschreven Zendingen en Gewone Postliggende Zendingen op het op de zending vermelde adres of in het Postkantoor waar de zending bewaard wordt, in ontvangst te nemen of te weigeren.

Indien hij dat wenst, dan heeft de Klant de mogelijkheid om met behulp van de kaart aan een specifieke persoon volmacht te verlenen. In dat geval mag slechts die

volmachthebber de aan de Klant geadresseerde Ingeschreven Zendingen en Gewone Postliggende Zendingen op het

op de zending vermelde adres of in het Postkantoor waar de zending bewaard wordt, in ontvangst nemen of weigeren. Daartoe vult de Klant manueel met pen met onuitwisbare inkt de naam en de voornaam in van de

gekozen volmachthebber in de ruimte die daarvoor op de voorzijde van de kaart is voorzien. Per kaart mag slechts één volmachthebber worden aangeduid. De naam en de voornaam van de volmachthebber moeten leesbaar zijn en mogen daarna niet meer worden veranderd. Het is niet toegestaan om de naam en voornaam van een eerder

aangeduide volmachthebber uit te wissen of door te halen.

Eenzelfde Klant mag meerdere postvolmachtkaarten aanvragen (voor meerdere volmachthebbers, meerdere organisaties…).

Met de postvolmachtkaart kan de houder:

• geen Ingeschreven Zendingen ontvangen, weigeren of afhalen waarvoor de afzender heeft gevraagd om ze aan de geadresseerde zelf te overhandigen overeenkomstig de geldende regels en procedures;

• geen andere handeling namens de Klant jegens bpost uitvoeren.

3. Aanvraag voor een postvolmachtkaart

De postvolmachtkaarten kunnen worden aangevraagd en betaald:

• in de Postkantoren (maar niet in de PostPunten);

• of online op de website van bpost;

Een postvolmachtkaart moet worden aangevraagd met het juiste formulier, dat verkrijgbaar is in de Postkantoren (niet in de PostPunten) en via de website van bpost. Het formulier moet worden ondertekend door de Klant (als het om een natuurlijk persoon gaat) of door een Wettelijke Vertegenwoordiger van de rechtspersoon (als de Klant een rechtspersoon is). Om een postvolmachtkaart te krijgen, moet de aanvrager de volgende documenten aan de verlener van postdiensten voorleggen:

1° voor een volmachtkaart voor een natuurlijke persoon: een recto-versokopie van het identiteitsbewijs van de persoon die volmacht geeft;

2° voor een volmachtkaart voor een rechtspersoon:

• een recto-versokopie van het identiteitsbewijs van de wet- telijke vertegenwoordiger van de rechtspersoon;

• een bewijs van vertegenwoordiging of benoeming dat aantoont dat de aanvrager wettelijk bevoegd is om dat te doen in naam van de rechtspersoon;

• in geval van een recente verhuizing die nog niet is opgenomen in het Belgisch Staatsblad: een kopie van het officiële attest van adresverandering.

De postvolmachtkaart wordt per post naar de Klant gestuurd op het adres dat vermeld staat op de aanvraag, voor zover dit adres het officiële ingeschreven adres in de Kruispuntbank van Ondernemingen is, binnen een indicatieve periode van 2 weken te rekenen vanaf de

betaling van de prijs van de kaart. bpost behoudt zich het recht voor om een aanvraag voor een postvolmachtkaart te weigeren als de Klant nog openstaande facturen heeft

m.b.t. andere door bpost geleverde diensten De Klant zal verzocht worden om de betaling te doen bij afgifte van het formulier in het Postkantoor of als hij zijn bestelling op de website van bpost bevestigt. Indien bpost om één of andere reden geen gevolg kan geven aan de aanvraag, dan wordt het betaalde bedrag later aan de Klant terugbetaald. In geval van niet ontvangst van de volmachtkaart, moet de klant binnen de 3 maand een klacht indienen om een nieuwe kaart te bekomen.

