MEDIATIONREGLEMENT
Reglement en regelingen inzake Mediation
(versie d.d. juni 2017)
MEDIATIONREGLEMENT
Artikel 1 – Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
x. xxxxxxx: de in de mediationovereenkomst omschreven kwestie.
b. MfN: Mediatorsfederatie Nederland (een organisatie die zich inzet voor de ontwikkeling van het medi- atorsberoep)
c. mediation: procedure waarbij de partijen zich inzetten om, onder leiding van een mediator, hun kwes- tie op te lossen met toepassing van het reglement.
d. mediationovereenkomst: de schriftelijke overeenkomst waarin de partijen afspreken zich in te span- nen om de kwestie door mediation op te lossen en de mediator de opdracht verlenen om in de kwes- tie als mediator op te treden en waarin de mediator deze opdracht aanvaardt.
e. mediator: degene die een erkende opleiding tot mediator met succes heeft afgerond en als mediator is aangesteld.
f. co-mediator: degene die de opleiding tot mediator met succes heeft afgerond en als extra mediator is aangesteld.
g. partij(en): de partijen die wensen de kwestie door middel van mediation op te lossen.
h. reglement: dit reglement.
Artikel 2 - Benoeming mediator
2.1 De partijen nemen contact op met het SKW om in contact te komen met een mediator.
2.2 Zij dienen een schriftelijke aanvraag in bij het SKW. De aanvraag bevat de namen, (e- mail)adressen, te- lefoonnummers van de partijen en hun eventuele vertegenwoordigers, alsmede een globale omschrij- ving van de kwestie.
2.3 Na ontvangst van de aanvraag zendt het SKW aan de partijen:
a. een lijst met mediators die, gezien de omschrijving van de kwestie en/of de door de partijen opgege- ven relevante criteria, in aanmerking komen;
b. een exemplaar van het reglement.
2.4 De partijen maken uit bedoelde lijst een gezamenlijke keuze. De partijen mogen dan rechtstreeks con- tact met de mediator opnemen. Indien de partijen niet zelf rechtstreeks contact op wensen te nemen, berichten de partijen het SKW schriftelijk welke mediator zij hebben gekozen. Na ontvangst hiervan in- formeert het SKW de mediator omtrent de aanvraag en de gemaakte keuze zodat de mediator vervol- gens contact kan opnemen met de partijen.
2.5 Komen de partijen niet tot een gezamenlijke keuze, dan kunnen zij (of één van hen) het SKW verzoeken een schriftelijk voorstel te doen voor een door de partijen te benoemen mediator.
2.6 Bij aanvaarding van de opdracht stelt de mediator na partijen gehoord te hebben een mediationover- eenkomst op. De partijen en de mediator ondertekenen de mediationovereenkomst.
2.7 De mediator kan een voorstel doen bij de mediation een co-mediator te benoemen, bij voorbeeld in- dien behoefte bestaat aan specifieke expertise. Dit voorstel behoeft goedkeuring van beide partijen.
Artikel 3 – Aanvang mediation
De mediation vangt aan terstond na ondertekening van de mediationovereenkomst door de partijen en de mediator, tenzij een ander tijdstip in de mediationovereenkomst wordt afgesproken.
Artikel 4 – Werkzaamheden mediator en procesbegeleiding
4.1 De werkzaamheden van de mediator betreffen de mediationbijeenkomsten, doch kunnen daarnaast eventuele werkzaamheden omvatten als verslaglegging, contacten met de partijen (hetzij digitaal,
schriftelijk of telefonisch), bestuderen van stukken, contacten met derden en het opstellen van over- eenkomsten, één en ander vanaf de aanvang van de mediation.
4.2 De mediator bepaalt, na overleg met de partijen, de wijze waarop de mediation wordt uitgevoerd.
4.3 Het is de mediator toegestaan vertrouwelijk met een partij te communiceren.
4.4 De partijen en de mediator spannen zich ervoor in om de mediation voortvarend te laten verlopen.
4.5. Voor de mediator en co-mediator is het hebben van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering vereist.
