TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK

BIJLAGE 1: TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK

Ik, ondergetekende, geef toestemming aan S-Sport // Recreas vzw - Xxxx-Xxxxxxxxxx 00-00, 0000 Xxxxxxx – ondernemingsnr. 0451 743 450 voor het nemen, bewaren en publiceren van foto’s, films en ander beeldmateriaal door S-Sport // Recreas vzw, die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, en haar partners.

Deze toestemming is geldig voor publicaties van S-Sport // Recreas vzw en van haar partners, zoals onder andere:

• nieuwsbrieven

• fototentoonstellingen

• externe tijdschriften en kranten

• website

• standenmateriaal

• brochures

• affiches/ flyers

• sociale media

• illustratiemateriaal m.b.t. algemene thema’s

• evaluaties

Publicaties, verspreidingen of andere doorgiftes zoals hierboven beschreven, vallen binnen het normale verwachtingspatroon wat betreft het gebruik van deze films, foto’s en andere beeldmaterialen.

Ik weet dat deze verwerkingen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming1 vallen.

Ik weet dat ik een uitgebreide verklaring met mijn rechten kan terugvinden op xxxxx://xxx.x-xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.

Ik weet dat ik het recht heb om mijn toestemming op elk moment in te trekken, om de verwerkingen van mijn gegevens op te vragen, te verbeteren, te laten beperken of stop te zetten en mijn gegevens te wissen (“het recht om vergeten te worden”).

Ik heb voldoende informatie gekregen en vragen kunnen stellen. Deze vragen zijn voldoende beantwoord.

Ik weet dat ik bij klachten, vragen of opmerkingen terecht kan bij xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.

1 EU-verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Ik, ondergetekende:

Naam: …………………………………………………………………………………………………………………………………

Straat: …………………………………………………………………………………………………………………………………

Nr.: ………………

Postcode: ………………… Gemeente: …………………………………………………………………………………….

e-mail: ………………………………………………………………………………………………………………………………..

verklaar mij op:

Datum: …………/………… /…………

uitdrukkelijk akkoord met het nemen van foto’s, video’s of andere beeldfragmenten

voor de hierboven uiteengezette doeleinden:

Handtekening

…………………………………………………………………………………

Naam en handtekening van vertegenwoordiger

…………………………………………………………………………………

Memo Bijlage 1_Toestemmingsformulier foto- en Bladzijde 2 van 2

Sporttakkenlijst Sport Vlaanderen

1° aikido

2° atletiek

3° badminton

4° baseball - softbal 5° basketbal

6° boksen: Engels boksen (olympisch) 7° boogschieten

8° dansen

9° duiken

10° fitness

11° gewichtheffen - powerliften 12° golf

13° gymnastiek

14° handbal

15° hockey

16° ijshockey

17° ijsschaatsen

18° ju-jitsu

19° judo

20° kaatsen

21° kano - kajak

22° karate (non-contact)

23° kendo

24° klimmen

25° korfbal

26° krachtbal

27° motorrijden

28° oriëntatielopen

29° paardrijden

30° parachutisme

31° reddend zwemmen

32° roeien

33° rolschaatsen

34° rugby

35° schermen

36° schieten: de volgende disciplines met uitzondering van alle disciplines waarbij op menselijke silhouetten of op personen wordt geschoten, en schietdisciplines van traditioneel Vlaamse oorsprong

a) olympische disciplines;

b) disciplines precisieschieten van geweer, pistool, revolver, kleischieten en historische wapens 37° skiën

38° speleologie

39° squash

40° taekwondo (olympisch)

41° tafeltennis

42° tennis

43° triatlon - duatlon 44° voetbal

45° volleybal

46° wandelen

47° waterskiën

48° wielrennen

49° worstelen

50° wushu

51° zeilen

52° zwemmen

53° G-sport: boccia, torbal, goalbal en de sporttakken, vermeld in punt 1° tot en met 52°.

Bron – Decreet van 10 juni 2016 houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector.

Sportclubfiche S-Sport // Recreas vzw – DEEL 1: Algemene clubgegevens

Update door de sportclub

Op datum:

In SCT door provinciaal secretariaat Op datum:

Op website door nationaal secretariaat Op datum:

1. Detail sportclub

Benaming

Identificatie

Afkorting (indien bestaande)
Rechtsvorm
Ondernemingsnummer (indien vzw)

Informatie

Website
Eigen folder
Datum oprichting sportclub
Datum aansluiting bij S-Sport // Recreas vzw
Bedrag lidgeld sportclub

2. Contactgegevens sportclub

Adres

Gemeente waartoe de sportclub behoort

Contactgegevens

Club telefoon/gsm
Club e-mail

Contactpersoon 1

Functie in de sportclub
Naam en voornaam
Rijksregisternummer
Adres
Telefoon/gsm
E-mail

Contactpersoon 2

Functie in de sportclub
Naam en voornaam
Rijksregisternummer
Adres
Telefoon/gsm
E-mail

3. Bankrekening van de sportclub

Bank		Rekeningnummer
Volmachthouder 1		Rijksregisternr
Volmachthouder 2		Rijksregisternr
Volmachthouder 3 (optioneel)		Rijksregisternr

4. Is de sportclub ook lid van … (ja/nee)

1	Gemeentelijke sportraad?
2	Een andere sportfederatie?		Welke?:

5. Sporten die worden aangeboden in de sportclub

Nr	Wat Sporttak	Wanneer Dag en uren	Frequentie Wekelijks, tweewekelijks, …	Waar Naam sportinfrastructuur én adres sportinfrastructuur
1
2
3				,
4				,
5				,
6				,

6. De sportclub heeft een sportaanbod of staat open voor:

Doelgroep Ja/nee		Leeftijdsgroep Van tot jaar
Sporters met een verstandelijke handicap
Sporters met een motorische handicap
Sporters met een visuele handicap
Sporters met een auditieve handicap
Sporters met én zonder handicap (inclusief)
Sporters zonder handicap
Sportieve senioren
Andere doelgroepen		Welke?

Sportclubfiche S-Sport // Recreas vzw – DEEL 2: Bestuurlijk kader

1. Bestuurlijke omkadering van de sportclub

Ter info: minstens 3 bestuursleden betalen S-Sport // Recreas aansluitingsgeld: 7 euro

Bestuurder 1

Functie	Naam, voornaam
Rijksregisternumme r	Geslacht	Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM	E-mailadres

Bestuurder 2

Functie	Naam, voornaam
Rijksregisternummer	Geslacht	Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM	E-mailadres

Bestuurder 3

Functie	Naam, voornaam
Rijksregisternummer	Geslacht	Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM	E-mailadres

Bestuurder 4

Functie	Naam, voornaam
Rijksregisternummer	Geslacht	Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM	E-mailadres

Bestuurder 5

Functie	Naam, voornaam
Rijksregisternummer	Geslacht	Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM	E-mailadres

Bestuurder 6

Functie		Naam, voornaam
Rijksregisternummer		Geslacht	Nationaliteit
Adres	,

Telefoon of GSM

E-mailadres

Bestuurder 7

Functie		Naam, voornaam
Rijksregisternummer		Geslacht	Nationaliteit	B
Adres	,
Telefoon of GSM		E-mailadres

Bestuurder 8

Functie		Naam, voornaam
Rijksregisternummer		Geslacht	Nationaliteit	B
Adres	,
Telefoon of GSM		E-mailadres

Bestuurder 9

Functie		Naam, voornaam
Rijksregisternummer		Geslacht	Nationaliteit	B
Adres	,
Telefoon of GSM		E-mailadres

Bestuurder 10

Functie		Naam, voornaam
Rijksregisternummer		Geslacht	Nationaliteit	B
Adres	,
Telefoon of GSM		E-mailadres

Bestuurder 11

Functie		Naam, voornaam
Rijksregisternummer		Geslacht	Nationaliteit	B
Adres	,
Telefoon of GSM		E-mailadres

Bestuurder 12

Functie		Naam, voornaam
Rijksregisternummer		Geslacht	Nationaliteit	B
Adres	,
Telefoon of GSM		E-mailadres

Sportclubfiche S-Sport // Recreas vzw – DEEL 3: Sporttechnisch kader

1. Sporttechnische omkadering van de sportclub

Ter info: een lesgever is iemand die de “les” geeft of die de sportactiviteit begeleidt. Begeleiders van de sporter zelf zijn géén lesgevers, maar zijn begeleiders.

Lesgever 1 Sporttechnisch diploma (aankruisen)

Naam, voornaam
Rijksregisternummer
Geslacht		Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM
E-mailadres

Cat 0	Geen
Cat 1	Initiator
	Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO
	Kandidaat Kiné of LO
Cat 2	Trainer B
Cat 2	Bachelor Kiné of LO
Cat 3	Trainer A
	Bachelor Kiné of LO + trainer B
	Master Kiné of LO
Cat 4	Bachelor Kiné of LO + trainer A
Cat 4	Master Kiné of LO + trainer B
Cat 5	Master Kiné of LO + trainer A

Lesgever 2 Sporttechnisch diploma (aankruisen)

Naam, voornaam
Rijksregisternummer
Geslacht		Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM
E-mailadres

Cat 0	Geen
Cat 1	Initiator
	Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO
	Kandidaat Kiné of LO
Cat 2	Trainer B
Cat 2	Bachelor Kiné of LO
Cat 3	Trainer A
	Bachelor Kiné of LO + trainer B
	Master Kiné of LO
Cat 4	Bachelor Kiné of LO + trainer A
Cat 4	Master Kiné of LO + trainer B
Cat 5	Master Kiné of LO + trainer A

Lesgever 3 Sporttechnisch diploma (aankruisen)

Naam, voornaam
Rijksregisternummer
Geslacht		Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM
E-mailadres

Cat 0	Geen
Cat 1	Initiator
	Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO
	Kandidaat Kiné of LO
Cat 2	Trainer B
Cat 2	Bachelor Kiné of LO
Cat 3	Trainer A
	Bachelor Kiné of LO + trainer B
	Master Kiné of LO
Cat 4	Bachelor Kiné of LO + trainer A
Cat 4	Master Kiné of LO + trainer B
Cat 5	Master Kiné of LO + trainer A

Lesgever 4 Sporttechnisch diploma (aankruisen)

Naam, voornaam
Rijksregisternummer
Geslacht		Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM
E-mailadres

Cat 0	Geen
Cat 1	Initiator
	Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO
	Kandidaat Kiné of LO
Cat 2	Trainer B
Cat 2	Bachelor Kiné of LO
Cat 3	Trainer A
	Bachelor Kiné of LO + trainer B
	Master Kiné of LO
Cat 4	Bachelor Kiné of LO + trainer A
Cat 4	Master Kiné of LO + trainer B
Cat 5	Master Kiné of LO + trainer A

Lesgever 5 Sporttechnisch diploma (aankruisen)

Naam, voornaam
Rijksregisternummer
Geslacht		Nationaliteit
Adres	,
Telefoon of GSM
E-mailadres

Cat 0	Geen
Cat 1	Initiator
	Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO
	Kandidaat Kiné of LO
Cat 2	Trainer B
Cat 2	Bachelor Kiné of LO
Cat 3	Trainer A
	Bachelor Kiné of LO + trainer B
	Master Kiné of LO
Cat 4	Bachelor Kiné of LO + trainer A
Cat 4	Master Kiné of LO + trainer B
Cat 5	Master Kiné of LO + trainer A

Lesgever 6 Sporttechnisch diploma (aankruisen)

Naam, voornaam
Rijksregisternummer
Geslacht		Nationaliteit
Adres	,
Telefoon of GSM
E-mailadres

Cat 0	Geen
Cat 1	Initiator
	Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO
	Kandidaat Kiné of LO
Cat 2	Trainer B
Cat 2	Bachelor Kiné of LO
Cat 3	Trainer A
	Bachelor Kiné of LO + trainer B
	Master Kiné of LO
Cat 4	Bachelor Kiné of LO + trainer A
Cat 4	Master Kiné of LO + trainer B
Cat 5	Master Kiné of LO + trainer A

Voordelen aansluiting sportclubs

1. Sporten zonder grenzen met een kwaliteitsvolle verzekering

• Verzekering BA

• Verzekering lichamelijke ongevallen

• Dekking voor verplaatsing van en naar de club

• Dekking in binnen- en buitenland

Een overzicht van de verzekerde bedragen vind je onderaan deze pagina.

2. Sporttechnische ondersteuning voor jouw club, je trainers en je leden

• Geniet van een volledige terugbetaling aan je club van een VTS-cursus

• Geniet van een volledige terugbetaling van bepaalde opleidingen zoals Dag van de trainer

• Krijg korting bij deelname aan eigen activiteiten en bijscholingen

• Ontvang 50% korting bij ééndaagse activiteiten van S-Sport // Recreas

• Neem deel aan een uitgebreid aanbod van sportkampen en meerdaagse activiteiten

• Ontvang hapklare pakketten om nieuwe doelgroepspecifieke sporttakken / activiteiten in de sportclub te introduceren: krolf, boccia, stap je sterk

• Geniet van een eenvoudige webshop met een aanbod aan sportkleding & sportmateriaal

• Xxxxx hulp bij het beleid van je club rond verschillende thema’s waaronder seksueel

grensoverschrijdend gedrag

• Geniet van een uitgebreid netwerk aan partnerorganisaties bv. Sport Vlaanderen, Dynamo, ..

3. Een vlotte en snelle administratie met enkele incentives voor jouw club

• Schrijf jouw leden en club makkelijk in via de clubfiche

• Sluit je club helemaal gratis aan

• Maak van jouw club een modelclub en wordt beloond met een incentive

• Ontvang een financiële return voor het uitbouwen van een jeugdsportwerking

• Jouw club is nu een erkende sportclub

o Als erkende sportclub ontvang je een terugbetaling van je lidgeld van jouw mutualiteit

o Als erkende sportclub kan je subsidies aanvragen bij jouw gemeente

• Ontvang een professionele clubmap die alle informatie bevat om van start te gaan

• Vraag een clubbezoek door een lokale sportclubondersteuner op elk moment

4. Hulp bij de promotie en aangroei van jouw club

• Uitgebreid netwerk aan provinciale clubondersteuners die je helpen bij het

o Probleemoplossend denken binnen je club

o Faciliteren van samenwerking met andere sportclubs

o Vragen en luisteren naar je bezorgdheden

o Opstarten van een nieuwe club

o Doorverwijzen naar de juiste instanties en kanalen

• Hulp bij de promotie van je club door middel van

o Facebook promotie van jouw club

o Plaatsen van jouw club op onze website

o Een nieuwsbrief met de laatste activiteiten van S-Sport // Recreas voor jouw leden

o Een dagverzekering voor niet-leden. Hierdoor zijn al je bezoekers verzekerd tijdens promotionele activiteiten.

BIJLAGE 5: LEDENLIJST SPORTCLUBS

DE CLUB
NAAM						RECHTSVORM
CLUBLEDEN
RIJKSREGISTERNUMMER	NAAM	VOORNAAM	GEB. DAT.	STRAAT	NR	POSTCODE	GEMEENTE	HOEDANIGHEID LID

Werkwijze voor het innen van de lidmaatschapsafdrachten van de multisportfederatie

A. Lidmaatschapshernieuwing via club

1. Vóór 01/10: Te hernieuwen leden worden door de provincies in de SCT correct

gezet zodat de ledenbijdragen kunnen worden opengezet en worden opgevraagd. Op die manier kunnen ledenlijsten correct naar de clubs worden verstuurd in functie van stap 2.

Te hernieuwen leden = alle leden waarvoor een opvraging zal gedaan worden.

2. Vóór 1/12 A. Lijsten (o.b.v. report generator) met clubleden worden door de

provinciale secretariaten, bij voorkeur digitaal, aan de clubbestuurders bezorgd.

B. Brieven (met vermelding van clubrekeningnummer van betrokken club!) worden door de provinciale secretariaten verstuurd aan de leden van clubs die niet zelf de lidgelden wensen op te vragen.

3. Vóór 1/03 Aangepaste leden lijsten worden door clubs, bij voorkeur digitaal,

terug aan provincie bezorgd.

4. Deadline provincie Provincies verwerken aanpassingen in SCT o.b.v. de lijsten en starten

rappelprocedure waar nodig en wenselijk. Provincies schrijven hierbij individuele leden van de club aan en vermelden clubrekeningnummer van de betreffende club.

Club bezorgt de aangepaste lijst van leden die nog betaalden na rappelprocedure aan het provinciaal secretariaat.

5. Uiterlijk 15/03: Op basis van nieuwe situatie SCT worden facturen voor clubs gemaakt.

De betaling gebeurt op rekeningnummer van S-Sport//Recreas vzw Nationaal BE 72 8782 9140 0116 BIC: BNAG BE BB met gebruik van mededeling: “jaartal + provincie ID + clubID”.

6. Vóór 01/04: Clubs betalen factuur.

7. Vóór 30/04: Bedrag wordt door Nationaal, volgens de afgesproken verdeelsleutel,

doorgestort naar betreffende provincie (o.b.v. de mededeling “jaartal

+ provincie ID + clubID”).

Dit is te beschouwen als werkingsmiddelen en wordt als dusdanig geboekt.

8. Vóór 30/05: Provincie zet leden club op betaald voor jaar x of neemt contact op

met de club wanneer bedrag factuur niet overeenstemt met het gestorte bedrag. Leden waarvoor geen bijdrage werd geïnd, maar wel een betaling werd geregistreerd in het jaar x-1 worden op ontslag gezet.

B. Innen lidmaatschapsafdrachten NIEUWE leden via club

Om de lidmaatschapshernieuwing voor jaar x+1 (2019) tijdig te kunnen starten, zijn we genoodzaakt om de verwerking van de nieuwe lidmaatschapsbijdragen van jaar x (2018) over een korte tijdsspanne te laten lopen. Op die manier worden alle nog openstaande bijdragen en ontslagen van de nieuwe leden van jaar x tijdig verwerkt

9. Vóór 01/09: Provincie factureert resterende openstaande bedragen aan club, nl. de

nieuwe lidmaatschappen van jaar x.

De betaling gebeurt op rekeningnummer van S-Sport//Recreas vzw Nationaal BE 72 8782 9140 0116 BIC: BNAG BE BB met gebruik van de mededeling “jaartal + provincie ID + clubID”.

10. Vóór 15/09: Clubs betalen factuur voor de nieuwe leden die aansluiten bij de club

in 2018.

11. Vóór 20/09: Bedrag wordt door Nationaal, volgens de afgesproken verdeelsleutel,

doorgestort naar betreffende provincie (o.b.v. de mededeling “jaartal

+ provincie ID + clubID”) die dit bedrag boeken als werkingsmiddelen.

12. Vóór 01/10: Provincie zet nieuwe leden club voor jaar x op betaald of neemt

contact op wanneer bedrag factuur niet overeenstemt met het gestorte bedrag.

C. Innen lidmaatschapsafdrachten individuele leden

Lidmaatschapsbijdragen worden ook betaald door individuele leden, rechtstreeks aan de multisportfederatie en zonder tussenkomst van een aangesloten club. Voorbeelden hiervan zijn: deelnemers van lessenreeksen/initiaties, sportkampen/vakanties,…enz.

Om voor het provinciale secretariaat een tijdige en regelmatige controle van deze betalingen mogelijk te maken, wordt voorgesteld om de individuele bijdragen te laten storten op een provinciaal rekeningnummer van de MSF. Dit kan een rekeningnummer zijn dat specifiek gebruikt wordt voor de transacties van lidmaatschapsbijdragen, maar is niet noodzakelijk.

Deze manier van innen wijkt af van de door Sport Vlaanderen opgelegde werkwijze waarbij we moeten gebruik maken van één uniek rekeningnummer voor het innen van de lidmaatschapsafdrachten van onze clubs.

Deze leden zijn sowieso niet subsidiabel. Volgende werkwijze wordt gehanteerd:

Tijdens jaar x: Individuele leden storten bijdrage op provinciaal rekeningnummer van de MSF. Provincie registreert de individuele leden in de provinciale omnisportclub (waarbij we het principe blijven hanteren van 1 omnisportclub/provincie).

Provincies zetten de tariefcode van de individuele leden van jaar x op betalend

(tariefcode ‘betalend lid MSF’).

Vóór 20/09: Provincies storten het ontvangen bedrag van individuele lidmaatschappen op het rekeningnummer van S-Sport//Recreas vzw Nationaal BE 72 8782 9140 0116 BIC: BNAG BE BB met gebruik van gestructureerde mededeling “jaartal + provincie ID + clubID (van de provinciale omnisportclub)”.

Vóór 1/10: Bedrag wordt door Nationaal, volgens de afgesproken verdeelsleutel doorgestort naar betreffende provincie die dit bedrag boekt als werkingsmiddelen.

CLUBONDERSTEUNINGSSYSTEEM (COS) S-SPORT // RECREAS vzw 2018

Ondersteuning van de sportclubs aangesloten bij S-Sport // Recreas vzw op basis van kwaliteit- en kwantiteitsparameters

BASISVOORWAARDEN = (4 punten)

1. De club beschikt over minimaal 3 vrijwillige bestuursleden.

Dit zijn 3 verschillende personen en minstens een voorzitter, schatbewaarder en secretaris, die de werking van de club dragen.

2. De club biedt wekelijks (voor G-sport tweewekelijks), gedurende een aaneengesloten periode van 30 weken, een sporttak aan.

3. De ledenbijdragen worden op het clubrekeningnummer gestort.

De club stort de ledenbijdragen vervolgens door naar S-Sport // Recreas vzw en dit tegen uiterlijk 1/04/2018.

• De club houdt zich aan de deadlines die door S-Sport // Recreas vzw worden gesteld. Bijvoorbeeld:

• Bezorgen van een up to date ledenlijst

• Betaling van het lidmaatschap van de clubleden tegen uiterlijk 1/04/2018.

TE BEHALEN STERREN (kwaliteit/kwantiteitsparameters)

EENMAAL VOLDAAN AAN ALLE BASISVOORWAARDEN

(2 punten)

De club biedt wekelijks (voor G-sport tweewekelijks), gedurende een aaneengesloten periode van 30 weken, een ERKENDE SPORTTAK aan (zoals opgenomen in het sporttakkenbeleid van Sport Vlaanderen).

