EVENEMENTENCOÖRDINATOR - VRIJE TIJD

EVENEMENTENCOÖRDINATOR - VRIJE TIJD

voltijds 38/38e (evt. bespreekbaar)

contractuele functie, onbepaalde duur, te begeven bij aanwerving

met aanleg van een wervingsreserve van 2 jaar

(voor contractuele functies van bepaalde en onbepaalde duur, ongeacht tewerkstellingsbreuk)

salarisschaal B1-B3

1

locatie = gemeentehuis Wuustwezel

INHOUD:

Jouw uitdagingen Jouw talenten Ons aanbod

Sollicitatieprocedure

Lokaal Bestuur Wuustwezel als baanbrekende werkgever

Ook in 2022 mag lokaal bestuur Wuustwezel zich een baanbrekende werkgever noemen!

In 2021 legden we met meer dan 230 medewerkers een intensief leertraject af om te leren en te groeien als Baanbrekende werkgever. De nieuwe erkenning onderstreept onze intentie om werk te blijven maken van een duurzaam en mensgericht beleid rond mobiliteit en hybride werken” dat gericht is op 3 pijlers:

Binnen onze organisatie is er een thuiswerkbeleid van kracht waarbij we een goede balans formuleren tussen telewerk en het werken op kantoor. Onze dienstverlening richting de burger primeert: we willen bereikbaar zijn en warme, klantvriendelijke service bieden, maar tegelijkertijd hechten we belang aan een prikkelvrije omgeving waar onze medewerker ongestoord en efficiënt kan werken.

Wuustwezel heeft een sterke fietscultuur. Xxxx wat medewerkers komen dan ook met de fiets. Er zijn fietsenstallingen en douches ter beschikking, we geven de maximale fietsvergoeding, we hebben dienstfietsen ter beschikking,…

Als kers op de taart maken we in 2022 werk van fietsleasing!

In 2022 zetten we met overtuiging ons engagement van Baanbrekende Werkgever verder. We zetten onze medewerkers resoluut centraal in de nieuwe manier van werken, met de juiste digitale tools en ICT- infrastructuur om ook vanop andere locaties comfortabel te kunnen werken.

FUNCTIEBESCHRIJVING

Jouw uitdagingen

Als evenementencoördinator vrije tijd sta je de vrijetijdsdiensten bij in hun werking. Je werkt projecten uit op gebied van sport, jeugd, cultuur, erfgoed, ouderen, welzijn en gezondheid. Je organiseert zelf evenementen én staat verenigingen en andere organisatoren daarin bij.

Waar kom je terecht binnen onze organisatie?

Als evenementencoördinator vrije tijd werk je onder de leiding van en rapporteer je aan de cultuurbeleidscoördinator.

Je belangrijkste uitdagingen?

Tot het takenpakket van de evenementencoördinator - vrije tijd behoren de volgende taken:

▪ Centraal aanspreekpunt zijn voor evenementen;

▪ Het evenementenbeleid afstemmen op nieuwe ontwikkelingen en maatschappelijke veranderingen: milieunormen, veiligheidsvoorschriften,…

▪ Opvolgen van evenementenaanvragen, begeleiden van organisatoren, controleren van geluidsnormen en afleveren van vergunningen in nauw overleg met de veiligheidsdiensten en belanghebbenden;

▪ Bemiddelen bij conflicten waarbij op een constructieve wijze en met respect voor alle visies wordt ingezet op oplossingen;

▪ Overleg met organisatoren van evenementen bijwonen (sporadisch avond- en weekendwerk);

▪ Instaan voor een praktisch vlot verloop van evenementen en de algemene werkzaamheden binnen de vrijetijdsdienst zoals de dag van de jeugdbeweging, tienerfestival T-DAY, traject kindvriendelijke gemeente, Zomervlieg, Vlaanderen Feest, school- en familievoorstellingen,…;

▪ De voorbereiding, uitvoering, coördinatie en ondersteuning van bestaande gemeentelijke evenementen, zoals de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie, de nieuwjaarsdrink, de receptie voor nieuwe inwoners,… en dit in nauw overleg met de desbetreffende diensten (avond- en weekendwerk);

