ALGEMENE VOORWAARDEN
ALGEMENE VOORWAARDEN
1. Opdracht – IPLodge bvba (hierna: het Kantoor) verstrekt advies en diensten in het domein van de verwerving, verdediging en exploitatie van intellectuele eigendom. Tussen de cliënt en het Kantoor ontstaat een aannemingsovereenkomst door een akkoord over een schriftelijk omschreven opdracht. Het Kantoor kent aan iedere opdracht een uniek referentienummer toe, dat aan de cliënt wordt meegedeeld. De onderhavige algemene voor- waarden zijn van toepassing op iedere opdracht. Van deze algemene voorwaarden kan enkel worden afgeweken in een schriftelijke overeenkomst houdende bijzondere voorwaarden.
2. Opdrachtnemer – In de relaties met de cliënt is het Kantoor de enige opdrachtnemer, met uitsluiting van de individuele werknemers, mandatarissen en onderaannemers van het Kantoor. De verbintenis van het Kantoor ten aanzien van de cliënt is een middelenverbintenis.
3. Gemachtigden – Voor het verrichten van formele handelingen in naam van de cliënt ten aanzien van officiële instanties, kan het Kantoor een beroep doen op werknemers, mandatarissen en onderaannemers (hierna: “Gemachtigden”) die hiertoe over de nodige kwalificaties, certificaties en/of inschrijvingen beschikken. De opdracht van de cliënt geldt als volmacht ten gunste van het Kantoor als dusdanig, van de met het Kantoor verbonden Gemachtigden als associatie, en van deze Gemachtigden afzonderlijk. Om het optreden van het Kantoor, de associatie, of afzonderlijke Gemachtigden toe te laten, kan het in sommige gevallen noodzakelijk zijn een door de cliënt ondertekende bijzondere volmacht aan de betrokken instanties voor te leggen. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, doen dergelijke volmachten geen afbreuk aan de bepalingen van de onderhavige algemene voorwaarden. De overeenkomst tussen de cliënt en het Kantoor doet in geen geval afbreuk aan dwingende deontologische en wettelijke verplichtingen die rusten op Gemachtigden als beoefenaars van een gereglementeerd beroep (in het bijzonder als Europees octrooigemachtigde, als Belgisch octrooigemachtigde of als Nederlands octrooigemachtigde).
4. Honoraria en kosten – De werkzaamheden van het Kantoor voor de cliënt geven aanleiding tot de betaling van honoraria en kosten. De honoraria voor de werkzaamheden van Gemachtigden worden bepaald aan de hand van de werkelijk gepresteerde tijd, verrekend aan het uurtarief van de betrokken Gemachtigde. Op het aldus verkregen honorarium kan een correctiefactor van maximum 1,5 worden toegepast voor gevallen van uitzonderlijk hoge complexiteit of uiterste hoogdringendheid. Overige formele handelingen die door het kantoor worden verricht, geven aanleiding tot een standaard- honorarium. Taksen, kantoor- en bankkosten die betrekking hebben op dos- siers van de cliënt, worden doorberekend aan de cliënt. Een overzicht van de geldende tarieven wordt op verzoek aan de cliënt verstrekt. Indien de werkzaamheden aanleiding geven tot prestaties van Gemachtigden buiten de zetel van het Kantoor, selecteert en boekt het Kantoor de vervoersmiddelen en accommodatie en worden de hieraan verbonden kosten doorberekend aan de cliënt.
5. Facturatie en betaling – De prestaties en kosten worden in beginsel maandelijks en/of bij afsluiting van elk dossier gefactureerd. Alle facturen zijn betaalbaar bij ontvangst. Bij omvangrijke opdrachten, bij opdrachten die aanleiding geven tot de voorafbetaling van kosten of taksen, en telkens wanneer het Kantoor dit raadzaam acht, kan de aanvang en/of voortzetting van de werkzaamheden afhankelijk worden gesteld van de betaling van een of meer voorschotten.
