Algemene voorwaarden VNG Connect
Algemene voorwaarden VNG Connect
Inhoud
Artikel 1: Definities 1
Artikel 2: Toepasselijkheid 2
Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst 2
Artikel 4: Inhoud van de offerte en de overeenkomst 2
Artikel 5: Wijzigingen en aanvullingen 2
Artikel 6: Betaling 2
Artikel 7: Annulering door opdrachtgever/deelnemer 3
Artikel 8: Opschorting en ontbinding 4
Artikel 9: Overmacht 4
Artikel 10: Aansprakelijkheid 4
Artikel 11: Informatieverstrekking 5
Artikel 12: Technische apparatuur 5
Artikel 13: Vergunningen 5
Artikel 14: Vertrouwelijkheid 5
Artikel 15: Geschillen 5
Artikel 16: Toepasselijk recht 6
Artikel 1: Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
a. VNG Connect:
De onderneming die bedrijfsmatig in opdracht van en ten laste van derden congressen, cursussen en andere bijeenkomsten organiseert. Het overdragen en/of uitwisselen van kennis en informatie staat hierbij centraal.
b. de opdrachtgever:
De opdrachtgever is met VNG Connect een opdrachtovereenkomst aangegaan voor het verrichten van werkzaamheden en leveren van diensten. Deze staan opgesomd onder a en zijn ten behoeve van de opdrachtgever.
c. de bijeenkomst:
Het congres, de cursus of een andere bijeenkomst – zoals opgesomd onder a – die door VNG Connect is/wordt/zal gaan worden georganiseerd.
x. xx xxxxxxxxx:
Deelnemers schrijven zich bij VNG Connect in via mail, internet of mondeling en gaan daarmee een overeenkomst aan met VNG Connect of een opdrachtgever – zie b - om deel te nemen aan een door VNG Connect georganiseerde bijeenkomst, zoals bedoeld onder a.
Artikel 2: Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten tussen VNG Connect en de opdrachtgever, met betrekking tot de organisatie van congressen, cursussen en andere bijeenkomsten als bedoeld in artikel 1 onder c.
2.2 Indien daarnaast nog andere voorwaarden van toepassing zijn, prevaleren ingeval van tegenstrijdigheid de algemene voorwaarden van VNG Connect.
Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst
3.1 VNG Connect heeft het recht door het opstellen van een offerte een vergoeding te vragen van de opdrachtgever. Alle door VNG Connect uitgebrachte offertes zijn voor wat de termijn van aanvaarding betreft vrijblijvend, tenzij daarvoor in de offerte een termijn is opgenomen.
3.2 De overeenkomst tussen VNG Connect en de opdrachtgever kan in delen tot stand komen. De deelovereenkomst komt tot stand doordat hetgeen tussen partijen is overeengekomen door VNG Connect schriftelijk wordt bevestigd en aan de opdrachtgever wordt toegezonden. In het geval de bijkomende diensten in een bijlage worden beschreven, maakt de bijlage - indien deze later tot stand komt, vanaf dat moment - deel uit van de overeenkomst.
3.3 Bedragen die worden genoemd in de door VNG Connect opgestelde stukken zijn exclusief eventueel van toepassing zijnde omzetbelasting, tenzij anders is aangegeven.
Artikel 4: Inhoud van de offerte en de overeenkomst
In de offerte/overeenkomst wordt ten minste het volgende vastgelegd:
• naam van de opdrachtgever;
• de aanvangs- en de einddatum van de bijeenkomst;
• de begroting met de geraamde kosten voor de uitvoering van de overeenkomst;
• toelichting op de begroting;
• de door VNG Connect uit te voeren werkzaamheden;
• het van toepassing zijn van deze algemene voorwaarden;
• eventuele bijzondere voorwaarden;
• beschrijving van bij derden af te nemen goederen en diensten;
• termijnen en wijzen van betaling.
Artikel 5: Wijzigingen en aanvullingen
5.1 Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst - met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden - zijn slechts geldig als zij schriftelijk tussen VNG Connect en de opdrachtgever zijn overeengekomen.
5.2 Meerwerk en budgetoverschrijding worden aan de opdrachtgever voorgelegd zodra deze te voorzien zijn. Waar mogelijk wordt uiteraard gestreefd naar voorkoming ervan. Deze kosten van meerwerk en budgetoverschrijding komen voor rekening van de opdrachtgever, tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 6: Betaling
6.1 Betaling van de facturen van VNG Connect door deelnemers en opdrachtgevers, als bedoeld in artikel 1 onder d en b, dient te geschieden binnen de overeengekomen termijn(en), doch uiterlijk binnen dertig dagen na factuurdatum.