Artikel 5 – Vrijwilligheid
5.1 De mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid van de partijen. Elke partij, alsook de mediator, kan op elk moment de mediation beëindigen.
5.2 Tussentijdse afspraken binden partijen alleen voor zover zij die afspraken en het bindende karakter daarvan uitdrukkelijk vastleggen in een getekende overeenkomst. Zij zijn niet gebonden aan de stellin- gen en voorstellen die zij of de mediator tijdens de mediation hebben ingenomen of gedaan. De partijen zijn alleen gehouden aan dat wat in de in artikel 10.1 bedoelde en door hen getekende overeenkomst is vastgelegd.
Artikel 6 – Beslotenheid
6.1 Bij de mediation zijn geen andere personen aanwezig dan de mediator, een eventuele co-mediator en de partijen c.q. hun vertegenwoordigers en adviseurs. Ingeval meerdere personen bij de mediation wor- den betrokken, is toestemming van de partijen vereist. Indien de mediator dat wenst, kan hij zich bij de mediation secretarieel laten bijstaan door een daartoe door hem aan te wijzen persoon. In elk geval draagt de mediator er zorg voor dat alle personen betrokken bij de mediation een geheimhoudingsver- klaring ondertekenen.
6.2 Indien een partij zich tijdens de mediation laat vertegenwoordigen, dient de vertegenwoordiger be- voegd te zijn om alle (rechts)handelingen te verrichten die voor de mediation noodzakelijk zijn, waaron- der het aangaan van een overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1. Op verzoek van de mediator dient een schriftelijke volmacht te worden getoond waaruit de bevoegdheid van de vertegenwoordiger blijkt.
Artikel 7 – Geheimhouding
7.1 De partijen doen aan derden - onder wie begrepen rechters of arbiters - geen mededelingen omtrent het verloop van de mediation, de daar door de bij de mediation aanwezige personen ingenomen stand- punten, gedane voorstellen en de daarbij mondeling of schriftelijk, direct of indirect, verstrekte infor- matie. Indien een partij zich laat vertegenwoordigen door een gevolmachtigde (bijv. een afvaardiging van de kerkenraad ) dient de mate van geheimhouding bij rapportage en ruggespraak in de mediation- overeenkomst geregeld te worden.
7.2 De partijen verbinden zich om geen stukken aan derden - onder wie begrepen kerkelijke beroepsorga- nen, rechters of arbiters -bekend te maken, te citeren, te parafraseren of zich daarop anderszins te be- roepen, tenzij deze stukken door een bij de mediation betrokkene tijdens of in verband met de media- tion zijn geopenbaard, getoond, of anderszins bekend gemaakt. Deze verplichting geldt niet voor zover de desbetreffende betrokkene onafhankelijk van de mediation reeds over deze informatie beschikte of had kunnen beschikken. Onder stukken als bedoeld in dit artikel wordt mede verstaan: de mediation- overeenkomst, door de partijen of door de mediator in het kader van de mediation opgestelde aanteke- ningen, verslagen, de in artikel 10.1 bedoelde overeenkomst voor zover de partijen conform artikel 10.3 hebben afgesproken dat deze vertrouwelijk blijft, alsmede andere gegevensdragers zoals geluidsban- den, videobanden, foto’s en digitale bestanden in welke vorm dan ook.
7.3 De artikelen 7.1 en 7.2 gelden ook voor de mediator.
7.4 De partijen doen hiermee afstand van het recht om, in rechte of anderszins, hetgeen tijdens de media- tion is gebleken als bewijs jegens elkaar aan te voeren en/of elkaar, de mediator of andere bij de media- tion betrokkenen als getuige of anderszins te horen of te doen horen over informatie die is verstrekt en/of is vastgelegd tijdens of in verband met de mediation, dan wel over de inhoud van de overeen- komst als bedoeld in artikel 10.1
7.5 De mediator behandelt alle informatie die hem door één van de partijen buiten aanwezigheid van de andere partij wordt verstrekt vertrouwelijk, behoudens voor zover de betrokken partij uitdrukkelijk toe- stemming verleent om die informatie tijdens de mediation in te brengen.
