LEVERINGEN
BIJZONDER BESTEK
VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR
LEVERINGEN
MET ALS VOORWERP
“ICT - HUUR EN ONDERHOUD VAN MULTIFUNCIONALS & PRINTERS”
OPENBARE PROCEDURE
Opdrachtgevend bestuur
az Vesalius
Ontwerper
Aankoopdienst AZ Vesalius Xxxxxxxxxx 00,0000 Xxxxxxxx
Inhoudsopgave
I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 5
I.1 BESCHRIJVING XXX XX XXXXXXXX 0
I.2 IDENTITEIT VAN DE AANBESTEDER 5
I.3 WIJZE VAN GUNNEN 5
I.4 VERLOOP VAN DE PROCEDURE 5
I.5 PRIJSVASTSTELLING 6
I.6 UITSLUITINGSGRONDEN EN KWALITATIEVE SELECTIE 7
I.7 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE 8
I.7.1 Taal 8
I.7.2 Stellen/beantwoorden vragen (artikel 83 van het K.B. van 15/07/2011) en indienen van bezwaren 8
I.7.3 Vorm 8
I.7.4 Ondertekening offerte 9
I.7.5 Bewijs van het mandaat van de ondertekenaar 9
I.7.6 Bij de offerte te voegen documenten 9
I.8 INDIENEN VAN DE OFFERTE 9
I.9 OPENING VAN DE OFFERTES 11
I.10 VERBINTENISTERMIJN 12
I.11 GUNNINGSCRITERIA 12
I.12 VARIANTEN 13
I.13 OPTIES 13
I.14 KEUZE VAN OFFERTE 13
I.15 NIET-EXCLUSIVITEITSCLAUSULE 13
II. CONTRACTUELE BEPALINGEN 14
II.1 LEIDEND AMBTENAAR 14
II.2 ONDERAANNEMERS 15
II.3 VERZEKERINGEN 15
II.4 BORGTOCHT 15
II.5 PRIJSHERZIENINGEN 15
II.6 LOOPTIJD EN LEVERINGSTERMIJN 16
II.7 BETALINGSTERMIJN 16
II.8 WAARBORGTERMIJN 17
II.9 VOORLOPIGE OPLEVERING 17
II.10 DEFINITIEVE OPLEVERING 17
II.11 FUTURE PROOF 17
II.12 MIDDELEN VAN OPTREDEN & SLA 18
II.13 ILLEGAAL VERBLJIVENDE ONDERDANEN 19
II.14 HUISHOUDELIJK REGLEMENT 19
III. TECHNISCHE BEPALINGEN 20
III.1 ALGEMENE TECHNISCHE BEPALINGEN 20
III.2 SERVICE LEVEL AGREEMENT 23
III.2.1 Minimale eisen 23
III.2.2 Opleiding 24
III.3 MILIEUNORM 24
III.3.1 Milieunorm 24
III.3.2 Prijsbepaling 26
III.4 TYPE TOESTELLEN 27
III.4.1 Multifunctional Printer Type 1 ( VH: 20 stuks) – Perceel 1 27
III.4.2 Multifunctional Printer Type 2 ( VH: 50 stuks) – Perceel 2 27
III.4.3 Multifunctional Printer Type 3 ( VH: 50 stuks) – Perceel 3 27
III.4.4 Afdruk beheerssoftware 28
BIJLAGE A: BANKVERKLARING 32
BIJLAGE B: INVENTARIS 33
Ontwerper
Naam: Aankoop / Economaat
Adres: Xxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxxx E-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Contactpersoon:
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, assistent aankoop Telefoon: 012/39 69 65
Voor inlichtingen m.b.t. de technische bepalingen
Naam: De xxxx Xxxxx Xxxxxx Functie: aankoop Directeur ICT Adres: Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx
Telefoon: 012/39 66 40
E-mail: xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Toepasselijke reglementering
1. Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en latere wijzigingen.
2. Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk.
6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.
Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen
Artikel 52 en 62 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013
- Verbrekingen
- Klachten en verzoeken
Motivatie: verdere specificering van artikel 52
- II.11.6. Verbrekingen
Motivatie: aanvulling van art. 62 van de 5 opgesomde gevallen voor verbreking door de opdrachtgever met een 6de punt zoals voorzien in de wet van 31/01/2009 in het kader van continuïteit van de ondernemingen.
I. Administratieve bepalingen
Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld.
De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 17 juni 2016 en het koninklijk besluit van 18 april 2017 en latere wijzigingen.
Deze administratieve bepalingen moeten strikt in acht genomen worden, teneinde te vermijden dat uw inschrijving, wegens een louter administratieve fout, als nietig moet worden beschouwd.
I.1 Beschrijving van de opdracht
Voorwerp van deze leveringen: ICT - Huur en onderhoud van multifuncionals & printers.
Leveringsplaats: az Vesalius, Xxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxxx De opdracht is opgedeeld in volgende percelen:
Perceel 1 “Multifunctional Type 1”
Een opdracht voor de levering via huur, installatie, opleiding en all-in onderhoudscontract van een varia van nieuwe multifunctional printers type 1 en software voor het beheer van het machinepark
Perceel 2 “Multifunctionals Type 2”
Een opdracht voor de levering via huur, installatie, opleiding en all-in onderhoudscontract van een varia van nieuwe multifunctionele printers type 2 en software voor het beheer van het machinepark
Perceel 3 “Printers Type 3”
Een opdracht voor de levering via huur, installatie, opleiding en all-in onderhoudscontract van een varia van nieuwe printers type 3 en software voor het beheer van het machinepark
I.2 Identiteit van de aanbesteder
azVesalius Aankoopdienst Xxxxxxxxxx 00
0000 XxxxxxxxXxxxx van gunnen
De opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure.
I.3 Verloop van de procedure
azVesalius tracht een zo volledig en correct mogelijk bestek en bijlagen op te stellen dat de opdracht zo correct mogelijk omschrijft.
De inschrijver bevestigt door zijn deelname uitdrukkelijk dat hij over alle nuttige en noodzakelijke informatie beschikt om de offerte in te dienen in antwoord op dit bestek.
De inschrijver dient zo snel mogelijk, proactief en te goeder trouw eventuele fouten, onduidelijkheden en tegenstrijdigheden in het bestek aan az Vesalius te signaleren alvorens hij zijn offerte indient.
Opmerkingen op het bestek kunnen schriftelijk meegedeeld worden tot 10 dagen na publicatie van het dossier aan xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
Wijzigingen of verdere toelichting zal az Vesalius met respect voor de openbaarheid en het gelijkheidsbeginsel communiceren.
Az Vesalius zal het antwoord op de vragen van de inschrijvers schriftelijk beantwoorden aan alle inschrijvers indien de gestelde vraag belangrijk is voor het verdere verloop van de procedure. Het antwoord zal gegeven worden in anonimiteit t.o.v. de vragensteller.
Vragen dienen gesteld te worden aan mailadres xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx uiterlijk 10 dagen na publicatie van het dossier.
Az Vesalius zal deze vragen beantwoorden tegen uiterlijk 10 dagen voor de indieningsdatum van de offertes. Het staat az Xxxxxxxx vrij al dan niet op alle vragen te antwoorden.
I.4 Prijsvaststelling
De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst.
De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden.
De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de aanbestedende overheid nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De leverancier kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden.
De prijzen worden opgegeven in EURO, eventueel afgerond tot twee cijfers na de komma. Alle voorgestelde prijzen dienen dusdanig te worden berekend dat hiervoor om welke reden ook, geen enkel prijssupplement kan worden bedongen.
Op het inschrijvingsformulier zijn de vermelde prijzen ‘all-in’ en moeten ze minimaal het volgende omvatten:
- De levering, plaatsing en inwerkingstelling van de toestellen met inbegrip van alle eventuele
bijkomende kosten verbonden aan de levering. De leveringen op de diverse plaatsen gebeuren na contact en afspraak met de aangeduide contactpersoon.
- Terugname van de verpakkingen
- Configuratie van elk toestel zoals gevraagd bij de toewijs
- Recupel, Fost-plus, Bebat, enz.
- Ophaling van de toestellen aan het einde van het contract, op een vooraf afgesproken tijdstip
- Nederlandstalige opleiding per type toestel bij indienststelling aan de verantwoordelijke.
- De kosten van de bij te leveren documentatie (Nederlandstalig indien beschikbaar)
- Alle onderhouds-en herstellingskosten met inbegrip van de levering van vervangstukken (zowel
- bij preventief als correctief onderhoud), de uurlonen en de verplaatsingskosten.