6.2 Zodra de in het eerste lid gegeven termijn is overschreden, treedt de opdrachtgever van rechtswege in verzuim waarna de opdrachtgever 1% rente boven de wettelijke vertragingsrente per maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige factuurbedrag. Opdrachtgever is ook gehouden tot betaling van gerechtelijke en of buitengerechtelijke incassokosten. De buitengerechtelijke incassokosten worden berekend op basis van onderstaand incassotarief:
- over de eerste | € | 5.000,00 | 15% |
- over het meerdere tot | € | 10.000,00 | 10% |
- over het meerdere tot | € | 20.000,00 | 8% |
- over het meerdere tot | € | 60.000,00 | 5% |
- over het meerdere boven | € | 60.000,00 | 3% |
6.3 Door de opdrachtgever xxxxxx betalingen gelden eerst als vermindering van alle verschuldigde kosten, vervolgens van de verschuldigde rente en vervolgens van de opeisbare factuurbedragen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de opdrachtgever dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.
6.4 Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is VNG Connect gerechtigd om van de opdrachtgever volledige schadevergoeding te vorderen indien de opdrachtgever niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst.
Artikel 7: Annulering door opdrachtgever/deelnemer
7.1 Deze annuleringsregeling is van toepassing op alle aan VNG Connect verleende opdrachten. Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de opdrachtgever en deelnemer als bedoeld in artikel 1 vermeld onder b en d -om welke reden dan ook - moet schriftelijk via e-mail of ander schrijven.
7.2 Verschuldigde vergoedingen bij annulering van de opdracht door opdrachtgever:
• Bij annulering tot acht weken voor aanvang van de bijeenkomst is opdrachtgever gehouden tot betaling van 25% van de overeengekomen opdrachtsom;
• Bij annulering binnen acht tot vier weken voor aanvang van de bijeenkomst is opdrachtgever gehouden tot betaling van 50% van de overeengekomen opdrachtsom.
• Bij annulering binnen vier weken tot twee weken voor aanvang van de bijeenkomst is opdrachtgever gehouden tot betaling van 75% van de overeengekomen opdrachtsom;
• Bij annulering vanaf twee weken tot en met de einddatum van de bijeenkomst is opdrachtgever gehouden tot betaling van 100% van de overeengekomen opdrachtsom.
7.3 Naast de onder punt 7.2 genoemde annuleringskosten komen ook alle gemaakte directe kosten (zoals drukwerk en portokosten, zaalhuur, loonkosten voor (tijdelijk) voor de opdracht ingehuurd personeel en/of andere niet meer te annuleren kosten van derden die aan VNG Connect worden doorberekend) voor rekening van de opdrachtgever.
7.4 In het geval een Opdrachtgever gemaakte afspraken m.b.t. de te organiseren bijeenkomst
ook na ingebrekestelling niet nakomt, heeft VNG Connect het recht een bijeenkomst te annuleren. In dat geval is Opdrachtgever de volledige Opdrachtsom verschuldigd. Niet gemaakte directe kosten (zie hierboven) kunnen hierop in mindering gebracht.
7.5 Deelnemers als bedoeld in artikel 1, lid d kunnen hun inschrijving tot 4 weken voor aanvang van de bijeenkomst kosteloos annuleren, daarna wordt het volledige bedrag in rekening gebracht (tenzij het hier een gratis bijeenkomst betreft, of anders overeengekomen met een Opdrachtgever).
7.6 Indien de opzet van de bijeenkomst dit toestaat kan de deelnemer in geval van een annulering als bedoeld in 7.5, een vervanger in zijn plaats aan de bijeenkomst deel laten nemen.
Artikel 8: Opschorting en ontbinding
8.1 VNG Connect heeft, indien de opdrachtgever tekort komt in enige betalingsverplichting jegens VNG Connect, of indien VNG Connect redelijkerwijs mag verwachten dat de opdrachtgever tekort zal schieten in de nakoming van enige betalingsverplichting jegens VNG Connect, het recht:
a. van de opdrachtgever voor alle lopende overeenkomsten voor externe kosten zekerheidstelling voor betaling te vorderen;
b. de verplichting uit de overeenkomst met de opdrachtgever - zowel die waarop de tekortkomingen in de betalingsverplichting betrekking heeft, als alle overeenkomsten tussen VNG Connect en de opdrachtgever - op te schorten en onverminderd het recht gelijktijdige zekerheidstelling voor de betaling te vorderen;
c. het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de betreffende overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden.
8.2 VNG Connect heeft voorts het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien VNG Connect na het sluiten van de overeenkomst duidelijk wordt dat tijdens, voor of na de bijeenkomst schade kan ontstaan voor VNG Connect in welke vorm dan ook, of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.
Artikel 9: Overmacht
Indien de organisatie van het evenement als gevolg van overmacht geen doorgang kan vinden is VNG Connect het recht voorbehouden onderstaande annuleringsregeling te hanteren.
9.1 Onder overmacht wordt verstaan: elke van de wil van VNG Connect onafhankelijke omstandigheid - ook al was deze ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst reeds te voorzien - die het nakomen van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert. Daaronder worden onder meer begrepen: oorlog, oorlogsgevaar, terroristische aanslagen, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand, natuurrampen, epi- en pandemieën, van overheidswege opgelegde maatregelen en andere ernstige storingen in de bedrijfsvoering van VNG Connect. Verder vallen hieronder de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door VNG Connect ter uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken.
