OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG
WoninGent cvba-so Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxx
XX 0000 000 000
Tel: 00 000 00 00, Fax: 00 000 00 00
OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN
“Overeenkomst voor de VSR-kwaliteitscontrole en het schoonmaken en onderhouden van gemeenschappelijke delen van diverse woningcomplexen (inclusief ramenschoonmaak)” Bestek nr 2012-004 TD Regie Onderhoud gebouwen
ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG
MET EUROPESE BEKENDMAKING
Opdracht “Overeenkomst voor de VSR-kwaliteitscontrole en het schoonmaken en onderhouden van gemeenschappelijke delen van diverse woningcomplexen (inclusief ramenschoonmaak)”
Onze referentie Bestek nr. 2012-004 TD Regie Xxxxxxxxx & Kwaliteitscontrole
Xxxxx xxx xxxxxx De opdracht is een aanneming van diensten.
Algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking.
Opdrachtgever WoninGent cvba-so Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxx
Algemeen Directeur:
Xxxxx Xxxxxxx (xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx)
Contactpersonen:
Xxxxxx xx Xxxxx (xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx)
Xxxxxxxx Xx Xxxxxx (xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx)
Uiterste indiendatum maandag 18 juni 2012 om 10u00
Opening offertes maandag 18 juni 2012 om 10u00 in openbare zitting in het
aangeduide lokaal op de 2de verdieping van WoninGent cvba-so, Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxx.
Inhoud
1. TOEPASSELIJKE WETSBEPALINGEN 6
2. ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 7
2.1. Aanbestedende vennootschap 7
2.2.1. Aard en voorwerp van de opdracht 7
2.3. Voorwaarden voor de kwalitatieve selectie 8
2.3.2. Financiële en economische draagkracht 11
2.3.3. Technische bekwaamheid 12
2.4. Regelmatigheid van de offertes 14
2.6.3. Elementen in de prijzen inbegrepen 16
2.7.3. Vereiste bijlagen bij de offerte 17
2.8. Indienen van de offertes 18
2.9. De opening van de offertes 19
2.11. Gestanddoeningstermijn 19
3. ADMINISTRATIEVE CONTRACTUELE BEPALINGEN 20
3.3. Vrijgave van de borgtocht 20
3.4. Vereisten van het tewerkgesteld personeel 20
3.5. Uitvoeringsmodaliteiten 21
3.5.1. Toepassing en wijziging 21
3.5.2. Wijzigingen aan de opdracht 21
3.5.3. Personeelsinformatie en badge 21
3.5.5. Aanvangsdatum en uurregeling 22
3.5.6. De uurregeling voor de schoonmaak 22
3.5.7. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 00
3.5.9. Communicatie en uitvoering 22
3.6. Plaats van de dienstverlening 23
3.7.1. Kwaliteit van de geleverde werkzaamheden 23
3.7.2. Voorafgaande screening van het personeel voor schoonmaak ramen 24
3.8.4. Betalingstermijn (Art. 15, §2 AAV) 25
3.9. Verzekering en aansprakelijkheid 25
3.10.1. Vaststelling van in gebreke blijven 26
3.10.2. Verweer door de dienstverlener 26
3.10.3. Bijzondere straffen 26
3.10.4. Aanhoudende ernstige tekortkomingen 27
3.11. Berichten en terechtwijzigingen 27
4. TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN 28
4.1.4. Winteromstandigheden 29
Schoonmaak en onderhoud van woningcomplexen 30
Extra schoonmaak en onderhoud op basis van uurloon 32
4.4.1. Uitsluitingscriteria 33
4.4.3. Inventaris van patrimonium 33
4.4.4. VSR-Kwaliteitsmeetsysteem 33
5.1. Bijlage 1: OFFERTEFORMULIER – ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG 35
5.2. BIJLAGE 2: CONFORMITEITSATTEST 37
5.3. Bijlage 3: INVENTARIS EN PRIJSLIJST 38
1. TOEPASSELIJKE WETSBEPALINGEN
Op deze oproep is de wetgeving op overheidsopdrachten van toepassing:
• De wet van 24.12.1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. 22.01.1994
+ aanvulling 25.02.1997) en hun latere wijzigingen;
• Het koninklijk besluit van 08.01.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (B.S. 26.01.1996 + aanvulling B.S. 25.02.1997) en hun latere wijzigingen;
• Het koninklijk besluit van 26.09.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (B.S. 8.10.1996) en hun latere wijzigingen;
• De Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies van openbare werken. (bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken);
• De wet van 4 augustus 1996 en zijn wijzigingen betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en hun latere wijzigingen;
• De collectieve arbeidsovereenkomsten van 14 februari 1980 en 29 maart 1984 (verschenen in het Belgisch Staatsblad van 5 augustus 1980 en 14 juli 1984) gesloten in het Paritair Comité voor het bouwbedrijf, betreffende de meldingsplicht inzake veiligheid en hygiëne, en hun latere wijzigingen;
Alle latere aanvullingen op bovenvermelde besluiten, geldig op datum van bekendmaking, alsook de bepalingen van het bestek die aanvullingen en wijzigingen kunnen inhouden van voormelde besluiten en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst.
2. ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
2.1. Aanbestedende vennootschap
WoninGent cvba-so Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxx
XX 0400 032 15
Algemeen Directeur: Xxxxx Xxxxxxx (xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx)
Contactpersonen:
Xxxxxx xx Xxxxx - Aankoopspecialist (xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx)
Xxxxxxxx Xx Xxxxxx – Afdelingshoofd diensten & plaatsbeschrijvingen (xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx)
2.2.1. Aard en voorwerp van de opdracht
Het behelst een overheidsopdracht voor de aanneming van diensten, meer bepaald een overeenkomst voor het schoonmaken en onderhouden van gemeenschappelijke delen van een deel van ons patrimonium (regio Gent) inclusief ramenschoonmaak alsook VSR kwaliteitscontrole.
Deze opdracht omvat meerdere percelen en wordt gegund per perceel:
Perceel 1: het schoonmaken en onderhouden van de gemeenschappelijke delen van diverse woningcomplexen van het patrimonium van WoninGent met een minimale afname van 20.000 m² en een maximale afname van 25.000 m² vloeroppervlakte alsook het poetsen van ramen met een minimale oppervlakte afname van 3.000 m² en een maximale afname van 8.000 m².
Perceel 2: Extra schoonmaak en onderhoud (woningcomplexen) op basis van uurloon (opvang van afwezigheden bij opdrachtgever)
Perceel 3: VSR Kwaliteitscontrole
De inschrijver aan wie perceel 1 & 2 gegund zal worden, zal automatisch geweerd worden voor deelname aan perceel 3.
Het betreft een overeenkomst voor een bepaalde duur. De opdracht begint te lopen op 1 september 2012 en wordt afgesloten voor een periode van 1 jaar, verlengbaar met 1 jaar.
Op verzoek van de opdrachtgever en teneinde de overgang met de volgende dienstverlener te overbruggen, kan de duur van deze overeenkomst verlengd worden met een termijn van drie maanden aan identieke voorwaarden. De verlenging wordt door de aanbestedende vennootschap uiterlijk één maand voor de normale uiterste besteldatum aan de leverancier per aangetekend schrijven meegedeeld.
De opzegging van het contract onder de bovenvermelde voorwaarden brengt voor geen van de betrokken partijen enig recht op schadevergoeding met zich mee.
De gunningwijze is een ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG met Europese bekendmaking op grond van artikel 16 van de wet van 24.12.1993.
De toekenning van de opdracht op basis van dit bestek verleent geen exclusiviteitrecht aan de dienstverlener. Gedurende de termijn van deze opdracht mag de aanbestedende vennootschap gelijkaardige diensten aan deze beschreven in het bestek laten uitvoeren door andere dienstverleners of door eigen diensten. De dienstverlener die de opdracht in dit bestek uitvoert kan hiervoor geen schadevergoeding eisen.
De aanbestedende vennootschap behoudt zich het recht voor herhalingsopdrachten te gunnen bij toepassing van art. 17, § 2, 2°, b van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten.
