Overeenkomst m.b.t. tijdelijke exposities in de ziekenhuislocaties van Haaglanden Medisch Centrum (HMC)

Overeenkomst m.b.t. tijdelijke exposities in de ziekenhuislocaties van Haaglanden Medisch Centrum (HMC)

Ondergetekenden,

Haaglanden Medisch Centrum, hierna te noemen “HMC” en vertegenwoordigd door Mevr. X. xx Xxxxxx

en

………………………………............, hierna te noemen “ ” en vertegenwoordigd

door Dhr/Mevr ,

Overwegende dat,

• HMC het tentoonstellen van kunst in haar ziekenhuislocaties beschouwt als een positieve bijdrage aan het creëren van een healing environment voor de patiënten en een inspirerende werkomgeving voor de eigen medewerkers

• HMC hiervoor naast het tentoonstellen van de eigen kunst ook het houden van wisselende kunstexposities in de ziekenhuislocaties wil bevorderen

• HMC een Kunstcommissie heeft ingesteld om het tentoonstellen van eigen kunst en het houden van wisselende kunstexposities te organiseren en te begeleiden

• HMC hiervoor geschikte ruimtes in de ziekenhuislocaties ter beschikking wil stellen

• de exposerende partij heeft aangegeven haar kunst tijdelijk te willen exposeren in één of meer ziekenhuislocaties van HMC

• de exposerende partij daarvoor beschikt over kunst die past in een healing environment

• de exposerende partij bereid is op eigen kosten en zonder verplichtingen van HMC een tijdelijke expositie in te richten en in stand te houden in een daarvoor door HMC aangewezen ruimte

• beide partijen hiervoor een niet-commerciële overeenkomst willen aangaan met elkaar

• partijen hierover schriftelijk afspraken willen maken

komen partijen de navolgende voorwaarden en afspraken overeen:

1. Doel van de overeenkomst

Het doel van deze overeenkomst is om tussen bovengenoemde partijen de voorwaarden en afspraken vast te leggen betreffende het tijdelijk exposeren van kunst in de ziekenhuislocaties van HMC.

2. Duur van de overeenkomst

Deze overeenkomst is van toepassing nadat partijen hierover overeenstemming hebben bereikt en duurt totdat de tijdelijke expositie of exposities in zijn geheel weer is of zijn verwijderd uit de betreffende ziekenhuislocatie of -locaties. Ook een mondelinge overeenstemming geldt reeds als een acceptatie van de in deze overeenkomst genoemde voorwaarden en afspraken. Deze overeenkomst is tevens bindend tussen partijen voor eventuele toekomstige exposities tenzij hierover andere afspraken worden gemaakt.

3. Begrippen

HMC: Haaglanden Medisch Centrum met 3 ziekenhuislocaties te weten Westeinde en Bronovo in Den Haag en Antoniushove in Leidschendam.

Kunstcommissie: De Kunstcommissie HMC is belast met het beheer van de eigen kunst van HMC en daarnaast met het organiseren en coördineren van wisselende kunstexposities door externe partijen. De Kunstcommissie bestaat deels uit eigen medewerkers van HMC en deels uit vrijwilligers.

De voorzitter van de Kunstcommissie vertegenwoordigt HMC in zaken betreffende deze overeenkomst.

Expositieruimtes: De beschikbare ruimtes voor wisselende exposities zijn voornamelijk de gangen in de ziekenhuislocaties die ook toegankelijk zijn voor bezoekers. Ook zijn vitrinekasten beschikbaar voor het exposeren van kunst of bijzondere verzamelingen. Open expositieruimtes zijn niet of slechts zeer beperkt beschikbaar.

Kunst/kunstobjecten: Kunst in het kader van deze overeenkomst betreft onder andere, maar is niet beperkt tot, schilderkunst, fotografische kunst, beeldhouwkunst, glaskunst, etc. Kunstobjecten kunnen zijn schilderijen, foto’s, beelden, glazen voorwerpen, etc. die in een expositie getoond worden.

Planning: De wisselende exposities hebben in het algemeen een tijdsduur van 3 maanden. Voor de wisselende exposities wordt een overall planning opgesteld waarin is opgenomen welke expositie in welk kwartaal van welk jaar plaatsvindt in welke ziekenhuislocatie. Op basis van deze planning worden nadere afspraken gemaakt met de exposanten over de data wanneer exposities worden ingericht en data wanneer deze weer worden verwijderd. Om e.e.a. in goede banen te kunnen leiden en efficiënt te kunnen coördineren is het wijzigen van deze overall planning slechts voorbehouden aan HMC.

Eigendomsrecht: Het eigendomsrecht van de te exposeren kunst in een tijdelijke kunstexpositie in HMC berust te allen tijde bij de eigenaar van deze kunst.

4. Selectie en goedkeuring van te exposeren kunstobjecten

Beide partijen zijn zich bewust van de specifieke omgeving (ziekenhuis) waarin de exposities plaatsvinden en stemmen op voorhand met elkaar af welke kunstobjecten hiervoor wel of niet geschikt zijn. De door HMC te hanteren criteria zijn hierin leidend voor de exposant en HMC heeft het recht kunstobjecten te weigeren voor een expositie. De exposant zal desgevraagd HMC voorzien van alle informatie over de te exposeren kunstobjecten om te kunnen beoordelen of deze voldoen aan de criteria voor expositie in een ziekenhuisomgeving. Uitgangspunt hierbij is dat de te exposeren kunst bijdraagt aan een healing environment voor de patiënten en een inspirerende werkomgeving voor de medewerkers van HMC.

