Het Agentschap Binnenlands Bestuur
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Het Agentschap Binnenlands Bestuur
zoekt een ICT-helpdeskmedewerker
Contractueel Niveau: B Rang: B1
Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 4233
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
4.1 Formele deelnemingsvoorwaarden 5
6.1. Module 1: eerste screening 9
6.2. Module 2: screening persoonsgebonden competenties 9
6.3. Module 3: functiespecifieke screening 10
6.4. Niet nodeloos hertesten 11
1. DE VACATURE IN HET KORT
Het Agentschap Binnenlands Bestuur is op zoek naar een helpdeskmedewerker voor het ICT-platform van de informatie- en screeningsdienst op de lokale geloofsgemeenschappen.
Als helpdeskmedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor de gebruikers van het ICT-platform. Je helpt bij (technische) vragen, zoekt samen met de gebruikers naar oplossingen en ondersteunt hen. Je signaleert proactief problemen en stelt verbeteringen voor.
Je komt terecht in een dienst die pas opstart en helpt mee met de uitrol en ontwikkeling van het ICT- platform. Je woont daarvoor vergaderingen bij en biedt ondersteuning in de testfase.
Wie zoeken we?
- Je kan vragen en noden van gebruikers herkennen
- Je zet de gebruikers op de eerste plaats
- Je bent proactief en onderneemt zelf actie
- Je kan goed analyseren en wilt resultaten behalen
- Je kan goed samenwerken
- Je hebt interesse in ICT en blijft graag op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen
We bieden je een afwisselende job in een dynamische organisatie die constant in beweging is. Deze functie kan je op verschillende locaties uitvoeren, ook thuiswerk is eenvoudig te bespreken.
Xxxxxx je jezelf in dit profiel? Xxxx dan zeker verder!
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
2. FUNCTIECONTEXT
2.1 DE INFORMATIE- EN SCREENINGSDIENST
De informatie- en screeningsdienst op de lokale geloofsgemeenschappen is een nieuwe dienst die vanaf 1 september deel uitmaakt van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB).
De dienst heeft als opdracht:
- Nagaan of de lokale eredienstbesturen voldoen aan de voorwaarden om erkend te worden.
- Opvolgen of de erkende eredienstbesturen die voorwaarden blijvend respecteren.
- De minister adviseren over de erkenning of eventuele opheffing van de erkenning.
Alle collega’s van de dienst gaan om met informatie die door de Veiligheid van de Staat als ‘geheim’ wordt aanzien. Iedereen van de dienst moet daarom een veiligheidsmachtiging van de nationale veiligheidsoverheid hebben. Voor elke nieuwe collega vraagt de Vlaamse overheid zo’n veiligheidsmachtiging aan. Als die niet wordt toegekend, is een verdere uitoefening van de functie niet mogelijk.
2.2 HET AGENTSCHAP BINNENLANDS BESTUUR
MISSIE: ABB bouwt mee aan duurzaam en democratisch samenleven in diversiteit door burgers en bestuur te verbinden en te versterken.
VISIE: ABB is een wendbare organisatie die het beleid inspireert en antwoorden aanreikt voor de bestuurlijke en maatschappelijke uitdagingen van vandaag en morgen.
Door het verder uitbouwen en aanwenden van onze kennis, onze expertise en ons netwerk willen we de referentie zijn voor burgers en bestuur.
Wij verbinden en versterken burgers en bestuur door:
• het bevorderen van gelijke kansen en het samenleven van burgers in diversiteit.
• een beleidskader en instrumenten aan te reiken die de relatie tussen burgers en bestuur bevorderen.
• in te zetten op de versterking van de bestuurskracht van lokale besturen, zodat taken op het meest burgernabije niveau kunnen worden uitgevoerd.
3. TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Als helpdeskmedewerker help je de gebruikers van het ICT-platform door hen te ondersteunen, (proactief) oplossingen te bieden of een gepast antwoord te bieden op vragen en noden die zij formuleren.