- De toelevering van alle nodige producten & consumables / disposables zoals toners, fusers, afvaltonerreservoirs en excl. nietjes en papier.
- Terugname van wisselstukken, incl. verpakking
- Installatie van de nodige drivers en upgrade van de softwareversies
- Software licenties (bv Postscript en OCR)
De aanrekening dient:
- Voor perceel 1 en 2 is het toegestaan om de aanrekening op basis van een clickprijs betreffende het aantal afdrukken te doen.
- Voor perceel 3 door de aanbieder te gebeuren op basis van het aantal verbruikte toners en niet op basis van een clickprijs betreffende het aantal afdrukken.
I.5 Uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectie
Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken:
Juridische situatie van de inschrijver (uitsluitingsgronden)
De ondernemer legt het door hem ingevulde Uniform Europees Aanbestedingsdocument voor, dat bestaat uit een bijgewerkte eigen verklaring en dat door de aanbestedende overheid als voorlopig bewijs wordt aanvaard ter vervanging van door overheidsinstanties of derden afgegeven documenten of certificaten die bevestigen dat de betrokken ondernemer aan alle hierna vermelde voorwaarden voldoet :
1° hij bevindt zich niet in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016;
2° hij voldoet aan de toepasselijke selectiecriteria als vastgesteld overeenkomstig artikel 71 van de wet van 17 juni 2016.
Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (selectiecriteria)
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij voldoet aan de onderstaande selectiecriteria:
Nr. | Selectiecriteria | Minimumvereisten |
1 | Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 11 van het KB van 18 april 2017. | Het bewijs van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met vermelding van het bedrag |
Deze selectiecriteria gelden voor alle percelen.
Technische en beroepsbekwaamheid van de inschrijver (selectiecriteria)
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij voldoet aan de onderstaande selectiecriteria: Richtlijnen bij het invullen van het UEA :
- Ga naar de website xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx/xxxxxx?xxxxxxx en kies uw taal.
- Op de vraag 'Wie bent u' antwoordt u 'Ik ben een ondernemer'.
- Op de vraag 'Wat wilt u doen' antwoordt u 'Een antwoord aanmaken'.
- Selecteer uw land en klik op 'Volgende'.
- Doorloop het formulier en antwoord op de vragen in de onderdelen 'Procedure' en 'Uitsluiting'.
- In het onderdeel 'Selectie' mag u 'Nee' antwoorden op de vraag 'Wilt u de selectiecriteria van A tot en met D gebruiken?' In dit geval, een algemene aanwijzing voor alle selectiecriteria wordt u gevraagd.
- Geef aan of je voldoet aan de voorgeschreven selectiecriteria.
- Zodra het volledige formulier ingevuld is, klikt u op 'Overzicht' onderaan de pagina. Het door u
ingevulde UEA wordt weergegeven en kan worden gedownload in PDF formaat om vervolgens bij uw offerte te voegen.
Een lijst van de voornaamste leveringen die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties met contactpersoon waarvoor zij bestemd waren.
Minimumeisen perceel 1 en 2:
- 3 tevredenheidsattesten van klanten van multifunctionals gedurende de afgelopen 3 jaar
- Service next business day
- Eigen service organisatie in BeNeLux
Minimumeisen perceel 3:
- 3 tevredenheidsattesten van klanten gedurende de afgelopen 3 jaar met een printerpark van minimum 100 printers om te bewijzen dat de inschrijver ons printerpark op een professionele manier kan managen en onderhouden.
- Service: next business day
Nr. | Selectiecriteria | Minimumvereisten |
1 | Milieunorm | De aangeboden toestellen voldoen aan de meeste recente Energy Star norm of gelijkwaardig. Het desbetreffende attest wordt toegevoegd aan de offerte. |
Deze selectiecriteria gelden voor alle percelen.
I.6 Vorm en inhoud van de offerte
I.6.1 Taal
De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands.
Ook bijlagen en documenten die tijdens het verdere verloop van de procedure of uitvoering worden verstrekt aan de aanbestedende overheid, dienen in het Nederlands te worden opgesteld.
I.6.2 Stellen/beantwoorden vragen (artikel 83 van het K.B. van 15/07/2011) en indienen van bezwaren
Vragen en bezwaren betreffende de inhoud van het bestek kunnen voorgelegd worden per e-mail aan
xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx .
Deze kunnen worden ingediend tot uiterlijk 10 dagen na publicatie van het dossier.
De inschrijver zal tijdig de vragen stellen die hij nodig acht om het bestek correct te interpreteren en een volledige offerte te kunnen opmaken. Indien onvolkomenheden of onduidelijkheden worden vastgesteld in het bestek, kunnen deze op dezelfde manier kenbaar gemaakt worden. Enkel vragen die ons tijdig bereiken kunnen op deze manier behandeld worden. Het staat de opdrachtgever echter vrij bepaalde vragen niet te beantwoorden wanneer hij deze niet relevant acht. De inschrijver zal tevens geen informatie krijgen welke het gelijkheidsbeginsel van de eventuele inschrijvers kan schenden.
De opdrachtgever zal een overzichtsdocument opstellen van alle binnengekomen vragen (zonder vermelding van de gegevens van de vraagsteller) met bijhorende antwoorden en dit document vervolgens toevoegen aan het publicatiebericht van de opdracht ten laatste 10 kalenderdagen voor datum indienen van de offertes.
I.6.3. Vorm
De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek
behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.
Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend.
Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht.
Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.
Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro.
Wijziging van de vermoedelijke hoeveelheden
De aanbestedende overheid geeft de inschrijvers niet het recht om in hun offerte de fouten met betrekking tot de vermoedelijke hoeveelheden te verbeteren.
Belangrijke opmerking
Het AZ Vesalius tracht een zo volledig en correct mogelijk opdrachtdocument en bijlagen op te stellen dat de opdracht zo correct mogelijk omschrijft. De inschrijver bevestigt door zijn deelname uitdrukkelijk dat hij over alle nuttige en noodzakelijke informatie beschikt om de offerte in te dienen in antwoord op dit bestek.
De inschrijver dient zo snel mogelijk, proactief en te goeder trouw eventuele fouten, onduidelijkheden en tegenstrijdigheden in de opdrachtdocumenten uiterlijk 10 dagen na publicatie van het bestek schriftelijk aan de dienst Xxxxxxx (e-mail adres zie paragraaf "ontwerper") van het AZ Vesalius te signaleren
I.6.3 Ondertekening offerte
Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend.
Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.
I.6.4 Bewijs van het mandaat van de ondertekenaar
Die persoon die de offerte ondertekend, moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers voor wie wordt gehandeld. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Een verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad volstaat eveneens.
I.6.5 Bij de offerte te voegen documenten
1. Een behoorlijk ingevuld en ondertekend offerteformulier (bijlage A)
2. Een behoorlijk ingevuld en ondertekend inventarisformulier (bijlage B)
3. Afschrift waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaar blijkt
4. Technische specificaties en fotomateriaal betreffende de aangeboden goederenIndienen van de offerte.
I.6.6 Offerte ingediend via elektronische middelen
De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-Tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 14 §7 van de wet van 17 juni 2016.
Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen.
Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd.
De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen op 19 augustus 2019 om 11.00 uur.
Meer informatie kan u vinden op volgende website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-procurement helpdesk op het nummer: x00 (0)0 000 00 00.
Offerte die niet elektronisch wordt ingediend
De offerte opgesteld op papier wordt, samen met een digitaal exemplaar (Word, Excel en PDF) van de offerte (op cd of usb-stick), in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: het besteknummer (2019-010) of het opdrachtvoorwerp. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven.
Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk "OFFERTE " en het besteknummer (2019-010) wordt vermeld.
Dit geheel wordt geadresseerd aan:
az Vesalius
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxx
De drager overhandigt de offerte aan xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx of deponeert ze in de daartoe bestemde offertebus op het bovenstaande adres.
Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart.
Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden.
De aanbestedende overheid heeft gekozen om niet uitsluitend gebruik te maken van de elektronische communicatiemiddelen (E-Tendering) en de overgangsbepaling voorzien in artikel 129 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 toe te passen.
Door het indienen van een offerte aanvaarden de inschrijvers onvoorwaardelijk de inhoud van het bestek en de bijhorende opdrachtdocumenten en de invulling van de plaatsingsprocedure zoals deze in het bestek beschreven is en aanvaarden zij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn.
