Verwerkersovereenkomst Voxio Internet Services
Verwerkersovereenkomst Voxio Internet Services
Deze verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”) is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens die Voxio Internet Services, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24393916, (hierna: “Verwerker”) uitvoert ten behoeve van een wederpartij aan wie zij diensten levert (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”). Waar in deze Verwerkersovereenkomst gerefereerd wordt aan bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: Wbp), zal per 25 mei 2018 de corresponderende bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) worden bedoeld.
Inhoudsopgave
Artikel 1. Doeleinden van verwerking 2
Artikel 2. Verplichtingen Verwerker 2
Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens 2
Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid 2
Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers 3
Artikel 7. Artikel 7. Meldplicht 3
Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen 4
Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid 4
Artikel 11. Aansprakelijkheid 4
Artikel 12. Duur en beëindiging 5
Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting 6
Bijlage 1. Specificatie persoonsgegevens 6
Bijlage 2: Beveiligingsmaatregelen 7
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
1.1 Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking ziet op één of meerdere de diensten zoals genoemd in bijlage 1.A , plus die diensten die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden voor een of meerdere doeleinden zoals beschreven in bijlage 1.B, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald. Deze Verwerkersovereenkomst is alleen van toepassing op verwerking van persoonsgegevens door Verwerker voor Verwerkingsverantwoordelijke, en niet op activiteiten die geen verwerking van persoonsgegevens inhouden.
1.2 De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
1.3 De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
2.1 Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wbp en de AVG.
2.2 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3 De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
2.4 De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
2.5 Verwerker zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, bijstand verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (PIA’s).
Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens
3.1 Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie is toegestaan, mits inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving.
3.2 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op diens verzoek melden om welk land of welke landen het gaat.
Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid
4.1 De toegestane verwerkingen zullen door medewerkers van Verwerker worden uitgevoerd binnen een (semi-)geautomatiseerde omgeving.
4.2 Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke,
verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
4.3 Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers
5.1 Verwerker mag in het kader van deze Verwerkersovereenkomst gebruik maken van derden onder voorwaarde dat deze vooraf worden gemeld aan Verwerkingsverantwoordelijke; Verwerkingsverantwoordelijke mag bezwaar maken indien het gebruik van een specifieke gemelde derde onaanvaardbaar voor haar is.
5.2 Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen.
5.3 Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze Verwerkersovereenkomst door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.
Artikel 6. Beveiliging
6.1 Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). Verwerker heeft hiertoe de in Bijlage 2 benoemde beveiligingsmaatregelen genomen.
6.2 Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
6.3 Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.
Artikel 7. Artikel 7. Meldplicht
7.1 Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen een redelijke termijn op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek.
7.2 Een melding moet alleen bij gebeurtenissen met grote impact worden gedaan, en alleen als de gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.
7.3 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:
• de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
• de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
• de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
8.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.
Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
9.1 Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
9.2 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
Artikel 10. Audit
10.1 Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke, deskundige derde die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van de beveiligingseisen, naleving van de algemene regels rond verwerking van persoonsgegevens, misbruik van persoonsgegevens door medewerkers van de Verwerker, naleving van alle punten uit de Verwerkersovereenkomst, en alles dat daar direct verband mee houdt.
10.2 Deze audit mag maximaal eenmaal per jaar plaatsvinden of anders bij een concreet vermoeden van misbruik van persoonsgegevens.
10.3 Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
10.4 De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Verwerker worden beoordeeld en kunnen, naar eigen goeddunken van Verwerker en op de wijze zoals Verwerker zelf bepaalt, worden doorgevoerd door Verwerker.
10.5 De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.
Artikel 11. Aansprakelijkheid
11.1 De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst, dan wel uit onrechtmatige daad of anderszins, is per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door Verwerker ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze Verwerkersovereenkomst over de maand voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. De aansprakelijkheid van Verwerker voor directe schade zal in totaal nooit meer bedragen dan het bedrag aan
ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder de Verwerkersovereenkomst over de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis.
11.2 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:
• schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);
• redelijke en aantoonbare kosten om de Verwerker ertoe te manen de Verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
• redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is; en
• redelijke en aantoonbare kosten die Verwerkingsverantwoordelijke heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in dit artikel bedoeld.