De aanbestedende vennootschap behoudt zich het recht voor, overeenkomstig art. 18 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten, af te zien van het gunnen van de opdracht, de procedure te herbeginnen, desnoods op een andere wijze.
2.3. Voorwaarden voor de kwalitatieve selectie
De inschrijver moet voldoen aan de voorwaarden voor de kwalitatieve selectie, hetgeen wordt bewezen door de volgende bij de offerte te voegen documenten:
*** Is met toepassing van artikel 69, §1 van het KB van 08.01.1996 uitgesloten van deelneming aan de opdracht (in welk stadium dan ook), elke dienstverlener die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende vennootschap kennis heeft, veroordeeld is voor :
1. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;
2. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;
3. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;
4. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende vennootschap, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een dienstverlener, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht.
*** Kan met toepassing van artikel 69, §2 van het KB van 08.01.1996 worden uitgesloten van deelneming aan de opdracht (in welk stadium dan ook), elke dienstverlener die
1. in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
2. aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijke reorganisatie aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
3. bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast;
4. bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken;
Bovendien verbindt de inschrijver zich door de ondertekening van zijn offerte tot het naleven van de normen bepaald in de basisovereenkomsten van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder:
• het verbod op dwangarbeid (overeenkomst nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en overeenkomst nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);
• het recht op de syndicale vrijheid (overeenkomst nr. 87 betreffende de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948);
• het recht van organisatie en collectief overleg (overeenkomst nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);
• het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (overeenkomsten nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951, en nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);
• de minimumleeftijd voor kinderarbeid (overeenkomst nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (overeenkomst nr. 182 betreffende de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Niet-naleving van de hierboven vermelde overeenkomsten zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 69, 4° van het KB van 8 januari 0000.Xx hogervermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in artikel 69 van het voornoemde besluit.
5. niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van voornoemd KB;
6. niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is;
7. zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van opvorderbare inlichtingen in verband met de kwalitatieve selectie voor de overheidsopdrachten voor aanneming van diensten.
Het bewijs dat de leverancier zich niet in één van de gevallen vermeld in 1. t.e.m. 7. bevindt, kan worden geleverd door voorlegging van de volgende stukken:
• voor 1., 2. of 3.: een uittreksel uit het strafregister;
• voor 5.: een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
• voor 6.: een attest 276C2 van de directe belastingen en een attest van de B.T.W.
BELANGRIJK :
Uitsluitingscriteria
De niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving, die het voorwerp is geweest van een definitief vonnis of een beslissing met een gelijkwaardig effect, kan beschouwd worden als een overtreding met betrekking tot het professionele gedrag van de betrokken economische operator, of een ernstig vergrijp dat het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten van de mededinging voor het contract.
Ref.: Art. 53 en 54 van Xxxxxxxxx 2004/17/EG en Art. 45 van Xxxxxxxxx 2004/18/EG
2.3.2. Financiële en economische draagkracht
Overeenkomstig artikel 70 van het KB van 08.01.1996 dient de financiële en economische draagkracht van de inschrijver te worden aangetoond door één of meerdere van de volgende referenties:
1. door passende bankverklaringen of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's;
2. door voorlegging van de balansen, uittreksels uit de balansen of jaarrekeningen indien de wetgeving van het land waar de dienstverlener is gevestigd de bekendmaking van balansen voorschrijft;
3. door een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet betreffende de diensten waarover de opdracht gaat, over de laatste drie boekjaren.
Een kandidaat of een inschrijver kan zich in voorkomend geval en voor welbepaalde opdrachten beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval moet hij de aanbestedende dienst aantonen dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de dienstverlener dergelijke middelen ter beschikking te stellen.
Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van kandidaten of van inschrijvers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of die van andere entiteiten.
Indien de dienstverlener om gegronde redenen niet in staat is de gevraagde referenties voor te leggen kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die aanbestedende vennootschap geschikt acht.
Indien de economische en financiële draagkracht als onvoldoende wordt beschouwd door de opdrachtgever, kan deze alsnog besluiten om de inschrijver te weren.
Overeenkomstig artikel 71 van het KB van 08.01.1996 dient de bekwaamheid van de dienstverlener te worden beoordeeld aan de hand van met name zijn vakkundigheid, doeltreffendheid, ervaring en betrouwbaarheid.
Teneinde de technische bekwaamheid van de dienstverlener na te gaan moeten bij de offerte de volgende documenten worden gevoegd:
• De gekozen dienstverlener dient geregistreerd te zijn als aannemer. Het attest van de registratie moet bij de inschrijving worden gevoegd.
• Een ISO certificaat 9002 (versie 2000) Conform art. 73 van het Koninklijk Besluit van 08 januari 1996, gecertificeerd door de instanties die voldoen aan de Europese kwaliteitsnormenreeks. Het document moet in het Nederlands opgesteld zijn of de inschrijver voegt een correcte Nederlandstalige vertaling in bijlage. Dit certificaat dient afgeleverd te zijn op naam van de inschrijver van de offerte en gespecificeerd zijn als omschreven voor de uitvoering van deze opdracht. vb “klassieke schoonmaak en glazenwasserij, algemeen onderhoud en ruitenschoonmaak, algemeen schoonmaakonderhoud en glaswas, adviseren en uitvoeren van schoonmaakonderhoud en glaswaswerkzaamheden” Opmerking: de aanbestedende vennootschap behoudt zich het recht voor om het kwaliteitshandboek van de inschrijvers op te vragen.
• Curriculum vitae van de leidinggevenden die zullen ingezet worden en dit voor de personen met de rol of functie “werfleiding”, “kwaliteitsverantwoordelijke” en “districtleiding”.
• Een overzicht van de opleidingen die aan het personeel worden gegeven, alsook een opgave van welke personeelsleden welke opleidingen hebben gevolgd. Het opleidingsprogramma van de inschrijver dient te beantwoorden aan de minima vastgesteld in de technische bepalingen van onderhavig bestek.
• De inschrijver bezit een milieuzorgsysteem dat aan bepaalde minimumeisen voldoet. Dit kan door middel van het indienen van een kopie van een ISO 14001- certificaat of een kopie van een EMAS-certificaat. Als een dienstverlener hier niet over beschikt, moet hij aantonen dat zijn milieuzorgsysteem gericht is op continue verbetering en minimaal aan de volgende voorwaarden voldoet:
o er is een actuele door de directie ondertekende milieubeleidsverklaring (eventueel als onderdeel van het kwaliteitszorgsysteem);
o er is een milieuprogramma of actieplan waarin staat welke stappen de organisatie gaat nemen om de milieubelasting te verminderen, en men kan een referentielijst voorleggen;
o er is een formeel aangestelde milieucoördinator of functionaris die de milieumaatregelen van de organisatie coördineert;
o er is een milieuverslag of andere (management-) rapportage waarin gerapporteerd wordt over de milieumaatregelen en de behaalde resultaten van de afgelopen 2 jaren.
• Voor perceel en 2
• Een referentielijst (min. 3 referenties) van de voornaamste diensten, gelijkaardig naar omvang en taakinhoud, tijdens de laatste drie jaar met per geleverde dienst voor de reguliere schoonmaak de vermelding van:
▪ de datum van uitvoering
▪ het bedrag
▪ het aantal m²
▪ de publiek of privaatrechterlijke instantie waarvoor zij bestemd waren, inclusief de contactgegevens.
o voor de ramenschoonmaak met de vermelding van
▪ de datum van uitvoering
▪ het bedrag
▪ het aantal m²
▪ de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor zij bestemd waren, inclusief de contactgegevens.
• Voor perceel 3: Een referentielijst (min. 3 referenties) van de voornaamste diensten, gelijkaardig naar omvang en taakinhoud, tijdens de laatste drie jaar VSR kwaliteitscontrole met de vermelding van:
▪ de datum van uitvoering
▪ het bedrag
▪ de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor zij bestemd waren, inclusief de contactgegevens.