Indien een inschrijver in dat verband een bezwaar heeft, dient hij dat schriftelijk en per aangetekende post binnen tien kalenderdagen na ontvangst van het bestek, bekend te maken aan de aanbestedende overheid met omschrijving van de reden. Als de inschrijver in de opdrachtdocumenten fouten of leemten ontdekt die van dien aard zijn dat ze de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, meldt hij dit onmiddellijk en schriftelijk aan de aanbestedende overheid ten laatste tien dagen na publicatie van het dossier.
Op basis van de bepalingen van art. 35 van de wet van 15 juni 2006 behoudt az Vesalius zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen of de procedure te herbeginnen, desnoods op een andere wijze.
I.7 Opening van de offertes
De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting.
Plaats: AZ Vesalius - Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx, Dienst Aankoop / Economaat, verdieping: -1 Datum: 19 augustus 2019 om 11.00 uur
I.8 Verbintenistermijn
De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 180 kalenderdagen, te rekenen vanaf de limietdatum voor ontvangst van de offertes.
I.9 Gunningscriteria
Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Deze gunningscriteria gelden voor alle percelen :
Nr. | Beschrijving | Gewicht |
1 | Prijs | 35 |
Hierbij wordt de total cost of ownership over de totale contractduur vergeleken tussen de inschrijvers Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs | ||
2 | Technische specificaties en gebruiksvriendelijkheid | 40 |
De technische specificaties van de aangeboden toestellen zullen afgetoetst worden aan het bestek. De gebruiksvriendelijkheid van de toestellen en software kunnen op deze wijze ook beoordeeld worden. | ||
3 | Service Level Agreement/Support | 20 |
De inschrijver omschrijft in zijn offerte het interventieproces. Het criterium support / service zal beoordeeld worden aan de hand van o.a. volgende items: 1) Gedetailleerd SLA – plan met beschrijving van de service organisatie met het aantal techniekers (incl. vermelding van alle betrokken onderaannemers) 2) Uitwerking van een flow voor technische interventies 3) Uitwerking van een logistieke flow (wisselstukken, tonerlevering e.a. toebehoren, …) 4) Advies betreffende de optimalisatie van ons printerpark op basis van verbruiken 5) Traceren van de volledige cyclus per toestel (serienummer) – van bestelling tot end of life 6) Single point of contact 7) Online ter beschikking stellen van de laatste drivers in functie van de systeemconfiguratie | ||
4 | Milieuvriendelijkheid | 5 |
De inschrijver omschrijft in zijn offerte de gehanteerde milieunormen. | ||
Totaal gewicht gunningscriteria: | 100 | |
Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. Varianten
I.10 Vrije varianten worden niet toegelaten.
Er zijn geen vereiste of toegestane varianten voorzien.
I.11 Opties
Er zijn geen vereiste of toegestane opties voorzien. Vrije opties worden niet toegelaten.
I.12 Keuze van offerte
De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige offerte, vastgesteld rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen.
De aanbestedende overheid verbetert de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is. Hiervoor kan de aanbestedende overheid aan de inschrijver vragen om binnen de door haar bepaalde termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen, teneinde de werkelijke bedoeling na te gaan.
Opdracht opgedeeld in percelen
De aanbestedende overheid heeft het recht om slechts enkele percelen te gunnen en eventueel te besluiten om de andere percelen op te nemen in één of meer nieuwe opdrachten die desnoods op een andere wijze zullen geplaatst worden.
De inschrijver mag een offerte indienen voor alle percelen.
De inschrijver kan zijn offerte aanvullen met verbeteringsvoorstellen die hij per perceel toestaat in geval van samenvoeging van bepaalde percelen waarvoor een offerte wordt ingediend.
I.13 Niet-exclusiviteitsclausule
Deze opdracht verleent de inschrijver geen exclusiviteit betreffende het uitvoeren van opdrachten zoals omschreven in dit bestek.
II. Contractuele bepalingen
Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht.
Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van toepassing.
II.1 Leidend ambtenaar
Xxxx Xxxxxx algemeen directeur
vertegenwoordigd door
haar vaste vertegenwoordiger Xxxx Xxxxxxxxxxx
De leiding over en het toezicht op de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door de leidend ambtenaar:
Naam: Xxxxx Xxxxxx Functie: Directeur ICT
Adres: Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx Telefoon: 012/39.66.40
E-mail: xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
II.2 Onderaannemers
De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver.
De opdrachtnemer mag allen de voorgedragen onderaannemers in zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.
De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan onderaannemers toevertrouwt.
De onderaannemers moeten Nederlandstalig zijn.
De aanbestedende overheid acht zich door geen enkele contractuele band verbonden met die onderaannemers.
Deze onderaannemers mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 67 van de wet van 17 juni 2016, tenzij in het geval waarbij de betreffende aannemer, leverancier of dienstverlener, overeenkomstig artikel 70 van de wet, ten aanzien van de aanbesteder aantoont toereikende maatregelen te hebben genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen.
II.3 Verzekeringen
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.
Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.
Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest voor, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid.
Beide partijen bevestigen dat er een gepaste verzekering is afgesloten om de schade aan goederen, gebouwen of personen te vergoeden door toedoen van het gebruik van de geleverde producten of diensten. De aanbestedende overheid is uitsluitend verantwoordelijk voor de schade waarvan de opdrachtnemer aantoont dat die is veroorzaakt door opzet van het ziekenhuis of haar personeel.
II.4 Borgtocht
Op deze opdracht is geen borgtocht van toepassing.
II.5 Prijsherzieningen
Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing.
II.6 Looptijd en leveringstermijn
De opdracht heeft een looptijd van 48 maanden en neemt een aanvang op 01/01/2020 en zal, zonder voorafgaande opzeg door één der partijen, eindigen op 31/12/2024.
Alle toestellen (op enkele uitzonderingen na) moeten gebruiksklaar zijn op 31/12/2019, tenzij anders bepaald in de technische bepalingen.
Perceel 1 en 2 “Multifunctionals kopiers”:
Totale looptijd van deze opdracht: 48 maanden
De aanbestedende overheid specifieert geen leveringstermijn voor de multifunctionals. Bijgevolg moet de leverancier zelf een leveringstermijn voorstellen in zijn offerte (in kalenderdagen). Toestellen worden steeds ter plaatse op de dienst, die door de aanbestedende overheid zal opgegeven worden, geleverd en geïnstalleerd.
Alle disposables zoals toners en waste-toners dienen op initiatief van de inschrijver geleverd te worden. Zo dient er van elke type toner en waste-toner ten alle tijden minstens 1 reserve aanwezig te zijn. Na vervanging van het voorlaatste exemplaar wordt er een nieuwe toner geleverd binnen de 2 werkdagen.
Perceel 3 “Printers”
Totale looptijd van deze opdracht: 48 maanden
De leveringstermijn omvat de periode tussen het plaatsen van de bestelling en de effectieve installatie op de daartoe aangegeven plaats. Elke levering met installatie dient te gebeuren binnen de 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de verzending van de bestelbrief. Dit zijn maximale leveringstermijnen; de inschrijver kan een kortere, bindende leveringstermijn opgeven. De inschrijver die geen kortere leveringstermijn vooropstelt, wordt geacht de door de opdrachtgever opgegeven termijn te aanvaarden; die termijn mag in geen geval overschreden worden.
Interventies en onderhoud worden uitgevoerd op de desbetreffende dienst. De technicus die de interventies en onderhoud uitvoeren moet Nederlandstalige zijn.
II.7 Betalingstermijn
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld.
De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 60 kalenderdagen einde maand vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering.
De factuur moet worden opgesteld en gezonden aan: AZ Vesalius
Economaat
Xxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxx
Alle goederen en diensten dienen geleverd en gefactureerd te worden aan de netto prijzen vermeld op de bestelbon.
Op alle facturen of creditnota’s dient onderstaande informatie te worden vermeld: Bestelbonnummer CA-4……..
Datum en plaats
Gedetailleerde beschrijving Hoeveelheid
Eenheidsprijs Totaalprijs
De facturatie/creditering gebeurt elektronisch in een PDF formaat volgens de richtlijnen van de opdrachtgever.
az Vesalius wijst elke verantwoordelijkheid af voor het niet respecteren van de betalingstermijn indien de leverancier de bovengenoemde voorwaarden niet in acht neemt.
II.8 Waarborgtermijn
De waarborgtermijn voor deze leveringen bedraagt 24 kalendermaanden.
De waarborgtermijn begint vanaf de dag van de voorlopige oplevering op de leveringsplaats.
Vereisten m.b.t. de waarborg(termijn)
Tijdens de waarborgtermijn is het principe van een omnium-onderhoudscontract van toepassing (alle mogelijke interventies, onderhoudsbeurten, wisselstukken, software updates en upgrades, ... vallen ten laste van de leverancier). (nakijken ?)