7.6 Het bepaalde in de artikelen 7.1 t/m 7.5 geldt niet in het geval van:
a. informatie omtrent strafrechtelijke gedragingen waarvoor een wettelijke meldplicht dan wel een wettelijk meldrecht bestaat.
b. informatie omtrent de dreiging van een misdrijf.
c. een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de mediator. In dat geval is de mediator ontslagen uit de voor hem geldende geheimhoudingsplicht voor zover nodig om zichzelf tegen de vorderingen te verweren en/of een beroep te doen op zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De geheimhoudingsplicht vervalt voor alle betrokkenen voor zover nodig om de klacht te behandelen..
Artikel 8 – Einde mediation
8.1. De mediation eindigt:
a. door ondertekening door de partijen van de in artikel 10.1 bedoelde overeenkomst;
b. door een schriftelijke verklaring van de mediator aan de partijen dat de mediation eindigt;
c. door een schriftelijke verklaring van een partij aan de andere partij(en) en de mediator dat zij zich uit de mediation terugtrekt.
8.2. Beëindiging van de mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van de partijen onder de mediationovereenkomst onverlet.
Artikel 9 – Andere procedures
9.1 Eventuele bij de aanvang van de mediation al aanhangige gerechtelijke, of kerkelijke en aanverwante procedures over de kwestie of onderdelen daarvan - met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten - worden door de partijen opgeschort voor de duur van de mediation.
9.2 De partijen zullen gedurende de duur van een mediation jegens elkaar geen procedures als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maken – met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten.
9.3 Indien een partij een maatregel ter bewaring van rechten neemt, of een andere procedure als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maakt, is zij verplicht daarvan binnen 24 uur na het nemen, respectievelijk aan- hangig maken ervan schriftelijk mededeling te doen aan de mediator en de andere partij(en).
Artikel 10 - Vastlegging van het resultaat van de mediation
10.1 De mediator draagt er zorg voor dat hetgeen de partijen zijn overeengekomen deugdelijk, al dan niet door of met behulp van een deskundige derde, in een overeenkomst wordt vastgelegd. Voor de inhoud van de overeenkomst zijn en blijven de partijen met uitsluiting van de mediator zelf verantwoordelijk. De partijen hebben het recht om zich door een externe deskundige te laten adviseren.
10.2 De mediator is niet aansprakelijk voor de inhoud van de door de partijen af te sluiten overeenkomst en de eventueel hieruit voortvloeiende schade.
10.3 De partijen bepalen gezamenlijk en op schrift in hoeverre de inhoud van de af te sluiten overeenkomst vertrouwelijk blijft. In elk geval mag de inhoud van de afgesloten overeenkomst aan de rechter worden voorgelegd indien dat noodzakelijk is om nakoming daarvan te vorderen.
Artikel 11 - Beperking aansprakelijkheid
Iedere aansprakelijkheid van de mediator, ingeval van schade als gevolg van zijn handelen of nalaten in de mediation, is beperkt tot ten hoogste het bedrag dat in het desbetreffende geval wordt uitgekeerd door zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat krachtens die verzekeringsovereenkomst in het betreffende geval voor rekening van de mediator komt. Behoudens in ge- val van opzet of grove roekeloosheid van de mediator, vrijwaren de partijen de mediator en zullen de par- tijen de mediator schadeloos stellen terzake van alle vorderingen die een derde op enig tijdstip jegens de mediator mocht instellen en die verband houden met handelen of nalaten van de mediator tijdens de medi- ation.
Artikel 12 – Gedragsregels en klachten
De mediator is gebonden aan de door de MfN vastgestelde Gedragsregels voor de MfN- registermediator. Een partij kan binnen twaalf maanden na beëindiging van de mediation bij de klachtencommissie een klacht indienen volgende het reglement van de klachtencommissie.
Artikel 13 - Niet voorziene gevallen
In de gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de mediator. Hij handelt daarbij overeenkomstig de strekking van het reglement.
