Verwerkersvoorwaarden

Verwerkersvoorwaarden

Versie 1.0 d.d. 22 mei 2018

Deze verwerkersvoorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten die door Xxx Xxxxx c.s. gerechtsdeurwaarders, gevestigd te 0000 XX Xxxxxxxxx aan de Alvarezlaan 1, alsmede te 0000 XX Xxxxxxx aan de Saal van Zwanenbergweg 11, hierna te noemen: ‘Verwerker’ van de opdrachtgever, hierna te noemen: ‘Verantwoordelijke’, hierna gezamenlijk aangeduid als ‘partijen’, worden aanvaard;

Overwegingen

• Verwerker heeft van Verantwoordelijke een opdracht aanvaard, die overeenkomst wordt hierna aangeduid als ‘hoofdovereenkomst’;

• Verwerker verwerkt in het kader van de hoofdovereenkomst persoonsgegevens;

• Verwerker is in het kader van de opdracht en de daarbij verwerkte persoonsgegevens aan te merken als Verwerker en opdrachtgever als Verwerkingsverantwoordelijke zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG);

• Verantwoordelijke en Verwerker verplichten zich over en weer om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na te leven;

In deze verwerkersvoorwaarden leggen Verwerker en Verantwoordelijke hun wederzijdse rechten en verplichtingen vast. Voor de definities van begrippen wordt aangesloten bij artikel 1 van de AVG.

Benoeming tot verwerker

- Verantwoordelijke stelt hierbij Verwerker aan als verwerker en geeft opdracht tot die verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de hoofdovereenkomst.

- Verwerker zal de verwerkingen uitvoeren conform de instructies die de Verantwoordelijke daarover verstrekt. Verwerker zal Verantwoordelijke informeren wanneer de instructies naar zijn oordeel niet voldoen aan de eisen uit de AVG of andere toepasselijke wetgeving. De uitvoering wordt dan opgeschort tot naar wederzijdse tevredenheid een oplossing is gevonden.

Beschrijving van de verwerking

- Verwerker verwerkt de persoonsgegevens enkel voor en in opdracht van de Verantwoordelijke en om uitvoering te geven aan de hoofdovereenkomst. Verwerker heeft geen zeggenschap over de persoonsgegevens die door de Verantwoordelijke beschikbaar worden gesteld alsook geen zeggenschap over het doel van en de middelen inzake de verwerking en de bewaartermijn van verwerkte persoonsgegevens.

- Zonder noodzaak, gezien de aard van de door de Verantwoordelijke verstrekte opdracht, expliciete toestemming van Verantwoordelijke of wettelijke verplichting zal Verwerker de gegevens niet aan derden verstrekken en niet voor andere doeleinden verwerken dan voor de overeengekomen doeleinden in de hoofdovereenkomst. De Verantwoordelijke garandeert dat de persoonsgegevens verwerkt mogen worden op basis van een in de AVG genoemde grondslag.

- Verwerker meldt voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst indien er op hem zelfstandige verplichtingen aangaande de verwerking van persoonsgegevens rusten, zoals verplichtingen uit voor de Verwerker geldende wettelijke voorschriften, gedrags- of beroepsregels. Indien deze zelfstandige verplichtingen tijdens de looptijd van de hoofdovereenkomst wijzigen, kan dat voor Verantwoordelijke reden zijn de opdracht te beëindigen.

Geheimhouding

- Verwerker is verplicht om de via Verantwoordelijke verkregen persoonsgegevens geheim te houden.

- Verwerker is verplicht met haar medewerkers een schriftelijke geheimhoudingsclausule overeen te komen.

- Verwerker draagt er zorg voor dat alleen haar eigen medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens die voor Verantwoordelijke worden verwerkt.

- Verwerker beperkt de toegang tot de persoonsgegevens tot de medewerkers voor wie de toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot enkel die persoonsgegevens die deze medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden.

- Verwerker draagt er zorg voor dat medewerkers met toegang hebben tot de persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.

Inschakelen derden en doorgiften

- Het is Verwerker niet toegestaan derden (in de zin van verwerkers of sub-verwerkers) in te schakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden als dat ten gevolg heeft dat deze derden persoonsgegevens gaan verwerken, tenzij na voorafgaande schriftelijke toestemming van Verantwoordelijke. In dat geval is Verwerker verplicht om aan die derden schriftelijk alle verplichtingen uit deze verwerkersvoorwaarden op te leggen. Verantwoordelijke kan hieraan aanvullende eisen stellen.

- Verwerker geeft geen gegevens door aan derden anders dan na schriftelijke instructie van Verantwoordelijke.

