Bijlage bij overeenkomst VNG – AKJ: Programma van eisen
Bijlage bij overeenkomst VNG – AKJ: Programma van eisen
De VNG heeft met haar achterban randvoorwaarden geformuleerd waar het AKJ en waar expliciet vermeld ook haar onderaannemer(s) aan dient/dienen te voldoen in het kader van de financiering door de VNG van het AKJ en via het AKJ, haar onderaannemers, voor de jaren 2015 en 2016. Het budget voor deze jaren bedraagt € 7.500.000,- per jaar.
Om ervoor te zorgen dat afspraken helder zijn voor beide partijen, verzoeken wij u dit programma van eisen in te vullen. Dit programma van eisen vormt de bijlage bij de op te stellen overeenkomst.
1. Inhoudelijke beschrijving van de doelstelling van vertrouwenswerk
In de Wet op de Jeugdzorg en de Jeugdwet is de functie vertrouwenspersoon vastgelegd. De rechten van het kind, die als uitgangspunt gelden in de Wet op de Jeugdzorg en straks Jeugdwet, staan daarbij in ons denken en handelen centraal.
Het AKJ is een onafhankelijke en laagdrempelige rechtspersoon die vertrouwenswerk levert. Het heeft betrokken en deskundige vertrouwenspersonen in dienst. Zij ondersteunen jeugdigen en ouders/verzorgers (waaronder ook pleegouders) individueel binnen de jeugdzorg bij gevoelens van onvrede of onmacht en bij vragen omtrent hun (rechts)positie. De cliënten kunnen hun eigen stem naar voren brengen.
Het AKJ heeft 4 kerntaken: informatie & advies, voorlichting, (klacht)ondersteuning en signalering. Bij alles is het AKJ een op samenwerking gerichte organisatie die toegankelijk is voor alle cliënten in de jeugdzorg, die de kwaliteit binnen de jeugdzorg mee helpt te verbeteren
De kerntaken van het vertrouwenswerk worden zodanig ingezet dat het oplossingsgericht van aard is waarbij de vertrouwenspersoon versterking biedt aan het verwerven en/of het behouden van de regie van de cliënt aangaande zijn/haar (rechts)positie.
2. Feitelijke beschrijving van de activiteiten van het AKJ, ook richting haar onderaannemer(s) voor de komende twee jaar om de doelstelling te realiseren
2015 en 2016: Resultaten op de gebieden:
1. Inhoud en kwaliteit dienstverlening cliënten:
• Uitvoeren van de kerntaken informatie & advies (I&A) en (klacht)ondersteuning, voorlichting en signalering
• Verwerken inhoudelijke inzichten in werkwijze opgedaan binnen vertrouwenswerk of door derden;
2. Continuïteit:
• Contract- en voortgangsgesprekken VNG houden (inclusief de achterban);
• (Regio)bijeenkomsten van cliënten, instellingen en gemeenten bezoeken en kennis delen;
3. Adequate inrichting, kwaliteit en doelmatigheid interne processen
• Het vertrouwenswerk continueren (jeugdzorg) en inrichten (jeugd-lvb en jeugd ggz ambulant niet-gedwongen zorg op basis van de inkoopgegevens van (regio)gemeenten ten behoeve van de kerntaken; hiertoe is een oproep aan gemeenten gedaan (verwachting begin aug 2014 middels handreiking vertrouwenswerk door VNG) om voor 1 november 2014 via xxxxxx@xxx.xx gegevens door te geven;
• Idem op basis van afspraken met zeer specialistische zorg die landelijk wordt ingekocht. Via de VNG krijgen we informatie en verwerken dit zoals hierboven genoemd;
• Naast info die al in 2014 wordt gegeven via diverse communicatiemiddelen, informeren we alle partijen op welke wijze inhoud wordt gegeven aan de ontwerpeisen van de VNG op bestuursniveau (middels brief), vervolgens geven van voorlichting bij nieuwe
wijkteams’ en nieuwe directie en medewerkers instellingen (waarvan de cliënten van die instellingen tot op heden niet een onafhankelijk vertrouwenspersoon hadden);
• Uitvoeren klantmetingen en kwaliteitsmetingen (interne en externe audits) en indien nodig verbeteringen doorvoeren
• Waar mogelijk verdere afspraken maken met Vertrouwenswerkorganisaties, zijnde niet onderaannemers van het AKJ ivm samenwerking met Stichting Patiëntvertrouwenspersoon (PVP) en Landelijke Stichting Familievertrouwenspersoon (LSFVP) in GGZ-sector;
4. Kennis delen en binden en boeien medewerkers
• Werven en inwerken nieuwe vertrouwenspersonen, dan wel overname van vertrouwenspersonen en invoeren in werkmethodieken en processen;
• Uitvoeren opleidingsplan medewerkers;
5. Inhoud en kwaliteit dienstverlening jeugdzorginstellingen
• Blijvend partijen stakeholders informeren en kennis delen door middel van rapportages (zie punt 5).