Artikel 14 - Wijziging van het reglement c.q. afwijken van het reglement
14.1 Indien en voor zover de partijen wensen af te wijken van het reglement kan dat alleen middels een schriftelijke overeenkomst met de uitdrukkelijke instemming van de mediator.
14.2 Het samenwerkingsorgaan NGK-CGK-GKv (het ‘Amersfoort-Beraad’) is te allen tijde bevoegd het regle- ment te wijzigen. Dergelijke wijzigingen hebben geen effect op mediations die op dat moment reeds worden gevoerd. Op dergelijke mediations zal uitsluitend het reglement van toepassing zijn zoals dat bij de aanvang van die mediations van kracht was.
Artikel 15 - Toepasselijk recht
Dit reglement wordt beheerst door Nederlands recht.
Dit geldt ook voor de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1.
KLACHTENPROCEDURE MEDIATION
(naar analogie van de MfN-regeling)
Artikel 1 – Definities
In de onderhavige klachtenregeling wordt verstaan onder:
a. Amersfoort-Beraad (AB): het college waarin vertegenwoordigd zijn personen uit de CGK, NGK en GKV welke in hun kerkgenootschap enige taak hebben of hebben gehad met betrekken tot geschil- oplossing rondom predikanten.
b. MfN: Mediatorsfederatie Nederland.
c. gedragsregels: de door het AB vastgestelde gedragsregels voor de mediator.
x. xxxxxx: elke uiting van ongenoegen over het functioneren van een mediator in die hoedanigheid, door of namens klager schriftelijk kenbaar gemaakt aan het SKW, conform artikel 3.1 en 3.2 van deze klachtenregeling.
e. klachtbehandelaars: de door het AB aangewezen personen, belast met de behandeling van een klacht.
x. xxxxxx: de bij een mediation betrokken partij of diens vertegenwoordiger die een klacht uit.
g. mediator: de mediator welke deel uitmaakt van de pool mediators welke door bemiddeling van SKW ingezet kunnen worden bij conflicten binnen de kerken, tegen wie de klacht zich richt.
h. reglement: het door AB vastgestelde mediationreglement.
Artikel 2 - Doel van de klachtenregeling
Het doel van deze klachtenregeling is het op een laagdrempelige wijze oplossen van klachten. Hiertoe wordt een college van klachtbehandelaars in het leven geroepen. Klachtbehandelaars zijn ervaren mediators die niet op enigerlei wijze betrokken zijn of worden bij mediation zoals bedoeld in het mediationreglement.
In de regel bestaat dit college uit drie leden, uit elk kerkgenootschap één, met een vierde lid die ingeval van verhindering deel uit kan maken van het college.
Artikel 3 - Procedure
3.1 Een klacht wordt alleen in behandeling genomen indien die schriftelijk is ingediend bij het SKW binnen twaalf maanden na beëindiging van de mediation waaruit de klacht voortkomt. De mediation is beëin- digd als er is voldaan aan één van de in art. 8 van het reglement genoemde vereisten.
3.2 De klager doet daarbij in elk geval opgave van:
- zijn naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
- de naam van de mediator;
- de mediationovereenkomst;
- een korte omschrijving van de desbetreffende mediation;
- de einddatum van de mediation;
- een duidelijke en goed gemotiveerde omschrijving van de klacht.
3.3 De SKW-functionaris legt de datum van ontvangst van de klacht van de klager vast. De SKW-functionaris zendt de klager binnen een week een ontvangstbevestiging en stuurt de betreffende mediator binnen een week de klacht toe. Daarbij vermeldt de SKW-functionaris de namen van de klachtbehandelaars. Aan de klachtbehandelaars en mediator wordt gevraagd om binnen twee weken kenbaar te maken of er banden bestaan die een onpartijdige klachtbehandeling in de weg staan. Indien dat het geval is, scha- kelt het college van klachtbehandelaars onverwijld een andere klachtbehandelaar in. Binnen drie weken na ontvangst van de klacht leidt de SKW-functionaris de klacht door naar de klachtbehandelaars.
