Contract

1 Definities;

• CoCo is de samenvattende naam van de systemen CoCo, CoCoMain en CoCoApps, inclusief onderliggende database, documentenopslagsysteem en alle bijbehorende tools.

• CoCo Beheerder is de organisatie die CoCo inzet.

• Medewerker is een medewerker bij CoCo Beheerder.

• Klant is een klant van XxXx Xxxxxxxxx.

2 Introductie

Wanneer u gebruik maakt van één van de onderdelen van CoCo, dan stemt u in met al deze voorwaarden. Op uw gebruik van onze Services zijn ook ons Cookie- en Privacybeleid van toepassing. Deze zijn onderdeel van deze algemene voorwaarden.

Voordat u gebruik kunt maken van CoCo, dient u akkoord te geven op deze algemene voorwaarden en deze gebruikersovereenkomst. Dit doet u door de desbetreffende vink te zetten bij het akkoord gaan met de algemene voorwaarden en hoeft slechts éénmalig plaats te vinden. Door deze vink te zetten stemt u ermee in dat u een juridisch bindend contract aangaat met de beheerder van CoCo. Zelfs indien u onze Services namens een bedrijf gebruikt. Wanneer u niet instemt met dit contact (‘Contract’ of

‘Gebruikersovereenkomst’), dient u niet op het akkoord te klikken en zich daarmee geen toegang te verschaffen tot CoCo of deze anderszins te gebruiken. Als u dit contract wilt beëindigen, kunt u dit op elk gewenst moment doen door contact op te nemen met xxxxxxxxxxxxx@xx-xx.xx. U moet daarbij gelijk het gebruik van uw account te stoppen, uitloggen en CoCo niet langer openen of gebruiken. Maakt u in de periode tussen het versturen van de mail en het beantwoord krijgen van uw mail gebruik van CoCo, dan wordt daarmee het verzoek tot annuleren van deze gebruikersovereenkomst ingetrokken.

2.1 Services

Dit Contract is van toepassing op CoCo, apps van CoCo, en andere CoCo-websites, apps, berichten en andere services waarin wordt aangegeven dat ze worden aangeboden onder dit Contract (‘Services’), inclusief gegevensverzameling voor deze Services buiten de website.

2.2 CoCo

U gaat dit Contract aan met de beheerder van deze versie van CoCo. Deze vindt u door te kijken welk bedrijf er achter de coco. domein staat. Dit is bijvoorbeeld MA-IT BV voor xxxx.xx-xx.xx. Over deze partij hebben we het als er naar CoCo of naar ‘we’ en ‘ons’ wordt verwezen. Dit geldt voor landen in de Europese Unie (EU), de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland, maar ook voor landen die hierbuiten vallen. Deze beheerder van CoCo is dan de beheerder van uw persoonlijke gegevens die zijn verstrekt aan, verzameld door of voor, of verwerkt in verband met onze Services.

2.3 Wijzigingen

We kunnen dit Contract, ons Privacybeleid en ons Cookiebeleid van tijd tot tijd aanpassen. Indien we hier wezenlijke wijzigingen in aanbrengen, stellen we u via de Taken hiervan op de hoogte, zodat u de kans hebt om de wijzigingen door te nemen voordat ze van kracht worden. We stemmen ermee in dat wijzigingen niet met terugwerkende kracht van toepassing zijn. Indien u niet akkoord gaat met de wijzigingen, kunt u uw account sluiten, zoals dit in de introductie omschreven is. Indien u onze Services blijft gebruiken nadat we een kennisgeving over de wijzigingen in deze voorwaarden hebben gepubliceerd of verzonden, betekent dit dat u instemt met de bijgewerkte voorwaarden vanaf de ingangsdatum hiervan.

3 Verplichtingen

3.1 Servicevoorwaarden

De Services zijn niet bedoeld voor gebruik door personen jonger dan zestien jaar. Indien u de Services gebruikt, stemt u ermee in dat: (1) u minimaal de ‘Minimumleeftijd’ hebt (zie onderstaande beschrijving); (2) u slechts één account heeft; en (3) de CoCo beheerder uw gebruik van de Services niet heeft beperkt. Het is in strijd met onze voorwaarden om een account met valse gegevens te maken, met inbegrip van accounts die namens anderen of personen jonger dan 16 jaar zijn geregistreerd.

‘Minimumleeftijd’ betekent 16 jaar oud. Indien u volgens de wet ouder moet zijn voordat CoCo wettig de Services aan u mag leveren (waaronder de verzameling, de opslag en het gebruik van uw gegevens), is de Minimumleeftijd gelijk aan deze hogere leeftijd.