De club beschikt over minimum 25 AANGESLOTEN LEDEN (op 31/12/2018).

De club beschikt over een LESGEVER/CLUBTRAINER MET SPORTTECHNISCH DIPLOMA:

• Master/Bachelor in de lichamelijke opvoeding

EN/OF

• VTS-kwalificatie, van de in de sportclub aangeboden sporttak, van volgend type: initiator, instructeur B, trainer B, trainer A.

De club heeft in 2018 een nieuw opgeleide en geslaagde VTS-gekwalificeerde (minstens initiator) lesgever/clubtrainer.

INLEIDING

S-Sport // Recreas vzw telt zo’n 350 aangesloten sportclubs die een heel heterogene waaier aan sporttakken aanbieden in hoofdzaak gericht naar de doelgroepen actieve 50-plussers en personen met een handicap. Afhankelijk van de sporttak die wordt aangeboden, verschilt ook de aard van het sportaanbod in deze clubs van zuiver recreatief naar recreatie met een competitief karakter.

De verschillende kwaliteit- en kwantiteitsparameters met daaraan gekoppeld sterrenlabel staat ons toe afhankelijk van het type club te differentiëren in de wijze van ondersteuning en begeleiding. Clubs die nog niet voldoen aan de gestelde basisvoorwaarden (1-ster) worden gestimuleerd en ondersteund, door onze lokale sportclubondersteuners, om er wel aan te beantwoorden. Clubs die wel voldoen aan de basisvoorwaarden worden begeleid om door te groeien tot een club met 4-sterrenlabel (= behalen basisvoorwaarden + 3 bijkomende kwaliteit/kwantiteitsparameters).

Aan elk ster zijn punten gekoppeld. Afhankelijk van het aantal behaalde punten verdient de club een gewicht binnen het door S-Sport // Recreas vzw ter beschikking gesteld budget.

Voldoet een club aan de basisvoorwaarden, dat staat dit gelijk aan 4 punten of 1-ster. Voor elke volgende kwaliteit/kwantiteitsparameter waar de club aan voldoet, kan telkens 2 punten worden behaald. De club behaalt zo een 2-, 3- of 4-sterrenlabel. Club die voldoen aan alle gestelde voorwaarden binnen dit reglement, worden aanzien als modelclubs van onze sportfederatie en voorzien van een 4-sterrenlabel.

WERKWIJZE

- De club dient minimaal 1-ster te behalen en dus te voldoen aan de basisvoorwaarden om aanspraak te maken op een gewicht binnen het door S-Sport // Recreas vzw ter beschikking gestelde budget. De club die erin slaagt om een 4-sterrenlabel te behalen, wordt aanzien als modelclub van de multisportfederatie S-Sport // Recreas vzw.

- De communicatie van het clubondersteuningssysteem 2018 naar de aangesloten clubs gebeurt via mail. Alle informatie is tevens terug te vinden op xxx.x-xxxxxxxxxxxx.xx onder het luik CLUBINFO/ONDERSTEUNING.

- De aangesloten club hoeft NIET in te tekenen. Elke club wordt door S-Sport // Recreas vzw beoordeeld aan de hand van de gegevens die staan vermeld in ons eigen clubtool.

- De aangesloten club hoeft geen verantwoordingsstukken in te dienen bij S-Sport // Recreas vzw. Het is wel ten sterkste aangewezen om de provinciale sportclubondersteuner te voorzien van alle noodzakelijke gegevens zodoende een correcte beoordeling van de kwaliteit/kwantiteitsparameters mogelijk is.

- S-Sport // Recreas vzw gaat bij controle van de kwaliteit/kwantiteitsparameters uit van de gegevens die opgenomen zijn binnen het interne clubtool. Hierin niet opgenomen gegevens kunnen niet in rekening worden gebracht voor het toekennen van de incentives gekoppeld aan de verschillende kwaliteit/kwantiteitsparameters.

- De aangesloten club kan rekenen op de begeleiding van de lokale sportclubondersteuner van S-Sport // Recreas vzw voor de realisatie van de kwaliteit/kwantiteitsparameters.

- Voor 1 februari 2019 realiseert S-Sport // Recreas vzw een eindmeting. Hierbij zullen de bij onze sportfederatie aangesloten clubs beoordeeld worden op basis van het aantal behaalde kwaliteit/kwantiteitsparameters tegen uiterlijk 31/12/2018. De hieraan gekoppelde incentives worden voor 1 februari 2019 verdeeld aan de aangesloten sportclubs.

REGLEMENT JEUGDSPORTPROJECT 2018

Inhoudsopgave

Inleiding 3

Doelstelling 3

Hoe deelnemen 3

Timing 4

ARTIKEL 1: AANTAL JEUGDLEDEN 5

ARTIKEL 2: SPORTAANBOD 6

ARTIKEL 3: SPORTTECHNISCH KADER 7

ARTIKEL 4: FINANCIËLE DREMPELS WEGWERKEN 8

ARTIKEL 5: GEZOND EN ETHISCH SPORTEN 9

ARTIKEL 6: PROMOTIE 10-12

Bestedingsmogelijkheden 13

Puntenverdeling 14

Simulatie berekening subsidies 15

Sporttakkenlijst 16

INLEIDING

S-Sport // Recreas vzw wenst via haar jeugdsportfonds de aangesloten sportclubs, die initiatieven opstarten of uitbouwen om hun jeugdsportwerking kwalitatief en kwantitatief te verbeteren, financieel te ondersteunen. Het jeugdsportfonds bestaat uit subsidies van de Vlaamse Overheid (Sport Vlaanderen), waarbij S-Sport // Recreas vzw uit eigen middelen een basisbedrag inbrengt (25% van het gesubsidieerde bedrag). Aangesloten sportclubs kunnen jaarlijks aanspraak maken op de financiële middelen binnen het jeugdsportfonds wanneer zij voldoen aan de in het reglement opgenomen voorwaarden.

De grootte van de toelage per sportclub is nog niet gekend en hangt af van de inbreng van de Vlaamse Overheid, het aantal ingediende dossiers en de kwaliteit van de dossiers. Dit reglement regelt de verdeling van de middelen binnen het jeugdsportfonds voor het kalenderjaar 2018.

Doelstelling

S-Sport // Recreas vzw wil met het jeugdsportfonds haar aangesloten sportclubs stimuleren om een kwalitatieve jeugdsportwerking uit te bouwen en zodoende de sportparticipatie van de jeugd verhogen.

De subsidies van het jeugdsportfonds zijn bestemd voor de jeugdsportwerking voor alle bij onze sportfederatie aangesloten jongeren t.e.m. 18 jaar (zie: ‘Definitie jeugdlid’ pagina 3, ARTIKEL 1 punt 1).

Hoe deelnemen

Deelnemen kan uitsluitend door het online inschrijvingsformulier in te vullen en dit vóór 1 april 2018. Het inschrijvingsformulier is terug te vinden op de website van S-Sport // Recreas vzw via volgende link: xxxxx://xxx.x-xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx

Bij inschrijving dient de sportclub te voldoen aan volgende deelnamevoorwaarden:

- De sportclub en haar leden zijn op 1 april aangesloten bij S-Sport // Recreas vzw.

De sportclub dient vóór 1 april de ledenlijst aan S-Sport // Recreas vzw bezorgd te hebben, en de lidmaatschapsafdracht van € 7/lid dient voor het jaar 2018 via het rekeningnummer van de sportclub gestort te zijn op het rekeningnummer van de sportfederatie.

- De sportclub heeft de Panathlonverklaring vóór 1 april ondertekend.

De Panathlonverklaring is een verbintenis die je als sportclub aangaat om d.m.v. heldere gedragsregels positieve waarden na te streven in de jeugdsport. De Panathlonverklaring kan je ondertekenen op de website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

- De sportclub biedt wekelijks (voor G-sport tweewekelijks), gedurende een aaneengesloten periode van 30 weken, een ERKENDE SPORTTAK aan (zie: ‘Sporttakkenlijst’ pagina 14).

- De sportclub gaat akkoord om het logo van Sport Vlaanderen en S-Sport // Recreas vzw te vermelden op alle communicatiekanalen ter promotie van het jeugdsportaanbod.

- De sportclub verklaart zich akkoord met het reglement.

LET OP:

- Een inschrijving is pas ontvankelijk als aan alle deelnamevoorwaarden is voldaan.

- Door inschrijving ga ik ermee akkoord de jeugdsportwerking binnen mijn sportclub in 2018 waarheidsgetrouw aan S-Sport // Recreas vzw weer te geven.

Timing

Vóór 1 april 2018

- Communicatie van het jeugdsportproject naar de sportclubs die aangesloten zijn bij S-Sport // Recreas vzw.

- Mogelijkheid voor de aangesloten sportclubs om in te tekenen voor het jeugdsportproject

(online: xxxxx://xxx.x- xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx!).

31 maart 2018, 23.59 uur

- Uiterste datum om als sportclub in te tekenen.

Vóór 15 april

- Sportclubs krijgen bericht of hun aanvraag is weerhouden.

Vóór 31 december 2018, 23.59 uur

- Uiterste datum om het afrekeningsdossier in te dienen.

Vóór 31 januari 2019

- Uitbetaling aan sportclubs op basis van het ingediende afrekeningsdossier.

Bij onduidelijkheid over een artikel opgenomen in dit reglement of bij specifieke vragen, kan je steeds contact opnemen met S-Sport // Recreas vzw via xxxx@x-xxxxxxxxxxxx.xx of 02/515 02 54.

🡺 De meting zal gebeuren door S-Sport // Recreas vzw! De sportclub hoeft zelf geen aantallen door te geven.

1. Xxxxxxx jeugdleden zijn er bij de sportclub aangesloten?

Sportclubs die een bepaald aantal jeugdleden bereiken, worden extra gestimuleerd in hun werking. Hieronder vind je de voorwaarden en te behalen punten.

Voorwaarden

- Het meetmoment van de aangesloten jeugdleden is 31/12/2018 (jeugdleden aangesloten voor het kalenderjaar 2018);

- De jeugdleden zijn aangesloten bij S-Sport // Recreas vzw;

- Definitie jeugdlid: ‘Elke bij de sportclub aangesloten persoon die op 31/12/2018 jonger is xxx

19 jaar.

LET OP:

- Heeft de sportclub minder dan 5 aangesloten jeugdleden, dan komt de sportclub niet in aanmerking om punten te scoren bij ARTIKEL 1.

Aangesloten jeugdleden

Te behalen punten (max. 75 ptn)

1-50

1 pnt / lid

51-100

0,5 ptn / lid

1. De sportclub beschikt over een duurzaam en exclusief sportaanbod voor jeugd.

Voorwaarden

- De sportclub beschikt over een duurzaam en exclusief jeugdsportaanbod. We verstaan hieronder de wekelijkse of tweewekelijkse (voor G-sport) trainingen en wedstrijden.

- Met het ontwikkelen van een exclusief sportaanbod voor jeugd (<19jaar) bedoelen we ook dat men:

- Rekening houdt met de aanpassingen die voor deze doelgroep nodig zijn;

- In de eerste plaats actief promotie maakt bij deze doelgroep.

NOOT:

- Het is niet de bedoeling dat een sportclub alle + 19-jarigen uitsluit, teneinde exclusief bezig te willen zijn.

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 2 punt 1:

- Een jaarkalender van het duurzame, exclusief jeugdsportaanbod toevoegen aan het afrekeningsdossier.

30 ptn voor een duurzaam en exclusief jeugdsportaanbod

Te behalen punten (max. 30 ptn)

2. Organisatie van sportactiviteiten buiten het regelmatige sportprogramma

De sportclub organiseert naast de wekelijkse of tweewekelijkse (voor G-sport) trainingen en wedstrijden ook nog (een) andere één- en/of meerdaagse sportactiviteit(en).

Voorwaarden

- De sportclub organiseert, buiten de duurzame jeugdsportwerking, (een) extra één- en/of meerdaagse sportactiviteit(en). We verstaan hieronder vb. de organisatie van een tornooi, het inrichten van een sportweekend voor de jeugdleden,…

- De sportactiviteit(en) is (zijn) bedoeld voor jeugd (< 19 jaar) en sluit(en) aan bij het sportaanbod van de sportclub.

- Een meerdaagse sportactiviteit(en) omvat(ten) minstens één overnachting.

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 2 punt 2:

- Een affiche, brief, flyer, publicatie... van de één- en/of meerdaagse activiteit(en) toevoegen aan het afrekeningsdossier.

10 ptn / één- en/of meerdaagse sportactiviteit

Te behalen punten (max. 20 ptn)

1. De sportclub krijgt punten toegekend in verhouding tot de opleidingsgraad van haar lesgevers (clubtrainers).

Voorwaarden

- De lesgever is bij S-Sport // Recreas vzw gekend als gediplomeerde lesgever in de aangeboden sporttak van de sportclub. Een kopie van het diploma van de lesgever kan door S-Sport // Recreas vzw worden opgevraagd indien de gegevens niet terug te vinden zijn in de VOTAS databank.

Diploma lesgever

Te behalen punten (max. 60 ptn)

VTS Initiator / Bachelor LO

20 ptn / lesgever

VTS Instructeur B / Trainer B / Master LO

25 ptn / lesgever

VTS Trainer A

30 ptn / lesgever

NOOT:

- Steeds het hoogst behaalde diploma van de betrokken lesgever wordt in rekening gebracht.

- S-Sport // Recreas vzw voorziet binnen haar clubondersteuningssysteem de mogelijkheid tot terugbetaling van het cursusgeld van nieuw opgeleide en geslaagde VTS-gekwalificeerde lesgevers (voor meer informatie zie: xxxxx://xxx.x-xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx).

1. De sportclub onderneemt acties om participatiedrempels weg te werken

S-Sport // Recreas vzw stimuleert de aangesloten sportclubs om participatiedrempels weg te werken om zo de sportclub toegankelijker te maken voor (jeugd)leden en een iedereen-welkom gevoel te creëren. Hiervoor verwijzen we naar de 6 thema’s die terug te vinden zijn op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Neem zeker een kijkje naar de tips vermeld op deze website.

Per hieronder beschreven actie, die je als sportclub aanbiedt om deze participatiedrempels weg te werken, verdien je punten.

Deelnemen aan sport kost geld. Denk maar aan het lidmaatschap, een sportuitrusting, drankjes in de kantine, vervoer …. Het is niet voor iedereen evident om dat zomaar te betalen. Als sportclub kan je deze drempels aanpakken door in te zetten op onderstaande acties.

Mogelijke acties

- Gedifferentieerde tarieven hanteren (vb. goedkoper tarief voor jeugdleden);

- Het bekend maken van de mogelijkheid tot spreiding van een betaling (afbetalingsplan voor betaling clublidgeld of betaling voor de deelname aan een sportkamp spreiden in de tijd…)

Meer informatie vind je op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 4:

Geef concreet aan welke actie(s) je ondernomen hebt om hieraan te voldoen en voeg de nodige stavingsstukken toe aan het afrekeningsdossier.

5 ptn / actie

Te behalen punten (max. 10 ptn)

Sportclubs die initiatieven nemen om de aandacht te vestigen op GEZOND en/of ETHISCH sporten binnen hun jeugdwerking, kunnen punten verdienen bij dit ARTIKEL.

1. GEZOND sporten

Voor meer informatie en een betere duiding van het begrip ‘Gezond sporten’, raadpleeg de website xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.

Voorbeelden

- Regelmatig een onderwerp over gezond sporten (vb. letselpreventie, gezonde voeding, alcohol-

en drugsmisbruik…) publiceren via het clubblad, website, affiche…;

- Informatiemoment rond een gezondheid gerelateerd thema;

- Integreren van gezondheidsaspecten binnen de clubtrainingen (vb. stretchen, drinkpauze inlassen, cooling down…);

- Jeugdspelers sensibiliseren rond het thema gezond sporten door verwijzingen te maken naar relevante websites als xxx.xxxxxxxxxxx.xx, xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 5 punt 1:

- Een affiche, brief, flyer, procedure, publicatie... van het (de) genomen initiatief(ven) rond GEZOND sporten toevoegen aan het afrekeningsdossier.

2. ETHISCH sporten

Voor meer informatie en een betere duiding van het begrip ‘Ethisch sporten’, raadpleeg de website

xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.

Voorbeelden

- De sportclub ontwikkelt een gedragscode voor spelers, lesgevers, bestuurders en supporters en communiceert deze via diverse kanalen (vb. website, clubblad, affiche, flyer, bij inschrijving…);

- De sportclub beschikt over een tuchtprocedure die wordt gebruikt wanneer spelers ongepast gedrag stellen;

- De sportclub neemt preventieve maatregelen rond lichamelijk en seksueel grensoverschrijdend gedrag in de sport, zie ook xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 5 punt 2:

Een affiche, brief, flyer, procedure, publicatie... van het (de) genomen initiatief(ven) rond ETHISCH sporten toevoegen aan het afrekeningsdossier.

Actie

Te behalen punten (max. 20 ptn)

GEZOND sporten

10 ptn

ETHISCH sporten

10 ptn

Sportclubs die initiatieven nemen om hun jeugdsportaanbod te promoten, kunnen punten verdienen bij dit ARTIKEL.

1. Communicatiekanalen

- Website

De sportclub beschikt over een website waarop volgende zaken worden vermeld:

- Aanbod voor bij S-Sport // Recreas vzw aangesloten jeugdleden;

- Logo van Sport Vlaanderen wordt op de website opgenomen;

- Logo van S-Sport // Recreas vzw wordt op de website opgenomen.

- Onthaalbrochure

De sportclub beschikt over een onthaalbrochure om nieuwe jeugdleden en hun ouders wegwijs te maken binnen de clubwerking (www.laagdrempeligesportclub.be.1-onthaalbrochure).

- Affiche/Flyer

De sportclub beschikt over een affiche/flyer ter promotie van het duurzaam jeugdsportaanbod.

- Social Media

De sportclub beschikt over een Facebookpagina waar de jeugdsportwerking wordt gepromoot.

LET OP:

- Bovengenoemde communicatiekanalen hebben uitsluitend betrekking op het duurzame jeugdsportaanbod van de sportclub.

- Andere communicatiekanalen (zoals blog, twitter…) komen niet in aanmerking.

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 6 punt 1:

Een link, affiche/flyer of onthaalbrochure m.b.t. het duurzame jeugdsportaanbod toevoegen aan het afrekeningsdossier.

5 ptn / communicatiekanaal

Te behalen punten (max. 20 ptn)

2. Toegankelijkheid en toeleiding

Xxxxx je sportclub naar buiten en vergroot de toegankelijkheid door jouw communicatie te koppelen aan een toeleidingsinitiatief. Als sportclub kan je daarenboven specifieke initiatieven organiseren voor personen die extra drempels ervaren. Jouw sportclub kan binnen dit thema punten verdienen voor onderstaande acties.

Mogelijke acties

- Initiatiemoment voor jeugd

Voorwaarden

- Het initiatiemoment is toegankelijk voor het brede jeugdpubliek;

- Tijdens het initiatiemoment staat(n) de sporttak(ken) die je sportclub aanbiedt centraal en wordt(en) ze op een actieve manier beoefend;

- Het initiatiemoment beoogt onder meer een instroom van nieuwe leden en heeft hiertoe een lage instapdrempel;

- Een duidelijke aankondiging (via affiche, brief, flyer, website, Facebook, …) maken van het initiatiemoment met vermelding van volgende gegevens:

▪ Datum, plaats en uur van de initiatie;

▪ Omschrijving van de activiteit;

▪ Doelgroep = jeugd.

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 6 punt 2:

Een affiche, brief, flyer... en deelnemerslijst van het initiatiemoment voor jeugd toevoegen aan het afrekeningsdossier.

- Initiatiemoment voor jeugd met een handicap Voorwaarden

- Tijdens het initiatiemoment staat(n) de sporttak(ken) die je sportclub aanbiedt centraal en

wordt(en) ze op een actieve manier beoefend;

- Een duidelijke aankondiging (via affiche, brief, flyer, website, Facebook, …) maken van het initiatiemoment met vermelding van volgende gegevens:

▪ Datum, plaats en uur van de initiatie;

▪ Omschrijving van de activiteit;

▪ Doelgroep = jeugd met een handicap.

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 6 punt 2:

Een affiche, brief, flyer... en deelnemerslijst van het initiatiemoment voor jeugd met een handicap toevoegen aan het afrekeningsdossier.

- Initiatiemoment voor jeugd van vreemde origine en/of personen in armoede in samenwerking met een sociale partner

Voorwaarden

- Het initiatiemoment wordt georganiseerd in samenwerking met een sociale partner (De8, Demos, Buurtsport…);

- Tijdens het initiatiemoment staat(n) de sporttak(ken) die je sportclub aanbiedt centraal en wordt(en) ze op een actieve manier beoefend;

- Een duidelijke aankondiging (via affiche, brief, flyer, website, Facebook, …) maken van het initiatiemoment met vermelding van volgende gegevens:

▪ Datum, plaats en uur van de initiatie;

▪ Omschrijving van de activiteit;

▪ Doelgroep = allochtonen en/of mensen in armoede.

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 6 punt 2:

Een affiche, brief, flyer... en deelnemerslijst van het initiatiemoment voor allochtonen en/of personen in armoede toevoegen aan het afrekeningsdossier.

Actie

Te behalen punten(max. 30 ptn)

Initiatiemoment voor jeugd

10 ptn

Staat dit initiatiemoment voor jeugd ook open voor jeugd met een handicap

+10 ptn

Staat dit initiatiemoment ook open voor jeugd van vreemde origine en/of personen in armoede

LET OP: het initiatiemoment moet georganiseerd worden i.s.m. een sociale partner

+10 ptn

BESTEDINGSMOGELIJKHEDEN

Het bedrag dat aan de sportclub wordt toegekend (1), is een subsidie gerelateerd aan de punten behaald door de sportclub voor de ondernomen acties m.b.t. het jeugdsportproject, tijdens het kalenderjaar 2018. Enkel activiteiten die in het betreffende kalenderjaar 2018 plaatvinden, komen in aanmerking. Het is daarom belangrijk dat je de uitgaven (facturen, bankafschriften... op naam van de sportclub) met betrekking tot de jeugdwerking van het ganse jaar, zorgvuldig bijhoudt. S- Sport // Recreas vzw zal uitsluitend een bedrag op de clubrekening storten voor zover hier tijdig (voor 31 december 2018 / zie ook ‘Timing’ pagina 2) de nodige facturen/bankafschriften gebundeld werden afgeleverd (géén bewijsstukken = géén terugbetaling).

