ALGEMENE VOORWAARDEN ELFSQUAD

ALGEMENE VOORWAARDEN ELFSQUAD

Elfsquad, versie 2022

Dit zijn de algemene voorwaarden van Elfsquad, gevestigd aan het adres Dopheide 12 te (9202 PB) Drachten, onder KvK-nummer 64311775.

1. Definities

1.1 In deze algemene voorwaarden worden de hiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven:

Dienst: de terbeschikkingstelling door Elfsquad van software op basis van ‘Software- as-a-Service’, waarmee Opdrachtgever gepersonaliseerde offertes kan opstellen ten behoeve van diens klanten en prospects, en waarbij het te ontwerpen product volledig op

maat wordt geconfigureerd en visueel (2D of 3D) inzichtelijk wordt gemaakt;

Opdrachtgever: de wederpartij van Elfsquad respectievelijk diens rechtsopvolger(s); Overeenkomst: iedere overeenkomst waarbij Elfsquad zich jegens Opdrachtgever verbindt werkzaamheden te verrichten;

Schriftelijk: de term ‘schriftelijk’ omvat ook per e-mail of via een ander elektronisch medium, wanneer dit laatste voor duurzame opslag geschikt is;

Elfsquad: de gebruiker van deze algemene voorwaarden.

2. Toepasselijkheid en wijziging

2.1 Op alle aanbiedingen en Overeenkomsten van Elfsquad zijn deze algemene voorwaarden van toepassing. Eventuele voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.2 Elfsquad is gerechtigd deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen.

Van toepassing is steeds de laatste versie van de algemene voorwaarden. Wijzigingen worden ten minste dertig (30) kalenderdagen voor inwerkingtreding bekend gemaakt door persoonlijke kennisgeving of publicatie op de website van Elfsquad.

GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF

ELFSQUAD Elfsquad, version 2022

These are the General Terms and Conditions of Elfsquad, which has its registered office at Xxxxxxxx 00 (0000 XX) in Drachten, the

Netherlands, and is registered in the Chamber of Xxxxxxxx’x trade register under number 64311775.

1. Definitions

1.1 In these General Terms and Conditions, the terms listed below have the following definitions, unless specifically stated otherwise in the text:

Service: the provision of software by Elfsquad on a ‘Software-as-a-Service’ basis, enabling the Client to create personalised offers for their customers and prospects, and whereby the

product to be designed is fully custom configured and rendered visually (2D or 3D);

Client:the other party to an Agreement with Elfsquad or their successor(s) in title; Agreement: any agreement under which Elfsquad undertakes to perform work for the Client;

Written/In Writing: the term ‘written/in writing’ also extends to email or any other electronic means of communication, provided it is suitable for long-term storage;

Elfsquad:the user of these General Terms and Conditions.

2. Applicability and Amendments

2.1 All offers issued by and Agreements entered into with Elfsquad are governed by these General Terms and Conditions. Any terms and conditions used by the Client are specifically rejected.

2.2 Elfsquad reserves the right to amend these General Terms and Conditions from time to time. The most recent version of the General Terms and Conditions is always the version that applies. Amendments will be announced at least thirty (30) calendar days prior to taking effect through personal notification or publication on the Elfsquad website.

2.3 Bij onenigheid over de interpretatie van deze algemene voorwaarden, prevaleert de Nederlandstalige versie.

3. Aanbod en Overeenkomst

3.1 Alle aanbiedingen zijn geheel vrijblijvend en onder voorbehoud van druk- en zetfouten. Tot het moment van aanvaarding van het aanbod is Elfsquad gerechtigd het aanbod te herroepen.

3.2 Als een aanbod een beperkte geldigheidsduur heeft of anderszins onder voorwaarden geldt, dan wordt dit in het aanbod vermeld. Bij gebreke van een vermelding in het aanbod, is de geldigheidsduur één (1) maand.

3.3 De Overeenkomst tussen partijen komt tot stand zodra Elfsquad de totstandkoming van de Overeenkomst Schriftelijk heeft bevestigd of doordat Elfsquad uitvoering heeft gegeven aan de Overeenkomst.

4. Uitvoering van de Overeenkomst

4.1 Elfsquad zal de Overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. Elfsquad spant zich in voor een optimale beschikbaarheid en correcte werking van

haar Dienst. Elfsquad garandeert echter geen concreet resultaat, tenzij partijen zulks in een aanvullende Service Level Agreement zijn overeengekomen.

4.2 Opdrachtgever zal Elfsquad steeds volledige medewerking verlenen, tijdig alle nuttige en nodige informatie, dan wel de toegang hiertoe, verschaffen en zorgen voor de in redelijkheid benodigde faciliteiten. Indien de voor de uitvoering van de Overeenkomst benodigde informatie, medewerking en/of benodigde faciliteiten niet tijdig aan Elfsquad is verstrekt respectievelijk ter beschikking zijn gesteld, heeft Elfsquad het recht de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten en/of de

uit de vertraging voortvloeiende extra kosten bij

Opdrachtgever in rekening te brengen.

4.3 Indien en voor zover een goede uitvoering van de Overeenkomst dit vereist, heeft Elfsquad het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden. Elfsquad is niet aansprakelijk voor fouten of gebreken van derden die door of op verzoek van Opdrachtgever zijn geïntroduceerd.

4.4 Klachten over de uitvoering van de Overeenkomst dienen door Opdrachtgever

2.3 In case of a disagreement over the interpretation of these General Terms and Conditions, the Dutch-language version shall prevail.

3. Offer and Agreement

3.1 All offers are entirely without obligation and subject to misprints and typesetting errors. Elfsquad reserves the right to revoke an offer as long as it has not been accepted.

3.2 If an offer is made with limited validity or under certain conditions otherwise, this will be stated in the offer. If no specific term of validity is specified in the offer, the offer will be valid for one (1) month.

3.3 The Agreement between the parties is formed as soon as Elfsquad has confirmed

formation of the Agreement In Writing or because Elfsquad has performed the Agreement.

4. Performance of the Agreement

4.1 Elfsquad agrees to perform the Agreement to the best of its ability and to high standards. Elfsquad endeavours to achieve maximum availability and correct functioning of its Service. However, Elfsquad does not guarantee concrete results, unless the parties have agreed on results in an additional Service Level Agreement.

4.2 The Client agrees to always give Elfsquad its full cooperation and provide all useful and required information, or access to such information, and ensure that all reasonably required facilities are available. If

the information, cooperation, and/or facilities required for the performance of the Agreement is or are not provided to Elfsquad in time, Elfsquad will be entitled to suspend performance of the Agreement

and/or charge the Client for any ensuing additional costs incurred.

4.3 If and to the extent required for the proper performance of the Agreement, Elfsquad is entitled to engage third parties for certain work. Elfsquad cannot be held liable for errors or shortcomings by third parties introduced by the Client or at the Client’s request.