3.2 Uw account

U stemt in met het volgende: (1) u gebruikt een sterk wachtwoord en houdt dit vertrouwelijk, (2) u draagt geen enkel deel van uw account over aan anderen en (3) u houdt zich aan de wet en aan algemeen geldende gedragsregels. U bent verantwoordelijk voor alles wat er gebeurt via uw account, tenzij u het sluit of misbruik meldt. Tussen u en anderen (met inbegrip van uw werkgever) behoort uw account aan u toe.

3.3 Kennisgevingen en berichten

U stemt ermee in dat we u op de volgende manieren kennisgevingen en berichten kunnen doen toekomen: (1) binnen de Service of (2) via de door u opgegeven contactgegevens (zoals een e-mailadres of mobiel nummer). U stemt ermee in om uw contactgegevens up-to-date te houden. U kunt beperkt zaken zoals notificaties voor email, taken of afspraakherinneringen instellen.

3.4 Delen van berichten BLOG

Via onze Services kunt u soms berichten plaatsen op de blog pagina. Door u gedeelde of geplaatste gegevens en content zijn mogelijk zichtbaar voor andere Leden. Indien u dit niet wenst, dient u geen berichten te plaatsen. We zijn niet verplicht om gegevens of content op onze Service te publiceren en kunnen deze met of zonder kennisgeving verwijderen.

4 Cookie policy

Bij CoCo geloven we in duidelijkheid en openheid in de manier waarop we gegevens over u verzamelen en gebruiken. Dit Cookiebeleid is van toepassing op alle producten of services van CoCo die verband houden met dit beleid of die bij verwijzing hierin zijn opgenomen. We gebruiken cookies en soortgelijke technologieën (samen ‘cookies’ genoemd in dit beleid) om gegevens te verzamelen en gebruiken als onderdeel van onze Services zoals gedefinieerd in ons Privacybeleid (‘Services’) en die onze websites, communicatie, mobiele apps en Services buiten de website omvatten. Met het oog op transparantie bevat dit beleid gedetailleerde informatie over hoe en wanneer we deze technologieën gebruiken.

Door onze Services te blijven bezoeken of gebruiken, stemt u in met ons gebruik van cookies en soortgelijke technologieën voor de doeleinden die we in dit beleid beschrijven.

4.1 Welke technologieën worden gebruikt?

Technologie	Omschrijving
Cookies	Een cookie is een klein bestand dat op uw apparaat wordt opgeslagen en waarmee functies van CoCo mogelijk worden gemaakt. Elke browser die onze websites bezoekt, kan cookies van ons ontvangen. We gebruiken twee soorten cookies: permanente cookies en sessiecookies. Een permanent cookie blijft opgeslagen na de huidige sessie en wordt gebruikt voor allerlei doeleinden, bijvoorbeeld om u als bestaande gebruiker te herkennen. Zo kunt u eenvoudiger terugkeren naar CoCo en onze Services gebruiken zonder dat u zich opnieuw hoeft aan te melden. Omdat een permanent cookie in uw browser opgeslagen blijft, wordt het door CoCo gelezen wanneer u naar een van onze websites terugkeert. Sessiecookies zijn slechts actief zolang de sessie duurt (meestal het huidige bezoek aan een website of een browsersessie).
Lokale opslag	Via lokale opslag kan een website of toepassing gegevens lokaal opslaan op uw apparaten. Lokale opslag kan ook worden gebruikt om CoCo te verbeteren, bijvoorbeeld door functies in te schakelen, uw voorkeuren te onthouden en de functionaliteit van de website te versnellen.
Verificatie SMS	Een SMS die verstuurd wordt naar uw telefoonnummer om daarmee een unieke code te genereren waarmee u zichzelf kunt identificeren.

4.2 Waarvoor worden deze technologieën gebruikt?

Hieronder beschrijven we de doeleinden waarvoor we deze technologieën gebruiken.

Doel	Omschrijving
Verificatie	We gebruiken cookies en soortgelijke technologieën om u te herkennen wanneer u onze Services bezoekt. Als u bent aangemeld bij CoCo, kunnen we via deze technologieën u de juiste informatie laten zien en uw ervaring aanpassen overeenkomstig uw instellingen. Met cookies kan CoCo bijvoorbeeld u identificeren en uw account verifiëren.
Beveiliging	We gebruiken cookies en soortgelijke technologieën, zodat u onze Services sneller en veiliger kunt gebruiken. We gebruiken cookies bijvoorbeeld om onze beveiligingsfuncties mogelijk te maken en te ondersteunen en uw account veilig

	te houden. Ook kunnen we hiermee schadelijke activiteiten en schendingen van onze gebruikersovereenkomst detecteren.
Voorkeuren, functies en services	We gebruiken cookies en soortgelijke technologieën om de functionaliteit van onze Services in te schakelen. Hiermee kunt u formulieren op onze Services makkelijker invullen en beschikt u over functies, informatie en aangepaste content in samenhang met onze plug-ins. We gebruiken deze technologieën ook om gegevens over uw browser en uw voorkeuren te onthouden. Cookies kunnen ons bijvoorbeeld laten weten aan welke taal u de voorkeur geeft en wat uw communicatievoorkeuren zijn. We kunnen ook lokale opslag gebruiken om de functionaliteit van de website te versnellen.
Identificatie	We gebruiken SMS berichten om naast standaard verificatie doeleinden, om documenten namens uzelf of uw organisatie digitaal te ondertekenen.