II.9 Voorlopige oplevering
Bij het verstrijken van de verificatietermijn, wordt naargelang het geval een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.
II.10 Definitieve oplevering
De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn. Ze gebeurt stilzwijgend wanneer de levering gedurende die termijn geen aanleiding tot klachten heeft gegeven. Wanneer de levering tijdens de waarborgtermijn aanleiding heeft gegeven tot klachten, wordt binnen vijftien dagen voorafgaand aan het verstrijken van die termijn een proces-verbaal van definitieve oplevering of van weigering van definitieve oplevering opgesteld.
II.11 Future Proof
De inschrijver zal na gunning een proactief beleid voeren om het printerpark up to date te houden. Gammawijzigingen zullen tijdig (tenminste 30d vòòr aankondiging end-of-sale) worden gecommuniceerd aan het
ziekenhuis. De aangeboden alternatieven zullen steeds voldoen aan de opgelegde specificaties en na voorlopige acceptatie worden voorzien in demo modellen ter formele acceptatie. Pas na formele acceptatie worden de aangeboden producten opgenomen in het gamma. Uitzonderingen kunnen slechts worden toegestaan na uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van de opdrachtgever.
Tijdens de voornoemde contractduur kunnen scan, kopieer- en/of printerbehoeften van de aanbestedende overheid evolueren zowel op het vlak van volume als op het vlak van specifieke toepassingen. De inschrijver garandeert contractueel dat de aanbestedende overheid de initieel gekozen machines te allen tijde kan laten aanpassen naar machines die op het moment aansluiten met de geëvolueerde behoeften van de aanbestedende overheid.
Bovendien zal er door de inschrijver, zonder uitdrukkelijke vraag van de aanbestedende overheid, nieuwe versies van software/firmware (steeds in overleg) worden geïnstalleerd.
II.12 Middelen van optreden & SLA
Indien de inschrijver de overeenkomst niet uitvoert binnen de gestelde uitvoeringstermijn of niet overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden, is er aanleiding tot het toepassen, volgens het geval, van de boeten voor gebrekkige en/of laattijdige uitvoering en/of maatregelen van ambtswege zoals bepaald in art. 44 t/m 50 juncto art. 124 van K.B. van 14.01.2013.
Boetes voor laattijdige interventie/herstelling/onderhoud
In geval van onbruikbaarheid (bij elk mogelijk defect of onaanvaardbare print / kopie kwaliteit) van het toestel of bij onvoldoende configuratie kunnen, na oproeping tot interventie, onderstaande boetes worden aangerekend. De kwaliteit van de kopieën/prints/scans dient gedurende de ganse duur van het contract onberispelijk te zijn.
Bovendien dienen de machines voldoende te functioneren. Indien er op één bepaalde maand meer dan 3 interventies nodig zijn voor één bepaald toestel met eenzelfde probleem, moet de inschrijver dit probleem kunnen oplossen binnen de 3 werkdagen. Zoniet kan de opdrachtgever kosteloos de vervanging van het toestel vragen.
Indien voor een bepaald toestel meer dan zes interventies per jaar noodzakelijk waren voor het goede gebruik, dan kan de aanbestedende overheid de dienstverlener verplichten om het toestel te vervangen door een nieuw toestel. Hiervoor kunnen op geen enkele manier kosten voor worden aangerekend. In het geval van steeds dezelfde weerkerende problemen (= 3 maal hetzelfde probleem op één en hetzelfde toestel) wordt verwacht dat de inschrijver een root cause bepaalt en niet uitsluitend een workaround voorziet (bv herstarten van het toestel). Deze root cause dient binnen een aanvaardbare termijn bepaald te worden.
Verwachte SLA: Maximale interventietijd: Na oproep (per telefoon, mail of online tool) van de eindgebruiker over elke mogelijke storing/schade/defect aan het toestel wordt verwacht dat de inschrijver ten laatste de volgende werkdag een technieker ter plaatse stuurt om een interventie te laten plaatsvinden en het toestel terug 100% werkende te krijgen. Indien deze tijd wordt overschreden, dan heeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid om een schadevergoeding te eisen van € 50 per werkdag dat het toestel niet voor 100% werkt volgens de bepalingen en dit na de tweede werkdag na oproep.
In praktijk betekent dit: Ingebeld = werkdag 1, time to solve=werkdag 2, aanvang boeteclausule op werkdag 3 en dit gerekend per volledige werkdag die daarop volgt zolang het ingebeld probleem/defect/storing niet opgelost is.
Xxxxxx beschouwd als werkuren: Alle werkdagen van 8u tot en met 17u.
Xxxxxx beschouwd als werkdagen: Alle weekdagen van maandag tot en met vrijdag (wettelijke feestdagen uitgezonderd).
De voorgaande termijnen gaan in vanaf de telefonische of elektronische melding voor zover hij geschiedt tussen 8u en 17u. Voor meldingen van technische interventies na 17u zal de opgelegde hersteltijd de volgende werkdag om 8.00u beginnen.
De inschrijver aanvaardt hierbij dat de opdrachtgever elk kwartaal boetes kan uitschrijven die verzameld zijn over de ganse duur van het contract. De hierboven vermelde werken geven geen recht op betaling. Zij zijn inbegrepen in het contract.
Tekortkomingen inzake facturatie/rapportering dienen hersteld te worden binnen een termijn van 10 werkdagen vanaf de schriftelijke mededeling hiervan.
II.13 Illegaal verbljivende onderdanen
Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende instantie een bevel in andere zin zou geven. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld:
- ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming;
- ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt.
De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan:
1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt;
2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken;
3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.
II.14 Huishoudelijk reglement
Indien de opdracht een (semi)permanente aanwezigheid van externe personen in het a.z. Vesalius met zich meebrengt, dienen deze personen op de hoogte zijn van de bestaande regels en dienen zij de (gedeeltelijke) introductiedag te volgen. Alle meerkosten die hieraan verboden zijn worden door de opdrachtnemer gedragen Het BTW-nummer (BE 0242.469.910) van het a.z. Vesalius moet vermeld worden op de factuur. Zo niet kan deze niet betaald worden.
III. Technische bepalingen
III.1 Algemene technische bepalingen
Onder installatie dient te worden verstaan het volledig operationeel maken van de toestellen, waardoor deze door de gebruiker onmiddellijk kunnen worden gebruikt. Hierin is begrepen: de fysieke plaatsing, afstelling en alle andere handelingen (o.a. software-installatie en dergelijke) die nodig zijn om de toestellen in bedrijf te stellen volgens de in dit bestek opgegeven voorwaarden.
Voor het volledige printerpark verwachten wij:
- Maximale ondersteuning van universele stuurprogramma’s voor volledige functionaliteit
- Uniformiteit in gebruikersinterface en schermen
- Minimale verscheidenheid in gamma (bij voorkeur slechts 1 vendor per perceel)
- Beschikbaarheid en duidelijke beschrijving van de beschikbare management tools voor proactieve opvolging (status, gebruik, supplies), rapportering en configuratie
- Maximale geïntegreerde compatibiliteit met het aangeboden follow-me printing systeem
- Maximale uitwisselbaarheid van consumables
Tellerstanden
Van alle geleverde toestellen dienen volgende items te allen tijde softwarematig uitgelezen te kunnen worden:
- Tellerstand afdrukken gemaakt in Z/W
- Tellerstand afdrukken gemaakt in kleur
- Tellerstand in gescande beelden
- Indien van toepassing: opgesplitst per formaat A3/A4
- Status toners
Tellerstanden enkelzijdig of dubbelzijdig gedrukt is een meerwaarde
Beheersoftware
De leverancier stelt aan de opdrachtgever de noodzakelijke beheersoftware ter beschikking. De opdrachtgever zal deze software zelf installeren en onderhouden op eigen virtuele servers op voorwaarde dat de leverancier de opdrachtgever tijdig de nodige instructies / opleiding en updates bezorgt.