Hieronder vind je een overzicht van de bestedingsmogelijkheden (steeds gekaderd binnen de jeugdwerking van de sportclub!) waarvoor je sportclub de behaalde subsidies kan gebruiken:

- Inschrijvingsgeld voor een erkende bijscholing/opleiding (S-Sport // Recreas vzw – Vlaamse Trainersschool (VTS) – Dynamo Project – sportdiensten - …);

- Aankoop of huur sportaccommodatie;

- Aankoop of huur sportmateriaal (dat de kwaliteit van de jeugdwerking verbetert!);

- Aankoop of huur promotiemateriaal (steeds i.f.v. de jeugdwerking): T-shirt, drukwerken, promotieartikelen, flyers, brochures, website);

- Loonkost van een gediplomeerde clublesgever aantoonbaar via een loonstaat (niet via vrijwilligersvergoeding!);

- Verplaatsingskosten (2) van een gediplomeerde clublesgever of jeugdsportcoördinator naar jeugdactiviteiten, jeugdwedstrijden, cursussen en bijscholingen die relevant zijn voor de beoefende sporttak(ken) en georganiseerd worden door een erkende instantie.

1 Het bedrag kan enkel toegekend worden wanneer de betreffende sportclub nog aangesloten is bij S-Sport // Recreas vzw op 31 januari van het jaar dat volgt op de deelname aan het jeugdsportproject.

2 Enkel de verplaatsingskosten die opgenomen zijn in het daarvoor voorziene sjabloon komen hiervoor in aanmerking.

ARTIKELS

PUNTEN

ARTIKEL 1: AANTAL JEUGDLEDEN

Aangesloten jeugdleden Te behalen punten

1-50 1 pnt / lid

51-100 0,5 ptn / lid

Max. 75 ptn

ARTIKEL 2: AANBOD

1. Exclusief, duurzaam jeugdsportaanbod

30 ptn

2. Act. buiten regelmatige sportprogramma (max. 20 ptn)

10 ptn / activiteit

Max. 50 ptn

ARTIKEL 3: SPORTTECHNISCH KADER

Diploma lesgever Te behalen punten

VTS Initiator / Bachelor LO 20 ptn / lesgever VTS Instructeur B / Trainer B / 25 ptn / lesgever Master LO

VTS Trainer A 30 ptn / lesgever

Max. 60 ptn

ARTIKEL 4: FINANCIÊLE DREMPELS WEGWERKEN

5 ptn / actie

Max. 10 ptn

ARTIKEL 5: GEZOND en ETHISCH sporten

GEZOND sporten 10 ptn ETHISCH sporten 10 ptn

Max. 20 ptn

ARTIKEL 5: PROMOTIE

1. Communicatiekanalen (max. 20 ptn)

5 ptn / communicatiekanaal

2. Initiatiemoment voor (max. 30 ptn)

Jeugd (10 ptn)

Jeugd met handicap (+ 10 ptn)

Jeugd van vreemde origine / pers. in armoede (+ 10 ptn)

Max. 50 ptn

Als voorbeeld:

10 clubs nemen deel aan het jeugdsportproject van S-Sport // Recreas vzw en behalen samen 2100 punten. Het totaal te verdelen subsidiebedrag bedraagt 4.750 euro. In onderstaande tabel is te zien hoeveel subsidies elke sportclub ontvangt.

CLUB	# PUNTEN	SUBSIDIEBEDRAG
Club 1	175	396 euro
Club 2	65	147 euro
Club 3	115	260 euro
Club 4	235	532 euro
Club 5	180	407 euro
Club 6	295	667 euro
Club 7	55	124 euro
Club 8	405	916 euro
Club 9	260	588 euro
Club 10	315	713 euro
TOTAAL	2100	4.750 euro

FORMULE

# behaalde punten club X totaal te verdelen subsidiebedrag Totaal aantal behaalde punten door alle clubs

1° aikido

2° atletiek

3° badminton

4° baseball - softbal 5° basketbal

6° boksen: Engels boksen (olympisch) 7° boogschieten

8° dansen

9° duiken

10° fitness

11° gewichtheffen - powerliften 12° golf

13° gymnastiek

14° handbal

15° hockey

16° ijshockey

17° ijsschaatsen

18° ju-jitsu

19° judo

20° kaatsen

21° kano - kajak

22° karate (non-contact)

23° kendo

24° klimmen

25° korfbal

26° krachtbal

27° motorrijden

28° oriëntatielopen

29° paardrijden

30° parachutisme

31° reddend zwemmen

32° roeien

33° rolschaatsen

34° rugby

35° schermen

36° schieten: de volgende disciplines met uitzondering van alle disciplines waarbij op menselijke silhouetten of op personen wordt geschoten, en schietdisciplines van traditioneel Vlaamse oorsprong

a) olympische disciplines;

b) disciplines precisieschieten van geweer, pistool, revolver, kleischieten en historische wapens 37° skiën

38° speleologie

39° squash

40° taekwondo (olympisch)

41° tafeltennis

42° tennis

43° triatlon - duatlon 44° voetbal

45° volleybal

46° wandelen

47° waterskiën

48° wielrennen

49° worstelen

50° wushu

51° zeilen

52° zwemmen

53° G-sport: boccia, torbal, goalbal en de sporttakken, vermeld in punt 1° tot en met 52°.

Privacyverklaring

Inhoudstafel

1. Jouw recht op privacy 3

2. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens 3

3. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt? 4

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt? 4

5. Waarom worden de persoonsgegevens verwerkt? 5

A. Wettelijke verplichtingen 5

B. Contractuele verplichtingen 5

C. Gerechtvaardigd belang 6

D. Toestemming 7

E. Ondersteunende activiteiten van de vzw 7

6. Verstrekking aan derden 8

7. Verstrekking buiten de EU 9

8. Bewaring 9

9. Beveiliging 10

10. Intern toezicht op de verwerking 10

11. Je rechten als betrokkene 11

A. Recht op toegang en informatie 11

B. Recht op correctie 12

C. Recht op verwijdering 12

D. Recht op verzet 12

E. Intrekken van toestemming 13

F. Recht op overdraagbaarheid van gegevens 13

12. Klachten 14

13. Wijziging privacyverklaring 14

1. Jouw recht op privacy

S-Sport // Recreas vzw, met zetel te Xxxx-Xxxxxxxxxx 00-00, 0000 Xxxxxxx, ondernemingsnummer 0451 743 450; xxxx@x-xxxxxxxxxxxx.xx.

S-Sport // Recreas vzw verwerkt een aantal persoonsgegevens in het kader van de uitoefening van haar activiteiten. Zij is zich hiervan bewust en hechten veel belang aan het respect voor jouw privacy. De vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming in het bijzonder.1

Deze privacyverklaring is bedoeld om je op een transparante en duidelijke manier te informeren over hoe er binnen onze organisatie precies omgegaan wordt met jouw persoonsgegevens. Zo wordt er onder meer verduidelijkt op welke manier je persoonsgegevens verwerkt worden en over welke rechten je omtrent de verwerking van je persoonsgegevens beschikt.

We raden je aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

2. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoons- gegevens

De vzw is de verantwoordelijke voor de verwerking van al je persoonsgegevens en ziet toe op de vertrouwelijkheid en veiligheid van deze gegevens.

Je kan de adresgegevens, e-mailgegevens en ondernemingsgegevens van de vzw terugvinden onder puntje 1 bovenaan.

Je kan ons contacteren via brief naar bovenstaande adres of e-mailadres.

3. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt?

De persoonsgegevens die verwerkt worden zijn afkomstig van een aantal verschillende categorieën van betrokkenen.

1 Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

• Leden: Dit zijn alle personen die aangesloten zijn bij of klant zijn van de vzw.

• Medewerkers: zowel interne als externe , vrijwillige medewerkers …

• Zorgverleners: artsen, verpleegkundigen, ziekenhuizen …

• Leveranciers en dienstverstrekkers

• Derden: Dit zijn alle personen die niet onder één van bovenstaande categorieën kunnen ingedeeld worden, maar die toch in contact komen met een vzw en waar bijgevolg persoonsgegevens van kunnen verwerkt worden (vb. sollicitanten).

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

In functie van de diensten waarop je beroep doet kan de vzw een aantal persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, adres, telefoonnummer,

rijksregisternummer …

• Gevoelige persoonsgegevens: Gezondheids- en medische gegevens,

genetische gegevens …

• Financiële en administratieve gegevens: loonsgegevens,

bankrekeningnummer …

• Beroepsgegevens

• Fysieke gegevens

• Psychische gegevens

• Afbeeldingen

• Karakteristieke gegevens: leeftijd, geslacht, burgerlijke staat …

• Afbeelding: foto’s, camerabeelden …

• Sociale gegevens: de gegevens die voortvloeien uit de kruispuntbank sociale zekerheid zoals o.a. historiek werkloosheid, derdebetalersattesten

• Digitale persoonsgegevens: e-mailadres, IP-adres …

• Andere gegevens: Dit zijn gegevens die tevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten of opgelegd werden door de wet (vb. gerechtelijke gegevens).

Alle persoonsgegevens die door ons verwerkt worden, werden ons ofwel door één van onze partnerorganisaties of door jou zelf verstrekt. Dit kan zowel via

direct contact met onze diensten als via onze digitale kanalen, bijvoorbeeld het invullen van het contactformulier, gebruik website (cookies) …

5. Waarom worden de persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden voor verschillende doeleinden verwerkt, welke afhangen van de diensten waarop je beroep doet en/of je hoedanigheid (lid, medewerker, zorgverstrekker, bezoeker …) waarin je met ons in contact komt.

A. Wettelijke verplichtingen

Wanneer je je aansluit bij S-Sport // Recreas vzw, zullen een aantal gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze wettelijke verplichtingen. Dit zijn

o.a. alle gegevens die nodig zijn voor:

• Het voldoen aan facturatieverplichtingen, zoals adres- contactgegevens;

• Het voldoen aan subsidieverplichtingen, zoals naam en rijksregisternummer;

• Het opmaken van fiscale attesten;

• Het toegang verlenen tot de KSZ of andere overheidsplatformen;

• …

B. Contractuele verplichtingen

Indien je lid wil worden van of beroep wil doen op S-Sport // Recreas vzw, zullen een aantal van je gegevens nodig zijn om dit lidmaatschap af te sluiten of om deze diensten efficiënt te laten verlopen.

Om deze overeenkomsten te kunnen sluiten, moet de vzw daarom onder andere deze gegevens verwerken:

• Naam en contactgegevens van nieuwe leden;

• Contactgegevens voor deelnemers aan activiteiten;

• Medische gegevens in het kader van reizen voor hulp- en zorgbehoevenden;

• Eetgewoontes of allergieën voor kinderopvang, reizen of activiteiten;

• Lidmaatschap van een van de socialistische ziekenfondsen, om eventuele kortingen te voorzien;

• Financiële gegevens, zoals bankrekeningnummer, wanneer facturen worden betaald of wanneer voor hulp bij inkopen wordt gekozen;

• Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en geboortedatum, voor inschrijvingen bij activiteiten zoals reizen, wedstrijden, sportevenementen;

• Speciale voorzieningen in het kader van een beperking;

• Contactgegevens van contacten in geval van nood of familieleden;

• Xxxxxxxx over je loopbaan of opleiding wanneer je cursussen volgt;

• …

Niet al deze gegevens worden in elke overeenkomst opgevraagd. Deze opsomming dient enkel om je een beeld te geven van wat kan opgevraagd worden.

Als de vzw deze gegevens niet verwerkt, en deze gegevens zijn nodig voor het uitvoeren van de overeenkomst, kan deze overeenkomst, hetzij lidmaatschap, hetzij dienstverlening, niet worden afgesloten. Het blijft nog steeds jouw beslissing om al dan niet je gegevens te verstrekken, maar de vzw kan niet worden verplicht om met onvolledige gegevens aan jouw behoeften te voldoen.

C. Gerechtvaardigd belang

De vzw heeft als rechtspersoon enkele belangen die zij moet behartigen, niet alleen om de werking binnen de vzw vlot te laten verlopen, maar ook om jouw dienstverlening of lidmaatschap zo aangenaam en vlot mogelijk te maken, om in te spelen op jouw huidige en toekomstige behoeften en om te leren uit de ervaringen die de vzw opdoet.

Onder het gerechtvaardigd belang hoort ook het versturen van nieuwsbrieven. De vzw waarbij je lid bent of waar je dienst op doet, wil haar leden op de hoogte houden van nieuws, ontwikkelingen en activiteiten van de vzw.

Vandaar dat jouw gegevens gebruikt kunnen worden voor het versturen van nieuwsbrieven, weliswaar met een afweging tussen het belang van de vzw en jouw belang om niet overspoeld te worden nieuwsbrieven.

Om beide bovenstaande redenen verwerkt de vzw onder andere:

• Jouw e-mailgegevens;

• Jouw adresgegevens, wanneer je aangeeft dat e-mail geen optie is.

D. Toestemming

Voor sommige gegevens en sommige verwerkingen zal S-Sport // Recreas vzw jouw toestemming moeten vragen. Wij garanderen dat je jouw toestemming vrij, expliciet en geïnformeerd zal kunnen geven. Je hebt steeds het recht om jouw toestemming in te trekken, wat je kunt doen per post of per mail naar onze functionaris voor gegevensbescherming via xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx .

Momenteel vraagt S-Sport // Recreas vzw geen gegevens die niet wettelijk verplicht zijn, die nodig zijn voor het sluiten van een overeenkomst of die in het gerechtvaardigd belang zijn van S-Sport // Recreas vzw en waarbij jij weinig nadeel ondervindt. Mocht dit veranderen, zal je steeds voldoende geïnformeerd worden voor je een beslissing maakt.

E. Ondersteunende activiteiten van de vzw

De verwerking van je persoonsgegevens is ook mogelijk wanneer de vzw haar ondersteunende activiteiten uitoefent. Dit zijn o.a.:

• Wanneer een audit plaatsvindt die een verbetering van de kwaliteit van onze diensten beoogt;

• Voor het opvolgen van klachten of vragen;

• Voor het analyseren van klachten of vragen op jaarbasis;

• In het kader van studies om de leden, cliënten of klanten betere diensten aan te bieden

• …

6. Verstrekking aan derden

Het is mogelijk dat je gegevens door de vzw worden doorgegeven aan derde partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van één van de hierboven beschreven doeleinden of wettelijk verplicht is. Dit kan onder andere zijn aan:

Autoriteiten:

• Openbaar ministerie (parketten en arbeidsauditoraten) en rechtbanken in geval van geschillen;

• De organen van de sociale zekerheid (RIZIV, FEDRIS, KSZ, …) voor de

uitoefening van hun wettelijke taken;

• De controledienst van belastingen in het kader van de uitoefening van hun wettelijke taken voor wat betreft fiscale attesten;

• Overheidsplatformen in geval van subsidieaanvragen;

• …

Onze partnerorganisaties:

• De Socialistische Mutualiteiten (zowel het Nationaal Verbond als de regionale federaties)

• De andere socio-culturele organisaties behorend of verbonden met de Socialistische Mutualiteiten (JOETZ, VFG, VIVA-SVV …)

• …

Deze onderlinge uitwisseling wordt steeds geregeld door een verwerkersovereenkomst, zodat je gegevens zo veilig mogelijk blijven.

Deze uitwisseling gebeurt enkel wanneer dit nodig is om de dienstverlening efficiënt uit te oefenen, zoals wanneer S-Sport // Recreas vzw op Thuisverpleging beroep moet doen om aan de zorgvraag te voldoen tijdens de Mantelzorgvakantie, of wanneer S-Sport // Recreas vzw in de databank van het NVSM checkt of het lid ook lid is van een socialistisch ziekenfonds in het kader van kortingen.

Deze uitwisseling gebeurt principieel ook enkel indien jij ook lid bent van andere organisaties. Je gegevens worden niet gedeeld met organisaties waar je geen lid van bent.

Je kan ons steeds laten weten dat je deze deling met de partnerorganisaties liever niet ziet gebeuren. S-Sport // Recreas vzw behoudt zich in dat geval wel het recht voor om de dienstverlening of het lidmaatschap stop te zetten, als het zonder gegevensdeling onmogelijk zou worden om aan je vraag te voldoen.

Externe partijen:

• Onze advocaten en gerechtsdeurwaarders in geval van geschillen

• De externe audits

• IT-dienstverleners

• …

We zijn ertoe gehouden om een verwerker te selecteren die de privacywetgeving respecteert en de passende organisatorische en technische maatregelen neemt die een correcte verwerking van persoonsgegevens waarborgen. Deze verwerkers worden daarom gekozen op basis van een voorafgaande vragenlijst en een verklaring op eer. Met elke verwerker wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten zoals wettelijk verplicht is.

7. Verstrekking buiten de EU

Je persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten de EU, maar enkel in het geval dat:

• Indien je dit in het kader van een overeenkomst vraagt;

• Noodzakelijk is voor uw vitale belangen;

• Je hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebt verleend.

8. Bewaring

Je gegevens worden niet eindeloos bewaard. Afhankelijk van welk type gegevens en of er al dan niet wettelijk verplichte termijnen op staan, kunnen je gegevens 2 à 20 jaar bewaard worden. Zo zullen onder andere:

• Je contactgegevens 1 jaar na het stopzetten van je lidmaatschap of na het eind van de dienstverlening verwijderd worden bij onze dienst marketing, zodat je geen marketing meer ontvangt;

• De facturen die naar jou zijn verzonden 7 jaar worden bewaard na verzending, ingevolge wettelijk bepaalde bewaartermijnen;

• Je medische gegevens 20 jaar na het laatste contact bewaard worden, zodat er opvolging kan gebeuren aan de hand van deze gegevens;

• - ...

9. Beveiliging

De vzw zorgt voor de waarborging van de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens. Alle gepaste technische maatregelen worden getroffen om voorvallen zoals aantasting, verlies, vernietiging, ontoegankelijkheid of openbaarmaking te voorkomen.

Indien er toch een gegevenslek zou ontstaan, zullen wij onze verantwoordelijkheid opnemen om dit zo snel mogelijk op te lossen en te registreren. In geval van ernstige gegevenslekken zal de toezichthoudende autoriteit op de hoogte gebracht worden, alsook de personen wiens gegevens het voorval betreft indien dit lek een ernstig gevaar voor deze laatsten zou kunnen uitmaken.

10. Intern toezicht op de verwerking

De vzw waakt er over dat bij de verwerking van je persoonsgegevens steeds de vertrouwelijkheid en integriteit gewaarborgd wordt. Je gegevens zullen enkel verwerkt worden door de daarvoor bevoegde medewerkers of dienstverleners van de vzw en haar partnerorganisaties. Zij zijn allemaal gehouden tot professionele vertrouwelijkheid of het beroepsgeheim.

De vzw doet beroep op een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld bij vzw Sovervlag. Deze persoon houdt voor S-Sport // Recreas toezicht op alle aspecten betreffende de persoonsgegevensverwerkingen, geeft advies inzake de verwerkingen van persoonsgegevens en is het aanspreekpunt voor de betrokkenen m.b.t. de uitoefening van hun rechten.

Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming:

adres: Xxxx-Xxxxxxxxxx 00-00

0000 Xxxxxxx Sovervlag vzw

t.a.v. functionaris voor gegevensbescherming e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx

11. Je rechten als betrokkene

Wanneer er persoonsgegevens van jou verwerkt worden, beschik je over een aantal wettelijke rechten, dewelke hieronder opgesomd worden.

Om deze rechten te kunnen uitoefenen, dien je een elektronisch of schriftelijk verzoek naar onze functionaris voor gegevensbescherming te sturen. Het is mogelijk dat we je vragen een kopie van de voorkant van je identiteitskaart bij te voegen zodat wij je identiteit kunnen controleren in geval van twijfel. Op die manier wordt vermeden dat iemand anders jouw rechten uitoefent. Het weigeren om deze informatie te verstrekken kan leiden tot een weigering van je verzoek.

Na ontvangst zal je binnen de periode van één maand meegedeeld worden welk gevolg we aan je verzoek zullen geven. Indien het gaat om een complex verzoek, kan de termijn verlengd worden tot maximum 3 maanden. Je zal van deze verlenging op de hoogte worden gebracht.

Jouw contactgegevens kunnen gebruikt worden om met jou in contact te treden, hetzij om verduidelijking te vragen, hetzij om jou op de hoogte te houden van het verloop van jouw verzoek

Indien er conflicten zouden optreden met de privacy van andere personen of het doorgeven van de informatie door de wet verboden zou zijn, wordt dit eveneens steeds binnen de periode van één maand een verklaring gegeven.

A. Recht op toegang en informatie

Je kan ons op elk moment verzoeken om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die wij van jou bijhouden. Je hebt het recht om kennis te krijgen en éénmalig een kosteloze kopie te krijgen van:

• Welke persoonsgegevens van je verwerkt worden;

• Waarvoor die verwerkt worden;

• Met welke categorieën van derden wij je persoonsgegevens delen;

• Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;

• Wat de bewaartermijn is van de gegevens;

• Hoe en welke persoonsgegevens automatisch verwerkt worden.

Wij zijn wettelijk verplicht om jou deze informatie te bezorgen in hetzelfde formaat als dat van de vraag. Indien jij ons dus bijvoorbeeld via een schriftelijk verzoek om deze informatie vraagt, is de vzw gehouden om deze informatie schriftelijk te leveren.

B. Recht op correctie

Je hebt het recht om foutieve of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen. We zorgen er dan voor dat de informatie zo snel mogelijk aangepast wordt.

C. Recht op verwijdering

Indien je persoonsgegevens irrelevant, verouderd of niet meer nuttig zijn voor het doel van de verwerking, kan je ons verzoeken om deze persoonsgegevens te verwijderen.