▪ Uitwerken en opvolgen van een draaiboek per project;

▪ Financiële opvolging, inclusief opmaak van bestelbonnen;

▪ Implementeren van de softwaretoepassingen voor de vrijetijdsdienst, zoals het ticketsysteem,

zaalreservatieprogramma, evenementenmodule, UiTPASapplicatie, …

▪ Vanuit vrije tijd de samenwerking met de verschillende diensten (communicatie, welzijn,

dienstencentra, bibliotheek, uitleendienst,…) bevorderen en bruggen slaan met andere sectoren;

▪ Naargelang de noden van de vrijetijdsdienst: het aanbod verder uitbouwen, de werking verbeteren en de dienstverlening optimaliseren;

▪ Uitwerken van het vrijwilligersbeleid en initiatieven nemen ter waardering van vrijwilligers;

▪ Netwerk helpen uitbouwen van interessante partners: vrijwilligers, verenigingen, kunstenaars, verzamelaars, scholen, middenstanders, aanbieders UiTPAS,…;

▪ Bevorderen van vrijetijdsparticipatie en het bereiken van het doelpubliek, waaronder ook kansarmen door onder andere in te zetten op UiTPAS ‘Van Polder tot Kempen’ en het Lokale Netwerk voor Vrijetijdsparticipatie;

▪ In samenwerking met de communicatiedienst een communicatieplan voor de vrijetijdssector uitwerken;

▪ De promotie van het vrijetijdsaanbod door het beheren van de UiTPASkalender, het uitsturen van e-nieuwsbrieven, publicaties op de website, opmaak van wervende artikels, berichtgevingen op Facebook en Instagram,…

▪ Nieuwe ontwikkelingen binnen de vrijetijdsector opvolgen, rapporteren aan de vrijetijdsdiensten en informeren van belanghebbenden;

▪ Inspelen op de actualiteit, Vlaamse initiatieven en de regio binnen de mogelijkheden van de vrijetijdsdienst en het uitgestippelde beleid;

▪ Uitwerken van reglementen en procedures;

▪ Deelname aan regionale werkgroepen i.f.v. fuifbeleid, UiTPAS, publiekswerking erfgoed en

evenementen, …

▪ Opstarten en begeleiden van nieuwe projecten in functie van de beleidsdoelstellingen;

▪ Open werking creëren door regelmatige terugkoppeling van de lopende initiatieven via overleg, overzichten, planning, verslaggeving,…;

▪ Permanentie vrijetijdsbalie mee verzekeren: algemene dienstverlening en (telefonisch) onthaal, sleutelbeheer, inschrijvingen, reservaties, fuifmateriaal, diverse aanvragen, opmaak van notulen schepencollege,…;

▪ Ondersteunende rol en dienstverlening garanderen op tijdelijk onbemande vrijetijdsdiensten.

De opsomming van taken is niet limitatief.

Jouw talenten

1. Je beschikt over een aantal kerncompetenties, welke we wensen terug te zien bij al onze medewerkers, met name:

Dynamiek

Professionaliteit

Integriteit

Respect

Verantwoordelijk

heids zin

2. Binnen je functie als evenementencoördinator vrije tijd zijn volgende competenties van belang:

Zelfstandigheid

Communicatief

zijn

Flexibiliteit

Samenwerken

Plannen

en organiseren

Betrokkenheid

3. Tot slot is het belangrijk dat je over volgende specifieke vaardigheden beschikt binnen je functie:

ORGANISATORISCH

⮱ Autonoom kunnen werken: werkzaamheden zelfstandig kunnen plannen, logisch kunnen

organiseren, coördineren & uitvoeren;

⮱ Initiatief nemen: pro-actief kunnen werken binnen de toegekende verantwoordelijkheden.

⮱Taken zelfstandig, juist en snel kunnen afwerken;

⮱Xxxxxx zijn buiten de normale diensturen prestaties te verrichten (avond en weekend);

⮱Aanwezig zijn bij activiteiten georganiseerd in school- vakantieperiodes.

