Code of Sustainable Supply
Code of Sustainable Supply
V2.0, februari 2023
1. Arbeid
1.1 Vrij gekozen werk
Dwangarbeid, slavernij of mensenhandel is voor Unica onaanvaardbaar. Dit geldt ook voor het vervoeren, herbergen, werven, overbrengen of ontvangen van personen door middel van bedreiging, geweld, dwang, ontvoering of fraude voor arbeid of diensten. Alle werkzaamheden moeten vrijwillig zijn en werknemers moeten vrij zijn om te allen tijde het werk te verlaten of hun contract te beëindigen. Ook is het onaanvaardbaar dat werknemers een aanbetaling moeten doen om te mogen werken of dat werknemers verplicht worden bij indiensttreding hun identiteitsbewijs aan de werkgever af te staan. Evenmin is het aanvaardbaar om het salaris, andere vergoedingen, persoonlijke eigendommen of papieren van iemand in c.q. achter te houden (m.u.v. vooraf door en voor partijen aanvaardbaar en vastgesteld sanctioneringsbeleid).
1.2 Vermijding van kinderarbeid
Er wordt in geen enkel stadium van de waardeketen gebruik gemaakt van kinderarbeid. De term ‘kind‘ verwijst naar de definitie van ILO‐IPEC en Artikel 32 van de United Nations Convention on the Rights of the Child (UNCRC). Werknemers onder de 18 jaar mogen geen werkzaamheden verrichten die schadelijk zijn voor de gezondheid en/of veiligheid van jonge werknemers, iedereen jonger dan 14 of 15 waar de wetgeving van het betreffende land dat toestaat. Een Leverancier kan geldige stageplekken bieden, zolang die voldoen aan het Verdrag van de Rechten van het Kind. Werknemers onder de 18 jaar mogen geen werkzaamheden verrichten die schadelijk zijn voor de gezondheid en/of veiligheid van jonge werknemers.
1.3 Werktijden
De werkweek van Leveranciers mogen niet langer duren dan het bij wet vastgestelde maximum (Arbeidstijdenwet) (ILO standard). De leverancier geeft de werknemers het recht op betaalde vakantie volgens de ILO standard. Werknemers mogen weigeren overwerk te verrichten en er mag daarbij niet gedreigd worden met boetes, straffen of ontslag.
1.4 Lonen en uitkeringen
De aan werknemers betaalde vergoeding moet voldoen aan alle toepasselijke loonwetten, onder meer aan de wetten in verband met minimumlonen, overuren en wettelijk verplichte uitkeringen. Werknemers moeten, in naleving met de plaatselijke wetten, betaald worden voor overwerk aan loontarieven die hoger liggen dan de gewone uurtarieven. Voor elke loonperiode moeten werknemers een tijdige en begrijpelijke loonstaat krijgen, waarin voldoende informatie staat om de nauwkeurige vergoeding voor het uitgevoerde werk te controleren.
1.5 Menselijke behandeling
Blad 1 van 8
Er mag geen wreed en/of onmenselijke behandeling zijn, met inbegrip van seksuele intimidatie, seksueel misbruik, lijfstraffen, mentale of fysieke dwang of verbaal geweld tegen werknemers. Dit geldt ook voor dreigen met een dergelijke behandeling. Disciplinaire beleidslijnen en ‐procedures ter
ondersteuning van de bovenstaande vereisten moeten duidelijk aan werknemers beschreven en meegedeeld zijn.
1.6 Geen discriminatie
Zoals aantoonbaar vastgelegd is in de Nederlandse grondwet wordt er niet gediscrimineerd op basis van ras, huidskleur, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, etniciteit of nationale afkomst, handicap, zwangerschap, godsdienst, politieke overtuiging, vakbondslidmaatschap of huwelijkse staat, bij het aannemen van personeel en/of arbeidsrechtelijke praktijken zoals toegang tot opleidingen, promotie en het verlenen van bonussen. Deze vormen van discriminatie wijst Unica uitdrukkelijk af. Aan gehandicapte werknemers worden redelijke aanpassingen geboden zodat zij hun werk kunnen doen.