4.4 If the Client has a complaint about the performance of the Agreement, the Client must submit it to Elfsquad In Writing within seven

(7) days of occurrence of the issue, and in any case within fourteen (14) days after completion

binnen zeven (7) werkdagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen veertien (14) dagen na voltooiing van de betreffende werkzaamheden of levering van afgenomen zaken Schriftelijk aan Elfsquad te worden vermeld. Een ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke beschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Elfsquad daarop adequaat kan reageren. Indien de klacht gegrond is, zal Elfsquad de betreffende werkzaamheden alsnog correct uitvoeren. Indien dat redelijkerwijs niet meer mogelijk is, is Elfsquad slechts aansprakelijk binnen de grenzen van artikel 6.

5. Levering van de Dienst

5.1 Voor de levering van de Dienst worden netwerkverbindingen gebruikt, waaronder het internet. Deze netwerkverbindingen staan niet onder controle van Elfsquad. Daarom is Elfsquad niet aansprakelijk voor het niet tot stand komen van de benodigde verbindingen of verwerkingen of het anderszins correct functioneren van haar Dienst, wanneer dit te wijten is aan factoren die buiten haar controle liggen.

5.2 Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het maken van regelmatige back-ups

en een adequate informatiebeveiliging van zijn gegevens. Opdrachtgever kan tegen een

meerprijs snapshots maken van de gegevens die zij heeft opgeslagen in de Dienst. Deze snapshots kan Opdrachtgever ook exporteren naar haar eigen (offline) ICT-omgeving. Daarnaast kan Elfsquad de data van Opdrachtgever tot maximaal zeven (7) dagen herstellen, tegen de gebruikelijke tarieven van Elfsquad. Elfsquad is in geen enkel geval aansprakelijk voor kosten van (reproductie van) verminkte of verloren gegane gegevens en evenmin voor daaruit voortvloeiende schade

of gederfde winsten. Elfsquad spant zich in de gegevens bij het gebruik van de Dienst zo goed als redelijkerwijs mogelijk te beschermen tegen verlies, diefstal en ongeautoriseerde toegang en wijziging door derden. Elfsquad is evenmin verantwoordelijk voor de inhoud en juistheid van de gegevens die Opdrachtgever invoert in de software van Elfsquad.

5.3 Elfsquad is nimmer gehouden tot het uitvoeren van dataconversie, tenzij dit

Schriftelijk uitdrukkelijk met Opdrachtgever is overeengekomen.

5.4 Elfsquad kan haar Dienst geheel of gedeeltelijk tijdelijk buiten gebruik stellen voor preventief, correctief of adaptief onderhoud of andere vormen van service zonder hierdoor

of the work to which the complaint relates or after delivery of items purchased. In order to allow Elfsquad to respond adequately, a notice of default must contain a description of the failure that is as detailed as possible. If the complaint is justified, Elfsquad will perform or redo the work in question. If this is no longer possible within reason, Elfsquad will only be liable within the limits set by Article 6.

5. Service Delivery

5.1 The Service is delivered using network connections, including the Internet. These network connections are beyond Elfsquad’s control. This means that Elfsquad cannot be held liable for failure of the required connections or processing or the otherwise correct functioning of its Service when this is due to factors beyond Elfsquad’s control.

5.2 It will be the Client’s responsibility to make regular back-ups and ensure adequate information security with respect to their data. For an additional fee, the Client can make snapshots of the data they have stored in the Service. The Client will then also be able to export these snapshots to their own (offline)

IT environment. Aside from that, Elfsquad can recover Client data from a maximum of seven

(7) days in the past, for which Elfsquad charges its usual fees. Elfsquad can never be held liable for the costs of (restoring) damaged or lost data nor for losses arising therefrom or lost profits.

Elfsquad will endeavour to protect data used in providing the Service as best as reasonably possible against loss, theft, and unauthorised

access and alteration by third parties. Elfsquad cannot be held liable either for the content and accuracy of data that the Client inputs in the Elfsquad software.

5.3 Elfsquad can never be held to perform data conversions, unless this has specifically been agreed on with the Client In Writing.

5.4 Elfsquad reserves the right to partly or fully shut down its Service for preventive, corrective, or adaptive maintenance or other forms of service without becoming

liable for losses. Elfsquad will not shut down the Service for longer than necessary and try to do so outside office hours as much as possible, unless the parties have made other arrangements to this

schadeplichtig te worden. Elfsquad zal de buitengebruikstelling niet langer laten duren dan noodzakelijk en zoveel mogelijk buiten kantoortijden laten plaatsvinden, tenzij partijen daarover in een SLA afwijkende afspraken hebben gemaakt.

6. Prijs en betaling

6.1 Tenzij anders vermeld zijn alle prijzen vrijblijvend, exclusief BTW en andere van overheidswege opgelegde heffingen. Elfsquad accepteert geen betalingen in andere valuta dan die is aangegeven. Bij gebreke van een aangegeven valuta, zijn alle prijzen in Euro’s.

6.2 Opdrachtgever is verplicht de door hem of haar verschuldigde bedragen binnen veertien (14) dagen na de factuurdatum te voldoen.

6.3 Uitbreidingen op de Overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer Opdrachtgever extra modules activeert, kunnen leiden tot uitbreiding van de Dienst en verhoging van de prijs, voor zolang deze modules door Opdrachtgever zijn geactiveerd.

6.4 Opdrachtgever is niet gerechtigd tot opschorting van enige betaling en evenmin tot verrekening van verschuldigde bedragen. De vergoeding is ook verschuldigd als Opdrachtgever geen gebruikmaakt van de Dienst of storingen ondervindt.

6.5 Indien Opdrachtgever niet (tijdig) aan zijn of haar betalingsverplichtingen voldoet, zal Elfsquad Opdrachtgever daarvan Schriftelijk op

de hoogte stellen en Opdrachtgever een redelijke termijn van veertien (14) dagen – gerekend vanaf het moment van kennisgeving – gunnen om alsnog aan zijn of haar betalingsverplichtingen

te voldoen. Indien betaling ook na ommekomst van deze redelijke termijn uitblijft, is Elfsquad gerechtigd wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen. De hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten is conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Van deze wettelijke regeling kan Elfsquad ten gunste van Opdrachtgever afwijken.

6.6 Indien Opdrachtgever niet (tijdig) aan zijn of haar betalingsverplichtingen voldoet en betaling ook na ommekomst van de redelijke termijn als bedoeld in het vorige lid uitblijft,

is Elfsquad gerechtigd haar verplichtingen op te schorten en/of de Overeenkomst zonder rechtelijke tussenkomst te ontbinden. In een zodanig geval is Elfsquad nimmer aansprakelijk

effect in an SLA.