6. Correspondentie – De cliënt aanvaardt dat het Kantoor in het kader van de opdracht bij voorkeur zal communiceren via elektronische communicatiemiddelen (e-mail en/of fax), en erkent uitdrukkelijk dat dergelijke middelen voldoende betrouwbaar en veilig worden geacht. Een elektronische kennisgeving wordt door partijen als een schriftelijke kennisgeving erkend. Het Kantoor is niet aansprakelijk voor schade die voortkomt uit vertraging, onderschepping of verdwijning van elektronische communicaties, tenzij het Kantoor wist dat een bepaalde communicatie de bestemmeling niet had bereikt of kon bereiken en heeft nagelaten de in de omstandigheden vereiste zorg te betrachten om de communicatie alsnog ter bestemming te laten komen.
7. Gegevensbescherming – Bij de uitoefening van zijn werkzaamheden verwerkt het Kantoor gegevens van natuurlijke personen, in het bijzonder van de uitvinders, ontwerpers en auteurs van de intellectuele-eigendomsrechten waarop de werkzaamheden betrekking hebben. Deze verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de betrokken cliënt. Wanneer de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van intellectuele-eigendomsrechten dit vereist, zal het Kantoor de relevante persoonsgegevens doorgeven aan de bevoegde autoriteiten, in voorkomend geval via de tussenkomst van een buiten de EU gevestigde agent. De cliënt erkent dat de aan het Kantoor toevertrouwde opdracht een instructie tot de noodzakelijke verwerking en doorgifte van deze persoonsgegevens behelst. De cliënt draagt als verwerkingsverantwoordelijke de verantwoordelijkheid om de betrokken natuurlijke personen hierover te informeren en erkent dat het Kantoor louter als verwerker optreedt. Het Kantoor en zijn medewerkers behandelen de aan hen toevertrouwde persoonsgegevens met respect voor de vereiste vertrouwelijkheid. Het Kantoor neemt passende technische en organisatorische maatregelen om deze persoonsgegevens te beveiligen. De hardware- en softwaresystemen van het Kantoor bieden daartoe, als onderdeel van de algemene veiligheidsinfrastructuur, de nodige mogelijkheden en de medewerkers van het Kantoor kregen de nodige instructies ter zake.
8. Beperking van aansprakelijkheid – Indien door een foutief handelen of nalaten van het Kantoor enig intellectueel-eigendomsrecht van de cliënt teloorgaat, zal het Kantoor zich inspannen om de wettelijk beschikbare remedies aan te wenden om dit intellectueel-eigendomsrecht te herstellen. Wanneer geen herstel mogelijk is of een verzoek tot herstel definitief is afgewezen, en wanneer de schade bestaat uit andere elementen dan een verlies van een intellectueel-eigendomsrecht, is de aansprakelijkheid van het Kantoor voor de schade van de cliënt in ieder geval beperkt tot tweehonderd- vijftigduizend euro, en dit zelfs in het geval van zware fout door het Kantoor.
9. Beëindiging – De cliënt kan een lopende opdracht beëindigen door schriftelijke kennisgeving aan het Kantoor. Het Kantoor kan een lopende opdracht beëindigen wanneer de cliënt het voorwerp wordt van enige insolventie- of vereffeningsprocedure, of, zelfs zonder opgave van reden, door een schriftelijke opzegging, zonder dat deze opzegging aanleiding zal geven tot enig recht op schadeloosstelling. Bij beëindiging van een opdracht zal het Kantoor, zo spoedig als praktisch mogelijk, een eindfactuur opmaken om alle nog uitstaande honoraria en kosten af te rekenen.
10. Toepasselijk recht en bevoegdheid – De overeenkomst tussen de cliënt en het Kantoor wordt beheerst door het Belgisch recht. In geval van een geschil tussen de cliënt en het Kantoor met betrekking tot enig aspect van hun contractuele relatie, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven bevoegd.
GENERAL CONDITIONS (translation)
Important note: The English translation of the general conditions is provided as a courtesy only. Only the Dutch version is authentic.
1. Service Order – IPLodge bvba (hereinafter: the Firm) provides advice and services in the domain of the acquisition, defense, and exploitation of intellectual property. A contract for services is established between the client and the Firm by an agreement about instructions defined in writing. The Firm will assign a unique reference number to each order, which will be communicated to the client. The present general conditions apply to each order. Derogations of these general conditions can only be established by a written agreement containing special conditions.
2. Service Provider – In the relationship with the client, the Firm is the only contractor, excluding the individual employees, agents, and subcontractors of the Firm. The obligation of the Firm towards the client is an obligation of means.