6. Invloed op kwaliteit en beleid jeugdhulp
• Landelijke wettelijke ontwikkelingen volgen en wetgever advies geven over rechtspositionele zaken geven;
• Meewerken aan onderzoek
• Inzichten delen met (regio)gemeenten en van advies dienen
• Ingaan op verzoeken van gemeenten voor verdere inrichting sociaal domein en (rechts)positionele zaken.
7. Innovaties
• Geconstateerde benodigdheden en/of verbeterpunten doorvoeren in volgende jaren
• (Nieuwe) samenwerkingsverbanden aanhalen of verdiepen;
• Waar nodig website en sociale media aanpassen ivm verbetering toegang, inhoud, etc.
3. Meent u dat samenwerking met een andere organisatie bijdraagt aan het realiseren van uw doelen, geef dan onderstaand aan met welke organisatie u meent samen te moeten werken, op welk moment en in welke mate dat bijdraagt aan het realiseren van uw doelen. (dus andere organisaties dan de organisaties die vertrouwenswerk Jeugdwet leveren)
Continu:
- Stichting Patiëntvertrouwenspersoon (PVP) en Landelijke Stichting Familievertrouwenspersoon (LSFVP), beide werkzaam in kader van wet BOPZ in GGZ sector: verdere samenwerking omtrent vak en overhead;
- Kinderombudsman (warme overdracht jeugdigen naar VP werk);
- Kindertelefoon: afstemmen van doorverwijzingen, linken aan elkaar zodat jeugdigen sneller de weg vinden (ivm ambulantisering);
- Pleegzorg-organisaties, niet zijnde pleegzorgaanbieders: voor doorverwijzen en kennisoverdracht;
- Kinderrechtencollectief (waaronder DCI): kennisoverdracht en doorverwijzen jeugdigen;
4. Missie en visie, specifiek voor de transformatie
Borging van een goede (rechts)positie, met onafhankelijk vertrouwenswerk als onderdeel, blijft -daar waar sprake is van drang en dwang en ingrijpen in de persoonlijke levenssfeer- noodzakelijk. Het voorkomt (verhoging van) weerstand bij cliënten en mogelijk juridische procedures.
De vertrouwenspersonen en -organisatie hebben in hun visie en werkwijze de door anderen voorgenomen transformatiezaken reeds verwerkt, te weten 1.‘cliënt centraal’, 2. ‘oplossingsgericht’ en 3. ‘laagdrempelig’, 4.‘cliënt in zijn/haar kracht zetten of kracht benutten’ en waar mogelijk 5. ‘(digitale) toegang en/of informatieverstrekking aan cliënten’ die 6. effectief en 7. efficiënt centraal is ingericht’ en waar nodig 8. ‘dichtbij is gesitueerd’. Er wordt uitgegaan van hetgeen de cliënt als punten van aandacht ziet en wenst te verwoorden of veranderd wil zien. Vanuit het vertrouwenswerk geven we deze visie en werkwijze mee in onze contacten en signalen: met name aan hen die primair zorg en/of toeleiders zijn naar zorg (Bureaus Jeugdzorg, wijkteams, Raad voor de Kinderbescherming). Zij geven de transformatie met andere stakeholders straks verder vorm, in relatie met overheden, cliënt(groeperingen) en andere instellingen uit sociaal domein.
Het is mede afhankelijk van de mate waarin de transformatie van de zorg slaagt en in hoeverre daarmee het beroep op en beschikbaarheid van vertrouwenswerk kan dalen. Het is namelijk aan de individuele cliënt om af te blijven wegen in hoeverre zij informatie, advies en (klachten)ondersteuning nodig acht. Dit is niet altijd afhankelijk van de geboden (hoeveelheid) zorg, maar van de context waarin die cliënt zich bevindt.
5. Wijze van verstrekken van beleidsinformatie, opgesplitst naar vraaggericht en aanbodgericht vertrouwenswerk
Door middel van instellingsrapportages en een algemeen jaarverslag wordt de volgende beleidsinformatie opgeleverd:
Cijfermatig op grond van registratie:
- Aantal cliënten (uitgesplitst naar leeftijd, geslacht, woon- en/of verblijfplaats, status (gezag of niet), instelling);
- Type en aantal vragen, klachten en problemen onderverdeeld naar deelcategorieën in combinatie met bovenbeschreven informatie per kerntaak I&A of (klacht)ondersteuning;
- Aantal opgeloste/afgeronde vragen, klachten en problemen en indien meer ondersteuning is geboden dan I&A, ook type actie (van gesprek met hulpverlener tot aan klachtencommissie etc)
- Aantal gegrond, ongegrond, deels gegrond indien de klachten behandeld zijn door externe klachtencommissie.
Bovenstaande rapportages worden per 2015 zodanig ingericht worden dat op landelijk-, regionaal- (indeling 42 regiogemeenten) en op gemeenteniveau terug te leiden is, met dien verstande dat als het gaat om jeugdigen, dat in ieder geval de verblijfplaats benoemd wordt. In sommige gevallen komt deze overeen met de woonplaats, in veel gevallen niet omdat deze jeugdigen in instellingen verblijven en niet altijd kunnen duiden waar ze gewoond hebben, de woonplaats van welke ouder ze moeten opgeven, of waar ze gaan wonen. Om privacy-redenen en de vertrouwelijkheid van deze functie (een jeugdige dient zonder dat anderen dat weten een vertrouwenspersoon te kunnen spreken), zal de vertrouwenspersoon niet bij professionals deze informatie over woonplaats opvragen. De (regio)gemeenten weten bij welke instellingen ze zorg hebben ingekocht. Zij kunnen desgewenst de jaarrapportage van vertrouwenswerk bij hen opvragen.