9.2 In geval van verhindering van uitvoering van de overeenkomst als gevolg van overmacht, is VNG Connect gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.
9.3 Voor zover VNG Connect bij het intreden van overmacht reeds uitvoering heeft gegeven aan de opdracht, is VNG Connect gerechtigd tot het factureren van alle met die uitvoering verband houdende kosten van reeds geleverde c.q. te leveren onderdelen van de opdracht zoals betalingen aan derde partijen en de reeds gemaakte projecturen.
9.4 Het totaalbedrag van de te factureren kosten zal zoveel mogelijk worden verrekend met de -door opdrachtgever betaalde- aanbetaling (indien hiervan sprake is). Een eventueel restantbedrag van de aanbetaling zal worden gecrediteerd aan opdrachtgever.
9.5 Als bij een - om redenen van overmacht - door VNG Connect geannuleerd evenement
sprake is van een financiële eigen bijdrage van deelnemers, dan zal VNG Connect de reeds betaalde deelnemersgelden aan de inschrijvers restitueren.
9.3 Opdrachtgever zal zich in ieder geval niet op overmacht kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke spreker(s) niet verschijnt/verschijnen, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen of daarmee vergelijkbare omstandigheden.
Artikel 10: Aansprakelijkheid
10.1 VNG Connect zal zich naar beste vermogen inspannen om de opdrachtgever van dienst te zijn.
10.2 Bij uitvoering van de overeenkomst door VNG Connect ingehuurde derden is VNG Connect niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van enige (stroom)storing, het slecht functioneren van ter beschikking gestelde diensten, of het ongeschikt zijn of worden van bij de uitvoering van de opdracht gebruikte zalen of ruimten. VNG Connect (en eventueel de opdrachtgever) dient de derde die naar het oordeel van VNG Connect tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen aan te spreken en indien van toepassing in gebreke te stellen c.q. levering alsnog vorderen.
10.3 VNG Connect zal de hem toevertrouwde materialen zoals video-opnames, films, documenten en andere materialen met grote zorg behandelen. VNG Connect sluit echter iedere aansprakelijkheid voor beschadiging dan wel het verloren gaan van ter beschikking gestelde materialen, door welke oorzaak dan ook, uit, behoudens in geval van opzet of grove schuld. In gevallen waarin met kostbare of niet vervangbare zaken dient te worden gewerkt, is de opdrachtgever verplicht deze voor eigen rekening verzekerd te hebben en te houden.
10.4 De opdrachtgever zal VNG Connect volledig schadeloosstellen voor alle schade aan zaken en personen, die voor VNG Connect, het personeel van VNG Connect of zijn uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van de opdrachtgever, diens personeel of van andere personen ten behoeve van wie de opdrachtgever de overeenkomst met VNG Connect heeft afgesloten.
10.5 De opdrachtgever vrijwaart VNG Connect tegen aanspraken van derden ter zake van inbreuk op auteursrechten en/of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door VNG Connect ten behoeve van de opdrachtgever te verrichten diensten.
Artikel 11: Informatieverstrekking
De opdrachtgever is gehouden VNG Connect tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen welke redelijkerwijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.
Artikel 12: Technische apparatuur
VNG Connect is niet aansprakelijk voor technische mankementen of het niet deugdelijk functioneren van door VNG Connect gecontracteerde derden, die audiovisuele apparatuur, waaronder begrepen stands, verlichting, decoraties en decorstukken leveren.
Artikel 13: Vergunningen
Alle aan de bijeenkomst gerelateerde vergunningen dienen in overleg tussen VNG Connect en de opdrachtgever te worden aangevraagd. De opdrachtgever draagt de kosten voor de aanvraag en/of het behouden van de vergunningen.
Artikel 14: Vertrouwelijkheid
14.1 Beide partijen verplichten zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de opdrachtgever of diens relaties bij kennisname van die gegevens door derden, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.
14.2 Adressen die door VNG Connect en de opdrachtgever aan elkaar beschikbaar worden gesteld voor mailing en promotie zijn slechts beschikbaar voor uitvoering van de overeenkomst, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen. Deze adressen mogen ingevolge de Wet Bescherming Persoonsgegevens niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden of andere verwerkingen zoals in de wet genoemd. Indien van toepassing wordt een aparte verwerkersovereenkomst opgesteld.
Artikel 15: Geschillen
In geval van geschillen waarbij de algemene voorwaarden geen uitsluitsel geven kunnen partijen het geschil alleen voorleggen aan de bevoegde rechter in Den Haag.
Artikel 16: Toepasselijk recht
Op iedere overeenkomst tussen de opdrachtgever en VNG Connect is Nederlands recht van toepassing.
VNG Connect Den Haag, 12 mei 2020