Digitaal beheren van contracten

Digitaal beheren van contracten

Afspraken met medewerkers, leveranciers en klanten worden veelal vastgelegd in contracten. Wij bieden uw organisatie de mogelijkheid om deze contracten digitaal en centraal te beheren. Hierdoor ontstaat transparantie in uw contractmanagement, grip op (af)lopende contracten en inzicht in de kosten en verplichtingen binnen deze contracten. U heeft er geen omkijken meer naar.

Information creates.

Strategische inkoop

Tactische inkoop

Operationele inkoop

Evaluatie en beheren

(Onderhande- len) en contracteren

EU aanbeste- dingen

Marktonder- zoek kwalificeren en selecteren

Detailanalyse en specificatie behoefte

Vendor management

Plannen, budgetteren en monitoren

Doelstellingen bepalen

Inkoopbeleid opstellen

Xxxxxx, visie en wijze van inkoop vaststellen

Het optimaal volgen en bewa- ken van de volledige levens- cyclus van uw contracten

Opstellen en autoriseren bestelaan- vragen Plaatsen en monitoren opdrachten Ontvangst goederen en diensten
Logistieke afhandeling
Factuur- afhandeling

Wat is contractmanagement?

Binnen elke organisatie worden met interne en externe partijen, contracten afgesloten. Soms blijft het bij één contract, vaak zijn het mantelcontracten met daaronder specifieke deelcontracten. Dit kan al snel leiden tot onduidelijke contractsituaties.

Contractmanagement van BCT is dé oplos- sing om grip te houden op alle (af)lopende contracten. Door het professionaliseren van uw contractmanagement krijgt u ook direct zicht op financiële afspraken, de garantie- termijnen en voorwaarden die binnen het contract zijn vastgelegd. Natuurlijk weet u ook precies wat de looptijd en opzegtermijn is van een specifiek contract.

Ongeacht het type contract biedt onze op- lossing de flexibiliteit om al uw contrac- ten centraal te beheren. Denk hierbij aan

arbeidscontracten, in- en verkoopcontracten, huurcontracten, leverancierscontracten,

Service Level Agreements (SLA’s), etc.

Contractmanagement vindt plaats op zowel strategisch, tactisch en operationeel inkoop- niveau.

Operationeel Contractmanagement

Op operationeel niveau worden contracten

2

veelal geraadpleegd om bestellingen te doen gebaseerd op afspraken uit contracten (bijv. exclusiviteit, prijs- en kortingsafspraken en afname afspraken). Wanneer een bestelling plaatsvindt op basis van een contract is het dan ook van zelfsprekend dat de bestelling terug te vinden is bij het contract. Zelfs de status van de bestelling is hierin terug te zien. Hierdoor ontstaat er transparantie in de contracten en bestellingen administratie.

Hetzelfde geldt ook op operationeel niveau voor facturen en contracten. U wilt direct actuele financiële informatie binnen uw contracten raadplegen, waaronder de reeds gefactureerde waarde van het contract

en de resterende waarde. Dit helpt u met budgetteren en het bewaken van de begrote inkomsten en uitgaven.

Tactisch Contractmanagement

Belangrijk op tactisch niveau is het beheer van de lopende contracten, het tijdig opzeg- gen of verlengen en het centraal vastleggen van nieuwe contracten. Het proces van selecteren en contracteren noemen we sour- cing en is gebonden aan (Europese) wet- en regelgeving.

Strategisch Contractmanagement

Op dit niveau is van belang dat gemonitord kan worden wat de actuele stand van zaken

is met betrekking tot de lopende contracten en de bijbehorende (openstaande) financiële verplichtingen.

Deze informatie is immers essentieel voor het plannen en budgetteren binnen uw orga- nisatie. Ook is het interessant om uw interne en externe leveranciers te beoordelen, zeker leveranciers die bedrijfskritische producten en/of diensten leveren. Door de inzet van leveranciersbeoordelingen wordt de selectie van toekomstige leveranciers vergemak- kelijkt (er is immers kennis m.b.t. eerdere

ervaringen vastgelegd) en houdt u zicht op slecht presterende leveranciers en daarmee de risico’s voor uw organisatie.

Door het vastleggen van de financiële verplichtingen bij contracten creëert u een perfecte inzage in uw vaste, variabele of deels variabele kosten die wegen op uw budget. In combinatie met een oplossing voor factuurverwerking en bestellen, creëert u een optimaal inzicht in uw actuele budgetten.

Sourcing

Sourcing is het specificeren, selecteren en contracteren waarbij opgedane ervaringen en kennis u helpen de randvoorwaarde voor een nieuwe aanbesteding of offertetraject te bepalen.

Onze oplossing helpt u bij het rechtmatig doorlopen van dit proces en de keuze van de

juiste (Europese) aanbestedingsvorm.

Bovendien kunt u uw eigen strategische doel- stellingen hierin opnemen.

Het resultaat van een selectietraject mondt uit in het contracteren van een (nieuwe) relatie.

Leveranciersmanagement

Weet u hoeveel leveranciers uw organisatie heeft? Voor welke diensten - en productgroe- pen? Of hoe uw leveranciers presteren?

Het inzichtelijk maken van uw leveranciers is een logische vervolgstap na het digitaliseren van uw contracten. Door te bepalen welke leveranciers van strategische waarde zijn, kunnen gerichte leveranciersbeoordelingen uitgevoerd worden om de prestaties van deze leveranciers periodiek te meten. Dit voor- komt risico’s bij de levering en de kwaliteit van de producten en diensten.

Grip op (af)lopende contracten

Aflopende contracten worden tijdig gesigna- leerd aan de betrokken beheerder. Hierdoor wordt uw organisatie niet geconfronteerd met onvoorziene kosten door het niet tijdig opzeggen of verlengen van een contract.

Ook kan de beheerder momenten plannen

U vindt elk contract in een oogwenk terug. U kunt vanaf elke werkplek contracten raadplegen en (mits geautoriseerd) bewerken.

3

Risicovermindering

• Pro-actieve bewaking van mijlpalen en contractduur.

• Leveranciersbeoordeling en

-management.

• Geen zoekgeraakte contracten meer (centrale opslag).

Kostenbesparing

• Contracten worden tijdig opgezegd en verlengt om onverwachte kosten te vermijden.

• Enkelvoudige registratie, meervoudig gebruik.

• Juiste informatie op de juiste plaats.

• Tijdsbesparingen bij factuurverwer- king gebaseerd op contracten.

waarop hij/zij geattendeerd wil worden op het contract. Bijvoorbeeld om een leveranciers- beoordeling uit te voeren of een afspraak te plannen.

Inzicht in de kosten en verplichtingen Door verschillende processen met elkaar te integreren ontstaat er een rijkdom aan

financiële informatie, grotendeels geconcen- treerd rondom het contract. Denk hierbij aan (openstaande) bestellingen en inkomende en uitgaande facturen die invloed hebben op de financiële waarde die het contract vertegen- woordigd. Naast het kunnen monitoren van deze gegevens kunnen er ook efficiency sla- gen gemaakt worden in de hele waardeketen van processen die op elkaar aansluiten. Denk dan aan het bestellen vanuit een contract

en het betalen op basis van het contract en bestelling.

BCT, handelsnaam van BCT BV Xxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxx, Xxx Xxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx T x00 (0)00 000 00 00, F x00 (0)00 000 00 00, E xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx, I xxx.xxxxxxxxxxx.xxx

Servicedesk: T x00 (0)00 000 00 00, F x00 (0)00 000 00 00, E xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx Information creates.