In bepaalde omstandigheden kan er echter geen gevolg worden gegeven aan je verzoek tot verwijdering. Dit is wanneer je persoonsgegevens nog wel rechtmatig verwerkt mogen of zelfs moeten worden volgens de AVG.

Zo kunnen je gegevens dus niet verwijderd worden wanneer de verwerking gebeurt op basis van een wettelijke verplichting of met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden en een verwijdering deze doeleinden onmogelijk maakt of ernstig in het gedrang brengt.

D. Recht op verzet

1. Algemeen

Wanneer de verwerking van je persoonsgegevens louter gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van de vzw en je hiermee niet akkoord bent, beschikt je over het recht om je te verzetten tegen deze verwerking door een schriftelijk bezwaar in te dienen.

Indien het gaat over dwingende gerechtvaardigde belangen is echter geen verzet mogelijk.

2. Geautomatiseerde verwerkingen

Er zijn verwerkingen van je persoonsgegevens die volledig geautomatiseerd gebeuren. Indien op basis hiervan geïndividualiseerde beslissingen genomen worden of deze soortgelijke gevolgen met zich meebrengen, kan je je hiertegen verzetten en de tussenkomst van een medewerker vragen.

Er zal niet ingegaan worden op je verzoek indien de geautomatiseerde besluitvorming gebaseerd is op een wettelijke bepaling of je eigen uitdrukkelijke toestemming.

E. Intrekken van toestemming

Wanneer de verwerking van je persoonsgegevens louter en alleen gebaseerd is op je toestemming en er geen andere rechtsgrond voorhanden is, kan je deze op elk moment intrekken. Je hoeft hier geen reden voor op te geven.

Je persoonsgegevens zullen in de toekomst dan niet verder verwerkt worden voor de doeleinden waarvoor de toestemming werd ingetrokken.

F. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je hebt het recht om ons te vragen een kopie van de door jou verstrekte persoonsgegevens over te maken aan een andere instelling of derde in een formaat dat makkelijk overdraagbaar is. Dit geldt enkel voor persoonsgegevens die je ons verstrekt hebt en die via geautomatiseerde processen verwerkt worden en voor zover dit niet in strijd is met de wetgeving en deze overdracht van gegevens de privacy van anderen niet nadelig beïnvloedt.

G. Weigering

In de wet zijn een aantal weigeringsgronden opgesomd. Dit betekent dat in een beperkt aantal gevallen de vzw niet gehouden is om aan je verzoek te voldoen. Je zal hier vanzelfsprekend van op de hoogte worden gebracht via een gemotiveerd antwoord.

12. Klachten

Indien je een verzoek hebt gestuurd betreffende jouw persoonsgegevens en je niet tevreden bent over de afhandeling daarvan, kan je een klacht indienen

door een brief of e-mail te schrijven naar onze functionaris voor gegevensbescherming. Deze zal dan jouw klacht behandelen en je op de hoogte houden van het verdere verloop en de genomen acties.

Voldoet de afhandeling niet aan je verwachtingen? Je hebt steeds het recht om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebeid van privacy bescherming. Zij zullen je klacht verder onderzoeken en voorzien in een bemiddelingsprocedure.

Contactgegevens gegevensbeschermingsautoriteit:

Adres: Xxxxxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxx Tel.: 00 000 00 00 e- mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

13. Wijziging privacyverklaring

De wetgeving en onze diensten wijzigen regelmatig. Daarom is onze privacyverklaring nooit helemaal klaar. We behouden ons dan ook het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen en raden je aan om regelmatig de nieuwste versie te lezen.

GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING

1. Inleiding

Mensen staan niet zo vaak stil bij privacy. Als de buren niet zomaar binnen kunnen gluren, nie- mand meeleest over de schouder als je sms’t, Snapt of WhatsAppt en als de NSA niet elk tele- foongesprek afluistert, denken veel mensen dat hun privacy goed is beschermd.

Dat is echter niet altijd zo. Alledaagse programma’s, sites en apps weten veel meer over mensen dan de gemiddelde NSA-medewerker. Hun winst komt daar immers van: Facebook verkoopt ge- gevens en voorkeuren aan reclamebureaus, zodat men gerichte reclame kan krijgen. Google re- xxxxxxxxx zoektermen, zodat YouTube (eigendom van Google) gerichte spotjes kan tonen, wat opnieuw inkomsten garandeert. Whatsapp, Tinder, Google Maps en Pokémon GO! verzamelen allemaal in meer of mindere mate gegevens, weliswaar om hun dienstverlening te verbeteren, maar men heeft ze toch maar gegeven.

Op zich kan men denken dat dit geen probleem is: programma’s lopen vlotter, reclames zijn in- teressanter en een spam-mail meer of minder maakt niet zoveel uit. Toch verstuurt iedereen, of men het nu weet of niet, nu en dan heel gevoelige informatie online. Denk maar aan creditcard- gegevens bij een bestelling bij Xxx.xxx, of medische gegevens bij het invullen van een online verzekeringsformulier. Dat uw brievenbus propvol reclame zit, is geen probleem. Dat de gemid- delde crimineel in Zuid-Amerika met uw creditcardgegevens uitgaven kan doen, kan voor velen een ramp zijn.

Vandaar dat de Europese Unie in 2016 een nieuwe verordening heeft uitgevaardigd om privacy en gegevensverwerking beter te beschermen. Deze verordening treedt op 25 mei 2018 in wer- king, wat inhoudt dat enkele zaken zullen veranderen. Deze verordening werkt immers onmid- dellijk, het Belgisch of Vlaams parlement moeten zelf niet meer optreden, dus de bestaande re- gels uit 1992 worden, voor zover ze de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tegenspreken, geschrapt.

2. Veranderingen

Verandert er heel veel aan de privacyregelgeving? Op zich niet heel veel. Vroeger golden ook de principes dat niet alles zomaar aan iedereen doorgegeven mocht worden. Alleen stond daar vroe- ger geen boete op (of lag die boete veel lager), waardoor die verplichtingen dode letter bleven. Daarnaast is de AVG ook strenger: men spreekt veel sneller van een “persoonsgegeven” en van een “verwerking” dan voorheen.

Wat voor S-Sport//RECREAS en voor u als afdeling vooral van belang zal zijn, zijn de nieuwe in- formatieverplichtingen, de nieuwe regels rond toestemming, het dataregister en de procedure in geval van datalekken. Deze laatste zal in een apart luik behandeld worden.

1.1. Definities

- Wat zijn nu juist “persoonsgegevens” of “verwerkingen”?

Een persoonsgegeven is elk gegeven of combinatie van gegevens waarmee men iemand persoon- lijk kan identificeren. Dit moet wel specifiek op 1 persoon slaan.

Vb.: Xxxxxx die een kaartje krijgt met daarop de naam “Xxxxxx Xxxxx”, weet die persoon niet per se over wie het gaat. Er kunnen immers meerdere Xxxxxx Xxxxxx in de wereld zijn. Als dat kaartje echter “Xxxxxx Xxxxx, Witte Huis, Washington D.C.” vermeldt, is dit wel een persoonsgegeven, omdat de persoon hierin identificeerbaar is.

Vb.: Iemand die de naam “Xxxx Xxxxxxx” op zich verwerkt, verwerkt niet per se een per- soonsgegeven. Er zijn meerdere Xxxx Xxxxxxx’ op deze wereld. Als diezelfde persoon de naam “Xxxx Xxxxxxx” verwerkt in dienst is van de partijtop van de sp.a, is dat wel een persoonsgegeven, want in die context is het duidelijk over welke Xxxx Xxxxxxx het juist gaat.

U zal dus standaard persoonsgegevens verwerken.

- Wanneer “verwerkt” u nu juist die persoonsgegevens? Dit houdt ongeveer alles in. Zowel het verzamelen, delen, doorgeven, analyseren, gebruiken, opslaan of onderzoeken van die gegevens is een verwerking, voor zover dit op systematische en professionele wijze gebeurt.

Vb.: Als je een naam op een papiertje schrijft voor privégebruik, is dat geen verwerking. Schrijf je die naam op een papiertje om te gebruiken in het kader van S-Sport//RECREAS, is dat wel een verwerking.

1.2. Informatieverplichting

Waar privacyregels vroeger goed verborgen zaten ergens middenin de “Algemene Voorwaarden” en waar niemand dus ooit de moeite deed om die te lezen, moet in geval van verwerking van persoonsgegevens de privacyverklaring duidelijk, begrijpelijk en expliciet worden meegedeeld.

Wat betekent dit concreet? Telkens u gegevens verzamelt van mensen, hetzij bij de inschrijving als lid, hetzij bij deelname aan een activiteit of wedstrijd, hetzij in het kader van direct marketing, u een privacyverklaring zal moeten voorzien. Deze verklaring is een standaarddocument dat reeds ter beschikking staat van S-Sport//RECREAS. U kan het als voorbeeld in bijlage vinden en u hoeft gewoon te verwijzen naar de verklaring op de website.

in kleine lettertjes vol met juridische termen zijn, maar moet in een leesbaar lettertype en een leesbare taal zijn.

Deze disclaimer is een kort tekstje met de belangrijkste gegevens (welke persoonsgegevens wor- den opgevraagd, waarom en voor wie en welke rechten de betrokkenen hebben), en dat S- Sport//RECREAS en u als afdeling privacy hoog in het vaandel hebben staan. Daarna kunt u ver- wijzen naar de volledige verklaring op de website. Wij voorzien de nodige disclaimers indien u die niet ter beschikking heeft.

1.3. Toestemming

Vroeger volstond het om onderaan een contract, formulier of blad een korte zin toe te voegen in de trant van “ik geef hierbij toestemming voor het verwerken van mijn gegevens”. Veel mensen waren zich hier niet eens van bewust. In online formulieren stond ook vaak al vooraf aangekruist dat “ik akkoord ga met het verwerken van mijn persoonsgegevens”, of was het niet mogelijk om het formulier te vervolledigen zonder dat dit akkoord werd aangeklikt.

Ook dit is niet meer mogelijk. In de gevallen waar toestemming nodig is voor het verwerken van persoonsgegevens (indien de gegevens die u opvraagt niet noodzakelijk zijn voor het vervolledi- gen van een overeenkomst), moet die toestemming expliciet, duidelijk en geïnformeerd zijn.

Dit houdt 2 zaken in. Ten eerste is niet voor elke verwerking toestemming nodig. Zo is het opge- ven van naam en adres bij een bestelling bij Xxx.xxx een noodzakelijke verwerking van persoons- gegevens. Zonder naam en adres is het immers onmogelijk om te komen leveren. Leeftijd opvra- gen is echter niet noodzakelijk, daarvoor zou Xxx.xxx wel toestemming moeten vragen (als ze dat zouden willen weten). Ten tweede gelden de voorwaarden voor die toestemming. Dit houdt in dat u het toestemmingsformulier zal moeten laten ondertekenen, waar duidelijk opstaat waar- voor de betrokkene toestemt. Dit formulier kan ter beschikking worden gesteld, maar moet na- tuurlijk aangepast worden naargelang de gegevens waarvoor u toestemming vraagt.

1.4. Dataregister

Om te verzekeren dat ondernemingen de regels van de AVG volgen, moet ieder land een contro- lerende autoriteit aanstellen, nl. de Privacycommissie. Die controle zal er komen in de vorm van het nalezen van het dataregister.

Als afdeling moet u geen register aanleggen, aangezien u geen onderneming bent. U verzamelt echter wel gegevens voor S-Sport//RECREAS, die wel een register moet aanleggen. Daarom zal S- Sport//RECREAS vanaf nu aan alle verbonden afdelingen opleggen welke gegevens verwerkt wor- den. Op die manier vraagt elke afdeling dezelfde op, zodat S-Sport//RECREAS dus niet voor ver- rassingen komt te staan.

Voor de rest hoeft u zich niets aan te trekken van het register. U hoeft zich gewoon te houden aan de richtlijnen van S-Sport//RECREAS. Dit betekent dat u de volgende gegevens mag verwer- ken:

• Bij inschrijving nieuwe leden: naam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, con- tactgegevens (telefoon, e-mail);

• Bij inschrijving voor activiteiten op naam: naam, adres, geboortedatum, rijksregister- nummer, lidnummer, contactgegevens (telefoon, e-mail), persoonlijke bijzonderheden (vb. rolstoel, allergie …, kortom “medische gegevens”, als dit nodig is voor de activiteit)

• … [Hangt af van dataregister]

U mag volgende verwerkingen uitvoeren:

• Opvragen van gegevens

• Doorsturen van gegevens naar S-Sport//RECREAS (provinciaal en nationaal)

• Doorsturen van gegevens naar de nodige leveranciers of organisaties waarmee u moet samenwerken

• … In het dataregister van S-Sport//Recreas vzw staat het overzicht welke ledengegevens mogen worden opgevraagd voor welk doel.

3. Verplichtingen en verantwoordelijkheden

Als afdeling moet u echter wel enkele verplichtingen naleven. Die verplichtingen komen niet per se voort uit de AVG, maar zorgen er in elk geval voor dat S-Sport//RECREAS op haar beurt aan al haar verplichtingen kan voldoen:

- elke medewerker, zowel bezoldigd als vrijwilliger, van de afdeling moet een discretieplicht naleven. U kunt deze discretieplicht achteraan dit document vinden, onder punt 9;

- elke medewerker moet ook deze discretieplicht vanzelfsprekend naleven. Dit betekent niet alleen dat de informatie/de gegevens waarover de medewerker beschikt, niet mon- deling mogen worden doorgegeven, maar ook dat die medewerker deze gegevens niet verwerkt buiten de toegestane verwerkingen zoals opgelegd door S-Sport//RECREAS;

Als afdeling bent u verantwoordelijk voor het leveren van de informatie via de disclaimer. S- Sport//RECREAS kan niet elke verwerking controleren, dus doet S-Sport//RECREAS beroep op u om aan deze verplichtingen te voldoen.

4. Datalek

Werken met gegevens houdt onvermijdelijk het risico op datalekken in. Een datalek is niet alleen het spectaculaire hacken door cybercriminelen van gevoelige bankgegevens, maar kan er even goed bestaan uit het verliezen van een laptop of usb-stick met gegevens, uit het verkeerd ver- sturen van een mail met gegevens, uit het meenemen naar huis van een dossier waar uw kin- deren door het dossier bladeren.

Kort gezegd bestaat een datalek erin dat persoonsgegevens worden “ontvangen” (gelezen, ge- analyseerd etc.) of kunnen worden ontvangen door een persoon of personen die hier niet toe bevoegd zijn, met andere woorden, door personen die niet betrokken zijn bij de verwerking of, in het slechtste geval, niet bij de afdeling of S-Sport//RECREAS zelf. “Kunnen worden ontvangen” hoort hier ook bij, daar, in geval van verlies van een laptop versleuteld met een wachtwoord, het niet zeker is of iemand deze laptop vindt of kan openen, maar deze gegevens wel in gevaar zijn.

Deze lekken zijn quasi onvermijdelijk, hoe zorgvuldig iemand ook omspringt met persoonsgege- vens. U dient wel, in geval een datalek optreedt, dit lek te melden aan S-Sport//RECREAS, zodat S-Sport//RECREAS hier het nodige kan doen. Deze melding zou zo snel mogelijk na het ontdekken gemeld moeten worden, indien mogelijk binnen de 24 uur.

Dit is de theorie. Moet u voor elk mogelijk datalek een mail sturen of iemand opbellen? Natuurlijk niet. De vuistregel is nog steeds: gebruik uw gezond verstand, en dat gebeurt standaard al. Als het waarschijnlijk is dat iemand die gegevens kan lezen, dan moet u het melden (vb. u verstuurt een lijst van gegevens naar een verkeerd e-mailadres). Is het zeer onwaarschijnlijk (vb. u neemt een dossier mee naar huis en uw kleinkinderen van 3 en 5 jaar oud bladeren erin), dan hoeft u dat niet te melden.

5. Rechten betrokkenen

Betrokkenen hebben ook rechten. Indien u over gegevens van personen beschikt, kunnen die personen onder andere vragen om:

- inzage te krijgen in die gegevens;

- hun gegevens te laten corrigeren;

- “vergeten te worden”, m.a.w. dat alle gegevens betreffende die persoon uit de databank

worden gewist.

Deze rechten worden opgelijst in de privacyverklaring, waardoor de betrokkene deze rechten kent of zou moeten kennen.

Deze vraag moet normaal gezien aan S-Sport//RECREAS zelf worden gericht. Mocht u toch zelf geconfronteerd worden met deze verzoeken, moet u die zo snel mogelijk doorspelen aan S- Sport//RECREAS, die de vraag dan verder afhandelt. Indien mogelijk, zou dit binnen de 24 uur moeten gebeuren.

6. Verhouding Afdeling – vzw

S-Sport//RECREAS doet beroep op uw afdeling om haar te helpen bij haar activiteiten. Omdat de afdeling zelf niet gebonden is aan de AVG, blijft S-Sport//RECREAS verantwoordelijke voor de gegevensverwerking, met de mogelijke aansprakelijkheid tot gevolg.

Vandaar dat S-Sport//RECREAS vraagt om haar richtlijnen zo strikt mogelijk op te volgen, ten- einde eventuele problemen te vermijden.

Door het akkoord verklaren met het huishoudelijk reglement, waarvan dit een bijlage is, verklaart de afdeling zich ook akkoord met deze richtlijnen.

7. Wat verandert er concreet?

In feite verandert er heel weinig. U moet zich gewoon aan deze richtlijnen houden en ingeval van datalekken of ingeval van vragen S-Sport//RECREAS op de hoogte brengen. Daarnaast moet u een korte privacydisclaimer toevoegen, die u via de provincie zal krijgen.

Voor het overige moet u zich vanaf nu beperken tot de gegevens die S-Sport//RECREAS zegt die u mag opvragen. Op die manier kan de aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid van iedereen zo klein mogelijk gehouden worden.

Om het even visueel voor te stellen:

VROEGER	VANAF 25 MEI
Geen meldplicht bij vragen	Xxxxxxxxxx, liefst binnen 24 uur
Geen meldplicht bij datalekken	Meldplicht, liefst binnen 24 uur
Geen richtlijnen over de op te vragen gege- vens	Richtlijnen vanuit S-Sport//RECREAS

8. Contactpersonen

Indien u nog vragen heeft hierover, of indien u een datalek of een vraag van een betrokkene moet melden, kunt u terecht bij:

o Data Protection Officer (DPO) Departement Gezondheid & Welzijn Xxxx Xxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxx

xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx, Tel.: 00 000 00 00

o Contactgegevens vzw

Nationaal secretariaat S-Sport // Recreas vzw Xxxx-Xxxxxxxxxx 00-00

0000 Xxxxxxx

xxxx@x-xxxxxxxxxxxx.xx, Tel.:00 000 00 00

9. Discretieplicht

Elk lid van de afdeling verklaart zich aan de volgende bepalingen te houden bij het verwerken, opvragen of anderzijds behandelen van persoonsgegevens in opdracht van of in samenwerking met S-Sport//RECREAS.

Het lid van de afdeling verbindt er zich hiermee toe:

− alles wat door haar/zijn werkzaamheden niet als “publieke” informatie of “publieke infor- matiesystemen” is toevertrouwd of wat als zodanig ter kennis is gekomen en alles waar- van redelijkerwijs aangenomen moet worden dat het andere dan als “publieke informa- tie” geclassificeerde informatie betreft, aan niemand buiten het kader van haar/zijn op- dracht te verspreiden, reproduceren, zelf bijhouden of ter beschikking stellen aan derden;

− zich alleen toegang te verschaffen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoe- ren van de haar/hem toevertrouwde opdracht, zich met andere woorden discreet en loy- aal op te stellen bij het raadplegen van gegevens;

− de gegevens waarvan zij/hij kennis heeft genomen, alleen toe te vertrouwen aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van haar/zijn opdracht noodzakelijk is en op voor- waarde dat de persoon aan wie deze gegevens kenbaar worden gemaakt bevoegd is er kennis van te nemen;

− de toegangscodes en/of wachtwoorden om zich toegang tot de gegevens te verschaffen niet kenbaar te maken;

− alle verbintenissen na te leven die zij/hij moet nakomen in overeenstemming met de Al- gemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van na- tuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, indien persoons- gegevens betrokken zijn bij het uitvoeren van de haar/hem toevertrouwde opdracht;

− enkel, in het kader van de activiteiten in opdracht van of in samenwerking met S- Sport//RECREAS, de gegevens op te vragen en/of te verwerken waar S-Sport//RECREAS expliciete instructies over geeft. Deze instructies dienen ook opgevolgd te worden.

Deze vertrouwelijkheidsplicht blijft ook na beëindiging van het samenwerkingsverband tussen S- Sport//RECREAS en het lid van de afdeling voortbestaan.

Het lid van de afdeling is zich ervan bewust dat (straf-)sancties kunnen worden opgelegd indien vertrouwelijke informatie wordt aangewend voor andere doeleinden dan voor de uitoefening van haar/zijn opdracht of ingeval van misbruik van deze vertrouwelijke informatie.

Ontvangstbewijs

De S-Sport//RECREAS afdeling: S-Sport//RECREAS -

………………………………………………………………………………………………….

Contactpersoon: ………………………………………………………………………………………………………………

Contactadres: ………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

Telefoon: ……………………………………………………………………………………………………………..

verklaart een exemplaar te hebben ontvangen van de bijlage over privacy van het huishoudelijk reglement van S-Sport//RECREAS vzw.

Datum: ………/………/20………

Bestuurslid of trekker van S-Sport//RECREAS - ………………………………………………..:

Naam + voornaam Handtekening

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Terug te bezorgen aan het provinciaal S-Sport//RECREAS secretariaat.