Volgende vereisten dienen minimaal voorzien te worden (beide percelen):
- centraal beheer van de voorgestelde toestellen
- uitgebreide logging- en rapporteringsfunctionaliteit, met grafische mogelijkheden, tot op gebruikersniveau
- de software moet geïnstalleerd worden in een redundante serveropstelling
- software moet elk afzonderlijk geïnstalleerd en onderhouden worden in de omgeving van het ziekenhuis
- servers zijn onderhevig aan de windows update strategie van de opdrachtgever
Volgende vereisten dienen minimaal voorzien te worden voor de multifunctionals van perceel 1 en 2 en de all-in- one printers van perceel 3:
- toegangsbeheer via authenticatie methoden
- centraal instellen van beleidsregels voor gebruikers (beperkingen qua kleuren afdrukken, hoeveelheid, toepassingen, …)
- centraal instellen van scanning workflows naar e-mailadressen, netwerkdirectories en shares en deze kunnen koppelen aan Active Directory/LDAP groepen of applicatiegroepen
Rapportering
Volgende rapportering dient minimaal voorzien te worden:
- Op kwartaalbasis een overzicht van alle openstaande en afgehandelde defecten / tussenkomsten gesorteerd op toestel/datum met daarbij per interventie minimaal volgende gegevens:
o Tijdstip van opening incident
o Tijdstip van afsluiting incident
o Tijdstip van eerste technieker ter plaatse
o Aantal bezoeken van een technieker
o Reden van defect
o Oplossing
o Serienummer van het toestel
- Op kwartaalbasis een overzicht van alle openstaande en afgehandelde leveringen en installaties
- Op kwartaalbasis een overzicht van de bestelling en levering van alle toebehoren (nietjes, toners, ...)
Onderhoud en bedrijfsklaar houden van het materiaal
De leverancier verbindt er zich toe om volgende werken uit te voeren:
- Onderhoud
- Herstellen van defecten
- Herstellen van schade
- Technisch op punt stellen
- Leveren van wisselstukken
- Leveren van verbruiksproducten (exclusief nietjes en papier)
- Installeren van noodzakelijke firmware
De leverancier verbindt er zicht toe dat een technicus zich binnen de regels van de SLA ter plaatse zal bevinden om de nodige herstellingen uit te voeren. Onder geen bedwing kan de leverancier/technieker de afspraak tot herstelling uitstellen tot na de afgesproken en vooropgestelde afspraken die aangeduid zijn in de SLA (NBD). De hierboven vermelde werken geven geen recht op betaling. Zij zijn inbegrepen in het contract.
De technicus die de installaties, interventies en onderhoud uitvoeren moet Nederlandstalig zijn.
De dienst welke verantwoordelijk is voor het onderhoud en herstellingen, moet tijdens de werkuren via 1 e-mail adres, 1 telefoonnummer en/of via éénzelfde webportaal voor alle toestellen steeds bereikbaar zijn. Deze info dient te worden opgegeven bij de inschrijving. Vanaf de installatie tot beëindiging moet éénzelfde dienst aanspreekbaar zijn in het geval van defecten, nabestellingen, In het webportaal dient duidelijk weergegeven te worden welke
probleemmelding er door een gebruiker gedaan werd en wat de oplossing van het probleem is. Tevens moet de gebruiker via E-mail op de hoogte gebracht worden van het openen en afsluiten van zijn melding. Hierin moeten ook de oorspronkelijke probleemmelding en de oplossing vermeld staan.
Upgrades
De leverancier zal een omschrijving indienen van hoe het verloop van upgrades zal gebeuren over het complete kopiepark. Deze upgrades dienen te gebeuren via een centraal aangestuurd beheerssysteem en dienen aldus in een zeer beperkte tijdspanne (1 nacht) automatisch te worden doorgevoerd. Dit beheerssysteem kan/mag worden geïnstalleerd op een ter beschikking gestelde virtuele machine.
Beveiliging
De aanbieder garandeert dat op regelmatige basis de nodige veiligheidsupddates (software en/of firmware) zullen worden geïnstalleerd via een centraal aangestuurd beheerssysteem. De aanbieder garandeert dat data in de local storage van de multifunctional voldoende afgeschermd is tegen onbevoegde toegang.
De aanbieder garandeert dat data in de local storage van het toestel niet langer bewaard wordt dan nodig en dat deze volledig zal gewist worden na afloop van de gebruiksperiode (dus bij uitgebruikname).
Escalatie bij incidenten
De betrokken technische diensten van de opdrachtgever moeten rechtstreeks kunnen overleggen met de technische diensten van de inschrijver in geval van escalatie van een technisch issue (zowel hard- als software). Er zal een
bindende escalatie matrix worden opgemaakt in samenspraak in overleg tussen inschrijver en aanbestedende overheid.
De nodige correctieve maatregelen dienen binnen een aanvaardbare termijn te worden voorgesteld door de inschrijver
Onderstaande bepalingen zijn van toepassing op alle voorgestelde toestellen van de offerte:
De inschrijver voegt bij zijn offerte de technische fiches van de voorgestelde toestellen toe.
De technische bepalingen zijn minimale vereisten en niet absoluut; afwijkingen dienen een meerwaarde te geven voor het geheel.
Verder moeten de voorgestelde toestellen verplicht voldoen aan onderstaande eisen:
- Alle voorgestelde toestellen zijn nieuwe toestellen, d.w.z. de aanbestedende overheid is de eerste gebruiker van de toestellen. De toestellen zijn geproduceerd volgens de meest recente technologieën. De inschrijver garandeert dat de toestellen perfect zullen werken gedurende de ganse looptijd van het contract.
- Alle voorgestelde toestellen zijn digitale toestellen, uitgerust met een scan-, kopie- en printfunctie, excl. perceel 3 enkel print functie.
- De toestellen zijn conform alle wettelijke bepalingen in zake milieu, onderhoud, veiligheid,...
- De toestellen zijn uitgerust met een automatische energie spaarstand.
- De toestellen zijn geen tafelmodellen (enkel van toepassing voor type 1), maar zijn stand-alone op het eigen frame of een onderzetkast.
- De technische bepalingen van de toestellen geven het aantal kopieën op jaarbasis. De inschrijver garandeert dat de kopieën gedurende de ganse looptijd van het contract dezelfde kwaliteit hebben, ongeacht piekmomenten. Bijgevolg moet de kwaliteit van de toestellen goed zijn gedurende de ganse looptijd van het contract.
- Elk toestel heeft op de voorzijde van het toestel een duidelijke sticker met het telefoonnummer van de helpdesk en het serienummer van het toestel.
- Alle toestellen moeten voldoen aan de milieukeur van Energy Star.
- De aanbestedende overheid eist een duidelijke rapportering per trimester en per toestel waarbij onderstaande gegevens moeten voorkomen:
• het aantal prints zwart/wit (met begintellerstand, eind tellerstand en aantal prints)
• het aantal prints kleur (met begintellerstand, eind tellerstand en aantal prints)
- Gratis opties die ter beschikking gesteld worden kunnen leiden tot een verhoogde toekenning van punten in het kader van de gunningscriteria.
- Netwerk gekoppeld worden op min. 100 Mbit en TCP/IP v4 en v6 ondersteunen
- PCL 5/6 en postscript 3 ondersteunen
- De print drivers van alle aangeboden toestellen dienen identiek, conform en uniform te zijn.
- Bij voorkeur kunnen alle in het netwerk aangesloten toestellen via 1 printdriver aangestuurd worden.
- Scan to folder (naar netwerkshare) moet mogelijk zijn voor type 1 en 2
- Scannen naar tekst doorzoekbare PDF (OCR) is standaard aanwezig op de MFP (perceel 1 en 2)
- De gescande beelden, vooral in kleur, dienen zo veel mogelijk gecomprimeerd te worden om de bestandgrootte zo klein mogelijk te houden en dit zonder verlies van kwaliteit.
- Automatische papier en formaat selectie en detectie
- Afdrukkwaliteit min. 1200 x 2400 DPI Type 1
- Afdrukkwaliteit min. 600 x 600 DPI Type 2 en 3
- Gebruiksvriendelijk Nederlandstalig aanraakscherm met overzichtelijk printwachtrij beheer met vermelding van naam opdrachtgever (of PC), naam van het af te drukken document en de status van de opdracht.
- Een volledig uniform Nederlandstalige display, driver en handleiding
- Uitbreiding van de functionaliteit van de multifunctional via apps (bv. Cloudscanning, cloudprinting)
- Drivers moeten compatibel zijn met minimaal Windows Server 2012 R2 2 64-bit, Windows 7 32-bit, Windows 7 64-bit en Windows 10 64-bit.
- De mogelijkheid bieden om automatisch naar een andere lade (met hetzelfde papierformaat) over te gaan indien de actieve lade leeg is
- Over een reset-, onderbrekings- en stoptoets beschikken
- Alle toestellen moeten automatisch recto-verso kunnen printen en kopiëren (perceel 1 en 2)
- Alle op het netwerk aangesloten toestellen moeten via een beheer software te benaderen zijn.
- Alle kleurtoestellen moeten standaard op zwart-wit afdrukken ingesteld kunnen worden
- De ICT-dienst moet toegang hebben tot alle administratieve beheersfuncties van het toestel.
