Model Privacy Convenant Thuiszitters

Model Privacy Convenant Thuiszitters

Met dit Privacy Convenant worden afspraken rondom de uitwisseling en het verder gebruik van persoonsgegevens rond thuiszittende leerlingen gemaakt tussen het samenwerkingsverband passend onderwijs, de daaraan verbonden schoolbesturen en de gemeenten in hun hoedanigheid als toezichthouder op de naleving van de Leerplichtwet. Het doel is om door middel van gezamenlijke inzet de leerling op een succesvolle wijze te laten terugkeren in het onderwijsproces; iedere jongere heeft recht op onderwijs en onderwijs is essentieel voor de verdere ontwikkeling van de jongere om later een plek in de samenleving te kunnen innemen!

Het Convenant voorziet ook in het (later) toetreden van jeugdhulpaanbieders tot Partij in het Convenant met betrekking tot het uitwisselen van persoonsgegevens; bij menig thuiszitter is ook sprake is van inschakeling van jeugdhulp en ondersteuning en behandeling vanuit de gezinssituatie. Deze hulp kan mede bepalend zijn bij het voorkomen van (langdurig) thuiszitten en/of bij een succesvolle terugkeer naar het onderwijs. Afstemming met deze hulpverleners is ook nodig bij het opstellen van een passend onderwijs/zorg-arrangement als onderdeel van een terugkeer naar school.

In dit convenant wordt geregeld met welk doel persoonsgegevens worden verwerkt, wie voor welke acties met betrekking tot persoonsgegevens verantwoordelijk is, wanneer sprake is van een gezamenlijke verantwoordelijkheid van samenwerkingsverband of schoolbestuur en gemeente en hoe invulling wordt gegeven aan de materiële vereisten uit privacy wet- en regelgeving zoals de informatieplicht, de rechten van de betrokkene, beveiliging en het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens.

De precieze verdeling van verantwoordelijkheden, rechten en plichten is uiteindelijk aan partijen zelf in te vullen, tenzij de wet hier een dwingende bepaling over heeft, en dient aan te sluiten op de verdeling van rollen en bevoegdheden zoals bijvoorbeeld belegd in een regionaal Thuiszitters Convenant. Regionaal kan sprake zijn van diverse overlegvormen rond casusregie en doorzettingsmacht. In het Convenant is gekozen voor de term Casusoverleg als het overlegplatform tussen samenwerkingsverband, school, gemeente en ouders over aanpak van thuiszitters. Met deze term wordt mede aangeduid dat het in dit overleg niet alleen gaat over uitwisseling van persoonsgegevens (hoeveel thuiszitters, duur van het verzuim) maar ook over de aanpak om te komen tot een terugkeer en het maken en nakomen van afspraken hierover. Dat kan niet zonder het gebruik van ‘’naam en rugnummer”. Het Casusoverleg is in het Convenant gedefinieerd als een overleg dat op 2 niveaus kan plaatsvinden: het schoolniveau (tussen school en leerplichtambtenaar) en het niveau van het Samenwerkingsverband (tussen SWV en leerplichtambtenaar).

Veel privacy-problemen kunnen worden ondervangen door vanaf de start in het casusoverleg ouders cq de jongere zelf hierbij te betrekken en hiervoor ook uit te nodigen. Ouders kunnen dan zelf aangeven welke informatie zij wel of net willen delen en er ontstaat commitment op het plan van aanpak waarbij de rol van ouders cruciaal is.

In een landelijk model kan niet met specifieke regionale afspraken rekening gehouden worden. Waar nodig kan uiteraard van het model worden afgeweken of aangevuld. Dit geldt bijvoorbeeld als sprake is van een multidisciplinair samengesteld orgaan of team dat beschikt over doorzettingsmacht ten aanzien van de plaatsing van thuiszitters.

Ten behoeve van de inrichting van het Casusoverleg is in Bijlage 3 een checklist opgenomen met aandachtspunten uit oogpunt van privacy-bescherming van betrokkenen.

Naast de deelnemers kunnen ook andere personen of organisaties betrokken bij de problematiek van thuiszitters (bv familienetwerk, Onderwijsconsulenten, advocaten, particuliere buro’s etc.). In het

kader van dit Convenant zijn dit derden. Delen van persoonsgegevens kan in dat geval alleen met toestemming van betrokkene en betrokken partijen in het Casusoverleg.

Dit Convenant en de daarin gehanteerde terminologie is gebaseerd op de onderwijswetten, de Jeugdwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en daarop gebaseerde uitvoeringswetgeving.

Dit Convenant is tot stand gekomen in een landelijke privacy overleg passend onderwijs waarin wordt samengewerkt tussen PO-Raad, VO-raad, VNG, OCW, NIP, NVO, Nederlands Jeugdinstituut, Ingrado, het UPP-traject en de Onderwijsinspectie.

September 2019

Privacy Convenant Thuiszitters

tussen samenwerkingsverband passend onderwijs (naam), de daarbij aangesloten schoolbesturen en de gemeente(n) (Naam) (naam)

De ondergetekenden:

1. Gemeente(n)

(in geval van één gemeente)

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, van de gemeente [naam gemeente].

(in geval van meerdere gemeenten)

De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, van de gemeenten:

[Gemeente A]; [Gemeente B]; [Gemeente C]; [Gemeente D],

verder afzonderlijk aangeduid als ‘Partij’ of ‘Gemeente’ en gezamenlijk als ‘Gemeenten’,

2. Samenwerkingsverband Passend Onderwijs (naam)

Het bestuur van het samenwerkingsverband, gevestigd te (plaats) en kantoorhoudend te (adres), hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door (naam, functie):

3. De bij het Samenwerkingsverband aangesloten schoolbesturen1:

die bij volmacht2 in dit Convenant rechtsgeldig vertegenwoordigd worden door het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs (naam):

[naam schoolbestuur A], gevestigd te [plaats] en kantoorhoudend te [adres], [naam schoolbestuur B], gevestigd te [plaats] en kantoorhoudend te [adres], [naam schoolbestuur C], gevestigd te [plaats] en kantoorhoudend te [adres], [naam schoolbestuur D], gevestigd te [plaats] en kantoorhoudend te [adres], Etc.

1 De reden om de schoolbesturen apart te noemen is dat er ook een rechtstreekse relatie is tussen leerplicht en schoolbestuur die benoemd moet worden. Ook tussen SWV als aparte entiteit en aangesloten schoolbesturen is een relatie (opschaling thuiszittersaanpak richting SWV en dus uitwisseling persoonsgegevens).

2 De schoolbesturen regelen binnen het SWV een schriftelijke machtiging aan de directeur of bestuurder van het SWV die bevoegd is om het Convenant te tekenen. Ondertekening van het Convenant gebeurt in het OOGO.

4. Jeugdhulpaanbieders waarmee de gemeente een contractuele relatie mee heeft en betrokken zijn bij het verlenen van jeugdhulp aan thuiszitters3;

(Deze aanbieders worden partij bij het Convenant zodra zij deel gaan uitmaken van het Casusoverleg en het Toetredingsformulier aangesloten partij als opgenomen in Bijlage 1 hebben ondertekend en dit formulier ter kennis is gebracht van de gemeente en het samenwerkingsverband)

(de gemeente waarmee de jeugdhulpaanbieder een contractuele relatie mee heeft verzoekt de jeugdhulpaanbieder om zich te conformeren aan de privacy afspraken in dit Convenant middels het ondertekenen van het Toetredingsformulier)

(Indien afkorting van naam van de partij dient te worden gebruikt in het convenant, deze afkorting vermelden in de beschrijving door middel van de volgende zinsnede: (verder aangeduid als ‘…’))

hierna afzonderlijk te noemen ‘Partij’ of ‘Schoolbestuur’ of ‘Schoolbesturen’ en gezamenlijk, inclusief Gemeente[n], te noemen ‘Partijen’,

de volgende overwegingen in aanmerking nemende:

• Deelname aan onderwijs is essentieel voor de ontwikkeling van jongeren.