De gebruikers van het platform zijn besturen van lokale geloofsgemeenschappen, gemeente- en
provinciebesturen en collega’s van het Agentschap Binnenlands Bestuur.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Je takenpakket bestaat uit onderstaande resultaatsgebieden:
Resultaat | Voorbeelden van activiteiten |
1. PROBLEEMANALYSE Door de juiste probleemanalyse en inzichten geef je een gepaste dienstverlening aan de gebruikers van het ICT platform. | - Je analyseert de vragen die binnenkomen om tot de kern van het probleem te komen - Je vraagt bijkomende info op - Je vangt signalen, behoeften en noden van de gebruikers op - Je houdt intakegesprekken met de gebruikers - … |
2. INFORMATIE EN ADVIES Je geeft informatie en een passend advies aan de gebuikers. Waar nodig stel je een begeleidingsplan op. | - Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen of problemen van de gebruikers. - Je geeft telefonisch of online advies - Je zoekt technische gegevens op om een advies te kunnen geven - Je stelt een begeleidingsplan op en volgt dit op samen met de gebruikers. - Je behandelt klachten van de gebruikers en zoekt naar een oplossing. - … |
3. BEGELEIDING EN OPVOLGING Je volgt samen met de gebruikers het advies of begeleidingsplan op. | - Je volgt eerder genomen acties en ondernomen stappen op. - Je bekijkt en bespreekt knelpunten in de uitvoering van het begeleidingsplan. - Je registreert de acties in het begeleidingsplan. - Je evalueert en stuur het begeleidingsplan bij. - Je begeleidt en coacht de vooruitgang van de ICT-platformgebruikers. - … |
4. RAPPORTERING Je registreert en analyseert de vragen en brengt hierover verslag uit | - Je registreert de vragen van gebruikers en de afhandeling ervan - Je maakt een evaluatierapport op basis van de ontvangen vragen en de afhandeling ervan - Je brengt verslag uit naar het Digiteam van ABB - Je verzamelt interne documentatie zoals de standard operating procedures, FAQ’s,… - Je doet suggesties om de helpdesk verder te ontwikkelen. |
- … | |
5. BEKENDMAKING VAN DE DIENSTVERLENING EN PROSPECTIE Je informeert partners en gebruikers over de werking van het ICT-platform en creëert bekendheid over de dienstverlening van de helpdesk | - Je informeert gebruikers mondeling en schriftelijke over het bestaan van de helpdesk - Je zoekt naar de ontbrekende service in de dienstverlenging en rapporteert dit aan je verantwoordelijke. - Je sensibiliseert de gebruikers - Je bent een ambassadeur voor je functie en de organisatie. - … |
- Je neemt deel aan vormingen, studiedagen en cursussen.
- Je neemt deel aan werkgroepen, interne vergaderingen en overleggen.
- Je wisselt informatie en ervaringen uit met
collega’s
- Je gaat aan de slag met signalen, trends en tendensen vanuit het vakgebied en het werkterrein.
- Je houdt xxxxxx op de hoogte van de diverse ontwikkelingen via het bekijken van wetteksten, interne onderrichtingen, dienstorders,…
- Je onderhoudt netwerken en gebruikt ze om je kennis op peil te houden.
- …
6. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED
Je verbetert de kwaliteit van de dienstverlening door te netwerken. Je houdt actief de kennis van je werkveld bij en wisselt de kennis uit met andere binnen het vakgebied.
4. PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Deze functie wordt opengesteld als knelpuntfunctie waardoor er afgeweken wordt van de diplomavoorwaarden. Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan de onderstaande voorwaarde:
Je beschikt over een bachelordiploma in een ICT-richting.
Ofwel
Je beschikt over minstens 3 jaar functierelevante ervaring in IT. Dit mag ook relevante ervaring of
kennis zijn die je hebt opgedaan via extra opleidingen, hobby’s, vrije tijd,…
Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/
Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:
Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma of de vereiste relevante werkervaring.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx, xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx, 0491 99 29 17).
4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties
• Je kan vlot Nederlands en Engels spreken en schrijven.
• Je kan je boodschap eenvoudig aanpassen aan je doelgroep.
• Je kan de noden van de gebruikers goed inschatten en stelt doelgericht vragen.
• Je bent analytisch sterk en werkt oplossings- en resultaatgericht.
• Je bent vertrouwd met de meest courante besturingssystemen zoals Microsoft Windows en je kan vlot werken met de courante office 365 toepassingen.
• Je wilt leren werken met het betrokken ICT-platform.
• Je kijkt objectief naar lokale geloofsgemeenschappen.
• Je hebt een open geest.
4.2.2 Pluspunten
• Je hebt ervaring met het configureren van exploitatie -en werkpleksystemen.
• Je hebt kennis van Jira.
4.2.3 Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2)
• Inleving: Je bent alert voor gevoelens en behoeften van anderen en reageert hierop adequaat (niveau 2)
• Netwerken: Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties, allianties en coalities en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen (niveau 1)
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
4. Je kan deze functie enkel opnemen als je beschikt over een veiligheidsmachtiging van het niveau “GEHEIM” uitgereikt door de Nationale Veiligheidsoverheid. De Vlaamse overheid vraagt deze veiligheidsmachtiging aan voor de geselecteerde kandidaat.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je eerste 9 maanden vormen een inwerkperiode.