11.3 De aansprakelijkheid van Verwerker voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet bepalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijke voorgeschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.
11.4 De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Verwerker of haar bedrijfsleiding.
11.5 Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst slechts indien Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Verwerker in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
11.6 Iedere vordering tot schadevergoeding door Verwerkingsverantwoordelijke tegen Verwerker die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.
11.7 Verwerker zal zich gedurende de Verwerkersovereenkomst adequaat verzekerd hebben en houden voor aansprakelijkheid conform dit artikel.
Artikel 12. Duur en beëindiging
12.1 Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand bij acceptatie van de algemene voorwaarden waarvan deze verwerkersovereenkomst deel uit maakt.
12.2 Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
12.3 Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker – naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke – alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn in originele of kopievorm retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke, en/of deze originele persoonsgegevens en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen.
12.4 Verwerker is gerechtigd deze Verwerkersovereenkomst van tijd tot tijd te herzien. Zij zal minimaal drie maanden van tevoren mededeling doen van de wijzigingen aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke mag opzeggen tegen het einde van deze drie maanden indien zij niet akkoord kan gaan met de wijzigingen.
Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
13.1 De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
13.2 Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.
Bijlage 1. Specificatie persoonsgegevens
1.A. Verwerker verwerkt persoonsgegevens in het kader van (een of meerdere van) de volgende diensten:
• Webhosting
• Offside back-up/back-up
• Colocatie
• Domeinnaamregistratie
• Online cloudopslag/back-up-optie
• Load balancing/failover
• SSL-certificaten
• Billing
• Overdracht gegevens wanbetalers richting diverse instellingen
• Private Network
1.B. Verwerker verwerkt persoonsgegevens voor (een of meerdere van) de volgende doeleinden:
• Hosting, cloudopslag
• Beschikbaar stellen VPS
• Beveiliging
• Opzetten netwerk
• Om te voldoen aan de eisen van de whois-database
• Klantinformatie ten behoeve van de facturatie
1.C. Verwerker verwerkt namens Verwerkingsverantwoordelijke de volgende
• categorieën persoonsgegevens:
• NAW-gegevens
• Contactgegevens
• Identificatienummer
• Klantnummer
• Betaalgegevens
• Cv
• Geboortedatum
• Geslacht
• Nationaliteit
• Inloggegevens
• Financiële gegevens en betalingsgegevens
• IP-adres
• Socialmedia-accounts
• Gegevens over klik- en surfgedrag
• Gegevens over bestellingen en gebruik van diensten/producten
• Inhoud van e-mails, contactformulieren, chatberichten en andere communicatie
• Kenteken
• Locatiegegevens
• Pasfoto’s
• Camerabeelden
• Personeelsdossier
• Biometrische gegevens
• Burgerservicenummer (BSN)
• Genetische gegevens
• Kopie ID-bewijs
• Levensovertuiging of geloof
• Ras
• Seksuele voorkeur
• Lidmaatschap van een vakbond
• Gezondheidsgegevens/medische gegevens
• Strafrechtelijke gegevens of gegevens over onrechtmatig/hinderlijk gedrag
• Overige via de diensten van Verwerker opgeslagen of anderszins te verwerken gegevens
1.D. Het betreft de volgende categorieën betrokkenen:
• Klanten
• Websitebezoekers
• Medewerkers
• Sollicitanten
• Accounthouders
• Potentiële klanten
• Leveranciers
• Overige categorieën personen van wie er persoonsgegevens verwerkt worden via de diensten van Verwerker
Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de in deze Bijlage 1 omschreven persoonsgegevens en categorieën volledig en correct zijn, en vrijwaart Verwerker voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave door Verwerkingsverantwoordelijke.
Bijlage 2: Beveiligingsmaatregelen
Verwerker heeft de volgende beveiligingsmaatregelen genomen:
• Logische toegangscontrole, gebruikmakend van sterke wachtwoorden
• Automatische logging van alle handelingen rond persoonsgegevens
• Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging
• Encryptie (versleuteling) van het versturen en opslaan van digitale bestanden met persoonsgegevens
• Monitoring van genomen beveiligingsmaatregelen
• Organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging
• Steekproefsgewijze controle op naleving van het beveiligingsbeleid
• Doelgebonden toegangsbeperkingen
• Controle op toegekende bevoegdheden.