3.4 Binnen twee weken na ontvangst van de klacht overleggen de klachtbehandelaars met klager of de klacht in het kader van de klachtenregeling kan worden behandeld.
3.5 De klachtbehandelaars horen klager en mediator. De klacht wordt afgehandeld binnen zes weken nadat de klachtbehandelaars de klacht hebben ontvangen. De klachtbehandelaars kunnen deze termijn een- malig met maximaal vier weken verlengen. De klachtbehandelaars hebben de mogelijkheid een klacht administratief af te doen.
3.6 De klachtbehandelaars beijveren zich om naar aanleiding van de klacht een bevredigende uitkomst te bewerkstelligen voor de partijen. De klachtbehandelaar is niet bevoegd een bindende uitspraak te doen.
De klachtbehandelaars mogen desgevraagd wel aanbevelingen doen of hun mening over aspecten van de klacht geven. Aan dergelijke aanbevelingen en meningen kunnen echter geen rechten worden ont- leend. De klachtbehandelaars hebben wel de bevoegdheid de mediator tegen wie een klacht is inge- bracht en die ernstig blijkt te hebben gefaald te schrappen uit de lijst met mediators die door het SKW gehanteerd wordt.
3.7 De klachtbehandelaars leggen de datum waarop zij de klacht van de SKW hebben ontvangen, alsmede de door hen gevolgde procedure, met inbegrip van eventuele met de klager en/of de mediator ge- maakte afspraken, deugdelijk vast en zenden eventuele afspraken en/of beslissingen naar klager en me- diator. Wanneer de klachtbehandeling is beëindigd, sturen de klachtbehandelaars een schriftelijk be- richt van beëindiging aan klager, mediator en de SKW.
3.8 Kosten die klager en mediator maken komen voor hun eigen rekening.
3.9 Na beëindiging van de klachtbehandeling zullen de klachtbehandelaars alle stukken met betrekking tot de klachtbehandeling vernietigen.
Artikel 4 - Beslotenheid en vertrouwelijkheid
4.1 De mediator en klager zijn conform art. 7.6 sub c van het mediationreglement ontslagen uit de voor hen geldende geheimhoudingsplicht voor zover nodig om de klacht te behandelen.
4.2 De klachtbehandelaars zijn tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle informatie die hen bij de behandeling van de klacht ter kennis is gekomen. Deze verplichting geldt ook jegens de SKW-functiona- ris. Deze verplichting geldt niet voor zover de klachtbehandelaars onafhankelijk van de klacht reeds over deze informatie beschikten of had kunnen beschikken.
4.3 De informatie die tijdens de behandeling van de klacht wordt uitgewisseld is vertrouwelijk.
4.4 De klacht wordt in beslotenheid behandeld.
4.5 Zowel klager als mediator kan zich laten bijstaan bij de behandeling van een klacht. De klager en/of me- diator die zich laat bijstaan, staat ervoor in dat zijn bijstandverlener zich onverkort zal houden aan de geheimhoudingsplicht zoals die in de mediation waaruit de klacht is gerezen, is overeengekomen.
Artikel 5 - Interne informatie en archivering
5.1 Na de behandeling van de klacht behoudt het SKW de oorspronkelijke klacht en een kopie van het schriftelijk bericht van beëindiging gedurende een periode van drie jaar. Overige documenten worden vernietigd.
5.2 De SKW-functionaris houdt een overzicht bij van alle binnengekomen klachten.
5.3 De SKM-functionaris informeert het AB jaarlijks en geanonimiseerd over de behandeling van bij de SKW binnengekomen klachten.
Artikel 6 - Slotbepalingen
Deze klachtenregeling wordt vastgesteld en kan worden gewijzigd door het AB. Inzake gevallen waarin deze klachtenregeling niet voorziet, beslist het AB.
GEDRAGSREGELS VOOR DE MEDIATOR
Deze gedragsregels zijn een richtlijn voor het gedrag van de kerkelijke mediator (wat voor de mediator geldt, geldt ook voor de co-mediator). Zij dienen tevens als informatievoorziening voor betrokkenen en als maat- staf voor de klachtbehandelaars bij het toetsen van het handelen van de mediator.