1.7 Vrijheid van vereniging
De werknemers van Leverancier hebben geheel het recht om lid te worden van een vakbond naar keuze c.q. om een vakbond op te zetten en namens de vakbond te onderhandelen over een CAO. Personeelsvertegenwoordigers krijgen de gelegenheid hun vertegenwoordigende functie op het werk uit te oefenen, zonder angst voor discriminatie, vergelding, intimidatie of pesterijen.
2. Gezondheid en Veiligheid
2.1 Veiligheid op de werkvloer
Het voorkomen en signaleren van veiligheidsrisico’s is een speerpunt in het beleid van Unica, om die reden participeert Unica o.a. actief in de Governance Code ‘Veiligheid in de Bouw’.
Blootstelling van werknemers aan mogelijke gevaren (bijv. gevaren met betrekking tot elektrische en andere energiebronnen, brand, voertuigen en valgevaren) moeten worden vermeden. Controle zal uitgevoerd worden d.m.v. adequaat toezicht. Borging dient plaats te vinden door goede procedures en voortdurende training in veiligheid. Wanneer risico’s hiermee niet adequaat kunnen worden beperkt, dienen werknemers te worden voorzien van passende, goed onderhouden, persoonlijke beschermingsuitrusting en educatief materiaal over de risico’s in verband met deze gevaren.
Werknemers moeten aangemoedigd worden om eventuele bezorgdheid over veiligheidsproblemen te uiten.
2.2 Actieplan bij noodsituaties
Leverancier stelt incident response plannen vast (en houdt deze bij) voor het vaststellen van mogelijke ongevallen en het reageren op ongevallen en andere noodsituaties, en voor het voorkomen en beperken van schadelijke gevolgen voor het milieu die daarmee gepaard kunnen gaan. Leverancier beoordeelt en verbeterd zo nodig haar actieplan bij noodsituaties, en dan in het bijzonder nadat zich ongevallen of andere noodsituaties hebben voorgedaan. Waar praktisch mogelijk, test de organisatie dergelijke plannen ook regelmatig. Op mogelijk verzoek van Unica wordt er toegang verleend tot vastgestelde plannen/procedures. Medewerkers van Unica en derden dienen zich dienen zich te houden aan geldende veiligheidsafspraken op locatie bij klanten van Unica.
2.3 Arbeid gerelateerde ongevallen en Ziekte
Er moeten vaststaande procedures en systemen worden opgesteld om arbeid gerelateerde ongevallen en (beroeps)ziektes te voorkomen, te beheren, te volgen en te rapporteren waarmee:
‐ werknemers worden gestimuleerd om deze te melden;
‐ bijna‐ongevallen, beroepsziekten en ‐ongevallen worden geclassificeerd en geregistreerd;
‐ de noodzakelijke medische behandeling wordt aangeboden;
‐ ongevallen worden onderzocht en corrigerende maatregelen genomen worden om de oorzaken weg te nemen;
‐ regelmatig wordt gecontroleerd of de doelen wat betreft aantallen ongevallen en ziekten worden gehaald;
de terugkeer van werknemers naar werk te bevorderen.
Desgevraagd worden rapportage van de onderzoeken van arbeid gerelateerde ongevallen en/of ziekte aan Unica ter beschikking gesteld.
2.4 Arbeidshygiëne
De blootstelling van medewerkers aan chemische, biologische en fysieke stoffen c.q. processen dient tijdig te worden vastgesteld, geëvalueerd en beheerst. Passende maatregelen moeten worden getroffen voor het tegengaan van blootstelling gedurende te lange tijd en/of aan te hoge concentraties. Wanneer risico’s daardoor niet adequaat kunnen worden beheerst, dient de gezondheid van de medewerkers te worden beschermd door regelingen op grond waarvan passende persoonlijke beschermingsmiddelen worden verstrekt. Ten alle tijden dient de arbeidshygiënische strategie toegepast te worden:
‐ Bronmaatregelen – Een werkgever moet eerst de oorzaak van het probleem wegnemen.
‐ Collectieve maatregelen – Als bronmaatregelen geen mogelijkheden bieden, moet de werkgever collectieve maatregelen nemen om risico’s te verminderen.
‐ Individuele maatregelen – Als collectieve maatregelen niet kunnen of ook (nog) geen afdoende oplossing bieden, moet de werkgever individuele maatregelen nemen.
‐ Persoonlijke beschermingsmiddelen – Als de bovenste drie maatregelen geen effect hebben, moet de werkgever de werknemer gratis persoonlijke beschermingsmiddelen verstrekken.
2.5 Fysiek veeleisend werk
De blootstelling van medewerkers aan de gevaren van fysiek veeleisend werk, daaronder begrepen het handmatig hanteren van materialen en het (herhaaldelijk) tillen van zware lasten, langdurig staan en taken die zwaar of sterk herhalend van karakter zijn, dienen te worden vastgesteld, geëvalueerd en beheerst.
2.6 Beveiliging van apparatuur
Productie‐ en overige apparatuur van Leverancier dient ten minste eenmaal per jaar te worden beoordeeld ten aanzien van veiligheidsrisico’s. Leverancier zorgt tijdig voor het herstellen van gebreken/tekortkomingen. Het doel van te nemen herstelmaatregelen is het oplossen van het probleem, waarna gekeken wordt naar de effectiviteit ervan. Fysieke bescherming en vergrendelingen worden verbeterd en onderhouden wanneer apparatuur een risico op letsel bij werknemers vormt.
2.7 Sanitaire voorzieningen, voeding en huisvesting
Werknemers hebben gemakkelijk toegang tot schone toiletten, drinkwater, veilige voedselbereiding, opslag en eetgelegenheid. Indien van toepassing, worden de door leverancier te verstrekken slaapvertrekken van medewerkers schoon en veilig gehouden en voorzien van deugdelijke nooduitgangen, warm douche‐ en badwater, passende ventilatie en verwarming, redelijke
persoonlijke ruimte met redelijke toegangs‐ en vertrekrechten (dit geldt ook voor tijdelijke voorzieningen op de werkplek).
2.8 Gezondheids‐ en veiligheidscommunicatie
De Leverancier moet de werknemer op de werkplek de gepaste gezondheids‐ en veiligheidsinformatie in hun moedertaal aanbieden. Gezondheids‐ en veiligheidgerelateerde informatie moet duidelijk zijn aangegeven op de werklocatie.
3. Milieu
Unica heeft ambitieuze doelen voor “Duurzaamheid” en stimuleert Leveranciers om bij te dragen aan deze doelen. Leverancier dient alle noodzakelijke vergunningen, toestemmingen en registraties te hebben. Om de milieu voetprint te verlagen, zal de Leverancier continu de business, producten en productieprocessen moeten optimaliseren in overeenstemming met circulaire economie principes.
3.1 Milieuvergunningen en ‐rapportages
Alle vereiste milieuvergunningen (bijv. controle op lozing) goedkeuringen en inschrijvingen dienen verkregen, onderhouden en tijdig vervangen te worden. De operationele vereisten en rapportagevereisten daarvan dienen te worden opgevolgd. De verslaglegging van de Unica organisatie is opgesteld volgens de richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving van het Global Reporting lnitiative (GRI).
3.2 Voorkoming van vervuiling en terugdringen gebruik van grondstoffen
Leverancier boekt voortdurend vooruitgang bij het uitbannen en terugdringen van iedere vorm van afval en vervuiling, waaronder vervuiling van water en terugdringing van gebruik van energie, aan de bron of door werkwijzen zoals aangepaste productie‐, onderhouds‐ en facilitaire processen, vervanging, instandhouding, recycling en hergebruik van materialen.
3.3 Gevaarlijke stoffen
Chemische en andere materialen die een gevaar voor het milieu vormen indien ze vrijkomen, moeten geïdentificeerd en beheerd worden zodat deze veilig gehanteerd, verplaatst, opgeslagen, gebruikt, gerecycled of hergebruik kan worden. CMR1 stoffen dienen te worden vermeden of hiervoor dienen alternatieven gebruikt te worden, tenzij dit echt niet anders kan.
3.4 Afvalwater en ander afval
Afvalwater uit bedrijfsactiviteiten, industriële processen en sanitaire voorzieningen dienen, zoals vereist, te worden gekenmerkt, gevolgd, beheerd en behandeld alvorens te worden geloosd of weggegooid. Ander afval (niet gevaarlijk) dient geïdentificeerd, beheerd, verminderen en op een verantwoorde wijze verwerken en/of recycled te worden.
1 Stoffen kunnen ingedeeld zijn als Carcinogeen (kankerverwekkend) en/of Mutageen (veranderingen in erfelijke eigenschappen inducerend) en/of Reproductie toxisch (schadelijk voor de voortplanting of het nageslacht). Stoffen die 1 of meerdere van deze eigenschappen hebben worden CMR stoffen genoemd.
3.5 CO2‐footprint
Unica streeft het doel na om maatschappelijk verantwoord en milieubewust te ondernemen, doormiddel van reduceren van energieverbruik en haar CO2‐footprint inzichtelijk te maken met behulp van bijvoorbeeld de CO2‐ prestatieladder. Unica moedigt haar leverancier aan om dit zelfde doel te ambiëren. Met dit doel in gedachten kan Unica haar Leveranciers verzoeken jaarlijks middels een CO2‐reductieplan te rapporteren over haar ontwikkelingen.
3.6 Beperkingen in de productinhoud
Leverancier dient zich te houden aan alle geldende wet‐ en regelgeving en eisen van klanten, met betrekking tot het verbod op of beperking van specifieke stoffen in producten en/of productieprocessen met inbegrip van het aanbrengen van etiketten met recyclingmogelijkheden en het op juiste wijze aanbieden van deze producten zodanig dat onnodige afval wordt voorkomen.
4. Ethiek
4.1 Zakelijke integriteit
Bij alle zakelijke transacties wordt verwacht dat men aan de hoogste integriteitsnormen voldoet. Unica hanteert een zero tolerance‐beleid ten aanzien van integriteitskwesties en aanvaardt geen enkele vorm van omkoping, corruptie, afpersing of verduistering. De Leverancier verklaart hierbij zich volledig te houden aan alle geldende mededingings‐ en anti‐corruptiewet‐ en regelgeving en verwerpt onder meer prijsafspraken en afspraken inzake het verdelen van de markt. Leverancier zal Unica personeel niet voorzien van enige vorm van compensatie, beloning, gift of andere voordelen om ongepast voordeel te behalen.
4.2 Bescherming van klokkenluiders
Leverancier heeft een regeling op grond waarvan de identiteit van klokkenluiders anonimiteit blijft en hen bescherming wordt geboden. Een klokkenluider wordt gedefinieerd als iemand die ongepast handelen van een werknemer of functionaris van een bedrijf c.q. van een ambtenaar of officieel orgaan aan de kaak stelt.
4.3 Klachtenmechanisme
Leveranciers moeten een effectief klachtenmechanisme implementeren om interne industriële geschillen en klachten op te lossen plus suggesties te verzamelen van werknemers. De werknemers van Leverancier moeten de mogelijkheid hebben om hun klachten anoniem in te dienen.
4.4 Grensoverschrijdend gedrag
Grensoverschrijdend gedrag wordt op geen enkele manier getolereerd vanuit Unica. Leverancier hanteert een zelfde zero tolerance‐beleid tegen alle vormen van ongewenst omgangsvormen en bestrijdt deze bij voorkomen (Artikel 3 lid 2 Arbowet).
5. Managementsysteem
5.1 Betrokkenheid van het bedrijf
Unica streeft naar een duurzame interne bedrijfsvoering en verwacht dat haar Leverancier in het bezit, of aantoonbaar bezig is met het ontwikkelen van beleid voor maatschappelijk verantwoord en milieubewust ondernemen, onderschreven door de directie. Unica houdt zich aan de Code of Sustainability en verwacht dat haar Leverancier hier ook aan voldoet.
5.2 Risico‐evaluatie en risicobeheersing
De Leverancier heeft procedures voor het tijdig signaleren en vaststellen van risico’s en de evaluatie hiervan. Leverancier treft tijdig passende maatregelen om de risico’s te beheersen en daarmee de gevolgen van mogelijke ongevallen of incidenten te voorkomen c.q. te beperken. Mocht er onverhoopt toch iets niet goed gaan dan dienen er correctieve maatregelen te worden getroffen.
Tevens dient er te worden gekeken naar de effectiviteit van de genomen maatregel.
5.3 Verbeterdoelstellingen
Leverancier heeft prestatiedoelen, targets en implementatieplannen vastgelegd met betrekking tot het verbeteren van de maatschappij en het milieu. Onderdeel hiervan is een periodieke beoordeling van de resultaten en het bereiken van deze verbeterdoelstellingen dient te worden geborgd.
5.4 Opleiding
Leverancier dient haar werknemers te voorzien van passende opleidingen en trainingen over milieuvraagstukken die gerelateerd zijn aan haar primaire processen, de afvalbeheersystemen, gezondheids‐ en veiligheidskwesties.
5.5 Communicatie
Leverancier draagt aantoonbaar zorg voor het communiceren van heldere en correcte informatie over haar beleid, werkwijzen, verwachtingen en resultaten naar de medewerkers, haar eigen leveranciers en klanten aangaande de in deze code opgenomen bepalingen.
5.6 Controles en evaluaties
Leverancier voert periodieke zelf‐evaluaties uit om ervoor te zorgen dat zij voldoet aan de vereisten op grond van de wet‐ en regelgeving, de inhoud van deze gedragscode en de eisen van klanten met betrekking tot verantwoordelijkheid tegenover de maatschappij en het milieu. Leverancier creëert en onderhoudt documenten en verslagen om te zorgen voor naleving van de regelgeving en conformiteit met passende vertrouwelijkheid om de privacy te waarborgen.
5.7 Informatiebeveiliging
Leverancier draagt er zorg voor dat haar informatiesystemen zijn beveiligd en hanteert hierbij minimaal het door haar brancheorganisatie geadviseerde niveau. Ten aanzien van privacygevoelige gegevens van bij Leverancier bekende gegevens van Unica‐medewerkers onderkent Leverancier het belang van de bescherming van deze gegevens en hanteert zij hiervoor de geldende privacywetgeving. Leverancier draagt verder zorg voor periodieke training van haar medewerkers ten aanzien van informatiebeveiliging. Leverancier kan x.x.x. xxxxxxxx d.m.v. een audit/assessment.
Leverancier dient bij een impactvolle ICT‐gerelateerde hack Unica op de hoogte te stellen van alle gehackte Unica‐gerelateerde gegevens.
6. Overig
Unica kan de overeenkomst met de Leverancier heroverwegen wanneer niet met deze code wordt overeengekomen. Leverancier die niet (volledig) overeenkomt met de code zal Unica informeren over de non‐overeenkomst en zal aangeven wanneer overeengekomen zal worden.
Samengevat kan op grond van het voorgaande de volgende informatie door Unica opgevraagd worden:
‐ Gezondheid en Veiligheid: Optreden in noodsituaties;
‐ Milieu: Voorkoming van vervuiling en terugdringing gebruik grondstoffen;
‐ Milieu: CO2‐footprint indien beschikbaar;
‐ Informatiebeveiliging: ICT‐gerelateerde hack
Bron verwijzing
De volgende normen/standaarden zijn gebruikt bij het opstellen van deze code:
Algemene inkoopvoorwaarden Unica Groep B.V. xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/0000‐ 05/Algemene%20Inkoopvoorwaarden%20Unica%20Groep%20BV%202022.pdf
Responsible Business Alliance (RBA)
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
ILO Conventies:
Minimum leeftijd werk 15 jaar (ILO Conventies Nr.138, 1973) xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxx/xxxxxxx/xx/x?xxXXXXXXXXXX:00000:0::XX::X00000_XXX_XXXX:X000 Strijd tegen ergste vormen van kinderarbeid (ILO Conventies Nr. 182,1999) xxxx://xxx.xxx.xxx/xxx/xxxxxxx/xx/x?xxXXXXXXXXXX:00000:0::XX::X00000_XXX_XXXX:X000 Werktijden (ILO Conventies Nr. 01, 1919)
xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxx/xxxxxxx/xx/x?xxXXXXXXXXXX:00000:::XX:00000:X00000_XXX_XXXX:X000:XX
Convention on the Rights of the Childs
xxx0.xxxxx.xxx/xxxxxxx/xxx/xxx/xxx.xxx
GRI guidelines
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx‐the‐standards/