Opmerking i.v.m. het aanreiken van referenties:
Indien het diensten van overheden betreft, worden die aangetoond door certificaten of attesten van goede uitvoering die door de bevoegde overheden zijn opgesteld en ondertekend.
Indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden die aangetoond door certificaten of minstens door attesten van goede uitvoering, ondertekend en opgesteld door deze personen.
De referentielijsten moeten in het Nederlands opgesteld zijn of de inschrijver voegt een correcte Nederlandstalige vertaling in bijlage.
De aanbestedende vennootschap behoudt zich het recht voor om voormalige opdrachtgevers te contacteren en indien nodig verduidelijking te vragen over de aangeleverde attesten en hun bevindingen mee te nemen in de beoordeling.
2.4. Regelmatigheid van de offertes
De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningcriteria.
De keuze voor de meest voordelige regelmatige offerte zal op basis van de volgende gunningcriteria gemaakt worden:
De quoteringen van de gunningcriteria worden per perceel bij elkaar opgeteld en de inschrijver met het hoogst aantal gecumuleerde punten per perceel, krijgt de opdracht van het betrokken perceel toegewezen.
De gunningcriteria waarmee rekening wordt gehouden bij de toewijzing van de opdracht zijn:
De prijs WEGING 50 punten
Voor de beoordeling van dit criterium wordt rekening gehouden met de som van de totale offerteprijs.
Plan van aanpak WEGING 30 punten
o Schoonmaakprogramma per ondergrond
o Met detaillering per type verkeersruimte: inkom, overloop, trappenhal, kelder enz.
o Schoonmaakprogramma voor ramenonderhoud
Dienstverlening WEGING 20 punten
o Garanties naar continuïteit van de prestaties: 8 punten
o De gedetailleerde omschrijving van het opleidingspakket van het schoonmaakpersoneel: 4 punten
o Flexibiliteit: 4 punten
o Eigen controle van het personeel naar correcte uitvoering van de omschreven taken, middelen en frequentie van rapportering naar opdrachtgever: 4 punten
De prijs WEGING 60 punten
In het kader van de beoordeling op het criterium “prijs” wordt van de inschrijvers verwacht dat zij het offerteformulier en de inventaris volledig invullen.
Dienstverlening WEGING 40 punten
o Flexibiliteit naar inzetbaarheid: 20 punten
o De gedetailleerde omschrijving van het opleidingspakket van het schoonmaakpersoneel: 10 punten
o Eigen controle van het personeel naar correcte uitvoering van de omschreven taken, middelen en frequentie van rapportering naar opdrachtgever: 10 punten
De prijs WEGING 50 punten
In het kader van de beoordeling op het criterium “prijs” wordt van de inschrijvers verwacht dat zij het offerteformulier en de inventaris volledig invullen.
Kwaliteitscontrole WEGING 30 PUNTEN
Plan van aanpak bij controle
Rapportering WEGING 20 PUNTEN
Rapportering naar opdrachtgever: 10 punten Rapportering naar externe dienstverleners: 10 punten
De eindquotaties voor de gunningcriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie.
Wat de prijsbepaling betreft is de opdracht tegen prijslijst.
De leverancier drukt zijn prijzen uit in euro. De eenheidsprijzen in euro mogen worden uitgedrukt tot twee cijfers na de komma.
De door de inschrijver ingediende prijzen worden bepaald op basis van de lonen van het personeel vastgesteld door het Paritair Comité voor de Schoonmaak- en Ontsmettingsondernemingen, kmo’s en andere. Ze gelden tien (10) dagen vóór de opening van de offertes. Behoudens rechtvaardiging mogen de prijzen niet lager zijn dan deze basis.
De inschrijvers kunnen zich niet beroepen op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten in hun prijsofferte.
2.6.3. Elementen in de prijzen inbegrepen
In de opgegeven prijs zijn alle kosten en heffingen die op de diensten wegen inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde die een afzonderlijke post op de factuur inneemt.
In de prijzen zijn inzonderheid inbegrepen:
✓ alle prestaties beschreven in onderhavig bestek, waarvan de bijlagen integraal deel uitmaken;
✓ verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten;
✓ de kosten voor de documentatie betreffende de diensten die eventueel door de aanbestedende vennootschap worden geëist;
✓ de leveringen van de documenten of stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten;
✓ de keurings- en opleveringskosten;
✓ alle producten, vuilzakken en materiaal nodig voor de uitvoering van de opdracht met uitzondering van water en elektriciteit; deze worden ter beschikking gesteld door de aanbestedende vennootschap;
✓ de kosten van voorafgaande screening en instructies van het personeel;
✓ kosten voor opleiding personeel;
✓ de kosten van eventuele vergunningen voor inname van de openbare weg;
✓ de kosten voor de opmaak van meetstaat voor eventuele bijkomende gebouwen;
✓ de kosten voor de her-controle VSR;
✓ de kosten voor opleiding;
✓ de vergaderingen en kosten van de dienstverlener bij controles ten gevolge van de naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden.
Alle taksen verbonden met de activiteit van de leverancier zijn uitsluitend ten laste van de leverancier.
De offertes dienen te worden ingediend op papieren drager. De offerte-indiener wordt eveneens verplicht de offerte bijkomend op digitale drager (bvb. op cd-rom of memorystick) in de gesloten omslag te voegen. Deze dienen identiek te zijn qua inhoud.
Het offerteformulier moet worden gebruikt.
Dit formulier; alsmede de overige documenten dienen zorgvuldig en volledig ingevuld te worden.
De documenten worden door de offerte-indiener of zijn gemachtigde ondertekend. Indien de documenten zijn ondertekend door een gemachtigde, moet bij de offerte een document worden toegevoegd waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de offerte-indiener.
Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen, wijzigingen of eventuele (door het bestek toegestane) kortingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.
De inschrijving dient verplicht de hiernavolgende vorm te hebben, waarbij elk deel dient te worden gescheiden d.m.v. een tabblad. Vóór het eerste tabblad zitten de begeleidingsbrief en de inhoudstafel.
Deel 1:
Deel 2:
Deel 3:
Deel 4:
Deel 5:
Deel 6:
Offerteformulier met prijsopgave;
Bewijs van bevoegdheid van de ondertekenaar, alsmede de naam, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon;
Alle bij te voegen documenten; Gedetailleerde beschrijvingen.; Andere nuttige inlichtingen; Brochures en referenties.
Het offerteformulier, de inventaris en alle aanvullende stukken (m.u.v. gedrukte brochures) dienen in het Nederlands te worden opgesteld.
Alle betrekkingen, zowel in woord als in schrift, tussen de offerte-indiener en WoninGent zullen in het Nederlands worden gevoerd, zowel voor als na de eventuele gunning.
2.7.3. Vereiste bijlagen bij de offerte
De inschrijver moet bij zijn inschrijving de volgende stukken voegen:
• alle attesten zoals gevraagd ingevolge art. 43, 43bis, 44 en 45 van het KB 08/01/1996 en latere wijzigingen;
• technische documenten zoals geëist door dit bestek;
• indien de offerte wordt ondertekend door een gevolmachtigde, de nodige documenten waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de inschrijver.
De offertes worden opgemaakt op het bij het bestek gevoegde offerteformulier (en inventaris). Elke offerte die op een ander document is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die, bovenaan zijn document de volgende formule vermeldt:
“Ik, ondergetekende… , verklaar te hebben nagezien dat de
hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door WoninGent verstrekte offerteformulier of de verstrekte inventaris.”
Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere voorwaarden, zelfs als deze op een bijlage zijn vermeld in zijn offerte.
De offertes worden vóór de opening van de offertes, ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de opdrachtgever. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.