COMMUNICATIEF

⮱ Doelgericht en vanuit interesse en overtuiging kunnen omgaan met het doelpubliek (verenigingen,...);

⮱ Klantvriendelijk en behulpzaam zijn;

⮱ Discreet kunnen omgaan met vertrouwelijke of persoonlijke informatie;

⮱Kunnen werken in

teamverband;

⮱Aansturen en werken met vrijwilligers, vakantiewerkers,...

ADMINISTRATIEF

⮱ Communicatie-media vlot kunnen hanteren;

⮱ Helder en overzichtelijk kunnen

rapporteren;

⮱ Kernachtig, zakelijk en doelgericht een brief of een verslag kunnen opmaken;

⮱ Dossiers nauwkeurig, gestructureerd en kernachtig kunnen opmaken en bijhouden;

⮱ Analyseren van problemen en op een bevattelijke wijze kunnen overbrengen aan collega’s en aan het bestuur;

⮱ Zich snel wetten, reglementen en voorschriften kunnen eigen maken en juist interpreteren;

⮱ Vlot gebruik van de voornaamste Office- toepassingen (Word, Excel, powerpoint, mail).

Redactionele

en administratieve vaardigheden

AANWERVINGSVOORWAARDEN

Jouw profiel

▪ Xxxxxx/houdster zijn van:

⮱ een bachelordiploma

⮱ ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs én ten minste 3 jaar relevante beroepservaring in de vrije tijdssector.

▪ Houder/houdster zijn van een rijbewijs B of te behalen binnen de twee jaar na de indiensttreding.

▪ Slagen voor de selectieprocedure.

ONS AANBOD

Ons aanbod

▪ Je wordt in dienst genomen als ‘evenementencoördinator vrije tijd’ (B1-B3) met een contract van onbepaalde duur.

▪ We bieden je een boeiende en gevarieerde functie met een gezonde dosis verantwoordelijkheid en een grote werkzekerheid (gezien de essentiële taken dat een lokaal bestuur uitvoert).

▪ Je komt terecht in een hartelijk team met fijne collega’s.

▪ Je verdient een minimum voltijds bruto maandloon van € 2.771,17 euro dat ook hoger kan zijn als je relevante ervaring kan voorleggen (in bijlage kan je de uitgewerkte weddeschaal terugvinden). Steeds te berekenen volgens je prestatiebreuk.

▪ Je loon wordt verder aangevuld met volgende voordelen:

⮱ maaltijdcheques € 8,00

⮱ maximale fietsvergoeding woon-werkverkeer (€ 0,25/km)

⮱ mogelijkheid om in te tekenen op een fietsleasingsaanbod (leasing voor 3 jaar)

⮱ bijkomende verzekering 2e pensioenpijler (3%)

⮱ gratis hospitalisatieverzekering

(met mogelijkheid om gezinsleden aan een voordelig tarief aan te sluiten )

▪ Het lokaal bestuur Wuustwezel biedt je:

⮱ een aantrekkelijke vakantieregeling (35 dagen en 14 betalende feestdagen voor een voltijdse medewerker)

⮱ een flexibele uurregeling

⮱ een werkweek van 38 uren

⮱ een mooie werk/privébalans

⮱ mogelijkheid tot thuiswerk

⮱ werk in een groene omgeving

⮱ én misschien wel dicht bij huis.

SOLLICITATIEPROCEDURE

Hoe solliciteren?

Xxx je geboeid door deze vacature?

Solliciteren kan tot uiterlijk 16 november 2022 via xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per brief aan de personeelsdienst, Xxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxxx.

Je sollicitatie bestaat uit:

▪ een motivatiebrief voor je kandidatuur waarmee je je talenten duidelijk maakt;

▪ een gedetailleerd curriculum vitae (je kan hiervoor een model van de website halen);

▪ een uittreksel uit het strafregister (af te halen bij de dienst burgerzaken van je woonplaats);

▪ een kopie van het gevraagde diploma;

▪ een kopie van je rijbewijs B;

Je ontvangt steeds per mail een bevestiging van je sollicitatie. We houden je daarna per mail op de hoogte over het verdere verloop van de selectieprocedure.

