• De huurder is degene die het contract ondertekent en als verantwoordelijke voor de organisatie wordt beschouwd.
HUURREGLEMENT ZAAL TOGENBLIK
Algemeen
• De huurder is degene die het contract ondertekent en als verantwoordelijke voor de organisatie wordt beschouwd.
• De huurder mag de infrastructuur van Jeugdcentrum Togenblik niet onderverhuren aan derden.
• Jeugdcentrum Togenblik is een openbaar gebouw waar een algemeen rookverbod geldt. De organisator van activiteiten dient erop toe te zien dat dit rookverbod gerespecteerd wordt.
• De huurder is juridisch aansprakelijk voor alle gebeurlijke ongevallen, overlast, schade, incidenten,… die zich voordoen gedurende de verhuurperiode. Bij het begin en aan het einde van de verhuurperiode zullen huurder en verhuurder samen de staat van de te gebruiken eigendom van Jeugdcentrum Togenblik nakijken en noteren. De aldus vastgestelde schade of verlies zal volledig vergoed worden door de huurder.
• De huurder moet meerderjarig zijn. Hij moet ook een bewijs van goed gedrag en zeden kunnen voorleggen indien de verhuurder of de politie dit nodig acht.
• De huurder zal na afloop de lokalen achterlaten in de staat waarin hij ze heeft gekregen. Indien dit niet het geval is zal een deel of de gehele waarborg ingehouden worden als schadevergoeding.
• De huurder dient de licht- en geluidsinstallatie verplicht te huren bij fuiven, feesten en optredens. De discobar moet ten allen tijde op het podium blijven staan.
• Voor en na de activiteit wordt door een verantwoordelijke van de jeugddienst een staat opgemaakt van de zaal en het aanwezige materiaal. Bedoeling is om duidelijk te noteren of er bepaalde mankementen aan materiaal of infrastructuur reeds aanwezig waren vóór de fuif, of ontstaan zijn daarna. Ook de werking van toestellen (discobar, lichtinstallatie…) dient na de fuif gecontroleerd te worden. Bij schade toegebracht tijdens de activiteit zijn eventuele kosten ten laste van de huurder. Bij vandalisme kan de huurder op eigen initiatief de schade proberen doorrekenen aan de dader of hiervoor zijn eigen evenementenverzekering aanspreken.
• BELANGRIJK! Het kan voorvallen dat er na een eerste controle en het ondertekenen van het stockformulier nog schade wordt vastgesteld. De eventuele kosten van deze schade zijn ook ten laste van de huurder.
• Het maximum aantal toegelaten personen in de fuifzaal bedraagt 500 personen volgens het brandpreventieverslag P06/0069. De huurder dient zelf maatregelen te nemen om deze maximumgrens niet te overschrijden. In geval van voorverkoop wordt aangeraden om niet meer dan 400 kaarten te verkopen om geen problemen aan de avondkassa te krijgen.
• Jongeren beneden 16 jaar mogen niet toegelaten worden op commerciële fuiven zonder begeleiding van een meerderjarige. Uitzondering hierop zijn fuiven, georganiseerd door jeugdverenigingen en vzw's (Wet van 15 juli 1960 betreffende de zedelijke bescherming van de jeugd).
• Op de muren mag geen decoratie opgehangen of bevestigd worden. Enkel decoratie tegen de deuren of metalen traanplaten, bevestigd met kleefband, is toegelaten. De huurder dient al het decoratiemateriaal te verwijderen én mee te nemen na de activiteit.
• Er mogen enkel eetkramen geplaatst worden die bemand worden door de organisatie zelf, waarvan de opbrengst voor eigen kas is. Toelating moet op voorhand aangevraagd worden aan de verhuurder. Commerciële eetkramen worden niet toegelaten. Xxxxxxxxxxx zijn altijd verboden (buiten én binnen).
• "Speciale fuiven" van het volgende type zijn niet toegelaten: all-in party's, confetti, CO2, helium, schuimfuif etc,...
• Afval wordt gesorteerd. Glas, papier en decoratiemateriaal dient de huurder zelf mee te nemen. Enkel restafval, in de daarvoor voorziene zakken, mag in de groene rolcontainers naast het gebouw gedumpt worden.
Hinder en overlast
• De huurder dient alle nodige maatregelen te nemen om de overlast en geluidshinder te beperken. De huurder verbindt zich ertoe beroep te doen op fuifstewards à rato van één fuifsteward per honderd aanwezigen. Deze fuifstewards zijn vrijwilligers eigen aan de organisatie. Zij moeten herkenbaar zijn (bijvoorbeeld door middel van een T-shirt van de organisatie). Zij worden enkel belast met een algemeen veiligheidstoezicht. Wie 300 of meer bezoekers verwacht wordt aangeraden een professionele security-firma in te huren. Bij risicofuiven kan de politie professionele security verplichten.
• De huurder dient de geluidshinder tot een minimum te beperken. Er geldt een maximumnorm van 95 dB (A). Het vaste geluidssysteem is voorzien van een geluidsbegrenzer die geen hogere waarde toelaat. Gebruik van dit vaste systeem is verplicht. Wie extra geluid bijplaatst of de begrenzer omzeilt mag de zaal van Togenblik niet meer afhuren. De huurder dient alle ramen en deuren dicht te houden, om de geluidshinder te beperken. Het gemeentebestuur verplicht de organisator om GRATIS oordoppen ter beschikking te stellen.
Dranken en drugs
• De huurder mag enkel dranken schenken die geleverd worden door Jeugdcentrum Togenblik. Er mogen GEEN spirituele (sterke) dranken geschonken worden in gemeentelijke jeugdinfrastructuur. (incl. cocktailbars, alcoholpops,...) Bij overtreding van deze regel verliest de organisator het recht om in de toekomst nog activiteiten te organiseren in gemeentelijke jeugdinfrastructuur.
• Sinds 1 januari 2020 geldt een verbod voor organisatoren van evenementen om drank te serveren in wegwerpverpakkingen. Als organisator ben je verplicht om met herbruikbare bekers te werken. Jeugdcentrum Togenblik heeft voldoende herbruikbare bekers ter beschikking voor het serveren van pils en frisdrank.
Bij het begin van de verhuurperiode krijg je een aantal boxen met herbruikbare bekers ter beschikking. Op het einde van de verhuurperiode moeten de bekers proper, droog, gestapeld en per soort terug in de box zitten. Worden de bekers niet proper en ordelijk terug bezorgd dan kan er een deel van de waarborg ingehouden worden.
Per beker die ontbreekt betaal je 1 EUR. Het wordt dan ook sterk aangeraden om een waarborgsysteem voor het gebruik van de bekers te voorzien tijdens je evenement.
• Op aanvraag kan je glazen gebruiken. Dit wordt niet toegestaan bij de organisatie van een fuif.
• Druggebruik op een fuif is verboden. Het tolereren van druggebruik is dat ook en dus strafbaar.
• De huurder van de fuifzaal moet er op toezien dat er niemand tijdens het evenement met drinken naar buiten gaat.
• Het schenken van alcohol aan -16 jarigen is verboden.
• Bij het begin en einde van de verhuurperiode wordt de stock opgemaakt van alle ongeopende flessen en vaten. Het verschil wordt afgerekend. Aangesloten vaten en geopende flessen worden niet teruggenomen en mogen niet meegenomen worden.
Feest Wijzer
• FeestWijzer is een initiatief van VAD in samenwerking met Sensoa, Horeca Vlaanderen, de Christelijke Mutualiteit (CM), het Belgisch Instituut Voor Verkeersveiligheid (BIVV), VVSG, VVJ, de Ambrassade, VIGeZ en Formaat. Met Feest Wijzer geven fuiven en kleine festivals aan dat ze zich inzetten om een positief feestklimaat te creëren.
• De huurder is verplicht om volgende services aan te bieden aan alle bezoekers van zijn/haar evenement volgens de principes van Feest Wijzer:
- Garant staan voor deskundig barpersoneel
- Aanbieden van uitgebreide gezondheidsinfo
- Aanbieden van gratis oordoppen
- Sensibilisering voor samen uit – samen thuis
- Aanbieden van gratis kraantjeswater aan wie hier om vraagt
- Garanderen van toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers
- Aanbieden van een aangepaste klimaatregeling
- Voorzien van een EHBO-koffer
De verantwoordelijke van Jeugdcentrum Togenblik geeft aan de huurder mee hoe je als huurder deze services kan aanbieden aan elke bezoeker van je evenement.
Verzekering
• Jeugdcentrum Togenblik beschikt over een brandverzekering waarin bepaald is dat de eigenaar afstand doet van verhaal ten aanzien van de organisatoren. D.w.z. dat de huurder ook automatisch verzekerd is tegen brand.
• Het is aangeraden een verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid inclusief vandalisme af te sluiten voor schade aan de infrastructuur aangericht door derden. (evenementenverzekering)
Vergunningen
• De inrichter van een fuif of manifestatie is verplicht deze minimum twee maanden op voorhand te melden via het algemeen meldingsformulier op xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxx-xxx-xxxx-xxxxxxxxx
• De billijke vergoeding wordt betaald door Jeugdcentrum Togenblik.
• XXXXX wordt aangevraagd door de inrichter van de activiteit. De oppervlakte van de zaal bedraagt 178 m².
• Jeugdcentrum Togenblik beschikt over een vaste tapvergunning voor het schenken van gegiste dranken. Er mogen geen spirituele (sterke) dranken geschonken worden in Jeugdcentrum Togenblik.
Contract en Waarborg
• Als waarborgsom wordt de huurprijs gevraagd. De reservatie is bevestigd wanneer de waarborg werd gestort én het contract ondertekend werd teruggestuurd.
• De waarborg moet ten laatste tien dagen na ontvangst van het contract worden overgeschreven. Wanneer deze termijn werd overschreden heeft de verhuurder het recht om de reservatie te verwijderen.
• Bij annulatie van een reservatie door de huurder minder dan twee maand voor het evenement wordt de helft van de waarborg ingehouden. Bij annulatie minder dan een maand vooraf wordt de waarborg volledig ingehouden.
Sancties
• Bij overtreding van de regels, onverantwoord gedrag, beschadigingen, negeren van afspraken of bij ernstige tekortkoming van de organisatie kan door het gemeentebestuur een sanctie worden opgelegd. Dit kan gaan van inhouden van de waarborg of aanrekenen van extra kosten tot tijdelijk of permanent verbod om de zaal of andere gemeentelijke jeugdinfrastructuur te huren. In zeer ernstige gevallen kan de toegang tot alle gemeentelijke gebouwen ontzegd worden.
AKKOORDVERKLARING REGLEMENT
Door de ondertekening van het contract verklaart u dit reglement gelezen te hebben en akkoord te gaan met de bepalingen.
Voor verdere informatie over het gebruik van de fuifzaal van Jeugdcentrum Togenblik verwijzen we naar de brochure ‘Fuiven en Feesten in JC Togenblik’. Deze is te verkrijgen op de jeugddienst van Beveren.