AANSLUITOVEREENKOMST

AANSLUITOVEREENKOMST

GR Peelgemeenten – Stichting Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant

(hierna: de “Overeenkomst”)

1. Stichting “Stichting Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant”, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur, de heer dr. M.A.J. Xxxxxxx, hierna te noemen: “Stichting Bizob”.

2. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, mevrouw mr. W.C.P. Steeghs, hierna te noemen: “GR Peelgemeenten”;

Hierna ook gezamenlijk te noemen: “Partijen”

NEMEN HET VOLGENDE IN OVERWEGING:

- Stichting Bizob heeft als doel het behalen van voordelen voor de Aangeslotenen, onder meer op financieel, kwalitatief en procesmatig gebied, onder andere door het in stand houden van een inkoopbureau en voorts door het verrichten van al hetgeen met een ander direct of indirect verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord, als bedoeld in artikel 2.1 van haar statuten (“Aangeslotenen”) in verbinding met de definitie sub a van de statuten;

- GR Peelgemeenten wenst Aangeslotene te zijn van Stichting Bizob. Het Algemeen Bestuur van GR Peelgemeenten heeft ingestemd met het aangaan van een Aansluitovereenkomst met Stichting Bizob, waarbij partijen overeenkomen dat binnen de randvoorwaarden van deze overeenkomst de taken en bevoegdheden gelden zoals vermeld in het besluit d.d. <datum> (opgenomen als bijlage I bij deze overeenkomst) evenals in het handboek “Inkoop- en aanbestedingsbeleid GR Peelgemeenten” (opgenomen als bijlage II bij deze overeenkomst);

- Op grond van artikel 10.2 van de (nieuwe) statuten geldt voor GR Peelgemeenten de kwaliteitseis als Aangeslotene dat zij partij moet zijn bij deze Overeenkomst;

- In deze Overeenkomst en de bijlagen hierbij, die integraal onderdeel uitmaken van deze Overeenkomst, zijn de uitgangspunten en voorwaarden neergelegd van het bezitten van de kwaliteit van Aangeslotene en worden nadere afspraken gemaakt tussen Partijen. Door ondertekening van deze Overeenkomst verbinden Partijen zich over en weer te voldoen aan de verplichtingen die deze Overeenkomst op hen legt.

KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN

Artikel 1 Statuten en reglementen

1. Door ondertekening van deze Overeenkomst verklaren Partijen zich over en weer ook gebonden aan en verplichten zij zich tot naleving van hun verplichtingen respectievelijk respecteren zij de rechten van de andere Partij uit de navolgende documenten gedurende de looptijd van deze Overeenkomst:

a. de statuten van Stichting Bizob zoals deze op enig moment luiden en waarvan de geldende versie is aangehecht als bijlage 1; en

b. de reglementen (het Financieringsreglement, het Directiereglement en het Bestuurs- en Benoemingsreglement) zoals deze op enig moment luiden en waarvan de geldende versies zijn aangehecht als bijlage 2, 3 en 4 alsmede eventuele aanvullende reglementen die op enig moment van kracht worden.

2. Indien GR Peelgemeenten zich, ondanks een zorgvuldig doorlopen proces, niet kan verenigen met een wijziging van de statuten dan wel reglementen kan GR Peelgemeenten deze Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden.

3. In afwijking van het bepaalde in lid 1 van dit artikel zijn Partijen ook gebonden aan verplichtingen die naar hun aard ook bedoeld zijn na het einde van de Overeenkomst te blijven gelden.

Artikel 2 Verplichtingen Partijen

1. GR Peelgemeenten verplicht zich zoveel als mogelijk samen te werken met Stichting Bizob bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstaken op grond van deze Overeenkomst. Stichting Bizob verplicht zich zoveel als mogelijk de samenwerking tussen de Aangeslotenen te bevorderen bij de uitvoering van haar taken.

2. Stichting Bizob verplicht zich tot het leveren van advieswerkzaamheden ten behoeve van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van GR Peelgemeenten en, in dat kader, tot het streven naar het behalen van voordelen op zowel financieel, kwalitatief als procesmatig gebied. In het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst neemt Stichting Bizob voorbereidende, coördinerende dan wel uitvoerende taken met betrekking tot het inkoop- en aanbestedingsbeleid ter hand.

3. Stichting Bizob verplicht zich ter uitvoering van de in lid 2 vermelde taken vakbekwaam personeel ter beschikking te stellen.

4. Stichting Bizob verplicht zich tot een gelijkwaardige behartiging van de belangen van de Aangeslotenen, gerelateerd aan de vóóraf gecontracteerde dagen en spant zich in om te kunnen voldoen aan de door GR Peelgemeenten gewenste prioriteitsstelling.