Hoe verloopt de selectie?

Als lokaal bestuur voorzien we in een objectieve selectieprocedure met aandacht voor de gelijke behandeling voor alle kandidaten. De selectie gebeurt op basis van objectieve criteria en met behulp van een aantal selectietechnieken en dit in aanwezigheid van een selectiecommissie.

SELECTIEPROCEDURE	MAX. TE BEHALEN PUNTEN
1) Schriftelijk gedeelte 21 nov 2022 (evt. 28 nov 2022) Gevalstudie / cases De kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een oplossing uit te werken, en deze aan de hand van een verslag weer te geven. Er wordt rekening gehouden met de inhoud, vorm en spelling. Hierbij kan tevens de gangbare ICT-kennis bevraagd worden zoals toepasselijk voor de uit te voeren functie (optioneel).	40 PUNTEN
2) Mondeling gedeelte 21 nov 2022 (evt. 28 nov 2022) Mondeling gedeelte omtrent motivatie, de interesse voor het werkterrein en toetsing van het profiel aan de vereisten van de functie. Er worden vooraf persoonlijkheidstesten afgenomen door een extern selectiebureau.	60 PUNTEN
TOTAAL	100 PUNTEN

Om te slagen moet de kandidaat:

• Minimum 50 % van de punten behalen op elk gedeelte;

• Op het totaal: minstens 60 % van de punten behalen.

Wat als je niet weerhouden wordt?

Alle geslaagde kandidaten die niet onmiddellijk worden aangesteld, worden in een wervingsreserve opgenomen voor een duurtijd van 2 jaar. De duur van de wervingsreserve vangt aan op de datum van het eindrapport van de selectie.

Heb je alles grondig gelezen en heb je toch nog een vraag?

Met betrekking tot de vacature, de aanwervingsvoorwaarden of de selectieprocedure, contacteer:

Xxx Xxxxxxxx Liesbet 03 633 52 13 personeelsdienst

mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Met betrekking tot de inhoud van deze functie, contacteer:

Kennis Xxxxx 03 690 46 26 cultuurbeleidscoördinator

Bijlage 1: uitgewerkte weddeschaal

Hieronder vindt u de uitgewerkte weddenschalen.

▪ De bedragen in de eerste kolom zijn bruto jaarbedragen aan 100 % gekoppeld aan jaren anciënniteit. Het bruto maandbedrag bekom je door vermenigvuldiging met de huidige index (1,9222) en deling door 12.

▪ De berekening van het nettoloon is afhankelijk van de gezinssituatie.

▪ De jaren gepresteerd in overheidsdienst, in loondienst of als zelfstandige kunnen volledig worden overgenomen indien deze ervaring relevant wordt geacht voor de functie en indien de nodige attesten worden voorgelegd.

salaris- schalen	X0	X0	X0
Minimum	17.300	18.850	19.550
Maximum	23.350	26.450	29.150
Verhoging	1x1x500	1x1x600	1x1x800
	5x2x500	1x2x650	1x2x750
	1x2x450	2x2x600	6x2x800
	4x2x500	1x2x650	1x2x750
	1x2x600	1x2x600	2x2x800
		1x2x650	1x2x900
		2x2x600
		1x2x650
		1x2x600
		1x2x800
0	17.300	18.850	19.550
1	17.800	19.450	20.350
2	17.800	19.450	20.350
3	18.300	20.100	21.100
4	18.300	20.100	21.100
5	18.800	20.700	21.900
6	18.800	20.700	21.900
7	19.300	21.300	22.700
8	19.300	21.300	22.700
9	19.800	21.950	23.500
10	19.800	21.950	23.500
11	20.300	22.550	24.300
12	20.300	22.550	24.300
13	20.750	23.200	25.100
14	20.750	23.200	25.100
15	21.250	23.800	25.900
16	21.250	23.800	25.900
17	21.750	24.400	26.650
18	21.750	24.400	26.650
19	22.250	25.050	27.450
20	22.250	25.050	27.450
21	22.750	25.650	28.250
22	22.750	25.650	28.250
23	23.350	26.450	29.150