3. Attorneys – In order to conduct procedural acts on behalf of the client vis- à-vis official authorities, the Firm may involve employees, agents, and subcontractors (hereinafter: Attorneys), who have the requisite qualifications, certifications, and/or registrations for the purpose. The client’s order constitutes a power of attorney for the Firm as such, the Attorneys associated with the Firm as an association, and each of said Attorneys individually. In some instances, it may be necessary to submit a special power of attorney, signed by the client, to the concerned authorities in order to allow the Firm, the association, or individual Attorneys to act. Unless expressly agreed otherwise, such powers of attorney do not overrule the provisions of the present general conditions. In no event does the agreement between the client and the Firm overrule any mandatory ethical and legal obligations to which Attorneys may be bound as practitioners of a regulated profession (in particular, as a European patent attorney, as a Belgian patent attorney, or as a Dutch patent attorney).
4. Fees and Expenses – The services of the Firm on behalf of the client will be cause for the payment of fees and expenses. The fees for services of Attorneys are determined on the basis of actually spent time, charged at the hourly rate of the Attorney concerned. A correction factor with a maximum of
1.5 may be applied to the amount so determined for cases that are extremely complex or extremely urgent. Other formal acts conducted by the Firm give rise to a standard fee. Official fees, office expenses and financial expenses that relate to the client’s cases will be charged to the client. An overview of the fees currently in effect will be provided to the client on request. If the services give rise to acts of attorneys to be performed outside the seat of the Firm, the Firm will select and book the mode of transportation and the accommodation, and any associated costs will be charged to the client.
5. Invoicing and Payment – In principle, services and expenses are invoiced on a monthly basis and/or at the closing of each file. All invoices are payable on receipt. For extensive orders, orders that give rise to pre-payment of expenses or official fees, and whenever the Firm considers it appropriate, the start and/or continuation of the services may be made contingent on the payment of one or more advances.
6. Correspondence – The client accepts that, in relation to the ordered services, the Firm shall preferably communicate by electronic means (email or fax), and explicitly recognizes that such means are deemed sufficiently reliable and safe. An electronic notification is recognized by the parties to constitute a written notification. The Firm is not liable for any damage caused by the delay, interception, or disappearance of electronic communications, unless the Firm knew that a specific communication did not or could not reach the addressee and failed to exercise due care required by the circumstances to get the communication to its destination.
7. Data Protection – During the conduct of its activities, the Firm processes personal data of natural persons, in particular of the inventors, designers, and authors of the intellectual property rights to which the activities pertain. This processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the client concerned. When the applicable laws so require, the Firm will pass on these personal data to the competent authorities, through the intermediation
of an agent situated outside the EU as the case may be. The client recognizes that the service order entrusted to the Firm entails an instruction to perform the necessary processing and transmission of these personal data. As the controller, the client bears the responsibility to inform the concerned natural persons hereof and recognizes that the Firm only acts as a processor. The Firm and its employees treat the entrusted personal data with due respect for the required confidentiality. The Firm takes appropriate technical and organizational measures to secure these personal data. As part of the overall security infrastructure, the Firm’s hardware and software system have the appropriate capabilities for that purpose, and the Firm’s employees have received the appropriate instructions to that effect.
8. Limitation of liability – If any intellectual property right of the client is lost due to an act or omission of the Firm which qualifies as a fault, the Firm will make efforts to use all legally available means of redress to reinstate this intellectual property right. When no reinstatement is possible or a request for reinstatement has been finally refused, and when the damage consists of other elements than the loss of an intellectual property right, the liability of the Firm for the client’s damage will in any case be limited to two hundred and fifty thousand euro, even in case of a gross fault of the Firm.
9. Termination – The client can terminate a pending order by written notification to the Firm. The Firm can terminate a pending order when the client is subject to any insolvency or dissolution procedure, or, even without cause, by giving notice in writing, in which case the client will not be entitled to damages for termination. Upon termination of an order, the Firm shall produce a final invoice to charge any outstanding fees and expenses as soon as practicable.
10. Governing Law and Jurisdiction – The agreement between the client and the Firm is governed by Belgian law. In case of a dispute between the client and the Firm concerning any aspect of their contractual relationship, the courts of the judiciary district of Leuven will have exclusive jurisdiction.