• Jongeren die door welke oorzaak dan ook tijdelijk niet deelnemen aan het onderwijs

(‘thuiszitten’) hebben recht op een succesvolle terugkeer naar het onderwijs.

• In 2016 hebben de Ministeries van OCW en WVS het zogenaamde Thuiszitterspact gesloten met de PO-Raad, de VO-Raad het ministerie van Justitie en de VNG om het aantal thuiszitters omlaag te brengen.

• In de tekst van het Thuiszitterspact staat centraal dat gemeenten en samenwerkingsverbanden worden gestimuleerd om in elke regio een sluitende thuiszittersaanpak te realiseren waarbij is vermeld dat de sluitende aanpak begint bij het centraal stellen van het kind: steeds moeten oplossingen worden gezocht van uit het recht van het kind op een passend aanbod.

• De sluitende aanpak als vermeld in het Thuiszitterspact dient in elk geval afspraken te bevatten over

- Doelen voor de reductie van het aantal thuiszitters;

- Preventie van uitval;

- Samenwerking met de zorg;

- Maatwerk voor kinderen;

- Route naar een passende plek;

- Doorzettingsmacht of -kracht;

- Terugdringen vrijstellingen op grond van artikel 5 onder a Leerplichtwet;

• Het Thuiszitterspact heeft geleid tot veel regionale initiatieven en afspraken om het aantal thuiszitters terug te dringen en langdurige uitval te voorkomen;

• De bewindslieden van OCW, VWS en Rechtsbescherming hebben in een brief aan de Tweede Kamer van 15 februari 2019 aangekondigd te streven naar het wettelijk beleggen van doorzettingsmacht in de regio, ten einde in bepaalde situaties het gebrek aan regie op te lossen en ervoor te zorgen dat er tijdig wordt opgeschaald en casusregie wordt gevoerd om leerlingen alsnog een passende plek in onderwijs en/of jeugdzorg te kunnen bieden;

3 Bij thuiszitters gaat het vaak om onderwijs/zorgproblematiek waar jeugdhulp bij is betrokken. De inzet van jeugdhulp in het casusoverleg is dan essentieel om de terugkeer naar het onderwijs te bewerkstelligen. Het is de gemeente die jeugdhulpaanbieders contracteert en daarin afspraken kan maken over het toepassen van de privacy-afspraken in het Convenant door de betreffende jeugdhulpaanbieder. De gemeente en jeugdhulpaanbieder concretiseren die afspraak door de toezegging van de jeugdhulpaanbieder dat die zich middels ondertekening van het Toetredingsformulier (Bijlage 1) conformeert aan de afspraken in dit Convenant.

• In deze brief van de bewindslieden aan de Tweede Kamer wordt erkend dat gegevensuitwisseling over thuiszitters essentieel is tussen scholen, samenwerkingsverbanden en leerplichtambtenaren en tussen onderwijs en jeugdhulp;

• Ook wordt onderkend dat in de praktijk sprake is van ervaren privacy-problemen met betrekking tot de uitwisseling van persoonsgegevens over thuiszitters. Samenwerkingsverbanden worden geacht steeds meer de regiefunctie te vervullen ten aanzien van (langdurige) thuiszitters, maar de bewindslieden erkennen in de voornoemde brief dat een grondslag in de wet ontbreekt voor samenwerkingsverbanden om persoonsgegevens te delen met externe instanties.

• In de brief aan de Tweede Kamer kondigen bewindslieden aan dat er alsnog een wettelijke grondslag zal komen voor het uitwisselen van persoonsgegevens door samenwerkingsverbanden. Erkend wordt dat dit een langdurig traject is en dat voor de korte termijn landelijk gewerkt wordt aan een landelijk modelconvenant waarbij afspraken wordt gemaakt over gegevensuitwisseling over thuiszitters.

• Onderstaand Convenant is een direct uitvloeisel van de landelijke afspraken hierover en heeft als doel om in de periode totdat er een wettelijke grondslag is te voorzien in vervangende afspraken rond gegevensuitwisseling, met inachtneming van de privacy- regelgeving op basis van de AVG en relevante sectorwetten en van toepassing zijnde beroepscodes van betrokken professionals.

• Dit convenant verder wordt aangehaald als ‘het Convenant’.

verklaren te zijn overeengekomen in het kader van het Op Overeenstemming Gericht Overleg Ondersteuningsplan (OOGO)4 als bedoeld in artikel 18a lid 9 WPO en 17a lid 9WVO:

Artikel 1. Definities

Toelichting:

In dit artikel volgen de definities. Definities worden gebruik om veelgebruikte termen of zinnen af te korten, waarmee in de rest van het Convenant niet iedere keer de gehele zin of omschrijving dient te worden gebruikt. Dit bevordert de leesbaarheid van dit Convenant.

In dit Convenant en de daarbij behorende bijlage(n) wordt verstaan onder:

1.1. persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (artikel 4 lid 1 AVG);

1.2. Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, zoals bedoeld in artikel 9 AVG en artikel 22 lid 1 Uitvoeringswet AVG);

1.3. Verwerken: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel

4 Het Convenant kan als onderdeel van het zgn. OOGO-overleg over het Ondersteuningsplan van het samenwerkingsverband of het OOGO-overleg worden getekend.

van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 AVG);

1.4. Betrokkene: het kind of de jongere die in dit Convenant wordt gedefinieerd als thuiszitter; bij de minderjarige jongere wordt ook de wettelijke vertegenwoordiger, zijnde de ouder of de voogd bedoeld, die de rechten van de betrokkene uitoefenen;

1.5. Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, niet zijnde de betrokkene, noch één der partijen;

1.6. Verwerkingsverantwoordelijke(n): een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

1.7. Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijken: Partijen zijn Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijke voor zelfstandige Verwerkingen en wanneer verschillende Verwerkingen min of meer geïntegreerd zijn, maar geen sprake is van Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken;

1.8. Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken: Van Gezamenlijke Verwerkings- verantwoordelijkheid is sprake wanneer Verwerkingen zijn geïntegreerd, en niet één Partij als Verwerkingsverantwoordelijke kan worden aangemerkt voor de geïntegreerde Verwerkingen. In dat geval zijn de partijen Verwerkingsverantwoordelijken voor het geheel van de Verwerking;

1.9. Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (artikel 4 lid 8 AVG);

1.10 Casusregie: het uitvoeren van werkzaamheden gericht op het terugdringen van het absoluut en relatief schoolverzuim en het bevorderen van de terugkeer naar het onderwijs ten aanzien van één of meer specifieke leerlingen;

1.11 Thuiszitter: de leerplichtige jongere tussen vijf en zestien jaar of een jongere van zestien of zeventien jaar waarop de kwalificatieplicht van toepassing is en waarbij sprake is van absoluut of relatief schoolverzuim

1.12 Casusoverleg5: het overleg tussen school en/of samenwerkingsverband, de thuiszitter en/of diens ouder(s)/verzorger(s) en de leerplichtambtenaar over situaties van absoluut en relatief verzuim en de afstemming over het plan van aanpak gericht op een terugkeer naar een voor de leerling passende plek in het onderwijs;

1.13 Absoluut verzuim: het schoolverzuim van de jongere, tussen 5 en 18 jaar, die niet staat ingeschreven bij een school of onderwijsinstelling en waarop geen vrijstelling op basis van de Leerplichtwet 1969 van toepassing is;

1.14 Relatief verzuim:

- het ongeoorloofd verzuim van de leerplichtige leerling die op een school of onderwijsinstelling staat ingeschreven maar minimaal zestien uur in vier weken verzuimt;6

- het geoorloofd verzuim van de leerplichtige leerling die op een school of onderwijsinstelling vaak voorkomend verzuim vertoont, te weten vier ziekmeldingen in twaalf weken of verzuim op zeven aaneengesloten schooldagen, waarbij een vermoeden van ongeoorloofd verzuim aanwezig is7 .