5. Stichting Bizob levert minimaal tweemaal per jaar aan GR Peelgemeenten een rapportage op waarin zij minimaal verslag doet over:

• de afgeronde projecten en diensten die aan GR Peelgemeenten in de verslagperiode zijn geleverd;

• de dagen, die in de betreffende periode aan de dienstverlening zijn besteed en in rekening zijn/zullen worden gebracht;

• de stand van zaken met betrekking tot de voortgang in de uitvoering van het inkoopplan;

• de voortgang van onderhanden zijnde werkzaamheden; het plannen van nog te genereren werkzaamheden.

6. Bij of kort na het verstrekken van de rapportage voeren GR Peelgemeenten en Stichting Bizob overleg over de aangeboden tussentijdse rapportage. In dat overleg worden afspraken gemaakt over de verdere afwikkeling van het werkprogramma.

Artikel 3 Duur van de overeenkomst en beëindiging

1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2022.

2. Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Ieder der Partijen kan deze Overeenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal twee jaar opzeggen, onverminderd het bepaalde in artikel 10 (verzuim/ontbinding/voortijdige beëindigingsgrond). Tijdens deze periode is er geen mogelijkheid tot structureel wijzigen van de af te nemen capaciteit, zoals bedoeld in artikel 4 lid 3.

3. Opzegging dient te geschieden bij deurwaardersexploot of per aangetekend schrijven met bericht van ontvangst.

Artikel 4 Afname- en planningsverplichtingen GR Peelgemeenten

1. GR Peelgemeenten verplicht zich om gedurende de looptijd van deze Overeenkomst tot afname, althans betaling, van minimaal 13 dagen per week, zijnde 550 dagen per kalenderjaar van de dienstverlening van Stichting Bizob tegen de Dagvergoeding als bedoeld in het Financieringsreglement en met inachtneming van het bepaalde in lid 3.

2. GR Peelgemeenten verplicht zich om jaarlijks de minimale omvang van de af te nemen diensten van Stichting Bizob voor het daaropvolgende jaar te ramen. De vast te stellen omvang dient tenminste 85% van het in lid 1 genoemd aantal jaarlijks af te nemen dagen te bedragen. In overleg met Stichting Bizob is het mogelijk om 15% van de jaarlijks af te nemen dagen, zijnde 82,5 dagen, op voorcalculatorische basis in een ander jaar binnen een termijn van 2 jaar af te nemen.

3. De in lid 1 bedoelde omvang geldt gedurende een minimale periode van twee jaar na ingangsdatum van de Overeenkomst. Na ommekomst van deze periode wordt, behoudens schriftelijk verzoek zoals in de volgende zin bepaald, het aantal af te nemen dagen per jaar tegen de alsdan geldende Dagvergoeding gecontracteerd. Eens per twee kalenderjaren, maar niet voor 1 januari 2024 kan GR Peelgemeenten het aantal af te nemen dagen structureel wijzigen. Dit wijzigingsverzoek dient minimaal zes maanden voor de gewenste ingangsdatum bij Stichting Bizob te worden ingediend. In geval van een verzoek tot vermindering van het aantal dagen, zal Stichting Bizob hieraan gevolg geven, tenzij dat van haar, gelet op de verregaande financiële consequenties van dit verzoek bij welke beoordeling het jaarlijks vast te stellen weerstandsvermogen van Stichting Bizob wordt betrokken, redelijkerwijs niet kan worden verlangd. In dat geval streven Partijen naar een passende oplossing.

4. GR Peelgemeenten kan een verzoek indienen tot verhoging van het aantal af te nemen dagen. Stichting Bizob zal zich inspannen om hier met ingang van het jaar volgend op dat waarin het verzoek is gedaan uitvoering aan te geven.

5. Vóór 1 oktober van ieder kalenderjaar deelt GR Peelgemeenten haar planning met Stichting Bizob van de te leveren producten en af te nemen aantal dagen in het daarop volgende jaar. Op basis van deze planning stelt Stichting Bizob een concept-inkoopplan op dat wordt afgestemd met de concept-inkoopplannen van de overige Aangeslotenen om daar waar mogelijk de samenwerking te bevorderen.