- Het is Verwerker niet toegestaan persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte te (laten) verwerken, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van Verantwoordelijke. Verantwoordelijke kan hieraan alsdan aanvullende eisen stellen.

Beveiligingsmaatregelen

- Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van Verantwoordelijke te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De Verwerker voldoet aantoonbaar aan de beleidsregels en /of richtsnoeren inzake beveiligings- maatregelen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

- Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. Verwerker evalueert minimaal eenmaal per jaar de beveiligingsrisico’s en de mate waarin de genomen beveiligingsmaatregelen deze afdoende mitigeren. Verwerker stuurt een verslag van deze evaluatie met eventueel aanvullende maatregelen aan Verantwoordelijke.

- Verwerker informeert Verantwoordelijke als Verwerker een wijziging in een beveiligingsmaatregel doorvoert, een maatregel beëindigt of toevoegt.

Recht van audit

- Verantwoordelijke heeft het recht om bij Verwerker tijdens en over de looptijd van de hoofdovereenkomst periodiek een audit uit te laten voeren door een onafhankelijk deskundige inzake de verwerking van persoonsgegevens bij Verwerker, de verplichtingen als gevolg van de AVG, de uitvoeringswet AVG en specifiek voor Verantwoordelijke geldende wet- en regelgeving, alsook inzake het bestaan en de werking van de beveiligingsmaatregelen. Verwerker is verplicht medewerking te verlenen aan deze audit en alle hiervoor noodzakelijke informatie ter beschikking te stellen.

- Verantwoordelijke draagt de kosten van deze audit, uitgezonderd eventuele interne kosten van Verwerker.

Registratie van en omgang met datalekken

- Verwerker documenteert ten aanzien van alle verwerkingen onder de hoofdovereenkomst alle inbreuken ten aanzien van persoonsgegevens conform de registratieverplichting van de AVG met inbegrip van de genomen corrigerende maatregelen. Verwerker stelt het register datalekken inzake de verwerkingen onder de hoofdovereenkomst op verzoek aan Verantwoordelijke ter beschikking.

- Verwerker stelt Verantwoordelijke binnen de kortst mogelijke termijn, maar tenminste binnen maximaal 24 uur na ontdekking op de hoogte van een datalek.

- Het besluit of het datalek bij de toezichthouder en/of de betrokkenen moet worden gemeld, is uitsluitend de bevoegdheid van de Verantwoordelijke.

- Verwerker stelt bij een datalek aan Verantwoordelijke per omgaande alle informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om een tijdige, juiste en volledige melding te kunnen doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de betrokkenen.

- Verwerker neemt binnen de kortst mogelijke termijn na het ontdekken van een datalek corrigerende maatregelen en meldt de aard en de omvang van deze maatregelen aan Verantwoordelijke.

Afhandelen verzoeken van betrokkenen

- In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van een wettelijk recht doet aan Verwerker, zal Xxxxxxxxx het verzoek binnen 3 werkdagen doorsturen aan Verantwoordelijke en zal Verantwoordelijke het verzoek afhandelen.

- Verwerker ondersteunt Verantwoordelijke bij het voldoen aan de verplichtingen bij het behandelen van verzoeken van betrokkenen.

Aanwijzing door bevoegde instantie

- Bij een aanwijzing om persoonsgegevens ter beschikking te stellen, gedaan door een bevoegde instantie stelt Verwerker per direct Verantwoordelijke op de hoogte van het verzoek. Verwerker beoordeelt in overleg met Verantwoordelijke of de aanwijzing bindend is. Verwerker stemt alsdan in gezamenlijkheid met de Verantwoordelijke af op welke wijze en welke gegevens ter beschikking worden gesteld.

Teruggave, overdracht en vernietiging van gegevens

- Bij beëindiging van de hoofdovereenkomst draagt Xxxxxxxxx alle in opdracht van de Verantwoordelijke verwerkte gegevens over aan Verantwoordelijke of aan een door Verantwoordelijke aangewezen derde. Verwerker behoudt alsdan geen kopie van de gegevens anders dan noodzakelijk als back-up voorziening tijdens de overdracht of indien daartoe wettelijk verplicht.

- Verwerker volgt bij overdracht van persoonsgegevens de instructie van Verantwoordelijke en spant zich in om de overdracht van persoonsgegevens op een zodanige wijze plaats te laten vinden dat de bedrijfsvoering van Verantwoordelijke niet of zo gering mogelijk wordt verstoord.

- De kosten van het verzamelen en overdragen van de gegevens zijn voor rekening van Xxxxxxxxx.