BIJLAGE 11: DATAREGISTER S-SPORT // RECREAS

Verantwoordelijke voor de gegevensverw S-Sprt//RECREAS vzw afkorting: S-Sport//RECREAS

Alias:

Franstalige benaming:

adres: Xxxx-Xxxxxxxxxx 00-00, 0000 Xxxxxxx

KBO-nummer: 451.743.450

statuut: Vereniging Zonder Winstoogmerk

algemeen telefoonnummer: 0032 2 515 02 54

algemeen e-mailadres: xxxx@x-xxxxxxxxxxxx.xx

website: xxx.x-xxxxxxxxxxxx.xx

Functionaris voor de gegevensbeschermin Xxxxx Xxxxxxxxx

adres: Xxxx-Xxxxxxxxxx 00-00, 0000 Xxxxxxx

telefoonnummmer: 02 515 04 36

GSM /

e-mail: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxx.x x

behoort tot personeel: Nee

businessproces/verwerking identificatie van het businessproces naam, eigenaar proces (in de kolom hieronder wordt ifv de leesbaarheid van de elektronische versie van het register, de naam van de verwerking hernomen)	doel verwerking		functionele gegevenscategorie categorie(ën) betrokkenen bewaartermijn				beschrijving beveiligingsmaatregelen	categorie(ën) ontvangers derde land/internationale organisatie documenten passende waarborgen
	vermeld het doeleinde van de verwerking vermeld de functionele gegevenscategorie(ën) vermeld de categorie(ën) van betrokkenen geef aan wat de bewaartermijn van de verwerkte gegevens geef in algemene bewoording de voor de specifiek voor de in voorkomend geval, geef aan welke de categorie(ën) van ontvangers is (zijn). in voorkomend geval, vermeld de derde indien doorgifte persoonsgegevens naar derde is verwerking genomen technische en organisatorische landen/internationale organisaties bij doorgifte van land/internationale organisatie + doorgifte op basis in het tabblad 'lijsten' is een indicatieve lijst (indicatieve lijst met type doeleinden) met enkele standaarddoelstellingen in het tabblad 'lijsten' is een indicatieve lijst ('indicatieve lijst met functionele gegevenscategorieën') met enkele beveiligingsmaatregelen in het tabblad 'lijsten' is een indicatieve lijst ('categorie(ën) ontvangers') met enkele standaarddoelstellingen opgenomen. persoonsgegevens voorwaarde art. 49.2 AVG vermeld de documenten die de opgenomen. Indien "Ander doeleinde", specifieer ernaast. standaarddoelstellingen opgenomen. Indien categorie niet in de lijst is opgenomen, specifieer ernaast. Indien "Andere (specifiëren)", specifiëer ernaast. genomen passende waarborgen verduidelijken en waar technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen op definitie "derde land": alle landen buiten de Europese Unie deze terug te vinden zijn Let op: deze lijst dekt evenwel niet alle xxxxxxxxx.Xx Gegevensbeschermingsautoriteit kan bijvoorbeeld van oordeel zijn dat Let op: deze lijst dekt evenwel niet alle xxxxxxxxx.Xx Gegevensbeschermingsautoriteit kan bijvoorbeeld van oordeel zijn dat business niveau moeten niet an sich vermeld worden. Let op: deze lijst dekt evenwel niet alle xxxxxxxxx.Xx Gegevensbeschermingsautoriteit kan bijvoorbeeld van oordeel zijn dat (EU) en de Europese Economische ruimte (EER) er voor een welbepaalde verwerking meer preciese informatie vereist is. er voor een welbepaalde verwerking meer preciese informatie vereist is. Vermeld hiervoor "standaard maatregelen" er voor een welbepaalde verwerking meer preciese informatie vereist is. definitie "internationale organisatie": een organisatie en de daaronder vallende internationaalpubliekrechtelijke organen of andere organen die zijn opgericht bij of op grond van een overeenkomst tussen twee of meer landen
Opvragen ledengegevens	Ledenadministratie		Persoonlijke identificatiegegevens		Leden	5 jaar na einde lidmaatschap	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf	Post en e-mail wordt in principe steeds verzonden aan het lid, tenzij gevraagd wordt de verzending te doen naar persoonlijke relaties van het lid of een professioneel ondersteuner.	n.v.t.	n.v.t.
	Globaal overzicht van het cliënteel		Elektronische identificatiegegevens		Medewerkers vzw			Persoonlijke relaties van de geregistreerde persoons
	Klantenbeheer		Persoonlijke bijzonderheden					professionele raadgevers van de geregistreerde persoon
	Direct marketing		Lidmaatschappen (andere dan professionele, politieke of vakbondsmaatschappen)					Individuen of organisaties in directe relatie met de verantwoordelijke
			Vrijetijdsactiviteiten en interessen
			Rijksregisternummer	Voorlopig, tot de nieuwe socio-culturele toepassing hieraan aangepast is

Opvragen clubcontactgegevens	Ander doeleinde	De vzw bewaart gegegevens van haar lokale sportclubs, inbegrepen de bestuurders, contactpersonen en lesgevers van haar sportclubs	Persoonlijke identificatiegegevens		Leden	Gebeurt opnieuw bij elke opvraging	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf		n.v.t.	n.v.t.
			Identificatiegegevens, andere dan het Rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid		Clubbesturen
			Financiële identificatiegegevens		Medewerkers vzw

Inschrijving (sport)activiteiten	Klantenbeheer		Gegevens betreffende risicosituaties en risicogedragingen		Leden	2 jaar na inschrijving	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf	Post en e-mail wordt in principe steeds verzonden aan het lid, tenzij gevraagd wordt de verzending te doen naar persoonlijke relaties van het lid of een professioneel ondersteuner.	n.v.t.	n.v.t.
	Cliëntenbegeleiding		Persoonlijke identificatiegegevens		Medewerkers vzw			Persoonlijke relaties van de geregistreerde persoons
			Identificatiegegevens, andere dan het Rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid		In voorkomend geval reisorganisatoren			professionele raadgevers van de geregistreerde persoon
			Financiële identificatiegegevens
			Persoonlijke bijzonderheden
			gewoonten
			Gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid
			Gegevens betreffende de psychische gezondheid
			Bijzonderheden betreffende de reizen en verplaatsingen

Inschrijving (sport)kampen	Klantenbeheer		Gegevens betreffende risicosituaties en risicogedragingen		Leden	5 jaar na inschrijving activiteit	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf	Post en e-mail wordt in principe steeds verzonden aan het lid, tenzij gevraagd wordt de verzending te doen naar persoonlijke relaties van het lid of een professioneel ondersteuner.	n.v.t.	n.v.t.
	Cliëntenbegeleiding		Persoonlijke identificatiegegevens		Medewerkers vzw			Persoonlijke relaties van de geregistreerde persoons
	Geneesmiddelenbeheer		Identificatiegegevens, andere dan het Rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid		In voorkomend geval reisorganisatoren			professionele raadgevers van de geregistreerde persoon
			Financiële identificatiegegevens
			Persoonlijke bijzonderheden
			gewoonten
			Gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid
			Gegevens betreffende de psychische gezondheid
			Bijzonderheden betreffende de reizen en verplaatsingen

Aankoop via webshop	Klantenbeheer		Persoonlijke identificatiegegevens		Leden	7 jaar na facturatie (wettelijke plicht)	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf		n.v.t.	n.v.t.
	Leveranciersbeheer		Elektronische identificatiegegevens		Klanten			overheidsdiensten
	Direct marketing		Financiële identificatiegegevens		Medewerkers vzw

Versturen nieuwsbrief	Klantenbeheer		Elektronische identificatiegegevens		Medewerkers vzw	Tot uitschrijven nieuwsbrief	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf		n.v.t.	n.v.t.
	Direct marketing				Leden
					Klanten

Versturen nieuwsbrief lesgevers	Klantenbeheer		Persoonlijke identificatiegegevens		Medewerkers vzw	Tot uitschrijven nieuwsbrief	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf		n.v.t.	n.v.t.
	Direct marketing		Elektronische identificatiegegevens		Leden
			Vrijetijdsactiviteiten en interessen		Klanten

Versturen Mailchimp (applicatie voor het versturen van nieuwsbrieven)	Klantenbeheer		Elektronische identificatiegegevens		Medewerkers vzw	Tot wijziging e-mail, uitdienstreding, stopzetten	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf		Verenigde Staten van Amerika	Privacy Shield (xxxxxxxxxxxxx.xxx), verwerkersov
	Direct marketing		Persoonlijke bijzonderheden		Leden			werkgever of zakenrelaties van de geregistreerde persoon
			Vrijetijdsactiviteiten en interessen		Klanten			professionele raadgevers van de geregistreerde persoon
								andere privé-ondernemingen	Mailchimp (voor de analyse van de e- mailadressen)

Promotie sportactiviteiten	Direct marketing		Persoonlijke identificatiegegevens		Leden	Tot uitschrijving promotiemateriaal	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf		n.v.t.	n.v.t.
	Klantenbeheer		Elektronische identificatiegegevens		Klanten			Individuen of organisaties in directe relatie met de verantwoordelijke
			Vrijetijdsactiviteiten en interessen		Medewerkers vzw			Persoonlijke relaties van de geregistreerde persoons

Promotie sportkampen	Klantenbeheer		Persoonlijke identificatiegegevens		Klanten	Tot uitschrijving promotiemateriaal	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf		n.v.t.	n.v.t.
	Direct marketing		Elektronische identificatiegegevens		Leden			Individuen of organisaties in directe relatie met de verantwoordelijke
			Vrijetijdsactiviteiten en interessen		Medewerkers vzw			Persoonlijke relaties van de geregistreerde persoons

Ongevalsaangifte	Klantenbeheer		Persoonlijke identificatiegegevens		Klanten	10 jaar na afloop procedure arbeidsongevallen	Persoonlijke login op persoonlijke laptop met le	De geregistreerde persoon zelf		n.v.t.	n.v.t.
	Ledenadministratie		Elektronische identificatiegegevens		Leden		Beveiligingsmaatregelen van de verzekeraar	Individuen of organisaties in directe relatie met de verantwoordelijke
			Biometrische identificatiegegevens		Medewerkers vzw			Persoonlijke relaties van de geregistreerde persoons
			Financiële identificatiegegevens		Verzekeraar (dossierbeheerder(s))			sociale zekerheidsinstanties
			Schulden, uitgaven					andere privé-ondernemingen	Verzekeraar P&V
			Beroepsaciviteiten
			Persoonlijke bijzonderheden
			Klachten, incidenten of ongevallen
			Lidmaatschappen (andere dan professionele, politieke of vakbondsmaatschappen)
			Gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid
			Gegevens betreffende de psychische gezondheid

ereenkomst (in huis)

DISCLAIMER TE GEBRUIKEN OP ALLE NOODZAKELIJKE FORMULIEREN

Sportclub ………………………………………………………………………………………………, aangesloten bij S-Sport // Recreas vzw, neemt uw privacy ernstig. De contactgegevens die u hebt gedeeld in het kader van uw inschrijving/deelname/… worden uitsluitend gebruikt om u op de hoogte te houden van nieuws, verdere activiteiten, onze werking, of wijzigingen in het evenement. U heeft het recht om uw gegevens te laten verbeteren, hiervan inzage te vragen, de verwerking van uw gegevens te laten beperken, stop te laten zetten of te verwijderen, via xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx. U vindt onze uitgebreide privacyverklaring terug op xxx.x-xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.

Richtlijnen Algemene Verordening Gegevensbescherming

1. Inleiding

2. Veranderingen

Xxxxxx vzw’s daar ook onder? In principe wel. Alle rechtspersonen die “niet-incidentele verwer- kingen uitvoeren”, vallen onder de verordening. Dit betekent dat die geldt voor vzw’s die op re- gelmatige basis gegevens verwerken. Werkt u met een klantenbestand, een loonlijst of ledenad- ministratie, dan verwerkt u op regelmatige basis en valt u onder de verordening.

Wat voor uw vzw vooral van belang zal zijn, zijn de nieuwe informatieverplichtingen, de nieuwe regels rond toestemming, het dataregister, verwerkingsovereenkomsten en de procedure in ge- val van datalekken. Deze laatste zal in een apart luik behandeld worden.

1.1. Definities

- Wat zijn nu juist “persoonsgegevens” of “verwerkingen”?

Een persoonsgegeven is elk gegeven of combinatie van gegevens waarmee men iemand persoon- lijk kan identificeren. Dit moet wel specifiek op 1 persoon slaan.

Vb.: Iemand die de naam van Xxxxxx Xxxxxx op zich verwerkt, is niet bezig met een per- soonsgegeven. Er zijn kunnen immers meerdere Romelu Xxxxxx’x op de wereld zijn. Indien diezelfde persoon echter de naam van Xxxxxx Xxxxxx verwerkt in dienst is van de Rode Duivels, is het in die context wel duidelijk over welke “Xxxxxx Xxxxxx” gaat, dus is dit wel een persoonsgegeven.

Het is dus duidelijk dat, binnen de context van uw vzw, de meeste gegevens die u verwerkt, net omwille van de specifieke context, persoonsgegevens zullen zijn.

Vb.: Als je een naam op een papiertje schrijft voor privégebruik, is dat geen verwerking. Schrijf je die naam op een papiertje om te gebruiken in het kader van uw vzw, is dat wel een verwerking.

1.2. Informatieverplichting

reeds ter beschikking staat van S-Sport // Recreas vzw. U kan het als voorbeeld in bijlage vinden, verder aanvullen volgens uw behoeftes en dan plaatsen op uw website.

Xxx gaat dit dan in zijn werk? Als de gegevensverzameling schriftelijk gebeurt (vb. bij het invullen van een contract, formulier, lijst), moet daar een “disclaimer” bijgevoegd worden. Deze mag niet in kleine lettertjes vol met juridische termen zijn, maar moet in een leesbaar lettertype en een leesbare taal zijn. Als de gegevensverzameling online gebeurt (vb. onlineformulieren), moet een pop-up venster (of dergelijke) verschijnen met daarop deze verklaring.

Deze disclaimer is een kort tekstje met de belangrijkste gegevens (welke persoonsgegevens wor- den opgevraagd, waarom en voor wie en welke rechten de betrokkenen hebben), en dat uw vzw privacy hoog in het vaandel heeft staan. Daarna kunt u verwijzen naar de volledige verklaring op de website. Wij kunnen de nodige disclaimers voorzien indien u die niet ter beschikking heeft.

U kunt de mensen echter niet dwingen om uw disclaimers en verklaringen te lezen. Zolang u uw leden, klanten etc. voldoende mogelijkheden geeft om uw documenten te lezen, volstaat dit.

1.3. Toestemming

Dit houdt 2 zaken in. Ten eerste is niet voor elke verwerking toestemming nodig. Zo is het opge- ven van naam en adres bij een bestelling bij Xxx.xxx een noodzakelijke verwerking van persoons- gegevens. Zonder naam en adres is het immers onmogelijk om te komen leveren. Leeftijd opvra- gen is echter niet noodzakelijk, daarvoor zou Xxx.xxx wel toestemming moeten vragen (als ze dat zouden willen weten). Voor uw vzw is bijvoorbeeld geen toestemming vereist als u de naam, het adres en e-mailadres van nieuwe leden vraagt. Die gegevens zijn immers nodig om “de over- eenkomst” (nl. het aansluiten van een nieuw lid) te volbrengen. Als u tegelijk ook de naam van hun grootouders zou vragen, is dit niet noodzakelijk en zal u daarvoor toestemming moeten vra- gen.

Ten tweede gelden voorwaarden voor die toestemming. Dit houdt in dat u het toestemmingsfor- mulier zal moeten laten ondertekenen, waar duidelijk opstaat waarvoor de betrokkene toestemt. Dit formulier kan ter beschikking worden gesteld, maar moet natuurlijk aangepast worden naar- gelang de gegevens waarvoor u toestemming vraagt.

1.4. Dataregister

Om te verzekeren dat ondernemingen de regels van de AVG volgen, moet ieder land een contro- lerende autoriteit aanstellen. In België wordt dat een nieuwe taak voor de Privacycommissie. Die controle zal er komen in de vorm van het nalezen van het dataregister. Dit verplichte register is een overzicht van alle gegevens die worden verwerkt door een onderneming, wat het doel van de verwerking is, over wie die gaat, hoe lang de gegevens bewaard worden, hoe ze beveiligd worden, of ze al dan niet doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Unie of de Euro- pese Economische Ruimte en wie die gegevens ontvangt.

Als vzw zal u een eigen register moeten aanleggen, aangezien u een rechtspersoon bent. De Pri- vacycommissie heeft een register voorzien, maar dit is zeer onhandig in het gebruik. U kan via ons een variant op dit register verkrijgen, dat heel wat bruikbaarder is.

1.5. Verwerkingsovereenkomst

Wanneer u samenwerkt met S-Sport//RECREAS, zal de rolverdeling vaak als volgt verlopen:

- S-Sport//RECREAS zal verwerkingsverantwoordelijke zijn. Dit is de rechtspersoon die het doel en de middelen van de verwerking aangeeft. Met andere woorden, dit is de entiteit die zegt welke gegevens verwerkt moeten worden, waarom dat moet en hoe dit moet gebeuren.

- Uw vzw zal de verwerker zijn. Dit is de rechtspersoon die in opdracht van de verwerkings- verantwoordelijke gegevens verwerkt. Met andere woorden, dit is de entiteit die de op- dracht van de verantwoordelijke uitvoert.

Waarom is dit van belang? Zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker hebben elk enkele verplichtingen wanneer zij gegevens verwerken. Op de niet-naleving van die verplichtingen kun- nen zware boetes staan, dus is het belangrijk dat duidelijk wordt afgesproken wie wat mag doen.

S-Sport//RECREAS doet beroep op uw diensten voor bepaalde verwerkingen, vb. het verkrijgen van gegevens, het doorsturen van gegevens voor het organiseren van activiteiten enz. U moet natuurlijk weten welke gegevens u al dan niet mag gebruiken en waarom dit gebeurt. Indien niet, is het heel goed mogelijk dat u, volledig te goeder trouw, meer gegevens opvraagt dan nodig en zo onnodig risico loopt.

Dit wordt verplicht opgelost via een verwerkersovereenkomst. Dit technisch-juridisch document is in feite een afspraak over het verwerken van gegevens en wordt bij het hoofdcontract gevoegd.

Vb.: S-Sport//RECREAS doet beroep op uw vzw om leden in te schrijven, of om een activiteit voor leden te organiseren. Daarvoor wordt een hoofdovereenkomst afgesloten (wie zijn de partijen, wat is de prijs enz.). Daarvoor moet u wel gegevens verwerken voor S- Sport//RECREAS: zij geven de namen van hun leden door voor het organiseren van een activiteit, of namen en lidnummers van hun leden zodat u die kunt inschrijven. Voor die

verwerking moet een contract worden opgesteld, waarin staat dat uw vzw enkel voor dit doel gegevens mag verwerken voor S-Sport//RECREAS en welke gegevens dit juist zijn.

Is dit een document bedoeld om uw vzw met hoge aansprakelijkheidskosten op te zadelen? Na- tuurlijk niet. Het is sowieso een verplichting, die tegelijk ook verwarring voorkomt. S-Sport//RE- CREAS beschikt over een standaarddocument dat wij u gaan voorleggen. Dan kan natuurlijk on- derhandeld worden over de precieze inhoud, nadat u het eens heeft gelezen.

3. Verplichtingen en verantwoordelijkheden

Als vzw heef u nog enkele andere verplichtingen. Die verplichtingen komen niet per se voort uit de AVG, maar vloeien in het algemeen voort uit het principe dat de verwerkingen zo veilig en discreet mogelijk moeten gebeuren:

- elke medewerker, zowel bezoldigd als vrijwilliger, van de afdeling moet een discretieplicht naleven. U kunt een voorbeeld van dergelijke discretieplicht achteraan dit document vin- den, onder punt 9. Die kunt u dan bij vrijwilligersovereenkomsten, arbeidsovereenkom- sten of het huishoudelijk reglement voegen, indien u deze wil gebruiken;

- indien u als vzw op uw beurt gebruik maakt van een derde (private persoon of onderne- ming) voor het verwerken van persoonsgegevens, moet u hier zelf voor een verwerkers- overeenkomst afsluiten. Op die manier kan uw vzw haar aansprakelijkheid beperken en tegelijk controle uitoefenen op de activiteiten van de derde;

4. Datalek

Kort gezegd bestaat een datalek erin dat persoonsgegevens worden “ontvangen” (gelezen, ge- analyseerd etc.) of kunnen worden ontvangen door een persoon of personen die hier niet toe bevoegd zijn, met andere woorden, door personen die niet betrokken zijn bij de verwerking of, in het slechtste geval, niet bij uw vzw zelf betrokken zijn. “Kunnen worden ontvangen” hoort hier ook bij, daar, in geval van verlies van een laptop versleuteld met een wachtwoord, het niet zeker is of iemand deze laptop vindt of kan openen, maar deze gegevens wel in gevaar zijn.

Deze lekken zijn quasi onvermijdelijk, hoe zorgvuldig iemand ook omspringt met persoonsgege- vens. U dient wel, in geval een datalek optreedt, dit lek op te nemen in een eenvoudig Excel- bestandje, met daarbij mogelijke oplossingen om dergelijke lekken in de toekomst te vermijden. Als een lek ernstig is, d.w.z. gevaar voor de betrokkenen zelf, moet u dit lek aan de Privacycom- missie melden, tot 72 uur na het ontdekken van het lek. In extreme gevallen, wanneer er acuut gevaar is voor de betrokkenen (m.a.w. dat ernstige financiële, lichamelijke of psychologische schade goed mogelijk is), moeten de betrokkenen ook ingelicht worden.

Dit is de theorie. Moet u voor elk mogelijk datalek de Privacycommissie opbellen? Natuurlijk niet. De vuistregel is nog steeds: gebruik uw gezond verstand. Als het waarschijnlijk is dat iemand die gegevens kan lezen, dan moet u het melden (vb. u verstuurt een lijst van gegevens naar een verkeerd e-mailadres). Is het zeer onwaarschijnlijk (vb. u neemt een dossier mee naar huis en uw kleinkinderen van 3 en 5 jaar oud bladeren erin), dan hoeft u dat niet te melden.

5. Rechten betrokkenen

Betrokkenen hebben ook rechten. Indien u over gegevens van personen beschikt, kunnen die personen onder andere vragen om:

- inzage te krijgen in die gegevens;

- te vragen de verwerking stop te zetten (indien die verwerking op toestemming is geba- seerd);

- toestemming in te trekken;

- hun gegevens te laten corrigeren;

- “vergeten te worden”, m.a.w. dat alle gegevens betreffende die persoon uit de databank

worden gewist.