1 – Beroepsethiek en integriteit
De mediator gedraagt zich zoals van een behoorlijk mediator mag worden verwacht.
Toelichting
Deze gedragsregel is de basis voor het optreden van de mediator en de kapstok voor alle overige gedragsre- gels, die daarvan een uitwerking zijn. Integriteit is een kernwaarde voor de mediator. Van de mediator mag worden verwacht dat hij zijn professionele code en de algemene sociale en ethische normen en waarden na- leeft en handhaaft, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken.
2 – Transparantie
De mediator verschaft partijen duidelijkheid over het mediationproces.
Toelichting
Transparant handelen houdt in dat de mediator partijen duidelijkheid verschaft over het mediationproces, inclusief zijn eigen rol daarin. De mediator maakt kwesties met of tussen partijen bespreekbaar en is duide- lijk over zijn aanpak en wat partijen van hem mogen verwachten. Openheid en duidelijkheid zijn essentieel voor het opbouwen van vertrouwen en een goede werkrelatie met partijen. De mediator voorkomt hiermee ook moeilijkheden in een later stadium.
3 – Partijautonomie
3.1 De mediator zorgt dat de autonomie van partijen is gewaarborgd.
3.2 De mediator doet geen uitspraak over de kwestie.
Toelichting
De mediator bewaakt de autonomie van partijen en toetst hun bereidheid en vrijwilligheid van hun deel- name aan de mediation. De partijen maken zelf hun keuzes en dragen daarvoor ook de verantwoordelijk- heid. De mediator staat tussen de partijen en ondersteunt hen in het maken van hun keuzes en het zoeken naar een oplossing. De mediator kan partijen daarbij waar nodig informatie verstrekken, zodat zij zich een weloverwogen beeld kunnen vormen en hun positie kunnen bepalen.
De mediator doet geen uitspraak over de kwestie of een onderdeel daarvan. Hij neemt dus geen beslissing over de inhoud van het conflict tussen partijen. De mediator is ook terughoudend in het geven van zijn me- ning of het geven van advies over wat een partij wel of niet zou moeten doen. Een mening of advies is door- gaans niet waardevrij en onpartijdig en verdraagt zich lastig met de partijautonomie en de neutrale rol van de mediator.
De mediator wijst partijen zo nodig op de mogelijkheid om externe adviseurs of deskundigen te raadplegen tijdens de mediation. In het geval de mediator op uitdrukkelijk verzoek van alle partijen toch een al dan niet bindende uitspraak wil doen, zal hij duidelijk afstand moeten doen van zijn rol als mediator.
Het moet voor partijen duidelijk zijn in welke hoedanigheid hij optreedt. Zo mogelijk legt de mediator deze rolwisseling schriftelijk vast.
4 – Onafhankelijkheid
4.1 De mediator stelt zich onafhankelijk op. Hij heeft geen belang dat zijn onafhankelijkheid zou kunnen aan- tasten.
4.2 Indien de mediator de kwestie niet op een onafhankelijke wijze kan begeleiden, aanvaardt hij de op- dracht niet of trekt hij zich terug.
Toelichting
De mediator die een belang bij de mediation heeft dat zijn onafhankelijkheid in de weg staat of zou kunnen staan, neemt zijn benoeming niet aan.
Dit belang zou kunnen liggen in een persoonlijke of zakelijke relatie die de mediator of één van zijn kantoor- genoten heeft of heeft gehad met partijen of met één van hen, of in de uitkomst van de mediation. Hij dient zich ook bewust te zijn van de mogelijke schijn van afhankelijkheid en daar naar te handelen. De mediator verschaft partijen duidelijkheid over zijn positie indien zijn onafhankelijkheid ter discussie staat of zou kun- nen staan. Vervolgens vraagt hij partijen of zij op deze basis met hem verder willen. De mediator waakt er- voor dat hij zijn onafhankelijkheid zowel tijdens als na de mediation bewaart. Zo nodig trekt hij zich terug.