De offertes moeten ten laatste ingediend worden ingediend op 18 juni 2012 voor 10u00 en op het volgende adres:
WoninGent cvba-so Dienst Aankoop Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxx
met toepassing van de bepalingen van artikel 104 van het KB van 08.01.1996, meer bepaald:
(1) De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag (of verpakking) waarop het volgende is vermeld:
• het bovenstaande adres
• de datum van de openingszitting;
• OFFERTE voor “Overeenkomst voor de VSR-kwaliteitscontrole en het schoonmaken en onderhouden van gemeenschappelijk delen van diverse woningcomplexen (inclusief ramenschoonmaak)” met referentienummer “Bestek nr. 2012-004 TD Regie Onderhoud gebouwen”
De gesloten omslag wordt geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van:
• Naam en adres van de inschrijver
• de vermelding “OFFERTE – Bestek nr. 2012-004 TD Regie Onderhoud gebouwen”.
(2) Iedere offerte dient bij de voorzitter van de openingszitting toe te komen alvorens die de zitting opent.
2.9. De opening van de offertes
De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op maandag 18 juni 2012 om 10.00 uur in een aangeduid lokaal op de 2de verdieping van de Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00 te 0000 Xxxx.
Vrije varianten zijn niet toegelaten.
Bij toepassing van artikel 116 van het K.B. van 08.01.1996 blijven de inschrijvers gebonden door hun offerte, eventueel verbeterd door de aanbestedende vennootschap, gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.
3. ADMINISTRATIEVE CONTRACTUELE BEPALINGEN:
Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd via e-mail bij:
WoninGent cvba-so Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxx xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
De borgtocht wordt gesteld overeenkomstig de bepalingen van art. 5 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden en bedraagt 5 % van het gunningbedrag exclusief BTW, afgerond naar het hogere tiental (bedrag van de volledige looptijd).
De borgtocht wordt in speciën of publieke fondsen gesteld op de wijze bepaald in artikel 5, §3, 1° en 2° van de Algemene Aannemingsvoorwaarden.
De dienstverlener moet, voor de startdatum van de overeenkomst, zijnde 1 september 2012, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht heeft gesteld. Het bewijs van borgstelling wordt toegestuurd aan WoninGent CVBA-so, t.a.v. Dienst Aankoop, Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxx.
3.3. Vrijgave van de borgtocht
De borgtocht kan vrij gemaakt worden na het einde van de opdracht op voorwaarde dat de dienstverlener aan al zijn verplichtingen heeft voldaan.
De dienstverlener verstuurt het verzoek voor vrijgave van de borgtocht, vergezeld van het borgtochtbewijs naar WoninGent CVBA-so, t.a.v. Dienst Aankoop, Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxx.
3.4. Vereisten van het tewerkgesteld personeel
Het in dienst genomen schoonmaakpersoneel moet in regel zijn met de arbeidswetgeving. Hiertoe moet men beschikken over een arbeidscontract dat moet worden voorgelegd op verzoek van de aanbestedende vennootschap. De aanbestedende vennootschap kan de toegang tot de lokalen verbieden voor de personeelsleden van de schoonmaakonderneming van wie het gedrag niet in lijn is met de goede uitvoering van de opdracht. Het personeel is bovendien verplicht zich te houden aan alle voorschriften die vermeld zijn in het ARAB.
Het personeel dat de poetsactiviteit zal coördineren en dat als aanspreekpunt voor de opdrachtgever wordt aangeduid, moet over een goede kennis van het Nederlands beschikken.
Omdat in de uitvoering (beperkt) contact met WoninGent-personeelsleden en bewoners van de wooncomplexen nodig kan zijn, verbindt de firma zich ertoe om voor deze opdracht personeel in te schakelen dat over een basiskennis Nederlands beschikt of minstens dat personeel dat niet over een basiskennis beschikt, te stimuleren deze kennis te vergaren.
Wat betreft de toegangscontrole moet de opdrachtnemer zich richten naar de normen die van kracht zijn binnen het gebouw met inbegrip van de normen die van kracht zijn in bepaalde zones van het gebouw.
3.5.1. Toepassing en wijziging
Bij de betekening van de opdracht worden de te onderhouden gebouwen vastgelegd. De opdrachtgever kan te allen tijde beslissen een ander gebouw toe te wijzen aan de dienstverlener. In geval van wijziging tijdens de uitvoering van de opdracht zal de dienstverlener hiervan op de hoogte gesteld worden per aangetekend schrijven. De dienstverlener wordt geacht de moeilijkheden die gepaard gaan met een eventuele verandering te hebben ingecalculeerd in zijn prijzen.
3.5.2. Wijzigingen aan de opdracht
De prijs in min of meer van de substantiële wijzigingen wordt vastgesteld op basis van de prijs per m² als prijs per uur zoals door de inschrijver opgegeven bij zijn offerte.
3.5.3. Personeelsinformatie en badge
De dienstverlener dient ervoor te zorgen dat het uitvoerend en controlerend personeel beschikt over en drager is van een personeelsbadge met naam en foto bij de uitoefening van hun functie.
Het personeel dat instaat voor de ramenschoonmaak moet bovendien beschikken over een veiligheidspas en moet die steeds kunnen voorleggen.
Er dient per locatie een registratie van het tewerkgesteld personeel aanwezig te zijn, ter beschikking en ter inzage van de opdrachtgever zodat men weet wie in het gebouw aanwezig is.
De dienstverlener dient ervoor te zorgen dat al het schoonmaakpersoneel beschikt over de nodige werk- en veiligheidskledij, inclusief veiligheidsschoenen.
3.5.5. Aanvangsdatum en uurregeling
De aanvangsdatum voor percelen 1, 2 en 3 is vastgesteld op 1 september 2012 zoals beschreven in het bestek, tenzij in de betekening van de gunningbeslissing een andere aanvangsdatum wordt vermeld.
3.5.6. De uurregeling voor de schoonmaak
De uurregeling voor de schoonmaak van percelen 1 en 2, zal in samenspraak met de opdrachtgever gebeuren. De te onderhouden complexen zullen vaste schoonmaakdagen en uren per week hebben. Deze zullen plaatsvinden tussen 7.00 uur en 18u00.
Buiten het maandelijks overleg tussen de dienstverlener en het afdelingshoofd Diensten en Plaatsbeschrijvingen is er nog bijkomend overleg.
Er is een bijkomend tweejaarlijks overleg met het diensthoofd Technische Dienst, het afdelingshoofd Diensten en Plaatsbeschrijvingen, de controlefirma en de dienstverlener.
Gezien de nood aan hygiëne dient een volledige garantie gegeven te worden dat er ook bij ziekte van het schoonmaakpersoneel een volledige vervanging voorzien wordt. Hierop zal een dagelijkse controle gebeuren.
Er wordt binnen de twee maanden na de gunning van de opdracht een planning opgemaakt door de dienstverlener die wordt voorgelegd aan de Technische Dienst, Afdeling diensten en plaatsbeschrijvingen.
Deze planning heeft de volgende elementen:
• Planning dagelijkse schoonmaak tot op detailniveau
• Planning periodieke schoonmaak en eventueel welke schoonmaaktaken gelijktijdig worden uitgevoerd met de ramenschoonmaak (voor een volledig jaar).
• Opleiding
• Planning van de werkuren en het personeel kan pas gewijzigd worden na overleg en toestemming van de opdrachtgever of zijn gemachtigde.
3.5.9. Communicatie en uitvoering
Alle communicatie met de opdrachtgever is in het Nederlands. De verantwoordelijken en leidinggevenden van de dienstverlener worden verondersteld deze taal machtig te zijn. De dienstverlener beschikt over een elektronisch systeem waarbij de aanbestedende vennootschap, kosteloos via internet, toegang heeft tot het bestand en archief:
Het klachtenbeheersysteem Elektronische archivering en verwerking
- van uitvoerend personeel
- van leidinggevenden van de firma
- oplossing en rapportage binnen de 48u
Meldplicht defecten
De aannemer dient aan de opdrachtgever wekelijks te melden of en welke defecten door hem of zijn personeel bevonden werden. Hier wordt vooral gedacht aan zaken zoals defecte lampen, stekkers, slecht functionerende deuren of sloten, beschadigingen aan uitrusting enz. – zonder dat deze opsomming limitatief is
Kritische gebreken zoals verstopte afvoeren, lekkende kranen en gebroken ruiten enz. worden door het schoonmaakpersoneel dezelfde dag gemeld.