5 Het casusoverleg kan plaatsvinden op meerdere nivo’s (school en SWV) en met wisselende deelnemers en naar gelang het nivo en problematiek van de jongere (bv met of zonder jeugdhulpaanbieder).

6 Voor het delen van persoonsgegevens door scholen aan leerplicht over ongeoorloofd verzuim geldt een wettelijke grondslag en hebben scholen een meldplicht. Dit geldt niet voor het geoorloofd verzuim in het kader van de m@zl-aanpak; daarvoor geldt de grondslag algemeen belang (preventieve aanpak ter voorkoming van langdurige uitval).

7 Deze omschrijving komt uit de zgn. M@zl-aanpak die in veel regio’s wordt toegepast. Het gaat dan om

veelvoorkomend verzuim dat vermoedelijk ongeoorloofd is. In het kader van een preventieve aanpak is het

1.15 AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);

1.16 Leerplichtambtenaar: de ambtenaar van de gemeente(n) die partij is/zijn bij het Convenant en aangesteld is als ambtenaar belast met de uitvoering en handhaving namens de gemeente van de Leerplichtwet;

Toelichting:

het Casusoverleg is het hart van de samenwerking. Partijen regelen bij ondertekening wie de samenroeper is van het Casusoverleg en het overleg regisseert. Zie bijlage 3 voor Inrichting Casusoverleg. Concrete werkafspraken hierover kunnen eventueel als bijlage bij het Convenant worden gevoerd. Aangezien dit per regio zal wisselen is dit niet in dit landelijke model opgenomen.

Artikel 2. Afzonderlijke en Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken

2.1. Partijen zijn Afzonderlijk Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verstrekken aan elkaar in het kader van dit Convenant.

2.2. Partijen zijn conform artikel 26 Algemene Verordening Gegevensbescherming Gezamenlijk Verwerkingsverantwoordelijken voor de persoonsgegevens die zij, anders dan de verstrekking zoals bedoeld in artikel 2.1, verwerken op één digitale plek of in het informatiesysteem van een van de partijen in het kader van de samenwerking voor de doeleinden zoals omschreven in artikel 3. In dat geval wordt de Partij wiens informatiesysteem (bv server) wordt gebruikt beschouwd als eerste verwerkingsverantwoordelijke jegens rechten die de betrokkene heeft ten aanzien van de privacy-bescherming.

Toelichting:

Als SWV en gemeente bijvoorbeeld afspreken gezamenlijk 1 (digitale) registratie te voeren die door een van beide partijen wordt beheerd en waar beide partijen toegang tot hebben is sprake van een gezamenlijke registratie en verwerking van persoonsgegevens. In dat geval zijn ze ook samen verwerkingsverantwoordelijke voor de AVG.

Artikel 3. Doel Verwerking persoonsgegevens

3.1. Het verwerken van persoonsgegevens van thuiszitters door partijen vindt plaats met als doel het borgen van het recht op onderwijs voor elk kind en daarmee het terugdringen van het aantal thuiszitters. Het terugdringen hiervan heeft als doel het realiseren van een ononderbroken ontwikkelingsproces middels het vinden van een passende plek in het onderwijs en/of jeugdhulp.

Meer specifiek draagt de verwerking van persoonsgegevens tussen partijen bij aan:

a. het vinden van een passende plek in het onderwijs en/of de jeugdhulp voor de thuiszitter;

b. het realiseren van een ononderbroken ontwikkelingsproces voor de thuiszitter;

c. het voorkomen van ernstige stagnatie in de leer-, psychosociale- en sociaal emotionele ontwikkeling van de thuiszitter;

d. het voorkomen van ernstige fysieke- en/of psychische gezondheidsproblemen bij de thuiszitter;

gewenst om deze categorie onderdeel te laten uitmaken van het convenant omdat deze categorie risicovol is ten opzichte van langdurige uitval. Bij ziekteverzuim zal eerst de Jeugdarts nader onderzoek moeten doen voordat een leerling door de school wordt aangemeld in het Casusoverleg.

e. het in voorkomende gevallen oplossen van complexe multi-problematiek, problematiek waarbij de thuiszitter te maken heeft met meerdere problemen die op meer dan één leefgebied spelen;

f. het voorkomen van (verder) crimineel en/of overlastgevend gedrag of verder afglijden van het kind/de jongere naar strafbaar gedrag;

g. en het mogelijk maken van samenwerking tussen partijen met het oog op de hierboven geformuleerde doeleinden.

3.2. Om het onder artikel 3.1 geformuleerde doel te bereiken verwerken partijen gezamenlijk de strikt noodzakelijke persoonsgegevens in het kader van het Casusoverleg.

3.3. Partijen Verwerken de persoonsgegevens die zij in het kader van de samenwerking onder dit Convenant hebben verkregen niet voor andere (neven)doeleinden dan de doelen omschreven in artikel 3.1.

3.4. Bij het Verwerken van persoonsgegevens in het Casusoverleg worden de volgende uitgangspunten in acht genomen:

a. Er is sprake van een strikte doelbinding per fase van de voor de te verwerken persoonsgegevens en alleen de voor het doel van die fase noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt (zie Bijlage 3 Checklist inrichting Casusoverleg);

b. Als het doel van de verwerking van persoonsgegevens wijzigt, of, de casus gaat door naar een volgende fase, wordt als eerste opnieuw beoordeeld of de eerder verwerkte gegevens ook daarvoor noodzakelijk zijn en vervolgens of de gegevens daarvoor ook (verder) gebruikt mogen worden;

c. Een partner die in een bepaalde fase persoonsgegevens verstrekt behoudt de zeggenschap over het verdere gebruik van die gegevens en of die voor een andere fase en/of andere doelen gebruikt mogen worden;

d. Partners die bij de behandeling van een casus kennisnemen van persoonsgegevens afkomstig van een andere partner mogen deze gegevens enkel verder gebruiken voor hun eigen taken in het kader van de casusbehandeling, als de partner die de gegevens heeft ingebracht, dit afzonderlijk accordeert.

Artikel 4 Grondslagen voor het verwerken en uitwisselen van persoonsgegevens tussen partijen (onder meer ten behoeve van het Casusoverleg8)

4.1 Gemeente

De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door de gemeente waaronder het inbrengen van persoonsgegevens in het casusoverleg, is gelegen in artikel 6 lid 1 sub e AVG, zijnde het algemeen belang. Het algemeen belang bestaat uit de noodzaak om persoonsgegevens van thuiszitters te delen met het casusoverleg met als doel de jongere te voorzien van een passend onderwijs(zorg) aanbod ter voorkoming van langdurige onderwijsuitval.

Het algemeen belang wordt gemotiveerd vanuit de wettelijke plicht van de gemeente om toe te zien op de naleving van de Leerplichtwet als vermeld in artikel 16 Leerplichtwet en de verantwoordelijkheid van de gemeente tot het treffen van noodzakelijke voorzieningen als vermeld in artikel 2.3 van de Jeugdwet.

De grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens aan schoolbesturen in het kader van het treffen van een onderwijszorg-arrangement voor leerlingen met een extra ondersteuningsbehoefte is gelegen in artikel 2.7 Jeugdwet.