6. Vóór 1 december van ieder kalenderjaar stelt GR Peelgemeenten het in het vorige lid bedoelde inkoopplan voor het daaropvolgende jaar vast. Dit inkoopplan omvat onder meer de omvang van de soort producten en, indien mogelijk, het aantal producten en/of diensten, die Stichting Bizob – binnen de in dit artikel beschreven kaders – zowel individueel als waar mogelijk regionaal moet inkopen en/of aanbesteden namens de betreffende Aangeslotenen. Het door GR Peelgemeenten vastgestelde inkoopplan wordt door Stichting Bizob voor akkoord ondertekend ten teken dat zij zich zal inspannen hieraan uitvoering te geven binnen de kaders van deze Overeenkomst.

7. Indien GR Peelgemeenten in het inkoopplan bepaalt dat (een gedeelte van) de inkoop- en aanbestedingsprojecten gezamenlijk met een andere Aangeslotene zal worden uitgevoerd, conformeert GR Peelgemeenten zich – binnen de in dit artikel beschreven kaders – aan het gezamenlijke belang van de betreffende Aangeslotenen en de Code Joint Procurement zoals deze op enig moment luidt (bijlage 5) bij de inkoop c.q. aanbesteding die Stichting Bizob vervolgens zal uitvoeren.

8. GR Peelgemeenten wijst ambtenaren aan die belast zijn met de inkoop- en aanbestedingsactiviteiten binnen GR Peelgemeenten. GR Peelgemeenten doet aan Stichting Bizob opgaaf van de medewerkers die zijn aangewezen als bedoeld in de vorige zin.

Artikel 5 Uitvoering inkoopplan

1. Partijen stellen elkaar alle informatie en middelen beschikbaar die voor de goede uitvoering van de Overeenkomst nodig is.

2. Onverminderd haar geheimhoudingsverplichting uit artikel 9 staat het Stichting Bizob vrij om opgedane ervaringen bij de uitvoering van het inkoopplan in het kader van deze Overeenkomst te benutten bij de totstandkoming en uitvoering van inkoopplannen met andere Aangeslotenen en Niet-Aangeslotenen.

3. Stichting Bizob houdt zich bij de uitvoering van het inkoopplan aan de vigerende aanbestedingsrechtelijke wet- en regelgeving en – voor zover dat in het kader van de gemeentelijke samenwerking mogelijk is – aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de betreffende Aangeslotenen.

Artikel 6 Bijstelling van het inkoopplan

1. Indien uit de afstemming tussen Partijen, als bedoeld in artikel 4, lid 5 zou blijken, dat op basis van de door GR Peelgemeenten aangegeven prioriteitsstelling het inkoopplan van één of meer andere Aangeslotenen op onevenredige wijze aanpassing zou behoeven, zullen Partijen in overleg het inkoopplan van GR Peelgemeenten aanpassen. GR Peelgemeenten zal hierbij rekening houden met de gerechtvaardigde belangen van de overige Aangeslotenen.

2. Indien binnen het tussen Partijen op de voet van artikel 4 vooraf overeengekomen volume een verschuiving plaatsvindt in de besteding van uren over productgroepen kan het inkoopplan in overleg tussen Partijen worden aangepast.

Artikel 7 Betaling vergoeding diensten Stichting Bizob

1. De overeengekomen jaarlijks af te nemen dagen maal de Dagvergoeding wordt door Stichting Bizob eenmaal per jaar vooraf, te weten in januari, in rekening gebracht door middel van een voorschot.

2. Na afloop van ieder kalenderjaar zal door Stichting Bizob op basis van de overeengekomen dagen en eventuele aanvullende overeengekomen dagen een nota van afrekening worden gemaakt met verrekening van het door GR Peelgemeenten betaalde voorschot. Deze afrekening zal worden verstuurd in de maand januari van het opvolgend boekjaar. Als in de loop van het jaar het contract wordt uitgebreid en daardoor meer dagen worden afgenomen zal Stichting Bizob tussentijds een aanvullende voorschotnota sturen.

3. Indien GR Peelgemeenten niet binnen de betalingstermijn van 30 dagen de verschuldigde vergoeding voldoet, is zij in verzuim en is zij aan de Stichting Bizob de wettelijke rente ex artikel 6:119 BW verschuldigd over het openstaande bedrag tot aan de dag der algehele voldoening.

4. Per 1 januari 2019 is BTW verschuldigd, deze komt voor rekening van GR Peelgemeenten. Stichting Bizob zal dan ook vanaf die datum BTW in rekening brengen.

Artikel 8 Geheimhouding

1. Stichting Bizob is verplicht alle vertrouwelijke gegevens c.q. informatie die door de Gemeente ter uitvoering van deze Overeenkomst zijn en worden verstrekt, zowel naar andere Aangesloten als naar derden, vertrouwelijk te behandelen en de voor de Gemeente geldende wettelijke verplichtingen inzake deze gegevens c.q. informatie na te leven. Stichting Bizob zal deze geheimhoudingsverplichting ook opleggen aan de medewerkers die zij inschakelt voor haar dienstverlening.