5 – Onpartijdigheid
5.1 De mediator is er voor alle partijen. Hij is onpartijdig en handelt zonder vooringenomenheid.
5.2 Indien de mediator de kwestie niet op een onpartijdige wijze kan begeleiden, aanvaardt hij de opdracht niet of trekt hij zich terug.
Toelichting
Kenmerkend voor de mediator is zijn neutrale, onpartijdige rol. De mediator is er voor alle partijen. Hij heeft een vertrouwenspositie ten opzichte van elk van hen. De mediator geeft in woord en daad geen blijk van een voorkeur voor of van afkeuring van (één van) partijen en handelt zonder vooringenomenheid jegens hen.
Het vertrouwen bij partijen dat de mediator onpartijdig is, is essentieel voor de kwaliteit van het mediation- proces.
De mediator treedt alleen in die kwesties op waarin hij zijn onpartijdigheid kan bewaren. Hij waakt er steeds voor dat zijn onpartijdigheid niet wordt aangetast door vooringenomenheid, gebaseerd op bijvoorbeeld per- soonlijke kenmerken, positie, religie of achtergrond of door een oordeel over door partijen ingebrachte standpunten of belangen.
Van de mediator mag worden verwacht dat hij zichzelf kritisch volgt en zijn neutrale, onpartijdige positie doorlopend bewaakt. Als het voor de mediator onmogelijk is de mediation op een onpartijdige wijze te bege- leiden, dan trekt hij zich terug.
6 – Vertrouwelijkheid
6.1 De mediator waarborgt de vertrouwelijkheid van de mediation.
6.2 De mediator heeft een geheimhoudingsplicht.
6.3 De geheimhoudingsplicht duurt voort na de beëindiging van de mediation.
Toelichting
Uitgangspunt is dat alles wat tijdens een mediation mondeling en schriftelijk wordt uitgewisseld, vertrouwe- lijk is. Deze informatie mag niet buiten de mediation tijdens of na afloop van de mediation worden gebruikt, tenzij partijen daarover expliciet afwijkende afspraken maken met elkaar en met de mediator, bijvoorbeeld indien terugkoppeling nodig is voor de voortgang van de mediation. Informatie die al openbaar of bekend was voor de mediation valt buiten de geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht geldt voor alle be- trokkenen bij het mediationproces en voor de mediator in het bijzonder als eerstverantwoordelijke voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid.
De mediator heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alles wat hij in zijn hoedanigheid als mediator verneemt in zijn gesprekken met partijen en hun adviseurs, zowel plenair als afzonderlijk. Zijn geheimhou- dingsplicht geldt ook voor verkennende gesprekken met partijen vóórdat met hen een mediationovereen- komst is gesloten. Een terugkoppeling van informatie door de mediator naar verwijzers of opdrachtgevers die verder gaat dan een kennisgeving van beëindiging van de mediation, gebeurt uitsluitend in overleg en met instemming van alle partijen.
De geheimhoudingsplicht van de mediator vervalt voor zover de mediator dit nodig heeft om zich te verwe- ren in procedures.
7 – Competentie
De mediator neemt een mediation alleen aan wanneer hij over de nodige kwaliteiten beschikt om de media- tion goed te laten verlopen.
Toelichting
Van een mediator mag verwacht worden dat hij beschikt over de kennis, vaardigheden, beroepshouding en de persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn om een goed verloop van de mediation te waarborgen. Is dat niet of in onvoldoende mate het geval, dan neemt hij de mediation niet aan. Mocht de mediator de zaak al heb- ben aangenomen, dan trekt hij zich terug.