8 Alle partijen in het Casusoverleg kunnen casussen en daarmee ook persoonsgegevens inbrengen. Dit zal regionaal en plaatselijk maatwerk vergen en concrete afspraken daarover. Omdat alle partijen persoonsgegevens kunnen inbrengen wordt in dit artikel voor elke Partij afzonderlijk de grondslag voor het uitwisselen van persoonsgegevens geformuleerd.

4.2.Samenwerkingsverband

De grondslag voor het inbrengen van persoonsgegevens door het samenwerkingsverband in het casusoverleg, is gelegen in artikel 6 lid 1 sub e AVG, zijnde het algemeen belang. Het algemeen belang bestaat uit het bevorderen van een zo passend mogelijke plaats in het onderwijs van leerlingen die thuiszitten, in het kader van de wettelijke taak van het samenwerkingsverband om een samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen de scholen te realiseren.

Indien bij de verstrekking van persoonsgegevens voor het casusoverleg ook gegevens over de gezondheid9 van betrokkene behoren als bedoeld in artikel 14, onderdeel 15 AVG, kan dit alleen met toestemming van betrokkene dan wel de wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene10.

De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens door het samenwerkingsverband ten behoeve van de aangesloten schoolbesturen is gelegen in de nakoming van de wettelijke verplichtingen uit artikel 18a lid 2,6 en 13 WPO en artikel 17a lid 2, 6 en 14 WVO, bij het realiseren van een samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen de scholen van de aangesloten schoolbesturen.

4.3.Schoolbestuur

De grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens door het schoolbestuur aan de gemeente, via een melding bij het digitale verzuimloket van DUO, in het kader van ongeoorloofd relatief verzuim is gelegen in artikel 21a Leerplichtwet.

De grondslag voor het inbrengen van persoonsgegevens van overig relatief verzuim11 in het casusoverleg, is gelegen in artikel 6 lid 1 sub e AVG, zijnde het algemeen belang. Het algemeen belang bestaat uit het bevorderen van een zo passend mogelijke plaats in het onderwijs van de leerling die thuiszit, in het kader van de wettelijke zorgplicht van het schoolbestuur om voor elke ingeschreven leerling een passende plek te vinden op de eigen dan wel een andere school.

De grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens van thuiszitters die extra ondersteuning behoeven en waar een onderwijszorg-arrangement op van toepassing is, aan de gemeente, jeugdgezondheidszorg en jeugdhulp/zorgaanbieder is gelegen is gebaseerd op het nakomen van de wettelijke verplichting als geregeld in artikel 8 lid 4 WPO en artikel 17b lid 1 WVO.

De grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens aan het samenwerkingsverband is gelegen in de wettelijke taak van het schoolbestuur om voor de leerling een zo passend

9 Gezondheidsgegevens zijn gegevens die verband houden met de fysieke of mentale (geestelijke) gezondheid van een natuurlijk persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven (artikel 4 onder 15 AVG).

10 Artikel 17a lid 14 WVO en artikel 18a lid 13 WPO vermelden dat het SWV gezondheidsgegevens van leerlingen alleen aan de betrokken school van aanmelding of inschrijving mag verstrekken en niet aan derden. Het is gewenst dat ouders aanwezig zijn bij het casusoverleg zodat zij daar zelf kunnen bepalen welke gegevens wel welke gegevens niet gedeeld worden over hun kind.

11 Het is van groot belang dat scholen actief beleid voeren om schoolverzuim terug te dringen door bij vaak voorkomend verzuim dit niet alleen goed te registreren maar hierop ook beleidsmatig te sturen. Het delen van geoorloofd (langdurig) verzuim met leerplicht in het casusoverleg is wettelijk niet verplicht maar wel van belang om gezamenlijk in het kader van een preventieve aanpak langdurig ongeoorloofd verzuim te voorkomen.

mogelijke onderwijsplek te vinden waarbij het noodzakelijk kan zijn om hierbij het samenwerkingsverband in te schakelen. Het samenwerkingsverband ondersteunt de aangesloten schoolbesturen bij het zoeken naar een zo passend mogelijke plek in het onderwijs bij langdurig relatief verzuim. Deze activiteiten kunnen op basis van artikel 18a lid 13 en artikel 17a lid 14 WVO bestaan uit:

- de beoordeling van de toelaatbaarheid van de thuiszitter tot een speciale voorziening12,

- de advisering over de ondersteuningsbehoefte van de thuiszitter of

- de toewijzing van een ondersteuningsarrangement aan de thuiszitter.

Het verstrekken van persoonsgegevens van thuiszitters aan het samenwerkingsverband voor een van bovengenoemde doelen is gebaseerd op artikel 18a lid 13 WPO en artikel 17a lid 14 WVO.

4.4. Jeugdhulpaanbieder

De grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens aan het casusoverleg van thuiszitters die in behandeling zijn bij een jeugdhulpaanbieder is gelegen in artikel 6 lid 1 sub a AVG, zijnde toestemming van (de wettelijk vertegenwoordiger van) betrokkene.

Deze toestemming wordt bij voorkeur mondeling verstrekt doordat (de wettelijk vertegenwoordiger van) betrokkene zelf aanwezig is bij het casusoverleg. Indien (de wettelijk vertegenwoordiger van) betrokkene niet zelf aanwezig is bij het casusoverleg overlegt de jeugdhulpaanbieder vooraf met betrokkene welke informatie wel of niet wordt gedeeld met andere partijen en legt hij de toestemming schriftelijk vast.

Toelichting:

Partijen stellen ieder voor zich vast op grond van welke wettelijke grondslag zij persoonsgegevens in het kader van de samenwerking in dit Convenant verwerken. Artikel 6 AVG geeft hiertoe verschillende mogelijkheden; verwerking kan bijvoorbeeld rechtmatig zijn als wordt voldaan aan:

-het voldoen aan een wettelijke plicht die op een partij (verwerkingsverantwoordelijke) rust;

-het vervullen van een taak van algemeen belang;

-het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van een partij, zolang privacybelangen van betrokkene niet zwaarder wegen;

-gegeven toestemming door de betrokkene.

De wetgever heeft voor bepaalde taken van gemeente, samenwerkingsverband en schoolbestuur een wettelijke grondslag gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens; in een aantal situaties is voor het vervullen van de wettelijke taak van een partij het zonder meer nodig om persoonsgegevens te verwerken. In die situaties waarin dit niet evident uit het wettelijk kader voortvloeit is gekozen voor de grondslag algemeen belang, die ook de overwegingen aan het begin van het convenant die duidelijk maken dat er een goot publiek belang is gemoeid met het terugdringen van het aantal thuiszitters en het realiseren van de ambities uit het landelijk Thuiszitterspact. In de situaties dat de wetgever het delen van persoonsgegevens verbiedt met derden, een beroepsgeheim het delen verbiedt dan wel dit in strijd is met een van toepassing zijnde beroepscode, is toestemming van betrokkene nodig. Het beroepsgeheim kan in bepaalde gevallen bij uitzondering worden verbroken bijvoorbeeld als sprake is bedreiging van een vitaal belang van betrokkene of van derden (conflict van plichten).

12 Dit kan zowel speciaal basisonderwijs, speciaal of voortgezet speciaal onderwijs zijn als een tijdelijke, bovenschoolse voorziening als bijvoorbeeld het OPDC.