4. Geldigheidsduur en verlenging

De geldigheidsduur van een postvolmachtkaart is zevenendertig (37) maanden, te rekenen vanaf de eerste dag van de maand waarin de aanvraag gebeurde (overhandiging van het aanvraagformulier). bpost behoudt zich het recht voor om bij het verstrijken van de volmachtkaart contact met de klant op te nemen om hem de modaliteiten voor de verlenging ervan voor te stellen.

5. Wijzigingen en annuleringen

Indien de Klant dat wenst, dan kan hij vragen om een vervanging van de kaarten waarvan de vermeldingen onjuist zijn geworden door nieuwe kaarten te bestellen en het toepasselijke tarief te betalen (de prijs is dezelfde als die voor een nieuwe kaart).

De Klant kan vragen om een nog geldige postvolmachtkaart te annuleren door ze terug te sturen naar bpost, Centrale Dienst Volmachten, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx. Bij een dergelijke annulering bestaat er evenwel geen recht op terugbetaling

van de prijs van de kaart. Als de aanvraag tot annulering niet gepaard gaat met de terugzending van de betreffende kaart, dan wordt de kaart niet uit omloop genomen.

In geval van faillissement (rechtspersoon) dient de Klant bpost daarvan op de hoogte stellen en de kaart terug te sturen naar het volgende adres: bpost, Centrale Dienst Volmachten, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx.

Indien de Klant een verloren of gestolen kaart wil vervangen, dan kan hij een nieuwe kaart bestellen. De aandacht van de Klant wordt gevestigd op het feit dat bpost een verloren of gestolen kaart niet buiten gebruik kan stellen.

6. Overhandiging en afhaling van de postzendingen

Om aan de Klant geadresseerde Ingeschreven Zendingen of Gewone Postliggende Zendingen in ontvangst te nemen of af te halen, moet de houder van een postvolmachtkaart deze kaart en een identiteitsbewijs tonen aan de postman-

uitreiker, de loketbediende of iedere andere aangestelde of gevolmachtigde van bpost die daarom verzoekt. Indien hij deze stukken niet kan voorleggen, dan behoudt bpost zich het recht voor de betrokken zendingen niet te overhandigen. Als de afzender een bericht van ontvangst heeft gevraagd, dan worden de zendingen slechts aan de kaarthouder overhandigd nadat hij de datum van afgifte, zijn gegevens en zijn handtekening heeft geplaatst op het bericht van ontvangst dat hem door de bediende of gevolmachtigde van bpost zal worden voorgelegd. bpost behoudt zich het recht voor om de betrokken zendingen niet te overhandigen als er een postvolmachtkaart wordt voorgelegd waarvan de geldigheidsduur is verstreken

of waarvan de op de zending vermelde naam niet overeenstemt met de op de kaart vermelde naam van de Klant. De postvolmachtkaarten zijn geldig voor de afgifte van Ingeschreven Zendingen of Gewone Postliggende Zendingen door de postmannen op ronde, maar ook in de Postkantoren en de PostPunten.

7. Tarief

De aanvraag voor een postvolmachtkaart geeft aanleiding tot de inning, per kaart, van het tarief dat geldt op de dag van de aanvraag (d.w.z. de dag waarop het formulier wordt afgegeven of verstuurd). De prijzen zijn niet onderworpen aan de btw en er wordt geen factuur uitgegeven voor deze dienst. De eventuele huidige en toekomstige

rechten, taksen, bijdragen en indirecte belastingen die openbare instanties kunnen heffen naar aanleiding van of in toepassing van de dienst waarop deze algemene voorwaarden betrekking hebben, zijn altijd voor rekening van de Klant en kunnen desgevallend bovenop de prijs

gevorderd worden, na de verzending van de kaarten. bpost heeft het recht om de tarieven op om het even welk ogenblik aan te passen en dit bijvoorbeeld in functie van een toename van kosten.

