ADNAMICS BV
VERWERKERS-
OVEREENKOMST
ADNAMICS BV
Bestaande uit:
Deel 1. Data Pro Statement
Deel 2. Standaardclausules voor verwerkingen Bijlage 1. Lijst van persoonsgegevens
Versie 1.0 / 09-05-2018
DEEL 1: DATA PRO STATEMENT
Dit Data Pro Statement vormt samen met de Standaardclausules voor verwerkingen de verwerkersovereenkomst voor het product of de dienst van Adnamics BV (verder te noemen Adnamics) dat dit Data Pro Statement heeft opgesteld.
ALGEMENE INFORMATIE
1. Dit Data Pro Statement is opgesteld door Adnamics BV, gevestigd op De Trompet 1730, 1967 DB te Heemskerk. Voor vragen over dit Data Pro Statement of dataprotectie kan contact opgenomen worden met Xxxxxx Xxxxxxx, xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xx of 0251-203000.
2. Dit Data Pro Statement geldt vanaf 9 mei 2018. In dit Data Pro Statement omschreven beveiligingsmaatregelen passen wij regelmatig aan om ten aanzien van data protectie steeds voorbereid en actueel te blijven. Wij houden u op de hoogte van nieuwe versies via onze normale kanalen.
3. Dit Data Pro Statement is van toepassing op het product unTill horecasoftware van Adnamics, welke geproduceerd wordt door unTill Software Licensing BV.
4. UnTill is een on-premise kassa automatiseringsoplossing voor organisaties welke actief zijn in de horecabranche voor ondersteuning van de werkprocessen, communicatie, management informatie en verantwoording, inclusief koppelingen naar andere systemen op het gebied van financiën en dienstverlening in de horecabranche. Adnamics levert naast de unTill software ook de hardware waarop deze software wordt geïnstalleerd. Deze hardware is voorzien van het Microsoft Windows operating system. Daarnaast levert Adnamics overige hardware zoals routers en accespoints met als doel een dedicated het kassanetwerk te leveren. Adnamics maakt hierbij gebruik van de aanwezige infrastructuur welke beheerd of geleverd wordt.
5. UnTill is ontworpen en ingericht om op verschillende wijzen persoonsgegevens te kunnen verwerken, te weten gebruikersgegevens, persoonsgegevens van particuliere klanten en persoonsgegevens van werknemers van zakelijke klanten (‘shared accounts’). Zie voor een exacte lijst Bijlage 1.
6. Bij dit product is niet rekening gehouden met de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten mee te verwerken. Verwerken van deze gegevens met het hiervoor omschreven product door opdrachtgever is ter eigen beoordeling door opdrachtgever.
7. Adnamics gebruikt de Data Pro Standaardclausules voor eigen verwerkersovereenkomst welke te vinden zijn op xxx.xxxxxxxx.xx/xxx.
8. Adnamics verwerkt de persoonsgegevens van zijn opdrachtgevers binnen de EU/EER.
9. Adnamics BV maakt gebruik van de volgende sub-processors:
• unTill Software Licensing BV. Ten behoeve van foutopsporing en bug fixing kan Adnamics de database van unTill aan unTill Software Licensing BV beschikbaar stellen. Deze bestandsoverdracht gaat via een beveiligde en versleutelde verbinding (Stack). De subverwerker kan op haar beurt om diezelfde reden haar softwareontwikkelaars inschakelen. Deze ontwikkelaars zijn gesitueerd buiten de EU/EER, te weten de Russische Federatie. UnTill Software Licensing BV levert tevens een clouddienst genaamd Hosted WebManagement, welke data rechtsreeks uit de unTill kassa betrekt middels een specifieke gebruikersnaam en uniek wachtwoord. Deze data wordt opgeslagen op servers in Nederland. De (sub)verwerking van de betreffende gegevens zijn geregeld in een verwerkersovereenkomst tussen Adnamics BV en unTill Software Licensing BV.
• Kaseya. Adnamics gebruikt de Kaseya VSA applicatie om de kassa op afstand proactief te kunnen monitoren en de database van unTill te back-uppen naar een cloud server van Kaseya. De database wordt met een AES 256-bit encryptie end-to-end versleuteld alvorens deze op een Europese dataserver van Kaseya wordt geplaatst. Gegevens worden verwerkt binnen de EU. Zie ook xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx.