INFORMATIE VERSTREKT OVEREENKOMSTIG ART. III.74 VAN HET WETBOEK VAN ECONOMISCH RECHT
1° maatschappelijke benaming: IPLodge
2° rechtsvorm: besloten vennootschap (BV)
3° geografisch adres waar de dienstverrichter is gevestigd: Xxxxxxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxxxxxx (Xxxxxx)
4° adresgegevens, met inbegrip van eventueel e-mailadres, die een snel contact en een rechtstreekse en effectieve communicatie mogelijk maken:
Xxxxxxxxxxxxxxx 0 xxxx@xxxxxxx.xx
0000 Xxxxxxxx (Xxxxxx)
5° ondernemingsnummer: 0849.429.493
6° maatschappelijke zetel:
Xxxxxxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxxxxxx (Xxxxxx)
8° wat betreft de gereglementeerde beroepen, de handelsvereniging of beroepsorganisatie waarbij de dienstverrichter is ingeschreven en de beroepstitel en de lidstaat waar die is verleend:
Xxxxxxx Xxxx is Europees, Nederlands en Belgisch octrooigemachtigde en Europees merken- en modellengemachtigde; hij is lid van het Instituut van erkende gemachtigden voor het Europees Octrooibureau en van de Nederlandse Orde van Octrooigemachtigden.
Xxx Xxx xxx Xxxxx is Europees octrooigemachtigde; hij is lid van het Instituut van erkende gemachtigden voor het Europees Octrooibureau.
Xxxxx Xxxxxxx is Europees octrooigemachtigde; hij is lid van het Instituut van erkende gemachtigden voor het Europees Octrooibureau.
Xxxxxxx Xxxxxxx is Europees en Belgisch octrooigemachtigde; hij is lid van het Instituut van erkende gemachtigden voor het Europees Octrooibureau.
Xxx Xxx Xxxxxxxx is Europees en Belgisch octrooigemachtigde; hij is lid van het Instituut van erkende gemachtigden voor het Europees Octrooibureau.
9° de algemene voorwaarden en bepalingen die de dienstverrichter hanteert: zie bijgevoegde document (te consulteren: xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xx.xxx).
10° door de dienstverrichter gehanteerde contractbepalingen betreffende het op het contract toepasselijke recht en/of betreffende de bevoegde rechter: De overeenkomst tussen de cliënt en IPLodge wordt beheerst door het Belgisch recht. In geval van een geschil tussen de cliënt en IPLodge met betrekking tot enig aspect van hun contractuele relatie, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven bevoegd.
12° prijs van de dienst: De werkzaamheden van IPLodge voor de cliënt geven aanleiding tot de betaling van honoraria en kosten. De honoraria voor de werkzaam- heden van gemachtigden worden bepaald aan de hand van de werkelijk gepresteerde tijd, verrekend aan het uurtarief van de betrokken gemachtigde. Op het aldus verkregen honorarium kan een correctiefactor van maximum 1,5 worden toegepast voor gevallen van uitzonderlijk hoge complexiteit of uiterste hoogdringendheid. Overige formele handelingen die door het kantoor worden verricht, geven aanleiding tot een standaard- honorarium. Taksen, kantoor- en bankkosten die betrekking hebben op dossiers van de cliënt, worden doorberekend aan de cliënt. Een overzicht van de geldende tarieven wordt op verzoek aan de cliënt verstrekt.
13° de belangrijkste kenmerken van de dienst: advies en vertegenwoordiging inzake innovatie en intellectuele eigendom.
INFORMATION PROVIDED UNDER ART. III.74 OF THE BELGIAN ECONOMIC CODE
1° name or company name: IPLodge
2° legal form: private limited liability company
3° geographical address where the service provider is established: Xxxxxxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxxxxxx (Xxxxxxx)
4° address indications, including if applicable email address, which allow a quick contact and direct and effective communication:
Xxxxxxxxxxxxxxx 0 xxxx@xxxxxxx.xx
0000 Xxxxxxxx (Xxxxxxx)
5° company number: 0849.429.493
6° registered offices:
Xxxxxxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxxxxxx (Xxxxxxx)