Artikel 5. Verwerking en uitwisseling type persoonsgegevens

0.0.Xx het kader van de samenwerking in dit Convenant worden door partijen ten hoogste de volgende persoonsgegevens ten behoeve van het casusoverleg (en het daarin op te stellen plan van aanpak) aan elkaar verstrekt:

a. voor en achternaam, geboortedatum adres en woonplaats van betrokkene;

b. het burgerservice nummer van betrokkene13;

b. naam van de laatst bekende school waar betrokkene onderwijs heeft gevolgd;

c. gegevens over duur en oorzaak van het relatief dan wel absoluut verzuim. De oorzaak wordt in algemene bewoordingen of in een korte omschrijving weergegeven zonder dat daarin specifieke bijzondere persoonsgegevens als bedoeld in de AVG worden genoemd;

d. het feit dat er, indien van toepassing, een voogd, een toeziend voogd of een bepaalde jeugdhulpaanbieder bij de thuiszitter is betrokken, met vermelding van de betrokken behandelaar;

e. gegevens over de gezinssamenstelling en de gezinsomstandigheden, voor zover relevant voor de terugkeer van de thuiszitter naar het onderwijs;

x. xxx. buitenkant-informatie14 over de ondersteuning die de thuiszitter en zijn gezin wordt geboden;

g. interventies die door de gemeente en/of jeugdhulpaanbieder ten aanzien van betrokkene in het kader van de Methodische Aanpak Schoolverzuim (MAS) zijn of worden ingezet;

h. interventies die door de school en het samenwerkingsverband ten aanzien van betrokkene zijn of worden ingezet, gericht op terugkeer naar de eigen of een andere school binnen het samenwerkingsverband.

Toelichting:

persoonsgegevens betreft informatie die direct of indirect herleidbaar is tot een natuurlijk persoon, zoals geformuleerd in de definities. Dat kan een naam, adres of telefoonnummer zijn, maar ook gegevens over gezondheid, leefsituatie, handhavingsmaatregelen door leerplicht.

5.2. Bij de verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in dit Convenant, houden partijen

zich aan de wettelijke kaders van de voor iedere Partij toepasselijke wet- en regelgeving. 5.3.persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4.1. worden slechts ingebracht indien dit

noodzakelijk is voor het bereiken van de doelen zoals verwoord in artikel 3, passend bij een goede vervulling van ieders eigen taak, en de goede uitvoering van de samenwerking in het casusoverleg.

5.4.Partijen Verwerken persoonsgegevens voor de onder artikel 3 geformuleerde doeleinden enkel in de informatiesystemen van de eigen organisatie, of in een gemeenschappelijk beheerd informatiesysteem conform het beveiligingsbeleid zoals opgenomen in Bijlage 2 bij dit Convenant.

5.5.Partijen beëindigen de gegevensverwerking ten aanzien van een thuiszitter indien:

13 Samenwerkingsverbanden mogen op dit moment nog geen BSN registeren. Tussen gemeente en school is uitwisseling van BSN wel mogelijk.

14 Deze informatie geeft niet aan wat de ondersteuning precies inhoudt maar wel dat er ondersteuning in de thuissituatie plaats vindt);

- Uit de gegevens van de school blijkt dat de thuiszitter na terugkeer in het onderwijs gedurende een jaar feitelijk en onafgebroken15 aan dit onderwijs deelneemt;

- De thuiszitter niet langer zijn woon- of verblijfplaats heeft in een gemeente die Partij is bij dit Convenant noch is ingechreven bij een van de schoolbesturen die Partij zijn bij dit Convenant;

- De thuiszitter is overleden.

5.6.Onverminderd het bepaalde in dit artikel, kunnen partijen persoonsgegevens verstrekken aan een andere partij dan wel aangesloten partij die het Toetredingsformulier in Bijlage 1 heeft ondertekend, in het kader van de doelstellingen van de samenwerking zoals verwoord in artikel 3 voor zover deze uitwisseling noodzakelijk is voor deze partij bij:

a. het uitvoering geven aan interventies en acties die in het casusoverleg zijn afgesproken;

b. het voeren van de casusregie op het plan van aanpak als dat in het casusoverleg is afgesproken;

c. het toebedelen van de casus aan een specifieke partij ten behoeve van verdere afhandeling, zoals het aanbrengen van de casus bij een andere overlegtafel.

De grondslag conform de AVG voor het verstrekken van persoonsgegevens als hierboven verwoord wordt ontleend aan de eigen taak en/of de taak van de partij die de activiteiten onder a t/m c uitvoert.

Artikel 6. Doorwerking geheimhoudingsbepalingen en toepassing toestemmingsvereiste

6.1 Indien voor het inbrengen en/of verstrekken van persoonsgegevens zoals bedoeld in de artikel 5 toestemming noodzakelijk is voor het doorbreken van geheimhoudingsbepalingen zoals bijvoorbeeld verwoord in de Wgbo (artikel 7:457 BW), Jeugdwet (artikel 7.3.11) en artikel 88 wet Big, de beroepscode van de Jeugdzorgwerker artikel J, beroepscode NIP artikel 71 t/m 87 (psycholoog), of beroepscode NVO artikel 11 (pedagoog), de Reclasseringsregeling 1995 artikel 37, dan:

a. wordt deze gevraagd op het moment dat duidelijk is dat het inbrengen of verstrekken noodzakelijk is ten behoeve van het casusoverleg;

b. worden deze persoonsgegevens uitsluitend verstrekt voor zover hiervoor de uitdrukkelijke toestemming is verkregen van de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger;

c. legt de partij die de toestemming heeft verkrijgen deze schriftelijk vast en informeert betrokkene dat hij zijn toestemming altijd weer kan intrekken;

d. draagt de partij die toestemming heeft verkregen bij intrekking van die toestemming er zorg voor dat er geen verdere verstrekkingen meer plaats vinden;

e. maakt elke partij een eigen afweging conform de voor hem geldende professionele standaarden, indien toestemming niet verkregen wordt en hij ervan overtuigd is dat zich hier een conflict van plichten voordoet, of goed hulpverlenerschap het verstrekken van persoonsgegevens verlangt.

Artikel 7 Dataminimalisatie

7.1 Partijen verwerken niet meer persoonsgegevens dat noodzakelijk met het oog op de in artikel 3 van dit Convenant geformuleerde doeleinden.

7.2 In het Casusoverleg verwerken partijen alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het opstellen en uitvoeren van een integraal plan van aanpak.

15 Bij onafgebroken wordt hier bedoeld dat de leerling niet langer in de zgn. m@zl-criteria valt (dus 4 ziekmeldlngen in 12 weken of 7 aaneengesloten schooldagen).

7.3 Enkel de afgevaardigden van partijen in het Casusoverleg hebben toegang tot de persoonsgegevens die worden verwerkt ten behoeve van het Casusoverleg. Binnen de eigen organisatie hebben alleen personen toegang tot persoonsgegevens van betrokkene voor zover dat nodig is ten behoeve van de uitvoering van de in artikel 3 van dit Convenant geformuleerde doeleinden.

Artikel 8 Kwaliteit

Partijen dragen er zorg voor dat de persoonsgegevens die zij in het kader van de onder artikel 3 geformuleerde doeleinden verstrekken toereikend, ter zake dienend, niet bovenmatig, juist en nauwkeurig zijn. De Partij die persoonsgegevens ten behoeve van het Casusoverleg verstrekt blijft verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en nauwkeurigheid van die persoonsgegevens.

Artikel 9 Bewaren en Vernietigen

9.1 persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel of de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt zoals geformuleerd onder artikel 3 en met inachtneming van artikel 7 van dit Convenant.

9.2 Met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen worden persoonsgegevens vernietigd zodra de verwerking daarvan niet langer nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt, maar uiterlijk binnen een jaar na het besluit tot sluiting van het thuiszitters-dossier van betrokkene als bedoeld in artikel 5 lid 5.

9.3 De gegevens in het thuiszitters-bestand kunnen ten behoeve van het nakomen van wettelijke verplichtingen, ten behoeve van beleidsdoelen of van onderzoek langer worden bewaard op voorwaarde dat zij zodanig worden bewerkt dat de persoonsgegevens niet langer herleidbaar zijn tot individuele personen.