6. Fee and Payment

6.1 Unless stated otherwise, all fees are without obligations and do not include VAT and other government-imposed levies. Elfsquad does not accept payments in currencies other than the currency specified. If no currency is specified, all fees are in Euros.

6.2 The Client is under an obligation to pay amounts payable by them within fourteen (14) days after the invoice date.

6.3 Additions to the Agreement, such as when the Client activates additional modules, may lead to expansion of the Service and an increase in the fee over the period during which the Client keeps these modules activated.

6.4 The Client is not allowed to suspend any payments and neither to offset payables against receivables. The fee will also be payable if the Client does not use the Service or experiences outages.

6.5 If the Client does not meet their payment obligations or fails to meet payment obligations in time, Elfsquad will notify the Client In Writing and give the Client a reasonable term of fourteen

(14) days - starting on the date of notification - to meet their payment obligations. If payment is still forthcoming after expiry of this reasonable term, Elfsquad will be entitled to charge both interest at the statutory commercial rate and extrajudicial collection costs. The extent of the extrajudicial collection costs is determined by the Extrajudicial Collection Costs (Fees) Decree. Elfsquad may only deviate from this statutory arrangement if it is to the Client’s benefit.

6.6 If the Client fails to meet their payment obligations or fails to meet their payment obligations in time and payment remains forthcoming after expiry of the reasonable term specified in the previous paragraph, Elfsquad will be entitled to suspend its obligations and/or to dissolve the Agreement without going through the court. In such a case, Elfsquad can never be held liable for losses sustained by the Client.

6.7 Elfsquad reserves the right to unilaterally raise the fees it charges for its services, provided that such a fee increase is announced at least

voor de door Opdrachtgever geleden schade.

6.7 Elfsquad is gerechtigd de prijzen van haar dienstverlening eenzijdig van tijd tot tijd te verhogen, mits deze prijsverhoging ten minste twee (2) maanden van tevoren via de website van Elfsquad of rechtstreeks aan Opdrachtgever is aangekondigd. Prijsverhogingen die het gevolg

zijn van veranderingen in wettelijke bepalingen of regelingen hoeven niet van tevoren door Elfsquad te worden aangekondigd.

7. Aansprakelijkheid

7.1 De aansprakelijkheid van Elfsquad voor directe schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming door Elfsquad van haar verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst, daaronder uitdrukkelijk ook begrepen ieder onrechtmatig handelen van Elfsquad, haar personeel en/of door haar ingeschakelde derden, is in ieder geval per gebeurtenis dan wel een reeks samenhangende gebeurtenissen beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever aan Elfsquad op basis van de Overeenkomst verschuldigd is. In geen geval

echter zal de aansprakelijkheid van Elfsquad voor

directe schade hoger zijn dat het bedrag dat de verzekeraar van Elfsquad in een voorkomend geval bereid is uit te keren, verminderd met het door Elfsquad verschuldigde bedrag voor het eigen risico.

7.2 Alle aansprakelijkheid van Elfsquad voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt in ieder geval begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste

besparingen, reputatieschade, claims van derden en bedrijfsstagnatie.

7.3 De in deze Overeenkomst opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen en -uitsluitingen gelden mede ten gunste van personeel van Elfsquad en eventuele door Elfsquad ingezette derden, en komen te vervallen indien en voor zover de veroorzaakte schade het gevolg is

van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Elfsquad.

8. Overmacht

8.1 Indien Elfsquad door overmacht verhinderd wordt in de nakoming van één of meerdere uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen, wordt de nakoming van de desbetreffende en de daarmee samenhangende verplichting(en) geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van zodanige overmacht, zonder dat

two (2) months in advance on the Elfsquad website or directly to the Client. Elfsquad is not under an obligation to give prior notice of fee increases that are the result of changes to statutory provisions or schemes.

7. Liability

7.1 Elfsquad’s liability for direct losses caused by an attributable shortcoming in Elfsquad’s compliance with its obligations under the Agreement, specifically also including any unlawful acts by Elfsquad, its staff, and/or third parties engaged by Elfsquad, will in any case be limited to the amount payable to Elfsquad by the Client under the Agreement, either per event

or for a series of interrelated events. However, Xxxxxxxx’x liability for direct losses will never exceed the amount covered by Xxxxxxxx’x insurer in the case in question, less any policy excess payable by Elfsquad.

7.2 Elfsquad disclaims all liability for indirect losses. Indirect losses shall in any case include consequential losses, lost profits, missed savings, damage to reputation, third-party claims, and business interruption.

7.3 Limitations and exclusions of liability included in this Agreement also extend to Elfsquad personnel and any third parties engaged by Elfsquad, and will cease to apply if and to the extent that the losses are the result of intent or deliberate recklessness on the part of Elfsquad’s management.

8. Force majeure

8.1 If Elfsquad is unable to comply with one or multiple obligations under the Agreement on account of a situation of force majeure,

compliance with the obligation(s) in question and any related obligation(s) will be suspended for the duration of the force majeure situation, without Elfsquad being required to pay compensation.

zij tot enige schadevergoeding ter zake gehouden is.

8.2 Van overmacht van Elfsquad is sprake, indien Elfsquad na het sluiten van de Overeenkomst verhinderd wordt aan de voorbereiding of uitvoering van deze

Overeenkomst te voldoen ten gevolge van brand, bedrijfsbezetting, werkstaking, overstroming, waterschade, oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, terrorisme, epidemie, molest, overheidsmaatregelen, cyberaanvallen, in- en uitvoeringsbelemmeringen, storingen in de levering van energie, een en ander zowel in het bedrijf van Elfsquad als bij derden van wie Elfsquad voor zijn dienstverlening afhankelijk is,

en voorts door alle overige oorzaken die buiten de schuld of de risicosfeer van Elfsquad ontstaan.

8.3 Indien de overmachtsperiode langer dan zestig (60) dagen duurt, zijn zowel Elfsquad als Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst per direct Schriftelijk te beëindigen. Ontbinding geeft in een dergelijke situatie geen der partijen recht op enige schadevergoeding. Elfsquad

behoudt in dat geval echter recht op het gedeelte van het honorarium voor de door haar verrichte werkzaamheden en op vergoeding van de

kosten die reeds door haar zijn gemaakt of die onafwendbaar zijn.

8.4 Indien Elfsquad voorziet dat zij in overmacht komt te verkeren, zal zij

Opdrachtgever daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen.

9. Intellectuele eigendom en hulpmiddelen

9.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op alle in het kader van de Overeenkomst

door Elfsquad ontwikkelde, te ontwikkelen en/of ter beschikking gestelde analyses, ontwerpen, documentatie, rapporten, software, adviezen, offertes en overige materiaal, berusten uitsluitend bij Elfsquad en/of haar licentiegever(s).