Dagelijks controlesysteem
De inschrijver beschikt over een gedetailleerd systeem voor directe controle. Controle op de afvalverwijdering in gescheiden fracties dient hierin opgenomen te worden. De inschrijver vermeldt de frequentie van de controles en het aantal uren inspectie per week.
▪ Het eigen kwaliteitsmeetsysteem maandelijks per locatie.
▪ Elektronische verwerking en archivering van de rapportage.
▪ Rapportage binnen de 24uur.
▪ Gratis toegangsmogelijkheid voor de aanbestedende vennootschap tot raadpleging van het bestand en archief, indien nodig kunnen toelichtingen gevraagd worden.
Controle op de afvalverwijdering in gescheiden fracties dient hier opgenomen te worden, een rapportage omtrent het productverbruik kan opgevraagd worden.
De dienstverlener verbindt zich ertoe zijn personeel te instrueren om de nodige omzichtigheid en discretie aan de dag te leggen.
3.6. Plaats van de dienstverlening
Grondgebied Groot Gent.
3.7.1. Kwaliteit van de geleverde werkzaamheden
Zoals het voor dergelijke werkzaamheden past, zal de kwaliteit van de geleverde werkzaamheden regelmatig gecontroleerd worden. De keuringen moeten minstens eenmaal per maand worden uitgevoerd zonder dat hiervoor een bij post aangetekende brief vereist is waarbij de controlerende dienstverlener de datum meedeelt waarop de diensten kunnen gecontroleerd worden.
Indien tijdens de uitvoer van de leveringen anomalieën vastgesteld worden, wordt dit onmiddellijk meegedeeld aan de opdrachtgever en de opdrachtnemer (van percelen 1 & 2) via een fax of een e-mailbericht. De dienstverlener van percelen 1 & 2 is verplicht gevolg te geven aan de opmerkingen die de opdrachtgever of zijn gemachtigde hem maakt over de schoonmaak.
3.7.2. Voorafgaande screening van het personeel voor schoonmaak ramen
De uitvoerders van de ramenschoonmaak moeten beschikken over een persoonlijk veiligheidspaspoort (afgeleverd door vzw VCA-BeSaCC of gelijkwaardig) zodat de aanbestedende vennootschap hun geschiktheid hierin kan noteren en bevestigen. Dit veiligheidspaspoort dient men tijdens de uitvoering te allen tijde te kunnen voorleggen.
Er wordt de aannemer geen enkel voorschot toegestaan.
In de huidige opdracht is er geen enkele prijsherziening voorzien gedurende de hele duur van de opdracht.
De factuur die geldt als verklaring van schuldvordering wordt ingediend volgens de volgende modaliteiten:
• De facturen moeten gedateerd en ondertekend zijn, en aangevuld met een overzicht van de geleverde producten, de maand waarop ze betrekking hebben en referentienummer1 van de bestelling.
• De facturen moeten worden gericht tot de aanbestedende vennootschap op het volgende adres:
WoninGent cvba-so Dienst Boekhouding Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 XXXX
1 Referentie van het huidige bestek
3.8.4. Betalingstermijn (Art. 15, §2 AAV)
De betaling van de gedane leveringen gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop alle formaliteiten voor de oplevering zijn vervuld en voor zover de aanbestedende vennootschap over de reglementair ingevulde factuur en andere eventueel vereiste documenten beschikt.
Door het eenvoudig feit van het indienen van zijn/haar offerte vervallen automatisch alle verkoopsvoorwaarden van de inschrijver.
3.9. Verzekering en aansprakelijkheid
De opdrachtgever neemt geen enkele verantwoordelijkheid op zich voor schade of ongevallen, van welke aard ook, die zich voordoen bij of als gevolg van de schoonmaak. De dienstverlener draagt de verantwoordelijkheid voor deze schade en ongevallen overkomen aan zijn personeel bij het uitoefenen van hun taak in uitvoering van deze overeenkomst. De schade wordt op kosten van de dienstverlener hersteld.
Ter aanvulling van art. 72 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, dient de dienstverlener de opdrachtgever bijkomend te vrijwaren voor eventuele vorderingen ingesteld op basis van artikel 544 B.W. (burenhinder).
Binnen de 30 kalenderdagen na de gunning van de opdracht, legt de dienstverlener aan de opdrachtgever zijn polis ten bewijze van enerzijds de verzekering van de burgerlijke aansprakelijkheid van de dienstverlener zelf en van zijn personeelsleden voor schade aan derden op grond van artikel 1382 B.W. e.v. en van de foutloze aansprakelijkheid op grond van artikel 544 B.W. en anderzijds de verzekering van de aansprakelijkheid voor schade, gevorderd op contractuele basis, waarvoor de verzekerde ook aansprakelijk zou zijn bij afwezigheid van elk contract.
De dekking bedraagt minimaal € 1.250.000 per schadegeval/verzekeringsjaar voor lichamelijke schade, € 125.000 per schadegeval/verzekeringsjaar voor stoffelijke schade en € 125.000 per schadegeval/verzekeringsjaar voor onstoffelijke gevolgschade.
De dienstverlener moet op elk moment het bewijs kunnen leveren van het betalen van de premie voor de verzekeringsovereenkomst die werd aangegaan.
De opdrachtgever is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De leverancier vrijwaart de opdrachtgever tegen elke vordering van schadevergoeding voor derden in dit verband.
Hierbij de middelen van optreden bij geschillen:
3.10.1. Vaststelling van in gebreke blijven
Wanneer de prestaties niet worden uitgevoerd volgens de regels van de kunst, de voorschriften van dit bestek, de orders van het opdrachtgever of aan de prijs opgegeven in gegunde offerte wordt dit bij proces-verbaal vastgesteld. Zowel de opdrachtgever, zijn gemachtigde of de firma die instaat voor de kwaliteitscontroles maakt op basis van de door hen uitgevoerde controles een proces-verbaal op. Een afschrift van het proces-verbaal wordt per aangetekende brief (getekend door het opdrachtgevend bestuur of zijn gemachtigde) aan de dienstverlener gezonden. Dit afschrift kan tevens middels ontvangstbewijs aan de verantwoordelijke van het schoonmaakbedrijf worden afgegeven.
Bij een ingebrekestelling moet de dienstverlener zonder verwijl de tekortkomingen herstellen en uiterlijk binnen de 48 uur na ontvangst van de aangetekende brief, faxbericht, e-mailbericht of van het tegen ontvangstbewijs overhandigd afschrift, de onvoldoende of niet-uitgevoerde werkzaamheden opnieuw en ten gronde uitvoeren, ter volledige voldoening. Hij is tezelfdertijd verplicht de schoonmaak zoals beschreven in de werkomschrijving uit te voeren, zonder op enigerlei wijze afbreuk te doen aan de in het bestek opgelegde en in zijn offerte aangegane verplichtingen (aantal ingezette personen voor schoonmaak, aantal uren, tijdsregistratie,…).
3.10.2. Verweer door de dienstverlener
De dienstverlener kan per aangetekende zending zijn verweermiddelen doen gelden binnen de 15 kalenderdagen volgend op de postdatum van het toezenden van het PV of de ontvangstdatum van het tegen ontvangstbewijs afgegeven afschrift.
De aanbestedende overheid kan tegen de dienstverlener, bij niet uitvoering van de prestaties conform de voorwaarden van de opdracht, de in de Algemene Aannemingsvoorwaarden voorziene maatregelen en/of naargelang het geval, de maatregelen treffen als hieronder beschreven:
✓ De prestaties per perceel op de verschillende locaties en de werkprogramma’s voor de uitvoering beschouwen als bestaande uit één geheel en niet als afzonderlijke delen. De bijzondere straffen zijn van toepassing op het geheel.