Deze rechten worden opgelijst in de privacyverklaring, waardoor de betrokkene deze rechten kent of zou moeten kennen.

Deze vraag moet normaal gezien schriftelijk aan de vzw worden gericht, die dan een maand de tijd heeft (soms 3 maand) om dit verzoek te beantwoorden. In slechts zeer uitzonderlijke gevallen zal uw vzw dit verzoek kunnen weigeren. Het is echter zeer onwaarschijnlijk dat u veel verzoeken zult ontvangen. Indien nodig, kan S-Sport//RECREAS u advies en hulp verlenen wanneer dit nodig is.

6. VERHOUDING S-SPORT//RECREAS – VZW

S-Sport//RECREAS doet beroep op uw vzw om haar te helpen bij haar activiteiten. Op die manier bent u, in verhouding tot S-Sport//RECREAS, verwerker. Voor verwerkingen die u zelf uitvoert, uit eigen naam en met eigen doeleinden, blijft u zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Vandaar dat S-Sport//RECREAS u een verwerkersovereenkomst zal voorleggen, om te zorgen dat beide partijen zo veilig mogelijk zitten wat betreft aansprakelijkheid.

7. Wat verandert er concreet?

In feite verandert er niet zo veel. U moet vanaf nu een dataregister bijhouden, uw informatiever- plichtingen zijn iets uitgebreider en u moet datalekken melden indien nodig. Vroeger konden betrokkenen ook al rechten uitoefenen, maar nu zijn die beter en duidelijker geformuleerd en staan er zwaardere sancties op.

Voor wat betreft uw samenwerking met S-Sport//RECREAS verandert er heel weinig, behalve dat uw samenwerking door een extra contract, nl. de verwerkersovereenkomst, beheerst zal wor- den.

Om het even visueel voor te stellen:

VROEGER	VANAF 25 MEI
Geen dataregister	Wel dataregister
Informatieverplichting	Informatieverplichting, maar beter
Xxxx antwoordplicht bij vragen	Antwoordplicht, binnen 1 maand
Geen meldplicht bij ernstige datalekken	Meldplicht, binnen 72 uur
Geen verwerkersovereenkomst met S- Sport//RECREAS	Verwerkersovereenkomst met S-Sport//RE- CREAS verplicht

8. Contactpersonen

Indien u nog vragen heeft hierover, kunt u terecht bij:

o Contactgegevens vzw

9. Discretieplicht

Het lid van de afdeling verbindt er zich hiermee toe:

− de toegangscodes en/of wachtwoorden om zich toegang tot de gegevens te verschaffen niet kenbaar te maken;

Deze vertrouwelijkheidsplicht blijft ook na beëindiging van het samenwerkingsverband tussen S- Sport//RECREAS en het lid van de afdeling voortbestaan.

S-SPORT // RECREAS VZW

Xxxx-Xxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxx

Ondernemingsnummer: 0451.743.450

STATUTEN

(Goedgekeurd door de Algemene Vergadering op 28/08/2018)

TITEL I: NAAM - ZETEL - DOEL - DUUR

Artikel 1: naam en zetel

De vereniging zonder winstoogmerk heeft de naam S-Sport // Recreas vzw, is gevestigd te 0000 Xxxxxxx, Xxxx-Xxxxxxxxxx 00 en heeft haar zetel in het gerechtelijk arrondissement Brussel.

Alle stukken voorgeschreven door de VZW-wet worden neergelegd in het dossier bijgehouden op de griffie van de ondernemingsrechtbank van het voornoemd gerechtelijk arrondissement.

Artikel 2: doel

Het doel van de vereniging wordt als volgt omschreven:

S-Sport // Recreas vzw is een door Sport Vlaanderen erkende en gesubsidieerde Vlaamse sport- federatie waar iedereen meetelt. Via het ondersteunen van sportclubs en het organiseren van sportactiviteiten bieden we een recreatief sport- en beweegaanbod voor iedereen. Voor ons is sport meer dan een doel op zich. Sport en beweging zijn een middel om mensen samen te brengen en de samenhorigheid in de maatschappij te vergroten. Solidariteit en verdraagzaamheid staan centraal binnen onze sportfederatie.

Daarnaast kan S-Sport // Recreas vzw alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrecht- streeks bijdragen tot de verwezenlijking van bovenstaande niet-winstgevende doelstellingen, met inbegrip van bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten binnen de grenzen van wat wettelijk toegelaten is en waarvan de opbrengsten te allen tijde volledig zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van de niet-winstgevende doelstellingen.

Artikel 4: duur

De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur.

Artikel 5: multisportfederatie

De vereniging fungeert als multisportfederatie overeenkomstig het decreet van 10 juni 2016 hou- dende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector.

Binnen de grenzen van de organisatie kunnen geen zelfstandige of autonome entiteiten bestaan die een eigen beleid bepalen dat afwijkt van het door de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur vastgestelde beleid.

TITEL II: LEDEN

Artikel 6: aantal leden

Het aantal werkende leden is onbeperkt, maar moet tenminste 10 bedragen. De leden worden opgenomen in een ledenregister, hetzij schriftelijk, hetzij elektronisch.

Artikel 7: soorten leden

De vereniging omvat twee soorten leden:

1) De werkende leden:

a) Rechtspersonen: aangesloten verenigingen met rechtspersoonlijkheid, vertegenwoordigd door hun voorzitter, secretaris of ander bestuurslid die omwille van hun belangstelling voor de sport, kunnen bijdragen tot de verwezenlijking van het hierboven omschreven doel.

b) Natuurlijke personen: leden ten persoonlijke titel die tot het hierboven omschreven doel willen bijdragen en die omwille van hun functie, verdienste of deskundigheid als lid aanvaard worden.

De werkende leden bezitten de volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht in de Algemene Vergadering. De wettelijke bepalingen zijn alleen op hen van toepassing.

2) De aangesloten leden:

Dit zijn de individuele leden aangesloten bij de tot de federatie behorende lokale sportclubs. Aange- sloten leden zijn al diegenen aan wie een geldig lidmaatschap van S-Sport // Recreas vzw werd toegekend. Zij dienen te voldoen aan de bijdrageverplichting en genieten in ruil hiervoor van de sportverzekering en de activiteiten van S-Sport // Recreas vzw. Zij hebben geen stemrecht op de Algemene Vergadering.

Artikel 8: toetreden

Als werkend lid kan tot de vereniging toetreden de personen vermeld in artikel 6 punt 1. Het verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter van de Raad van Bestuur.

Werkende leden met stemrecht op de Algemene Vergadering (AV)

Werkende leden hebben de volgende rechten:

• Leden van de AV zijn niet verplicht tot het betalen van een jaarlijks lidgeld.

• Leden hebben stemrecht op de AV. Elk lid beschikt slechts over 1 stem op de Algemene Vergadering. Een lid kan zich echter door een ander lid op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen. Een lid kan evenwel slechts 1 ander lid vertegenwoordigen.

• Leden kunnen ten allen tijde ontslag nemen uit de AV door de voorzitter van de RvB hier schriftelijk van op de hoogte te stellen.

• Leden hebben recht op inzage of kopij van de verslaggeving van de AV.

• Leden hebben recht op inzage van de besluiten van de RvB.

• Leden hebben geen recht op (een deel van) het vermogen van de vereniging.

Werkende leden hebben de volgende plichten:

• Leden zijn verplicht de statuten, het huishoudelijk reglement alsook de besluiten van haar organen na te leven.

• Leden mogen in geen geval de belangen van de vereniging of één van haar organen scha- den.

• Leden dienen aanwezig te zijn of, indien zij onmogelijk aanwezig kunnen zijn op een AV, zich te verontschuldigen en te laten vertegenwoordigen.

Een toegetreden lid, dat tijdig zijn aansluiting regelt bij een bij de S-Sport // Recreas vzw aange- sloten sportclub en hiervoor lidgeld betaalt, heeft recht op:

• een verzekering BA (burgerlijke aansprakelijkheid) en LO (lichamelijke ongevallen) die minstens voldoet aan het vigerende decreet;

• deelname aan activiteiten en/of competities, ingericht en/of ondersteund door S-Sport // Recreas vzw.

Aangesloten leden zijn verplicht:

• de statuten en het huishoudelijk reglement van S-Sport // Recreas vzw, alsook de beslui- ten van haar organen na te leven.

• de belangen van S-Sport // Recreas vzw of één van haar organen niet te schaden.

Artikel 10: uittreden en uitsluiten Werkende leden

Het lidmaatschap van werkende leden eindigt op de hierna vermelde manieren:

• Het lidmaatschap van een lid eindigt automatisch na een periode van 6 jaar.

• Het lidmaatschap van een lid kan vernieuwd worden.

• Een lid kan door de RvB geschorst worden.

• Een lid kan slechts worden uitgesloten door de AV met een meerderheid van 2/3 van de stemmen.

• Een lid kan vrijwillig uittreden.

Elk werkend lid kan altijd ontslag nemen door de voorzitter van de Raad van Bestuur hier schrif- telijk van op de hoogte te brengen. Het ontslag zal een maand na dit schrijven ingaan. De uitsluiting van een lid kan enkel door de Algemene Vergadering en met een meerderheid van 2/3 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden worden uitgesproken.

Toegetreden leden

Het lidmaatschap van een aangesloten lid bedraagt 1 jaar. Dit kan telkens hernieuwd worden en wordt geregeld op het niveau van de aangesloten club aan de hand van het aanleveren en/of invoeren van een aantal verplicht op te vragen persoonlijke gegevens voor het ledenadministra- tieprogramma.

Uitsluiting leden

Elk lid van een vereniging is vrij uit te treden door zijn ontslag in te dienen bij het bestuursorgaan. Voor zover de bijdrage verplicht is, kan het niet-betalend lid als ontslagnemend beschouwd wor- den. De uitsluiting van een lid moet worden aangegeven in de oproeping. Het lid moet worden

gehoord. De uitsluiting kan slechts door de algemene vergadering worden uitgesproken met na- leving van de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten voorgeschreven voor een statutenwijzi- ging. Een ontslagnemend of uitgesloten lid heeft geen aanspraak op het bezit van de vereniging en kan betaalde bijdragen niet terugvorderen, tenzij de statuten anders bepalen.

TITEL III: ALGEMENE VERGADERING

Artikel 11: samenstelling Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering vertegenwoordigt de organisatie via een getrapte vertegenwoordiging conform het huishoudelijk reglement.

De Algemene Vergadering is samengesteld uit minimum 10 werkende leden. De Algemene Ver- gadering bestaat uit maximaal 4 vertegenwoordigers uit de sportclubs, aangevuld met maximaal 7 leden voorgedragen door de samenwerkende partners en maximaal 5 gecoöpteerde leden.

Elk lid beschikt slechts over 1 stem op de Algemene Vergadering. Een lid kan zich echter door een ander lid op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen. Een lid kan evenwel slechts 1 ander lid vertegenwoordigen.

Artikel 12: bevoegdheden van de leden Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering is uitsluitend bevoegd voor:

- het wijzigen van de statuten

- de benoeming en de afzetting van de bestuurders

- de benoeming en de afzetting van de commissarissen en het bepalen van hun bezoldiging ingeval een bezoldiging wordt toegekend

- de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen

- de goedkeuring van de begroting en van de rekening

- de vrijwillige ontbinding van de vereniging

- de benoeming en de uitsluiting van een lid van de vereniging

- de omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk

- alle gevallen waarin deze statuten het vereisen

Artikel 13: vergaderingen Algemene Vergadering

Er wordt minstens tweemaal per jaar een Algemene Vergadering gehouden.

Binnen de zes maanden na het sluiten van het boekjaar, dient een Algemene Vergadering gewijd te worden aan het jaarverslag van de vereniging en de rekeningen van het voorafgaande jaar, om kwijting te verlenen over de rekeningen en de balansen.

Vóór het einde van het kalenderjaar dient een Algemene Vergadering gewijd te worden aan het opstellen en goedkeuren van de begrotingen voor het volgend kalenderjaar.

Artikel 14: wijze van oproepen vergaderingen Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering wordt geldig bijeengeroepen door de Raad van Bestuur of door de voorzitter telkens als het doel van de vereniging dit vereist.

De Raad van Bestuur is bovendien verplicht de Algemene Vergadering samen te roepen wanneer 1/5 van de leden van de Algemene Vergadering daartoe een verzoek richt aan de Raad van Be- stuur. In dit geval is de Raad van Bestuur verplicht de Algemene Vergadering samen te roepen binnen de 15 werkdagen met vermelding op de agenda van de gevraagde agendapunten.

De oproepingen tot de Algemene Vergadering moeten om geldig te zijn, ondertekend worden door de voorzitter, secretaris of twee bestuurders. Alle leden van de Algemene Vergadering moe- ten worden opgeroepen per gewone brief of per e-mail tenminste acht werkdagen voor de ver- gadering.

De oproeping bevat de agenda, die wordt vastgelegd door de Raad van Bestuur. De Algemene Vergadering kan op geldige wijze een beslissing nemen over punten die niet op de agenda staan vermeld op voorwaarde dat de vergadering rechtsgeldig is samengesteld en dat minstens 2/3 van de aanwezige en vertegenwoordigde leden akkoord gaat om deze punten toe te voegen.

Elk onderwerp dat schriftelijk wordt voorgedragen door 1/20 van de leden, moet eveneens op de agenda worden vermeld. Dit onderwerp moet door 1/20 van de leden ondertekend worden en tenminste 2 werkdagen voor de vergadering aan de voorzitter van de Raad van Bestuur overhan- digd zijn.

Artikel 15: geldigheid van besluiten

De Algemene Vergadering kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de leden aan- wezig is. In gewone gevallen worden de besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter of diegene die op dat ogen- blik de vergadering voorzit.

Tot wijziging van de statuten kan slechts worden besloten indien die wijziging gedetailleerd op de agenda is vermeld en indien 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. De onthoudingen worden meegerekend in de noemer.

Wordt dit getal niet bereikt dan kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen, zoals door deze statuten is bepaald, en waarop deze vergadering een geldig besluit zal kunnen nemen, on- geacht het aantal aanwezigen.

Deze tweede vergadering mag niet binnen de 15 kalenderdagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden. Voor elke statutenwijziging is bovendien een meerderheid van 2/3 van de aan- wezige of vertegenwoordigde stemmen vereist, ook op de tweede Algemene Vergadering.

Tot wijziging van het doel van de vereniging kan slechts met een meerderheid van 4/5 van de stemmen worden besloten.

Bij vrijwillige ontbinding van de vereniging worden dezelfde regels als deze beschreven voor het wijzigen van het doel der vereniging vereist.

Een meerderheid van 2/3 van de stemmen is vereist voor het uitsluiten van een werkend lid. Bij uitsluiting van dit lid moet dit punt eveneens op de agenda voorkomen en moet het lid worden uitgenodigd om in zijn verdediging te kunnen voorzien.

Artikel 16: ledenbijdrage

De leden van de Algemene Vergadering zijn niet verplicht tot het betalen van een jaarlijks lidgeld. Het jaarlijks lidgeld voor de aangesloten leden wordt bepaald door de Raad van Bestuur. Dit lid- geld kan variëren per leeftijdsgroep, per doelgroep en per sporttak.

Artikel 17: notulen Algemene Vergadering

Van elke vergadering worden notulen gemaakt die ondertekend worden door 2 bestuurders. De leden worden hiervan in kennis gesteld per gewone brief of e-mail.

De beslissingen die derden aanbelangen worden hen, indien zij daarom verzoeken, door de voor- zitter meegedeeld.

Een publieke versie van de notulen zal steeds op de website van S-Sport // Recreas vzw worden gepubliceerd.

TITEL IV: RAAD VAN BESTUUR

Artikel 18: samenstelling Raad van Bestuur

De vereniging wordt bestuurd door een Raad van Bestuur, samengesteld uit de onder artikel 6 vermelde leden.

De Raad van Bestuur bestaat uit minimum 9 bestuurders.

Het aantal bestuurders moet steeds lager zijn dan het aantal leden van de Algemene Vergadering.

De nationaal verantwoordelijke van de vzw woont de Raad van Bestuur bij en heeft een raadge- vende stem.

Rechtspersonen kunnen een bestuursmandaat opnemen. Zij worden vast vertegenwoordigd door een natuurlijk persoon.

Artikel 19: onverenigbaarheden

Volgende mandaten zijn onverenigbaar met de functie van bestuurder van S-Sport // Recreas vzw:

- Werknemers van S-Sport // Recreas vzw met tenminste 10 % tewerkstelling en hun familieleden in de eerste graad. In geen geval kan de functie van voorzitter van de Raad van Bestuur worden gecumuleerd met de functie van directeur van de multisportfederatie.

- Personen die zetelen in een rechtsprekend orgaan van of voor S-Sport // Recreas vzw.

- Personen die een arbeidsrelatie hebben met een bedrijf dat een commerciële relatie heeft met de organisatie.

Artikel 20: duur mandaat bestuurders

Het mandaat van bestuurders wordt beperkt tot een periode van 6 jaar en loopt over een maxi- maal aaneengesloten zittingsperiode van 12 jaar. Via een rooster van aan- en aftreden voor alle bestuursfuncties wordt vastgelegd dat telkens slechts een deel van de bestuurders vervangen wordt. De manier waarop dit rooster wordt toegepast maakt onderdeel uit van het huishoudelijk reglement.

Artikel 21: vergaderingen Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur vergadert minstens 5 keer per jaar.

De Raad van Bestuur vergadert geldig zodra minimum 3 van haar leden aanwezig zijn.

Artikel 22: benoeming en bezoldiging

De bestuurders worden benoemd door de Algemene Vergadering met een gewone meerderheid ongeacht het aantal aanwezige en/of vertegenwoordigde leden.

Alle mandaten zijn onbezoldigd en kunnen slechts aanleiding geven tot een onkostenvergoeding.

De Raad van Bestuur benoemt de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter, penningmeester en se- cretaris met gewone meerderheid van de stemmen. De voorzitter van de Raad van Bestuur wordt eveneens voorzitter van de Algemene vergadering.

Wijzigingen in de samenstelling van de Raad van Bestuur worden steeds bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad en bij de Kruispuntbank voor ondernemingen.

Artikel 23: ambtsbeëindiging en afzetting van de bestuurders

Het mandaat van de bestuurders eindigt door afzetting door de Algemene Vergadering, door vrij- willig ontslag, door overlijden of ingeval van wettelijke onbekwaamheid.

De afzetting door de Algemene Vergadering wordt beslist bij gewone meerderheid van het aantal aanwezige en/of vertegenwoordigde leden. Het moet evenwel uitdrukkelijk vermeld worden op de agenda van de Algemene Vergadering.

Een bestuurder die vrijwillig ontslag neemt, moet dit schriftelijk bekendmaken aan de Raad van Bestuur. Dit ontslag gaat onmiddellijk in tenzij door dit ontslag het minimum aantal bestuurders

onder het statutaire minimum is gedaald. In dit geval, moet de Raad van Bestuur binnen de twee maanden de Algemene Vergadering bijeenroepen, welke in de vervanging van de betrokken be- stuurder dient te voorzien en hem daarvan ook schriftelijk in kennis zal stellen.

Indien vertegenwoordigers van rechtspersonen bestuurder zijn, eindigt hun mandaat wanneer zij niet meer de functie uitoefenen die recht geeft op het mandaat van bestuurder.

Bij het einde van het mandaat of de afzetting van een bestuurder dient steeds over een mogelijke kwijting te worden gestemd door de Algemene Vergadering.

Artikel 24: bevoegdheden van de bestuurders

De Raad van Bestuur oefent haar mandaat uit als college.

Ze leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten rechte. Zij is bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van die welke uitdrukkelijk door de wet aan de Al- gemene Vergadering zijn voorbehouden. Zij treedt op als eiser en verweerder, in alle rechtsgedin- gen en beslist over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen.

De Raad van Bestuur kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de bestuurders aan- wezig is. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of de stem van diegene die hem vervangt doorslaggevend.

S-Sport // Recreas vzw wordt geldig vertegenwoordigd door 2 bestuurders, waarbij voor alle fi- nanciële verrichtingen minstens de handtekening van de penningmeester vereist is. Elke akte waarbij een bestuurder de vzw vertegenwoordigt, moet voor of na de handtekening de hoeda- nigheid van de bestuurder vermelden.

Artikel 25: bijeenroeping en voorzitten vergaderingen

De Raad van Bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter of door twee bestuurders.

De vergaderingen van de Raad van Bestuur worden voorgezeten door de voorzitter. Indien deze belet of afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de ondervoorzitter of de oudste van de aanwezige bestuurders.

De voorzitter van de Raad Xxx Xxxxxxx ziet toe op de correcte navolging van de procedures voor het opstellen van de agenda voor elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goed- keuring van besluiten zoals opgenomen in het huishoudelijk reglement.

Artikel 26: notulen Raad van Bestuur

Van elke vergadering worden notulen gemaakt, die ondertekend worden door de voorzitter en de secretaris. Bij ontstentenis van deze bestuurders kunnen twee andere bestuurders deze docu- menten geldig ondertekenen.

De notulen moeten op de eerstvolgende bestuursvergadering worden goedgekeurd. Een publieke versie van de notulen wordt op de website van S-Sport // Recreas vzw gepubliceerd.

Artikel 27: benoeming van secretaris, penningmeester en voorzitter

De Raad van Bestuur kan uit zijn bestuurders een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en elke functie die voor de goede werking van de vereniging noodzakelijk is, kiezen.

Hun benoeming gebeurt door de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid, die hieromtrent gel- dig beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is.

Artikel 28: dagelijks bestuur

De Raad van Bestuur kan een dagelijks bestuur kiezen.

Hun benoeming gebeurt door de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid, die hieromtrent gel- dig beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is.

