Procesvoorstel contractverlenging RNH

Procesvoorstel contractverlenging RNH

Aan: Voorzitters van de schappen GAB, GGA, RAUM, SPW, TW Behandelaar: Xxxxxx Xxxxxx, Bestuursbureau Recreatieschappen Datum: 2 mei 2022

Xxxxxxx voorzitters,

In het voorzittersoverleg van 29 januari 2020 is besloten om de algemeen besturen voor te stellen de raamovereenkomst met Recreatie Noord-Holland (RNH) met 1 jaar (tot eind 2021) te verlengen. Dit in afwachting van afgeronde besluitvorming over de bestuursopdracht over de governance structuur medio 2020. In het voorzittersoverleg van 27 januari 2021 is vervolgens besloten om de algemeen besturen voor te stellen het contract met 2 jaar te verlengen tot eind 2023 met een opzegtermijn van een jaar onder meer in afwachting van de komst van het Bestuursbureau. Dit jaar – uiterlijk 31 december 2022 – dient daarom de keuze te worden gemaakt voor opzegging, dan wel voor de wijze van verlenging van de overeenkomst.

Intussen is het Bestuursbureau actief, met o.a. de taak om de opdracht voor de uitvoering van het beheer in de vijf recreatieschappen te vernieuwen. Zoals bekend heeft het Bestuursbureau te maken gehad met een onderbezetting sinds februari. Daarom is het niet eerder gelukt om te inventariseren welke stappen gezet moeten worden om te komen tot een contractvernieuwing met RNH. Met dit memo wil het Bestuursbureau de voorzitters meenemen in de te nemen stappen ten behoeve van een juist besluitvormingsproces vóór 1 januari 2023, als ook enkele voorstellen doen om één en ander in gang te zetten.

Vragen n.a.v. de huidige raamovereenkomsten: instellen van een werkgroep

Op dit moment heeft elk schap zijn eigen overeenkomst met de uitvoeringsorganisatie, al gelijken deze overeenkomsten wel op elkaar. Een eerste vraag die beantwoord moet worden om te komen tot nieuwe overeenkomsten, is dan ook of er één generieke overeenkomst moet worden afgesloten over alle schappen heen, met specificaties per schap, of dat er verschillende contracten moeten worden gesloten.

Inhoudelijk verwijst de huidige raamovereenkomst met name naar de jaarlijkse programmabegrotingen. De raamovereenkomsten geven hoegenaamd geen richting inzake de kwaliteit van de dienstverlening, de intensiteit van beheer, etc. Dat wil niet zeggen dat er geen afspraken zijn; ze zijn alleen niet opgenomen in de overeenkomsten. Een andere vraag die dan ook beantwoord moet worden luidt: in hoeverre willen de opdrachtgevers kwaliteitseisen contractueel meegeven aan de opdrachtnemer, en hoe luiden die dan?

Daarnaast onderzoekt recreatieschap Geestmerambacht momenteel andere vormen van governance structuren, onder andere een Bedrijfsvoeringsorganisatie. Wat dit betekent voor een eventuele nieuwe overeenkomst is nog niet duidelijk, maar wel zal het van invloed zijn op de zoektocht naar een nieuwe overeenkomst.

Weer een andere vraag gaat over de benodigde capaciteit om de antwoorden op bovengenoemde en andere vragen te vatten in een Programma van Eisen, te beschrijven in een bestek en volgens juiste inkoopeisen aan te bieden: welke inzet kan verwacht worden van de AC-leden en in hoeverre is er externe begeleiding nodig?

Het ontbreekt het Bestuursbureau aan de capaciteit en de kennis over bijvoorbeeld bestekschrijven of in-/aanbestedingen. Om inzichtelijk te maken wat er precies moet gebeuren en welke stappen gezet moeten worden, zal het Bestuursbureau een beroep moeten doen op de expertise bij de deelnemers van de schappen; de schappen weten aan welke diensten van de uitvoeringsorganisatie zij behoefte hebben en aan welke standaarden deze moeten voldoen, als ook welke capaciteit en expertise ter beschikking kunnen stellen en welke extern ingehuurd moet worden. Het Bestuursbureau zal dan ook een werkgroep instellen van adviseurs van de deelnemers om samen met hen een Plan van Xxxxxx op te stellen en een eerste inschatting te maken van de reikwijdte van een Programma van Eisen en de mate van uitvoerbaarheid door de deelnemers. In dit Plan van Xxxxxx zal ook worden bekeken wat de rol van RNH is en kan zijn in het voortraject in verband met de voorwaarden van een eventuele in-/aanbesteding.