✓ De dienstverlener verbindt er zich toe dat hij binnen de twee uur ter plaatse kan zijn bij klachtenmelding door de opdrachtgever. Wanneer de contactperso(o)n(en) niet ter plaatse komt/komen, worden de tekortkomingen door de opdrachtgever, zijn afgevaardigde of de firma aangesteld voor de kwaliteitscontrole bij proces- verbaal vastgesteld. Een afschrift ervan wordt per aangetekende brief aan de dienstverlener gezonden of middels ontvangstbewijs aan de verantwoordelijke van het schoonmaakbedrijf afgegeven. De bestraffing is 370 euro.
✓ Indien de dienstverlener de werkzaamheden binnen de 48 uur niet en/of niet ter volledige voldoening uitvoert na ingebrekestelling waarvan hoger sprake, wordt dit bestraft met een straf van 370 euro per werkprogramma, per locatie, per perceel, per werkdag.
✓ Indien de opdrachtgever, zijn afgevaardigde of de firma aangesteld voor de kwaliteitscontrole binnen een periode van twee maanden na datum van vaststelling van de ingebrekestelling, opnieuw een tekortkoming vaststelt als degene die het voorwerp uitmaakte van de ingebrekestelling, dan wordt dit gesanctioneerd met een straf van 370 euro per werkprogramma, per locatie, per perceel, per werkdag.
✓ Indien de opdrachtgever, zijn afgevaardigde of de firma aangesteld voor de kwaliteitscontrole tijdens een controle, een controle van het elektronisch toegankelijk uurrooster van de dienstverlener of in het logboek herhaaldelijk vaststelt dat het aantal te presteren of gepresteerde uren niet overeenstemt met het aantal dat de dienstverlener opgeeft in zijn offerte zal dit bestraft worden met 370 euro per te weinig gepresteerd uur schoonmaak. De niet-gepresteerde uren dienen gecrediteerd te worden.
✓ Elke vastgestelde tekortkoming waarvoor geen speciale straf is voorzien en waarvoor geen enkele rechtvaardiging werd aanvaard of binnen de vereiste termijn werd verstrekt, wordt conform de artikels 20, §4 en 75, §2 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden bestraft.
Opmerking: het bedrag van de opgelegde straf of straffen wordt afgehouden van de aan de dienstverlener verschuldigde bedragen en in laatste instantie van de door hem gestelde borgtocht.
3.10.4. Aanhoudende ernstige tekortkomingen
In geval van aanhoudende ernstige tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht kan de opdrachtgever de dienstverlener voor een bepaalde tijd van deelname aan haar overheidsopdrachten uitsluiten.
De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent zijn als enige bevoegd om de geschillen betreffende onderhavige opdracht te beslechten.
3.11. Berichten en terechtwijzigingen
De berichten en terechtwijzigingen, bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen vóór de openingszitting, maken integraal deel uit van de bindende contractuele bepalingen. De inschrijver wordt derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en ermee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte.
De aannemer verbindt er zich toe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van WoninGent. Dit belet niet dat hij de opdracht mag vermelden als referentie.
4. TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN
Algemeen onderhoud van diverse woningcomplexen verspreid over de Stad Gent alsook de VSR kwaliteitscontrole van het ganse patrimonium.
Deze bepalingen zijn geldig voor perceel 1 en perceel 2.
De inschrijver voegt bij zijn offerte de lijst van de schoonmaakproducten en de uitrusting die gebruikt zullen worden in het kader van de uitvoering van de opdracht. De inschrijver verbindt zich ertoe om deze uitrusting te gebruiken, of een uitrusting die minstens equivalent is, wanneer de opdracht aan hem zou worden toevertrouwd.
De aannemer bezorgt voor de start van zijn activiteiten een veiligheidsplan. Dit document verduidelijkt voor de verschillende deeltaken de werkwijzen die toegepast zouden kunnen worden en voor elk van deze werkwijzen de arbeids- of beveiligingsmiddelen die ingezet kunnen worden.
Xxxxxx’x voor eigen werknemers, werknemers van de opdrachtgever en derden met gepaste maatregelen om deze risico’s in te perken.
Dit document zal door de preventieadviseur van de opdrachtgever worden nagekeken en goedgekeurd. Indien het veiligheidsplan niet voldoet aan de wetgeving of aan de bovenstaande beschrijving, zal de aannemer de nodige aanpassingen moeten uitvoeren zonder bijkomende kosten aan te rekenen.
Kosten voor veiligheidsmaatregelen
Kosten die inherent zijn aan het veilig uitvoeren van werken worden inbegrepen in de posten voor die bepaalde werken.
Instructie van werknemers
De aannemer zorgt ervoor dat zijn werknemers de instructies die vermeld staan in het in het veiligheidsplan van de aannemer ontvangen.
Ongevallenmelding
De aannemer moet de opdrachtgever xxxxxxxx op de hoogte stellen van alle persoonlijke ongevallen tijdens de uitvoering van de werkzaamheden en als gevolg van werkzaamheden, inclusief het verstrekken van alle van belang zijnde inlichtingen.
Meldplicht defecten
De aannemer dient aan de opdrachtgever wekelijks te melden welke defecten door hem of zijn personeel bevonden worden. Hier wordt vooral gedacht aan zaken zoals (niet-limitatieve) defecte lampen, stekkers, slecht functionerende deuren of sloten, beschadigingen aan uitrusting enz..
Kritische gebreken zoals verstopte afvoeren, lekkende kranen en gebroken ruiten enz. worden door het schoonmaakpersoneel dezelfde dag gemeld.
In alle te onderhouden gebouwen verwacht de opdrachtgever minimaal het volgende:
- Reinigen van alle glaswerk aan beide zijden zowel ramen als deuren + omlijsting (gemeenschappelijke delen)
- Inzamelen zwerfvuil rond gebouwen
- Verwijderen van stofnesten en spinnenwebben
- Vegen van inkomhal, hal, trappen en overlopen, nadien nat reinigen
- Reinigen van brievenbussen, trapleuningen, plinten, verlichting, schakelaars, tabletten, brandblussers en bellenbord
- Stofzuigen of uitkloppen van inloopmatten
- Schoonmaken van de volledige liftkooi(en) (indien aanwezig) inclusief afwassen van de liftdeuren aan binnen- en buitenzijde + omlijsting
- Reinigen van stoep
- …
Door de inschrijver nog aan te vullen in het door hem toe te voegen onderhoudsplan.
In alle te onderhouden gebouwen verwacht de opdrachtgever minimaal het volgende:
- Vegen van de gangen naar de bergruimte + de bergruimte (kelders), fietsenstalling, EGW lokalen en nadien nat reinigen
- Verwijderen van stofnesten en spinnenwebben in de bergruimte (kelders), fietsenstalling, EGW lokalen
- …
Door de inschrijver nog aan te vullen in het door hem toe te voegen onderhoudsplan.
Bij sneeuw of ijzeltoestand dient de firma in te staan voor het vrijmaken van de voetpaden die uitgeven op of aan de openbare weg. Dit kan d.m.v. het strooien van zout. Het zout zelf wordt geleverd door de opdrachtgever.
Schoonmaak en onderhoud van woningcomplexen
Dit perceel omvat de reguliere schoonmaak van de algemene ruimtes, periodieke schoonmaak van parkeerkelders, fietsenbergingen, EGW lokalen en galerijen en de glasbewassing binnenzijde, buitenzijde en separatieglas van woningcomplexen.
De vermoedelijke waardebepaling wordt begroot op ongeveer € 180.000 op jaarbasis. Het bestuur behoudt zich het recht voor om meer of minder van deze geraamde hoeveelheid af te nemen. Indien de werkelijke afname meer dan 20% in meer of min afwijkt van de raming, kan in onderling overleg een aanpassing van de korting bedongen worden.
De uitvoering van dit perceel dient in nauw overleg te gebeuren met de Technische Dienst, afdeling Diensten en Plaatsbeschrijvingen. Voor de start van het contract, 1 september 2012, zullen de nodige afspraken gemaakt worden voor de organisatie van de opdracht.
In de algemene zin zal de aannemer alle schoonmaakwerken uitvoeren met het oog op een volledige reiniging van vloeren, muren, deuren, plinten, liften, trappen, vensterbanken en alle andere voorwerpen die tot de gemene delen van het gebouw behoren.