5. Planning van de expositie

Nadat tussen partijen overeenstemming is bereikt over het houden van een tijdelijke expositie zal deze worden opgenomen in de overall planning van de wisselende exposities van HMC. Hiermee wordt vastgelegd in welk kwartaal van welk jaar de expositie plaatsvindt en in welke ziekenhuislocatie.

Gegeven de volgordelijkheid van overige exposities van HMC voorafgaand of aansluitend daaraan is het van belang dat de eenmaal overeengekomen planning van een expositie niet meer wijzigt.

HMC behoudt zich desondanks het recht voor om af te wijken van de planning of om een expositie te laten vervallen. Dit zal slechts voorkomen in gevallen van overmacht en in goed overleg met de exposant.

6. Inrichten en verwijderen van een expositie

Het coördineren van de wisseling van tijdelijke exposities berust bij HMC. Hierover zullen exacte data worden afgesproken met de exposanten zodat het verwijderen van een expositie naadloos aansluit bij het inrichten van een daaropvolgende expositie. Eenmaal gemaakte afspraken hierover zullen door partijen gerespecteerd worden.

Het inrichten en verwijderen van een expositie gebeurt door en onder verantwoordelijkheid van de exposant. HMC stelt de ruimtes en/of wanden en/of vitrinekasten ter beschikking en de ophangstructuur. De exposant stelt zich tevoren op de hoogte van hetgeen beschikbaar is en of dit passend is voor de te exposeren kunstobjecten. Indien dit niet het geval is zullen partijen gezamenlijk kijken welke mogelijkheden voorhanden zijn om tot een passende oplossing te komen. In geen geval mogen spijkers en/of schroeven in wanden, muren, vloeren of plafonds gebruikt worden voor het bevestigen of ophangen van kunstobjecten.

Voor het inrichten en verwijderen van een expositie zal de exposant voorzichtigheid betrachten om schade aan eigendommen van HMC te voorkomen. Meubilair, objecten of andere eigendommen van HMC mogen niet zonder expliciete toestemming verplaatst worden of gebruikt worden voor het ophangen of (ver)plaatsen van kunstobjecten. Het inrichten van een expositie en het verwijderen van kunstobjecten mag nimmer overlast vormen voor patiënten, medewerkers en/of bezoekers. Indien de

situatie dit vereist zullen deze activiteiten plaats moeten vinden op dagen en/of tijdstippen waarbij geen of slechts in zeer beperkte mate overlast ontstaat.

HMC accepteert geen aansprakelijkheid voor schade aan kunstobjecten gedurende het inrichten, in stand houden of verwijderen van een expositie ongeacht de oorzaak van de schade.

7. Gedurende een expositie

De te exposeren kunstobjecten blijven gedurende een expositie eigendom van en onder verantwoordelijkheid van de exposant. HMC kan geen verantwoordelijkheid nemen voor schade door welke oorzaak dan ook aan en/of vermissing van en/of diefstal van kunstobjecten gedurende de duur van de expositie. Het is de verantwoordelijkheid van de exposant om te beoordelen in hoeverre risico’s bestaan op schade en/of vermissing en/of diefstal op de locatie van de expositie en hierover een eigen afweging maken. De kunstobjecten vormen geen onderdeel van de inboedel van HMC en zijn of worden niet door HMC verzekerd tegen schade of diefstal. Indien de exposant dit noodzakelijk acht zal deze de kunstobjecten op zijn/haar kosten verzekeren.

De kunstobjecten mogen door de exposant te koop worden aangeboden. Indien dit leidt tot een verkooptransactie is dit louter een (commerciële) transactie tussen de exposant en de koper zonder enige tussenkomst en/of bemoeienis van HMC. Indien HMC een kunstobject uit de expositie wenst aan te kopen zal hierover een aparte koopovereenkomst met de exposant gesloten worden. In geen geval zal HMC een verplichting hebben om een kunstobject uit de expositie aan te kopen.

Indien gedurende een expositie ondanks een eerdere toestemming toch blijkt, dat een of meerdere van de geëxposeerde kunstobjecten niet of niet meer acceptabel zijn om geëxposeerd te blijven zullen deze op eerste verzoek van HMC verwijderd worden uit de expositie of mogen door HMC zelf verwijderd worden indien urgentie hierom vraagt.

Het al dan niet tijdelijk weghalen van kunstobjecten door de exposant gedurende de tijdsduur van de expositie kan slechts na overleg en met instemming van HMC. HMC zal deze goedkeuring niet onnodig weerhouden, vooropgesteld dat de exposant zorg draagt dat de resterende kunstobjecten weer een samenhangend geheel vormen en geen lege plekken ontstaan.

8. Vrijwaring van kosten

Aangezien deze overeenkomst aangegaan wordt op een niet-commerciële basis vrijwaren beide partijen elkaar van kosten voor het inrichten, in stand houden en verwijderen van overeengekomen tijdelijke exposities. HMC stelt de overeengekomen ruimtes, wanden en/of vitrines en de eventueel beschikbare ophangconstructie kosteloos ter beschikking aan de exposant en de exposant richt de expositie in, exposeert de kunstobjecten en verwijdert de kunstobjecten zonder kosten voor HMC. Een en ander gebeurt in goed onderling overleg en met het oog op de wederzijdse belangen van partijen.

9. Nederlands recht

Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en getekend op te Den Haag.

……………………………… ………………………………. Haaglanden Medisch Centrum

Mevr. X. xx Xxxxxx

Voorzitter Kunstcommissie HMC