Tot de van de mediator te verwachten kennis hoort kennis van communicatie en conflictoplossing, onder- handelingsconcepten en interventietechnieken. De te verwachten kennis kan ook inhoudelijke deskundig- heid zijn op het terrein waarop het conflict zich afspeelt indien partijen de mediator juist met het oog daarop hebben benoemd. De vaardigheden die van de mediator verwacht mogen worden zijn bijvoorbeeld het toe- passen van interventietechnieken gericht op het verbeteren van de communicatie tussen partijen, het ver- helderen van het probleem en de betrokken emoties en belangen en het begeleiden van de onderhandelin- gen tussen partijen. De mediator beschikt ook over meer technische vaardigheden, zoals het bespreken en afsluiten van een mediationovereenkomst en het (laten) vastleggen van afspraken in een vaststellingsover- eenkomst.
Essentie van de beroepshouding is dat de mediator integer en betrouwbaar is, zijn vak naar beste kunnen uitoefent en de bereidheid heeft om zich doorlopend bij te scholen en verder te ontwikkelen als mediator. Persoonlijke kwaliteiten zijn essentieel voor de mediator. Van de mediator mag verwacht worden dat hij evenwichtig, flexibel, empathisch en doortastend is en dat hij goed kan opereren in een context waarin druk en tegenstrijdige belangen een onmiskenbare rol spelen.
8 – Werkwijze
8.1 De mediator is verantwoordelijk voor het mediationproces en bewaakt het verloop daarvan.
8.2 De mediator sluit voorafgaand aan de mediation met alle partijen een schriftelijke mediationovereen- komst die ten minste de vertrouwelijkheid en vrijwilligheid omvat.
8.3 De mediator betrekt geen derden bij de mediation, behoudens met toestemming van partijen.
Toelichting
De essentie van de taak van de mediator is het bewaken van het mediationproces. De mediator behandelt de mediation met voortvarendheid en maakt daarvoor voldoende tijd beschikbaar. Hij geeft uitleg over het mediationproces, de inhoud van de mediationovereenkomst en het reglement. De mediator verifieert of partijen begrijpen welke voorwaarden en consequenties er aan ondertekening van de mediationovereen- komst zijn verbonden. De mediator zorgt voor een evenwichtige behandeling van de kwestie en bevordert dat iedere partij op gelijkwaardige wijze aan bod komt, in voldoende mate toegang heeft tot de benodigde informatie en de ruimte heeft om zo nodig financiële, juridische, psychologische of andere adviseurs te raad- plegen.
De mediator is verantwoordelijk voor de contractuele vastlegging in de mediationovereenkomst van de ge- heimhoudingsplicht van partijen en hemzelf. Partijen hebben geen wettelijke geheimhoudingsplicht. De ge- heimhoudingsplicht van partijen dient er primair voor om te bevorderen dat zij vrijuit kunnen spreken tij- dens de mediationgesprekken en dat vertrouwen kan worden opgebouwd. Partijen bepalen samen de om- vang van de geheimhoudingsplicht. Zij beoordelen of het voor de voortgang van de mediation nodig is dat met bepaalde personen buitende mediationtafel overleg plaats heeft.
De mediator draagt er zorg voor dat de omvang van de geheimhoudingsplicht wordt vastgelegd.
De mediator draagt er zorg voor dat derden die bij de mediation worden betrokken, een geheimhoudings- verklaring tekenen. De toestemming van partijen is niet nodig voor secretariële ondersteuning van de media- tor bedoeld in artikel 6.1 van het reglement.
9 – Tarief en kosten
9.1 De mediator geeft de partijen vooraf duidelijk inzicht in de kosten en legt deze afspraak vast in de media- tionovereenkomst. De kosten komen voor rekening van de betreffende kerkelijke gemeente.
9.2 De mediator zorgt voor een duidelijke, inzichtelijke declaratie.
Toelichting
Bij de start van de mediation maakt de mediator een duidelijke afspraak over de afspraken rondom de kos- ten. De kosten zijn te vinden op de website van het SKW.
De mediator specificeert zijn declaratie op een heldere manier. Hij houdt een verrichtingenstaat bij en legt deze desgevraagd over, zodat het voor partijen inzichtelijk is voor welke werkzaamheden hij welke kosten in rekening brengt.
Binnen het AB is afgesproken dat mediators een door het SKW in overleg te bepalen uniform tarief hanteren.