Artikel 10 Beveiliging

10.1 Partijen dragen zorg voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking, een en ander zoals omschreven in Bijlage 2. Die maatregelen betreffen onder meer, maar niet uitsluitend, maatregelen met betrekking tot de toegang tot persoonsgegevens, alsook het gebruik van beveiligde verbindingen voor de verstrekking van persoonsgegevens.

10.2 Wanneer persoonsgegevens aan andere partijen worden verstrekt, gebeurt dit uitsluitend op een adequaat beveiligde manier, conform de geldende beveiligingsnormen voor de betreffende gegevens. Indien daarbij gebruik wordt gemaakt van elektronische gegevensuitwisseling gebeurt dit door middel van versleuteling van de persoonsgegevens en gebruik making van meer-factor authenticatie.

10.3 Indien partijen gebruik maken van een gezamenlijk informatiesysteem draagt de Partij die dit systeem beheert en uitvoert zorg voor de adequate beveiliging van persoonsgegevens die worden Verwerkt in dit systeem.

Toelichting

Wanneer persoonsgegevens aan andere partijen worden verstrekt gebeurt dit met het oog op de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de mogelijke risico’s voor Betrokkenen uitsluitend op een adequaat beveiligde manier. In het beveiligingsplan dienen hier richtlijnen voor te worden opgenomen. De voorkeur heeft het dat de partij voor wie de gegevens zijn bedoeld deze kan inzien of op kan halen in een beveiligde omgeving en via een beveiligde verbinding. Het gebruik van email dient zoveel mogelijk vermeden te worden. Indien dit bij uitzondering niet anders kan dient passende versleuteling (encryptie) van de persoonsgegevens plaats te vinden voor verstrekking middels bijvoorbeeld het toekennen

van een wachtwoord aan een bestand. Ook wordt dan gebruik gemaakt van meer-factor authenticatie. Meerfactorauthenticatie is een vorm van (toegangs)beveiliging waarbij de gebruiker zich met een combinatie van minimaal twee verschillende typen authenticatiefactoren moet authentiseren om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval indien het wachtwoord van het bestand niet via dezelfde pc wordt verstuurd maar via een ander device wordt verzonden, bijvoorbeeld middels een sms- bericht door middel van een mobiele telefoon.

Artikel 11 Geheimhouding

11.1 Een ieder die op grond van dit Convenant kennis neemt van persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet- en regelgeving of de van toepassing zijnde beroepscode tot bekendmaking verplicht.

11.2 Partijen dragen er zorg voor dat iedere medewerker die in de uitvoering van het Convenant of dit Convenant in aanraking komt met persoonsgegevens geheimhouding van die gegevens waarborgt.

11.3 Wettelijke geheimhoudingsplichten zijn onverminderd van toepassing op eenieder die Bijzondere persoonsgegevens in het kader van de eigen taakuitoefening ontvangt.

11.4 De partijen in dit Convenant mogen de persoonsgegevens afkomstig van organisaties die aan een geheimhoudingsplicht als onder meer bedoeld in de Wet Geneeskundige behandelovereenkomst (artikel 7:457 BW), Reclasseringsregeling 1995, Jeugdwet of Wet Maatschappelijke Ondersteuning zijn gebonden, slechts Verwerken voor het specifieke doel van de casus waarvoor deze zijn verstrekt. De persoonsgegevens mogen alleen verder worden Verwerkt door de ontvangende partijen met toestemming van de verstrekkende organisatie en indien het doel van de verdere verwerking verenigbaar is met dit doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verstrekt. Onverenigbaar gebruik van de persoonsgegevens, ook intern binnen de organisaties van de ontvangende partijen, is niet toegestaan.

11.5 Wanneer de grond voor het verstrekken van de persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming van Xxxxxxxxxx als bedoeld artikel 6 lid 1 onder a AVG en/of artikel 9 lid 2 onder a AVG en Betrokkene trekt deze toestemming in, laat de verstrekkende Partij dit aan de ontvangende Partij weten, waarbij ook de toestemming voor Verwerking en

verdere Verwerking voor de ontvangende Partij vervalt16.

Het opzettelijk schenden van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel 272 Wetboek van strafrecht

Toelichting:

Artikel 12 Informatieverstrekking aan betrokkenen

12.1. Vóór het verstrekken van persoonsgegevens in het kader van de samenwerking wordt betrokkene door de verstrekkende Partij, dan wel de Partij die de Casusregie voert, geïnformeerd17 over het voornemen diens persoonsgegevens verder te verwerken in het kader van samenwerking ten behoeve van het Casusoverleg in dit Convenant.

16 Tot het moment van intrekken van de toestemming is sprake van een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens.

17 De jongere cq de ouder dient te weten wie welke informatie over het kind deelt en registreert. Zie Bijlage 3 Checklist Inrichting Casusoverleg. In het Convenant wordt ervan uitgegaan dat ouders/betrokkene zelf ook deel uitmaken van het Casusoverleg en zo meebepalen welke informatie wordt gedeeld.

12.2 Deze informerende Partij maakt het tijdstip waarop en de wijze van informeren kenbaar aan de overige bij een Casus betrokken partijen.

12.3 Alle deelnemende partijen zorgen op hun eigen website voor vermelding van deelname aan het Casusoverleg, met vermelding van conctactgegevens van het aanspreekpunt/adres (samenroeper, regisseur) en voor een verwijzing naar dit Convenant.

12.5 De deelnemers in het Casusoverleg nodigt betrokkene (waaronder de ouders als wettelijk vertegenwoordiger van de minderjarige jongere tot 16 jaar) uit tot deelname aan het Casusoverleg, specifiek als het gaat om het opstellen van het Plan van aanpak dat nodig is om een terugkeer naar het onderwijs te bewerkstelligen.

12.4 De onder artikel 12.1 bedoelde informatieverstrekking bevatten ten minste de volgende informatie:

a. De doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens in het Casusoverleg zoals beschreven in artikel 3;

b. De partijen die deelnemen aan het Casusoverleg;

c. De termijn waarvoor de persoonsgegevens worden opgeslagen en bewaard zoals omschreven onder artikel 9, dan wel de criteria voor het bepalen van die termijn;

d. De rechten van Betrokkene met betrekking tot de Verwerking van diens persoonsgegevens zoals geformuleerd onder artikel 13 tot en met 17;

e. Indien de Verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, dat Xxxxxxxxxx het recht heeft deze te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de Verwerking van de persoonsgegevens die heeft plaatsgevonden vóór intrekking van de toestemming;

f. Dat Betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen over de Verwerking van zijn of haar persoonsgegevens onder dit Convenant bij de deelnemers van het Casusoverleg en bij de Autoriteit persoonsgegevens;

g. Nadere uitleg indien de persoonsgegevens moeten worden verstrekt of verder Verwerkt op grond van een wettelijke of contractuele verplichting;

h. Nadere uitleg indien Betrokkene verplicht is de persoonsgegevens te verstrekken;

i. De contactgegevens van de Partij bij wie de Betrokkene terecht kan voor meer informatie over de Verwerking van zijn persoonsgegevens, dan wel waar hij zijn rechten geldend kan maken.

Toelichting:

Het verdient aanbeveling de uitoefening van de rechten van de Betrokkene te centraliseren. Door een van de deelnemers in het Casusoverleg te belasten met de informatieplicht aan betrokkene ontstaat voor betrokkene een heldere communicatielijn waarbij sprake is van 1 contactpersoon vanuit het Casusoverleg. Betrokkenheid van leerlingen en ouders is essentieel in het opstellen van een Plan van aanpak om terugkeer naar het onderwijs mogelijk te maken. Ouders hebben recht op vrije schoolkeuze en moeten worden betrokken bij het vinden van een zo passend mogelijke plek in het onderwijs. Om die reden worden ouders ook uitgenodigd te participeren in het Casusoverleg.