Signalen op basis van registratie en observatie
In de jaarrapportages worden signalen gegeven op basis van de cijfers, en ook op basis van de observaties van vertrouwenspersonen.
6. Inrichting communicatie naar burgers, gemeenten en zorgaanbieders
In de bijlage staan veel instrumenten waarmee stakeholders op de hoogte gesteld worden en/of uitnodigen ideeen te delen over 1. wat het werk inhoudt, 2. hoe de vertrouwenspersonen te bereiken zijn en/of wanneer ze langskomen, 3. hoe ze direct met vertrouwenspersonen kunnen communiceren, 4. hoe we als organisatie informatie delen, 5. op welke wijze we in direct contact ideeen, gegevens en andere zaken uitwisselen en 6. hoe we de resultaten van ons werk verspreiden en delen.
7. Waarborgen van kwaliteit van vertrouwenswerk
- Opleidingsniveau bij aanvang bij indiensttreding is minimaal HBO (juridisch en/of agogisch);
- Inwerk en –opleidingstraject intern (met vaste componenten: juridische bijscholing, gesprektechnieken, doelgroep specifieke informatie (denk aan LVB, gesloten jeugdzorg, GGZ, registratie en specifieke zaken zoals Meldcode huiselijke geweld en Kindermishandeling (huiselijke kring) en Protocol Kindermishandeling door professionals, );
- Structurele Intervisie en werkbegeleiding
- Verplichting toepassen 4-ogenprincipe bij inhoudelijke zaken
- Verklaring Omtrent Gedrag (3-jaarlijkse vernieuwing en ter toetsing aan Inspectie);
- Klachtenregeling en onafhankelijke klachtencommissie indien cliënten over gedraging medewerker vertrouwenswerk klaagt.
- ISO gecertificeerd (beleid, processen en procedures, werkwijzen en registraties beschreven en intern en extern middels audits getoetst)
- Klanttevredenheidsmetingen
Bijlage: communicatiemiddelen Vertrouwenswerk
- Website met veel informatie voor verschillende doelgroepen als ook contact- en chatbutton;
- E-nieuwsbrief aan instellingen, gemeenten, Inspectie, belangstellenden;
- Jaarverslag in uitgebreide en populaire versie met signalen en beleidsinformatie;
- Artikelen/interview in vaktijdschriften en/of specifieke bladen voor jeugdigen.
- (Digitale) folders per doelgroep: 1. deze zijn te downloaden via website vertrouwenswerk, via link op website van instellingen en straks ook gemeenten. 2. ze worden op papier uitgereikt aan de specifieke doelgroep, 3. in wachtkamers neergelegd en 4. en uitgereikt aan cliënten en professionals bij voorlichtingsbijeenkomsten;
- (digitale) Corporate Folder: de visie, kernwaarden, doelstelling en kerntaken alsmede de wijze van toegang tot vertrouwenswerk staan daarin benoemd. Deze dient voornamelijk voor bestuurders/medewerkers van instellingen en overheden ter informatie over wettelijk geborgd vertrouwenswerk;
- Poster die wordt opgehangen in BJZ’s, RvdK, ambulante instellingen waarop toegang naar vertrouwenswerk wordt geduid;
- Poster met gezicht van vertrouwenspersoon en informatie hoe/waar/wanneer deze vertrouwenspersoon is te bereiken en langskomt per leefgroep van een instelling;
- (digitale) Prentenboek jonge jeugd: aan de hand van tekeningen wordt aan kinderen en licht verstandelijke beperkten uitleg gegeven over de functie van vertrouwenspersoon
- (digitale) Voorlichtingsfilms voor kinderen en jongeren verteld door kinderen en jongeren: deze worden afhankelijk van de doelgroep bij eerste groepsbezoeken, komst in instelling, presentaties aan belanghebbenden en dergelijke getoond. Op de website kan de bezoeker ook de gewenste film aanklikken en bekijken
- Facebook (met link naar website voor toegang vertrouwenswerk);
- Twitter (verschijnt ook op website): standaardteksten om informatie te geven over functie, mogelijkheden tot contacten, inhoudelijk informatie over antwoorden op veel gestelde vragen en/of interessante wetenwaardigheden en beleidsinformatie over ontwikkelingen binnen de zorg en wet en regelgeving.
- Voorlichtingsbijeenkomsten op maat, zoals ook aan regiogemeenten, instellingen VNG bijeenkomsten, Subcommissie Jeugd ter voorbereiding en gedachtewisseling op de taak;
- Handreiking vertrouwenswerk (in voorbereiding door VNG) en straks via veel van de hierboven genoemde kanalen aan stakeholders gestuurd.