8. Verklaringen van de Klant

De Klant verklaart dat hij de nodige bevoegdheden heeft en dat hij alle interne en externe goedkeuringen en toelatingen heeft gekregen die nodig zijn om de verbintenissen uit te voeren die hij in het kader van deze Algemene Voorwaarden is aangegaan. Als hij als Wettelijke Vertegenwoordiger handelt, verklaart de persoon die de postvolmachtkaart aanvraagt dat hij gemachtigd is om de in deze algemene voorwaarden bedoelde zendingen in ontvangst te nemen krachtens de aktes van zijn organisatie. De Klant verklaart dat het

aanvragen van de kaart niet strijdig is met de statuten (of andere oprichtingsdocumenten of documenten van de bevoegde organen) van de Klant, noch met eender welk(e) vonnis, besluit, verordening of administratieve beslissing die van toepassing zou zijn op hem of op een dergelijke

overeenkomst, wettelijke bepaling of verplichting waardoor hij gebonden zou zijn.

9. Aansprakelijkheid

De Klant is volledig en exclusief verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt van de postvolmachtkaarten waarvan hij aan bpost vraagt om deze naar een gebruiksadres te sturen. Hij is zich ervan bewust dat de postvolmachtkaarten standaard niet op naam zijn en

dat ze derhalve voor de in deze algemene voorwaarden beschreven doeleinden kunnen worden gebruikt door om het even wie die deze in zijn bezit heeft en ze voorlegt aan een bediende of gevolmachtigde van bpost. bpost kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik van een postvolmachtkaart door een persoon die niet tot de organisatie van de Klant behoort. Indien de Klant ervoor

opteert om de naam van een specifieke gevolmachtigde op de kaart te vermelden, dan is de Klant exclusief verantwoordelijk voor de overhandiging van de postvolmachtkaart aan deze derde persoon. bpost is niet aansprakelijk voor eender welke schade ten aanzien van de Klant, de houder of derden, die zou kunnen resulteren uit misbruik of frauduleus gebruik van de postvolmachtkaart, indien met name gestolen of vervalste identiteitsbewijzen overgelegd worden of als Ingeschreven Zendingen of Gewone Postliggende Zendingen overhandigd werden na overlegging van valse postvolmachtkaarten. In geval van faillissement, vereffening of overlijden van de Klant, zijn enkel en alleen de Klant, zijn rechthebbenden of de vereffenaar/curator aansprakelijk ten overstaan van bpost,

de afzenders van de zendingen en om het even welke derde, voor de gevolgen die zijn verbonden aan het in omloop blijven van postvolmachtkaarten na het faillissement, de vereffening of het overlijden van de Klant. bpost kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval van een gebeurtenis die aan zijn wil en aan zijn redelijke controle ontsnapt (overmacht), met dien verstande dat met name de volgende gevallen overmacht zijn: daden van openbare instanties, storingen, nationale, regionale of lokale stakingen van het voltallige personeel van bpost of een deel ervan, overstromingen, brand, bliksem, ontploffingen, instortingen, epidemieën, pandemieën, elke daad of nalatigheid van een persoon of entiteit die aan de redelijke controle van bpost ontsnapt enz. De Klant is aansprakelijk voor elke schade die bpost zou kunnen lijden ingevolge het niet-naleven door de Klant van zijn verplichtingen die uit deze algemene voorwaarden voortvloeien en met name voor de schade die het gevolg is van het doorgeven van verkeerde informatie of een gebrek aan snelheid tijdens de verwerking of de overhandiging van de kaarten. Hij dient bpost te vrijwaren tegen elke vordering door derden met betrekking tot schade die ze zouden kunnen lijden door het ongeoorloofd of kwaadwillig gebruik van de kaarten.