• Jitco BV. Jitco is verantwoordelijk voor het beheer van de lokale servers en werkstations en de beveiliging van het lokale netwerk van Adnamics BV. Tussen Adnamics BV en unTill Software Licensing BV is een verwerkersovereenkomst afgesloten.
• Teamviewer. Teamviewer is een tool welke gebruikt wordt door Adnamics om de kassa’s op afstand te kunnen beheren en controleren. Ook vindt via deze tool bestandsoverdracht plaats tussen de kassa en Adnamics voor support en troubleshooting doeleinden. Gegevens worden verwerkt binnen de EU. Zie voor een uitleg over de beveiligingsmaatregelen en privacy van Teamviewer xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xx/xxxxxxxx/ en xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xx/xxxxxxx-xxxxxx/.
• Zoined. Zoined is een cloud-based management informatie tool welke data rechtsreeks uit de unTill kassa betrekt middels een specifieke gebruikersnaam en uniek wachtwoord, welke wordt beheerd binnen unTill. Zoined slaat deze data op Europese servers van Amazon op. Zie verder xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.
• Dataprofit. Dataprofit is een cloud-based management informatie tool welke data rechtsreeks uit de unTill kassa betrekt middels een specifieke gebruikersnaam en uniek wachtwoord. Zoined slaat deze data op Europese servers van Amazon op. Zie verder xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.
• Stack. Stack is een online opslagdienst welke gebruikt wordt door Adnamics om onder andere de databases van unTill uit te wisselen met medewerkers van Adnamics of unTill Software Licensing BV ten behoeve van troubleshooting en support. Gegevens worden versleuteld met een AES 256- bit en de verbinding loopt altijd via https. Zie verder xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxx-xxx- security/privacy-policy/ en xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx/000-xx-xxxxxxx-xx- encryptie-stack/.
• Keeper Security. Keeper is een tool welke ten behoeve van klantsupport gebruikt wordt door Adnamics waar alle toegangsgegevens (zoals gebruikersnamen en wachtwoorden) in worden opgeslagen. Keeper is gebaseerd op zogenoemde zero knowledge architecture; alle versleuteling wordt lokaal gedaan middels AES 256-bit encryptie en interlokaal via Transit Layer Security (TLS). De data en de encryptiesleutels worden los van elkaar bewaard; data welke eventueel in handen komt van onbevoegden is waardeloos omdat de encryptiesleutels elders worden bewaard. De Keeper data wordt op Europese Servers van Amazon opgeslagen en Keeper is SOC 2 Type 2 gecertificeerd. Dit wordt jaarlijks ge-audit. Zie verder xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xx_XX/XXXX.xxxx
10. Na beëindiging van de overeenkomst met een opdrachtgever verwijdert Adnamics BV de persoonsgegevens die hij voor opdrachtgever verwerkt in principe binnen 3 maanden op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (‘render inaccessible’).
BEVEILIGINGSBELEID
11. Adnamics BV heeft de volgende beveiligingsmaatregelen genomen ter beveiliging van zijn product of dienst:
• Alle werknemers van Adnamics BV zijn verplicht strikte geheimhouding te betrachten omtrent alles wat bij de uitoefening van de functie ter kennis is gekomen in verband met zaken en belangen van Adnamics BV. Dit is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst en is opgenomen in het personeelshandboek van Adnamics.
• Persoonsgegevens worden niet geanonimiseerd.