Het water en elektriciteitsgebruik vallen ten laste van de opdrachtgever.
4.2.2. Ramenschoonmaak VCA Certificaat
Een VCA certificaat (veiligheid, gezondheid en milieu checklist Aannemers) of een
BeSaCC attest ten bewijze dat de firma voldoet aan de minimumeisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu moet worden voorgelegd. Het document moet in het Nederlands opgesteld zijn of de inschrijver voegt een correcte Nederlandstalige vertaling in bijlage. Dit certificaat dient afgeleverd te zijn op naam van de inschrijver van de offerte en gespecificeerd zijn als omschreven voor de uitvoering van deze opdracht. Vb “klassieke schoonmaak en glazenwasserij, algemeen onderhoud en ruitenschoonmaak, algemeen schoonmaakonderhoud en glaswas, schoonmaakactiviteiten en ruitenwas.” Het personeel zelf dient reeds een VCA attest op naam te hebben en te beschikken over een veiligheidspas.
Een risicoanalyse
Een risicoanalyse en werkmethode voor de schoonmaak van de ramen, de beschrijving van de instructies en de opleidingen terzake moet worden gemaakt en voorgelegd.
Uitvoering van de ramenschoonmaak Dit omvat het volgende:
• alle omlijstingen (zowel binnen als buiten);
• alle vensterbanken (zowel binnen als buiten);
• vensterbanken worden vrijgemaakt door de gebruikers van de gebouwen (bij niet naleven van de planning - communicatie dient de ramenschoonmaakfirma dit zelf te doen zonder enige meerkost!);
• lichte aanplakkingen moeten verwijderd worden;
• tekeningen van kinderen of affiches worden niet verwijderd;
• de verluchtingsroosters moeten ook gereinigd worden;
• alle lichtdoorlatende constructies moeten gereinigd worden (plexi, luifels,..); reinigen van lichtarmaturen en elementen hoger dan twee meter
De frequentie van de ramenschoonmaak zal in overleg gebeuren met de opdrachtgever.
De firma dient voor de opmaak van de planning contact op te nemen met de opdrachtgever of zijn gemachtigde. Tijdens de uitvoeringsperiode zal de firma wekelijks overleg hebben met de opdrachtgever of zijn gemachtigde om de opvolging van de planning te verzekeren, de nodige bijsturingen te doen en evt. acties te ondernemen. De dienstverlener moet er rekening mee houden dat de schoonmaak van de ramen overdag plaatsvindt, bij voldoende natuurlijk daglicht, van maandag tot en met vrijdag. Er dient garantie gegeven te worden dat er ook bij ziekte van het personeel de opgegeven planning aangehouden wordt. Er zal dagelijks controle worden gedaan.
Gebruik van ladders
Ladders mogen gebruikt worden voor het reinigen van ramen waarvan de bovenkant maximum 5m van de stabiele ondergrond zijn.
Gebruik van hoogtewerker
De firma moet er rekening mee houden dat bij het reinigen van gebouwen waar veel publiek aanwezig is, het gebruik van een hoogtewerker voor grote risico’s kan zorgen. Deze toestellen mogen nooit alleen achter gelaten worden. Alle mogelijke maatregelen moeten worden genomen om misbruik te voorkomen.
Wanneer de openbare weg dient ingenomen te worden moet de firma hiervoor de nodige schikkingen treffen. Alle kosten en vereiste vergunningen zijn een verantwoordelijkheid van de dienstverlener en moeten vervat zitten in de éénheidsprijzen.
Vergunningen en informatie kunnen bekomen worden bij de Verkeerstechnische afdeling van de Stad Gent, Peerstraat 3 te 0000 Xxxx. De dienstverlener dient bijzondere aandacht te besteden aan de wettelijke voorschriften zoals bepaald in het KB van 01/12/1975 en de Politieverordening van de Stad Gent van 03/12/1991.
Eventuele nalatigheden, vertragingen, ongevallen, e.a. om reden van inbreuken tegen deze voorschriften vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de inschrijver en kunnen niet ingeroepen worden voor de niet-uitvoering van de werkzaamheden.
Reinigen van noodtrappen
Is te koppelen aan en uitvoeren vóór de ramenschoonmaak. Onder het onderhoud van de noodtrappen verstaan we: het mos- en onkruidvrij maken en reinigen/schoonmaken, door gebruik te maken van een hoge drukreiniger, van volgende onderdelen:
• treden of trappen
• hek- en roosterwerk en/of roosters en balustraden
• loopvlakken en/of platforms
• aangrenzende muren (<1meter)
• stellingen/pijlers waarop de noodtrappen zijn opgebouwd
• tegels/plaveien van de vluchtwegen rondom de noodtrappen
Extra schoonmaak en onderhoud op basis van uurloon
De vermoedelijke waardebepaling wordt begroot op ongeveer € 51.000 op jaarbasis. Het bestuur behoudt zich het recht voor om meer of minder van deze geraamde hoeveelheid af te nemen. Indien de werkelijke afname meer dan 20% in meer of min afwijkt van de raming, kan in onderling overleg een aanpassing van de korting bedongen worden.
Dit perceel is op afroep.
De uitvoering van dit perceel dient in nauw overleg te gebeuren met de Technische Dienst, afdeling Diensten en Plaatsbeschrijvingen. Voor de start van het contract, 1 september 2012, zullen de nodige afspraken gemaakt worden voor de organisatie van de opdracht.
Alle bepalingen die gelden voor perceel 1, gelden tevens voor perceel 2.
Het is de bedoeling dat de inschrijver capaciteitsproblemen (langdurige ziekte, vakantie, e.d.) bij de opdrachtgever opvangt.
De prijsopgave is op basis van een uurloon inclusief alle kosten (zie hoofdstuk 2.6.3.)
De vermoedelijke waardebepaling wordt begroot op ongeveer € 8.000 op jaarbasis. Het bestuur behoudt zich het recht voor om meer of minder van deze geraamde hoeveelheid af te nemen. Indien de werkelijke afname meer dan 20% in meer of min afwijkt van de raming, kan in onderling overleg een aanpassing van de korting bedongen worden.
De uitvoering van dit perceel dient in nauw overleg te gebeuren met de Technische Dienst, afdeling Diensten en Plaatsbeschrijvingen. Voor de start van het contract, 1 september 2012, zullen de nodige afspraken gemaakt worden voor de organisatie van de opdracht.
De aannemer(s) aan wie perceel 1 en/of perceel 2 zal worden gegund, zal/zullen automatisch geweerd worden voor deelname aan perceel 3.
WoninGent voorziet een perceel voor de kwaliteitscontrole van de schoonmaak en het onderhoud van haar volledige patrimonium. Het onderhoud van de gebouwen wordt zowel gedaan door eigen personeel als externe firma’s. De opdrachtgever voorziet een 18-tal controledagen op jaarbasis waarbij zowel het werk van eigen personeel als van externe schoonmaakfirma’s gecontroleerd dient te worden.
4.4.3. Inventaris van patrimonium
De opdrachtgever is reeds in het bezit van een grondige inventaris van haar patrimonium. De aannemer krijgt hier toegang toe teneinde de kwaliteitsmeting naar behoren uit te voeren.
4.4.4. VSR-Kwaliteitsmeetsysteem
Teneinde een zo objectief mogelijke controle uit te voeren wenst de opdrachtgever gebruik te maken van een erkend kwaliteitsmeetsysteem, met name het VSR-systeem. Het VSR- KMS wordt algemeen geaccepteerde als kwaliteitscontrolesysteem voor schoonmaakwerkzaamheden. Het VSR-kwaliteitsmeetsysteem kan signalen geven naar zowel de direct leidinggevenden als naar het management m.b.t bijvoorbeeld de schoonmaakmethodieken, schoonmaakfrequenties, materialen, te nemen maatregelen. Waarmee het een nuttig management instrument is (plan – do- check - act).