Datzelfde geldt voor de kosten van het vernietigen van de gegevens.

- Verwerker verstrekt na de overdracht aan Verantwoordelijke een verklaring dat Verwerker niet langer gegevens van Verantwoordelijke verwerkt en eventuele kopieën van deze gegevens, waaronder die in back-ups, heeft vernietigd, behoudens de gegevens die een minimale wettelijke bewaartermijn hebben.

Aansprakelijkheid en vrijwaring

- Verantwoordelijke is niet aansprakelijk voor schade die Verwerker lijdt ten gevolge van het door Verwerker niet of niet voldoende naleven van de AVG of van andere wet- of regelgeving.

- Verwerker vrijwaart Verantwoordelijke voor aanspraken van derden, medewerkers van Verantwoordelijke of andere partijen op grond van schade die het gevolg is van het door Verwerker

- of een van haar sub-verwerkers - niet juiste, volledige of tijdige naleving van de bepalingen uit deze verwerkersvoorwaarden. De vrijwaring geldt voor de materiële en immateriële schade die partijen mochten hebben geleden alsook voor de kosten die Verantwoordelijke in verband daarmee moet maken in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan Verantwoordelijke worden opgelegd ten gevolge van het handelen van Verwerker en/of dat van haar sub-verwerkers.

- Verwerker is aansprakelijk voor alle schade die Verantwoordelijke leidt ten gevolge van het door Verwerker en/of dat van haar sub-verwerkers, niet, niet juist of niet volledig naleven van de verplichtingen opgenomen in deze verwerkersvoorwaarden.

Toepasselijkheid, duur, opzegging en overdraagbaarheid

- Deze verwerkersvoorwaarden zijn van toepassing op iedere verwerking die op basis van de door een Verantwoordelijke verstrekte opdracht in het kader van de hoofdovereenkomst door Verwerker wordt uitgevoerd.

- Deze verwerkersvoorwaarden treden in werking op de datum waarop de opdracht van de hoofdovereenkomst van kracht wordt en eindigt op het moment dat Verwerker en eventuele sub- verwerkers geen persoonsgegevens meer verwerken in het kader van de hoofdovereenkomst. Het is niet mogelijk om deze verwerkersvoorwaarden tussentijds op te zeggen.

- Het is Verwerker zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verantwoordelijke niet toegestaan om deze verwerkersvoorwaarden en de rechten en de plichten die samenhangen met deze verwerkersvoorwaarden over te dragen aan een ander.

Wijzigen van de verwerkersvoorwaarden

- Een wijziging in de verwerkte persoonsgegevens, de betrouwbaarheidseisen of de privacy- regelgeving, waaronder de AVG en/of uitvoeringswet AVG, of eventuele eisen van opdrachtgevers van Verantwoordelijke kan aanleiding zijn deze verwerkersvoorwaarden aan te vullen of te wijzigen. Indien dit leidt tot significante aanpassingen waarbij Verwerker niet kan voorzien in een passend niveau van bescherming, kan dit voor Verantwoordelijke een grond zijn de hoofdovereenkomst te beëindigen.

Slotbepalingen

- De bepalingen in deze verwerkersvoorwaarden overstijgen die van andere door Verantwoordelijke met Verwerker gesloten overeenkomsten inclusief de hoofdovereenkomst. Eventuele algemene voorwaarden van Verwerker zijn niet van toepassing op de onderwerpen geregeld in deze verwerkersvoorwaarden. Eveneens gaan de bepalingen in de verwerkersvoorwaarden boven de bepalingen in de algemene voorwaarden van Verantwoordelijke.

- Ten aanzien van de verplichtingen opgenomen in deze verwerkersvoorwaarden komt partijen geen beroep op opschortingsrechten toe.

- Op deze verwerkersvoorwaarden is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze voorwaarden.

- Als één of meerdere bepalingen in deze verwerkersvoorwaarden niet geldig blijken te zijn, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere bepalingen in deze voorwaarden. Alsdan treedt Verantwoordelijke met Verwerker in overleg om gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen die zoveel als mogelijk in de geest zal zijn van de ongeldige bepaling.

Xxx Xxxxx c.s. gerechtsdeurwaarders wijst graag nog op de aanwezigheid van de volgende documenten:

- Verdeling verantwoordelijkheden tussen opdrachtgever en gerechtsdeurwaarder

- Verwerkingsverantwoordelijke - tekst voor opdrachtgever

- Privacyverklaring

Voornoemde, en andere documenten, in het kader van de AVG zijn vindbaar op onze website.