Artikel 9 Aansprakelijkheid

1. Stichting Bizob is jegens GR Peelgemeenten nimmer aansprakelijk voor directe of indirecte schade en/of directe en indirecte kosten die samenhangen met de uitvoering van deze Overeenkomst. Stichting Bizob verplicht zich op grond van alle wettelijke aansprakelijkheden verzekeringen af te sluiten en verzekerd te blijven.

2. In het geval van een gerechtelijke procedure naar aanleiding van een aanbestedingsprocedure kan Stichting Bizob in overleg met GR Peelgemeenten en indien noodzakelijk een advocatenkantoor inschakelen voor juridische bijstand. De kosten hiervoor worden gedragen door GR Peelgemeenten, als zijnde opdrachtgever in de aanbestedingsprocedure. Dit laat onverlet de mogelijkheid voor GR Peelgemeenten om zelf een advocatenkantoor voor juridische bijstand in te schakelen.

3. GR Peelgemeenten vrijwaart Stichting Bizob voor aanspraken van derden uit hoofde van werkzaamheden uit deze Overeenkomst.

Artikel 10 Verzuim/ontbinding/voortijdige beëindigingsgrond

1. Indien een Partij in gebreke blijft bij het nakoming van materiële verplichtingen uit deze Overeenkomst, wordt door de andere Partij een redelijke termijn van minimaal 14 dagen gesteld waarbinnen de in gebreke zijnde Partij alsnog aan haar verplichtingen zal moeten voldoen. Na het ongebruikt verlopen van deze termijn is de aangeschreven Partij in verzuim en is de andere Partij gerechtigd - doch niet verplicht - zonder rechterlijke tussenkomst deze Overeenkomst ontbinden. In geval van ontbinding door Stichting Bizob is zij gerechtigd haar Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, onverminderd haar recht tot vergoeding van de overeengekomen af te nemen dagen tot het einde van het kalenderjaar.

2. Partijen komen overeen dat de Overeenkomst door partijen voorts tussentijds kan worden beëindigd (i) met wederzijds goedvinden, (ii) door Stichting Bizob indien de inbestedingsregels zodanig wijzigen dat de mogelijkheden tot inbesteding voor Aangesloten Gemeenten in gevaar komt, en (iii) door GR Peelgemeenten en wel met onmiddellijke ingang en zonder daarvoor een opzegtermijn in acht te hoeven nemen indien en zodra Stichting Bizob:

- in staat van faillissement raakt;

- dan wel surséance van betaling aanvraagt;

- dan wel aan zijn crediteuren een onderhands akkoord aanbiedt;

- dan wel wordt ontbonden op grond van artikel 2:301 BW;

Artikel 11 Geschillenregeling

1. Indien op enigerlei wijze problemen zijn gerezen over de wijze van uitvoering van deze Overeenkomst en deze problemen niet in onderling overleg tussen GR Peelgemeenten en Stichting Bizob kunnen worden opgelost, zal er in elk geval bestuurlijk overleg plaatsvinden tussen GR Peelgemeenten en het Stichtingsbestuur van Stichting Bizob, met als doel dergelijke geschillen in der minne te beslechten alvorens het tweede lid in werking treedt.

2. Alle geschillen die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de tenuitvoerlegging van de Overeenkomst mochten ontstaan, zullen, ook als zij slechts door één der Partijen als dusdanig worden aangemerkt – nadat een oplossing in der minne niet mogelijk is gebleken – worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ‘s-Hertogenbosch.

Artikel 12 Algemene bepalingen

1. Wijzigingen van deze Overeenkomst, alsmede aanvullingen daarop, zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Artikel 13 Overig

1. Indien een bepaling in deze Overeenkomst toch strijdig is met het bepaalde in de Statuten dan wel reglementen, prevaleert in alle gevallen het bepaalde in de Statuten en Reglementen.

Aldus in tweevoud opgemaakt en getekend te:

Oirschot d.d. ………………… Deurne d.d. …………………

Stichting Bizob Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten

Dr. M.A.J. Stuijts mevrouw mr. W.C.P. Steeghs

Directeur Voorzitter

Bijlagen:

- bijlage 1: geldende statuten Bizob

- bijlage 2: Financieringsreglement

- bijlage 3: Directiereglement

- bijlage 4: Bestuurs- en Benoemingsreglement

- bijlage 5: Code Joint Procurement aangeslotenen Stichting Bizob