• unTill is een on-premise oplossing. unTill wordt lokaal geïnstalleerd op het Microsoft Windows operating system. De Windows gebruiker wordt vanwege werkbaarheid automatisch ingelogd bij het opstarten van het operating system. De unTill software bestaat uit een frontoffice-deel (POS) en een backoffice-deel. Alle relevante data wordt opgeslagen in een onderliggende Firebird database. Toegang tot zowel de frontoffice, de backoffice als de database wordt geregeld via een gebruikersnaam/wachtwoord combinatie. De gebruikersnamen en wachtwoorden voor de frontoffice en de backoffice wordt opgeslagen in de Firebird database. Binnen unTill kunnen verschillende toegangsniveaus worden ingeregeld, waarmee toegang tot bepaalde onderdelen van het pakket kan worden ontzegd of toegekend, waaronder persoonsgegevens. Gebruikers kunnen eenvoudig de toegang worden ontzegd, mits men in het bezit is van de juiste rechten. De toegangsgegevens voor de Firebird database zijn alleen bekend bij Adnamics en haar subverwerker unTill Software Licensing BV. Gegevens in de database kunnen alleen gelezen worden met de toegangsgegevens.
• Adnamics levert de kassacomputers uit waarop de Windows Updates aanstaan en Windows Defender en Windows Firewall zijn geactiveerd.
• Klanten van Adnamics zijn zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van het eigen netwerk, zowel fysiek als softwarematig.
• Voor klanten met een service abonnement, of klanten die de dienst ‘Back-up online’ afnemen, zorgt Adnamics voor een dagelijkse back-up van de gegevens in de cloud via Kaseya, zodat in het geval van calamiteiten de beschikbaarheid van de toegang tot de persoonsgegevens tijdig hersteld kunnen worden.
Adnamics heeft haar eigen kantoornetwerk afdoende beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang van buitenaf middels een firewall, toegang tot het netwerk wordt alleen verkregen via Active Directory, remote acces door medewerkers van Adnamics geschied alleen via 2FA. Gasten Wifi is geregeld via een separaat VLAN in de DMZ. Back-ups van data op het netwerk worden dagelijks uitgevoerd, worden 21 dagen bewaard (+ een maandarchief) en versleuteld. Het back-upproces wordt actief bewaakt en er is een disaster recovery back-upplan.
DATALEKPROTOCOL
12. In geval er toch iets mis gaat, hanteert Adnamics BV het volgende datalekprotocol om ervoor te zorgen dat opdrachtgever op de hoogte is van incidenten.
Adnamics BV hoeft in haar rol als verwerker niet te bepalen of een inbreuk gemeld moet worden aan de AP en/of betrokkenen en hoeft ook de melding niet te doen. Adnamics zal wel:
• iedere inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te melden aan de verantwoordelijke;
• de verantwoordelijke te helpen zover zij dat kan bij het voldoen aan de op de verantwoordelijke rustende verplichtingen;
Er is sprake van een ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ (hierna: datalek) als er een inbreuk is
op de beveiliging die als gevolg heeft:
• vernietiging van persoonsgegevens (bijvoorbeeld door brand of wissen); of
• verlies van persoonsgegevens (bijvoorbeeld USB of laptop die kwijtraakt); of
• wijziging van persoonsgegevens (zonder dat dit de bedoeling was); of
• ongeoorloofde verstrekking van persoonsgegevens (bijvoorbeeld e-mail/bestanden verzonden aan verkeerde geadresseerde); of
• ongeoorloofde toegang tot doorgezonden/opgeslagen/anderszins verwerkte persoonsgegevens (bijvoorbeeld door een hacker of een niet-bevoegd personeelslid).
Het maakt daarbij niet uit of sprake is van een opzettelijk datalek (zoals een hacker die zich ongeoorloofd toegang verschaft tot persoonsgegevens) of dat er per ongeluk iets mis gaat (bijvoorbeeld door per ongeluk wissen van gegevens die niet gewist moesten worden).
Het maakt wel uit of sprake is van persoonsgegevens. Als er geen gevolgen zijn voor persoonsgegevens, is er geen datalek.
Adnamics bewaakt alleen haar ICT-systemen op datalekken, zij bewaakt niet de systemen van haar klanten. Indien er sprake is van een datalek binnen Adnamics BV, doorloopt Adnamics BV het volgende protocol:
1. Zodra Adnamics een datalek constateert of vermoed, zal het crisisteam worden opgeroepen. Dit team bestaat uit een vertegenwoordiger van de directie, de betrokken manager en de externe IT- specialist. Dit team zal maatregelen nemen om het lek te stoppen of de gevolgen te beperken en betrokken van de nodige informatie te voorzien.