- Het aanraakscherm van de MFP vanop afstand over te nemen, dient tot de mogelijkheden te horen
- De beheerder kan vanop afstand volgende taken uitvoeren, voor de toestellen waarop de functies beschikbaar zijn (vb. postbussen aanmaken geldt enkel voor de types van toestellen waarop postbussen beschikbaar zijn):
• status van het toestel opvragen
• inhoud van de verbruiksartikelen controleren (toner, papier, ...)
- Melding van papierstoring
- Het programmeren van het adresboek voor scannen en e-mail via één centrale locatie voor alle netwerk geconnecteerde toestellen.
- Mogelijk om de instellingen te klonen van meerdere toestellen
- Overzichtelijke printwachtrij
• Printwachtrij vermeldt de naam/eigenaar/PC van xxxx opdracht (of PC)
• Printwachtrij vermeldt de naam van het af te drukken document.
• Printwachtrij vermeldt de status van de opdracht.
- Taal van het aanraakscherm kan door de gebruiker zelf aangepast worden zonder enige tussenkomst van de administrator of ingave administrator paswoord
- Beveiligd afdrukken via pincode, opdracht wordt pas vrijgeven na invoeren pincode op het aanraakscherm van de machine.
- Beveiligde afdrukken mogen andere, gewone printopdrachten van andere gebruikers NIET blokkeren
- Printproductiviteit: printopdrachten waarvoor het benodigd papier aanwezig is in de machine mogen NIET geblokkeerd worden door opdrachten waarvoor het benodigd papier niet aanwezig is
III.2 Service Level Agreement
III.2.1 Minimale eisen
De inschrijver voorziet minstens onderstaande punten in het servicecontract:
- De responstijd: dit is de tijd tussen de melding (telefonisch of per mail) van een defect en
- aanvang van de herstelling.
- De aanbestedende overheid stelt hier een maximum van minstens volgende werkdag. Werkuren zijn de uren tussen 8.30 uur en 16.30 uur.
- De hersteltijd: dit is de tijd tussen aanvang van de herstellingswerken en het terug operationeel werken van het toestel.
- Een Nederlandstalige contactpersoon
- De gratis helpdesk werkt snel, efficiënt en klantvriendelijk.
- De inschrijver stuurt in bijlage van zijn offerte een model van het onderhoudscontract waarin uitvoerig de bijstandsmogelijkheden worden beschreven.
- Het onderhoudscontract dient in elk geval volgende bepalingen te bevatten:
• alle wisselstukken inclusief drum en toners;
• alle verbruiksgoederen exclusief papier en nietjes;
• alle herstellingen;
• verplaatsingskosten;
• werkuren;
• levering xxx xxxxx en drums;
• terugname afval (toners en drum);
• terugname van de gebruikte te vervangen wisselstukken;
• upgrading van hard- en software moet automatisch uitgevoerd worden.
- Automatische generatie van tellerstanden. Er dienen geen tellerstanden meer opgezocht te worden en manueel worden doorgestuurd.
- Het creëren van automatische alerts (verbruiksartikelen en incidenten) naar een helpdesk
- Automatische bestellingen van alle verbruiksartikelen (Drums, Toners, Fuser,...) (exclusief papier)
- Automatisch doorgeven van een storing door de machine (d.m.v. foutcodes) zelf zonder interactie van een gebruiker : De machine gaat bijvoorbeeld bij een papierstoring een alert gaan geven. Na een ingestelde parameter (bv. papierstoring is na x aantal tijd niet opgelost), dient de helpdesk contact op te nemen met de aanbestedende overheid om te kijken wat de mogelijke oorzaak van de storing kan zijn en desnoods een technieker te sturen.
- Automatisch email alerts naar de verantwoordelijke van het beheer van de afdrukapparatuur
- Web Portaal: Een gepersonaliseerde website waar het volgende kan gebeuren :
• Bestellen van bijkomende supplies
• Het opvolgen en bekijken van tellerstanden van uw machines
• Het ingeven van storingen die niet automatisch gemeld kunnen worden (incidenten)
• Het bekijken van de status van alle incidenten van alle machines
• Portaal met info over de aangeleverde toestellen
• Rapportage van de status van machines en hun verbruiksartikelen
III.2.2 Opleiding
Per locatie worden er Nederlandstalige opleidingen voorzien voor de eindgebruiker en de ICT-verantwoordelijke. Het doel van deze opleiding voor eindgebruikers is de nodige vaardigheden bijbrengen zodat zij in staat zijn de toestellen en de verschillende modaliteiten (kopiëren, scannen,...) efficiënt en correct te gebruiken.
Het doel van deze opleiding voor de ICT-verantwoordelijke(n) is een toelichting betreffende alle functionaliteiten van de geleverde toestellen zodat zij achteraf in staat zijn om controles op het toestel uit te voeren, kleine storingen te verhelpen en onderhoudsproducten toe te voegen.
Indien tijdens de looptijd van het contract een nieuwe ICT-wordt aangesteld, dan kan de aanbestedende overheid een extra opleiding vragen. De kostprijs van deze opleiding wordt aangegeven in de bijlage. Dergelijke opleiding zal beperkt blijven tot een halve dag.
Deze opleidingen zullen maximaal binnen 2 dagen na de installatie worden gegeven. De kostprijs van deze opleiding bij installatie is in de prijs inbegrepen.
III.3 Milieunorm
III.3.1 Milieunorm
- de WEEE -richtlijnen 2002/96/EC inzake het afdanken van elektrisch en elektronisch materiaal;
- de RoHS-richtlijnen 2005/95/EC voor het gebruik van bepaalde, gevaarlijke substanties in elektrisch en elektronisch materiaal.
De toestellen moeten één van volgende labels dragen of voldoen aan de criteria van deze labels:
- een milieulabel (Europees ecolabel, Nordic Swan, Blaue Engel);
- het energielabel (Energy Star) of GEEA inzake specifieke eisen voor de slaap- en stand-by-stand;
- het TCO-label inzake milieu, energie, emissie en ergonomie.
De instelling ‘dubbelzijdig kopiëren/printen’ moet als standaardinstelling ingesteld kunnen worden.
Energiebesparing:
- de toestellen moeten voorzien zijn van een energiezuinige stand (slaapstand – energie spaarstand - stand- by - low power mode);
- de stand-by modus moet binnen de 30 seconden gereactiveerd kunnen worden;
- de tijd voor het omschakelen naar 'auto-off' mag maximum 90 minuten bedragen.
- het verbruik in de ‘auto-off’ stand mag maximaal 10W bedragen.
Onderdelen van de toestellen:
- de plastic elementen zwaarder dan 25 gram
• moeten vrij zijn van chloorparaffines met een ketenlengte van 10-13 koolstofatomen, met een chloorgehalte dat hoger ligt dan 50% van het gewicht;
• moeten vrij zijn van brandvertragende stoffen of preparaten op basis van stoffen waarop volgende risicoboodschappen van toepassing zijn of kunnen zijn, zoals werd bepaald in de richtlijn 67/548/CEE: R45, 46, 50, 51, 52, 53, 60 of 61.
- in de geleider van de trommel (drum) van de tonercartridge mag geen selenium, lood, kwik, cadmium of verbindingen afgeleid van deze stoffen aanwezig zijn. Ook zinkoxide en silicium worden bij voorkeur vermeden;
- indien de drum niet in de cartridges vervat zit, moet de geleider van de trommel (drum) van de tonercartridge van het kopieerapparaat bij voorkeur ontworpen voor hergebruik of recyclage;
- de batterijen van het toestel mogen maximum 5 ppm kwik, cadmium of lood bevatten.
Emissies:
- de lasertoestellen mogen geen ozon produceren. Als dit toch het geval zou zijn, mag de emissie van ozon van het toestel bij het printen bij voorkeur niet hoger zijn dan 0,02 mg/m³ lucht en in ieder geval niet hoger dan 0,04 mg/m³ lucht. (bijvoorbeeld bij apparaten met een TCO '99, Blaue Engel of Nordic Swan label is de uitstoot maximaal 0,02 mg/m³ lucht);
- deze toestellen moeten eveneens voorzien zijn van een degelijke ozonfilter die vlot te vervangen is;
- er mag geen emissie zijn van VOS, benzeen of styreen;
- de emissies van stofdeeltjes van het toestel bij het printen uitgedrukt mag niet groter zijn dan 0,075 mg/m³ lucht.
Geluid:
- de geluidsproductie van het toestel in werking is bij voorkeur lager dan 67 dB(A) en in ieder geval maximum 75 dB(A);
- de geluidsproductie van het toestel in stand-by mag niet hoger zijn dan 50 dB(A).