Artikel 13 Rechten van de Betrokkenen

13.1 Iedere betrokkene18, en de wettelijk vertegenwoordiger bij betrokkenen jonger dan 16 jaar, heeft conform de artikelen 15 tot en met 21 van de AVG:

18 Tot 12 jaar wordt dit recht uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene. Tussen 12 en 16 jaar geldt dit recht voor betrokkene en wettelijk vertegenwoordiger allebei en vanaf 16 jaar door

a. Het recht zich schriftelijk tot een partij of het Casusoverleg 19(adres ) te

wenden met het verzoek tot inzage in de persoonsgegevens die worden verwerkt en op hem betrekking hebben;

b. Het recht van rectificatie, beperking of bezwaar;

c. Het recht op verwijdering van de gegevens en ‘het recht om vergeten te worden’;

d. Het recht op overdracht van zijn gegevens (dataportabiliteit20);

e. Het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

13.2 De partij die een verzoek als bedoeld in 13.1 heeft ontvangen zal dit verzoek met de andere partijen in het Casusoverleg opnemen en bespreken;

Verzoeker zal binnen een maand worden geïnformeerd over de uitvoering van een verzoek; Indien een verzoek wordt afgewezen wordt dit schriftelijk en duidelijk gemotiveerd kenbaar gemaakt21.

Artikel 14 Verstrekking aan derden

14.1 persoonsgegevens die in het kader van dit Convenant worden Verwerkt, worden niet verstrekt aan anderen dan deelnemers aan het Casusoverleg. Indien verstrekking aan derden nodig is om de doeleinden van artikel 3 van dit Convenant te bereiken wordt hiervoor toestemming gevraagd van betrokkene.

14.2 Indien een verstrekking van persoonsgegevens aan derden plaatsvindt, is dat een individuele afweging van elke Partij op grond van zijn eigen wet- en regelgeving. Alleen de partij die de persoonsgegevens heeft ingebracht in het Casusoverleg is gerechtigd hierover een beslissing te nemen.

14.3 Verstrekking van persoonsgegeven aan derden vindt zo veel mogelijk plaats via pseudonimisering of anonimisering tenzij voor het doel van de verstrekking het nodig is dat sprake is van tot een individu te herleiden persoon.

Artikel 15 Verwerkingsregister en Functionaris Gegevensbescherming

15.1 Partijen registeren hun verwerkingen van persoonsgegevens onder dit Convenant in een eigen register van verwerkingsactiviteiten.

15.2 De Functionarissen Gegevensbescherming van de afzonderlijke partijen hebben recht op inzage tot de Verwerkingen en register van Verwerkingen, alsook inzage in enige andere informatie, voor zover dit noodzakelijk is voor diens toezichthoudende werkzaamheden.

15.3 De Functionarissen Gegevensbescherming van elke Partij houden toezicht op de naleving van de eigen partij op de verplichtingen in dit Convenant en zijn bevoegd ter zake advies uit te brengen dan wel onregelmatigheden in de gegevensverwerking te rapporteren aan de afgevaardigde van de eigen Partij in het Casusoverleg.

Artikel 16 Aansprakelijkheid

betrokkene zelf. De onderwijswetgeving (artikel 11 WPO) geeft de wettelijk vertegenwoordiger van de leerling die nog niet meerderjarig (18 jaar) is, recht op informatie over de vordering van de leerling.

19 Zie ook Bijlage 3 Checklist inrichting Casusoverleg. Het is gewenst dat ouders een aanspreekpunt hebben voor het Casusoverleg (regisseur, samenroeper) waartoe ze zich kunnen wenden.

20 Dit recht geldt niet als de grondslag voor de verwerking het algemeen belang is. Er moet sprake zijn van specifieke toestemming of een overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens.

21 Alleen bij uitzondering kan inzage worden geweigerd. Artikel 41 van de Uitvoeringswet AVG bevat een aantal uitzonderingsgronden (openbare veiligheid, voorkomen strafbare feiten, bescherming rechten en vrijheden van anderen). De organisatie met argumenten geven voor de weigering en laten zien dat een zorgvuldige afweging van betrokken belangen is gemaakt.

16.1 Partijen zetten zich in voor een goede uitvoering van het bepaalde in dit Convenant en zullen zich houden aan de dienaangaande in dit Convenant gemaakte afspraken.

16.2 Partijen zijn ieder voor zich aansprakelijk voor aanspraken van betrokkenen, of derden op schadevergoeding op grond van directe of indirecte schade, administratieve boetes of andere aanspraken van derden in geval van toerekenbare tekortkoming door de aangesproken Partij in de nakoming van het bepaalde in dit Convenant en de bijbehorende Bijlagen22.

16.3 Wanneer meerdere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerker bij dezelfde Verwerking betrokken zijn, en verantwoordelijk zijn voor schade die door die Verwerking is veroorzaakt, wordt elke Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker voor de gehele schade aansprakelijk gehouden teneinde te garanderen dat de betrokkene daadwerkelijk wordt vergoed.

16.4 Een Verwerker is slechts aansprakelijk voor de schade die door Verwerking is veroorzaakt wanneer bij de Verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot Verwerkers gerichte verplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming of buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld.

16.5 Onverminderd het gestelde in lid 4 kan iedere Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker die de volledige vergoeding heeft betaald vervolgens bij de andere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerkers die bij dezelfde Verwerking betrokken zijn, het deel van de schadevergoeding verhalen dat overeenkomt met hun deel van de aansprakelijkheid voor de schade. Een Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker kan door andere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerkers worden vrijgesteld van onderlinge betaling van schadevergoeding indien hij bewijst dat hij op geen enkele

wijze verantwoordelijk is voor het schadeveroorzakende feit.

Toelichting:

Bepaal gezamenlijk hoe wordt omgegaan met aansprakelijkheid op grond van de uitvoering van dit Convenant. Wat als het delen van persoonsgegevens in het Casusoverleg leidt tot een boete van de Autoriteit persoonsgegevens of een claim van een Betrokkene op schadevergoeding? Er zijn veel scenario’s denkbaar. Hieronder is een voorbeeld opgenomen waarin onderscheid is gemaakt tussen schade die het gevolg is van niet-nakoming door één der partijen en de situatie waarin de gezamenlijke gegevensverwerking heeft geleid tot schade bij derden of tot boetes en de situatie waarin de samenwerking leidt tot schade bij een Partij.

Artikel 17 Wijzigingen

17.1 De bepalingen in dit Convenant kunnen door de partijen in gezamenlijk overleg worden gewijzigd.

17.2 Wijziging van het Convenant vergt het opnieuw ondertekenen door partijen van het gewijzigde Convenant.

Artikel 18 Toetreding

18.1 Toetreding door andere organisaties tot dit Convenant kan enkel wanneer partijen in het Casusoverleg vooraf overeenstemming hebben bereikt over toetreding van de betreffende organisatie.

18.2 De betreffende organisatie kan als partij toetreden tot het Convenant middels het ondertekenen van het Toetredingsformulier als bedoeld in Bijlage 1.

22 Indien een hulpverlener een beroepsfout maakt waar schade uit voortvloeit is in principe de werkgever hiervoor verantwoordelijk (werkgeversaansprakelijkheid). In dit Convenant wordt daarom niet de individuele hulpverlener aansprakelijk gesteld maar diens werkgever die Partij is bij dit Convenant.

18.3 De gemeente die een ondertekend Toetredingsformulier van een toetredende partij heeft ontvangen informeert hierover de deelnemers van het Casusoverleg. De toetreding wordt schriftelijk vastgelegd in het verslag van het Casusoverleg.