9.2 Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten en bevoegdheden

die voortvloeien uit de strekking van de Overeenkomst tussen partijen, deze algemene voorwaarden of die anderszins Schriftelijk worden toegekend. Het gebruiksrecht is exclusief, tenzij uit de aard van de Overeenkomst anders voortvloeit of partijen Schriftelijk anders zijn overeenkomen. Voorts is het gebruiksrecht, tenzij partijen Schriftelijk anders overeenkomen, niet overdraagbaar en niet sublicentieerbaar.

8.2 Elfsquad will be deemed to be in a situation of force majeure if Elfsquad, after entering into the Agreement, is impeded from preparing for or performing this Agreement due to fire, strike, flooding, water damage, war, the threat of war, civil war, uprising, terrorism, an epidemic, acts of war, government measures, cyber attacks, import and export restrictions, power outages or other interruptions in the energy supply, affecting either Elfsquad’s company or third parties on whom Elfsquad relies for its services, and furthermore caused by all other factors for which Elfsquad cannot be blamed and that are beyond Elfsquad’s control.

8.3 If the situation of force majeure goes on

for longer than sixty (60) days, both Elfsquad and the Client will have the right to terminate the Agreement In Writing with immediate effect.

Termination on account of force majeure will not entitle either party to any kind of compensation. Elfsquad will then continue to be entitled to the part of its fee relating to work that Elfsquad has already performed and to reimbursement of costs that have already been incurred or that are unavoidable.

8.4 If Elfsquad foresees a situation of force majeure, Elfsquad will notify the Client thereof as soon as possible.

9. Intellectual Property and Tools

9.1 All intellectual property rights to analyses, designs, documentation, reports, software, advice, offers, and other material developed, to be developed, and/or made available by Elfsquad will exclusively be held by Elfsquad and/or its licensor(s).

9.2 The Client will only be granted the rights of use and authorisations ensuing from the purpose of the Agreement between the parties, these General Terms and Conditions, or that are otherwise assigned In Writing. The right of use is exclusive, unless the nature of the Agreement dictates otherwise or the parties have agreed otherwise In Writing. The right of use can, furthermore, not be transferred or sub-licensed, unless the parties have agreed otherwise In Writing.

9.3 If the Client were to make material available to Elfsquad, the Client will grant

9.3 Indien Opdrachtgever materiaal aan Elfsquad ter beschikking stelt, dan verleent Opdrachtgever Elfsquad een niet-exclusieve licentie om voor de duur en in het kader van de Overeenkomst dit materiaal te gebruiken, openbaar te maken en/of te verveelvoudigen, bijvoorbeeld in het kader van de online

configurator. Opdrachtgever vrijwaart Elfsquad voor aanspraken van derden wegens schending van intellectuele eigendomsrechten van die derden. Tevens garandeert Opdrachtgever dat het door haar aan Elfsquad ter beschikking gestelde materiaal geen strijd oplevert met enig wettelijk voorschrift.

9.4 Tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen, is het Opdrachtgever niet toegestaan enige aanduiding omtrent

auteursrechten, merkrechten, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom

uit het aan Opdrachtgever beschikbaar gestelde materiaal te verwijderen of te wijzigen.

10. Duur en beëindiging

10.1 Tenzij partijen anders zijn overeengekomen, is de Overeenkomst tussen partijen aangegaan voor onbepaalde duur. Indien de Overeenkomst is aangegaan voor bepaalde duur, geldt in beginsel een looptijd van twaalf

(12) maanden en wordt de overeenkomst steeds stilzwijgend verlengd met eenzelfde duur, tenzij er rechtsgeldig wordt opgezegd.

10.2 Er geldt een opzeggingstermijn van twee (2) maanden. Wanneer de Overeenkomst voor bepaalde duur is aangegaan, kan met

inachtneming van de opzegtermijn slechts tegen het einde van de looptijd worden opgezegd.

10.3 Elfsquad is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang Schriftelijk op te schorten en/of te ontbinden, indien:

• Opdrachtgever, al dan niet voorlopig, surseance van betaling wordt verleend;

• ten aanzien van Opdrachtgever faillissement wordt aangevraagd of

indien de onderneming van Opdrachtgever wordt geliquideerd anders dan ten behoeve van reconstructie of samenvoeging van ondernemingen;

• Opdrachtgever komt te overlijden; of

• na het sluiten van de Overeenkomst Elfsquad goede grond heeft te vrezen dat Opdrachtgever de Overeenkomst niet zal nakomen.

Elfsquad a non-exclusive licence to use, disclose, and/or reproduce this material for the duration of and in the context of the Agreement, such as

for the online configurator. The Client agrees to indemnify Elfsquad against third-party claims on account of a breach of intellectual property rights owned by those third parties. The Client, furthermore, guarantees that the material it makes available to Elfsquad will not lead to a breach of any provisions of law.

9.4 Unless agreed otherwise In Writing, the Client is not allowed to remove or alter any marks regarding copyrights, trademark rights, trade names, or other intellectual property rights on the material made available to the Client.

10. Term and Termination

10.1 Unless the parties have agreed otherwise, the Agreement between the parties has been entered into for an indefinite term. If the Agreement has been entered into for a definite term, it will, in principle, have a term of twelve (12) months and will tacitly be renewed for a term of the same length, unless either party gives legally valid notice of termination.

10.2 Termination is subject to a notice period of two (2) months. If the Agreement has been entered into for a definite term, the Agreement can only be terminated as of the end of the definite term, while observing the notice period.

10.3 Elfsquad reserves the right to suspend and/or terminate the Agreement In Writing with immediate effect if:

• the Client, either on a provisional or definitive basis, is granted a debt moratorium;

• bankruptcy proceedings have been instituted against the Client or the Client’s company is wound up other than as part of a restructuring or merger of companies;

• the Client dies; or

• Elfsquad has, after entering into the Agreement, good reason to fear that the Client will not comply with the Agreement.

11. Bescherming van persoonsgegevens

11.1 Elfsquad houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

11.2 Persoonsgegevens van Opdrachtgever zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is om de Overeenkomst uit te voeren, tenzij op basis van de toepasselijke wet- en regelgeving een andere bewaartermijn geldt.

11.3 Elfsquad heeft te gelden als ‘verwerker’ in de zin van artikel 4 sub 8 van de AVG en is bereid een haar conveniërende

verwerkersovereenkomst met Opdrachtgever te sluiten.

12. Slotbepalingen

12.1 Op de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

12.2 Alle geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst en/of deze algemene voorwaarden worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Elfsquad gevestigd is.

12.3 Het is Opdrachtgever niet toegestaan zijn rechten en verplichtingen uit de tussen partijen geldende Overeenkomst aan een derde over te dragen, tenzij Elfsquad hiervoor voorafgaand uitdrukkelijk Schriftelijk toestemming heeft gegeven. Deze toestemming is echter niet nodig in geval van bedrijfsovername of overname van de meerderheid van de aandelen van Opdrachtgever.