2. Indien het lek nog gaande is, zullen alle mogelijke maatregelen worden getroffen om het lek te stoppen. Wanneer dit niet toereikend is zal hiervoor de hulp een specialist worden ingeroepen. Verder zullen maatregelen worden genomen om bewijsmateriaal te verzamelen en de data zelf veilig te stellen.
3. Vervolgens wordt het datalek onderzocht en gedocumenteerd op de volgende onderwerpen: type incident, beschrijving incident, eventuele (sub)verwerker, om hoeveel personen het gaat, omschrijving van de groep personen, wanneer het incident plaatsvond, aard van het incident, type persoonsgegevens, welke gevolgen dit heeft voor de betrokkenen, vervolgacties om herhaling te voorkomen, technische maatregelen die zijn getroffen en geografische impact. Daarnaast zal in deze fase worden geïnventariseerd welke klanten van Adnamics BV hierdoor zijn getroffen.
4. De klanten die zijn getroffen zullen door Adnamics BV zonder onredelijke vertraging via e-mail worden geïnformeerd over het datalek door contact op te nemen met de bij Adnamics BV geregistreerde hiervoor te benaderen contactpersoon (of indien dit niet specifiek bekend is, de algemeen geregistreerde contactpersoon). Op basis van deze informatie kan de klant beoordelen of het datalek gemeld moet worden bij de AP.
5. Tot slot zal het crisisteam alle noodzakelijke maatregelen treffen om een zelfde soort datalek in de toekomst te voorkomen.
DEEL 2: STANDAARDCLAUSULES VOOR VERWERKINGEN
versie: januari 2018
Vormt samen met het Data Pro Statement de verwerkersovereenkomst en is een bijlage bij de Overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen zoals toepasselijke algemene voorwaarden
ARTIKEL 1. DEFINITIES
Onderstaande begrippen hebben in deze Standaardclausules voor verwerkingen, in het Data Pro Statement en in de Overeenkomst de volgende betekenis:
1.1 Autoriteit Persoonsgegevens (AP): toezichthoudende autoriteit, zoals omschreven in artikel 4, sub 21 Avg.
1.2 Avg: de Algemene verordening gegevensbescherming.
1.3 Data Processor: partij die als ICT-leverancier in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst als verwerker Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van diens Opdrachtgever.
1.4 Data Pro Statement: statement van Data Processor waarin hij onder andere informatie geeft met betrekking tot het beoogd gebruik van zijn product of dienst, getroffen beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, datalekken, certificeringen en omgang met rechten van Data subjects.
1.5 Data subject (betrokkene): een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
1.6 Opdrachtgever: partij in wiens opdracht Data Processor persoonsgegevens verwerkt. De
Opdrachtgever kan zowel verwerkingsverantwoordelijke (“controller”) zijn als een andere verwerker.
1.7 Overeenkomst: de tussen Opdrachtgever en Data Processor geldende overeenkomst, op basis waarvan de ICT-leverancier diensten en/of producten levert aan Opdrachtgever, waarvan de verwerkersovereenkomst onderdeel vormt.
1.8 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals omschreven in artikel 4, sub 1 Avg, die Data Processor in het kader van de uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst verwerkt.
1.9 Verwerkersovereenkomst: deze Standaardclausules voor verwerkingen, die tezamen met het Data Pro Statement (of vergelijkbare informatie) van Data Processor de verwerkersovereenkomst vormen als bedoeld in artikel 28, lid 3 Avg.
ARTIKEL 2. ALGEMEEN
Deze Standaardclausules voor verwerkingen zijn van toepassing op alle verwerkingen van Persoonsgegevens die Data Processor doet in het kader van de levering van zijn producten en diensten en op alle Overeenkomsten en aanbiedingen. De toepasselijkheid van verwerkersovereenkomsten van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.1 Het Data Pro Statement, en met name de daarin opgenomen beveiligingsmaatregelen, kan van tijd tot tijd door Data Processor worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Data Processor zal Opdrachtgever van significante aanpassingen op de hoogte stellen. Indien Opdrachtgever in redelijkheid niet akkoord kan gaan met de aanpassingen, is Opdrachtgever gerechtigd binnen 30
dagen na kennisgeving van de aanpassingen de verwerkersovereenkomst schriftelijk gemotiveerd op te zeggen.