4.3 Besturingselementen van de browser

In de meeste browsers kunt u cookies regelen via de instellingen, waarin u uw toestemming voor het gebruik van cookies kunt aanpassen. Bovendien kunt u ook in de meeste browsers cookies bekijken en wissen, waaronder cookies van CoCo. Meer informatie over de besturingselementen van de browser vindt u in de documentatie van uw browserfabrikant.

5 Privacybeleid

Dit Privacybeleid is van toepassing wanneer u gebruikmaakt van onze Services. Er zijn twee verschillende instellingen. Het algemene privacybeleid welke altijd nodig is om gebruik te maken van CoCo in het algemeen en het aanvullende privacybeleid, welke voor medewerkers kan worden gekozen. Deze laatste is in geen geval verplicht. Het aanvullende privacybeleid is in een separaat document omschreven voor diegene die deze optie kunnen kiezen. Waar het aanvullende privacybeleid afwijkt van het algemene privacybeleid, is het aanvullende privacybeleid leidend.

5.1 Wijzigingen

CoCo (‘wij’ of ‘ons’) kan dit Privacybeleid aanpassen. Als we hierin wezenlijke wijzigingen aanbrengen, stellen we u via onze Services op de hoogte, zodat u de kans hebt om de wijzigingen door te nemen voordat ze van kracht worden. Indien u niet akkoord gaat met de wijzigingen, kunt u uw account sluiten.

Als u onze Services blijft gebruiken nadat we een kennisgeving over onze wijzigingen in dit Privacybeleid hebben gepubliceerd of verzonden, erkent u dat dit betekent dat het verzamelen, gebruiken en delen van uw persoonlijke gegevens onder het bijgewerkte Privacybeleid vallen vanaf de ingangsdatum.

5.2 Door ons verzamelde gegevens

Als u van een CoCo account gebruik wilt aanmaken, moet u gegevens opgeven, waaronder uw naam, uw e-mailadres en/of mobiele nummer en een wachtwoord. Het kan zijn dat de beheerder van CoCo deze initiële gegevens voor u heeft ingevuld.

Indien u medewerker bent van de beheerder van CoCo, dan zullen er voor de juiste verwerking van uw dienstverband, gegevens in CoCo ingevoerd worden door uw werkgever. Deze gegevens zijn niet openbaar en alleen inzichtelijk voor de medewerkers die hier volgens uw werkgever recht op hebben.

De gegevens die voor een grotere groep medewerkers zijn in te zien, worden vrijgegeven door akkoord te gaan met de aanvullende privacyverklaring.

Hieronder staat een opsomming over de gegevens, voor wie dit van toepassing is en wat we er mee doen.

Wat	Voor wie geldt dit	Omschrijving
Naam, telefoonnr, email	Iedereen	Inlog, beveiliging, digitale accordering en verificatie
Profielfoto	Iedereen	Het weergeven van de foto bij het profiel en voor medewerkers op het “smoelenboek”, indien akkoord
Systeemkennis	Iedereen	Het bijhouden van kennis van systemen van users. Eventueel kan deze informatie worden gebruikt om een expert te zoeken.
Aanmeldings- gegevens, cookies, apparaatgegevens en IP-adressen (Internet Protocol)	Iedereen	We registreren gebruiksgegevens wanneer u onze Services bezoekt of anderszins gebruikt, met inbegrip van onze websites, app en platformtechnologie, een van onze mobiele apps installeert of bijwerkt, artikelen deelt op de blogs.