Artikel 19 Duur, opzegging, beëindiging

19.1 Dit Convenant treedt in werking op de dag van ondertekening door partijen en wordt tenminste aangegaan voor een periode van twee jaar23, waarna het Convenant automatisch iedere keer met een periode van één jaar wordt verlengd, behoudens schriftelijke opzegging door partijen.

19.2 Verplichtingen die naar hun aard hiertoe zijn bestemd blijven ook na beëindiging van dit Convenant bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die ter zake van geheimhouding en de beveiliging van persoonsgegevens.

19.3 Dit Convenant komt van rechtswege te vervallen op het moment dat de verwerking van persoonsgegevens in het kader van dit Convenant geregeld is in wetgeving. Alsdan is die betreffende wet- en regelgeving van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 20 Monitoring, toezicht, audit, wetenschappelijk onderzoek en evaluatie

20.1 In het kader van een opdracht tot uitvoering van een wetenschappelijk onderzoek

zijn partijen gezamenlijk opdrachtgever en worden de specifieke bepalingen uit wet- en regelgeving alsmede de interne voor partijen geldende voorschriften voor wetenschappelijk onderzoek van partijen in acht genomen.

20.2 Partijen zullen dit Convenant twee jaar na inwerkingtreding evalueren.

Artikel 21 Toepasselijk recht

21.1 Op dit Convenant is Nederlands recht van toepassing.

Aldus overeengekomen in het OOGO Ondersteuningsplan van (datum) te (plaats):

[Naam Gemeente]

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordig door: [naam en functie]

[Naam Gemeente]

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordig door: [naam en functie]

Datum en plaats:

23 Wetgeving die de privacy aspecten van dit Convenant een wettelijke grondslag gaat geven zal naar verwachting niet binnen 2 jaar inwerking treden.

[Naam Samenwerkingsverband]

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Bijlage 1: Toetredingsformulier Jeugdhulpaanbieder als aangesloten partij tot Convenant

(de toetredende partij stuur dit ondertekende formulier aan de gemeente waarmee een contractuele relatie wordt onderhouden)

[naam organisatie], statutair gevestigd te […] en kantoorhoudend aan […], hierbij rechtsgeldig

vertegenwoordigd door [naam, functie], hierna te noemen “aanbieder”

overwegende dat:

• Aanbieder door de gemeente X is gecontracteerd als jeugdhulpaanbieder en in dat kader betrokken is bij de hulpverlening aan thuiszitters als bedoeld in het Privacy Convenant Thuiszitters waar gemeente X partij is (hierna te noemen “het Convenant”);

• De gemeente heeft verzocht om toetreding van ondergetekende aan het Convenant;

• Deelname aan het Convenant gelet op de maatschappelijke taak die aanbieder zichzelf in het kader van de jeugdhulpproblematiek toedicht en gelet op de verantwoordelijkheid en/of bevoegdheid van ondergetekende een bijdrage levert aan de doelstelling zoals geformuleerd in artikel 3 van het Convenant;

• Aanbieder door de gemeente X een exemplaar van het getekende Convenant heeft ontvangen;

verklaart daartoe het volgende:

• Ondergetekende onderschrijft de in het Convenant geformuleerde doelstellingen, verplicht zich de bepalingen in het Convenant te zullen naleven met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en beroepscode en verklaart zich in dit kader bereid met partijen samen te werken in het Casusoverleg en voor zover noodzakelijk daarbij persoonsgegevens uit te wisselen met deelnemende Partijen.

Aldus ondertekend te […], op datum […]

Naam organisatie:

Naam tekeningsbevoegde functionaris:

………………….

Bijlage 2: Beveiligingsbeleid persoonsgegevens

Partijen dienen een beleid op te stellen dat ziet op de bescherming van persoonsgegevens. Hiervoor kan aansluiting worden gezocht bij het informatiebeveiligingsbeleid, doch daar dient dan expliciet aandacht te worden besteed aan de technische en organisatorische maatregelen ten behoeve van de bescherming van persoonsgegevens.

Zie de site van de Autoriteit Persoonsgegevens voor meer informatie hierover: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx

Gemeenten volgen hierbij de vanaf 1 januari 2020 verplichte Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Schoolbesturen en Samenwerkingsverbanden volgen hierbij de Aanpak IBP van Kennisnet.

Er zijn kwaliteitsnormen opgesteld voor de toepassing van beveiliging van persoonsgegevens. Een algemene kwaliteitsnorm is de NEN-EN-ISO/IEC 27002:2017.

Voor de zorgsector is een afzonderlijke kwaliteitsnorm van toepassing. De Autoriteit Persoonsgegevens gaat voor de informatiebeveiliging in de zorg uit van: XXX-0000 xx XXX 7513.

Bijlage 3 Checklist Inrichting Casusoverleg

Hieronder volgen een aantal aandachtspunten bij de inrichting van het Casusoverleg:

1. Deelnemers

- wie zijn de deelnemers aan het overleg?

- functioneert het casusoverleg op schoolniveau, wijkniveau of niveau SWV?

2. Taakstelling

- wat is de doelgroep: is dat de definitie van thuiszitters conform definitie in het Convenant of anders of breder?

- beschikt het casusoverleg ook over doorzettingsmacht, dat wil zeggen mag het bepalen op welke school de thuiszitter wordt geplaatst?

- wat is het doel van het casusoverleg? Is doelstelling vastgelegd in gezamenlijk document? (bv vinden passende plek in onderwijs, terugkeer in onderwijs, passende begeleiding en jeugdhulp in thuissituatie, voortgang onderwijsproces in thuissituatie)

3. Procesregisseur en werkwijze

- wie is bijeenroeper, regisseur? Wie bewaakt de opvolging van acties?

- wie is aanspreekpunt voor ouders/jongeren? Worden ouders/jongere bij casus-overleg betrokken en hiervoor uitgenodigd?

4. Beheer persoonsgegevens

- beheert elke deelnemer eigen persoonsgegevens?

- worden er verslagen van het casusoverleg gemaakt? Worden daar namen of pseudoniemen in genoemd? Xxx wordt verslag op beveiligde manier gedeeld?

-worden ouders/jongere geïnformeerd over feit dat hun kind wordt besproken in het casusoverleg en welke gegevens worden gedeeld?

5. Fasen van verwerking persoonsgegevens

- persoonsgegevens worden in elke fase verwerkt:

- Intake/aanmelding

- wie mag aanmelden en doet intake?

- is aanmelden mondeling of schriftelijk?

- triage (bepalen eerste beeld en verrijken informatie uit intake)

- is betrokkene bij andere deelnemers bekend? Wat weten we van deze jongere?

- welke aanvullende info moeten we bij wie opvragen?

- ouders/jongere uitnodigen en ‘uitvragen’

- casusoverleg (toestandbeeld opstellen en plan van aanpak opstellen)

- ouders uitnodigen voor casusoverleg voor gezamenlijk opstellen van plan

- jeugdhulp uitnodigen indien van toepassing

- met ouders/jongere een plan van aanpak overeenkomen

- monitoring plan van aanpak

- vanuit casusoverleg volgt een casusregisseur de opvolging van het plan van aanpak

- plan voorziet in onderwijs en jeugdhulpbegeleiding in thuissituatie, jeugdhulp en onderwijs-traject (stapsgewijze terugkeer naar onderwijs)

- tussentijds rapporteren aan casusoverleg over voortgang uitvoering

- indien nodig plan van aanpak aanpassen

- periodiek met ouders/jongere voortgang bespreken en acties eventueel aanpassen

- evaluatie plan van xxxxxx

- na terugkeer in onderwijs evalueren met ouders/jongere hoe het traject is ervaren en wat beter kan

- tot 6 maanden na terugkeer in onderwijs leerling blijven volgen vanuit casusoverleg en terugkoppeling vanuit school.

- afschaling en afsluiting persoonsdossier.