10. Persoonsgegevens

De persoonsgegevens (naam en voornaam, adres, telefoon-/ gsm-nummer of e-mailadres, functie) met betrekking tot bepaalde personeelsleden van de Klant, zoals door de Klant aan bpost meegedeeld in het kader van de afsluiting van het Contract of van de uitvoering van de door het Contract beoogde diensten, zullen worden verwerkt door bpost, de verantwoordelijke voor de verwerking van deze gegevens, met het oog op het verlenen van de in deze Algemene Voorwaarden (GTC’s) bedoelde diensten (met inbegrip van voor het beheer van de contractuele relatie, het opnemen van contact in geval van problemen, de controle van de verrichtingen en de preventie van fraude en misbruik).

bpost kan deze gegevens ook gebruiken om uw werknemers te contacteren in verband met marktstudies of tevredenheidsenquêtes om deze diensten te verbeteren.

Deze persoonsgegevens zullen toegankelijk zijn voor onze leveranciers van informaticadiensten aan wie de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie

werden opgelegd indien ze buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd.

bpost, naamloze vennootschap van publiek recht | Xxxxxxxxxxx 0 xxx 0, 0000 Xxxxxxx | BTW BE 0214.596.464, RPR Brussel | IBAN XX00 0000 0000 0000 | BIC XXXXXXX0 | 20210201 | 2201-045

De persoonsgegevens die u ons meedeelt, worden bewaard gedurende 3 jaren na de einddatum van het contract, waarna ze zullen worden gewist.

Onder bepaalde voorwaarden kunnen de personeelsleden van de Klant hun persoonsgegevens inkijken en indien nodig laten verbeteren, het wissen ervan te vragen, de verwerking ervan te beperken of de overdracht ervan te vragen door een gedateerde en ondertekende schriftelijke aanvraag, samen met een bewijs van hun identiteit, naar hetzelfde adres te verzenden. Tot slot kan er een klacht worden ingediend bij de overheid die in België ter zake bevoegd is indien een dergelijke vraag zonder gevolg blijft: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

De Klant en de volmachthebber hebben onder bepaalde voorwaarden eveneens het recht om inzage te vragen in hun persoonsgegevens, indien nodig de verbetering ervan

te vragen, om de verwijdering van hun gegevens te vragen of om de verwerking van hun gegevens te beperken,

of om de overdracht van hun gegevens te vragen door een schriftelijk, gedateerd en ondertekend verzoek met bewijs van hun identiteit naar het bovengenoemde adres te verzenden. De Klant en de volmachthebber hebben ten slotte ook het recht om een klacht in te dienen

bij de gegevensbeschermingsautoriteit in België als zij geen antwoord ontvangen op één van de bovenstaande verzoeken (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx).

11. Andere beschikkingen

Deze algemene voorwaarden kunnen op elk ogenblik door bpost worden gewijzigd. Dergelijke eenzijdige wijzigingen kunnen nodig zijn om in te spelen op veranderingen

in de postale sector. Deze sector is gereguleerd en wordt gekenmerkt door veranderingen inzake vraag en aanbod. De diensten en operationele processen van bpost kunnen bijgevolg evolueren in functie van de wijzigende omstandigheden. De nieuwe algemene

voorwaarden, zoals aangepast, zijn van toepassing vanaf hun terbeschikkingstelling. De nietigheid of niet-afdwingbaarheid van een deel van deze algemene voorwaarden, om welke reden ook, zal geen invloed hebben op de geldigheid en

de afdwingbaarheid van de overige bepalingen. Het deel van deze voorwaarden dat nietig of niet-afdwingbaar zou worden verklaard, wordt door partijen aangepast met het minimum dat nodig is zodat de betrokken bepalingen niet langer nietig of niet-afdwingbaar zijn. Partijen

zien er op toe dat het initieel beoogde economische evenwicht wordt gehandhaafd. bpost behoudt zich het recht voor om voor de uitvoering van zijn verplichtingen die uit deze algemene voorwaarden voortvloeien, een beroep te doen op onderaannemers. Deze algemene voorwaarden worden geregeld door het Belgische recht. Elke betwisting betreffende deze algemene voorwaarden of de Overeenkomst die niet in der minne opgelost kan worden, wordt uitsluitend beslecht door de Hoven en Rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel.

Service Centre + 00 (0)0 000 00 00 xxx.xxxxx.xx