Factor tijd en benodigde afstemming

Het Bestuursbureau zal met bovengenoemde (nog in te stellen) werkgroep komen tot een Plan van Xxxxxx. Hierin moeten antwoorden worden geformuleerd op bovengenoemde en eventueel aanvullende vragen. Dit Plan van Xxxxxx zal moeten worden goedgekeurd door de Algemeen Besturen van de vijf schappen; dit is vanwege de nodige voorbereidingstijd voor Adviescommissies en Dagelijks Bestuursvergaderingen echter niet meer mogelijk in de besluitenronde van eind juni/ begin juli. Het PvA kan dan ook pas worden vastgesteld in de AB- ronde van november 2022; mocht de komende tijd naar voren komen dat er externe capaciteit nodig is om het Programma van Eisen op te stellen, uit te schrijven in een bestek etc., dan is het ook belangrijk dat er bij het vaststellen van het PvA ook reeds een beeld is van de te verwachte kosten. Onderdeel van het opstellen van het PvA is dan ook het doen van een offerte-uitvraag om, gelijktijdig met het aanbieden van het PvA ter vaststelling, ook een eventuele offerte ter goedkeuring voor te leggen alsmede een financieringsvoorstel. Het Programma van Eisen en eventueel bestek zullen vervolgens in de bestuursronde daarna worden vastgesteld (voorjaar 2023), waarna de procedure kan starten om te komen tot een nieuwe overeenkomst. Het nieuwe contract kan dan worden gesloten in de zomer of het najaar van 2023.

Gezien de weinige momenten van bestuurlijke beraadslaging, is het belangrijk om méér mogelijkheden voor bestuurlijke afstemming te organiseren dan de officiële bestuursvergaderingen. Met het oog op de voorbereiding van de besluiten vraagt het Bestuursbureau aan het voorzittersoverleg dan ook ten eerste om uit zijn midden één voorzitter als bestuurlijk opdrachtgever aan te wijzen, met wie tussentijdse afstemming mogelijk is. Ten tweede betekent het hiervoor geschetste traject dat er niet binnen de opzegtermijn (2022) gekozen kan worden voor opzegging, dan wel voor de wijze van verlenging van de huidige overeenkomst. Het is daarmee zaak om juridisch vast te leggen dat de huidige dienstverlening met een jaar doorloopt tot en met 31 december 2024 onder dezelfde voorwaarden als het lopende raamcontract, waarmee binnen de nieuwe opzegtermijn tijd wordt gereserveerd, om (in 2023) tot een nieuwe overeenstemming te komen over een nieuw meerjarig contract. Op dat moment kunnen dan nieuwe voorwaarden gaan gelden.

Opzet

Hoewel het voorzittersoverleg geen besluiten neemt, is het voor het starten van het traject wel van belang dat het voorzittersoverleg zijn goedkeuring geeft aan de voorgestelde opzet. Deze luidt puntsgewijs:

a) De algemeen besturen krijgen in de zomerronde (week 26-27):

- Bijgaand memo ter kennisname;

- De vraag om akkoord te gaan met het voorstel om het voorzittersoverleg als opdrachtgever aan te wijzen.

b) Het Bestuursbureau formeert een werkgroep van AC-leden om een PvA op te stellen en krijgt toestemming om een offerte-uitvraag te doen voor die onderdelen van de uitvoering waarvoor externe capaciteit/ expertise nodig is;

c) Aan de Algemeen Besturen wordt eind 2022 gevraagd akkoord te geven op:

- Verlenging van de lopende raamovereenkomst met RNH met een jaar (tot en met 31 december 2024);

- Eventueel: een financieringsvoorstel* ten behoeve van het opstellen van het Programma van Eisen e de vertaling naar een bestek, met inbegrip van de nodige expertise om het de opdracht volgens een juiste procedure aan te bieden aan de beoogde opdrachtnemer en vervolgens te komen tot een raamcontract;

d) Het voorzittersoverleg wijst hierbij een bestuurlijk trekker aan.

* Waarschijnlijk conform de verdeelsleutel op basis van omzet door te belasten aan de vijf recreatieschappen.

Globale planning

AB-zomerronde (week 26-27):

- Bijgaand memo ter kennisname aan AB’s;

- AB- voorstel om het voorzittersoverleg als opdrachtgever aan te wijzen.

Vanaf heden, krijgt zijn beslag tussen AB-zomerronde en de ambtelijke afstemming van de najaarsronde (juli – sept):

- Instellen werkgroep AC-leden

- Uitvraag offerte begeleiding en juridische expertise

- Afstemming PvA, inzichtelijk benodigde externe expertise, afstemming met bestuurlijk trekker en schrijven financieringsvoorstel

AB-ronde week 47-50:

- Akkoord op verlenging lopende raamovereenkomst RNH;

- Kennisname van opdrachtformulering om te komen tot PvE en bestek en akkoord op financieringsvoorstel

Tussen AB-najaarsronde en ambtelijke afstemming van de voorjaarsronde 2023 (dec – mrt):

- Opstellen PvE en gewenste traject

AB voorjaarsronde 2023:

- Akkoord PvE en voorgestelde traject, startsein in-/aanbesteding

AB zomer- of najaarsronde 2023:

- Sluiten nieuwe overeenkomst