• Het contract van onbepaalde duur gaat in op het moment dat je de veiligheidsmachtiging hebt. Zolang het veiligheidsonderzoek loopt, ga je aan de slag met een contract van bepaalde duur. Tijdens die periode kan je je al in bepaalde aspecten van de functie inwerken, zonder dat je toegang krijgt tot de geclassificeerde informatie.
• Je kan zowel in onze verschillende kantoren als van thuis uit werken. ABB heeft kantoren in Hasselt, Leuven, Brussel, Antwerpen, Gent en Brugge.
• Je startsalaris is minimaal 2.419,99 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je krijgt een loon in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111 (bij 0 jaar anciënniteit). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden meegenomen op basis van de functievereisten. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• Je hebt 35 dagen vakantie per jaar, met daar bovenop vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
• Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
• Je krijgt ondersteuning via vormingen, bijscholingen en moderne ICT-middelen.
• Je hebt recht op een aanvullend pensioen, ook wel ‘tweede pijler’ genoemd, volledig betaald door
de werkgever. Je hoeft dus zelf niets bij te dragen.
• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met ons werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
• Je kan gratis gebruik maken van het openbaar vervoer van en naar je werk of je kan rekenen op een fietsvergoeding voor je woon-werkverkeer.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6 SELECTIEPROCEDURE
Door de COVID19-crisis past het Selectiecentrum momenteel haar werkwijze aan en worden sollicitatieprocedures digitaal uitgevoerd of uitgesteld. Als de maatregelen voor de inperking van het coronavirus nog van kracht zullen zijn, is het mogelijk dat de timing van deze sollicitatieprocedure wordt
aangepast, of dat er meer digitaal gescreend wordt. Uiteraard brengen we jou in dat geval steeds tijdig op de hoogte.
6.1. MODULE 1: eerste screening
6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan de diplomavoorwaarde of ervaringsvereiste voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 1 oktober 2021 (datum onder voorbehoud).
6.1.2. Voorselectie op basis van verkennende gesprekken (bij 10 of meer kandidaten)
Bij 10 of meer kandidaten na de cv-screening organiseren we eerst een verkennend gesprek. Door een verkennend gesprek beoordelen een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:
• Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen
• Eerste toetsing van je technische competenties
• Relevantie van je ervaring
Je wordt door een selectieverantwoordelijke opgebeld in de week van 4 oktober (onder voorbehoud). Het telefoongesprek gebeurt in het Nederlands. Mogelijks vinden de gesprekken plaats via Teams.
Deze voorselectie vindt enkel plaats indien er na cv-screening meer dan 10 kandidaten overblijven. Alleen wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 10 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 10 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen..
6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties
Door middel van een interview met voorafgaand een persoonlijkheidsvragenlijst en een abstracte redeneerproef worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1)
• Communiceren (niveau 1)
• Inleving (niveau 1)
• Netwerken (niveau 1)
• Analyseren (niveau 1)
• Klantgerichtheid (niveau 1)
Een of meerdere selectieverantwoordelijken nemen deze screening af. Deze module is adviserend.
Deze module vindt plaats via Microsoft teams in de week van 18 oktober 2021(datum onder voorbehoud).
6.3. MODULE 3: functiespecifieke screening
Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je bijkomende persoonsgebodnen competenties Communiceren (niveau 2) en Inleving (niveau 2)
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt plaats in Brussel of via Microsoft Teams in de week van 25 oktober of 3 november 2021 datum onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geslaagd’ of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
Wie slaagt, wordt opgenomen in een wervingsreserve.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie?
Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN
Heb je reeds een vergelijkbare test en/of een positieve competentiescreening binnen de Vlaamse overheid afgelegd na 1 december 2014, dan kan je gebruik maken van het principe van niet nodeloos hertesten. Je kiest er zelf voor of je de testen en/of competentiescreening wilt hergebruiken, het is geen verplichting. Wens je hier gebruik van te maken, voeg dan bij je sollicitatie het rapport van de eerder afgelegde test(en) en/of competentiescreening toe. Let wel, het is nog altijd de selector en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid tussen kandidaten,
…
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op 24 september2021 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.
Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend (zo nodig met een kopie van je diploma). Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8 VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:
Xxxxxx Xxxxxxxxxxx
product owner ICT-eredienstenportaal xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
tel 0000 00 00 00
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx selectieverantwoordelijke xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden november 2021.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer (4233).
10 RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van helpdeskmedewerker lokale geloofgemeenschappen bij het Agentschap Binnenlands Bestuur, die bestaat uit de lijst van geschikten.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als helpdeskmedewerker lokale geloofgemeenschappen. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van helpdeskmedewerker lokale geloofsgemeenschappen bij het Agentschap Binnenlands Bestuur. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel opgenomen in de werfreserve.
Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat eenmaal je in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort.