Collegevoorstel
Raadsvergadering: Registratienummer:
Naam: F. Tax
Datum: 29 april 2020 Team/teamonderdeel: / Adviespool / Adv Telefoonnummer: 541866
Collegevoorstel
Onderwerp | Samenwerkingsovereenkomst Gemeenschappelijk Havenbedrijf Twente 2020 ev. |
Advies Is er een uiterste behandeldatum? | Xxxxxxxxx Ja, mei 2020 |
Portefeuillehouder | X. Xxxxxxxx |
Openbaar | Openbaar met embargo tot … mei 0000 |
Xxxxxxxxxxxxx of raadsbrief | Raadsbrief |
Toelichting voor de openbare besluitenlijst:
Sinds 2015 werken de gemeenten Hengelo, Enschede, Almelo, Hof van Twente en Lochem samen in het Havenbedrijf Twente. In 2019 is deze samenwerking geëvalueerd. Het bestuur van het Havenbedrijf Twente zet met enkele aanpassingen in de samenwerkingsoverkomst de samenwerking voort.
Aanpassingen hebben betrekking op het realiseren van één administratief havengebied, een duidelijk gemeenschappelijk havenprofiel, takenpakket en mandaat voor de havenmanager, actualisatie van de doelstellingen en de uittredingsvoorwaarden. Daarnaast is in het realiseren van de gezamenlijke uitvoering en professionalisering van de havenmeesterfunctie voorzien.
Voorgesteld besluit
1. Kennis te nemen van het evaluatierapport Havenbedrijf Twente d.d. 23 mei 2019 en de door het Bestuurlijk Havenoverleg Twentekanalen overgenomen aanbevelingen vast te stellen, namelijk;
a. De samenwerkingsovereenkomst Gemeenschappelijk Havenbeheer Twentekanalen
2020, met als doel de bestuurlijke samenwerking in de havens voor de beroepsscheepvaart tussen Almelo, Hengelo, Enschede, Hof van Twente en Lochem te continueren;
b. In principe in te stemmen met het gezamenlijk uitvoeren en professionaliseren van de havenmeesterfunctie onder voorbehoud van financiële dekking;
c. Opdracht te geven aan de havenmanager tot het realiseren van een integraal administratief havengebied vóór eind 2020.
2. De havenmanager van het Gemeenschappelijk Havenbedrijf Twente mandaat, volmacht en machtiging te verlenen voor diens taken zoals opgenomen in de samenwerkings- overeenkomst.
3. De burgemeester besluit op grond van artikel 171 lid 2 Gemeentewet de wethouder voor havenzaken xxx. X. Xxxxxxxx te mandateren voor het ondertekenen van de overeenkomst.
4. De Raad hierover te informeren met bijgevoegde brief via plaatsing op Ibabs.
Pagina 1 van 5
BenW - 2007618
Inleiding
In 2015 hebben de gemeenten Hengelo, Enschede, Almelo, Hof van Twente en Lochem de bestuurlijke samenwerkingsovereenkomst Gemeenschappelijk Xxxxxxxxxxx Xxxxxx (XXX0) ondertekend. Vanaf de start in 2015 tot en met 2019 is gaandeweg de context veranderd waarin het Havenbedrijf opereert. Het bestuur van het Havenbedrijf heeft daarom begin 2019 een evaluatie laten uitvoeren naar het functioneren van het Havenbedrijf als bestuurlijke netwerkorganisatie. Uit deze evaluatie komen een aantal conclusies en aanbevelingen die zijn vastgesteld door het bestuur van het Havenbedrijf Twente, waaronder een geactualiseerde samenwerkingsovereenkomst. De aanbevelingen worden ter besluitvorming aan de vijf colleges voorgelegd.
Eén artikel van de samenwerklingsovereenkomst is op verzoek van uw college aangepast, namelijk de opzegvoorwaarden in artikel 24. Deze was naar uw oordeel met onder andere 24 maanden opzegtermijn te ruim. Deze opzegtermijn is teruggebracht naar 12 maanden. Verder is opgenomen dat een onafhankelijk accountant de financiële consequenties uitrekent, zodanig dat het recht doet aan de uittredende partij en achterblijvende partijen. In het Bestuurlijk Havenoverleg dd. 22 april 2020 is overeengekomen deze aanpassingen op te nemen in de overeenkomst.
Een tweede aandachtspunt was de financiële zeggenschap die verband houdt met de havens. De autonomie van de gemeenten blijft in stand, iedere gemeente houdt zelfstandig zeggenschap over haar havens en de financiële keuzes daartoe. Financiële uitspraken in de samenwerkingsovereenkomst betreffen uitsluitend gezamenlijke investeringen en samenwerkingskosten die worden gemaakt.
Voorbeelden zijn een gezamenlijke database met alle benodigde onderhoud en beheerinformatie over de havens in Twente, een havenmonitor met meerjarencijfers over de overslag in de havens, het aantal arbeidsplaatsen en andere economische indicatoren. En bijvoorbeeld een gezamenlijke tool voor de registratie van havengelden.
De deelnemende colleges maken per vier jaar via het bedrijfsplan een keuze over hun financiële bijdrage aan de samenwerkingsconstructie.
Beoogd effect
Het afsluiten van de geactualiseerde overeenkomst en aanvullende zaken draagt bij aan de doelen in het Programma Economie en Participatie. Daarin staat vermeld dat Almelo een notering in de Top 3 van de landelijke ranking van de logistieke hotspot nastreeft, onder andere via de regionale samenwerking met het GHT. Deze heeft als missie een belangrijke bijdrage te leveren in de (ruimtelijk-)economische ontwikkelingen rond de Twentekanalen en daarmee het bewerkstelligen van economische verbreding van de havengebieden.
Met succes, in 2020 is Twente van plaats 8 naar plaats 6 gestegen in de landelijke ranking van logistieke hotspots.
Argumenten voor
1.1 Het evaluatierapport is onderschreven door het bestuurlijk overleg Havenbedrijf Twente.
De algemene conclusie is dat er voldoende mogelijkheden zijn voor een slagvaardige, effectieve en efficiënte uitvoering van het bedrijfsplan binnen de huidige netwerk- en ontwikkelorganisatie.
1.a Waaruit blijkt dat de samenwerking vervolgd kan worden met een aantal technische wijzigingen in de samenwerkingsovereenkomst uit 2015
Kern van de voorliggende zaak is dat voorgestelde aanpassingen/aanvullingen moeten leiden tot een effectievere, efficiëntere en juridisch verantwoorde uitvoering van de taken met bijbehorende bevoegdheden. De aanpassingen zijn:
- De overwegingen zijn geactualiseerd.
- Artikel 2; Doel is aangepast aan doelomschrijving bedrijfsplan en bijdrage aan circulaire economie en energietransitie is bijgevoegd.
- Artikel 3 lid 1: de binnenhavenvisie en het Bedrijfsplan zijn als integraal onderdeel van de overeenkomst toegevoegd.
- Artikel 4 onder d: Werkorganisatie is geschrapt. Die organisatie staat genoemd in het bedrijfsplan. Dat is voldoende basis.
1 Op dit moment heet het GHT officieel Port of Twente/Havenbedrijf, we spreken in dit voorstel van het Havenbedrijf of Havenbedrijf Twente.
- Artikel 6: Bedoeld wordt dat de secretarissen van de 5 deelnemende gemeenten hierover beslissen, niet de Twentse kring van gemeentesecretarissen.
- Artikel 8 lid 1 f toegevoegd: Het voorbereiden van besluitvorming bij partijen ten aanzien van strategische samenwerkingen en allianties.
- Artikel 10: De taken van de havenmanager zijn explicieter verwoord. Nieuw opgenomen:
• Het aangaan van overeenkomsten, bijdragend aan de bedrijfsvoering van GHT en binnen de kaders van de door partijen vastgestelde begroting;
• Klachtafhandeling over havenbeheer namens partijen;
• Communiceren binnen en over het GHT, mede in het kader van externe profilering en lobby binnen de kaders van deze overeenkomst en het bedrijfsplan;
• Het verkennen en voorbereiden van strategische samenwerkingen en allianties binnen de kaders van deze overeenkomst en het bedrijfsplan.
- Artikel 22 b: Wordt: Partijen leveren op basis van het vastgestelde bedrijfsplan voldoende capaciteit en deskundigheid om de taken onder centrale aansturing van de havenmanager te kunnen uitvoeren. Deze formulering past dan bij een functionele en operationele aansturing.
- Artikel 24 is het beëindigingsartikel, waarvan de opzegvoorwaarden in een eerder voorstel naar uw oordeel te ruim waren gedefinieerd. Op verzoek van uw college heeft een juridisch expert een voorstel geformuleerd, die in het Bestuurlijk Havenoverleg dd. 22 april 2020 met wat aanpassingen akkoord is verklaard. De overeengekomen tekst luidt:
1. De samenwerkingsovereenkomst kan door één of meerdere partijen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 12 maanden. De opzegging dient schriftelijk per aangetekende brief te geschieden aan elk der partijen afzonderlijk.
2. Indien de samenwerkingsovereenkomst door één of meerdere partijen wordt opgezegd, zijn alle partijen gehouden om zo spoedig mogelijk met elkaar in overleg te treden en zich maximaal in te spannen om met inachtneming van elkaars belangen de financiële en organisatorische gevolgen van de opzegging in kaart te brengen, te adresseren en op te lossen.
a. Primair is de insteek daarbij saneren en kostenreductie, zodat geen van de achterblijvende partijen financieel nadeel ondervindt van de opzegging, althans zo weinig mogelijk.
b. Subsidiair dient de opzeggende partij de eventuele (resterende) kosten te dragen die zich voordoen na de opzegtermijn van 12 maanden en die het gevolg zijn van de opzegging.
3. Uitsluiting van de samenwerkingsovereenkomst van één of meerdere partijen is alleen mogelijk met instemming van het bestuur over de financiële en organisatorische gevolgen van uitsluiting.
1.b Met één gezamenlijke havenmeesterfunctie die de eenheid van het Havenbedrijf bevordert onder voorbehoud van financiering.
In december 2018 is door Port Solutions Rotterdam het eindrapport “Professionalisering Havenmeestersfunctie Havenbedrijf Twente” opgeleverd. Het rapport is besproken in het overleg met de vijf gemeentesecretarissen die zich unaniem vinden in de voorgestelde oplossingsrichting van een uniform havenmeesterprofiel. Het is ook in het bestuurlijk havenoverleg akkoord verklaard en wordt verder uitgewerkt. De financiële dekking is een aandachtspunt aangezien de verdeelsleutel zoals opgenomen in het bedrijfsplan niet automatisch van toepassing is voor de verdeling van de kosten voor de havenmeesterfunctie. Voorgesteld besluit kent dan ook nadrukkelijk het voorbehoud van financiering.
1.c En een versterkte samenwerking door één administratief havengebied te creëren.
Uit de evaluatie en uit een brief van Koninklijke BLN-Schuttevaer is gebleken dat schippers de samenwerking niet goed merken. Schippers zijn ontevreden over de omvang van de administratieve handelingen in iedere haven. De oplossing wordt gevonden met een opdracht door uw college aan de havenmanager om tot een integraal administratief havengebied te komen.
2.1 Voor een doelmatige en rechtmatige taakuitoefening van de havenmanager is mandaat vereist. Het is onwerkbaar om voor detailkwesties herhaaldelijk de vijf colleges om instemming te verzoeken. Op grond van artikel 10:3 jo.10:4 Algemene wet bestuursrecht kan uw college de havenmanager mandaat, volmacht en machtiging geven om namens hen de taken volgens artikel 10 Samenwerkingsovereenkomst rechtmatig uit voeren.
3.1 Ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst door de havenwethouder
Op grond van artikel 171 lid 2 Gemeentewet kan de burgemeester vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon, in dit geval de wethouder van havenzaken.
4.1 De raad wordt geïnformeerd
De gemeenteraden van de samenwerkende havengemeenten worden geïnformeerd over de voortzetting van de samenwerking. Deze samenwerking is een goed voorbeeld van gezamenlijke resultaten halen zonder zware governance.
Kanttekeningen
1.1 De gemeente Enschede treedt op als gastheerorganisatie en blijft voor wat betreft de detachering van de havenmanager, archivering en het voeren van de financiële administratie verantwoordelijk. Mocht er in de toekomst een andere invulling van die functie of afweging worden gemaakt door het bestuurlijk havenoverleg, dan worden de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rol van gastheerorganisatie en bijbehorende kosten aangepast.
1.2 De gezamenlijke havenmeesterfunctie en professionalisering van de functie is één van de voorwaarden voor een succesvol havenbeheer.
De bekostiging ervan is een aandachtspunt. Een voorstel over de financiële uitwerking van de kosten geschiedt in het eerste kwartaal 2020. Almelo huurt deze dienst sinds jaren in bij een externe organisatie en doet dat sinds december 2019 bij de gemeente Hengelo. Voor de continuïteit en de kosten van de havenmeestertaken in Almelo pakt de gezamenlijke aanpak naar verwachting voordeliger uit.
1.3 Het realiseren van een integraal administratief havengebied vraagt om aanpassing van bestaande (havenbeheer- en innings-)verordeningen en procedures.
Dat stemt het havenbedrijf af met Gemeentelijk Belastingkantoor Twente. Eventueel kunnen de samenwerkende gemeenten voor het Havenbedrijf een civielrechtelijke overeenkomst sluiten naar voorbeeld van de Drechtsteden. Zij kopen deze dienstverlening in bij het Havenbedrijf Rotterdam en aan de achterkant worden de inkomsten verrekend.
Alternatieven
Uw college en die van de andere havengemeenten kunnen er voor kiezen het Havenbedrijf te organiseren in de vorm van een stichting, vennootschap, corporatie of gemeenschappelijke regeling. Uit de evaluatie blijkt dat het realiseren van een dergelijke juridische entiteit nu niet nodig is om slagvaardiger te zijn. Een lichte samenwerkingsvorm blijft vooralsnog passend.
De institutionele vraag is zinvol als de samenwerkende gemeenten op termijn taken op het gebied van havenbeheer, onderhoud/instandhouding haveninfrastructuur en/of havenontwikkelingen meer op afstand willen plaatsen.
Kosten, opbrengsten en dekking
De verdeelsleutel voor de gezamenlijke bedrijfskosten maakt integraal onderdeel uit van de Samenwerkingsovereenkomst. Met onderhavig besluit verandert daar niets aan en zijn er geen kosten mee gemoeid. In de overeenkomst is opgenomen dat de verdeelsleutel elke drie jaar kan worden aangepast.
Uitvoering
Na actualisatie van de samenwerkingsovereenkomst wordt de gezamenlijke inzet en professionalisering van de havenmeesterfunctie verder uitgewerkt en keert ter besluitvorming terug in uw college. In de nadere uitwerking wordt gestreefd naar een voor alle gemeenten/havengebieden inzetbare bezetting van 3 fte’s conform een vastgesteld functieprofiel. De gemeente Hengelo heeft aangegeven bereid te zijn als centrumgemeente/gastheerorganisatie op te willen treden. De nadere uitwerking richt zich vooral op de kosten/-verdeling en mandatering.
De instemming hierover in het bestuurlijk havenoverleg en het overleg van de gemeentesecretarissen betekent niet automatisch een definitief akkoord voor een daadwerkelijke overgang. Over de financiële uitwerking en de juiste procedurele handelswijze moet nader besluitvorming plaatsvinden. Als deze niet bevalt, dan ziet uw college er alsnog vanaf. Bovendien hecht uw college waarde aan de betrokkenheid van de ondernemingsraad.
Een ander punt in de evaluatie; in 2020 wordt met prioriteit gewerkt aan de realisatie van een integraal administratief Havengebied.
Bijlagen
• INT-70886 - Evaluatierapport Havenbedrijf Twente
• INT-72300 – Samenwerkingsovereenkomst
• RAAD-5915 - Raadsbrief
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------
Procesinformatie
Intern overleg
De intern jurist van Almelo maakt deel uit van de werkgroep Organisatie, die voorliggende stukken heeft uitgewerkt. Deze medewerker heeft inhoudelijk zijn bijdrage geleverd en benadrukt dat het voorliggend voorstel nauwkeurig is opgesteld via een intensief juridisch traject.
Afstemming met portefeuillehouder
De portefeuillehouder is betrokken via het bestuurlijk havenoverleg en als zodanig mede-opdrachtgever voor het evaluatieonderzoek en het vervolgtraject, uitmondend in onderhavig besluit.
De portefeuillehouder heeft in het overleg ingestemd met de aanpassing van het beëindigingsartikel zoals verwoord in artikel 24 van de overeenkomst.
Directie-advies
B&W voorstel standaard.
Communicatie over het besluit
PR over besluit: Gezamenlijk persbericht vanuit het Havenbedrijf over deze besluitvorming met een link met Port of Twente.