In alle toestellen moet het mogelijk zijn om toners te gebruiken die aan de volgende milieu eisen voldoen (rangorde van milieuvriendelijkheid volgens xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx)
- Voorrang wordt gegeven aan gereconditioneerde patronen die gebruikt werden door eindgebruikers en die voldoen aan volgende voorwaarden:
• de patronen worden volledig uit mekaar gehaald;
• alle onderdelen worden volledig schoongemaakt en op kwaliteit getest;
• alle defecte onderdelen worden vervangen.
• Volgende stoffen worden bij de reconditionering niet toegepast: CFK’s, benzeen, methylchloride, trichlooretheen, tetrachloorfenol, tetrachlooretheen/perchloor-ethyleen, alkylfenolen en 1.1.1.trichloorethaan.
- De cartridges mogen geen stoffen bevatten die volgens Europese wetgeving geclassificeerd zijn als carcinogeen, teratogeen, mutageen, zeer giftig of giftig.
- De cartridges mogen geen stoffen bevatten die volgens Europese wetgeving gemerkt moeten worden met een van de volgende R-zinnen: X00/ X00/ X00 /R42 /R45 /R46 /R49/ R50 /R53 /R60 /R61 /R62 /R63 /R64
/R68.
- Vervangende onderdelen bestaan voor minstens 75 % uit gerecycleerde materialen.
- Gehalogeneerde kunststoffen worden niet toegepast.
- Vervangende onderdelen bevatten geen kwik, lood, cadmium of chroom.
- Vervangende kunststofonderdelen mogen geen polygebromeerde difenyl en polygebromeerde difenyl ethers als vlamvertragers bevatten.
- De fabrikant van de gereconditioneerde toner cartridges moet over een operationeel retoursysteem beschikken om de terugname van gebruikte xxxxxxxxxx te verzekeren. Hiertoe dient het bedrijf of de ophaler waarmee hij samenwerkt te beschikken over de nodige vergunningen van OVAM voor de inzameling en opslag van KGA.
- De terugname van het verpakkingsmateriaal is volledig ten laste van de leverancier. Ook defecte onderdelen en de verpakking van nieuwe onderdelen worden door de leverancier teruggenomen.
De toestellen kunnen werken met kringlooppapier van 100 % postconsument gerecycleerd papier dat aan de vereisten van EN 12281:2002 voldoet. De inschrijver mag bepaalde soorten kringlooppapier aanbevelen. De informatie voor de gebruikers moet de volgende vermelding bevatten: “Dit toestel is geschikt voor kringlooppapier”.
III.3.2 Prijsbepaling
De prijzen opgegeven in de inventaris (bijlage B) bestaan uit volgende onderdelen:
- maandelijkse huurprijs op basis van 48 maanden huur;
- prijs voor omnium onderhoud op basis van een zwart/wit en kleur afdruk per jaar onafhankelijk van het toestel en zonder minimumvolume
- prijs per zwart/wit en kleurenafdruk (zonder minimumvolume) onafhankelijk van het toestel.
In deze prijzen zijn inbegrepen:
- levering, plaatsing en inwerkingstelling van het toestel;
- opleiding gebruikers, en dit tot volledige voldoening van de aanbestedende overheid; de opleiding kan uit meerdere sessies bestaan en omvat een uitgebreide vorming van de verantwoordelijke i.v.m. alle functies van het toestel
- een Nederlandstalige gebruiksaanwijzing m.b.t. de werking, gebruikswijze, inspectie, onderhoud en veiligheidsvoorzieningen voor de toestellen;
- sticker met helpdesknummer en serienummer van het toestel;
- alle onderhouds-en herstellingskosten met inbegrip van de levering van wisselstukken, de uurlonen en
- verplaatsingskosten, de tol-, invoer- en accijnsrechten;
- toelevering van alle nodige producten inclusief toner;
- terugname wisselstukken, verpakking, tonerafval, enz...;
- alle andere kosten verbonden aan de levering;
- de upgrade van softwareversies;
- de vergoedingen voor de rechten op de software;
- de keurings- en de opleveringskosten.
In deze prijs zijn niet inbegrepen:
- papier
- nietjes
III.4 Type toestellen
III.4.1 Multifunctional Printer Type 1 ( VH: 20 stuks) – Perceel 1
Minimale eisen:
- comfortvolume Type 1, aantal afdrukken per toestel (kleur en zwart-wit) op jaarbasis: 260.000
- maximum gewicht papier: 60 tot 300 gr/m2
- formaat afdrukken: XXX0, X0, X0 en A5
- aantal papierladen: min 4 laden (excl. handinvoerlade)
- aantal vellen in papierladen: minimum 3.000 vel (excl. handinvoerlade)
- gewenste printsnelheid (aantal pagina’s per minuut): minimum 50 zowel kleur als zwart-wit
- netwerkprinting
- recto-verso kopiëren
- recto-verso scannen in één beweging (Single-Pass Scanning) van minstens 130 vellen
- verzenden van gescande documenten via e-mail
- scannen naar map op server
- FINISHER: Niet functie – Sorteren– Groeperen (Optie)
III.4.2 Multifunctional Printer Type 2 ( VH: 50 stuks) – Perceel 2
Minimale eisen:
- comfortvolume Type 2, aantal afdrukken per toestel (kleur en zwart-wit) op jaarbasis: 60.000
- maximum gewicht papier: 60 tot 220 gr/m2
- formaat afdrukken: A4
- aantal papierladen: min 1 laden (excl. handinvoerlade)
- aantal vellen in papierladen: 520 vel (excl. handinvoerlade)
- gewenste printsnelheid (aantal pagina’s per minuut): minimum 50 zowel kleur als zwart-wit
- printen via netwerk
- recto-verso kopiëren
- recto-verso scannen in één enkele beweging (Single-Pass Scanning) van minstens 50 vellen
- verzenden van gescande documenten via e-mail
- scannen naar map op server
- EXTRA LADE: Minstens 520 vel (Optie)
III.4.3 Multifunctional Printer Type 3 ( VH: 50 stuks) – Perceel 3
Minimale eisen:
- comfortvolume Type 3, aantal afdrukken per toestel (zwart-wit) op jaarbasis: 60.000
- maximum gewicht papier: 60 tot 220 gr/m2
- formaat afdrukken: A4
- aantal papierladen: min. 1 laden (excl. handinvoerlade)
- aantal vellen in papierladen: 520 vel (excl. handinvoerlade)
- gewenste printsnelheid (aantal pagina’s per minuut): minimum 50 zowel kleur als zwart-wit
- printen via netwerk
- recto-verso kopiëren
- EXTRA LADE: Minstens 520 vel (Optie)
III.4.4 Afdruk beheerssoftware
De afdrukbeheersoftware moet voldoen aan volgende eisen:
- De gevraagde software dient dezelfde te zijn voor de percelen 1 – 2 en 3.
- koppeling met active directory
- aanmelden via code en badge (Badgelezer systeem compatibel met onze huidige badges (Mifare 1K) alleen voor de multifunctional type 1 en 2
- telling van aantal afdrukken/kopieën per gebruiker/groepen van het aantal afdrukken op printers en multifunctionals.
- telgegevens en kosten exporteerbaar naar Excel, pdf, csv, ...
- automatische rapportage van de telgegevens moet instelbaar zijn; wekelijks, maandelijks, enz.
- een correcte doorrekening van print- en kopiekosten aan projecten mogelijk maken
- de beheerder in staat stellen om individuele afdrukcondities voor verschillende gebruikers te bepalen
- beperking van functies van accounts (aantal, kleur, )
- personalisatie van het aanraakscherm van de Multifunctional, aangepast aan de aangemelde gebruiker
- de gebruikers mogelijkheden bieden om hun afdrukopdrachten vanaf hun mobiele apparaten te versturen via e-mail met behoud van accounting via de beheersoftware
- follow-me systeem om afdrukken in batch beveiligd vrij te geven vanaf eender welk apparaat dat geregistreerd staat binnen de beheérsoftware.
- aantal gebruikers in Active Directory: +/- 500
- beheerders toelaten om verantwoord printgedrag aan te bieden door middel van regels, limieten en automatische meldingen
- driver-vrij webprinten dat toelaat om zonder extra software installatie draadloos af te drukken van een werkstation apparaat is een meerwaarde
- centraal beheer van alle afdrukapparaten via een eenvoudige en overzichtelijke webinterface
- printen via mobility (pc, tablet, smartphone )
- scannen naar een Word bestand moet mogelijk zijn, zonder extra kosten
III.5 Aanvullende clausule
De huurvoorwaarden die afgesloten worden binnen dit lastenboek kunnen ook van toepassing gemaakt worden op andere gerelateerde besturen, andere entiteiten en aanverwante organisaties.