Tot daden van dagelijks bestuur worden gerekend alle handelingen die dag aan dag moeten wor- den verricht om de normale gang van zaken van S-Sport // Recreas vzw te verzekeren en die, hetzij wegens hun minder belang, hetzij wegens noodzakelijkheid een onverwijlde beslissing te nemen, het optreden van de Raad van Bestuur niet vereisen of niet wenselijk maken.

De ambtsbeëindiging van het dagelijks bestuur kan geschieden:

a) op vrijwillige basis door een lid van het dagelijks bestuur zelf door een schriftelijk ontslag in te dienen bij de Raad van Bestuur

b) door afzetting door de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid die hieromtrent geldig beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is. De beslissing hieromtrent door de Raad van Bestuur moet evenwel binnen de zeven kalenderdagen bij aangetekend schrijven ter kennis gebracht worden van de betrokkene.

De beslissingen genomen door het dagelijks bestuur, dat als een college vergadert, worden steeds genomen in collegiaal overleg.

Artikel 29: aansprakelijkheid

Bestuurders zijn jegens de vzw aansprakelijk voor fouten die zij begaan in de uitoefening van hun opdracht, voor zover die fouten beslissingen, daden of gedragingen betreffen die zich kennelijk

buiten de marge bevinden waarbinnen normaal zorgvuldige en voorzichtige bestuurders in de- zelfde omstandigheden redelijkerwijs kunnen toe gebracht worden.

De bestuurders zijn hoofdelijk aansprakelijk voor overtredingen van de Wet Vennootschappen en Verenigingen of de statuten van de vzw. Deze aansprakelijkheid geldt ook ten aanzien van derden. Deze aansprakelijkheid betreft de kennelijke grove fout en het “wrongful trading”.

TITEL V: HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 30

De Raad van Bestuur zal een huishoudelijk reglement en/of deontologische code opstellen.

TITEL VI: REKENINGEN EN BEGROTINGEN

Artikel 31

Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december.

De Raad van Bestuur sluit de rekeningen over het voorbije boekjaar af. Deze wordt ter goedkeu- ring aan de Algemene Vergadering voorgelegd die gehouden wordt binnen zes maanden na af- sluitingsdatum van het boekjaar.

Vóór het einde van het kalenderjaar dient een Algemene Vergadering gewijd te worden aan het opstellen en goedkeuren van de begrotingen voor het volgend kalenderjaar.

Artikel 32: commissarissen

De vereniging benoemt één of meerdere commissarissen.

De commissarissen worden door de Algemene Vergadering benoemd onder de leden, natuurlijke personen of rechtspersonen, van het instituut der Bedrijfsrevisoren.

TITEL VII: ONTBINDING EN VEREFFENING

Artikel 33

Behoudens gevallen van gerechtelijke ontbinding en ontbinding van rechtswege kan slechts de Algemene Vergadering tot ontbinding besluiten indien 2/3 van de leden op de Algemene Verga- dering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en er bovendien een 4/5 meerderheid akkoord is om de vereniging vrijwillig te ontbinden. Het voorstel tot vrijwillige ontbinding van de vereniging moet uitdrukkelijk op de agenda van de Algemene Vergadering vermeld worden.

Zijn geen 2/3 van de leden op deze Algemene Vergadering aanwezig of vertegenwoordigd, dan moet een tweede Algemene Vergadering worden bijeengeroepen die geldig beraadslaagt onge- acht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden maar mits een 4/5 meerderheid wordt akkoord gevonden om de vereniging vrijwillig te ontbinden.

In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de Algemene Vergadering, of bij gebreke daarvan, de rechtbank, één of meer vereffenaars. Zij bepaalt tevens hun bevoegdheid alsmede de vereffe- ningsvoorwaarden.

De activa zullen, na aanzuivering van de passiva, worden overgedragen aan een socialistische ver- eniging aanleunend bij de Socialistische Mutualiteiten waarvan het doel zoveel mogelijk analoog moet zijn aan dit van de tegenwoordige vereniging en dat door de Algemene Vergadering zal wor- den aangeduid.

Artikel 34

Voor alles wat in deze statuten niet is voorzien of geregeld, blijft de VZW-wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 van toepassing.

BIJLAGE 15.1: INITIATIEPROGRAMMA VOOR NIEUWE BESTUURDERS

Initiatieprogramma voor nieuwe bestuurders

Het nationaal secretariaat zal er samen met de voorzitter van de Raad van Bestuur voor zorgen dat nieuw benoemde bestuurders een passende introductie krijgen om hun bijdrage tot de Raad van Bestuur te verzekeren.

Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur wordt door de voorzitter van de Raad van Bestuur uitgenodigd voor een individueel gesprek en wordt gebrieft over de werking van de organisatie.

Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur ontvangt een benoemingsbrief waarin wordt beschreven op basis van welk profiel hij/zij werd aangezocht. Daarnaast ontvangt het nieuwe lid een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement van de organisatie alsook het meerjarenbeleidsplan en andere relevante documenten.

Elke bestuurder ondertekent, in het kader van goed bestuur, bij aanvang van zijn mandaat volgende documenten die als bijlage aan dit hoofdstuk worden toegevoegd :

❖ Huishoudelijk regelement

❖ Registratie belangen bestuurders – zie bijlage 14.2

❖ Benoemingsbrief – zie bijlage 14.3

Het introductieproces moet de bestuurders helpen om vertrouwd te geraken met hun verantwoordelijkheden als bestuurders en met de grondbeginselen van S-Sport // Recreas vzw, zoals de missie, de visie, de werking en andere sleutelelementen van zijn beleid, zijn strategische plannen, financiële en zakelijke uitdagingen, zijn betekenisvolle financiële, boekhoudkundige en risicobeheersingsuitdagingen, de geldende gedragsregels en zijn management.

Benoemingsbrief bestuurder S-Sport // Recreas vzw

Geachte heer / mevrouw [naam betrokkene]

Benoeming tot lid van de Raad van Bestuur van de Multi sportfederatie S-Sport // Recreas vzw.

Via dit schrijven bevestigen wij dat de Algemene Vergadering van de S-Sport // Recreas vzw u in haar

vergadering van [datum] heeft benoemd tot lid van de raad van bestuur.

Uw statutaire benoemingsperiode bedraagt 6 jaar en loopt van ……………. [datum] tot [datum].

Uw benoeming heeft plaatsgevonden op basis van het profiel [benaming profiel].

Voor het remuneratiebeleid alsook alle regelingen en afspraken die betrekking hebben op uw mandaat, verwijzen we u graag naar de statuten, het huishoudelijk reglement en de gedragscode voor bestuurders waarvan u een exemplaar ontvangt.

U bevestigt hierbij : Volgende documenten in ontvangst te hebben genomen of verwezen te zijn naar de plaats waar u deze op onze officiële kanalen kan terugvinden :

❖ Statuten

❖ Huishoudelijk reglement

❖ Een exemplaar van het beleidsplan, jaaractieplan + begroting

❖ Jaarverslagen van de voorbije 4 jaar

❖ Gedragscode ter ondertekening

❖ Registratie belangen bestuurders ter ondertekening

• uitgenodigd te zijn geweest voor een persoonlijk gesprek met de voorzitter en gebrieft te zijn over de interne werking

Het huidige bestuur wenst u veel voldoening toe bij de uitoefening van uw functie. Namens de raad van bestuur

Xxxxx Xxx Xxxxxxxxxx Voorzitter

Voor ontvangst :

……………………………… ……………………………… ………………………………

(naam) (datum) (handtekening)

Dit document werd in 2-voud opgesteld. U wordt vriendelijk verzocht dit document samen met de ondertekende gedragscode en de registratie belangen bestuurders voor afgifte mee te brengen naar de eerstvolgende bestuursvergadering.

BIJLAGE 15.3: REGISTRATIE BELANGEN BESTUURDERS

Xxxx-Xxxxxxxxxx 00 - 38, 1000 Brussel

Tel. 00 000 00 00 - e-mail: xxxx@x-xxxxxxxxxxxx.xx

Registratie belangen bestuurders

Formulier dat nieuwe bestuursleden dienen in te vullen om zo belangenconflicten beter te kunnen detecteren. Dit document maakt deel uit van de introductieprocedure voor nieuwe bestuursleden.

Naam
Functie
Vergoeding
Datum van aanstelling
Hoofdtaken en verantwoordelijkheden
BELANGEN
Professionele belangen	Naam van het bedrijf / de organisatie	Functie en verantwoordelijkheden



Professionele belangen partner - familie	Xxxx en aard relatie	Functie en verantwoordelijkheden



Andere belangen	Beschrijving

S-Sport // Recreas Federatie vzw respecteert uw privacy krachtens de wet van 8 december 1992. Uw gegevens worden enkel gebruikt voor verwerking in onze ledenadministratie alsook bij de organisatie van onze activiteiten en deze van onze partners. U heeft het recht uw gegevens in te kijken, te laten aanpassen of te laten verwijderen.

VERKIEZINGSREGLEMENT 2019 (legislatuur 2019-2025)

Art. 1. VERKIEZINGEN BESTUURSORGANEN S-Sport // Recreas vzw

Art. 1.1. Samenstelling van de leden van de Algemene Vergadering (AV)

Conform de statuten van S-Sport // Recreas vzw bestaat de Algemene Vergadering uit minimum 10 leden. De Alge- mene Vergadering bestaat uit maximaal 4 vertegenwoordigers uit de sportclubs, aangevuld met maximaal 7 leden voorgedragen door de samenwerkende partners en maximaal 5 gecoöpteerde leden.

Art. 1.1.1. Vertegenwoordiging uit de aangesloten sportclubs van S-Sport // Recreas vzw

De verkiezingen van de 4 vertegenwoordigers uit de sportclubs die lid zijn van S-Sport // Recreas vzw gebeurt con- form het verkiezingsreglement. Elke aangesloten sportclub kan 1 kandidatuur voordragen die een bestuursfunctie opneemt binnen de club.

Bovendien omvat een maximale vertegenwoordiging minstens één vertegenwoordiger vanuit de doelgroep Senio- ren sport en één vertegenwoordiger vanuit de doelgroep G-sport.

Art. 1.1.2. Vertegenwoordiging uit de samenwerkende partners

Maximaal 7 vertegenwoordigers via de samenwerkende partners kunnen op voordracht van de Raad van Bestuur van S-Sport // Recreas vzw als volwaardig lid in de Algemene Vergadering van S-Sport // Recreas vzw worden opge- nomen.

o Vertegenwoordigers van het provinciaal secretariaat van West-Vlaanderen, Xxxx-Xxxxxxxxxx, Xxx- werpen, Limburg en het nationale secretariaat

o Expert(en) domein gezondheid en welzijn

o Expert(en) financiën

Art. 1.1.3. Vertegenwoordiging door gecoöpteerde leden: externen/experten

De coöptatie van maximaal 5 bijkomende leden gebeurt op voordracht van de Raad van Bestuur van S-Sport // Re- creas vzw, nadat deze is samengesteld en daaraan een bespreking heeft gewijd. Het is de Algemene vergadering die beslist over de aanstelling van de gecoöpteerd leden.

Vertegenwoordiging door gecoöpteerde leden: externen/experten

o 1 verantwoordelijke VFG nationaal

o 1 verantwoordelijke S-PLUS nationaal

o 3 (externe) experten

Art. 1.1.4 De voorzitter van de Algemene Vergadering

De voorzitter van de Algemene Vergadering van S-Sport // Recreas vzw wordt gekozen door de leden van de Alge- mene Vergadering.

Art. 1.2. Verkiezing van de leden van de Algemene Vergadering (AV)

Fase 1: Verkiezing vertegenwoordiging uit de aangesloten sportclubs van S-Sport // Recreas vzw

Tussen 15 oktober en 1 november 2018 vraagt S-Sport // Recreas vzw kandidaturen per brief aan:

Het nationaal secretariaat van S-Sport // Recreas vzw nodigt de bestuursleden van de aangesloten sportclubs per brief uit zich kandidaat te stellen voor de verkiezing van de Algemene Vergadering.

Elke aangesloten sportclub kan maximaal 1 kandidatuur voordragen.

Procedure kandidaatstelling

Personen die zich kandidaat willen stellen voor de functie van bestuurder dienen dat te doen per gewoon schrijven of per e-mail vóór 15 december 2018 naar het secretariaat t.a.v. de voorzitter en de secretaris van de Raad van Bestuur.

- 1 januari - 15 januari 2018: Nationaal secretariaat inventariseert de kandidaturen en maakt deze over aan de Raad van Bestuur.

De Raad van Bestuur legt de kandidatuur voor op de eerstvolgende Algemene Vergadering.

De AV benoemt vanuit de kandidaturen van de sportclubs maximaal 4 leden met een gewone meerderheid van de stemmen. Het mandaat van bestuurder vangt aan op het ogenblijk van aanvaarding.

Fase 2: Verkiezing vertegenwoordiging uit de samenwerkende partners.

Maximaal 7 vertegenwoordigers uit de samenwerkende partners kunnen op voordracht van de Raad van Bestuur van S-Sport // Recreas vzw als volwaardig lid in de Algemene Vergadering van S-Sport // Recreas vzw worden opge- nomen.

o Vertegenwoordigers van het provinciaal secretariaat van West-Vlaanderen, Xxxx-Xxxxxxxxxx, Xxx- werpen, Limburg en het nationale secretariaat

o Expert(en) domein gezondheid en welzijn

o Expert(en) financiën Personen

De Raad van Bestuur legt de kandidatuur voor op de eerstvolgende Algemene Vergadering indien blijkt dat er om- wille van een statutaire reden een plaats als bestuurder vrijkomt binnen de vertegenwoordiging van de samenwer- kende partners.

De AV benoemt vanuit de kandidaturen van de samenwerkende partners maximaal 7 leden met een gewone meer- derheid van de stemmen. Het mandaat van lid van de AV vangt aan op het ogenblik van aanvaarding.

FASE 3: Installatie Algemene Vergadering en Raad van Bestuur

De Algemene Vergadering komt op uitnodiging voor het eerst in de nieuwe samenstelling bijeen voor een verkie- zingsvergadering.

Timing: Januari 2019

Voorafgaand aan deze verkiezingsvergadering kunnen de verkozen leden van de AV zich bij het nationaal secretariaat van S-Sport // Recreas kandidaat stellen voor de Raad van Bestuur en voorzitterschap d.m.v. een gewoon schrijven of per e-mail.

Samenstelling Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur bestaat minimaal uit 9 bestuurders.

Er worden maximum 2 vertegenwoordigers uit de groep van de sportclubs verkozen, minimum 6 vertegenwoordi- gers uit de groep van de samenwerkende partners en minimum 1 (extern) expert.

De bestuurders worden bij gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde stemge- rechtigde leden verkozen.

Op datum van de verkiezingsvevrgadering: installatie nieuwe Algemene Vergadering en verkiezing door deze nieuwe Algemene Vergadering van Voorzitter en de Raad van Bestuur.

FASE 4: Aanstellen van gecoöpteerde leden

Na de samenstelling van de Algemene Vergadering en Raad van Bestuur kan de coöptatie plaatsvinden, dit op voor- dracht van de Raad van Bestuur.

Timing: tijdens de legislatuur van 6 jaren tot de maximaal 5 gecoöpteerde plaatsen ingevuld zijn.

o 1 verantwoordelijke VFG nationaal

o 1 verantwoordelijke S-PLUS nationaal

o 3 (externe) experten

Initiatieprogramma voor nieuwe bestuurders

Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur wordt door de voorzitter van de Raad van Bestuur uitgenodigd voor een individueel gesprek en wordt gebrieft over de werking van de organisatie.

Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur ontvangt een benoemingsbrief waarin wordt beschreven op basis van welk profiel hij/zij werd aangezocht. Daarnaast ontvangt het nieuwe lid een exemplaar van de statuten en het huishou- delijk reglement van de organisatie alsook het meerjarenbeleidsplan en andere relevante documenten.

Elke bestuurder ondertekent, in het kader van goed bestuur, bij aanvang van zijn mandaat volgende documenten die als bijlage aan dit hoofdstuk worden toegevoegd :

❖ Huishoudelijk regelement

❖ Registratie belangen bestuurders (bijlage) – zie voorbeeld

❖ Ontvangst benoemingsbrief (bijlage) – zie voorbeeld

Profielen Raad van Bestuur

S-Sport // Recreas vzw

(Goedgekeurd door Raad van Bestuur van 28/08/2018)

1. Functieprofielen van bestuursleden

Algemene taken en verantwoordelijkheden bestuurslid

• Voorbereiding op, deelname aan en een actieve bijdrage leveren aan de bestuursvergaderingen.

• Betrokken zijn bij de voorbereiding van en het bewaken van de uitvoering van het beleidsplan, de jaaractieplannen en het financiële en inhoudelijke jaarverslag.

• Vaststellen van de begroting en de jaarrekening.

• Bijwonen van de algemene vergadering van S-Sport // Recreas vzw.

Competenties en achtergrond

• Xxxx en onderschrijft de visie en de missie van S-Sport // Recreas vzw.

• Kan toezicht houden op de uitvoering van de beleidsuitgangspunten.

• Is in staat om met de andere bestuursleden te werken als een teamspeler met democratische ingesteldheid, die zich kan verzoenen met beslissingen die niet zijn mening volgen.

• Kan het bestuursbeleid binnen S-Sport // Recreas vzw uitdragen.

• Kan besturen op hoofdlijnen, weet afstand te houden tot de werkorganisatie, is niet gericht op het operationeel beleid.

• Kan de balans bewaren tussen kritisch tegenspel en constructief samenwerken.

• Is in staat strategische uitgangspunten te beoordelen, weet door het stellen van kritische vragen de werkorganisatie en de vereniging een spiegel voor te houden.

• Kan vertrouwelijk met gegevens omgaan.

• Blijft in alle omstandigheden onpartijdig in beoordelingen, beslissingen en handelingen.

2. Profiel voorzitter

Specifieke taken en verantwoordelijkheden voorzitter

• Vertegenwoordigt het bestuur naar S-Sport // Recreas vzw toe.

• Vertegenwoordiging van S-Sport // Recreas vzw bij externe contacten.

• Leidt de vergaderingen van S-Sport // Recreas vzw.

• Maakt samenvattingen en stelt besluiten op bestuursvergaderingen vast.

• Toelichten en verdedigen van bestuursbeleid op de Algemene Vergadering.

• Neemt samen met de directeur het dagelijks bestuur waar.

• Functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren met de directeur.

• Zorgt voor de navolging en de opvolging van de Statuten, het Huishoudelijk reglement en de besluiten van het bestuur.

• Is het aanspreekpunt van het bestuur naar het personeel toe.

Competenties en achtergrond

• Heeft ervaring in het besturen van een democratisch functionerende vergadering en het leiden van discussies.

• Kent de doelstellingen, de organisatie en de werking.

• Heeft ervaring met het aansturen van een organisatie.

• Is in staat de visie van S-Sport // Recreas vzw uit te dragen.

• Is in staat om mensen te motiveren en de teamgeest binnen het bestuur en de organisatie te bevorderen.

• Is betrokken bij en heeft affiniteit met de aard van S-Sport // Recreas vzw.

• Heeft sterke communicatieve vaardigheden.

• Het hebben van een netwerk in de sportsector wordt als een toegevoegde waarde aanzien.

• Is toegankelijk en kan goed luisteren.

3. Profiel Ondervoorzitter

Taak en verantwoordelijkheden:

Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

Competenties en achtergrond Zie voorzitter.

4. Profiel Penningmeester

Taak en verantwoordelijkheden

• Adviseert regelmatig, doch minstens eenmaal per jaar de overige bestuurders over de prognoses, jaarrekening, begroting.

• Is betrokken bij overleg met de boekhouding inzake de jaarrekening en de balans.

• Presenteert de jaarrekening en de begroting aan de Algemene Vergadering.

Competenties en achtergrond

• Is financieel deskundig.

• Neemt initiatief en ziet toe op het begrotingsvoorstel en balans, inclusief lange termijnplanning.

• Weet welke informatie nodig is om financieel beleid te volgen en te controleren.

• Is communicatief vaardig.

Evaluatie van de rol van de Raad van Bestuur en de afgeleide profielen

• Bij de opmaak van elk beleidsplan worden op basis van de eventueel aangepaste rol van de Raad van Bestuur, de gewenste profielen geëvalueerd.

• Voor elke nieuwe verkiezing worden de reële profielen geëvalueerd op basis van het verkiezingsreglement, onderdeel van het Huishoudelijk Reglement.

CONTRACT BIJVOEGSEL

RISICO

: 36.930.061

: 000

: 001

PRODUCENT

(947/004404)

MAISON DE LA SOLIDARITE AS XXX XXXXX-XXXX, 00 X 00

0000 XXXXXXXXX

TEL.: 02/000.00.00

VERZEKERINGNEMER

AANVANGSDATUM DUUR

JAARLIJKSE VERVALDAG

PERIODICITEIT VAN DE PREMIE

ALGEMENE VOORWAARDEN

VERZEKERD RISICO

X.X.X. X-XXXXX//XXXXXXX XXXX-XXXXXXXXXX, 00 0000 XXXXXXX

01/01/2018 om 0 uur

1 jaar. (Jaarlijkse stilzwijgende hernieuwing) 01 Januari

JAARLIJKSE PREMIE

Uitgave 531/03-2009

Categorie SPORTFEDERATIES Dekking

Burgerlijke aansprakelijkheid

Lichamelijke letsels Gedekt

Materiële schade Gedekt

Rechtsbijstand

Tussenkomstslimiet 25.000,00 Eur Ongevallen

Overlijden	8.500,00	Eur
Tijdelijke ongeschiktheid	30,00	Eur
Blijvende ongeschiktheid	35.000,00	Eur
Kosten van behandeling	Xxxxxx

	Xxxxxxxxxx	premies	Contante premies van	01/01/2018 tot 31/12/2018
	Netto premies 16.089,76 Eur 0,00 Eur Niet gedekt 0,00 Eur 16.089,76 Eur	Totale premies (*) 17.578,06 Eur 0,00 Eur Niet gedekt 0,00 Eur 17.578,06 Eur	Netto premies	Totale premies (*)
Burgerlijke aansprakelijkheid Rechtsbijstand Accidentele schade Ongevallen			16.089,76 Eur 0,00 Eur Niet gedekt 0,00 Eur	17.578,06 Eur 0,00 Eur Niet gedekt 0,00 Eur
TOTALE PREMIES			16.089,76 Eur	17.578,06 Eur

(*) inclusief taksen, kosten en wettelijke toeslagen

VAN TOEPASSING(S) CLAUSULE(S)

Contract Bijvoegsel Risico

: 36.930.061

: 000

: 001

01250 Legibel

01250 - LEGIBEL

In tegenstelling tot de van kracht zijnde Algemene Voorwaarden, wordt het beheer van de schadegevallen 'Rechtsbijstand' waargenomen door ARCES, merk van P&V Verzekeringen CVBA (0058) gelegen Xxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx.