12.4 Als enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig blijkt of vernietigd wordt, dan gelden de overige bepalingen onverkort. Partijen zullen in dat geval in overleg treden en nieuwe bepalingen overeenkomen teneinde de nietige of vernietigde bepaling(en) te vervangen.

12.5 De logfiles, door Elfsquad opgeslagen versies van de communicatie tussen partijen en andere vormen van administratie van Elfsquad gelden als authentiek en vormen volledig

bewijs van de stellingen van Elfsquad. Het staat Opdrachtgever vrij om tegenbewijs te leveren.

11. Personal Data Protection

11.1 Elfsquad will adhere to current personal data protection legislation and regulations, including the General Data Protection Regulation (GDPR).

11.2 The Client’s personal data will not be stored for longer than necessary for the

performance of the Agreement, unless applicable legislation and regulations dictate a different retention period.

11.3 Elfsquad is the ‘processor’ as defined in Section 4(8) of the GDPR and is prepared to enter into a data processing agreement with the Client that is to its satisfaction.

12. Final provisions

12.1 The Agreement and these General Terms and Conditions are governed by Dutch law.

12.2 Any disputes arising from this Agreement and/or these General Terms and Conditions will be submitted to the competent court in the district where Elfsquad

is based.

12.3 The Client is not permitted to transfer their rights and obligations under the Agreement entered into by the parties to a third party, unless Elfsquad has given its explicit prior consent. Such consent will not be required when another company takes over the Client’s company or acquires a majority stake in the Client’s company.

12.4 If any of the provisions in these General Terms and Conditions prove to be null and void or be nullified, the other provisions will remain valid in full. The parties will then enter into consultation to agree on new provisions to replace the null and void or nullified provision(s).

12.5 Logfiles, versions of communications between parties saved by Elfsquad and other forms of administrative records of Elfsquad will be considered to be authentic and full proof of any claims made by Elfsquad. The Client is free to provide contrary evidence.

In the event of translation divergences, the Dutch version shall always prevail.

VERWERKERSOVEREENKOMST

Elfsquad, versie 2022

1. Inleiding

1.1 Omdat bij de dienstverlening die volgt uit de Overeenkomst ook het verwerken van persoonsgegevens inhoudt, sluiten partijen hierbij een verwerkersovereenkomst.

1.2 Het begrip ‘Overeenkomst’ verwijst naar de overeenkomst tussen partijen, inclusief de bijlagen, zoals volgt uit de door de opdrachtgever (hierna: ‘Opdrachtgever’) geaccepteerde offerte.

2. Onderwerp

2.1 Onderdeel van de Overeenkomst met Elfsquad is de in deze bijlage opgenomen verwerkersovereenkomst, conform artikel 28 lid 3 van de Algemene Verordening

Gegevensbescherming (AVG). Opdrachtgever is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en Elfsquad is de ‘verwerker’ in de zin van artikel 4 onder 7 AVG respectievelijk artikel 4 onder 8 AVG. Voor de overige met een hoofdletter aangeduide

begrippen wordt aangesloten bij de definities van artikel 4 AVG.

2.2 Het onderwerp, de aard en het doel van de verwerking zijn het vervullen van de

verplichtingen die volgen uit de Overeenkomst. Kort samengevat, komen die neer op het leveren van een online configurator voor de verkoop van configureerbare producten voor de

maakindustrie, waarbij zowel Persoonsgegevens van (potentiële) klanten als medewerkers van Opdrachtgever verwerkt zullen worden.

2.3 De duur van de verwerking is zolang de Overeenkomst tussen partijen voortduurt. Na het beëindigen van de Overeenkomst zullen de verwerkingsdiensten van Elfsquad nog maximaal drie (3) kalendermaanden voortduren om de laatste verwerkingen van Persoonsgegevens af te ronden, bijvoorbeeld

het beëindigen van de tijdelijke opslag in back- ups, in welk geval de duur van de verwerking met deze termijn zal worden verlengd. Na het uitvoeren van de verwerkingsdiensten of op verzoek van Opdrachtgever zal Elfsquad de Persoonsgegevens verwijderen zonder daarvan een kopie achter te houden, tenzij Nederlands of Europees recht Elfsquad tot opslag van de Persoonsgegevens verplicht.

DATA PROCESSING AGREEMENT

Elfsquad, version 2022

1. Introduction

1.1 Parties are bound to this data processing agreement, because the services rendered on the basis of the Agreement require processing of personal data.

1.2 The term ‘the Agreement’ refers to the agreement of parties, including annexes, as is the conclusion of the offer accepted by the recipient of the services provided (hereinafter: ‘Client’).

2. Subject

2.1 Part of the Agreement is the data processing agreement as adopted in this document in conformance with Article 28 paragraph 3 of the General Data Protection Regulation (GDPR). Client is the ‘controller’ and Elfsquad is the ‘processor’ within the meaning of Article 4 under 7 GDPR and Article 4 under 8 GDPR respectively. In the interpretation of the remaining terminology in this agreement, the definitions of Article 4 GDPR must be sought.

2.2 The subject, the nature and the purpose of the Processing are: the fulfilment of the obligations that follow from the Agreement. In short, they constitute the provision of an online

configurator for the sale of configurable products for the manufacturing industry whereby personal data of (potential) clients and employees of Client will be processed.

2.3 The duration of the processing equals the duration of the underlying Agreement. After the termination of the Agreement, the processing

of Elfsquad will continue for a maximum of two

(3) calendar months due to finish of the last processing of personal data, for example to finish backup procedures, in which case the duration of the processing will be extended with this period. After the processing has been carried out or at the request of the Client, Elfsquad will delete the personal data without holding a copy thereof, unless Dutch or European law or an authority obliges Elfsquad to store the personal data.

2.4 The types of personal data are: email addresses, first names, last names, addresses, postal codes, places, telephone numbers, business registration numbers, client numbers, invoice numbers, relation numbers, login

2.4 De te verwerken Persoonsgegevens zijn van het volgende soort: e-mailadres, voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, handelsregisternummer, klantnummer, relatienummer, loginnaam, wachtwoorden en bedrijfsgegevens/ bedrijfsnamen, en voorts alle overige persoonsgegevens die Opdrachtgever invoert in de SaaS-applicatie van Elfsquad. Qua categorieën van Persoonsgegevens zullen zij betrekking hebben op werknemers, klanten en overige zakelijke contactpersonen.

3. Verplichtingen van Elfsquad

3.1 Elfsquad verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Opdrachtgever en zal deze strikt geheim houden en ten aanzien daarvan minimaal dezelfde zorgplichten en waarborgen in acht nemen als

die Elfsquad zelf hanteert ten aanzien van eigen vertrouwelijke informatie. Elfsquad zal ook op zorgvuldige en passende wijze omgaan met gegevens die geen Persoonsgegevens betreffen. Elfsquad waarborgt dat deze geheimhouding zich ook uit strekt tot de personen die gemachtigd zijn om de Persoonsgegevens te verwerken.

Deze regel kent slechts uitzondering als Elfsquad op basis van toestemming of instructies van Opdrachtgever of vanwege een wettelijke

plicht of ambtelijk bevel genoodzaakt is de Persoonsgegevens te verstrekken.

3.2 Eflsquad zal Opdrachtgever, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken van Xxxxxxxxxxx gebaseerd op artikelen 12 t/m 22 AVG af te handelen die – kort gezegd – strekken om transparantie en inzage te verkrijgen, om rectificatie en wissing van Persoonsgegevens of beperking van de verwerking te bewerkstellingen en om de Persoonsgegevens over te dragen. Elfsquad zal Opdrachtgever in dit kader ook bijstand verlenen bij diens kennisgevingsplicht naar aanleiding van dergelijke verzoeken en

de afhandeling van eventuele bezwaren door

Betrokkenen en passende maatregelen te nemen bij eventuele geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering van Xxxxxxxxxxx.

3.3 Elfsquad zal Opdrachtgever, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om in gevallen waarbij de verwerking waarschijnlijk een hoog risico voor de privacy van Betrokkenen inhoudt, in het bijzonder bij gevallen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt,

credentials and company names. The personal data to be processed are of the category of employees and contacts of Client, including clients and business relations.

3. Obligations of Elfsquad

3.1 Elfsquad processes the personal data only on documented instructions from the Client and will keep the Personal Data of the Controller strictly confidential and, in respect thereof, consider at least the same care obligations and safeguards as Elfsquad considers in respect of its own confidential information. Elfsquad will also handle data that is not Personal Data in a careful and appropriate manner. The Processor guarantees that this confidentiality also extends to the persons authorized to process the Personal Data. This rule is only not applicable

if Elfsquad is obliged to provide the personal

data on the basis of permission or instructions from the Client or because of a statutory duty or official order.

3.2 Elfsquad shall, in so far as possible, assist the Controller in fulfilling its duty to deal with requests from data subjects based on Articles 12 to 22 GDPR which, briefly stated, aim at obtaining transparency and access, rectification and erasure of personal data or restriction of processing and to transmit the personal data. In this respect, Elfsquad will also assist the Client in his duty of notification in response to such requests and the handling of any objections by the data subjects concerned

and take appropriate measures in any automated decision-making and or profiling of the data subjects.

3.3 The Processor will, in so far as possible, assist the Controller in fulfilling its duty to conduct a Data Protection Impact Assessment (“DPIA”) and to consult the Authority prior to Processing, in cases where the Processing involves a high risk for the privacy of Data Subjects, in particular in cases where new technologies are used.

een Data Protection Impact Assessment (DPIA) te doen en bij de voorafgaande raadpleging van de Autoriteit.

4. Inschakelen van andere verwerkers en doorgifte door Elfsquad

4.1 Elfsquad is gerechtigd om andere verwerkers (“sub-verwerkers”) in te schakelen voor de verwerking. Elfsquad zal Opdrachtgever inlichten over beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van andere verwerkers. Opdrachtgever kan op redelijke gronden bezwaar maken tegen een dergelijke veranderingen.

4.2 Elfsquad zal Microsoft Azure als subverwerker inschakelen.

4.3 Bij het inschakelen van een andere verwerker door Elfsquad, worden aan deze andere verwerker bij overeenkomst dezelfde verplichtingen opgelegd die ook voortvloeien uit deze overeenkomst, opdat er voldoende garanties zijn met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen.

4.4 Elfsquad zal nimmer zonder schriftelijke instructie van Opdrachtgever Persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de Europese

Unie of aan een internationale organisatie, tenzij Nederlands of Europees recht Elfsquad daartoe verplicht. In dat geval stelt Elfsquad Opdrachtgever voorafgaand aan de doorgifte hiervan op de hoogte, tenzij de betreffende wet- of regelgeving deze kennisgeving verbiedt.

5. Beveiliging

5.1 Elfsquad zal, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context, het doel van de verwerking en de waarschijnlijkheid en ernst van de uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen, passende technische en organisatorische maatregelen nemen om verwerking in overeenstemming

met de AVG te waarborgen en om een passend beveiligingsniveau te waarborgen.

5.2 Elfsquad zorgt ervoor dat iedere persoon (zoals een werknemer) die handelt onder haar gezag en toegang heeft tot de

Persoonsgegevens, deze slechts in opdracht van Opdrachtgever verwerkt, tenzij Elfsquad daartoe Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk gehouden

is, en dat deze personen adequaat worden geïnstrueerd.

4. Enabling of other processors and transmission by Processor

4.1 Elfsquad is entitled to bring in other processors (“sub processors”) for the processing of personal data. Elfsquad will inform the Client of any intended changes concerning the addition or replacement of other processors. The Client may only object to such changes on reasonable grounds.

4.2 Elfsquad will bring in Microsoft Azure as sub processor.

4.3 When another processor is brought in by Elfsquad, the same obligations are imposed on the other processor by contract as are imposed on Elfsquad by virtue of this agreement, so that there are sufficient guarantees with regard to the application of appropriate technical and organisational measures.

4.4 Elfsquad shall never transmit personal data to countries outside the European Union or to an international organisation without written instruction from the Client, unless European or Dutch law requires Elfsquad to do so. In that case, Elfsquad will inform the Client of this prior to the transmittance, unless the relevant legislation and regulations prohibit this notification.

5. Security and audits

5.1 Taking into account the state of the art, the costs of implementation and the nature, the scope, context and purposes of processing as well as the risk of varying likelihood and severity for the rights and freedoms of data subjects, Elfsquad shall implement appropriate

technical and organisational measure to ensure a compliance with the GDPR and a level of security appropriate to the risk.

5.2 Elfsquad shall take steps to ensure that any natural person acting under the authority of Elfsquad, such as an employee, who has access to personal data does not process them except on instructions from the Client, unless he or she is required to do so by European or Dutch law.

5.3 Elfsquad voert ten minste de volgende maatregelen uit:

• Fysieke toegangscontrole: alarm, gebouwbeveiliging, handmatige sloten, videobewaking van ingangen, bewegingsdetectie, veiligheidssloten, gecontroleerde distributie van sleutels;

• Digitale Toegangscontrole: gebruikersautorisatie, gebruik van gebruikersprofielen, wachtwoordbeveiliging (lengte, mark-up, rotatie), gebruik van herstelwachtwoorden, authenticatie

van gebruikersnamen/wachtwoorden, multifactorauthenticatie (2FA), gebruik van een softwarefirewall;

• Toegangscontrole persoonsgegevens: inzet van een autorisatiesysteem, rechtenbeheer door systeembeheer, registratie van toegangsrechten tot applicaties;

• Entry Control: traceerbaarheid van de invoer, wijziging of verwijdering van gegevens door individuele gebruikersnamen, inzet van gebruikersrechten voor de verwerking van gegevens op basis van autorisatie, rapportage welke applicaties welke gegevens kunnen invoeren, wijzigen of verwijderen, opslag van formulieren en bronnen, waaruit de opgeslagen gegevens worden afgeleid;

• Beheersing van de opdracht: zorgvuldige selectie van contractanten, verplichting tot geheimhouding van gegevens voor werknemers, verplichting tot geheimhouding van gegevens voor contractanten, vernietiging van de gegevens na beëindiging van de dienst;

• Beschikbaarheidscontrole: back-up plan en herstelplan;

• Scheiding van gegevens: scheiding van productiesysteem en testsysteem.

6. Controle

6.1 Elfsquad, en in voorkomend geval de vertegenwoordiger van Elfsquad, houdt

schriftelijk of elektronisch een register van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die zij ten behoeve van Opdrachtgever verricht. Dit register bevat de volgende gegevens:

a. de naam en de contactgegevens van eventuele andere verwerkers en van

Opdrachtgever, en, in voorkomend geval, van de vertegenwoordiger van Opdrachtgever

of de andere verwerker en van de eventuele functionaris voor gegevensbescherming;

b. de categorieën van verwerkingen voor

5.3 Elfsquad shall at least implement the following measures:

• Physical Access Control: alarm, building security, manual locks, video surveillance

of entries, motion detection, security locks, controlled distribution of keys;

• Digital Access Control: user authorization, use of user profiles, password security (length, mark-up, rotation), use of recovery passwords, authentication of user names/passwords, multifactor authentication (2FA), use of a software firewall;

• Access Control Personal Data: employment of an authorization system, right management by system administration, registration of access rights to applications;

• Entry Control: traceability of the entry, modification or deletion of data by individual user names, employment of user rights for the processing of data based on authorization, reports of which applications can enter, change or delete what data, storage of forms and sources, from which the stored data is deduced;

• Command Control: careful selection of contractors, obligation to maintain confidentiality of data for employees, obligation to maintain confidentiality of data for contractors, destruction of the data after termination of the service;

• Availability Control: backup plan and recovery plan;

• Separation of data: separation of production system and test system.

6. Audit

6.1 Elfsquad and, where applicable, Elfsquad’s representative, shall maintain a record of processing activities that it performs for the purposes of the Client in writing or electronically. This record shall contain all of the following information:

a. the name and contact details of the processor and processors and of each controller on behalf of which Elfsquad is acting, and, where applicable, of the Client’s or Elfsquad’s representative, and, potentially, the data protection officer;

b. the categories of processing carried out

rekening van Opdrachtgever;

c. indien van toepassing, doorgiften van Persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, onder vermelding van dat derde land of die internationale organisatie en de eventuele documenten inzake de passende waarborgen als bedoeld in artikel 49 lid 1 tweede alinea AVG;

d. een algemene beschrijving van de technische en organisatorische

beveiligingsmaatregelen als bedoeld in artikel 5 van deze overeenkomst.

6.2 Elfsquad zal Opdrachtgever alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de verplichtingen uit deze verwerkersovereenkomst aan te tonen en om audits, waaronder inspecties, mogelijk te maken. Elfsquad zal Opdrachtgever onmiddellijk in kennis stellen indien naar

de mening van Elfsquad een instructie van Opdrachtgever in strijd is met de AVG of andere Nederlandse of Europese wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

6.3 Opdrachtgever heeft het recht om de naleving van deze verwerkersovereenkomst eenmaal per (2) jaar te controleren

door middel van een audit of inspectie, wanneer die uitgevoerd wordt door een gecertificeerde auditor. Een controle mag de bedrijfsactiviteiten van Elfsquad niet onnodig verstoren. Opdrachtgever zal de controle minimaal dertig (30) dagen voor

aanvang schriftelijk aankondigen bij Elfsquad onder opgave van de naam en de certificaten van auditor. Elfsquad mag - in overleg met Opdrachtgever – een eventuele aanvraag voor een audit combineren met aanvragen van andere verwerkingsverantwoordelijken bundelen,

opdat slechts één gezamenlijke audit zal worden uitgevoerd en de dienstverlening van de betreffende verwerker niet onnodig zal worden belast.

6.4 Opdrachtgever draagt de kosten van controles met uitzondering van de kosten van het personeel van Elfsquad dat de controle begeleidt.

Deze laatste kosten zijn voor Elfsquad. Indien uit de controle blijkt dat Elfsquad tekortschiet in de nakoming van deze overeenkomst of de naleving van de AVG, dan draagt Elfsquad de kosten van de audit of inspectie en zal Elfsquad onverwijld overgaan tot het herstellen van de geconstateerde tekortkomingen.

on behalf of each controller;

c. where applicable, transfers of personal data to a third country or an international organisation and, in the case of transfers referred to in the second subparagraph of Article 49(1) GDPR, the documentation of suitable safeguards;

d. where possible, a general description of the technical and organisational security measures referred to in Article 5 of this agreement.

6.2 Elfsquad shall provide the Client with all the information necessary to demonstrate the compliance with the obligations under this agreement and to enable audits, including

inspections. Elfsquad shall immediately inform the Client if, in the opinion of Elfsquad, an instruction from the Client is in conflict with the GDPR or other Dutch or European data protection laws and regulations.

6.3 The Client has the right to check compliance with this agreement once per one

(1) year by means of an audit, when carried out by a certified auditor. A check may not

unnecessarily disrupt the business activities of Elfsquad. The Client shall announce the audit to Green in writing at least thirty (30) days prior to the commencement, stating the name and the certificates of the auditor. Elfsquad is allowed

– in consultation with the Client – to combine requests for audits from other clients to only one joint audit, to prevent unnecessary burden.

6.4 The Client shall bear the costs of the audit with the exception of the costs of Elfsquad’s personnel accompanying the audit. The latter costs shall be borne by Elfsquad. If the audit reveals that Elfsquad fails to comply with this agreement or the GDPR, then Elfsquad shall immediately proceed to rectify the identified shortcomings.

7. Melden van datalekken

7.1 Indien onverhoopt een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (hierna: ‘Datalek’) heeft plaatsgevonden, meldt Elfsquad deze zonder onredelijke vertraging zodra zij kennis daarvan heeft genomen, maar uiterlijk binnen 48 uur

na kennisname, aan Opdrachtgever, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het Datalek een

risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Indien het niet mogelijk is om alle informatie gelijktijdig te verstrekken, kan Elfsquad de informatie in stappen aanleveren mits dit zonder onredelijke vertraging gebeurt.

7.2 De melding bevat in ieder geval:

a. de aard van het Datalek, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van Betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal

Betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;

b. de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen door Opdrachtgever;

c. de waarschijnlijke gevolgen van het Datalek;

d. de maatregelen die Elfsquad voorstelt of reeds heeft genomen om het Datalek aan te

pakken, waaronder de eventuele maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

7.3 Elfsquad zal Opdrachtgever bijstand verlenen bij het documenteren van alle Inbreuken.

7.4 Elfsquad zal Opdrachtgever bijstand verlenen bij het doen van eventuele mededelingen aan Betrokkenen wanneer het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen.

8. Slotbepalingen

8.1 Beide partijen zijn ieder verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun eigen handelen. Indien Elfsquad toerekenbaar tekort komt in het naleven van deze overeenkomst

of toerekenbaar in strijd handelt met hetgeen bepaald is in de AVG, dan vrijwaart zij Opdrachtgever tegen daaruit voortvloeiende aanspraken van derden, waaronder Betrokkenen, en alle daarmee verband houdende kosten en schades. Door de Autoriteit aan Opdrachtgever gegeven boetes vallen nadrukkelijk buiten de aansprakelijkheid en de vrijwaring van Elfsquad.

7. Reporting of data breaches

7.1 In the unlikely event that a personal data breach (hereinafter: ‘Breach’) has taken place, Elfsquad shall notify the Client without undue delay, but no later than within 48 hours, after having become aware of it, unless the Breach is unlikely to result in a risk to the rights and freedoms of data subjects. If it is not possible to provide the information at the same time,

Elfsquad may provide the information in phases provided this is done without undue further delay.

7.2 The notification shall at least:

a. describe the nature of the Breach including where possible, the categories and approximate number of data subjects concerned and the categories and approximate number of personal data records concerned;

b. communicate the name and contact details of the data protection officer or other contact point where more information can be obtained;

c. describe the likely consequences of the Breach;

d. describe the measures taken or proposed to be taken by Elfsquad to address the Breach, including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects.

7.3 Elfsquad shall assist the Client in documenting all Breaches.

7.4 Elfsquad shall assist the Client in possible communication to data subjects when the Breach is likely to result in a high risk to the rights and freedoms of those data subjects.

8. Final provisions

8.1 Both parties are each responsible and liable for their own actions. If Elfsquad imputably fails to comply with this agreement of imputably contravenes what is stipulated in the GDPR, then it indemnifies the Client with respect to any third- party claims, including those of data subjects, and all related costs and damages. Fines charges by the local supervisory authority to the Client explicitly fall outside the liability and indemnity of Elfsquad.

8.2 If there is liability on the part of Elfsquad vis-à-vis the Client as a result of or in connection

8.2 Indien er sprake is van aansprakelijkheid van Elfsquad jegens Opdrachtgever als

gevolg van of in verband met het verwerken van Persoonsgegevens, den gelden de in de Overeenkomst overeengekomen beperkingen van de aansprakelijkheid, onverminderd

de verplichtingen die zijn opgenomen in deze verwerkersovereenkomst. Eenzelfde

schadeveroorzakende gebeurtenis kan nimmer leiden tot meerdere schadevorderingen, ondanks de aanwezigheid van verschillende contracten tussen partijen.

8.3 Waar het de verwerking van Persoonsgegevens betreft, gaan bij strijdigheid met andere contractuele bedingen tussen partijen de bepalingen van deze bijlage voor, tenzij partijen bij een nadere schriftelijke overeenkomst uitdrukkelijk van bepalingen

uit deze overeenkomst afwijken. Deze verwerkersovereenkomst vervangt eventuele voorgaande tussen partijen geldende bewerkers- of verwerkersovereenkomsten.

with the processing of personal data, then the limitations of the liability agreed in the

Agreement shall apply without prejudice to the obligations in this data processing agreement. The same damage-causing event can never lead to several claims for damages, despite the presence of different contracts between the parties.

8.3 With regard to the processing of personal data, in the event of a conflict between other contractual stipulations between the parties, the provisions of this agreement will prevail unless the parties explicitly deviate from this agreement in a further written agreement. This data processing agreement replaces any previous data processing agreements that apply between the parties.

In the event of translation divergences, the Dutch version shall always prevail.

TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES

Elfsquad, version 2022

The examples given in this overview serve as inspiration. The Processor implements the following measures when processing for Controller:

1. Physical entrance control

Appropriate measures to prevent unauthorised persons to access data processing systems in which Personal Data are processed.

Alarm system

Alarm system with connection to surveillance or police

Protection of buildings Automatic access control system

Separation of work and visiting rooms Locking system using a code

Manual locking

Video surveillance of entrances Photoelectric protection / motion detector Safety locks

Controlled key issue Secured air and light shafts Registration of visitors Identification of visitors

Careful selection of cleaning personnel

2. Digital access control

Measures to prevent a data processing system to be abused by unauthorised persons.

Allocation of user rights Employment of user profiles

Password policy (length, layout, rotation) Employment of emergency passwords Authentication by user names / passwords Two-factor authentication (2FA)

Protocol for working at home

Employment of electronic signatures Allocation of user profiles

Locking for the housing Locking of external interfaces

Use of Intrusion Detection Systems Use of a software firewall

3. Access control Personal Data

Measures to ensure that authorised users can only access the Personal Data for which they are authorised and to prevent further unauthorised processing.

Employment of an authorisation system Rights management by a system administrator

Registration of access to applications Registration of access to data

4. Transmission control

Measures to ensure that Personal Data cannot be read, processed or removed by unauthorised persons during electronic transmission or during transport or storage on data carriers and that it can be checked and demonstrated to whom a Personal Data transmission has taken place.

Use of SSL/TLSconnections Disclosure of data in anonymous form

Disclosure of data in pseudonymous form Documentation of the recipients of data

5. Entry control

Measures to ensure that it can be demonstrated retrospectively whether, when and by whom Personal Data have been entered, modified or deleted in data processing systems.

Protocols for the entry, modification and deletion of data

Protocols for handling requests for modification, restriction or deletion of data

Traceability of the entry, modification or deletion of data by individual user names

Time stamping of processes

Employment of user rights for the processing of data based on authorisation

6. Command control

Measures that ensure that Personal Data processed by command can only be processed according to the instructions of the principal.

Employment of processing agreements Written instructions to the contractors Careful selection of contractors Contractual penalties for violations

Obligation to maintain confidentiality of data for contractors

Destruction of the data after termination of the service

Continuous control of contractors and their activities

7. Availability control

Measures that guarantee availability and continuity.

Backup and recovery plan

Storage of backup data on a secure, remote server

Tests of backups and data recovery Availability of an emergency plan Archiving system