Gebruikersgegevens	Iedereen	We gebruiken gegevens (waaronder uw berichten) om klachten en problemen met de Services (zoals bugs) te onderzoeken, hierop te reageren en deze op te lossen.
Verloningsinformatie	Medewerkers	Alle informatie over verloningen van de medewerker. Deze kunnen door de medewerker, de bovenliggende leidinggevende(n) en de administratie worden ingezien.
Project- en urenadministratie	Klanten	Alle informatie over de projecten en gemaakte uren van medewerker voor deze klant. Urenbonnen kunnen door leidinggevende, de administratie en klanten worden ingezien en geaccordeerd.
Project- en urenadministratie	Medewerkers	Alle informatie over de projecten en gemaakte uren van medewerker. Deze kunnen door de medewerker, de bovenliggende leidinggevende(n) en de administratie worden ingezien.
Onkosten informatie	Medewerkers	Alle informatie over gedeclareerde onkosten van medewerker. Deze kunnen door de medewerker, de bovenliggende leidinggevende(n) en de administratie worden ingezien.
Tools, sleutels en auto’s	Medewerkers	Alle informatie over tools, sleutels en bedrijfsauto’s van medewerker. Deze kunnen door de medewerker, de bovenliggende leidinggevende(n) en de administratie worden ingezien.
Eigen auto brandstof	Medewerkers	Informatie over het type brandstof van privé auto’s. Deze informatie is in te zien door de medewerker en de administratie. Deze informatie wordt gebruikt om aan rapportageplichten te voldoen.
Studie	Medewerkers	Alle informatie over gevolgde studies van medewerker tijdens het dienstverband. Deze kunnen door de medewerker, de bovenliggende leidinggevende(n) en de administratie worden ingezien.
Agenda	Medewerkers	Het bijhouden van een agenda. Op verschillend rechtenniveau is op afspraakniveau de informatie zichtbaar voor de medewerker zijn en/of leidinggevende en/of trainers en/of jobcoaches en/of collega’s in de eigen groep(en) en/of alle collega’s.
eMail	Medewerkers	Een volwaardige email client voor de medewerker. Informatie is zichtbaar voor de medewerker.
Personeelsdossier	Medewerkers	Alle standaard documenten die werkgever wettelijk moet verzamelen over werknemers, waaronder echter niet uitsluitend; paspoort, rijbewijs, bankpas, arbeidsovereenkomsten en functioneringsdocumenten. Deze kunnen door de medewerker, de bovenliggende leidinggevende(n) en de administratie worden ingezien.
Medewerker contactgegevens	Medewerkers	Algemeen worden deze gegevens vanuit deze voorwaarde gedeeld met andere medewerkers die volgens de directie de gegevens moeten hebben, zoals de medewerker zelf, de leidinggevende(n), de

		administratie, jobcoaches en trainers. Vanuit commercieel oogpunt, kan het telefoonnummer en/of email adres met klanten van de beheerder van CoCo worden gedeeld. Door het delen van afspraken en/of uitnodigingen met andere medewerkers, kan het zijn dat contactgegevens van medewerker incidenteel ook bij een andere medewerker dan bovenstaande terecht kan komen. Om dit te minimaliseren vindt er regelmatige instructie van de bovengenoemde medewerkers plaats.
Xxxxxx	Xxxxxxxx	Onze Services zijn dynamisch en we introduceren vaak nieuwe functies waarvoor we mogelijk nieuwe gegevens moeten verzamelen. Als we wezenlijk andere privégegevens verzamelen of wezenlijk wijzigen hoe we uw gegevens verzamelen, gebruiken of delen, stellen we u hiervan op de hoogte en kan ook dit Privacybeleid worden aangepast.

5.3 Openbaarmakingen

Algemeen wordt er geen data openbaar gemaakt aan derden, tenzij dit is omschreven in dit document. Voor medewerkers zijn de situaties waarbij data openbaar moeten worden gemaakt naast in dit document ook deels in het personeelshandboek beschreven.

5.4 Gegevensopslag

In het algemeen bewaren we uw persoonlijke gegevens zolang u uw account geopend houdt of zolang nodig is om u de Services te bieden. Dit omvat door u en anderen aan ons verstrekte gegevens, en gegevens die werden gegenereerd door of afgeleid uit uw gebruik van onze Services. Data waar we een wettelijke bewaartermijn voor hebben, zoals werknemersgegevens als u als medewerker inlogt, wordt de wettelijke termijn bewaard. In sommige gevallen kiezen we ervoor om bepaalde gegevens te bewaren (bijvoorbeeld informatie over uw gebruik van de Services) in een geanonimiseerde of samengevoegde vorm.

Data wordt op eigen servers van de beheerder van CoCo opgeslagen en wordt dus niet op cloudservers opgeslagen, uitgezonderd ge-encrypte back-ups. Deze laatste data wordt alleen op servers in Europa opgeslagen.

5.5 Contactgegevens

Indien u vragen of klachten hebt over dit Beleid, kunt u eerst online contact opnemen met de beheerder van CoCo. U kunt ons ook per post bereiken. Indien uw klacht niet is opgelost nadat u contact met ons hebt opgenomen, beschikt u over aanvullende opties. Als uw klacht hiermee niet wordt opgelost,

beschikken Inwoners in de Aangewezen landen en andere regio‘s over meer opties onder hun desbetreffende wetgeving.