De facturatie dient evenwel steeds per entiteit te gebeuren.
OFFERTEFORMULIER
PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP
“ICT - HUUR EN ONDERHOUD VAN MULTIFUNCIONALS & PRINTERS”
Openbare procedure
Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver.
Natuurlijke persoon
Ondergetekende (naam en voornaam):
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Woonplaats (volledig adres):
Telefoon:
GSM:
Fax:
E-mail:
Contactpersoon:
Ofwel (1)
Rechtspersoon
De vennootschap (benaming, rechtsvorm):
Nationaliteit:
met zetel te (volledig adres):
Telefoon:
GSM:
Fax:
E-mail:
Contactpersoon:
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):
(De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.)
Ofwel (1)
Tijdelijke vereniging
De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):
VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT (2019-010):
Blz. 29
Perceel 1 “Multifunctional Printers Type 1”
tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage.
Perceel 2 “Multifunctionals Printers Type 2”
tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage.
Perceel 3 “Printers Type 3”
tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage.
Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.:
Ondernemingsnummer (alleen in België):
De inschrijver is een micro-, kleine- of middelgrote onderneming : JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is) (2)
Onderaannemers
Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is)
Personeel
Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie:
JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is)
Het betreft volgende EU-lidstaat:
Betalingen
De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC)
................................................ van de financiële instelling geopend op naam van
................................. .
Verbetering voorgesteld door de inschrijver indien meerdere percelen gegund:
...................................................................................................................................................
Attesten
Bij deze offerte voeg ik of voegen wij:
* Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
Bij de offerte te voegen documenten Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd:
Blz. 30
- de documenten die het bestek verplicht over te leggen;
- de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te leggen.
Gedaan te .....................................................................................................................................
De ................................................................................................................................................
De inschrijver,
Naam en voornaam: .......................................................................................................................
Functie: .........................................................................................................................................
Belangrijke nota
Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 82 van het koninklijk besluit van 18 april 2017).
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
(2) In de zin van de aanbeveling van de Europese Commissie van 6 mei 2003 betreffende de definitie van micro-
, kleine en middelgrote ondernemingen.
Micro-ondernemingen : een onderneming met minder dan 10 werknemers en met een jaaromzet en/of jaarlijks balanstotaal van niet meer dan 2 miljoen euro.
Kleine ondernemingen: een onderneming met minder dan 50 werknemers en met een jaaromzet en/of jaarlijks balanstotaal van niet meer dan 10 miljoen euro.
Middelgrote ondernemingen: ondernemingen die micro noch klein zijn en met minder dan 250 personen werknemers en een jaaromzet van niet meer dan 50 miljoen euro en/of een jaarlijks balanstotaal van niet meer dan 43 miljoen euro.
Blz. 31
BIJLAGE A: BANKVERKLARING
Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: ICT - Huur en onderhoud van multifuncionals & printers (2019-010)
Hierbij bevestigen wij U dat de ......................................................................................................
(naam vennootschap) onze cliënt is sinds (datum).
Wat betreft de financiële relatie bank-cliënt
De financiële relaties die wij onderhouden met deze cliënt hebben tot op heden, (datum),
beantwoord aan onze verwachtingen.
Op basis van de gegevens waarover onze bank vandaag beschikt hebben wij geen ongunstige elementen vastgesteld en deze cliënt heeft tot op heden, voor zover wij kunnen nagaan en met betrekking tot de ons gekende contracten en projecten, de financiële capaciteit gehad om de contracten of projecten uit te voeren die haar werden toegewezen.
De (naam vennootschap) geniet ons vertrouwen en
ofwel : onze bank stelt op dit ogenblik volgende kredietlijnen ter beschikking van deze vennootschap (alleen vermelden met de voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de cliënt) :
......................................................................................................................
ofwel : onze bank stelt op dit ogenblik kredietlijnen ter beschikking van de vennootschap.
ofwel : onze bank is bereid eventuele kredietaanvragen of een aanvraag voor borgstelling met het oog op de uitvoering van de opdracht te onderzoeken.
ofwel : (geen van de drie voorafgaande verklaringen).
Deze verklaring houdt geen verbintenis in van onzentwege voor de toekomst en onze bank neemt dienaangaande geen enkele verantwoordelijkheid.
Wat betreft de notoriëteit van de cliënt
De (naam vennootschap) bekleedt een belangrijke plaats (ofwel :
is actief) in de sector van ..............................................................................................
Tot op heden en voor zover we konden nagaan heeft ze een uitstekende (ofwel : goede) technische reputatie en is gebleken dat ze werd geleid door bekwame en achtbare personen. De bank kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de juistheid en de volledigheid van haar verschafte informatie. De feiten die in de toekomst deze verklaring zouden beïnvloeden kunnen U niet automatisch worden medegedeeld.
Opgemaakt in ............................................. , op ..................................................................... .
Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening
Dit attest moet ingevuld bij de offerte gevoegd worden.
Blz. 32
BIJLAGE B: INVENTARIS
“ICT - HUUR EN ONDERHOUD VAN MULTIFUNCIONALS & PRINTERS”
Perceel 1 “Multifunctional Printers Type 1”
Nr. | Beschrijving | Aangeboden type | Type | Eenh. | Aantal stuks | Maandelijkse lease prijs in cijfers excl. btw | Maandelijkse all-in kost in cijfers excl. btw | Totale kost 48 maanden excl. btw | Btw% |
1 | Multifunctional printer type 1 | VH | stuk | 20 | |||||
2 | Optie finisher type 1 | VH | stuk | 1 | |||||
3 | Optie extra lade | VH | stuk | 1 | |||||
4 | Beheersoftware | VH | stuk | 1 | |||||
Zwart/wit- en kleurenkopies | |||||||||
5 | Zwart/wit-kopies A3/A4 (op jaarbasis) | VH | stuk | 200.000 | |||||
6 | Kleurenkopies A3/A4 (op jaarbasis) | VH | stuk | 60.000 | |||||
Totaal excl. btw : | |||||||||
Btw : | |||||||||
Totaal perceel 1 incl. btw : | |||||||||
De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. | |||||||||
Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ...................................................... Naam en voornaam: Handtekening: | |||||||||
Blz. 33
Ref.: 2019-010
Perceel 2 “Multifunctionals Printers Type 2” | ||||||||||
Nr. | Beschrijving | Aangeboden type | Type | Eenh.. | Aantal stuks | Maandelijkse lease prijs in cijfers excl. btw | Maandelijkse all-in kost in cijfers excl. btw | Totale kost 48 maanden excl. btw | Btw% | |
1 | Multifunctional printer type 2 | VH | stuk | 50 | ||||||
2 | Optie finisher type 2 | VH | stuk | 1 | ||||||
3 | Optie extra lade | VH | stuk | 1 | ||||||
4 | Beheersoftware | VH | stuk | 1 | ||||||
Zwart/wit- en kleuren kopies | ||||||||||
5 | Zwart/wit kopies A3/A4 (op jaarbasis) | VH | stuk | 45.000 | ||||||
6 | Kleuren kopies A3/A4 (op jaarbasis) | VH | stuk | 15.000 | ||||||
Totaal excl. btw : | ||||||||||
Btw : | ||||||||||
Totaal perceel 2 incl. btw : | ||||||||||
De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. | ||||||||||
Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van hede om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ...................................................... Naam en voornaam: Handtekening: | ||||||||||
Blz. 34
Perceel 3 “Printers Type 3” | ||||||||||
Nr. | Beschrijving | Aangeboden type | Type | Eenh.. | Aantal stuks | Maandelijkse lease prijs in cijfers excl. btw | Maandelijkse all- in kost in cijfers excl. btw | Totale kost 48 maanden excl. btw | Btw | |
1 | Printer type 3 | VH | stuk | 50 | ||||||
2 | Optie finisher type 2 | VH | stuk | 1 | ||||||
3 | Optie extra lade | VH | stuk | 1 | ||||||
4 | Beheersoftware | VH | stuk | 1 | ||||||
Zwart/Wit kopies | ||||||||||
5 | Zwart/Wit A4 (op jaarbasis) | VH | stuk | 60.000 | ||||||
Totaal excl. btw : | ||||||||||
Btw : | ||||||||||
Totaal perceel 2 incl. btw : | ||||||||||
De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. | ||||||||||
Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van hede om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ...................................................... Naam en voornaam: Handtekening: | ||||||||||
Blz. 35