2.2 Data Processor verwerkt de Persoonsgegevens namens en in opdracht van Opdrachtgever overeenkomstig de met Data Processor overeengekomen schriftelijke instructies van Opdrachtgever.
2.3 Opdrachtgever, dan wel diens klant, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg, heeft de zeggenschap over de verwerking van de Persoonsgegevens en heeft het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens vastgesteld.
2.4 Data Processor is verwerker in de zin van de Avg en heeft daarom geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens en neemt derhalve geen beslissingen over onder meer het gebruik van de Persoonsgegevens.
2.5 Data Processor geeft uitvoering aan de Avg zoals neergelegd in deze Standaardclausules voor verwerkingen, het Data Pro Statement en de Overeenkomst. Het is aan Opdrachtgever om op basis van deze informatie te beoordelen of Data Processor afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de Avg voldoet en de bescherming van de rechten van Data subjects voldoende zijn gewaarborgd.
2.6 Opdrachtgever staat er tegenover Data Processor voor in dat hij conform de Avg handelt, dat hij zijn systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligt en dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde.
2.7 Een aan Opdrachtgever door de AP opgelegde bestuurlijke boete kan niet worden verhaald op Data Processor, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de bedrijfsleiding van Data Processor.
ARTIKEL 3. BEVEILIGING
3.1 Data Processor treft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals omschreven in zijn Data Pro Statement. Bij het treffen van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft Data Processor rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en de context van de verwerkingen, de doeleinden en het beoogd gebruik van zijn producten en diensten, de verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Data subjects die hij gezien het beoogd gebruik van zijn producten en diensten mocht verwachten.
3.2 Tenzij expliciet anders vermeld in het Data Pro Statement is het product of de dienst van Data Processor niet ingericht op de verwerking van bijzondere categorieën van Persoonsgegevens of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten.
3.3 Data Processor streeft ernaar dat de door hem te treffen beveiligingsmaatregelen passend zijn voor het door Data Processor beoogde gebruik van het product of de dienst.
3.4 De omschreven beveiligingsmaatregelen bieden, naar het oordeel van de Opdrachtgever, rekening houdend met de in artikel 3.1 genoemde factoren een op het risico van de verwerking van de door hem gebruikte of verstrekte Persoonsgegevens afgestemd beveiligingsniveau.
3.5 Data Processor kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregelen indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden. Data Processor zal belangrijke wijzigingen vastleggen, bijvoorbeeld in een aangepast Data Pro Statement, en zal Opdrachtgever waar relevant van die wijzigingen op de hoogte stellen.
3.6 Opdrachtgever kan Data Processor verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. Data Processor is niet verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen. Data Processor kan de kosten verband houdende met de op verzoek van Opdrachtgever doorgevoerde wijzigingen in rekening brengen bij Opdrachtgever. Pas nadat de door Opdrachtgever gewenste gewijzigde beveiligingsmaatregelen schriftelijk zijn overeengekomen en ondertekend door Partijen, heeft Data Processor de verplichting deze beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk te implementeren.
ARTIKEL 4. XXXXXXXXX IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS
4.1 Data Processor staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn. Indien Data Processor een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 Avg) ontdekt, zal hij Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging informeren. In het Data Pro Statement (onder datalekprotocol) is vastgelegd op welke wijze Data Processor Opdrachtgever informeert over inbreuken in verband met Persoonsgegevens.
4.2 Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever, of diens klant) om te beoordelen of de inbreuk in verband met Persoonsgegevens waarover Data Processor heeft geïnformeerd gemeld moet worden aan de AP of Data subject. Het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens, die op grond van artikel 33 en 34 Avg moeten worden gemeld aan de AP en/of Data subjects, blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever of diens klant). Data Processor is niet verplicht tot het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de AP en/of de Betrokkene.
4.3 Data Processor zal, indien nodig, nadere informatie verstrekken over de inbreuk in verband met Persoonsgegevens en zal zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke informatievoorziening aan Opdrachtgever ten behoeve van een melding als bedoeld in artikel 33 en 34 Avg.
4.4 Data Processor kan de redelijke kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij Opdrachtgever tegen zijn dan geldende tarieven.
ARTIKEL 5. GEHEIMHOUDING
5.1 Data Processor waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid Persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben.
5.2 Data Processor is gerechtigd de Persoonsgegevens te verstrekken aan derden, indien en voor zover verstrekking noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift of op basis van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.
5.3 Alle door Data Processor aan Opdrachtgever verstrekte toegangs- en/of identificatiecodes, certificaten, informatie omtrent toegangs- en/of wachtwoordenbeleid en alle door Data Processor aan Opdrachtgever verstrekte informatie die invulling geeft aan de in het Data Pro Statement opgenomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn vertrouwelijk en zullen door
Opdrachtgever als zodanig worden behandeld en slechts aan geautoriseerde medewerkers van Opdrachtgever kenbaar worden gemaakt. Opdrachtgever ziet erop toe dat zijn medewerkers de verplichtingen uit dit artikel naleven.
ARTIKEL 6. LOOPTIJD EN BEËINDIGING
6.1 Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst en iedere daaruit voortkomende nieuwe of nadere overeenkomst, treedt in werking op het moment van totstandkoming van de Overeenkomst en wordt gesloten voor onbepaalde tijd.
6.2 Deze verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst of enige nieuwe of nadere overeenkomst tussen partijen.
6.3 Data Processor zal, in geval van einde van de verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnde en van Opdrachtgever ontvangen Persoonsgegevens binnen de in het Data Pro Statement opgenomen termijn verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessable), of, indien overeengekomen, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen Opdrachtgever.
6.4 Data Processor kan eventuele kosten die hij maakt in het kader van het in artikel 6.3 gestelde in rekening brengen bij Opdrachtgever. Hierover kunnen nadere afspraken worden neergelegd in het Data Pro Statement.
6.5 Het bepaalde in artikel 6.3 geldt niet indien een wettelijke regeling het geheel of gedeeltelijk verwijderen of terugbezorgen van de Persoonsgegevens door Data Processor belet. In een dergelijk geval zal Data Processor de Persoonsgegevens enkel blijven verwerken voor zover noodzakelijk uit hoofde van zijn wettelijke verplichtingen. Het bepaalde in artikel 6.3 geldt eveneens niet indien Data Processor verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg is ten aanzien van de Persoonsgegevens.
ARTIKEL 7. RECHTEN DATA SUBJECTS, DATA PROTECTION IMPACT ASSESSMENT (DPIA) EN AUDITRECHTEN
7.1 Data Processor zal, waar mogelijk, zijn medewerking verlenen aan redelijke verzoeken van Opdrachtgever die verband houden met bij Opdrachtgever door Data subjects ingeroepen rechten van Data subjects. Indien Data Processor direct door een Data subject wordt benaderd, zal hij deze waar mogelijk doorverwijzen naar Opdrachtgever.
7.2 Indien Opdrachtgever daartoe verplicht is, zal Data Processor na een daartoe redelijk gegeven verzoek zijn medewerking verlenen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een daarop volgende voorafgaande raadpleging zoals bedoeld in artikel 35 en 36 Avg.
7.3 Data Processor kan de naleving van zijn verplichtingen op grond van de verwerkersovereenkomst aantonen door middel van een geldig Data Pro Certificaat of daaraan ten minste gelijkwaardig certificaat of auditrapport (Third Party Memorandum) van een onafhankelijke, deskundige.
7.4 Data Processor zal daarnaast op verzoek van Opdrachtgever alle verdere informatie ter beschikking stellen die in redelijkheid nodig is om nakoming van de in deze verwerkersovereenkomst gemaakte afspraken aan te tonen. Indien Opdrachtgever desondanks aanleiding heeft aan te nemen dat de verwerking van Persoonsgegevens niet conform de verwerkersovereenkomst plaatsvindt, dan kan hij maximaal éénmaal per jaar door een onafhankelijke, gecertificeerde, externe deskundige die
aantoonbaar ervaring heeft met het soort verwerkingen dat op basis van de Overeenkomst wordt uitgevoerd, op kosten van de Opdrachtgever hiernaar een audit laten uitvoeren. De audit zal beperkt zijn tot het controleren van de naleving van de afspraken met betrekking tot verwerking van de Persoonsgegevens zoals neergelegd in deze Verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van hetgeen hij aantreft en zal alleen datgene rapporteren aan Opdrachtgever dat een tekortkoming oplevert in de nakoming van verplichtingen die Data Processor heeft op grond van deze verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een afschrift van zijn rapport aan Data Processor verstrekken. Data Processor kan een audit of instructie van de deskundige weigeren indien deze naar zijn mening in strijd is met de Avg of andere wetgeving of een ontoelaatbare inbreuk vormt op de door hem getroffen beveiligingsmaatregelen.
7.5 Partijen zullen zo snel mogelijk in overleg treden over de uitkomsten in het rapport. Partijen zullen de voorgestelde verbetermaatregelen die in het rapport zijn neergelegd opvolgen voor zover dat van hen in redelijkheid kan worden verwacht. Data Processor zal de voorgestelde verbetermaatregelen doorvoeren voor zover deze naar zijn oordeel passend zijn rekening houdend met de
verwerkingsrisico’s verbonden aan zijn product of dienst, de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de markt waarin hij opereert, en het beoogd gebruik van het product of de dienst.
7.6 Data Processor heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in rekening te brengen bij Opdrachtgever.
ARTIKEL 8. SUBVERWERKERS
8.1 Data Processor heeft in het Data Pro Statement vermeldt of, en zo ja welke derde partijen (subverwerkers) Data Processor inschakelt bij de verwerking van de Persoonsgegevens.
8.2 Opdrachtgever geeft toestemming aan Data Processor om andere subverwerkers in te schakelen ter uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst.
8.3 Data Processor zal Opdrachtgever informeren over een wijziging in de door de Data Processor ingeschakelde derde partijen bijvoorbeeld middels een aangepast Data Pro Statement. Opdrachtgever heeft het recht bezwaar te maken tegen voornoemde wijziging door Data Processor. Data Processor draagt ervoor zorg dat de door hem ingeschakelde derde partijen zich aan eenzelfde beveiligingsniveau committeren ten aanzien van de bescherming van de Persoonsgegevens als het beveiligingsniveau waaraan Data Processor jegens Opdrachtgever is gebonden op grond van het Data Pro Statement.
ARTIKEL 9. OVERIG
Deze Standaardclausules voor verwerkingen vormen tezamen met het Data Pro Statement een integraal onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst, waaronder begrepen de van toepassing zijnde algemene voorwaarden en/of beperkingen van aansprakelijkheid, zijn derhalve ook van toepassing op de verwerkersovereenkomst.
BIJLAGE 1: LIJST VAN PERSOONSGEGEVENS
Gebruikersgegevens
• Gebruikersnaam
• Gebruikersnummer
• Voornaam
• Achternaam
• Linkshandig / rechtshandig
• Code tagreader
• Bediendenummer (voor EFT transacties)
• BO wachtwoord
• POS wachtwoord
• Wachtwoord voor handheld
• TPAPI-wachtwoord
• Smartcard UID
• Vingerafdrukken
• Adres
• Land
• Telefoon
• Verjaardag
• Verzekering
• Waiter ID voor tapkoppeling
Klantgegevens
• Naam klant
• Klantnummer
• Verjaardag
• Kaartnummer
• Smartcard UID
• Land
• Postcode
• Plaats
• Adres
• Info
• Telefoon
• Telefoon 2
• Webpagina
• Factuurmailadressen
• Faxnummer
• Code
• BTWnummer
• Behorend bij Shared Account
• Bestedingslimiet
• Rekening (openstaand bedrag)
• Afbeelding (foto)
• Geldstortingen (bedrag, datum, betaalwijze)
Shared accounts
• Naam
• Nummer
• Info
• Adres
• Factuur emailadres(sen)
• Limiet
• Rekening (openstaand bedrag)
• Gelinked in personen