Iedere vermelding "LEGIBEL" in de algemene voorwaarden moet door ARCES vervangen worden.

60049 LIDMAATSCHAP VAN TRIP

60049 - LIDMAATSCHAP VAN TRIP

De maatschappij dekt in bepaalde gevallen daden van terrorisme, met uitsluiting van de schade veroorzaakt door wapens of tuigen die bestemd zijn om te ontploffen door de structuurwijziging van de atoomkern.

De verzekeringsonderneming is hiertoe lid van de VZW TRIP, met maatschappelijke zetel gevestigd te 0000 Xxxxxxx, de Meeûssquare 29.

Overeenkomstig de wet van 1 april 2007 betreffende de verzekering tegen schade veroorzaakt door terrorisme, wordt de uitvoering van alle verbintenissen van alle verzekeringsondernemingen die lid zijn van de VZW, beperkt tot 1 miljard euro voor de schade veroorzaakt door alle gebeurtenissen erkend als terrorisme en voorgevallen in de loop van een kalenderjaar. Dit bedrag wordt elk jaar aangepast op 1 januari volgens de ontwikkeling van het indexcijfer der consumptieprijzen, met als basis het indexcijfer van december 2005.

Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxx of reglementaire wijziging van dit basisbedrag, zal het gewijzigde bedrag automatisch van toepassing zijn vanaf de eerstvolgende vervaldag na de wijziging, tenzij de wetgever uitdruk- kelijk in een andere overgansregeling voorziet. Indien het totaal van de berekende of geraamde schadevergoedingen groter is dan het bedrag genoemd in de vorige alinea, wordt een evenredigheidsregel toegepast: de uit te keren schadevergoedingen worden beperkt ten belope van de verhouding van het bedrag genoemd in de vorige alinea of de nog beschikbare middelen voor dat kalenderjaar ten opzichte van de uit te keren schadevergoedingen toegerekend aan dat kalenderjaar.

Uitbetalingsregeling

Overeenkomstig voornoemde wet van 1 april 2007, beslist het Comité of een gebeurtenis beantwoordt aan de definitie van terrorisme. Opdat het bedrag genoemd in de paragraaf " Lidmaatschap van TRIP" niet zou worden overschreden, bepaalt dit Comité, ten laatste zes maanden na de gebeurtenis, het percentage van de schadevergoeding dat door de verzekeringsondernemingen die lid zijn van de VZW ingevolge de gebeurtenis dient te worden vergoed. Het Comité kan dit percentage herzien. Ten laatste op 31 december van het derde jaar volgend op het jaar van de gebeurtenis, neemt het Comité een definitieve beslissing omtrent het uit te betalen percentage van schadevergoeding. De verzekerde of de begunstigde kan tegenover ons pas aanspraak maken op de schadevergoeding nadat het Comité het percentage heeft vast- gesteld. De verzekeringsonderneming betaalt het verzekerde bedrag uit overeenkomstig het percentage vastgesteld door het Comité.

Indien het Comité het percentage verlaagt, zal de verlaging van de

schadevergoeding niet gelden voor de reeds uitgekeerde schade- vergoedingen, noch voor de nog uit te keren schadevergoedingen waarvoor wij reeds een beslissing aan de verzekerde of de begunstigde

Contract : 36.930.061

Bijvoegsel 000

Risico 001

hebben meegedeeld.

Indien het Comité het percentage verhoogt, geldt de verhoging van de schadevergoeding voor alle aangegeven schadegevallen voortvloeiend uit de gebeurtenis erkend als terrorisme.

Indien het Comité vaststelt dat het bedrag genoemd in de paragraaf "Lidmaatschap van TRIP" hierboven onvoldoende is voor het vergoeden van alle geleden schade of over onvoldoende elementen beschikt om te oordelen of dit bedrag voldoende is, wordt de schade aan personen bij voorrang vergoed.

De morele schadevergoeding wordt na alle andere schadevergoedingen vergoed.

Elke beperking, uitsluiting en/of spreiding in de tijd van de uitvoering van onze verbintenissen, bepaald in een koninklijk besluit, zal van toepassing zijn overeenkomstig de modaliteiten voorzien in dat koninklijk besluit.

VAN TOEPASSING(S) CLAUSULE(S)

BIJZONDERE VOORWAARDEN

Contract : 36.930.061

Bijvoegsel 000

Risico 001

BIJZONDERE VOORWAARDEN

VAN TOEPASSING(S) CLAUSULE(S)

BESCHRIJVING VAN HET RISICO VERZEKERING VAN DE FEDERATIES.

VERZEKERDE ACTIVITEITEN :

1. Alle activiteiten van de Verzekeringsnemer (sportfederatie die het contract onderschrijft) en zijn clubs (beoefening, voorbereiding, organisatie, beheer, administratie,...).

Zie Algemene Voorwaarden.

Behoudens bijpremie zijn volgende gevaarlijke sporten niet gedekt :

- gevechtssporten (behoudens judo, jiu-jitsu)

- speleologie (behoudens initiatie)

- klimmen- en begripklimmen (behoudens muurklimmen)

- rappel

- canyonning

- rafting (behoudens in België)

Blijven steeds uitgesloten van de dekking van deze polis :

- luchtsporten

- diepzeeduiken

- jacht

- extreme sporten (benjee, wingsuit flying,...) maar ook gewone sporten (mountain-bike, kite-surfen,...) die op extreme wijze gaan worden uitgevoerd.

2. Bijkomende socio-culturele activiteiten

3. Info-, vormings- en bijscholingsactiviteiten

4. Fitnesslessen in fitnesscentrum, enkel voor leden van verzekeringnemer.

WAARBORGEN :

AANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING.

- Lichamelijke Letsels : 2.500.000 EUR per slachtoffer en

5.000.000 EUR per schadegeval

- Materiële en immateriële schade : 650.000 EUR per schadegeval RECHTSBIJSTAND.

- Strafrechterlijke verdediging: 25.000 EUR per schadegeval

- Verhaal tegen derden: 25.000 EUR per schadegeval

- Insolventie van derden: 12.500 EUR per schadegeval INDIVIDUELE VERZEKERING TEGEN LICHAMELIJKE ONGEVALLEN.

- Overlijden : 8.500 EUR

- Blijvende ongeschiktheid : 35.000 EUR

- Tijdelijke ongeschiktheid : 30 EUR

- Kosten van behandeling : GEDEKT (zonder vrijstelling)

Contract : 36.930.061

Bijvoegsel 000

Risico 001

VAN TOEPASSING(S) CLAUSULE(S)

met inbegrip van :

* Tandprothesekosten : 800 EUR per slachtoffer

200 EUR per tand

* Kosten van behandeling «buiten RIZIV» : 250 EUR

* Vervoerkosten : zie Arbeidsongevallen

* Onderzoeks- en repatriëringskosten : 2.500 EUR (volgens bijgevoegde Speciale Voorwaarden).

DEKKING PRIVE-LEVEN :

Voor alle sporten, behoudens de opgesomde gevaarlijke sporten (zonder de uitzonderingen) of de uitgesloten sporten, wordt eenzelfde dekking Lichamelijke Ongevallen verleend als bovenvermeld voor de in het kader van het privé-leven beoefende sporten.

Voorwaarden:

- binnen het loutere privé-leven, buiten het kader van elke andere vereniging om.

- tijdens de beoefening van een sport (val van een trap of blessure door het zich gewoon voortbewegen is niet gedekt).

- expliciet onderschreven door de verzekerde (verzekeringnemer houdt hiervan een nominatieve lijst bij die zij op eenvoudige aanvraag aan de maatschappij kunnen overhandigen)

- bijpremie van 5,00 Euro per lid, met een minimum globale bijpremie van 250 Euro. Deze premies zijn excl. lasten en kosten.

VERZEKERDEN

In uitbreiding op de definitie van art. 3 van de Algemene Voorwaarden kunnen niet-leden eveneens opgenomen worden als verzekerden onder de volgende voorwaarden:

- Voorafgaandelijke inschrijving bij een verzekerde organisatie op een niet-ledenlijst met eenzelfde identificatiegevens als leden,

- Opgave van aantallen of inzage niet-ledenlijst op eenvoudige aanvraag door de verzekeraar.

Mits na-leving van deze voorwaarden genieten de niet-leden van dezelfde garanties als de leden met toepassing van eenzelfde premievoorwaarden.

PREMIEBEPALING

De voorlopige netto jaarpremie wordt berekend op basis van

* Algemeen: 1,00 EUR per lid of ingeschreven niet-lid

Opgegeven leden voor het jaar 2017: 15.580 leden of 15.580,00 EUR Opgegeven ingeschreven niet-leden: te bepalen

* Specifieke dekking Privé-Leven: 5,00 EUR per hiervoor ingeschreven lid, globaal minimum 250 EUR

Opgegeven leden: nog te bepalen

* Specifieke sporten die in uitbreiding verzekerd worden binnen het kader van de vereniging:

- Kung Fu : 2,86 EUR per lid

Opgegeven leden voor 2017 : 177 leden of 509,76 EUR PRECISERING WAARBORGEN

Contract : 36.930.061

Bijvoegsel 000

Risico 001

VAN TOEPASSING(S) CLAUSULE(S)

Termijn betaling kosten van behandeling

De in het art. 13 van de Algemene Voorwaarden voorziene termijn van

2 jaar voor de betaling van de kosten van behandeling wordt opgetrokken tot 3 jaar na het ongeval.

Vrijstelling

Er wordt geen vrijstelling voorzien ten laste van verzekeringnemer in deze polis.

Aanpassing uitsluitingen Algemene Voorwaarden

De volgende uitsluiting voorzien in de Algemene Voorwaarden onder art. 14,d wordt als niet bestaande beschouwd:

- bij overstroming, aardbeving of enige andere natuurramp

De uitsluiting voorzien onder art. 14,a AV m.b.t. het ongeval of de de gevolgen van een ongeval die te wijten zijn aan een deficiëntie

van de fysieke en psychische toestand van de verzekerde wordt eveneens als niet bestaande beschouwd zonder afbreuk van de toepassing van de in deze polis gedefinieerde notie van ongeval alsook van de toepassing van de volgende in het lastenboek voorziene uitsluitingen:

- Vrijwillig aangebrachte verminkingen, zelfdoding of poging tot zelfdoding,

- Kosten tengevolge van een voorheen bestaande status.

Contract : 36.930.061

Bijvoegsel 000

Risico 001

BIJZONDERE VOORWAARDEN

VAN TOEPASSING(S) CLAUSULE(S)

BESCHRIJVING VAN HET RISICO RECHTSBIJSTAND

STRAFRECHTELIJKE VERDEDIGING

De maatschappij neemt de kosten en erelonen gemaakt voor de verdediging van de verzekerden in elke strafrechtelijke procedure ten laste :

- ofwel indien ze aansprakelijk zijn voor schade gedekt in het kader van de Verzekering van de burgerlijkeaansprakelijkheid

- ofwel bij een inbreuk op de Wegcode, in de hoedanigheid van voetganger, fietser of ruiter, in de loop van degedekte activiteiten.

VERHAAL TEGEN DE AANSPRAKELIJKE DERDEN

De maatschappij neemt de kosten en erelonen gemaakt om op minnelijke of gerechtelijke wijze een burgerlijk verhaal uit te oefenen ten laste, indien de verzekerden schade hebben geleden in het kader van de gedekte activiteiten en ze de vergoeding wensen te bekomen:

- voor lichamelijke en/of materiële schade waarvoor een derde, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 1382 tot 1386 bis van het Burgerlijk Wetboek of in het kader van gelijkaardige bepalingen van buitenlands recht burgerlijk aansprakelijk is,

- in het kader van de wet op de verplichte verzekering op de motorrijtuigen, de schade geleden als zwakke weggebruiker ingevolge een verkeersongeval hetwelk lichamelijkeverwondingen of de dood met zich meebrengt.

De onderhavige waarborg is enkel verworven indien de verzekerden, op het ogenblik van het schadegeval, voldoen aan de vereisten om van de Burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering te genieten, indien ze een schade aan een derde zouden veroorzaken.

De uitsluitingen kunnen enkel tegen hen worden ingeroepen indien ze door hen werden veroorzaakt.

INSOLVENTIE VAN DERDEN

De maatschappij verzekert de schade die de verzekerden geleden hebben en die recht geven op de waarborg 'Verhaal tegen de aansprakelijke derden', indien deze schade veroorzaakt is door geïdentificeerde en als insolvent erkende derden.

VERZEKERINGSGEBIED

De verzekering is geldig in de hele wereld. TEN LASTE GENOMEN KOSTEN

De maatschappij neemt ten laste :

- de kosten verbonden aan het samenstellen en het beheren van het dossier,

- de expertise- en onderzoekskosten,

- de kosten en erelonen van gerechtsdeurwaarders,

- de kosten van gerechtelijke en extragerechtelijke procedures die ten

Contract : 36.930.061

Bijvoegsel 000

Risico 001

VAN TOEPASSING(S) CLAUSULE(S)

laste van de verzekerden zijn, met inbegrip van de kosten van de tegenpartij indien de verzekerden gerechtelijk gehouden zijn ze terug te betalen,

- de verplaatsingskosten van de verzekerden indien ze genoodzaakt zijn persoonlijk te verschijnen voor de rechtbank,

- de verblijfskosten van de verzekerden, indien ze persoonlijk dienen te verschijnen voor een buitenlandserechtbank,

- de kosten en erelonen van één advocaat.

Ter uitbreiding, is het de verzekerden toegelaten, ongeacht de reden, éénmaal te veranderen van advocaat.

De maatschappij neemt niet ten laste :

- de transacties met het Openbaar Ministerie,

- de gerechtelijke, transactionele of administratieve boetes,

- de kosten verbonden aan het strafrechtelijk onderzoek VERGOEDINGSGRENS

De waarborg kent geen uitwerking indien het geschil een lager bedrag behelst dan 189,59 euro aan de index van deconsumptieprijzen van januari 2002, hetzij 110.22 (basis 100 in 1996).

Daarenboven :

- zal geen enkele gerechtelijke procedure worden ingespannen of voortgezet indien de waarde van het geschil lager is dan 500 euro niet-geïndexeerd,

- zal geen enkel geschil, waarvan de waarde 2.500 euro

niet-geïndexeerd niet overschrijdt, worden aanhangig gemaakt voor gemaakt voor het Hof van Cassatie of voor een gelijkaardig gerecht in het buitenland.

SCHADEAANGIFTE

Bij een schadegeval worden de verzekerden verzocht een schadeaangifte in te vullen en op te sturen naar ARCES, dienst schade, Xxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxxxx.

Arces is een merk van de groep P&V cvba waaronder de rechtsbijstandverzekeringen beheerd worden.

TUSSENKOMSTMODALITEITEN

De verzekerden onderzoeken met ARCES de te nemen maatregelen. Zo nodig, onderneemt ARCES de nodige stappen om tot een minnelijke schikking te komen. Om die reden wordt uitdrukkelijk overeengekomen overeengekomen dat ARCES geen enkel voorstel of transactie aanvaardt zonder voorafgaand akkoord van de verzekerden.

De verzekerden beschikken over de vrije keuze van de experten gelast om hen te vertegenwoordigen gedurende zowel de minnelijke als gerechtelijk bevolen expertises.

Indien het schadegeval geen minnelijke schikking vindt of indien een belangenconflict met de maatschappij ontstaat, zijn de verzekerden vrij in de keuze van een advocaat (of van iedere andere persoon die de

Contract : 36.930.061

Bijvoegsel 000

Risico 001

VAN TOEPASSING(S) CLAUSULE(S)

vereiste kwalificaties heeft krachtens de op de procedure toepasselijke wet) om hun belangen te verdedigen, te vertegenwoordigen of te behartigen in elke gerechtelijke of administratieve procedure, maar ze verbinden zich er evenwel toe ARCES eerst te verwittigen.

ARCES is niet gehouden een rechtsgeding in of voort te zetten:

- wanneer ze meent dat dit geen ernstige kans op succes biedt,

- wanneer ze meent dat het voorstel van de derde billijk en voldoende is.

MENINGSVERSCHIL MET ARCES

Onverminderd de mogelijkheid om een rechtsvordering in te stellen, hebben de verzekerden het recht een advocaat van hun keuze te raadplegen indien er een meningsverschil is met ARCES over de gedragslijn die zal worden gevolgd voor de regeling van het schadegeval (en dit na betekening door ARCES van haar standpunt of van haar weigering om de stelling van de verzekerden te volgen).

Zo de advocaat het standpunt van ARCES bevestigt, wordt aan de verzekerden de helft terugbetaald van de kosten en erelonen van deze raadpleging.

Indien ze, tegen het advies van deze advocaat, op hun kosten een procedure beginnen en een beter resultaat bekomen dan hetgeen ze zouden hebben bekomen indien ze het standpunt van ARCES zouden hebben gevolgd, komt deze laatste binnen de grenzen van de algemene voorwaarden tegemoet in de gedane kosten alsmede het saldo en erelonen van de raadpleging.

Indien de advocaat de stelling van de verzekerden bevestigt, is ARCES ongeacht de afloop van de procedure, ertoe gehouden haar waarborg te verlenen en krijgen de verzekerden de kosten van deze procedure terugbetaald met inbegrip van de kosten en erelonen van de raadpleging.

00055 - UITBREIDING HARTFALEN BIJ SPORTBEOEFENING

Er wordt verklaard en overeengekomen dat volgende uitbreiding op de Algemene voorwaarden van toepassing is :

DOEL EN OMVANG VAN DE WAARBORG

Wordt met lichamelijk ongeval gelijkgesteld en is bijgevolg verzekerd: het zich plots manifesteren van een beroerte (cerebro vasculair accident) en een hartprobleem, zijnde een acuut hartfalen, hartritme- stoornissen of een hartinfarct.

De beroerte of het hartprobleem dient zich te manifesteren :

- ofwel tijdens de verzekerde sportactiviteiten waarbij het voor het slachtoffer niet mogelijk is deze activiteit verder te zetten,

- ofwel tijdens de herstelperiode net na en op de plaats van de ver- zekerde sportactiviteit,

- ofwel op het normale traject van de plaats van de verzekerde sportactiviteit naar zijn verblijfplaats.

Deze waarborg heeft uitsluitend uitwerking wanneer het slachtoffer zich onmiddellijk na het zich plots manifesteren van de beroerte of het hartprobleem laat onderzoeken door de spoeddienst van een openbaar

Contract : 36.930.061

Bijvoegsel 000

Risico 001

VAN TOEPASSING(S) CLAUSULE(S)

of privéziekenhuis.

Deze waarborg is uitsluitend van toepassing op de deelnemers aan de verzekerde sportactiviteiten.

UITSLUITING

Een beroerte of een hartprobleem als gevolg van het gebruik van alco- holische dranken, drugs, toxische stoffen of doping.

Deze uitbreiding is niet van toepassing voor professionele sport- beoefenaars.

GEWAARBORGDE BEDRAGEN

- Kosten van behandeling : terugbetaling van de kosten voor medische en door het RIZIV erkende prestaties tot maximum 100% van dit tarief welke hebben plaatsgevonden binnen een termijn van één jaar na het zich manifesteren van de beroerte of het hartprobleem. Deze tussen- komst is aanvullend op de wettelijke uitkering van de ziekte- en invaliditeitsverzekering of van het organisme dat deze vervangt. In voorkomend geval legt de maatschappij het verschil bij tussen deze tussenkomst en het tarief van het RIZIV.

- Overlijden : een vergoeding van 8.500,00 EUR per slachtoffer met daarin begrepen de begrafeniskosten. Dit kapitaal wordt verminderd met de vergoedingen die de maatschappij eventueel heeft uitgekeerd voor een blijvende ongeschiktheid uit hetzelfde ongeval.

- Blijvende ongeschiktheid : een vergoeding van maximum 35.000,00 EUR per slachtoffer jonger dan 65 jaar naar verhouding van de graad van blijvende ongeschiktheid vastgesteld in de Officiële Belgische Schaal ter bepaling van de graad van invaliditeit volgens het Regentbesluit van 12 februari 1946, zodra de consolidatie is inge- treden en uiterlijk twee jaar na het ongeval.

- Tijdelijke ongeschiktheid : een dagvergoeding van 30,00 EUR per slachtoffer jonger dan 65 jaar op het ogenblik van het ongeval, ge- durende één jaar te rekenen vanaf de dag na het zich manifesteren van de beroerte of het hartprobleem en voor zover wordt aangetoond dat er een verlies van beroepsinkomen is en geen enkel recht op vergoeding krachtens de wetgeving op de verplichte ziekte- en invaliditeitszekering is en tot beloop van dit verlies zonder de verzekerde som te overtreffen.

Het verzekeringsvoorstel, de algemene voorwaarden waarvan het jaar wordt vermeld in de rubriek ALGEMENE VOORWAARDEN, de bijzondere voorwaarden of het laatst gedateerde bijvoegsel en de eventuele bijbladen vormen samen het verzekeringscontract dat de respectievelijke rechten en verplichtingen van de partijen regelt.

Opgemaakt te Brussel, op 20/04/2018 Voor P&V Verzekeringen

		Historiek	schadegevallen op 20/04/2018
Num contract	Ris	Schade Num.	Beschrijving Schade datum Bedrag
36923156	0001	8.001.167	FRAIS MÉDIC. 24/09/2009
36923156	0001	8.001.612	FRAIS MÉDIC. 19/07/2010

Document Metadata

Table of Contents

TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK

Document Metadata