Na iedere controle wenst de opdrachtgever een uitgebreide rapportering te ontvangen van de gecontroleerde werken. Hij wenst het volgende te ontvangen:
1. Rapport met gedetailleerde bevindingen
2. Rapport met aanbevolen of te nemen acties
De inschrijver geeft een forfaitaire prijs.
5. BIJLAGEN
PRO MEMORIE:
DOCUMENTEN DIE VERPLICHT, PER PERCEEL, BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD
A. Offerteformulier (bijlage 1)
B. Kwalitatieve selectiecriteria
1. Bewijs van bevoegdheid van de ondertekenaar
2. Uittreksel uit het strafregister
3. Een attest van de RSZ
4. Een attest 276C2 van de directe belastingen en een attest van de B.T.W.
5. Bewijs van financiële draagkracht van de inschrijver
6. Bewijzen van technische bekwaamheid
7. Conformiteitsattest (bijlage 2)
C. Gunningcriteria
1. Gedetailleerde uitleg
2. Plan van aanpak
3. VCA certificaat
4. Inventaris- en prijslijst (bijlage 3)
5.1. Bijlage 1: OFFERTEFORMULIER – ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG
VSR-KWALITEITSCONTROLE EN SCHOONMAAKWERKZAAMHEDEN DIVERSE WONINGCOMPLEXEN
De ondergetekende Hoedanigheid of beroep Nationaliteit
Volledig adres
ofwel
De vennootschap
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) ofwel
De ondergetekenden
die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming.
Verbindt of verbinden zich op zijn of hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek, van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot de aanneming van leveringen.
Als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. 2012-004 TDRegie Onderhoud gebouwen van de hiervoor omschreven dienst vormende het ENIGE PERCEEL van dit document uit te voeren, tegen de hierboven vermelde globale prijs, aangeduid in letters en in cijfers, uitgedrukt in EURO, exclusief BTW van:
Tegen de som van (in cijfers, exclusief BTW)
(in letters, inclusief BTW)
A. Inschrijving bij de R.S.Z. nr.(s): BTW (alleen in België) nr.(s):
B. Mijn personeel heeft de volgende nationaliteit:
C. 1) Voor de uitvoering van deze opdracht zullen geen producten worden gebruikt die niet afkomstig zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap (1) (2).
of 2) Overeenkomstig de bepalingen van art. 90 § 1 van het K.B. van 08.01.1996, zoals gewijzigd, gaat hierbij een afzonderlijke nota, gedateerd en ondertekend, houdende vermelding van de herkomst van de te leveren producten en/of van de te gebruiken materialen die niet afkomstig
zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschappen. Zij vermeldt per land van oorsprong het bedrag, exclusief douanerechten, dat die producten en/of materialen in de inschrijving vertegenwoordigen. Wanneer het gaat om het grondgebied van de lidstaten van de Europese Gemeenschappen af te werken of te verwerken producten en/of materialen, vermeldt zij de prijs van de grondstoffen (1) (2) (3).
D. De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer ten name van
E. (Voor de Belgische aannemers)
Bij deze inschrijving voeg ik of voegen wij een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waarin de stand van mijn of onze rekening bij deze instelling wordt opgegeven, overeenkomstig art. 90 § 3 van het K.B. van 08.01.96 (1) (4).
of (Voor de buitenlandse aannemers)
Bij deze inschrijving voeg ik of voegen wij de in art. 90 § 4 van het K.B. van 08.01.96 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers (1) (4). Bovendien mag de Administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent de ondergetekende (n) of omtrent de hier inschrijvende vennootschap, inwinnen bij andere instellingen.
F. Bij deze inschrijving zijn eveneens gevoegd:
- de bescheiden gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van deze aanneming moeten worden voorgelegd (1)
- de door het bestek vereiste modellen en monsters (1).
Gedaan te, , de .
De inschrijver(s)
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
(2) Geen rekening houden met de door het bestek opgelegde producten van vreemde oorsprong.
(3) De inschrijver die deze aangifte niet heeft gedaan, wordt geacht voor de uitvoering van de ganse aanneming geen producten of materialen te gebruiken die niet afkomstig zijn uit lidstaten van de Europese Gemeenschappen.
(4) Bedraagt de schuld aan bijdrage meer dan 2.500 EUR, dan wordt de inschrijver verzocht bij zijn inschrijving alle inlichtingen te voegen betreffende de eventuele schuldvorderingen, zoals bedoeld in art. 90 § 3 van het K.B. van 08.01.96.
5.2. BIJLAGE 2: CONFORMITEITSATTEST
De inschrijver op de algemene offerteaanvraag bestek nr. 2012-004 TD Regie Onderhoud gebouwen
Naam:
Naam zaakvoerder of bestuurder:
Adres:
Verklaart volledig conform alle voorwaarden vermeld in het bestek te werken en te handelen.
Gedaan te Datum
Handtekening
5.3. Bijlage 3: INVENTARIS EN PRIJSLIJST
BIJLAGE 5.3.1 - INVENTARIS PERCEEL 1
Vloertype | minimale afname m² | Maximale afname m² | afnameprijs m² | afnameprijs m² | afnameprijs m² | |||
0 - 50m² per locatie | Prijs per bijkomende verdieping | 50 - 100 m² per locatie | Prijs per bijkomende verdieping | > 100 m² | Prijs per bijkomende verdieping | |||
lino | 1.750 | 3.500 | ||||||
tegel | 5.500 | 11.000 | ||||||
tegels/ beton met glastegels | 400 | 800 | ||||||
beton | 750 | 1.500 | ||||||
geverfd beton | 125 | 250 | ||||||
hout | 25 | 50 | ||||||
kunsttappijt (buitenpasserel) | 10 | 20 | ||||||
rubber (buitenpasserel) | 400 | 800 | ||||||
Buitenterrein (steen) | 900 | 1.800 | ||||||
garages (steen) | 550 | 1.100 | ||||||
Ondergrondse garage (geverfd beton) | 1.100 | 2.200 | ||||||
Ondergrondse garage (beton) | 150 | 300 | ||||||
11.660 | 23.320 | |||||||
Datum: Handtekening:
Glas | minimale afname m² | Maximale afname m² | afnameprijs m² | ||
m² | met ladder | met hoogtewerker | |||
Enkelzijdig gemeten | 2.000 | 4.000 | |||
Dubbelzijdig gemeten | 3.750 | 7.500 | |||
Datum: Handtekening:
BIJLAGE 5.3.2. - INVENTARIS PERCEEL 2
Aantal m² per locatie | Kostprijs uurloon schoonmaak | Aantal uur voorzien per opkuis | Totaal kostpijs (incl. BTW) |
< 100 m² | |||
100 - 250 m² | |||
250 - 500 m² | |||
500 - 1000 m² |
Datum: Handtekening:
Samenstelling van het uurloon voor schoonmaak
Prijs in euro | % van gehanteerd uurtarief | Opmerkingen/ aanvullingen | |
Basisuurloon arbeiderstatuut 1a (1 januari 2012) | |||
Verwachtte stijging ten gevolge van indexaties | |||
Werkkledij | |||
Opleiding | |||
Mobiliteitsvergoeding | |||
Ziekte | |||
Andere afwezigheden | |||
RSZ | |||
Winst | |||
Verzekeringen | |||
Administratieve ondersteuningen | |||
BTW | |||
Producten en materialen | |||
Machines | |||
Tijdregistratie | |||
Andere: | Verduidelijking: | ||
Andere: | Verduidelijking: | ||
Gehanteerd uurtarief | 100,00% |
Datum: Handtekening:
BIJLAGE 5.3.3. - PERCEEL 3: VSR - KWALITEITSCONTROLE
Prijzen inclusief BTW | BTW tarief | Hoogbouw | Klein gebouw (1 tot 4 verdiepingen) |
Uurloon | |||
Maximum inspectie per uur | |||
Kostprijs voor één inspectie | |||
Dagprijs voor meedere inspecties | |||
kostprijs voor één inspectie + inventarisatie |
Datum: Handtekening: