Overeenkomst vernieuwing sportpark Rapijnen
Overeenkomst vernieuwing sportpark Rapijnen
Ondergetekenden:
1. De gemeente Montfoort, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder de heer
J.L.M. Vlaar, daartoe op grand van het bepaalde in artikel 171 van de Gemeentewet gemachtigd door de heer X.X Xxxxxx BA in zijn hoedanigheid van burgemeester van die gemeente, handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van 10 december 2013, hierna te noemen: de gemeente;
en
2. Stichting Beheer Sportpark Rapijnen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de
gevestigd te Linschoten, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 58146881, hierna te noemen: SBSR;
Overwegende dat:
o In het raadsprogramma 2010-2014 staat opgenomen dat in deze raadsperiode het sportpark Rapijnen vernieuwd wordt.
o In de raadsvergadering van 5 november 2012 in de programmabegroting 2013-2016 voor het
jaar 2014 een investering van € 750.000,- exclusief BTW en inclusief een bijdrage van de verenigingen van €JMW,- exclusief BTW is opgenomen betreffende de aanleg van kunstgrasvelden voor WL en LUNO.
o De investering van de gemeente in de aanlegkosten voor de kunstgrasvelden van WL en LUNO Is derhalve maximaal € 500.000,- exclusief BTW.
o De gemeenteraad in haar vergadering van 28 oktober 2013 heeft besloten in te stemmen met de start van de aanbestedingsprocedure voor de aanleg van de kunstgrasvelden in de kern van Linschoten. SBSR treedt hierbij op als bouwheer.
o Voor het beheer en het onderhoud van de sportfaciliteiten van het sportpark Rapijnen de gemeente en SBSR een separate overeenkomst sluiten.
o Partijen bereid zijn deze investeringen/werkzaamheden te doen onder de navolgende voorwaarden.
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1 Doel en strekking van de overeenkomst
De aanleg van kunstgrasvelden is onderdeel van de vernieuwing van het Sportpark Rapijnen. Deze overeenkomst heeft tot doel voor de aanleg en levering van drie kunstgrasvelden door de bouwheer (SBSR) de kaders voor het uitoefenen van het bouwheerschap vast te leggen alsmede de uitgangspunten voor de organisatiestructuur ervan te formuleren.
Artikel 2 Algemene verplichtingen
1. Partijen spreken af dat zij binnen de maatstaven van redelijkheid en billijkheid zich maximaal inzetten om de doelstelling, namelijk de aanleg drie kunstgrasvelden op het sportpark Rapijnen en de levering daarvan aan de gemeente te bereiken, waarbij zij zich over en weer verplichten al datgene te doen of na te laten wat in redelijkheid kan bijdragen aan een juiste en tijdige nakoming van de respectievelijke verplichtingen.
2. Partijen verplichten zich om, zowel op verzoek als uit eigen beweging, elkaar te informeren en
elkaar over en weer, vooraf en tijdig, te betrekken bij relevante ontwikkelingen en besluiten.
3. Partijen maken nadere afspraken over de door elk der partijen te leveren inspanningen die betrekking hebben op de te volgen ruimtelijk ordeningsprocedure(s), de bouwprocedures, de bescherming van landschappelijke monumenten en het tijdspad waarbinnen de procedures worden gevolgd.
,-agina 1 van 4
Artikel 3 Verplichtingen van de bouwheer
1. Het in artikel 2 genoemde wordt in opdracht van de bouwheer gerealiseerd die hierin wordt bijgestaan door een stuurgroep. De stuurgroep bestaat uit de voorzitter en secretaris van SBSR en namens de gemeente uit de wethouder Cultuur en Sport en de projectleider.
2. De bouwheer draagt, in overleg met de gemeente, zorg en is verantwoordelijk voor.
• de keuze voor de externe ondersteuning, overeenkomstig het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.
• het ontwerp van de aanleg van de kunstgrasvelden binnen de wettelijke eisen en de door de gemeente vastgestelde beleidskaders;
• dat het ontwerp van de kunstgrasvelden voldoet aan de kwaliteitseisen/specificaties zoals vastgesteld door ISA Sport en de eisen opgenomen in biilaoe 1 behorende bij deze overeenkomst Het bewijs dat de kunstgrasvelden aan genoemde eisen/specificaties voldoen zal binnen een maand na oplevering in kopie aan de gemeente worden toegezonden en zo lang als de velden in gebruik zijn door SBSR in de administrate wordgn bewaard;
• het aanbesfeden van de aanleg en tevehn§ van de drie kunstgrasvelden wordt begeleid door het Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN), binnen de kaders van het Programma van Eisen (PvE) en het beschikbare budget en overeenkomstig de aanbestedingsregels van de gemeente Montfoort en eventuele aanvullende regelgeving en richtlijnen betreffende aanbesteden. De kosten van aanbesteden vallen binnen het toegekende budget van de bouwheer.
• de voortgang in het ontwerp en het realisatieproces van de nieuwbouw;
• het tijdig en volledig aanvragen van de noodzakelijke vergunningen;
• de realisatie van de nieuwbouw binnen het daarvoor ter beschikking staande budget;
• de begroting en de kwartaalrapportages over de voortgang van de aanleg aan de gemeente met een financiele verantwoording van verplichtingen en uitgaven ten opzichte van het beschikbaar gestelde budget. De gemeente en de bouwheer maken nadere afspraken over de aard en inhoud van deze financiele voortgangsrapportages. Mocht haar publieke taak haar daartoe noodzaken dan is de gemeente gerechtigd aan de financiele voortgangsrapportages eisen te stelien.
3. De bouwheer stelt in nauw overleg met IBMN een Programma van Eisen (PvE) op, gericht op de aanleg en levering van de drie kunstgrasvelden binnen het vastgestelde budget. Het PvE dient door de stuurgroep te worden goedgekeurd. Het vastgestelde PvE is daama samen met het vastgestelde budget leidend voor alle partijen, zowel bij de uitwerking van de keuzes als de verantwoording daarover in rapportages.
Artikel 3 Verplichtingen van de Gemeente
1. De gemeente stelt budget beschikbaar en zorgt tijdig voor financiele middelen om aan de betalingsverplichtingen te kunnen voldoen.
2. Het overeenkomstig de gebruikelijke procedures voor dergelijke projecten informeren van belanghebbenden.
3. De gemeente verplicht zich tot het doorlopen van vergunningsprocedures, zoals genoemd in artikel 2 lid 3, benodigd voor de aanleg van de kunstgrasvelden.
Artikel 4 Bestek en definitief ontwerp
1. De bouwheer brengt het bestek en het defnitief ontwerp ter kennis van de gemeente. De gemeente dient met voornoemde stukken in te stemmen voordat er vervolgstappen gezet worden.
2. Bij het bestek en definitief ontwerp wordt aan de gemeente overlegd:
• Een situatietekening.
• Een raming van de bouwkosten door middel van een elementenbegroting behorende bij het definitief ontwerp en de fasering opgenomen in de offerte welke uitgebracht wordt voor de aanleg van de kunstgrasvelden.
Artikel 5 Beschikbare gelden
1. De gemeente steit, conform het raadsbesluit van 28 oktober 2013, een budget beschikbaar dat dient voor de financiering van de aanleg van de kunstgrasvelden op sportpark Rapijnen in 2014. Het resterende budget bedraagt € 464.000,-- (reeds € 36.000,- als voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld) exclusief BTW.
2, SBSR zal voor de aanleg en levering van de drie kunstgrasvelden een bedrag^\0SS®8#^/
exclusief BTW bijdragen.
^Ragfna 2 ,an JT
3. De Algemene ledenvergadering van Voetbalvereniging Linschoten heeft op 18 december2012 besloten een financiele bijdrage te leveren in de aanleg van de kunstgrasvelden. Op 18 december 2012 heeft ook de Algemene ledenvergadering van korfbalvereniging LUNO besloten een een financiele bijdrage te leveren in de aanleg van de kunstgrasvelden.
4. Indien de werkelijke totale kosten van de aanleg en levering van de kunstgrasvelden, inclusief de te verwachten bijkomende kosten, lager zijn dan € 750.000,- dan wordt de bijdrage van de gemeente naar evenredigheid (2/3 gemeente en 1/3 stichting) naar beneden bijgesteld.
5. Indien de werkelijke totale kosten van de aanleg en levering van de kunstgrasvelden, inclusief de te verwachten bijkomende kosten, hoger zijn dan € 750.000,- zal de gemeente desondanks maximaal € 500.000,- bijdragen en zullen de meerkosten door SBSR betaald worden.
6. Het in lid 1 genoemde budget zal op factuurbasis zoals nader omschreven in biilaae 2 behorende bij deze overeenkomst worden uitbetaald.
Artikel 6 Beperking aansprakelijkheid Gemeente
De gemeente is nimmer aansprakelijk voor het niet-nakomen van deze overeenkomst indien het niet- nakomen voortvloeit uit een handelen of nalaten van de bestuursorganen van de gemeente waartoe deze op grand van het publiekrecht zijn gehouden.
Artikel 7 Nadere financiele afspraken
1. In de bestekfase van de aanbesteding van het project wordt de opdracht geoptimaliseerd of, indien noodzakelijk, aangepast, e.e.a. nadrukkelijk binnen het beschikbaar gestelde budget.
2. Voordat wordt begonnen met de aanleg van de velden toont de bouwheer aan de gemeente met een elementenraming aan dat binnen het beschikbare budget kan worden aangelegd.
3. Budgetoverschrijdingen van de onderdelen die binnen de bouwkosten vallen, worden binnen dit budget gecompenseerd.
4. Budgetoverschrijdingen komen voor rekening van de bouwheer.
5. Na indiening door de bouwheer van een goedkeurende accountantsverklaring wordt de definitieve gemeentelijke bijdrage afgerekend. De accountant moet volgens de daarvoor geldende regels en criteria verklaren dat de middelen die door de gemeente, voor het bouwproject zoals omschreven in deze overeenkomst, zijn beschikbaar gesteld, ook hiervoor zijn besteed.
Artikel 8 Onderhoud
In de te sluiten separate overeenkomst tussen de gemeente en SBSR worden bepalingen opgenomen over het beheer en onderhoud van de sportvelden op het sportpark Rapijnen.
Artikel 9 Inwerkingtredlng overeenkomst
Deze overeenkomst treedt in werking de dag nadat de gemeente SBSR per aangetekend schrijven heeft bevestigd dat SBSR genoegzaam heeft aangetoond de verplichting uit art 5 lid 2 na te kunnen komen.
Artikel 10 Ontbinding
Partijen zijn gerechtigd deze overeenkomst te ontbinden in geval van:
1. ingrijpende wijziging van omstandigheden, die naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid een verdere uitvoering van de overeenkomst niet langer verantwoord maakt, behoudens als partijen in onderling overleg overeenstemming bereiken over aanpassing van de inhoud van deze overeenkomst aan die gewijzigde omstandigheden;
2. toerekenbare tekortkoming van een der partijen die zodanig ingrijpend is dat deze een ontbinding en haar gevolgen rechtvaardigt, doch niet eerderdan nadat de party die
tekortschiet aangetekend schriftelijk door de wederpartij in gebreke is gesteld en niet binnen een alsdan te stellen redelijke termijn van minimaal 15 dagen na bedoelde ingebrekestelling alsnog aan zijn verplichtingen ter zake heeft voldaan, dan wel een aanvang heeft gemaakt om alsnog aan zijn verplichting te voldoen.
Artikel 11 Duur
1. Deze overeenkomst duurt voort totdat alle uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen volledig zijn voldaan.
2. Het in lid 1 bepaalde iaat onverlet de mogelijkheid van tussentijdse beeindiging of ontbinding van deze overeenkomst, zoals genoemd in artikel 10.
Pagina 3 van 4
Artikel 12 Overige bepalingen
Mededelingen uit hoofde van of betrekking hebbend op deze overeenkomst en/of de verhouding tussen partijen, inclusief schriftelijke communicatie met betrekking tot deze overeenkomst zullen slechts gelden indien per brief en/of e-mail gedaan aan de volgende personen {tenzij anders schriftelijk tussen personen is overeengekomen).
Voor de bouwheer aan:
De heeM
; SBSR
Voor de gemeente aan:
De heerl
Artikel 13 Geschillen
1. Partijen streven ernaar geschillen betreffende uitleg, uitvoering of nakoming van de overeenkomst in onderling overleg op te lossen. Indien dat niet mogelijk is, zal de rechter om een uitspraak gevraagd worden.
2. Op deze overeenkomst is het Nederiands recht van toepassing.
Artikel14 Bijlagen
1. Eisen aan te leggen kunstgrasvelden
2. Beschikbare gelden
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Montfoort op 20 december 2013,
De burgemeester van de gemeente Montfoort Stichting Beheer Sportpark Rapijnen namens.deze namens deze
DfHieer J.L.M. Vlaar / Defter**
Wethouder
De heer r
""T^jina 4 van 4
Bijlage 1 Eisen aan te leggen kunstgrasvelden
In deze bijlage zijn de eisen opgesomd waaraan de kunstgrasvelden moeten voldoen naast de eisen van ISA Sport zoals genoemd in artikel 3 van de overeenkomst vemieuwing sportpark Rapijnen.
In overleg tussen de gemeente en de stichting dienen deze eisen verder te worden gespecificeerd in het programma van eisen/bestek.
Xxxxx aan het kunstgrasveld:
Voetbal
Het kunstgrasveld dient zowel geschikt te zijn voor trainingen als voor wedstrijden en dient voor te komen op de vigerende sportvloerenlijst van NOC*NSF zoals deze door KIWA ISA Sport wordt beheerd en dient minimaal te voldoen aan:
Bij aanleg aan de norm NOCNSF-KNVB2-15.3 en FIFA" met 20.200cycli (met prestatie FIFA*).
Gedurende het 1e t/m het 4e jaar dient het veld te voldoen aan de norm NOCNSF-KNVB2-15.3
Gedurende het 5e tot einde levensduur dient het veld te voldoen aan de norm NOCNSF-KNVB2-18 van maart 2012 (bestaand)
Bovenstaande dient getoetst te worden door een door de KNVB geaccrediteerde keuringsinstantie, keuringsrapporten dienen bij de gemeente te worden ingediend.
Korfbal
Het kunstgrasveld dient zowel geschikt te zijn voor trainingen als voor wedstrijden en dient voor te komen op de vigerende sportvloerenlijst van NOC*NSF zoals deze door KIWA ISA Sport wordt beheerd en dient minimaal te voldoen aan:
Bij aanleg aan de norm NOCNSF-KNKV2-15.1
Gedurende het 1e t/m het 4e jaar dient het veld te voldoen aan de norm NOCNSF-KNKV2-15.1
Gedurende het 5e tot einde levensduur dient het veld te voldoen aan de norm NOCNSF-KNKV2-18.1 van december 2011 (bestaand)
Bovenstaande dient getoetst te worden door een door de KNVB geaccrediteerde keuringsinstantie, keuringsrapporten dienen bij de gemeente te worden ingediend.
De levensduur van aan te leggen veld en elementen dient minimaal te voldoen aan: Voetbal
Constructie kunstgrasveld (onderbouw, drainage, sporttechnische laag) 30 jaar
Kunstgrasmat 10 jaar
Verhardingen vlakte ligging minimaal 10 jaar
Constructie & duurzaamheid verharding minimaal | 30 jaar |
Inrichtingsmaterialen (hekwerk, afvalbakken enz.) | 20 jaar |
Doelen | 10 jaar |
Verlichting masten | 30 jaar |
Verlichting armaturen | 15 jaar |
Korfbal | |
Constructie kunstgrasveld (onderbouw, drainage, sporttechnische laag) | 30 jaar |
Kunstgrasmat | 12 jaar |
Kunstgrasmat ovalen | 8 jaar |
Verhardingen vlakte ligging minimaal | 12 jaar |
Constructie & duurzaamheid verharding minimaal | 30 jaar |
Inrichtingsmaterialen (hekwerk, afvalbakken enz.) | 20 jaar |
Korfbalpalen | 12 jaar |
Verlichting masten | 30 jaar |
Verlichting armaturen | 15 jaar |
Onderhoud
De leverancier van het kunstgrasveld dient bij oplevering de onderhoudsvoorschriften t.b.v. het onderhoud van het veld aan te leveren.
De stichting dient het veld te onderhouden conform de onderhoudsvoorschriften zoals deze door de leverancier zijn aangeleverd.
Jaarlijks dient een onafhankelijke party e en inspectie uit te voeren en in een rapportage aan te geven of het veld op een juiste manier wordt onderhouden
De rapportage van deze inspectie dient jaarlijks aan de gemeente te worden overhandigd.
Bijlage 2 Beschikbare gelden
In deze bijlage is de uitwerking te lezen van het beschikbaar stellen van het budget, beschikbaar gesteld door de gemeenteraad, omschreven zoals omschreven in artikel 5 van de overeenkomst vernieuwing sportpark Rapijnen.
Teneinde misverstanden inzake de boekingsgang van de door de Stichting te ontvangen facturen, in het kader van de aanieg van de kunstgrasvelden, te voorkomen, stellen wij u de volgende werkwijze
Zodra de penningmeester van de Stichting facturen inzake de aanieg ontvangt, zorgt hij ervoor dat middels het plaatsen van een handtekening op deze factuur, de rechtmatigheid van de te verrichten betaling is gewaarborgd. Een kopie van deze gewaarmerkte factuur, zal, samen met een declaratieformulier, bij ons worden ingediend.
De gemeente zorgt er voor dat het gedeclareerde bedrag (zijnde 2/3 van de factuur) vermeerderd met de verschuldigde BTW op de rekening van de stichting zal worden geboekt.
Vervolgens zorgt de stichting voor betaling van de gehele factuur richting de leverancier.
Op deze wijze blijft de BTW over het aandeel van de gemeente in onze boeken en als zodanig in de voorheffing verrekenbaar.